ERP系统运行维护管理制度

ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 职 务 姓 名 签 字 日 期 批 准 审 核 编 制 管 理 综 合 管 理 部 文 件 号 版 本 号 A0 此 文 件 属 于 无 事 先 授 权 不 得 使 用 复 制 传 播 和 泄 密 日 期 综 合 管 理 部 2015 年 11 月 08 日 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 0 页 共 9 页 更 改 记 录 序 号 变 更 描 述 编 制 审 核 批 准 更 改 日 期 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 1 页 共 9 页 目 录 1 前 言 3 1 1 目 的 3 1 2 范 围 4 1 3 解 释 权 与 生 效 时 间 4 2 各 部 门 岗 位 ERP 职 责 及 要 求 4 2 1 综 合 管 理 部 ERP 职 责 及 要 求 4 2 2 销 售 部 ERP 职 责 及 要 求 4 2 3 采 购 部 ERP 职 责 及 要 求 5 2 4 库 房 ERP 职 责 及 要 求 6 2 5 研 发 部 ERP 职 责 及 要 求 7 2 6 生 产 部 ERP 职 责 及 要 求 7 2 7 财 务 部 ERP 职 责 及 要 求 8 3 系 统 管 理 8 4 权 限 管 理 9 5 检 查 与 考 核 说 明 9 6 奖 励 与 处 罚 9 6 1 处 罚 条 例 9 6 2 奖 励 条 例 9 1 前 言 1 1 目 的 为 保 证 ERP 系 统 第 一 阶 段 的 稳 定 正 常 运 行 规 范 系 统 的 使 用 和 维 护 确 保 数 据 及 时 准 确 规 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 2 页 共 9 页 范 完 整 达 到 资 源 有 效 共 享 结 合 公 司 的 实 际 特 制 定 本 制 度 1 2 范 围 本 制 度 对 以 下 运 行 管 理 方 面 加 以 明 确 1 各 部 门 岗 位 ERP 职 责 及 要 求 2 系 统 管 理 3 权 限 管 理 4 检 查 与 考 核 5 奖 励 与 处 罚 本 标 准 适 用 于 公 司 内 部 ERP 系 统 使 用 1 3 解 释 权 与 生 效 时 间 本 制 度 的 解 释 权 属 公 司 综 合 管 理 部 本 制 度 自 发 布 之 日 起 生 效 各 相 关 部 门 按 本 制 度 的 执 行 2 各 部 门 岗 位 ERP 职 责 及 要 求 2 1 综 合 管 理 部 ERP 职 责 及 要 求 岗位 职责描述 负责 ERP 系统的业务管理工作 公司 ERP 系统参数 单据性质及部分基础数据的设置及维护 负责组织制定 ERP 稳定运行所需要的相关制度 文件及工作标准 并监督指导执行 负责平衡 协调解决 ERP 运行过程中出现的问题 并针对 ERP 系统提出管理建议 负责各部门 ERP 权限设定 维护及管理 负责 ERP 系统内报表的开发和修改工作 负责 ERP 系统数据库管理 后台维护等 作为公司对外接口 与 ERP 及接口提供商进行协议并及时解决系统运行过程中的问题 ERP 专员 向主管领导汇报 ERP 运行情况 协助组织召开系统运行情况的总结 分析及问题讨论 会议 网络管理员 负责 ERP 系统硬件设备和软件的安装 维护 2 2 销 售 部 ERP 职 责 及 要 求 岗 位 职 责 描 述 对 应 ERP 工 作 及 要 求 主 安 排 并 检 查 本 部 门 ERP 工 作 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 