2018年财务报销、付款流程制度

1 谢谢集团财务报销 付款管理流程制度 1 0 编号 CW 201801 REV1 0 1 概要 1 1 本报销 付款管理流程制度适用于谢谢 以下简称集团公司 及下属分 子公司 以下简称子公司 在日常运营管理中用于公司业务所产生的费用 它仅 限于公司业务相关的费用才可申请报销或付款 公司不予承担用于任何个人性质 的费用 1 2 费用报销 付款的经办人和部门审核人对报销和付款业务的真实性 原始 票据的合法性负直接责任 审核审批人员对费用的审核审批负间接审核责任 1 3 集团 各子公司报销 付款审核 从 2018年 1月 1日开始全部在 OA系统 中完成 不允许走纸质审批 只有审批完成后 经办人才能打印 1 4 OA 系统审批结束后 由经办人将审批单从 OA打印 附上报销或付款原始单 据 交财务部出纳 财务部出纳有权对报销或者付款单后附的原始单据 如发票 合同协议 结算单等 的合法性 合规性进行复核 如果不符合要求的 出纳有 权退还经办人员 2 资金支付授权审批 为了有效地执行资金支付内部控制制度 规范资金支付审批程序 明确审 批权责 有效控制公司成本费用和资金风险 保证资金安全 提高资金使用效率 及减少审批环节 提高审批工作效率 特制定集团和子公司财务核决权限 2 1 集团公司财务核决权限 2 2 子公司财务核决权限 2 3 日常费用报销 请款流程操作 3 1 个人借支管理规定 3 1 1 借款人填写 OA 借支单 须附 借支申请 3 3 2 借支申请审批后 由财务出纳转帐到借支申请人工资卡上 出纳在转帐 用途栏写上 xx 项目借支款 3 3 3 超过一个月以上的借支 除备用金外 无特殊情况外 财务部门有权让 核算薪资部门应于当月实发工资中扣回 待报销后再支付 3 3 4 出差人员的出差费用原则上先自己垫付 公司不先预支 如果出差时间 长 或者垫付金额较大 员工无法垫支的 可以申请向公司借支 各公司情况不 同 可以根据实际情况写出具体操作方案 交集团财务中心备案 3 3 5 以上各项支出 原则上前款不清 后款不借 3 3 借支审核审批流程 子公司 经办人填写 OA填写 借支单 部门负责人审核 子公司财务经 理 子公司总经理审批 超过 5000元 集团财务总监审批 出纳办理付款 集团公司 经办人填写 OA填写 借支单 部门负责人审核 集团财务总 监审批 超过 5000元 集团总裁审批 出纳办理付款 3 2 预付货款和备用金的使用 必须依照下列规定办理 3 2 1 公司预付款项 是指按合同规定预先支付的货款 投标保证金等 根据合同和协议 招标文 3 件内容填写 OA申请 付款申请单 在 OA申请单附上相关附件 按 采购货款 支付流程审核审准后 出纳方可办理付款 付款手续不齐备的 出纳有权拒绝付 款 3 2 2 备用金由本人申请 说明具体用途 使用期限和限额 按 个人借支 审核流程审批后 到财务出纳办理 对刚成立的子公司没有成立财务部门前 可以实行备用金制度 由公司负责 人申请 报集团财务中心批准 3 3 3 支付预付款时 原则上需要先提供发票 如果未提供发票的 应当在在 以下规定的期限内凭报销发票等票据 填写 OA单据 经审批后 到财务部门报 销 零星采购十 天内报销 通过银行汇款支付的 在一个月内报销完毕 否则 财务部门有权通 知薪资编制部门从经办人工资中逐步扣回 4 日常费用报销管理流程规定 日常费用报销主要指日常业务发生的业务招待费 办公费用及低值易耗品 市场费用 快递运输 修缮费 通讯费 咨询费 招聘费 培训费 会务费等等 4 1 单据填写操作规范 凡是针对公司员工的报销或付款 只能填写 OA 费用报销单 对公付款 只能填写 OA 付款申请单 出差报销填写 OA 费用报销单时 对摘要内容金 额需要列示清晰 4 2 各项费用的报销 申请流程 子公司 经办人填写 OA填写 费用报销单 或者 付款申请单 部门负责人审 核 子公司财务经理 子公司总经理审批 超过 1000集团财务总监审批 出纳 办理付款 集团公司 经办人填写 OA填写 费用报销单 或者 付款申请单 部门负责人审核 集团财务总监审批 超过 1000集团总裁审批 出纳办理付款 4 3 各项费用报销 付款要求 4 3 1 交际费用 4 3 1 1 交际费用控制标准 集团公司业务交际费的控制标准 组织级别 