云南省基本药物集中采购交易系统配送企业端操作手册

云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 1 页 共 29 页 云南省基本药物集中采购 交易系统 基层医疗机构 版本 V2 60 配送企业操作手册 云南省药品集中采购平台 2016 年 03 月 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 2 页 共 29 页 注 1 内容部分同样对做出修改的部分进行了标蓝加粗 目录 欢迎使用云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 3 关于这本用户手册 3 第一章 产品介绍 4 1 1 使用须知 4 1 2 产品快照 4 1 3 常见问题 5 1 3 1 系统无法登录 5 1 3 2 忘记账号和密码 5 1 3 3 如何提交对系统的改进意见 6 1 3 4 遇到问题如何获得服务支持 6 第二章 新的采购流程 7 2 1 新的采购流程 7 第三章 配送企业操作流程 9 3 1 订单配送 9 3 2 新建验收单 9 3 3 上传物流信息 10 3 4 新建支付单 11 3 5 等待政府采购和出让中心审核支付单 11 3 6 退货管理 11 第四章 配送企业操作流程 11 4 1 药品库管理 11 4 2 订单管理 12 4 3 验收单管理 14 4 4 申请支付管理 17 4 5 退货管理 19 4 6 相关订单 19 4 7 企业支付情况追踪 20 4 9 配送企业信用考核积分 22 4 10 药品采购量数据分析 22 4 11 子公司管理 23 4 12 异议订单查看 23 4 13 撤销单汇总查看 24 4 14 消息管理 25 4 15 意见管理 27 4 16 平台咨询 28 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 3 页 共 29 页 4 17 操作帮助 29 欢迎使用云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 感谢您使用云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 关于这本用户手册 产品用户手册包含所有当您在使用云南省基本药物集中采购交易 系统 基层医疗机构 时所用到的信息 用户手册的编排方式 用户手册是由下面内容所组成 配送企业操作指南 具体描述云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 的 每一项功能 手册安排遵循常规的采购流程 对功能模块逐一描述 力求使您在使用中没有疑惑 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 4 页 共 29 页 采购系统操作流程 说明云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企 业的使用权限 您还会从本手册中解到该系统是如何利用数字化取代 繁复琐碎的人工统计 为您的采购带来无尽的便利 第一章 产品介绍 1 1 使用须知 请对照列表检查您的操作系统是否符合下面的基本要求 序号 硬件或软件 客户端环境最低配置 1 CPU P3 900MHz 2 内存 256 M 3 硬盘空间 1000 M 4 移动存储 128M 5 显示器 1024 768 256 色 分辨率 6 网络 256K 带宽 7 操作系统 Windows 系列 8 浏览器 Internet Explorer 6 0 9 软件环境 netframework2 0 框架 1 2 产品快照 配送企业操纵界面 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 5 页 共 29 页 本系统有以下五大特点 1 安全性 与司法部门合作确保安全 2 规范性 完全符合卫生部有关规定 3 灵活性 用户单位完全个性化操作 4 先进性 用最先进的技术维护系统 5 准确性 药品结算金额的准确性 1 3 常见问题 1 3 1 系统无法登录 系统无法登录通常包括账号密码输入错误 用户电脑未连接上网或者 网络出现问题 服务器发生故障等原因 可能由于关闭内部网络对外的连接端口 也可能导致系统无法登录 出现此类问题时 