3 页 共 9 页 管 审 批 销 售 相 关 单 据 销 售 部 ERP 的 整 体 管 理 工 作 ERP 项 目 接 口 人 内 勤 管 理 客 户 信 息 客 户 信 息 给 客 户 报 价 报 价 单 料 件 工 具 等 借 予 客 户 使 用 录 入 借 出 单 借 出 单 借 出 归 还 录 入 借 出 归 还 单 借 出 归 还 单 根 据 销 售 合 同 录 入 销 售 订 单 客 户 订 单 销 售 接 单 后 对 原 订 单 物 料 或 单 价 交 期 或 数 量 的 变 更 客 户 订 单 变 更 单 根 据 发 货 计 划 且 生 产 部 已 生 产 入 库 按 客 户 的 要 求 发 货 销 货 单 客 户 退 货 销 退 单 录 入 销 售 发 票 销 售 发 票 业 务 员 录 入 预 收 款 单 收 款 单 预 收 款 单 收 款 单 2 3 采 购 部 ERP 职 责 及 要 求 岗 位 职 责 描 述 对 应 ERP 工 作 及 要 求 安 排 并 检 查 本 部 门 ERP 工 作 审 批 采 购 相 关 单 据 主管 工 艺 与 采 购 共 同 制 定 BOM 损 耗 率 采 购 部 ERP 的 整 体 管 理 工 作 ERP 项 目 接 口 人 管 理 供 应 商 信 息 供 应 商 信 息内勤 接 受 发 票 整 理 发 票 交 财 务 挂 账 为 会 计 审 核 采 购 发 票 做 准 备 计 划 员 接 收 客 户 订 单 等 编 制 生 产 或 采 购 计 划 采 购 外 协 生 产 计 划 对 各 种 研 发 类 新 产 品 的 零 件 进 行 询 价 经 过 领 导 确 认 定 出 价 格 询 价 单 对 批 量 生 产 需 要 的 各 种 零 件 进 行 比 议 价 经 过 领 导 确 认 定 出 价 格 核 价 单 对 各 种 情 况 下 产 生 的 请 购 单 对 采 购 供 应 商 数 量 单 价 交 期 等 信 息 进 行 维 护 经 主 管 审 批 完 发 放 维 护 请 购 信 息 从 请 购 单 生 成 采 购 单 录 入 采 购 员 采 购 单 管 理 及 跟 踪 执 行 情 况 采 购 单 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 4 页 共 9 页 对 已 经 有 入 库 的 采 购 订 单 的 采 购 合 同 变 更 时 对 采 购 订 单 也 做 相 应 的 变 更 采 购 变 更 单 对 下 发 的 采 购 订 单 进 行 跟 踪 催 货 到 货 送 检 及 时 取 得 入 库 单 质 检 单 录 入 进 货 单 进 货 单 已 经 进 入 库 房 在 生 产 使 用 过 程 中 发 现 不 良 退 货 的 处 理 退 货 单 录 入 采 购 发 票 采 购 发 票 车 间 生 产 需 原 材 料 委 外 加 工 录 入 委 外 领 料 单 委 外 领 料 单 委 外 加 工 超 定 额 领 料 录 入 委 外 超 领 单 委 外 超 领 单 委 外 领 料 后 退 回 委 外 退 料 单 外 协 加 工 付 款 必 须 按 合 同 申 请 以 便 财 务 付 款 单 指 定 到 对 应 合 同 中 录 入 委 外 发 票 委 外 发 票 录 入 预 付 款 单 付 款 单 预 付 款 单 付 款 单 2 4 库 房 ERP 职 责 及 要 求 岗 位 职 责 描 述 对 应 ERP 工 作 及 要 求 安 排 并 检 查 本 部 门 ERP 工 作 主 管 书 面 审 批 异 常 数 量 调 整 单 报 废 领 料 单 料 件 仓 库 间 的 调 拨 调 拨 单 从 库 房 借 出 料 件 从 供 应 商 或 者 客 户 处 借 入 料 件 