上限标准 每人 元 总裁级 200 集团职能部门负责人 100 部门经理 60 4 注 需要酒水由申请本人到综合部申请领取 子公司业务交际费的控制标准 组织级别 上限标准 每人 元 总经理级 200 部门负责人 100 注 上海子公司需要酒水由申请本人到综合部申请领取 外地子公司根据实际情 况 公司需要统一订购酒水 由行政统一管理 4 3 1 2 交际费用报销要求 在出差地招待客人发生的酒水费用一般不能超过餐饮费 特殊情况需要写上 说明 公司员工陪待人数一般在 1 2人左右 特殊情况除外 业务交际费填写 OA报销单时 要关联已审批的业务交际费 费用申请单 否则 审核人员对没有审批的 费用申请单 报销单不能审批通过 报销发票必须是增值税发票 一般情况不能用定额发票 4 3 1 3 交际费申请 集团公司 经办人填写 OA 费用申请单 部门负责人审核 集团财务总监审核 金 额超 1000元 总裁审批 子公司 经办人填写 OA 费用申请表单 部门负责人审核 子公司总经理审批 金额超 1000元 集团财务总监审批 金额超 1500元 总裁审批 4 3 1 4 报销审核流程 集团公司 经办人填写 OA 费用报销单 部门负责人审核 集团财务总监 审批 子公司 经办人填写 OA 费用报销单 部门负责人审核 财务经理审核 总经理审批 4 3 2 办公费用 办公用品是指单位价值低于 2000元 或使用年限在一年以下的物品 对办 公用品和低值易耗品的购买 领用 保管按照人力行政部门下发的 办公用品管 理 制度执行 4 3 2 1 办公用品供应商管理 每年度未 集团行政部门对本年度或者下年度常用办公用品清单进行整理 清单详细说明各品种规格 品牌及质量要求 并寻找三家以上合格供应商进行报 价 报价清单加盖公章 联系电话 联系人等要求 将报价单交财务部审核 讨 论和决定供应商 供应商确定后 本年度的采购价格保持不变 集团及子公司统一在确定的供 应商进行集中采购 5 4 3 2 2 请购及发放流程 各部门填写 请购单 部门负责人签字 人力行政负责人审批 超预算的 走费用申请流程 办公用品由人事行政人员验收 在供应商送货单上签字 发放由行政人员 统一发放 并让财务经办人签字 4 3 2 3 报销流程要求 付款申请单 后面必须附上 采购发票 送货单签字联 领用表及部门 办公用品耗用汇总表 4 3 3 市场费用 4 3 3 1 市场费用管理 市场策划 市场活动 发布会 招商会以及与市场活动和营销相关的费用均 属于市场费用 市场费用主要包括展会费 发布会 招商会 产品推广费 户外 广告费 DM 宣传费用等 所有市场费用须有策划方案和费用预算 费用预算报总 经理审批后实施 市场费用有年度 季度预算的 对每个项目相应详细方案和明细预算金额 可以不用申请 如果没有 必须提供相关方案和费用预算 费用审批如下 子公司总经理提交 集团分管副总裁审核 集团财务负责人审核 总裁审批 4 3 3 2 市场费用支付管理 活动方案需要第三方供应商支持协助 活动前与供应商签订产品或者劳务服 务合同 按合同审批流程审核完毕 活动结束后 办理付款 或者活动前预付 货款 需要提供以下单据 有预付款情形 必须有相应合同复印件 支付合同最后一笔货款时 需要提 供相关产品或服务增值税专用发票 及相应业务事项的证明资料 如报纸和杂志 广告发布完毕后 还需提供广告已经发布的相关报纸和杂志 印刷 制作活动用 物品在报销时 提供印刷品或者物品验收单或者入库单 灯箱广告需要提供灯箱 广告发布的照片 展会 发布会提供展会和发布会现场照片等 4 3 4 快递物流费用 由行政人员负责寻找物流运输公司 签订运输合同时 必须将对方提供营业 执照 税务登记证及相关复印件及运输合同交财务部 申请支付时 填写 OA 付 款申请单 上传 单据后附 以下内容 增值税专用发票 运输结算清单 对 方盖章 公司经办人签字确认 及合同复印件 行政人员在签订运输协议前 需要遵循供应商管理 询价 比价流程 4 3 5 招聘费 培训费等 相关费用必须有采购合同 按合同审批流程审批 合同审批后 按合同要求 在 OA编制 付款申请单 进行审核审批 报销付款要求 6 招聘费用在 OA申请付款时 在 付款申请单 附上招聘需求计划表 招聘合 同 招聘结束后 需要提供招聘人员的投入产出分析 培训费在 OA 付款申请单 附上 