请将网络端口打开 再进行系统登录 1 3 2 忘记账号和密码 忘记账号和密码后 由服务人员协助查询账户名称和重置密码 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 6 页 共 29 页 密码以加密方式存储 无法找回密码 只能重置密码 1 3 3 如何提交对系统的改进意见 您可以通过与服务人员直接沟通 把您对系统的改进意见通过电话 书面等方式进行提交 服务人员会及时对您所提出的意见和建议进行反馈 1 3 4 遇到问题如何获得服务支持 如果您遇见问题 您可以拨打服务人员的服务电话获得在线的服务支 持和现场的服务支持 服务人员的联系方式 政策咨询 0871 65342955 0871 65512667 技术咨询 0871 65165512 0871 65379183 常见问题出现原因及解决方案如下 1 登陆系统 1 1 登录失败 提示 用户名或密码错误 时 该如何解决 答 这个问题出现的原因有可能是你的密码或用户名输入有误 请检查你的用户名及密码是否输入正确 若输入正确 则可能是你的 密码不正确 这时 需要致电之政府采购和出让中心申请密码重置 1 2 登陆失败 提示 用户未启用 该如何解决 答 这个问题出现的原因是因为你的账号没有启用 激活 此 时只能致电政府采购和出让中心进行帐户启用 2 其他问题 2 1 打印的时候或有弹出窗口的时候页面不显示 是怎么回事 答 此时需要设置浏览弹出程序阻止程序 一般在浏览器 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 7 页 共 29 页 上方会出现一个拦截程序 点击允许就可以了 第二章 新的采购流程 2 1 新的采购流程 新流程中与原有流程主要变化有 1 调整生产企业及配送企业考核周期为上月 25 到本月 24 为止 考核计算方式不变 2 调整生产企业考核规则 自 2015 年 5 月 25 日起 对月度考核 违约的药品品规 将继续按原定流程对生产企业发送警告消息 予以警告 警告由原来的一次警告改为二次警告 对第二次警 告无效的 中心将对违约品规按解除合同处理 在新系统上线 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 8 页 共 29 页 后 生产企业违规次数清零重新计 冻结记录保留 当药品 违规次数大于 2 时 该生产企业药品被终止交易 解除合同 小于等于 2 时 生产企业被警告 3 调整生产企业设置配送关系时间 自 2015 年 5 月 25 日起 对 生产企业设置配送关系的时间将统一调整为按月进行 具体时 间为每月考核结束后第二天起的 72 小时内 其余时间不能设 置配送关系 与此对应的每月最后一次提单日将在配送关系设 定结束后的第二天进行 例 6 月 24 日进行当月度考核 则 25 至 27 日为生产企业设置配送关系时间 28 日为提单日 配送关系设定可根据情况人工调整 如缩短为 48 小时或 36 小时 4 配送企业端取消上传支付申请单操作 保留提交支付申请单 保留打印功能 5 配送企业新建支付申请单时 取消每个支付申请单只能添加 20 条验收单的限制 修改每个支付申请单可以添加 40 条验收单 6 配送企业新建支付申请单时 在添加验收单页面 新增排序方 式查询条件 可以按照验收单金额 验收单建单时间排序 7 中心财务端取消支付申请单两级审核操作 配送企业提交支付 申请单后 默认审核通过 8 每个客户端 即医院 企业 卫生局等 新增消息批量处理功能 新增批量阅读功能 实际批量将消息修改为已阅读状态 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 9 页 共 29 页 9 配送企业订单管理模块中 查看配送关系进行调整限制 配送 企业查看的配送关系只显示改配送企业目前可以配送的药品 该药品目前处于启用状态 第三章 配送企业操作流程 3 1 订单配送 医疗机构采购的药品经生产企业 政府采购和出让中心 分流到配送 企业 配送企业可以先点击配送 医院验收入库之前将批号有效期补充完 整 否则医院不能验收入库 注 1 对于分批配送的药品 所有的药品必须都要在规定的时间内配 送完成 否则将该订单的全部药品按平台规则给予撤销 2 批号有效期在配送时不是必填项 但企业需在医院验收入库之 前将批号有效期补充完整 3 2 新建验收单 配送企业配送药品后 