ERP系统岗位责任管理制度

ERP 系统运行管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范公司企业资源规划 以下简称 ERP 系统的管理 特制定本制 度 第二条 各部门的职责管理除公司规定外 与 ERP 系统相关的职责皆按本制度 执行 第三条 公司 ERP 系统分为财务会计 总账模块 应收账款 应付账款 固定资 产 账表管理 出纳管理 管理会计 成本管理 供应链 合同管理 销售管理 采购管理 库存管理 存货核算 三大类一十二个模块 根据系统职能的设置 各部门严格按照本部门 ERP 工作职责进行业务处 理及 ERP 系统相关数据的提供 第四条 ERP 项目管理小组由各模块部门数据输入及审核人员 主管 ERP 系统 管理员及公司领导层组成 对整个 ERP 项目的管理负总责 其中项目 领导小组由总经理任组长 各部门经理 主管组成项目领导小组 对 项目的实施管理负领导责任 通过调配和协调各项资源为系统顺利运 行提供保障 ERP 系统管理员负责系统日常运行的管理 监督 检查工 作 协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题 为项目的实施提供 技术支持和保障 第五条 各部门主管是本模块的部门负责人 负责联络 ERP 系统管理员解决本 模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题 第六条 各部门主管必须结合本部门情况组织制定出部门内 ERP 业务操作文档 以及操作注意事项和常见问题解答 用于各岗位操作参考书和培训新 进员工 并在使用过程中使系统不断趋向完善 第七条 操作员在操作过程中如遇到问题应联系部门主管和系统管理员解决 第八条 ERP 系统是一项管理的系统工程 具有高度上下级的关联性 ERP 系 统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者 对 上层数据 如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作 并跟踪问题解决情况 直至数据正确 同时做好自己这部分数据 为 下层操作人员提供服务 解答下层数据使用者提出的质疑 确保数据 正确 所有人员如发现错误不能知错不报 将错就错 使错误扩散 如发现自身操作失误应及时通知受影响部门 并采取相应措施及时纠 正 第九条 ERP 系统各岗位人员必须按照 ERP 系统的流程和要求及时 准确 全面 地完成本部门 ERP 业务工作 提供相关部门 ERP 系统相关数据和报表 第十条 ERP 系统各岗位人员应保管好自己的权限 如因帐号和密码被人盗用 造成数据错误的 所造成的后果由本人承当 由系统管理员处罚 第十一条 ERP 系统各级相关人员 均应严格遵守本规则各项规定 第二章 部门岗位职责 第十二条 ERP 系统管理员 主要职责 1 解决各部门在 ERP 业务操作当中遇到的问题 协调各部门保证 ERP 系统 的正常运行 跟踪和监督各部门 ERP 操作是否按照 ERP 业务规则执行 2 参与规划各部门 ERP 操作人员的权限设置并负责增加 修改 删除 ERP 操作人员的权限 3 编写各部门业务及审批流程 制作流程图领导同意后并发放到部门各岗 位执行 4 负责新模块上线的全程实施跟踪 提出并解决新模块的上线后的遇到的 问题 5 新模块上线后负责培训相关部门 ERP 的操作流程 6 定期向领导汇报 ERP 系统的使用情况 第十三条 采购部 合同管理模块和采购管理模块 主要职责 1 保证本部门相关的 ERP 业务能够及时 准确 完整的运行 不影响下 游部门的业务操作 2 负责维护 ERP 采购合同编号和供应商档案 3 负责录入及审核 ERP 外购合同 外协合同 委外合同的全部内容 保 证与已签订纸质合同评审 价格评审 合同内容一致 4 假如与供应商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质预库存协议和 与 ERP 一致 无预库存协议的相关责任由其本部门来承担 5 负责录入及审核 ERP 采购订单 保证下发给供应商的采购订单与 ERP 一致 6 负责录入 ERP 到货单和审核 ERP 的退货单 确保实际到货或退货数量 金额与 ERP 一致 如有差异及时沟通供应商协商解决并通知其相关部 门 7 录入代管馆长负责录入 ERP 采购发票 确保供应商所提供的发票内容 和 ERP 一致 8 负责录入付款申请单并且严格执行 ERP 付款申请单审批流 否则不予 其付款 9 按照 ERP 安全库存预警缺件明细及时补货 10 每月末录入和审核 ERP 代管挂账确认单并负责与供应商进行预库存对 账 定期上报领导 ERP 合同 订单 到货单 付款的截止执行情况 统计需关闭的合同 订单 到货单经领导同意后关闭 11 