办公用品管理流程

办公用品管理流程 文件编号 第 1 页 共 14 页 办公用品管理流程 1 目的 本文件规定了 XX 农村银行 以下简称 本行 办公用品管理的流程及控制要点 旨在加强办公用品管理 规范采购 领用 保管等行为 控制行政性支出 2 适用范围 本文件适用于本行办公用品管理活动 3 定义 缩写与分类 3 1 定义 办公用品 是指因工作需要采购的除固定资产外的各类日常用品 3 2 缩写 无 3 3 分类 1 办公设备 包括保险柜 白板 标签机 传真机 打印机 电话机 复印机 考勤机 收银机 碎纸机 装订机 塑封机 热熔机 带膜机 钥匙箱 电子白板 投影机 幻灯机 打字机 一体机 铁柜 空气净化器 胶装机等 2 电脑耗材 包括各种原装以及品牌硒鼓 墨盒 打印机填充墨水 软盘 刻录 盘 鼠标 鼠标垫 键盘 电脑清洁用品 耳机等 3 数码系列 包括 U 盘 MP3 播放器 数码录音笔 移动硬盘 数码摄像头等 4 办公用纸 包括复印纸 打印纸 传真纸 相片纸 收银纸 彩喷纸 信纸 稿纸 包装纸 卡纸 海报纸 皮纹纸 宣纸 名片纸 其他纸品等 5 办公用笔 包括白板笔 钢笔 记号笔 毛笔 签字笔 荧光笔 圆珠笔 中 性笔 台笔 笔芯 铅笔 铅芯 激光笔 绘图笔 油漆笔 光盘笔 粉笔等 6 财务用品 包括点验钞机 支票打印机 号码机 手提金库 印章箱 凭单凭 证 表格单据 档案用品 复写纸 财务附件 账皮账芯 账簿账册 印台 印油 原子印章 转轮印章 组合印章 信封等 办公用品管理流程 文件编号 第 2 页 共 14 页 7 本 簿类 包括记事簿 日记簿 万用手册 宾客签到册 地址簿 电话簿 活页簿等 8 桌面用品 包括笔筒 笔座 打孔器 地球仪 放大镜 日历座 湿指器 书 立 文稿架 写字板 告示贴 标签系列 便条纸 订书机 起钉器 胶带 双面胶 修正液 修正带 胶水 胶棒 名片盒 名片册 削笔器 转笔刀 笔盒 笔袋 板擦 壁纸刀 剪刀 垫板 三针一钉等 9 资料管理 包括文件柜 文件筐 文件盘 报刊架 杂志架 展示架 公文篮 档案盒等 10 文件夹册 包括板夹 公事包 证件卡 资料册 弹簧夹 打孔夹 抽杆夹 文件套 像册 名片册 票据夹 拉链袋 按扣袋 档案袋等 11 测绘用品 包括绘图笔 绘图橡皮 绘图模板 绘图圆规 测绘用尺等 12 装订用品 包括装订胶片 装订夹片 装订胶圈 热熔封套 封面纸 凭证 装订机等 13 日用劳保 包括日化清洁用品 劳保用品 食品 饮品 生活用纸 纸杯 灯 泡灯管 证书奖状 胶卷 指示牌 电源插座 电池等 14 商务礼品 案头摆设等 4 职责与权限 部门 岗位 职责与权限 不相容职责 主管领导 审批办公用品年度和月度采购计划 综合办公部门 主任岗 1 审核办公用品年度和月度采购计划 2 审批办公用品领用申请 3 负责办公用品管理的日常检查与监督 综合办公部门 后勤服务岗 1 汇总各部门 分支机构办公用品年度采购需求 编 制办公用品年度和月度采购计划 2 按货比三家的原则批量采购办公用品 3 保管办公用品 做到账实相符 4 发放办公用品并登记 各部门 分支 审核本部门 分支机构办公用品领用申请 办公用品管理流程 文件编号 第 3 页 共 14 页 部门 岗位 职责与权限 不相容职责 机构 负责人 各部门 分支 机构 相关岗 提出办公用品领用申请 5 原则与基本规定 5 1 原则 1 适 用 厉 行 节 约 批 量 采 购 原 则 各 部 门 分 支 机 构 应 按 实 际 需 要 上 报 需 求 由 综 合 办 公 部 门 汇 总 后 按 货 比 三 家 的 原 则 批 量 采 购 尽 量 节 约 行 政 办 公 支 出 2 公开 公正 公平原则 在确定供应商时应公开操作 择优选择 大宗办公用 品采购应按照 集中采购管理操作流程 进行控制 3 专人保管原则 综合办公部门应指定专人负责保管办公用品 人员变动时应办 理移交手续 4 按需领用原则 各部门 分支机构应根据实际需要领用办公用品 严禁一次性 领用大宗办公用品 5 2 基 本 规 定 1 办公用品采购由本行综合办公部门统一负责 各部门 