便可新建验收单 点击 新建验收单 系统会 自动生成验收单的名称 配送企业也可以根据自己的需要来命名 选择 医疗机构并填写备注 点击下一步进入到验收单管理页面 点击查看验收 单名称查看验收单明细信息 在验收单管理页面 对确认无误的验收单 企业必须点击 确认验收 单 确认验收单相当于对验收单打包 后面企业上传物流信息 医院入 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 10 页 共 29 页 库 医院评价都以这个包为单位 确认验收单后 不能对验收单整单删除 或者删除明细 注 1 取消双线验收后 企业不可以再提交上传验收单 但必须建 立验收单 物流信息还是以验收单为单位进行上传 2 处于退货流程中的药品不能加入到验收单 3 对于没有入围此次遴选名单的配送企业 由于历史数据的存 在 企业还可以继续配送没有超过时限的历史订单 企业也需在药品送达 医院后 点击 到货确认 按钮 3 3 上传物流信息 验收单确认后 待药品送达医院后 企业通过企业接口程序 以包为 单位向平台上传物流信息 注 1 没有遴选上的配送企业在处理历史数据时 需点击 到货确认 按 钮 2 上传物流信息后 医院可能会对物流提出异议 请配送企业及时查 看消息或在 订单管理 异议订单查询 的 实时异议订单查询 页 面查询未入库的异议订单 并在入库前及时与医院协商 未入库的异议订 单异议状态在入库前仍可修改 当配送企业上传送达时间后 医院进行验收入库 订单提交后的第 8 天 24 时时刻起 满 8 天 192 小时 仍未能验收入库的 系统自动验 收入库 验收单需要医疗机构审核 企业才可以直接进入收款环节 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 11 页 共 29 页 3 4 新建支付单 点击新建支付单时 系统会自动生成支付单名称 企业可以根据 自己的需求重新命名 填写备注 点击下一步按钮 进入到添加支付单 明细页面 选择加入支付单 添加支付单完成后 点击制单完成 此时支 付单新建完成 3 5 等待政府采购和出让中心审核支付单 配送企业提交支付单后 政府采购和出让中心财务处对配送企业上传 的支付单扫描件进行审核 首先进行支付单的初审 初审通过之后 进行 支付单复审 初审 复审通过后 对配送企业进行相应的支付操作 3 6 退货管理 医疗机构因为某些原因 要进行药品的退货 写明原因之后 经过卫 生局和政府采购和出让中心的审核通过后 提交给配送企业 配送企业只 能确认退货 注 对于过期药品配送企业有义务为医院免费更换药品 第四章 配送企业操作流程 4 1 药品库管理 显示政府采购和出让中心提供的所有采购药品目录 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 12 页 共 29 页 在导航栏的 药品库管理 中选择 药品库查询 显示采购目录 仅供查询 4 2 订单管理 4 2 1 订单配送 未配送 显示生产企业待配送的药品 配送企业可以在订单配送中查看到需要配送的药品 配送企业填 写配送数量 提交配送 在配送企业的订单管理中 点击订单配送 可以查看医疗机构所 购买的药品 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 13 页 共 29 页 点击 采购量 可以查看各个卫生室的采购情况 增加 采购订单备注 将鼠标放到 采购订单备注 相应要查看的 行 可以查看医院填写的备注信息 同时也可以导出查看 注 1 在配送药品时应将发票等相关手续随药品一同配送到基层医 疗机构 2 无论是全部配送还是分批配送 一个订单所有的药品必须在规 定的时间内进行配送 否则按平台规则给予撤销 部分配送 部分配送是配送企业配送药品时 不能对一个药品明细一次全部配送 当配送企业货源充足后可在 部分配送 中继续配送没配完的药品 该部 分药品也必须在规定时间内配送 已配送编辑 对已配送的订单进行查看和编辑 填写批号有效期 配送企业可以先点击配送 企业需在提交验收单或医院验收入库之 前将批号有效期补充完整 否则企业不能提交验收单或医院不能验收入库 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 14 页 共 29 页 4 2 2 订单签收入库查询 当医疗机构验收入库之后 在配送企业端的订单管理中 点击订单 签收入库查询 