办公室管理作业1

0 办公室管理作业 1 第一 第二章 一 单项选择题 1 级别高的办公室一般称为 B 办公厅 2 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构 其办公厅 室 属于分理制的是 D 国 务院 3 办公室的核心功能是 A 塑造出组织文化及价值观 4 办公室的本质属性是 C 服务性 5 办公室工作的第一要义是 A 服务 6 常用办公用品中属于办公文具的是 A 中性笔 7 发放办公用品的人员要求是 D 发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 8 办公用品库存管理中的再订货量是指 C 判定需要订购新的办公用品的库存余额 9 正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是 B 名牌和高档 10 有权对政府采购合同进行监督和管理的是 A 国家级或省部级财政部门 二 判断题 1 任何办公室 都是指的单位里的综合办事机构 2 省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高 3 信息调研是办公室的一项具体职能 4 办公室的工作具有综合性特点 5 办公室管理要严格按既定条条框框办事 不能引用弹性原理 6 发放办公用品的时候 不需要对用品库存进行记录 7 办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销 8 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量 9 办公用品的库存管理和监督中 出货卡即是申请领用单 10 办公设备使用权的获取只能是通过购买 三 简答题 1 简答办公室的主要特点 答 1 辅助性 2 综合性 3 服务性 2 谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中 善谋 的理解 答 能够正确理解领导的意图 替领导过滤重要的事务 要 参 到点子上 谋 到关键 处 注重谏言技巧 学会把握职场环境的运作方法 一是个性与共性协调统一 二是朦胧 与含蓄的工作技巧相结合 3 简述办公设备使用规范 1 必须明确每台设备的具体用途 熟悉掌握其操作程序 严格按照使用说明书的要求进行 操作 2 必须明确专人专责的专管制度 严禁任何人随意使用 除非是配置给个人专用或指定公 用的办公设备 3 注意安全 注意节电 注意卫生 注意定期保养 4 未经领导允准 任何人严禁私自使用办公设备 尤其是用于处理私人事务 5 办公设备的使用环境温度为 5 至 35 相对湿度为 20 至 85 湿度过低时需用加 湿器 湿度过高时需用除湿器 并放在距办公设备 5 米左右的有效影响距离内 6 如果办公设备不处于工作状态 应及时切断电源 1 7 使用电脑时要做到 不要让阳光直射电脑 以免机壳老化 不要随意放置茶水 以免碰 翻杯子弄湿电脑 造成短路 不要在开机状态下插拔各种电缆 以免烧坏接口 不要在软 盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘 不要在运行程序还没有回到 DOS 指示的 情况下匆匆关机 不要使用来历不明的软件 防止病毒侵入 并且要配备必要的杀毒软件 定期或经常地对电脑进行保护性杀毒 不要在病毒入侵时使用电脑 除非有特殊的自我防 护措施 不要自己随意处理电脑硬件故障 不要将电脑交给非专业人士修理 如有必要应 全程监督 4 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项 储藏间或物品柜要上锁 确保安全 储藏间需要的面积取决于单位面积的大小 在储藏间或物品柜放置物品时 必须清楚地加标签 以便迅速找到物品和标明新物品应 放置的地方 新物品置于旧物品的下面或后面 先来的物品先发出去 体积大 分量重的 物品放置在最下面 以减少危险 小的物品 常用的物品应放在前面 易于找寻和领取 办公耗材和打印机用品 必须保存在安全的地方 以便在需要时能轻松找到 储藏办公用品的地方应有良好的照明 以便于找到所需物品 办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中 若存放在潮湿环境中 将有可能导致纸张 不能正常地送入打印机或复印机中 订立物品发放制度 确定物品发放人 作业 2 第三 第四章 一 设计题 本题 50 分 调研工作大体上可分为三个阶段 即准备阶段 实施阶段和完成阶段 请对调研工作的三 个阶段进行详细设计 1 调研工作的准备阶段 1 准备调研内容 确定调研课题 领导提出 有关部门确定 调查者自选 选题要求 既要注重现实意义 又要具有前瞻性 既要注重领导和群众关注的当前工作 和社会生活中的重点 热点 难点问题 又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题 