内部控制具体制度——存货管理

存货管理制度1. 总则1.1. 为了加强对公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，以及加强对成本核算的内部控制和管理，防范产品成本失真，提高成本管理水平，根据中华人民共和国会计法、上海证券交易所上市公司内部控制指引、内部会计控制规范存货（试行）和企业内部控制具体规范存货（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。1.2. 本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（以下简称各单位），参股子公司可参照执行。1.3. 释义存货，是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。2. 存货管理的组织机构和职责2.1. 股份公司财务部门的相关职责（1） 负责对供应分公司以及各矿供应部门、财务部门的存货管理监督检查；（2） 负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核；（3） 负责各单位的成本核算；（4） 负责编制公司的设备、配件采购计划。2.2. 设备租赁部相关职责（1） 负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置；（2） 负责库存设备及配件的保管、保养以及安全管理；（3） 负责库存设备及配件的发放工作；（4） 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5） 负责库存设备及配件的定期盘点工作。2.3. 供应分公司相关职责（1） 负责材料的入库验收以及不合格品的处置；（2） 负责库存材料的保管、保养以及安全管理；（3） 负责库存材料的发放工作；（4） 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5） 负责库存材料的定期盘点工作。2.4. 运销分公司相关职责（1） 负责制定发运计划；（2） 负责产品调运管理。2.5. 各矿的供应部门相关职责（1） 负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置；（2） 负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的入库验收和不合格品的处置；（3） 负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理；（4） 负责库存材料、设备及配件的发放工作；（5） 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（6） 负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。2.6. 各矿的产品仓储部门相关职责（1） 负责原煤、产品煤的入库验收；（2） 负责原煤、产品煤的仓储保管、安全管理；（3） 负责产品的装车；（4） 负责出入库产品的登记建帐，并定期与财务部门对账。2.7. 存货管理岗位分工原则要求（1） 公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 （2） 存货业务的不相容岗位至少包括：l 存货的请购与审批，审批与执行；l 存货的采购与验收、付款；l 存货的保管与相关会计记录；l 存货发出的申请与审批，申请与会计记录；l 存货处置的申请与审批，申请与会计记录。（3） 公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。（4） 公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。3. 授权审批规定公司应建立存货管理的授权审批制度。存货管理的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。授权审批内容可以参见下表：存货管理审批权力矩阵审批部门及人员 审批事项需用单位供应分公司股份本部高管层董事会承办人领导仓库财务部领导财务部分管副总总经理总经理办公会董事长全体成员存货发放提出审批计划员审核取得存货为对方抵顶债务一般性验收审核审核审核审核审批重大验收审核审核审核审核审议审批存货盘盈、盘亏一般性提出审核审核审核审核审批重大提出审核审核审核审核审议审批残、次存货处置一般性提出审核审核审核审核审批重大提出审核审核审核审核审议审批4. 存货管理内控程序仓储部门1存货取得验收入库仓储部门2存货保管需用部门3领用仓储部门4发放物资仓储部门5存货处置审批部门6处置审批图：存货管理内控程序4.1. 