华为采购总部专业任职资格标准

培养职业化的采购专业人员 建立世界一流的采购运作系统 采购总部专业任职资格标准 目 录 序 言 概述 第一部分 级别定义 第二部分 资格标准 1 采购工程师 生产采购 任职资格标准 2 采购员 生产采购 任职资格标准 3 采购员 行政采购 任职资格标准 4 合同管理工程师任职资格标准 第三部分 附件 1 采购工程师 生产采购 工作职责 2 采购员 生产采购 工作职责 3 采购工程师 行政采购 工作职责 4 采购员 行政采购 工作职责 5 合同管理工程师工作职责 6 采购员 生产采购 资格测评标准 7 采购员 生产采购 资格测评细则 8 采购专业资格认证管理办法 序言 概述 采购专业任职资格标准包括采购工程师 生产 行政采购 采购员 生产 行政采购 合同管理工程师的 任职资格标准 是采购总部各业务处主管 在认真学习 IBM 采购专业人员技能模板和工作职责的基础上 结合采购总部实际情况制订 出来的 标准的制订经过数次讨论 修改 认真听取采购总部领导多次提出的修改意见 才形成这版标准 在今后的实践中 可能要进一步修改完善 目前的标准主要包括专业基本知识和基本技能两大块 基本知识考核专业人员的应知 基本技能考核专业人员的应会 采取测试与答辩的方式考核专业人员任职的基本知识和基 本技能 答辩的时候 要员工提供考察供应商报告 工作中成功的案例 由此分析员工的 任职能力 答辩的时候 可能会有对员工的业务辅导 采购总部为了采购运作与国际接轨 在 98 年 7 月份开始与 IBM 顾问合作 对采购现状 进行了剖析 接受了全新的采购理念和运作流程 为了完整吸收 消化 IBM 的采购理念和 运作流程 培养 建立职业化的采购队伍 从 98 年 11 月份开始 采购总部不断组织员工 学习 IBM 最终报告 讨论建立新的采购流程 建立专业人员任职资格标准及考评 考核 办法 我们计划还用一年左右的时间 从培养 建立一支职业化 高水平的采购专业人员 队伍入手 完全吸收 IBM 的采购理念 实行采购与国际接轨 为推动采购专业任职资格工作 采购总部还决定利用浮动工资的办法来推进专业资格 认证 未达到专业任职资格标准要求的员工 工资要降下来 达到一定资格标准要求的员 工 工资将与相应资格标准的薪酬相对应 用一年的时间给专业人员找自己的位子 一年 过后 找不到位子的实行岗位轮换或下岗 用经济的手段 强力推动采购专业人员加强学 习 不断提高业务能力 用资格标准这把尺子把那些水平不高 又不积极学习的懈怠员工 淘汰出局 磨刀不误砍柴功 扎扎实实的推行专业任职资格工作 逼迫员工不断进步 建立一 支职业化的采购队伍 从而实行采购绩效的大大提高 这是我们进行专业任职资格认证的 根本目的 第一部分 级别定义 一 采购员 1 采购员 支持具体的采购行为 根据授权 与确定的供应商承诺签单 跟单 按要求安 排交货 2 高级采购员 分析顾客需求 安排 合同 特别要丛商务角度 如送货 服务 全面的质量 许可证等 来分析 采购商品与服务 根据授权 与确定的供应商承诺签单 满足客户的需求 同时保持最优的价格和质量 3 主任采购员 监督行业变化 对现在的实践工作保持清醒的认识 进行供应商评估与选 择 推荐与贯彻各种改进 包括业务流程 国际性的沟通交流和员工技能等方面 二 采购工程师 1 采购工程师 对供应商管理在技术和工程问题负责 确保以最优的成本获得满足品质要 求的物料 可能的情况下 设计采购流程 方法 采购技术和策略 从品质和技术方面分 析报价单 并从工程的角度推荐最优的供应商 代表华为处理最基本的供应商反馈 2 高级采购工程师 负责设计和贯彻实施其所负责物料的技术方面的采购规划 协调同供 应商之间的关系 确保特定采购目标的达成 如最优的采购成本 