查看医疗机构是否已经入库 4 2 3 过期订单 查询已经超过配送期限的订单 4 2 4 订单查询 仅供查看 不做任何操作 4 3 验收单管理 显示配送企业所要开具的验收单信息 选择 新建验收单 取消双 线验收后 企业无需再打印验收单 选择 验收单管理 显示验收单的 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 15 页 共 29 页 基本信息 点击验收单名称可以查看验收单的详细信息 新增验收单 点击下一步 成功新建验收单成功后 可以选择所要加入验收单的订 单 如下图所示 当点击 制单完成 后 可进行打印验收单操作 验收单是医疗机构 的验收入库的凭据 企业对验收单确认无误后 必须点击 确认验收单 验 收单确认后 就将这个验收单打成了一个包 企业不能再对验收单做更改 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 16 页 共 29 页 对于没有入围此次遴选名单的配送企业 由于历史数据的存在 企 业还可以继续配送没有超过时限的历史订单 企业需在药品送达医院后 点击 到货确认 按钮 注 1 点击 确认验收单 后 请及时正确上传物流信息 若没有上传 物流信息或上传物流信息有误则会导致医院无法入库 取消双线验收 企 业不能再提交上传验收单 2 当医院对企业上传的物流信息提出异议时 配送企业将收到相关 消息 当配送企业与医院达成一致后 请及时联系医院 让医院在入库前 及时取消异议的订单 否则将影响配送企业的异议率考核 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 17 页 共 29 页 配送企业可以通过 验收单管理 明细状态查询 查看还有哪 些药品没有入库 同时也可以通过此功能查询药品是否已被加入验收单当 中 还可以查看哪些验收单还未填写送达信息 注 如果能在此功能中查询到药品明细 说明药品已被加入到验收单 当中 4 4 申请支付管理 当医院验收入库后 配送企业方可向政府采购和出让中心提交申请支 付单 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 18 页 共 29 页 当选择 新建申请支付单 新建完成之后提交给政府采购和出让中心 系 统默认审核通过 新建申请支付单 选择 申请支付单管理 可以查看是否成功把支付单提交给政府采购 和出让中心财务处 申请支付单管理 在点击未提交时显示的支付申请单状态为所有未提 交的支付申请单 可对未提交的支付申请单进行提交 在点击查看详细页 面时 可以看到相应支付申请单明细信息 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 19 页 共 29 页 4 5 退货管理 医疗机构退货的详细信息 选择 确认退货 可以查看医疗机构退货的原因 则配送企业予以 退货 医疗机构在提交退货单之后 经过卫生局 政府采购和出让中心合同 处审核 政府采购和出让中心合同处审核通过之后 提交给配送企业进行 退货 4 6 相关订单 配送企业可以实时监控药品的物流和药品的状态 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 20 页 共 29 页 点击订单详情可以更加形象的查看订单状态和物流信息 4 7 企业支付情况追踪 配送企业可以通过查询 支付申请单管理 查询支付申请单状态 来实时关注药款的支付状态 点击 支付申请单支付详情 会以流程图的方式展现给企业 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 21 页 共 29 页 注 当流程图全部变成绿色时 表示平台已支付完成 4 8 已支付申请单查询 4 月份之后 对企业的支付采用与银行信息接口的方式完成 银行 在支付完成之后 会把支付结果返回给平台 平台根据银行返回的结 果来更新支付申请单状态 银行反馈支付日期 为银行方面反馈给平台的银行支付时间 平 台更新时间 银行方面反馈付款结果的时间 这个时间并不一定代表 银行支付时间 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 22 页 共 29 页 4 9 配送企业信用考核积分 在菜单 统计管理中 中选择 配送企业信用积分 配送企业考核周期为上月 