仓储部门负责验收的人员对物资进行验收，验收合格后出具验收报告单，办理入库登记手续并登记入帐。如验收不合格则报告采购部门协调处理。4.2. 仓库保管人员对库存物资进行保管、保养，并定期盘点。4.3. 需用单位领用物资需要填写领用单，经过审批后到仓库领取。4.4. 仓储部门在认真核对领用手续后，按照物资发放原则给予领用单位所需物资。4.5. 如果存货发生损坏、灭失、变质和长期积压等情况，保管人员应及时上报。4.6. 根据审批权限规定，相关领导对存货处置进行审批。5. 存货取得、验收与入库内控要求5.1. 所有外购物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。5.2. 接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查，并与筹资合同或协议的约定相一致。5.3. 取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得应经过公司采购部门、质检部门、财务部门和管理层审核批准，对大额抵债应经过董事会审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。5.4. 材料、设备及配件的入库验收按照采购与付款管理制度相关规定执行。5.5. 原煤、产品煤入库验收（1） 原煤及产品煤入库要严格执行过衡制度，保证计量准确率。（2） 产品煤要严格分级仓储。（3） 建立入库产品的登记帐制度。5.6. 财务部门按照公司会计制度的规定，根据入库单、验收证明及发票对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对月末货物已到、发票未到的存货，采购部门应统计采购数量，提供采购合同及运输单证等采购信息交财务部门进行材料暂估入账，财务部门根据采购合同单价或其他合理的不含税价格暂估材料成本入帐。5.7. 公司仓库设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与公司财务部核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与公司自有存货相混淆。6. 仓储与保管内控要求6.1. 材料、设备及配件仓储与保管内控要求6.1.1. 公司的仓储物资保管严格按照材料仓库管理办法设备、配件仓储管理办法的相关规定执行。6.1.2. 材料入库保管，要根据材料的物理、化学、工艺性质以及材料之间的可容性、防火安全要求等，分区分类分库房存放。6.1.3. 存货储存遵循防火、防水、防压的原则，库内存货应定点、定位、定量,严格执行“5S”管理，查出变质物资应及时报告并处理。6.1.4. 储存区域分为合格品区、不合格区、待验区和报废品区，各类物资严格按区域存储。6.1.5. 仓库必须根据上级和公安、安监部门的有关规定，结合仓库规模的大小和储存材料的特点，组建安全组织，建立安全保卫制度，制定安全操作规程，设置专职或兼保卫人员。具体措施参见附件材料仓库管理办法的相关规定。6.1.6. 材料入库分类储存应符合以下条件。（1） 优质钢材、有色金属、水泥、油脂、橡胶、皮革制品、油毛毡等怕雨露侵袭、怕潮湿、怕尘土的材料应存入封闭式库房。（2） 仪器、仪表、工具、锡锭等要求保持一定温度的材料，应存入具有保温装置的库房中。（3） 液体燃料、硝酸、硫酸、火药、雷管等易燃、易爆、有毒的材料应存入危险品库房。（4） 大型钢材、钢轨、铸铁管、生铁锭块等，对雨淋日晒、严寒暑热的作用不发生或较少发生影响的材料一般可以露天存放，但要做好上盖下垫。（5） 中小型钢材、木材、电缆、胶带等，怕雨淋日晒，但受温湿度以及风尘的影响不大的材料，可存放在料棚中。6.1.7. 库房的货架、货位和货区，料棚、料场的料区，要根据库房、料棚、料场的结构情况，按照“四号定位”、“五五摆放”的保管方法，科学的布置和安排，充分利用仓容面积，力求做到库尽其用，物尽其所，便于收发保管、装卸搬运和安全作业。6.1.8. 供应部门及各生产单位，应当建立存货管理岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。6.1.9. 保管员应坚持每日巡仓和物资抽样检查，定期清理仓库呆、废料，对于储存期已满的物资应及时通知有关部门及人员重新检验。6.1.10. 易燃易爆危险物品应有专门指定的库房，按有关部门规定又专人负责管理，贵重物品要入箱上锁。具体执行参见附件爆破器材管理办法和油库管理制度6.1.11. 材料保养要根据材料的各种性能、技术要求(如怕热、怕晒、怕冷、怕潮、怕震、怕光等)，结合当地的自然条件，采取防热降温、防寒保暖、驱热降潮、防于保湿、防霉变、防虫害、防锈蚀、防尘砂等科学的合理的养护方法进行。