品质和及时交货 设计 具体的采购方法 流程 技术 设施并组织必须的 相关的培训 3 主任采购工程师 负责设计和贯彻实施技术方面的整体采购规划 协调同供应商之间的 关系 确保特定采购目标的达成 如最优的采购成本 品质 和及时交货 设计具体的采 购方法 流程 技术 设施 并组织必须的 相关的培训 第二部分 资格标准 采购总部专业任职资格标准包括以下四个部分 我们给出了详细的资格标准和级别定义 1 采购工程师 生产采购 任职资格标准 2 采购员 生产采购 任职资格标准 3 采购员 行政采购 任职资格标准 4 合同管理工程师任职资格标准 采购工程师 生产采购 专业任职资格标准 第三部分 附件 一 各职位的工作职责 一 采购工程师 生产采购 工作职责 执行 CEG 决议 按照采购流程对供应商具体实施三阶九步全面认证 使供应商在技术 质量 生产能力 工艺等方面全面满足华为公司的要求 1 制定并实施三阶九步认证计划 2 参与供应商的评估与选择 定期考察与监督供应商制造质量控制全过程 3 协助采购员选择供应商 4 从研发部门获取设计图纸与技术规范 及时向供应商提供完整的技术要求并解答 供应商的技术问题 5 发展新的物料来源 帮助 CEG 采购人员建立寻找供应商的方法 必要时提供潜在 的供应商资料 6 处理来料质量问题 监控供应商的纠正行动 及时向品质 CEG 的成员和负责人提 交质量报告 7 参加新产品评审会议 更新和维护相关文档 8 辅助采购业务战略的制定 完成采购业务目标 9 从技术方面分析客户需求 10 定期提交市场技术变化趋势分析报告 11 维护更新有关供应商产品及概况的工程文档资料 12 对业务流程提出改进和优化的建议 同时在行业间的交流和公司采购业务建设方 面提出自己的见解 二 采购员 生产采购 工作职责 1 在保证供应能力与华为采购战略性收益的基础上 与采购工程师一起高 标准的满 足顾客需求 在提高华为公司核心竞争力的前提下 降低采购的综合成本 2 管理指定业务范围内的采购活动 包括合同的管理 定单的管理 供货时间表 与 供应商的协商 供需例外情况的处理 3 与 CEG 密切合作 就合同的签定与执行 与供应商进行广泛而深入的磋商 进行 有关采购的承诺 与采购工程师以及其他组织成员密切合作 控制性价比 4 准确 有效 完整的执行采购流程 处理各种例外事件 5 熟知并了解华为产品的市场与物料需求状况 运用各种手段 以最低的成本 保证 最佳的质量与及时的供货 6 运用数量的杠杆 采购合同评价与管理供应商 7 监控供应商执行情况及其改正措施以保证和合同的术语 商务条款 服务条款的 条 件相一致 三 采购员 行政采购 工作职责 1 从商务 如送货 服务 全面的质量 许可证等 分析客户需求 完成商品采购与 服务 2 在指定责任范围内 参与商务谈判与评定 根据授权与确定的供应商承诺签单 满 足客户的需求 同时保持最优的价格和质量 3 支撑具体的采购行为 在采购 PT 小组的业务流程中 担当起主导作用 4 与 CEG 和采购组配合 发展新的物料来源 帮助建立寻找供应商的方法 提供可 获得供应商名单 5 与采购工程师作为一个团队一起工作 在指定物品的采购上 达到成本节约的目标 6 在影响供应操作和华为供应的问题上 与供应商进行沟通和协商 向 CEG 反应供 应商的供应能力和解决问题的响应能力 参与对供应商的评估和选择 7 与采购工程师一起建立 执行 跟踪项目计划 8 关注行业变化 主动搜集并分析所负责物料的市场信息 帮助 CEG 选择供应商 9 主动发现并分析业务操作中的可改善点 向合同管理处提供 IT 和流程优化方面的 建议 10 辅助采购业务战略的制定 完成采购业务目标 四 合同管理工程师工作职责 1 负责行政采购中心 ISO9000 