选题原则 价值原则 可行原则 适量原则 新颖原则 2 调研课题的审定 一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准 重点调研课题可以采取申报 委托或招标等形式 经专家评审 领导批准来确定 3 成立调研小组 确定调研人员 成立调研小组时要考虑的因素包括 成员应具备良好的政治业务素质 有调研需要的 专业能力或专家成员 有丰富的调研经验 注意新老搭配 以便成员相互取长补短 少而 精 避免人浮于事 4 调研任务前的准备工作 学习和掌握与课题相关的党和国家的方针 政策 规定等 查阅与课题相关的研究成 果和文献资料 学习与课题相关的自然科学和社会科学知识 了解与课题相关的背景资料 5 明确调研各阶段的任务和要求 调研的初期 要求明确调研对象的性质和发展方向 2 调研的成长期 应当明确如何使调研对象进一步发展 主要是理清思路 摆明措施 调研的成熟期 应当讲清楚如何使事物进一步完善提高 调研的末期 拟定调研提纲 调研提纲的内容 主要包括调研的目的要求 调研的对象 范围和方式方法 调研的时间 步骤和过程 调研的人员组织与注意事项 调研经费的预 算等 调研提纲分为全面调研提纲和内容调研提纲 2 调研工作的实施阶段 实施阶段是调研工作的中心阶段 其实施步骤为 确定调查方法 搜集 整理调研材 料 综合分析调研材料 1 调查方法主要包括全面调查法 重点调查法 典型调查法 抽样调查法 问卷调查法 观察法 试点调查法 开会调查法 访谈法 网络调查法 BS Bran storming 头脑风暴 法 专家调查法 哥顿法等 2 搜集 整理调研材料 要求全面 系统 丰富 充分 多多益善 3 认真分析调研材料 综合提炼调研成果 3 调研工作的完成阶段 本阶段的主要工作是撰写调研报告 其中包含确定主题 选用材料 拟写提纲 按纲 写作 修改定稿五个步骤 1 确定主题 主题要正确 新颖 鲜明 集中 有一定高度 2 选用材料 材料要具有典型性 生动性 新颖性 多样性和准确性等特点 3 拟写提纲 注意观点和材料 大纲和细目的统一 4 按纲写作 如表所示 调研报告版面结构模式 标 题 分 单 标 题 和 双 标 题 即 正 副 题 刚 目 也 叫 导 语 介 绍 调 研 目 的 原 因 时 间 地 点 对 象 范 围 调 查 方 法 等 正 文 正 文 开 头 有 开 门 见 山 结 论 先 行 提 出 问 题 等 方 式 论 述 结 构 有 纵 式 横 式 纵 横 式 等 结 尾 概 括 全 文 形 成 结 论 提 出 看 法 和 建 议 附 件 包 括 数 据 汇 总 表 原 始 资 料 背 景 材 料 必 要 的 工 作 技 术 报 告 等 调 研 时 间 略 5 修改定稿 检查所用资料是否有误 观点是否明确 语言是否流畅 有无错别字 标点 使用准确与否等 二 案例分析题 办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得千干净净 有条不 紊 同时她也主动清洁整理自己常用的复印机 打印机 饮水机 档案柜 公用书架等 每当她看到复印纸抽拿零乱 公用字典扔在窗台 废纸桶满了没人倒 都及时做些清洁整 理工作 以维护办公环境的整洁 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌 常用的笔 纸 回型针 订书器 文件 夹以及专用电话等都摆放有序 下班前 她也将办公桌收拾得干净整齐 从不把文件 物 品乱堆乱放在桌面上 但小王很少参与清理和维护公用区域 也常将公用资源如电话号码 本 打孔机 档案夹等锁进自己的办公桌 使别人找不到 办公室的小刘上班匆匆忙忙 接待室的窗台布满灰尘 办公桌上堆得满满当当 电脑 3 键盘污迹斑斑 上司要的文件总是东查西翻 每日常用的 访客接待本 也总是找不到 自己的办公桌都没有管理清楚 更无暇顾及他处 你怎样评价这三位工作人员的行为 答 通过上述案例 可以看出办公室工作环境的清洁 有序 直接对组织的形象和绩效产 生一定的影响 一个良好的工作环境 有利于组织的对外形象塑造 有利于提高秘书的工 作效率 作业 3 第五 第六章 一 单项选择题 1 下面属于文书的是 A 书信 2 在公文行文中 下级向上级行文时 错误的是 C 抄送下级机关 3 公文写作的规范要求 C 具有规范体式 符合公文格式标准 4 向上级做请示时 下面哪个做法不妥 C 地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示 5 意向书的特点不包括 C 约束性 6 在办理发文时 经复核 对于不符合要求的公文应该 B 退交起草部门补充或修正 7 在收文过程中 可以由办公室人员启封的信件是 D 公开出版的杂志的赠阅信件 8 四分四注意 立卷方法不包括 D 分纸型 9 电子公文的属性是 C 具有规范格式 10 电子公文的处理 C 可以印制成纸质文件分发处理 