会议管理制度.doc

会议管理规定目 录第一章 公文管理的总则1第二章 公司内部会议1第三章 公司外部会议4第四章 会议文件5第五章 会后事项6第六章 会议纪律及处罚规定7第七章 附则8集团会议管理制度会议管理制度第一章 总则第一条 为规范公司会议管理，提高会议质量、效率及服务水平，根据公司实际情况，特制定本制度。第二条 本规定适用于集团内部各类会议和对外参加的各项会议。包括会议前期准备、会议进行中及会议后期的管理等三个阶段。本规定所指的公司内部会议不包括股东会会议、董事会会议。第三条 会议管理的组织体系实行董事长（执行董事）领导下的总经理负责制。董事长是各类重要会议的审批人。董办是各类会议的管理部门和监督部门，各部门主管领导是会议申请、会议组织及会议纪要落实的第一责任人。第二章 公司内部会议第四条 公司内部会议主要包括董事长办公会、员工大会、专题会、部门例会及临时会议等五大类。第五条 董事长办公会会议由董办行政部召集，由董事长主持，也可由董事长委托执行董事主持。第六条 董事长办公会的会议议题由董事长或执行董事或有关部门提出，由董事长确定。会议内容包括但不限于以下方面：（一）学习国家、北京市有关房地产开发的政策。（二）研究公司发展规划、经营策略。（三）研究公司经营发展中遇到的重大问题。（四）听取有关部门的工作汇报。（五）研究人事安排。（六）研究处理可以不经董事会讨论，但又不宜由相关个人决定的事宜。第七条 董事长办公会原则上每周召开一次会议，时间一般安排在星期一下午5点，在董办会议室召开，根据工作需要可临时召开。第八条 除临时召开的董事长办公会会议须提前半天通知外，原则上不另行通知。第九条 董事长办公会由执行董事、董事长助理、董办主任、各部门总监出席。第十条 经董事长办公会讨论通过的文件，由董事长或执行董事签发。第十一条 董事长办公会会议在研究问题时，应当充分讨论，最后由董事长决定。第十二条 董事长办公会参会人员因故不能出席，必须提前向董事长请假，并报行政部备案；参会人员不得迟到、早退。第十三条 董事长办公会会议精神可传达的内容由各部门总监向本部门传达，除经董事长批准可以在公司公开的外，与会人员应严格保密，不得泄露。第十四条 员工大会会议分为半年会议和全年会议，分别在每年的7月和1月上旬召开。第十五条 员工大会会议由董办组织召开，公司全体员工参加。第十六条 员工大会会议内容包括但不限于：（一）进行工作总结；（二）动员部署下半年或新的一年工作；（三）进行制度培训。第十七条 员工大会会议使用的全局性的文件由董事长助理起草，专业文件由专业部门起草，行政部审核，经董事长审核通过后，提交大会使用。第十八条 员工大会会议原则上不得请假。特殊情况需要请假的，须董办主任批准，报行政部备案。第十九条 专题会会议由部门总监确定召开，并邀请与专题会议相关的部门及人员参加。需要董事长出席的，部门总监应提前向董事长报告。第二十条 申请部门应提前一天填写内部会议申请单报行政部。申请单上写明会议议题后及时交行政人事部。会议时间的变更必须通知行政部。第二十一条 专题会召集部门应于会议召开的次日将会议纪要及会议签到表报行政部。第二十二条 各部门例会会议由部门总监确定召开时间，由各部门全体人员参加，部门例会会议内容主要为总结上周每个人的工作，安排本周工作。第二十三条 根据实际情况，对重大事宜需专题讨论研究的可组织召开临时会议，由董事长拟定内容，行政部负责通知参会人员。由与会议主题内容对应的部门整理会议纪要。第三章 公司参加外部会议第二十四条 公司参加的外部会议(下称“外参会”)主要是指公司应邀参加政府及相关联单位的各类会议。第二十五条 各部门接到会议通知后（包括书面通知、电话通知及传真通知），应将会议通知连同本部门的参会意见报到行政部；由行政部报相关领导批准后,通知参会部门及人员按时参会，并由主管领导在批准单上签字确认。第二十六条 根据会议通知的议题,由主管该项工作的部门负责人召集有关部门开会并针对会议议题提出汇报形式、汇报内容，以及需要解决的问题、以书面形式报行政部。