培训审批单 培训合同及相关增值税专用 发票 公司必须培训与公司业绩增长 且涉及的专业 管理方面的培训 与业绩 增长无关的培训一般不报销 所有培训先挂个人借支 培训结束后 20 日内培训 人员需要对本部门或者公司员工进行复训 复训之后 提供培训确认表 才能予 以报销 否则 相关培训费个人承担 5 固定资产购置审批流程 固定资产指单位价值在 2000元 含 以上的 或者使用时间较长 三年以 上 且有实物形态的资产 如电脑 空调 打印机等等 5 1 申购 支付流程 子公司 经办人填写 固定资产申购表 人事行政部门负责人审核 子公 司总经理审核 超过金额权限 财务总监审核 集团总裁审批 集团公司 经办人填写 固定资产申购表 人事行政部门负责人审核 集 团财务总监审核 集团总裁审批 5 2 流程操作说明 5 2 1 购置固定资产申购审批后 由资产使用部门将批准的 固定资产申购表 交行政部门 行政部门进行询价 在确定的 3家合格供应商进行报价 填制价格 审批表报批审核 之后进行合同起草 5 2 2固定资产采购合同签订后 将原件交财务部一份 5 2 3 资产购置后 有相关使用部门进行验收 并出具固定资产验收报告 行 政部门将购置资产的增值税专用发票 固定资产申购表 供应商价格审批表 验 收报告等相关单据整理后 编制 OA 付款申请单 经审批后到财务部门办理付 款 需要支付预付款项的 OA 编制 付款申请单 经部门主管审批后 附上批准的 固定资产申购表 和 固定资产采购合同 等 交财务部申请付款 固定资 产验收报告必须有使用部门和管理部门签字 固定资产全部由行政部门负责购买 如果固定资产有特殊要求 由需求部门和技术部门协助采购部门 6 供应商货款支付审批 6 1 供应商管理 各公司根据业务需要 每年底对供应商进行评估和评选 选出三家合格供应 商 供应商不限于产品采购或提供劳务服务 办公用品 电脑等固定资产类采购 由行政负责 合格供应商评选和确定审批流程 采购部门负责提供同类产品备选供应商 4 5 家 总经理组织评选 成本 小组讨论确定 7 成本小组人员包括 总经理 采购负责人 财务经理等人员组成 6 2 采购报价管理 6 2 1 行政类采购 公司办公用品当年采购物品 提交给备选合格供应商进行报价 按报价成本 较低的确定 采购价格确定一年无变化 除非市场行情有很大波动的除外 6 2 2 非行政类公司业务采购 公司货物 含图文设计 采购 每年初对合格供应商进行评选 按类别确定 三家以上的供应商 供应商的确定按公司采购流程制度执行 6 2 3 如果不能将采购价格锁定一个固定价格的 采用以下方式 采购 含分包 经办人将采购产品或提供劳务 需要提供给三家合格供应商 要求供应商在同一时点提供报价单 报价单必须盖上公章 将报价单抄描发送 到公司指定邮箱 之后由公司专人将报价单打印交公司 产品或服务采购金额 50 万元以内由子公司 大于 50万交集团 成本小组确定 如果采购产品在年度采 购协议中确定了产品价格情形的 前款 50万规定要求不存在 6 2 4 采购 或分包 经办人 根据成本小组确定的供应商 拟订采购合同 按采购合同审批流程如下 子公司 经办人填写 OA 合同审批单 部门负责人审核 集团法务审核 子公司 总经理审批 金额超 20000元 集团财务总监审批 超过 50000 万元 总 裁审批 集团公司 经办人填写 OA 合同审批单 部门负责人审核 财务经理 集团法务 审核 集团财务总监 超过 2000 万元 总裁审批 6 3 采购付款审批 6 3 1 月资金支付计划表 每月 25号集团财务部 各子公司财务部组织本公司编制下月资金计划使用 表 经子公司总经理 集团财务负责人和总裁审批后 下月按计划表安排付款 6 3 2 付款审批 子公司 经办人填写 OA 付款申请单 部门负责人审核 子公司财务经理审核 子公司总经理 金额超 20000元 集团财务总监审批 金额超 50000元 总 裁审批 集团公司 经办人填写 OA 付款申请单 部门负责人审核 集团财务总监审批 金额超 50000元 总裁审批 7 薪资 社保支付管理 8 7 1 薪资 社保审核管理 集团公司 子公司的薪资每月由各级人事专员编制 工资明细编制后每月 8 号前发给财务负责人审核 审核无误后 再编制 OA 付款申请单 对应的工资发 放流程 集团公司 人事薪资专员编制 