QCC 流程 培训推行工作 2 负责行政采购中心 IT 建设和维护 优化业务流程 提高行政采购中心 整体运作绩 效 3 负责拟制行政采购中心的每月工作简报 4 跟踪和管理从申购 认证 下单 到货 付款的全过程 每周例行检查和跟踪处理 未及时认证 未及时下单和未及时到货情况 5 负责行政采购中心部门和个人绩效 考核 6 负责非生产 含华为电气 华为集成 采购订单和合同的审核 批准和归档 7 负责非生产进口物料采购付款单据规范性 正确性审核 并及时将单据传递给采购 结算中心 合理分配资金计划 8 支持和协助采购专家团的运作 提供采购专家团所需的信息 并协助执行 9 负 责组织非生产物品采购的招标和框架采购 10 负责生产配套设备的认证需求管理 非生产物料的编码管理和维护 12 负责对外部门接口协调 如外部门的投诉 例外异常情况的处理 第二节 采购员 生产采购 资格测评标准 第三节 Buyer 专业技能测评操作细则 一 基本按照 IBM 的模式 二 分为 基础知识 公司知识 专业知识 周边知识 业务技能 基本业务技能 谈判技能 财务应用技能 市场分析技能 协调能力 项目管理 沟通能力 共 三部分 九单元 二十九要素 三 等级标准共有三级 Clerk 与 Buyer 高级 Buyer 主任 Buyer 四 技能等级的测评以自评加组织评价 自评 参考每一要素的技能标准要求 自我对照 给出评价等级 有些技能需要 有 3 5 个典型案例以佐证 依据每一要素的自评结果 综合得出最终等级 组织评价 笔试 答辩 笔试以采购总部的统一考试为主 答辩以自述 提交案例 论文 提问作答为主 答辩成绩要加进工作表现的分数 提交的论文要涉及 对采购的理解 供应商关系的处理 对组织的理解 对如何 做好 Buyer 的思想认识与行动计划 理论与经验已达到程度的描述 处事心态 教育 及工作经历背景的介绍等内容 五 评价结果与对应等级的确定 依据对各要素的评价结果所对应的技能级别 已达到和超过某一等级要求的累 计数 29 的 60 18 即确认初评达标 同时针对该级别还没有达标的项目 做出 2 3 个月的培训提高计划 届时重新提请审核 将重点对有改进提高计划的要素审核 方式为组织评议或集体答辩 当这些改进项目达标完成 申请人可以依据自身情况 提出更高等级的资格申 请 新的审核将针对所有要素进行评议 自评做为评议的参考 以组织评价为最终评价结果 六 评价结果与薪酬挂钩 由干部部做出与等级对应的工资区段 再结合测评结果与申请人目前薪资标准 进行相应的调整 提高或降低 薪资标准可以按照标准级 中间级进行间隔 即 Buyer Buyer 高级 Buyer 高级 Buyer 主任 Buyer 比 Buyer 低的 可 以再设 Clerk 调整的工资 以浮动工资的形式予以备案 在经过培训提高并经过重新评议或 测评的 可以立即恢复或提高 七 培训计划的确定 培训计划应是针对个人与主管共同确认的不足部分 提出 短期的应该达 到的目标 并 SMART 化 八 参加测评的人员范围 正在从事采购业务的采购人员 享有同等的机会 指标不做限制 可以多次申请 华为技术有限公司采购总部 华为采字 1999 018 号 签发人 采购专业任职资格管理制度 暂行 为提高采购人员的专业水平 建立一支职业化的采购队伍和落 实采购人员晋升制度 实行采购人员专业任职资格认证 对采购人员的专业知识 工 作技能等方面进行考核 认证 培养采购人员职业化 促进采购工作的规范化 从而 提高采购工作绩效 一 目的 1 通过采购专业任职资格的测评 认证 促进采购工作的规范化 提升采购人员职 业化水平 2 建立采购人员的职业发展通道 促进采购人员进行有效培训和自我提高 3 为晋升 薪酬等人力资源管理工作提供重要依据 