负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操作 并进行监 督管理 第十五条 销售部 合同管理模块 销售管理模块和 CRM 主要职责 1 保证本部门相关的 ERP 业务能够及时 准确 完整的运行 不影响下 游部门的业务操作 2 负责维护 ERP 销售合同编码 客户档案 3 负责录入及审核 ERP 销售合同 销售订单的全部内容 保证与已签订 纸质销售合同内容一致 4 负责录入和审核 ERP 发货单 确保实际发货与 ERP 一致 5 负责录入 ERP 销售发票 确保本公司所开发票信息与 ERP 一致 6 销售合同条款约定的期限内没有开票 ERP 发出商品明细必须与客户签 订代储协议保证已生效的纸质协议和与 ERP 一致 无代储协议责任由 其本部门来承担 7 根据 ERP 销售分析报表情况 督促业务员催收货款 8 销售人员录入 CRM 工作日志 销售阶段 总结报告 部门领导监督核 实 CRM 录入的工作进展是否与实际一致 9 根据 CRM 汇总信息 部门领导提取有关决策信息并下达销售人员执行 第十六条 库存管理 物流部 主要职责 1 保证本部门相关的 ERP 业务能够及时 准确 完整的运行 不影响下游 部门的业务操作 2 负责 ERP 到货单 产成品入库单 调拨单的审核 3 负责录入和审核采购入库单 材料出库单 形态转换单 其他入库单 其他出库单 销售出库单等相关单据 4 负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别正确 如发现自 身操作失误应及时通知受影响部门 并采取相应措施及时纠正 5 严格禁止手工录入相关出入库单据 手工录入需在备注栏说明原因经领 导签字同意后方可处理 6 定期负责从 ERP 盘点业务输出库存账面数明细然后进行实物盘点 7 如发现 ERP 有一物多码或一码多物的存货时以及其他异常情况 要及时 将信息反馈给 ERP 系统管理员 第十七条 财务管理模块 财务部 一 总账管理员 主要职责 1 负责总账模块的科目维护更新 分帐设置管理 2 检查每日事务处理 并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账 3 结算会计期间 打印资产负债表 损益表等财务报表 4 指导其他岗位的日常操作 检查错误日志 和 IT 相关人员解决问题 5 提出财务管理报表规划 6 针对实施过程中出现的问题 结合的特点 提出合适的财务解决方案 并能促进该方案的顺利执行 7 就生产 采购 销售过程中的问题提出意见 与相关部门保持有效沟 通以达到解决问题的目的 三 成本管理员 主要职责 1 制定公司成本核算管理制度 2 维护成本核算要素 如系统价格 生产成本 费用归集方案 3 及时过帐生产事务处理并检查集成结果 4 及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程 5 指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集 四 应付账款管理员 主要职责 1 负责审核采购订单的价格 并维护系统物料采购单价 2 及时跟进采购员和仓储部处理已收货的记录 3 月结时跟进采购员和仓储部出具已处理的入库单 未处理但已收货的收 货单报告 4 及时检查收货记录处理后数据集成的正确性 及时录入已处理的收货记 录对应的进项税暂估 5 检查对各供应商应付账余额 确保能反映真实的往来 五 应收账款管理员 主要职责 1 负责审核结算单的单价 扣点 金额等 发现错误及时通知销售发票处 理员 并指导纠正 2 及时打印销售发票 间隔期不超过 1 天 3 过账集成销售数据至财务子系统 4 及时处理应收账款 根据客户汇款 输入客户回款 并及时分配回款至 各销售发票 发票管理 销售更正处理 保证客户余额的准确性 5 每日对帐并存档 发现问题及时解决 纠正 6 如发现财务基础数据不正确或有疑问 应及时通知财务数据管理员 六 固定资产管理员 主要职责 1 做好固定资产的帐目 调用 检查 核对 督促维修等工作 2 严格按照固定资产管理程序执行 必须做好固定资产数量和质量的验 收 并对固定资产入库前编号 建立固定资产管理卡片 定期与资产 的帐目核对 做到帐 卡 物相符 保证帐帐相符 帐物相符 时间 名称 单价 数量 金额 保管人等 3 做好固定资产调动和部门保管员移交手续 人员调动时 应办理移交 手续 并列出资产移交清册 交接双方和监交人签字 固定资产落实 专人负责 定人定位保管 4 认真协助各部门或个人建立固定资产保管分帐 并经常督促检查帐目 情况 发现问题及时协同解决 5 做好每年的固定资产增 减和固定资产结存表 本单位增 减变动时 必须按照一定的程序进行 手续不全的不得随意增 减变动部门资 产 6 凡报废 报损的财产 一律按规定程序办理有关手续 