分支机构提出年度办公 用品采购需求后 由本行综合办公部门负责汇总编制年度和月度采购计划 2 综合办公部门负责办公用品采购的工作人员应依据审批后的采购计划 进行比 质 比价采购 确保办公用品质量满足工作要求 原则上杜绝无计划的零星采购 3 大宗商品 一次2万元以上 必须按照 集中采购管理操作流程 进行采购 其中需要招标的 综合办公部门应根据拟采购的办公用品用途 按照 招标操作流程 组织相关部门成立招标小组 以招标方式进行采购 4 采购的办公用品必须是由合法的市场主体生产的合法产品 有保质期要求的办 公用品必须在保质期内 5 办公用品采购要按实际采购数量及时办理入库手续 采购和保管双方在入库单 上签字确认 采购的办公用品入库必须在采购结束后的三日内完成 6 办公用品采购完毕后 由采购人员填写有关单据发票 经综合办公室主任签字 后 按财务规定进行核报 常年供应的办公用品可视情况分批次核报 办公用品管理流程 文件编号 第 4 页 共 14 页 7 办公用品费用结算一般均应通过转账方式 尽量减少现金结算 8 实行办公用品采购费用年度复核制度 由内部审计部门牵头 综合办公部门 计划财务部门参加 对年度大宗办公用品采购 主要对其价格情况进行复核 如发现 有严重作弊行为 价格偏离行为 要按照当年行业平均价格责令有关责任人员追回供 应商的不当得利 并追究相关人员责任 9 办公用品保管人员应加强库房管理和消防工作 防止失盗 失火 失潮 任何 人未经允许不得进入办公用品库房 不得挪用办公用品及其他物资 库房要做到类别 清楚 码放整齐 10 办公物品仓库应定期清点 清点工作由综合办公室主任组织 清点要求做到 账实一致 如果不一致必须查找原因 然后调整清单 使两者一致 11 各部门 分支机构要指定专人负责领取办公用品 领用办公用品应填写 办 公用品领用单 12 领用时 要做到当面点清 在确认物品名称 规格型号 数量无误后 领用 人在 办公用品领用单 上签字 13 价值较大的耐用办公用品因使用时间过长需要报废更新的 使用人应提出报 废 更新申请 经部门负责人审核和本行主管领导批准后 到综合办公部门办理报废 更新手续 14 同意报废的耐用办公用品须交回综合办公部门集中处置 对决定报废的耐用 办公用品要做好登记 在报废处理清册上写清办公用品名称 价格 数量及报废处理 的其他有关事项 办公用品管理流程 文件编号 第 5 页 共 14 页 6 流程描述与控制要求 办公用品管理流程 文件编号 第 6 页 共 14 页 办公用品管理流程 文件编号 第 7 页 共 14 页 阶段 环节 风险点 环节名称 收集需求 编制计划 适用部门 综合办公部门 适用岗位 后勤服务岗 职责要求 收集需求 编制计划 操作规范 综合办公部门后勤服务岗收集 各部门 分支机构上报的 办公用品需求 计划表 附件一 汇总编制本行办公用 品年度和月度采购计划 报综合办公室主 任审核 环节名称 审核 适用部门 综合办公部门 适用岗位 主任岗 职责要求 审核采购计划 操作规范 1 审核本行办公用品年度和月度采购计划 的必要性和合理性 及时报主管领导审批 2 临时追加的零星采购计划 也必须经综 合办公室主任审核同意后报主管领导审批 风险描述 对采购计划审核把关不严 违规审核通过不 必要的采购计划 办公用品日常购置混乱 浪费行政资源 风险等级 低风险 控制措施 实施计划和预算控制 按内审频 率实施内部审计 控制部门 行长 控制岗位 主管领导 环节名称 审批 适用部门 行长 适用岗位 主管领导 职责要求 审批采购计划 操作规范 1 审批本行办公用品年度和月度采购计划 确定是否符合厉行节约原则 2 审批临时追加的办公用品采购计划 确 定是否必须追加计划 是否确因工作需要 6 1 采 购 环节名称 采购 适用部门 综合办公部门 适用岗位 后勤服务岗 职责要求 按审批的采购计划采购办公用 品 操作规范 1 办公用品采购要双人同行 要遵循货比 三家 明码标价和公开 公正 公平的原 则 2 对大宗商品 一次 2 万元以上 必须按 照 集中采购管理操作流程 进行采购 风险描述 未正确履行岗位职责 超采购计划品种 