审 核 借 出 入 单 借 出 的 料 件 归 还 给 仓 库 借 入 的 料 件 归 还 给 供 应 商 或 者 客 户 审 核 借 出 入 归 还 单 审 核 厂 内 发 退 料 单 委 外 退 料 单 审 核 厂 内 发 料 单 厂 内 超 领 单 委 外 领 料 单 委 外 超 领 单 质 检 员 检 验 完 到 货 的 物 料 后 通 知 库 管 员 点 数 并 入 库 审 核 进 货 单 审 核 进 货 单 在 生 产 过 程 中 发 现 物 料 不 良 车 间 将 物 料 退 回 不 合 格 品 库 房 由 采 购 员 录 入 退 货 单 库 管 员 点 退 货 数 量 审 核 退 货 单 审 核 退 货 单 根 据 质 检 工 程 师 对 客 户 退 给 销 售 的 物 料 判 定 结 果 点 数 入 库 审 核 销 退 单 对 公 司 需 报 废 的 物 料 的 账 务 处 理 报 废 单 生 产 成 品 后 入 库 审 核 成 品 入 库 单 库 管 员 发 货 给 客 户 审 核 销 货 单 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 5 页 共 9 页 2 5 研 发 部 ERP 职 责 及 要 求 岗 位 职 责 描 述 对 应 ERP 工 作 及 要 求 安 排 并 检 查 本 部 门 ERP 工 作 主 管 审 核 BOM 相 关 单 据 标 准 化 根 据 设 计 师 新 加 材 料 的 需 求 本 着 公 司 优 化 资 源 方 便 维 修 采 购 的 方 向 综 合 平 衡 是 否 新 增 品 号 如 需 则 必 须 按 新 品 号 申 请 流 程 申 请 申 请 完 后 方 可 新 增 品 号 并 保 证 数 据 库 材 料 编 号 名 称 规 格 等 相 关 属 性 的 标 准 化 确 保 品 号 相 关 属 性 的 规 范 2 6 生 产 部 ERP 职 责 及 要 求 岗 位 职 责 描 述 对 应 ERP 工 作 及 要 求 安 排 并 检 查 本 部 门 ERP 工 作 审 核 生 产 相 关 单 据 录 入 产 品 BOM 清 单 录 入 BOM主 管 BOM 变 更 有 以 下 几 种 情 况 BOM 与 生 产 实 际 不 符 工 艺 路 线 从 外 购 改 自 制 工 艺 路 线 从 自 制 改 外 购 材 料 定 额 增 加 材 料 定 额 减 少 BOM 变 更 生 产 计 划 内 的 领 料 书 面 审 核 厂 内 发 料 单 生 产 计 划 内 领 料 的 退 回 生 产 退 料 单 厂 内 加 工 超 定 额 领 料 录 入 厂 内 超 领 单 厂 内 超 领 单 库 管 员 各 项 目 计 划 的 物 资 配 料 发 料 车 间 后 书 面 审 核 厂 内 发 料 单 审 核 厂 内 发 料 单 生 产 辅 料 消 耗 性 工 具 的 领 料 费 用 领 料 单 生 产 辅 料 消 耗 性 工 具 领 料 的 退 回 费 用 退 料 单 班 组 长 成 品 入 库 录 入 成 品 入 库 单 成 品 入 库 单 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 6 页 共 9 页 3 系 统 管 理 用 户 端 不 得 私 自 修 改 ERP 软 件 系 统 配 置 参 数 或 相 关 计 算 机 程 序 ERP 专 员 负 责 按 照 系 统 安 全 规 定 定 期 对 ERP 系 统 数 据 库 和 系 统 应 用 程 序 进 行 备 份 并 对 系 统 和 数 据 库 运 行 全 过 程 进 行 监 控 保 证 系 统 安 全 运 行 和 数 据 传 递 通 畅 网 络 管 理 员 定 期 对 ERP 服 务 器 及 各 终 端 设 