人事行政负责人审核 财务总监审核 总裁审批 出纳 办理付款 子公司 子公司人事薪资专员编制 子公司财务经理审核 子公司总经理 集团财务 总监审批 出纳办理付款 7 2 薪资编制 发放管理 7 2 1 薪资包含基本工资 奖金和补贴 一起计入当月工资 计算个人所得税 7 2 2 薪资审批后 人事薪资专员编制薪资汇总表 按公司 部门编制 和薪 资发放表交财务出纳 7 2 3 对代扣员工个人承担的社保 每月薪资专员必须与财务会计核对确认 8 房租 物业费管理 8 1 租赁 物业费 租赁合同 出租方必须是具有可以出租权利的单位或者个人 签订合同时出 租方必须提供房屋产权证原件 出租方为转租人时 除提供房屋产权证原件外还 必须提供房屋产权人同意其转租的相关证明 因租用私有住房而发生的租赁费必须要求私有房屋房主到所属地方税务局开 具税务局统一发票 公司不承担由此产生的个人所得税 必须与房主签署相关合 同并在租赁合同中包含水电费开支条款 条款中必须有水电费单价标准 水电费 开支必须依据合同事宜进行申请 否则财务部不予办理付款 8 2 合同审批流程 子公司 行政部门经办人填写 OA 合同审批单 部门负责人审核 财务经 理审核 集团法务审核 公司总经理审批 超过 20000 集团财务总监和总裁 审批 集团公司 行政部门经办人填写 OA 合同审批单 部门负责人审核 法务审 核 集团财务总监审核 集团总裁批 8 3 租赁费 物业费支付审批 子公司 行政部门经办人填写 OA 付款申请单 部门负责人审核 财务经 理审核 公司总经理审批 出纳付款 集团公司 行政部门经办人填写 OA 付款申请单 部门负责人审核 集团 财务总监审核 出纳付款 9 8 4 房租物业费管理 每年度行政部门与物业管理签订租赁合同时 按公司实际使用面积分配后 每公司主体分别与物业公司签订租赁协议 租赁费 物业和水电费有公用费用 需要进行分摊给各公司及职能部门 水 电费用在报销付款时 需要提供上月电度清单 本月用电 水 量及计算金额的 清单 9 其他方面 9 1 经办人报销 付款的原始发票必须是合法的票据 主要包括增值税发票 行政事业性收据等 对企业开具的收据 白条等不属于合法性票据 财务部门拒 收 9 2 费用支付要求 9 2 1 日常报销 付款时间为每周一和周四下午一点至五点 9 2 2 大额现金支出 人民币 10000元以上 请提前一天告知财务出纳 9 3 所有填写 付款申请单 的付款 只能通过对公转让 一般情况下 不能 使用现金支付 费用报销单 出纳通过银行转帐 支付到个人工资卡 写明支 付用途 10 罚则及其他 为规范 简化审核流程 严肃审核要求 提高经办人 审核审批人员的责任 对不负责任的经办人 审核审批人 如经查实 进行如下处罚 10 1 经办人提供虚假的报销和付款 给公司造成损失的 经办人全部赔偿 并 处于 2000元罚款 同时公司通报批评 对本单据审核审批人各处罚 1000元 10 2 在审核过程中 审核不严格 上一审核人查出下级审核错误的 如果一个 月中查出超过 3次 含 对相关审核人每超出一次 处罚 500元 10 3 如果审批单据被支付 给公司造成损失的 经办人承担 60 的赔偿责任 审核审批人各承担 10 的责任 10 4 财务经理 出纳人员对报销 付款的票据负有审核责任 如果发现假票据 及时告知经办人 并退回经办人 如果检查核对不仔细 未发现 后被审计人员 税务人员查出 给公司造成损失的 需要承担相关责任 10 5 上述情况被处罚的 罚款由财务负责人统计 交人事薪酬专员从相关人员 工资中扣除 10 6 为提高审核效率 如果某一审核在某一审核人停留 24小时未审核 系统 提示 如果超过 48小时 含 还未审核的 如果不符合要求 也未退回 情形 的 审核人处罚 50元 单 按系统提示由 IT人员统计 交相关人员确认后 交 人事扣款 相关扣款用于奖励当月能及时审核 无错误的审核审批人员 10 7 关于零星采购 无正当票据的支付按另行办法规定执行 10 8 如果各子公司总经理需要在本人审批环节前增加其他人员审核的 可以自 10 行决定 同时将亲自签名的纸质授权书交集团财务中心备案 10 9 差旅费报销制度见 陆道集团 2018年差旅费报销管理制度 1 0 11 本流程制度由集团财务中心负责修订 解释和培训 从 2018年 1月 1日 起试行