二 判断题 1 狭义的文件即指公文 2 公文行文时越级行文是普遍现象 3 办文能力就是指写文能力 4 意向书简单而言就是传递意向的文书 5 协议书本身与合同的法律效力是一样的 6 上行发文的主送机关必须为上级机关 而不是上级领导个人 7 收文时应逐件清点 并以签字或盖章的方式签收 8 档案保管期限就是对档案划定的存留年限 它与档案本身的价值大小无关 9 档案库房要坚固 安全 专用 适宜保管档案 和阅览室 办公室实行三分开 10 电子文档不存在销毁问题 三 简答题 1 简要回答公文写作的五部曲 第一步 公文说什么 领悟领导意图 第二步 领悟核心思想 站在领导角度考虑问题 第三步 内容是在什么背景下产生的 关键把握常用思维方法 第四步 内容是怎么表达 的 关键是牢记拟写公文的要素及要求 第五步 符合国家公文格式标准 2 简要回答起草请示的 五步棋 1 因为什么请示 对于原因 目的的说明 2 请示什么问题 提出请示的主题内 容 3 怎样解决问题 提出解决问题的建议或方案 4 请求上级回复 结尾用语的 使用 5 有无附件需要说明 根据需要确定附件的使用与否 3 简述公文校对工作要求 公文校对工作要求 校正 补充一切与定稿不符的文字 标点符号 图表 格式等 解 4 决统行 倒版等排版方面的问题和正文 注码与注文之间衔接以及页码编排问题 进一步 审核定稿中的疏漏 发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理 需要使用标准校对符号 对于重要的或者大量印制的公文 应实施三校 四校 以确保公文的正本不出差错 4 简答电子公文处理过程的五个环节 1 创建 根据一定的规则建立电子公文 2 办理 通过计算机系统对电子公文进行收发 批阅等相关操作 3 交换 按始发者意图进行跨系统的公文传递 4 归档 依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储 5 销毁 依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除 作业 4 第七 第八章 一 填空题 常用礼貌用语七字诀 与人相见说 您好 问人姓氏说 贵姓 问人住址说 府上 仰慕已久说 久仰 长期未见说 久违 求人帮忙说 劳驾 向人询问说 请问 请人协助说 费心 请人解答说 请教 求人办事说 拜托 麻烦别人说 打扰 求人方便说 借光 请改文章说 斧正 接受好意说 领情 求人指点说 赐教 得人帮助说 谢谢 祝人健康说 保重 向人祝贺说 恭喜 老人年龄说 高寿 身体不适说 欠安 看望别人说 拜访 请人接受说 笑纳 送人照片说 惠存 欢迎购买说 惠顾 希望照顾说 关照 赞人见解说 高见 归还物品说 奉还 请人赴约说 赏光 对方来信说 惠书 自己住家说 寒舍 需要考虑说 斟酌 无法满足说 抱歉 请人谅解说 包涵 言行不妥 对不起 慰问他人说 辛苦 迎接客人说 欢迎 宾客来到说 光临 等候别人说 恭候 没能迎接说 失迎 客人人座说 请坐 陪伴朋友说 奉陪 临分别时说 再见 中途先走说 失陪 请人勿送说 留步 送人远行说 平安 二 简答题 1 简述公共关系的三大构成要素及其原则 公共关系的三大构成要素包括 社会组织 主体 公众 客体 传播 手段 公共关系的原则 公益利益至上 实事求是 互惠互利 双向沟通 始终如一 开拓创新 整体统一 2 提高会议质量的主要方法和措施 1 严格执行会议审批制度 不合乎条件的会议一律不开 2 建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度 3 科学 有效 充分地做好会议准备工作 4 严格控制会议人数 不允许无关人员与会 5 保证会场秩序 禁止无关人员随意入场 与会人员中途退场 6 议题应集中 日程要紧凑 尽量缩短时间 保证与会者精力集中 7 充分运用现代化的技术手段 电话 录音 录像 电脑等设备有助于提高信息传递的效 率和质量 能节约时间 缩短会期 提高会议效率 8 提高会议主持人和与会者的开会水平 5 9 制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程 避免只开会而不管效果的倾向 以保证会议的有效性 3 衡量会议质量的会前基本标准有哪些 会议是否确有召开的客观必要性 会议目的和会议风气是否端正 会议时机是否已经成熟 会议的议题是否明确 会前的沟通是否到位 各项准备工作是否已经准备充分 包括软件 和硬件 4 简述会务管理的要求 1 会务的含义 指有关会议议程安排的事务 有关某些团体组织或会议的事务 会务工作 包括秘书工作和行政事务工作两部分 重要会议还包括安全保卫工作等 2 会务管理的含义 指有关会议议程安排事务的计划 组织 控制等工作 3 常见的会务管理 主要有针对代表会议 全局性会议 专题会议 办公会议 座谈会议 学术讨论会议 新闻发布会议 听证会议 仪式典礼会议 培训会议 网络会议等会议的 会务管理