备 进 行 防 毒 杀 毒 处 理 各 用 户 对 自 己 录 入 的 单 据 负 责 对 需 要 用 的 基 础 数 据 进 行 核 实 如 有 问 题 及 时 通 知 ERP 专 员 同 时 各 相 关 部 门 指 定 专 人 对 本 部 门 的 数 据 工 作 进 行 检 查 ERP 系 统 用 户 在 休 假 或 因 公 外 出 时 必 须 将 相 关 的 工 作 内 容 授 权 给 其 他 用 户 负 责 完 成 并 给 相 应 人 员 申 请 临 时 权 限 不 得 延 误 工 作 做 单 必 须 要 有 依 据 严 禁 在 ERP 系 统 中 随 意 更 改 各 种 数 据 对 录 入 超 过 半 小 时 的 单 据 需 要 在 不 超 过 半 个 小 时 保 存 以 免 单 据 丢 失 为 提 高 ERP 系 统 资 源 利 用 率 用 户 在 完 成 操 作 后 应 及 时 退 出 ERP 避 免 其 他 用 户 无 法 使 用 系 统 为 提 高 系 统 运 行 效 率 各 部 门 必 须 密 切 配 合 录 入 单 据 人 员 各 级 审 核 人 员 应 履 行 本 岗 位 职 责 单 据 录 入 审 核 在 1 个 工 作 日 内 办 理 完 特 殊 情 况 在 2 个 工 作 日 内 办 理 完 各 种 单 据 审 批 流 见 附 表 4 权 限 管 理 ERP 专 员 必 须 遵 守 保 密 制 度 严 禁 把 自 己 的 密 码 转 告 他 人 不 得 泄 露 其 他 用 户 的 密 码 不 得 在 ERP 系 统 上 操 作 超 越 自 己 权 限 的 信 息 不 得 用 不 正 当 手 段 方 法 对 模 块 进 行 修 改 公 司 需 要 数 据 修 改 时 必 须 按 规 定 程 序 执 行 并 及 时 对 数 据 库 进 行 备 份 各 部 门 新 增 用 户 权 限 用 户 权 限 的 变 更 应 提 出 书 面 申 请 经 本 部 门 领 导 签 字 确 认 后 报 ERP 专 员 进 行 设 置 用 户 必 须 更 改 个 人 初 始 密 码 不 得 把 用 户 名 和 密 码 借 给 他 人 使 用 5 检 查 与 考 核 说 明 ERP 系 统 运 行 检 查 采 用 在 系 统 上 日 常 检 查 和 月 度 考 评 相 结 合 的 方 式 每 周 对 各 部 门 实 际 发 生 的 业 务 情 况 与 进 入 系 统 业 务 的 差 异 等 进 行 小 结 根 据 ERP 运 行 的 实 际 情 况 组 织 召 开 ERP 系 统 各 部 门 运 行 检 查 总 结 会 对 一 些 文 件 进 行 分 析 并 提 出 解 决 方 案 以 保 障 系 统 的 正 常 运 行 6 奖 励 与 处 罚 6 1 处 罚 条 例 提 供 数 据 不 及 时 一 月 内 出 现 三 次 以 上 错 误 录 入 数 据 不 及 时 一 月 内 出 现 三 次 以 上 错 误 各 级 审 核 人 员 未 认 真 履 行 职 责 审 核 单 据 不 及 时 未 发 现 数 据 错 误 单 据 流 转 不 及 时 造 成 其 它 相 关 工 作 完 成 延 迟 ERP 系 统 运 行 管 理 制 度 第 一 阶 段 第 7 页 共 9 页 对 违 反 上 述 条 款 的 部 门 和 个 人 根 据 情 节 轻 重 分 别 给 予 部 门 100 500 元 元 不 等 的 罚 款 部 门 负 责 人 自 行 分 解 6 2 奖 励 条 例 根 据 ERP 系 统 运 行 月 度 考 核 结 果 分 别 给 予 部 门 100 500 元 奖 励 平 时 表 现 突 出 有 很 好 的 团 队 意 识 定 期 完 成 工 作 任 务 且 质 量 非 常 好 给 予 个 人 100 500 元 奖 励