从会议召集、前往会议地点、参会现场安排到会议结束的全程均由分管该项工作的部门负责人负责。第二十七条 由汇报部门根据需要准备录音、摄像设备，并撰写向公司领导汇报的会议情况报告。第二十八条 参加外部会议的公司人员须着正装，提前十五分钟到场。第二十九条 参加外部会议后，公司参会人员要及时在公司传达会议精神，讨论落实措施。在政府部门开会后当天必须进行总结。第三十条 由行政部督促各部门关注政府会议纪要的签发，保障会议纪要的内容的准确性。第三十一条 如接到外部会议通知未报行政部而去参加会议的（董事长特批的除外），视为私自对外参会，将给予降职、罚款的处理，情节严重的解除劳动关系，由此造成的一切不良后果由其个人承担责任，公司保留进一步追究的权利第四章会议文件第三十二条 会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。会议召集部门在会议召开后的24小时内整理发布会议纪要。第三十三条 会议纪要的结论经与会人员确认无误，由会议召集人签发，并抄报董事长。第三十四条 会议纪要内容要概括到议事议题的主旨内容，不得简略，经行政部审查后发现文件内容不清晰，行政部予以退回，相应扣减行政考核分数。第三十五条 会议纪要应当按照公司规定的格式记录。第三十六条 各类会议纪要后附公文审查单写明会议需要落实事项及会议成果报行政部，由行政部报相关领导审阅，同时必须向行政部提交书面文档及其电子版。第三十七条 会议纪要中记录的工作必须归集到部门周工作总结与工作计划中，会议纪要中应列明此项任务完成的时间。如果未落实到周计划中视为未完成。行政部负责督办各类会议中涉及到的工作。第三十八条 会议纪要及有关文件，属于公司内部的商业秘密，必须妥善保管，各部门建立严格的管理及查阅制度，任何人不得对外界泄露资料内容。第三十九条 对外参会及董事长办公会的会议纪要由行政部存档。其他类型会议的会议纪要由会议召集部门负责存档，每三个月将会议纪要电子台账报行政部。行政部将进一步核查。第四十条 年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。第四十一条 重要会议文件档案由公司行政部保存，保存期限不少于五年。第五章 会后事项第四十二条 会议议定事项由会议召集部门分解到相关部门落实办理。第四十三条 行政部负责催办专题会中议定事项及董事长办会中董事长布置的工作。第四十四条 办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。第四十五条 重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。第六章会议纪律及处罚规定第四十六条 参加公司各类会议应遵守以下会议纪律：（一）发言时不可长篇大论。（二）不可一直缄默。（三）不可取用不正确的资料。（四）不要只做期待性预测或只谈抽象概念。（五）不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击。（六）不可随意打断他人发言。（七）会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；（八）会议期间将手机关闭。第四十七条 开内部会议迟到或早退的相关参会人员，每次给予50元的罚款，迟到或早退超过半个小时的，给予500元罚款，累计三次以上的，公司有权给予降职或者开除处分；开外部会议迟到或早退的人员，每次给予200元罚款，迟到或早退超过半个小时的给予1000元罚款，累计二次以上的，公司有权给予降职或者开除处分。第四十八条 未按要求提交会议纪要及未能将会议纪要内容中工作在周报中落实的，第一次行政部给予提醒；第二次给予主管领导元处罚，第三次在绩效考核中扣分。第四十九条 未经批准,将公司会议内容告知其他人员的,给公司造成极大损失的,给予辞退。第七章 附则第五十条 本规定由公司行政部负责解释。第五十一条 本规定经董事长或执行董事批准后公布，自公布之日起施行。