6.2. 原煤、产品煤仓储保管内控要求6.2.1. 各矿应该建立原煤、产品煤仓储管理岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。6.2.2. 矿调度指挥部根据生产及外运情况制定储煤计划，检查落实储煤情况。6.2.3. 原煤井地测队定期测定储煤场存煤量。6.2.4. 选煤厂根据新、旧储煤场储量，合理安排存储，并做好防火、防盗、防扬尘、防滑坡工作。6.2.5. 储煤仓（原煤仓和产品仓）应强化安全责任制度，在明显区域设置禁止烟火标志牌和产品标识牌。6.2.6. 储煤仓要严格按规定品种进行仓储，严禁混装及杂物入仓。6.2.7. 在储煤仓内或仓上进行电、火焊作业时，应制定电、火焊措施，并经矿总工程师审批后方可作业。6.2.8. 原煤生产井通风区应每班对储煤仓进行瓦斯检测，并填写检测记录。当瓦斯浓度超过规定时，应通知选煤厂采取瓦斯抽放措施。6.3. 公司存货清查盘点执行存货盘点管理办法，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况，财务部门应根据有关制度规定取得期末存货减值信息并进行处理；存货发生盘盈、盘亏的，应查明原因，分清责任，并及时报告公司管理层审核批准后进行处理，对于重大盘盈、盘亏的，应报告公司董事会审核批准后进行处理。7. 存货领用、发出与处置内控要求7.1. 存货领用7.1.1. 公司各业务部门因生产、管理、基本建设等需要领用原材料等存货的，应当履行审批手续，填制领料凭证。7.1.2. 领料单位领用材料时，填制材料领用单，领用单要有领料单位领导和领料人签字或盖章。7.1.3. 供应部门计划员按照批准的计划对领料单进行审批，领料人持经过审批的领料单到总库领料。7.1.4. 仓库保管员按经过审批后的“材料领用单”进行审核发料，实际发料数量、规格必须与仓库主管审核后的“材料领料单”一致。7.2. 存货发出7.2.1. 仓库应根据经过审批的材料移拨单、材料领料单和物资调拨(代让售)单凭证进行发料。7.2.2. 仓库发放材料要坚持按照核对发放凭证、备料、复核、点交和清理的步骤进行。7.2.3. 仓库保管员发放材料，要认真审核发放凭证的材料名称、规格型号、数量、用途、批示等内容。对名称规格型号不清、用途不明、凭证涂改、非专职人员领料和无正式发放凭证等均不准发放。7.2.4. 仓库要坚持交旧领新和先发旧后发新的制度，对规定交旧领新的材料实行以旧换新，对有修复的材料实行先旧后新。7.2.5. 仓库发放材料，要坚持执行先进先出、易损先发的原则；对于有保管期限的材料要在有效期内发出；积压材料在不影响使用的前提下优先发放；实发数量必须等于或小于批准数量，不得大于批准数量。7.2.6. 材料发放计量方法要与验收的计量方法相一致，过磅计量验收入库的过磅计量发放，理论计量验收入库的理论计量发放，量方计量验收入库的量方计量发放。7.2.7. 仓库根据供应部门计划员签批的退料凭证接收退库材料。坚持在哪个库领的在哪个库退的原则，按照材料仓库管理办法中的入库验收有关规定验收接收材料并审核退库凭证。7.2.8. 领用手续不全或不合规的，仓库拒绝发放材料。特殊情况使用白条的应由供应部门主管领导批准，并在3日内补全手续。7.2.9. 仓库对入库验收发现数量或质量问题的材料，在未处理以前禁止发放。特殊情况需要发放的由供应部门主管领导批准。7.2.10. 仓库发放钢材、钢丝绳、电缆等材料，要向领料单位提供质量证明书等证件，对于批量到货分割领料的，要提供质量证明书抄件，加盖质量证明书印章。7.2.11. 仓库保管员发放材料结束后，必须认真做好填写发放凭证、加盖印章、登记台帐、清理凭证等项工作。7.2.12. 仓库的发放凭证必须格式统一、填写完整、字迹清楚、印章齐全。7.3. 产品销售执行销售与收款管理制度有关规定7.3.1. 产品调运（1） 联办值班人员负责电话接收各矿报装的煤炭品种、数量，并于当日八点三十分反馈至计划员编制日计划；（2） 计划员负责接收联办上报的铁路承认车以及各矿煤炭品种、数量情况，在科长的综合平衡、整体部署下，确定分流向分品种的当日装车量，并报至联办进行作业。（3） 联办值班人员接到当日的装车计划后，根据公司计划部门下达的月度生产计划表和各矿的实际情况，统筹安排各矿的配空数量，并向铁运处下达配空单，由铁运处将空车核实数量，检查车况后分送各装车矿点。（4） 联办值班人员根据分流向分品种的定车指示，通知各装车矿点进行装车。（5） 各装车矿点将所检查的车况情况和装车的车号和数量品种报给联办，同时开始装车。联办经过记录整理后分别制出煤炭装车登记表和货物运单。（6） 联办将所制的分品种、流向、到站的装车登记表交给铁运处当班站调，作为站场编组的依据。（7） 货物运单作为装车交付依据，由联办送交车站。