二 原则 1 以了解专业知识为基础 2 以掌握核心技能为中心 3 以取得工作成绩为导 向 三 衡量要求 1 采购专业任职资格标准 采购专业任职资格各级标准 主要包括专业知识 业务技能方面的内容 详细内容 请见 采购员任职资格标准 采购工程师任职资格标准 2 工作绩效要求 季度 年度工作目标完成百分率 季度 年度工作目标完成效果 四 采购专业任职资格等级 一 采购员 1 采购员 支持具体的采购行为 根据授权 与确定的供应商承诺签单 跟单 按 要求安排交货 2 高级采购员 分析顾客需求 安排 合同 特别要丛商务角度 如送货 服务 全 面的质量 许可证等 来分析 采购商品与服务 根据授权 与确定的供应商承诺签 单 满足客户的需求 同时保持最优的价格和质量 3 主任采购员 监督行业变化 对现在的实践工作保持清醒的认识 进行供应商评 估与选择 推荐与贯彻各种改进 包括业务流程 国际性的沟通交流和员工技能等方 面 二 采购工程师 1 采购工程师 对供应商管理在技术和工程问题负责 确保以最优的成本获得满足 品质要求的物料 可能的情况下 设计采购流程 方法 采购技术和策略 从品质和 技术方面分析报价单 并从工程的角度推荐最优的供应商 代表华为处理最基本的供 应商反馈 2 高级采购工程师 负责设计和贯彻实施其所负责物料的技术方面的采购规划 协 调同供应商之间的关系 确保特定采购目标的达成 如最优的采购成本 品质和及时 交货 设计具体的采购方法 流程 技术 设施并组织必须的 相关的培训 3 主任采购工程师 负责设计和贯彻实施技术方面的整体采购规划 协调同供应商 之间的关系 确保特定采购目标的达成 如最优的采购成本 品质 和及时交货 设 计具体的采购方法 流程 技术 设施 并组织必须的 相关的培训 五 采购专业任职资格考评 考评分两个阶段 1 自我检查 个人对照标准进行自检 确定自己申请认证的级别 找出达标点和不足点 准备证据 提出申请 准备答辩 2 考评认证 采取答辩的形式 答辩由部门一把手主持 组织认证小组 依据任命 在 申请人自述的基础上 提问考评 并检查申请人过去采购的行为和采购业绩 综合进 行测评 采购专业任职资格认证是以 采购专业任职资格标准 为依据 以实际工作绩效为 基础 注重工作行为的一种认证方法 它强调的是 干出了什么 而不是 能干什么 和知道什么 其认证的依据来自实际工作表现和工作成绩 采购专业任职资格的晋升 在资格标准考评的基础上 关注工作能力和绩效 并注意考察任职者的品德 素质 经验及认证改进情况 1 首先 申请人了解标准的内容以及进行认证的意义和目的 对照级别定义和 任职资格标准 对自己进行初步评估以决定进行申请哪一级的资格认证 原则上申 请的资格级别是从低级开始 只有低一级的资格经认证达标 方可申请高一级的资格 认证 不可以越级申请 准备有关的证据 资料 填写申请表 向任职资格管理处提 出一定级别的认证申请 2 任职资格管理处接受申请人提出的申请后 进行资格审核 并与申请人一起 制订认证计划 3 任职资格管理处组织测试 笔试 测试主要是指依据专业任职资格标准的 要求 通过考试等手段对申请人的专业知识 技能的鉴定 测试采取批处理的方式进 行 每年进行 2 3 次 根据需要确定具体的测试时间 任职资格管理处在每次测试前 1 个月发出通知 测试合格的成绩在两年内有效 4 对测试成绩合格者 由任职资格管理处组织 由考评小组实施对申请人进行 资格答辩 答辩是指依据专业任职资格标准的要求及申请人所提供的资料 由考评小 组对申请人的专业知识 业务能力的集体考评 只有测试成绩合格和答辩通过 才算 通过专业任职资格标准的认证 5 测试成绩 85 以上为优秀 75 84 为良好 60 74 为及格 59 以下为不及格 答辩成绩也分为 