任何部门不得 擅自处理 7 固定资产检查中法相的问题及时解决 保证固定资产损坏能及时维修 让其充分发挥使用效益 8 完成固定资产布置的其他工作 含突发性 监时性工作 第十八条 系统管理 ERP 管理员 主要职责 1 负责系统权限分配 2 负责系统日常管理 维护和备份 3 负责解答其它用户按程序提交的技术性问题 4 协助其它部门主管制定各种方案 制度 5 负责协调公司内部资源 配合各部门主管推进系统实施 第三章 操作管理制度 第十九条 严格执行 ERP 系统管理员设置权限 所有操作员的操作权限必须经由 主管领导和副总会计师特批后授予权限 第二十条 所有部门必须严格遵守公司编码规则制度 严禁私自创建 改变编码 第二十一条 除软件供应商实施人员外其他操作人员一律不允许不准修改数据库 结构或登录数据库操作 第二十二条只有 ERP 操作人员才能上机使用 其他人员一律不能上机 上机人 员必须经过业务培训合格后方可上机 第四章 系统维护制度 第二十三条 系统管理员负责系统的管理维护 第二十四条 建立维护监督机制 系统维护工作严禁单人操作 在确定系统管理 员的同时 必须制定维护监督人 以保证系统安全 第二十五条 实行维护记录制度 为积累经验和明确责任 维护人员应对每次 维护内容进行详细记录 内容包括 维护目的 措施 时间维护 人和监督人签字 第二十六条 重大项目的维护 如 设备更新 扩充及系统升级 由系统管理员 提出书面报告和实施方案 主管领导批准后实施 实施前需做好 系统数据的备份 第二十七条 实行联网的部门要采购各种措施保障上网数据的安全性 严密控 制好数据库及服务器的口令 第二十八条 具有版权的信息系统的源程序及设计文档有系统管理员保管 第二十九条 操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐 每周对设备进行保 养 第三十条 任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改 定期对系统进行病 毒检查 第三十一条 ERP 系统所涉及到的相关部门对于业务流程中的不知道如何处理的 突发事件 与其他部门业务衔接 沟通问题时 应及时反应给系统 管理员 第三十二条 系统管理员要经常到 ERP 系统的各个部门 检查系统运行情况以 及出现的问题等 第三十三条 建立故障报告制度 系统运行或软件操作中发生故障 如属简单 故障由系统管理员现场解决 现场无法解决的 由系统管理员进 行故障登记 联系软件供应商解决 第五章 危机预防及应急处理办法 第三十四条 数据备份 IT 主管必须定期进行相关数据备份 每天做一次增量 备份 每星期做一次完整备份 每月一次归档备份并验证备份数 据的正确性 完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放 第三十五条 IT 主管定期检查服务器等关键设备运行情况 做好运行日志记 录 发现问题要及时处理 同时通过对关键部件采用冗余技术 保证系统稳定运行及数据安全 第三十六条 在发生系统故障或突发事件发生时 ERP 系统管理员必须在第一时 间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造 成的影响和损失 ERP 系统管理员必须根据当时具体情况制定计划 尽快恢复系统运行 第三十七条 各相关职能部门在收到 ERP 系统管理员故障或突发事件通知后 必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排 手工解决与系统 有关单据处理 待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系 统 第三十八条 涉及其他如操作流程调整 业务流程重组等情况 必须首先保证内 部各环节的正常运转 然后由系统管理员组织各相关部门会议讨论 决定相关解决办法并实施 第六章 数据保密制度 由于 ERP 软件是一个集成的系统 各部门的数据是共享的 为了避免公 司的内部信息遭到泄露或破坏 特制定此保密制度 各部门必须提高保密意识 严格执行 第三十九条 对自己的 ERP 系统操作密码必须保密 不能向任何人透露 每个 操作员都有一定的权限 如因密码泄露被他人盗用 造成的后果 难以预料 而该责任由原密码持有者负责 第四十条 每个操作员在使用完电脑 下班或暂时离开工作岗位时要习惯性的 退出 ERP 系统 避免他人继续应用你的账号操作 否则所有因此 造成的经济损失由该操作员承担 第四十一条 各部门的电脑要绝对禁止外来人员或本部门的无关人员使用 否则 由该计算机的使用人及本部门负责 第四十二条 未经许可禁止将公司的数据拷贝出公司 若有蓄意删除 破坏公 司数据者 一经发现 处以重罚 第七章 附则 第四十三条 本制度由 ERP 管理小组负责解释 第四十四条 本制度报公司批准之日起施行 修改时亦同