7.3.2. 产品调运管理要求（1） 严格按照月度计划编制日请车计划。收货人、到站、数量等都不得擅自变动。（2） 煤炭发运后次日登记发运台帐，严格掌握每个用户的煤炭发运情况，任何用户不得超计划发车。（3） 日煤炭发运作业大表一律由计算机打印，非特殊情况不得手工填写或修改。（4） 因运输流向、生产等特殊情况需经主管处领导批准同意后方可调整日煤炭发运作业大表收货人、到站、品种、数量等要素。（5） 要确保日作业大表和日发运明细表数据的一致性，以保证财务和统计数据的一致。（6） 坚决禁止无计划请车和装车发运煤炭。特殊情况下（如年度交替、月计划不足等情况时），需供应分公司主管领导批准同意后方可执行。（7） 无计划装车或擅自调整日煤炭发运作业大表，未造成损失属于一般责任事故；造成损失属于重大责任事故。7.3.3. 产品装车要求（1） 产品装车严格执行车皮检查和清车制度，认真核对车皮车号，按要求的商品煤品种进行装车，严禁混装。（2） 根据选煤产品质量情况及商品煤质量要求合理配煤，保证商品煤质量。（3） 严格执行过衡制度计量准确率应控制在200kg/车范围内。（4） 装车完毕后，选煤厂外运车间要填写车辆进出矿登记表，注明商品煤装车时的车号、品种、数量、装车时间、批次、值班员等内容，并将装车情况电话报告公司运销分公司联办、公司铁运处调度和选煤厂调度控制室。（5） 车辆出矿前，在确认公司驻矿质检站采取商品煤煤样（包括灰分、水分、硫分、限下率等）后方可放行。7.4. 存货处置7.4.1. 对外捐赠存货，应当履行审批手续，签订捐赠协议。捐赠对象应当明确，捐赠方式应当合理，捐赠程序应当可监督检查。7.4.2. 存货进行对外投资，执行投资管理制度，履行审批手续。7.4.3. 公司应当在期末对存货进行全面清查，如由于存货毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本高于可变现净值的，应按可变现净值低于存货成本部分，计提存货跌价准备。7.4.4. 对于残次存货的处置，由供应部门、财务部门以及相关部门共同提出处置方案，经公司管理层批准后实施，对于重大处置经公司董事会批准后实施。公司审计部门对存货的处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置方式是否适当，处置价格是否合理，处置价款是否及时、足额收取并入账。7.4.5. 出口煤炭损耗比率（途耗，港耗）每年由公司财务会同有关部门进行一次核定，确定损耗比率，在损耗比率以内据实核销，超过损耗比率对销售部门进行处罚，出现盈吨给予奖励。7.4.6. 在煤炭发运和港口存煤管理中，如发生不可抗力的自然灾害损失，作专项处理。7.5. 各单位应妥善保管存货取得、验收、入库、保管、领用、发出及处置等各环节凭证、资料，并定期与财务部核对，发现问题，及时处理。8. 监督与检查8.1. 公司各部门、生产单位及子公司存货管理制度的执行情况应接受公司审计部、财务部、供应部门、销售部门的监督检查，应定期或不定期重点对如下内容进行检查，并将检查结果以书面形式向上级领导报告。8.2. 检查内容（1） 存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。（2） 存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。（3） 存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。（4） 存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。（5） 存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。9. 控制文件材料仓库管理办法设备、配件仓储管理办法爆破器材管理办法油库管理制度设备、配件发放制度材料移拨单材料领料单物资调拨(代让售)单验收报告单入库单产品明细账10. 附则10.1. 制度的起草与归口管理10.1.1. 本内部控制制度体系由蓝焰股份公司内部审计部起草，董事会通过后正式下达，内部审计部归口管理。10.1.2. 股份公司要求各单位（分公司、全资和控股子公司）根据自身特点和管理需要制定的实施细则和管理办法，应提交股份公司内部审计部备案。10.2. 制度的修订10.2.1. 本内部控制制度体系根据需要不定期进行修订。股份公司本部各职能部门和所属单位（分公司、全资和控股子公司）均有权根据需要对制度体系的内容提出修改意见，并提交内部审计部。内部审计部负责收集整理各单位提出的修改意见，并安排有关人员进行专题讨论，对修改信息进行全面评估后组织编辑修改内部控制制度体系文件。10.2.2. 本内部控制管理制度体系由蓝焰股份公司内部审计部负责解释。