25 日至当月 24 日 计算方法 当月考 核诚信积分 A 药品到货得分 B 药品入库得分 C 药品配送量得分 D 服务得分 A 药品到货得分 48 小时以内到货率 4 分 B 药品入库得分 入库率 3 分 C 药品配送量得分 按一个考核周期内各配送企业已填写配送信 息的条数进行排序 配送信息数最多的配送企业为第一名 以此类推 后按该公式计算各配送企业该项得分 C Cn 1 配送企业 n 的名次 1 x 1 该县区配送企业数 D 药品配送伴随服务得分 满分 2 分 每次考核按一个考核周 期内所有批次的医院评价平均分数作为配送企业的药品配送伴随服务 得分计入总分 4 10 药品采购量数据分析 在平台 统计管理 药品采购量数据分析 平台新增了对药 品库存的查看 企业可以查看某一药品的库存情况 此处只能查看某 一药品是否有库存 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 23 页 共 29 页 4 11 子公司管理 平台新增子公司功能 配送企业在平台新建子公司后 可以将中标 县区分配给新建的子公司 一旦中标区域分配给子公司 总公司将不 能再配送该区域的订单 验收 收款环节也必须由子公司完成 总公 司只能查看子公司的执行情况 注 1 配送企业不能自行建立子公司 如果配送企业想在平台新建 子公司 需向平台申请 2 配送企业在申请新建子公司前 需保证申请的子公司已经完 成信息化对接工作 否则子公司将不能完成正常的采购流程 配送可以在 系统管理 子公司管理 查看子公司和子公 司配送的执行情况 配送可以点击 查看子公司信息 修改子公司的联系人和联系 电话 当子公司密码需要重置时 总公司可以在 系统管理 子用 户管理 勾选要重置密码的子公司 然后点击 重置密码 即可 4 12 异议订单查看 在菜单 订单管理 异议订单查询 中可以按已入库或未 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 24 页 共 29 页 入库分别进行异议订单查询 实时异议订单查询 页面中的数据异议状态在入库前可能会发 生变化 当医院对订单提出异议后 如果配送企业已和卫生院达成一 致 请及时联系医院 让医院在入库前及时取消异议 否则将影响配 送企业的异议率考核 已入库的异议订单异议状态将不能再改变 4 13 撤销单汇总查看 当订单被撤销时 可以在菜单 采购管理 撤销单汇总查看 中查看详细的撤销记录 配送企业也可以在首页直接点击 撤销单查看 直接跳转到该 页面 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 25 页 共 29 页 4 14 消息管理 当配送企业遇到问题时可以和卫生局 医院 中心之间互相发送 消息 点击 消息管理 新建消息 选择一个卫生局 医院或中 心部门 就可以把消息发送给对方 当配送企业想发送消息给卫生局或医院时 点击 医院 或 卫 生局 按钮 勾选一个医院或卫生局然后确定即可 当标题和内容都 填写完成后就可以发送消息了 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 26 页 共 29 页 当配送企业想发送消息给中心时 必须选择向哪个部门发送消息 点击 政府采购和出让中心 按钮 勾选相应的部门然后确定 当标 题和内容都填写完成后就可以发送消息了 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 27 页 共 29 页 4 15 意见管理 配送企业对药品采购平台有任何意见可以点击 意见管理 提出意见 向中心的某个部门提出自己的意见 点击 政府采购和出让中心 按钮 选择相应部门 可以将意见 直接发送到选择的部门中 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 28 页 共 29 页 配送企业也可以在首页直接点击 意见箱 直接跳转到该页面 4 16 平台咨询 如果企业遇到问题需要电话咨询平台或发送传真到平台 点击首页 中的 平台咨询 图标 这里面将显示各个处室联系电话及传真 云南省基本药物集中采购交易系统 基层医疗机构 配送企业操作手册 技术支持 江苏华招网信息技术有限公司 版本号 V2 60 第 29 页 共 29 页 4 17 操作帮助 配送企业可以点击 操作帮助 图标下载最新版的操作手册