规 格 型号 价格 范围等采购办公用品 或未坚持货比三家的原则采购办公用品 支 出超计划 造成不必要的行政资源浪费 风险等级 中等风险 控制措施 对采购行为进行日常监督 每月 不少于一次内部自查 同时 实施必要的 内部审计 及时发现违规采购行为并进行 纠正 必要时对责任人采取处罚措施 办公用品管理流程 文件编号 第 8 页 共 14 页 其中需要招标的 综合办公部门应根据拟 采购的办公用品用途 按照 招标操作流 程 组织相关部门成立招标小组 以招标 方式采购 3 采购的办公用品必须是由合法的市场主 体生产的合法产品 有保质期要求的办公 用品必须在保质期内 控制部门 综合办公部门 内部审计部门 控制岗位 主任岗 经理岗 6 2 保 管 环节名称 入库保管 适用部门 综合办公部门 适用岗位 后勤服务岗 职责要求 按规定妥善保管采购及库存的 办公用品 操作规范 1 填写 办公用品入库单 附件二 采 购和保管双方签字确认 采购结束后三日 内必须完成 2 采购和库存的办公用品必须登记造册 附件三 综合办公部门必须做到每月一 次盘点和检查 内部审计部门应按内审工 作频率组织开展办公用品管理情况的检查 3 应加强库房管理 防止失窃 火灾 失 潮 库房禁止其他无关人员出入 库房保 管人员不得挪用物资 环节名称 申请领用 适用部门 分支机构 相关部门 适用岗位 相关岗 相关岗 职责要求 申请领用 操作规范 各部门 分支机构根据实际需 求领用办公物品 填写 办公用品领用单 附件四 经本部门 分支机构负责人审 核同意后 上报综合办公部门领取 6 3 领 用 环节名称 审批 适用部门 综合办公部门 适用岗位 主任岗 职责要求 审批领用申请 操作规范 审批各部门上报的办公用品领用申请 确 定是否在需求计划之内 是否确因工作需 要 并在 办公用品领用单 附件四 上 签署是否同意领用的明确意见 风险描述 违规审批 审批通过不合理的领用申请 造成 资源浪费 削弱了办公用品领用环节的控 制力 风险等级 中等风险 控制措施 通过本条线自查发现并及时纠正 通过内审纠正违规审批行为 控制部门 内部审计部门 控制岗位 经理岗 办公用品管理流程 文件编号 第 9 页 共 14 页 环节名称 发放 适用部门 综合办公部门 适用岗位 后勤服务岗 职责要求 按审批的领用单发放办公用品 操作规范 1 发放办公用品时 要做到当面点清 在 确认物品名称 规格型号 数量无误后 由领用人在 办公用品领用单 附件四 上签字确认 2 对耐用办公用品的使用人或负责保管人 员要登记造册备查 3 凭领用单在 办公用品登记簿 附件 三 上登记 销记发出物品 结出账面库 存 办公用品保管人员应每月进行一次库 存盘点 确保账实相符 7 检查监督 牵头检查部门 检查内容 检查频次 报告路线 检查结果利用 综合办公部门 1 办公用品采购 保 管 发放程序是否符 合规定和要求 2 库存办公用品账实 是否相符 每月一次 主管领导 规范办公用品采购 保管 发放程序 内部审计部门 办公用品采购 保管 发放制度执行情况 按内审工作频率 审计委员会 持续改进 8 附件 附件一 办公用品需求计划表 附件二 办公用品入库单 附件三 办公用品登记簿 办公用品管理流程 文件编号 第 10 页 共 14 页 附件四 办公用品领用单 办公用品管理流程 文件编号 第 11 页 共 14 页 附件一 办公用品需求计划表 申报部门 年 月 日 序号 品种 规格 数量 备注 部门负责人 意见 综合办公部门 意见 主管领导 意见 办公用品管理流程 文件编号 第 12 页 共 14 页 附件二 办公用品入库单 入库时间 序号 品种 规格 采购数量 备注 采购人员签字 保管人员签字 办公用品管理流程 文件编号 第 13 页 共 14 页 附件三 办公用品登记簿 品种 规格 出 入库日期 采购量 领用量 结存量 领用人 保管人 注 本登记簿按办公用品种类设置 办公用品管理流程 文件编号 第 14 页 共 14 页 附件四 办公用品领用单 领用部门 时间 序号 品种 规格 领用数量 备注 领用人签字 部门负责人意见 综合办公部门 意见