A 优秀 B 良好 C 及格 D 不及格 四个等级 6 当申请人尚未达到标准的要求时 须制订相应的改进措施并在今后的工作中 加强学习 提高 申请人经过一段时间的改进后 可以申请重新参加测试和 或评议 7 当申请人达到标准的要求时 任职资格管理处将结果报专业评审委员会进行 评审 评审的内容包括测试和评议过程的规范性 结果的质量和一致性 8 对合格者颁发相应等级的专业任职资格证书 享受相应的待遇 结果两年内 有效 七 认证原则 1 客观公正原则 从申请人的实际工作表现出发 严格按照标准确定认证结果 全面了解 标准的所有基础知识 业务技能都要进行认证 注重实绩 结合 业务重点 注重具体实例 尤其是关键指标的完成情况 判断公正 是否做到 程度如何 是否形成习惯 2 有序可循原则 认证标准的选择 内容的设置 活动的安排与实施 要充分结合申请人以及各部门 的实际情况 配合原有工作程序 尽量减少额外工作 确保认证高效简洁 组织有序 人员选择有序 任命的答辩小组人员 基本上是本部门基层主管和业 务骨干 与他们平时的管理员工 辅导员工职责是一致的 取证有序 申请人讲述 的证据 案例 要与实际工作相结合 切不要为认证造证据 改进有序 申请人的业务知识和能力的改进要与日常工作相结合 最终还是体现 在工作绩效的提高 3 认证与辅导相结合原则 任职资格认证的实施 要既认证又指导 边认证边指导 促进采购专业人员技能的 不断提高 八 认证过程 1 准备阶段 在认证之前 认证双方应做好充分的准备 准备工作是资格认证工 作质量和效率的重要保证 必须予以高度重视 申请人应掌握以下内容 标准的关键点极其要求 采购行为自检情况分析及提交 收集证据的方法 回答问题的方法 认证小组应掌握以下内容 资格标准 关键行为和关键指标的准确含义及要点 面谈提问等认证方法 判断是否达标的准则 制定改进计划的方法 申请人测评结果的应用 2 取证阶段 根据认证计划 申请人和认证小组针对工作特点正确整理有关文档 案例等证据 证据要具备三性 真实性 有效性 充分性 3 答辩阶段 认证小组与申请人围绕资格标准和关键行为 关键指标就实际工作开展交流 肯定 申请人已有的经验 正确的行为和取得的成绩 同时分析存在的问题和解决的办法 包括个人行为改进及部门规章制度的制定等 双方一起参加 关注案例 案例要具体 做好记录 4 反馈阶段 认证小组在对申请人进行反馈时 不仅要简要说明认证结果 而且要逐项详细说明 特别是对申请人有疑问的方面 对达标的部分要予以肯定 以鼓励申请人在采购工作中保持良好的职业行为习惯 反馈时 要明确说明可操作的改进计划 证据不足时 要说明再取证的主要内容 方法和时间 在面谈等认证过程中发现不正确的操作及结果时 申请人应及时反馈给认证小组 以保证认证质量 对在认证过程中一些主观的错误和问题 可向干部处申诉 认证证据 案例记录和认证结果等 由认证小组 申请人双方签字确认 5 改进阶段 申请人根据改进计划 在实际工作中进行 主管在适当的时候给予在职辅导 并督 促改进活动的开展 在此阶段 由任职资格管理处对申请人在认证中谈到的内容和提供的证据清单进行 抽查验证 或者取第三方证词 以便在下一轮认证中使用 6 复核 采购专业任职资格认证是职业能力的认证 工作技能的认证 它强调工作表现的一 贯性和科学性 不论何时何地 申请人符合标准的行为应该成为一种职业习惯 而不 是偶然为之的现象 所以 在认证工作完成一个循环之后 有必要对认证的结果进行 抽查 跟踪 确认 复核时间距第一次研讨 1 3 个月 复核工作是周期性的 直到认证小组确信申请 人行为养成了职业化习惯 7 认证阶段输出 认证记录 认证结果 认证记录与认证结果存入员工档案 九 附 1 采购工程师任职资格标准 2 采购员任职资格标准