《需求分析及解决方案》.doc

顺峰地产 U8 OA 系统 需求分析及解决方案报告 2011 04 15 目 录 一 企业简介 3 二 信息化状况 3 2 1 信息化现状 举例 3 2 2 办公现状 4 三 组织结构 4 3 1 组织机构图 4 3 2 人员及权限设置说明 5 四 业务审批 5 4 1 顺峰行政部业务流程 6 4 2 合生综合部业务流程 6 五 公文管理 7 5 1 发文管理 7 5 2 收文管理 8 六 文档管理 9 6 1 文档权限描述 9 6 2 文档管理结构 10 七 公共信息 10 7 1 应用描述 10 7 2 应用栏目 11 八 其它应用 11 九 总结与实施建议 12 一 企业简介 成立于 2003 年 12 月 注册资本人民币伍仟万元 主要经营房地产开发及房地产项目投资 公 司资质等级为壹级 通过 ISO9001 2000 国际质量体系认证 公司目前已经具备规范的管理体系和 制度流程 二 信息化状况 2 1 信息化现状 举例 A 已购买了用友 U8 财务软件 U8 财务软件独立布署在专业服务器 B 用友协同管理软件需要在全国范围内使用 需采购独立专业服务器部署 OA 系统 C 硬件情况 顺峰地产 OA 办公系统主服务器 如下图 推荐 硬件情况 设备 型号 CPU IntelXeon 3 0GHz 硬盘 5 146GB HS SAS HDD 内存 8GB 网卡 2 GigaEtherne 软件情况 已安装的软件 版本 操作系统 Windows Server 2003 企业版 Windows office 2003 SP1企业版 瑞星杀毒软件 网络版 数据库 Oracle10g MySQL5 0 Oralce9i 网络环境 设备 网络结构 型号 备注 星型网络 普通工作组方式 无域管理方式 高级网络设备 高性能设备 固定IP 高速光纤接入 优质网络带宽 2 2 办公现状 A 日常沟通 日常工作中 主要使用电子邮件 会议 口头传达 手工 电话 QQ 等方式 B 业务审批 以纸质人工找领导审批的方式 C 公文流转 以纸质文件审批方式为主 收 发文人工派送 快递收发 D 知识管理 纸质文件存档在档案柜 电子文件存储在部门各自电脑中 缺少知识共享 E 信息发布 通过传真 邮件 电话 张贴公告栏 网站等方式发布 三 组织结构 3 1 组织机构图 3 2 人员及权限设置说明 经调研 协同办公系统注册用户数 373 个 岗位信息共 160 个 职务级别共 8 级 角色说明列表 角色 定义 设置入口点 使用点 备注 单位文档管 理员 单位文档的管理人员 对单位文档进行授权管 理 系统管理 组织模型 设置 系统角色设置 文档管理 单位文档 单位文档的初始建立 和分配 所有文档 公共信息 的管理和察看 单位信息管理的 最高权限者 单位文档推送到 首页的人 表单管理员 设置 A6 系统的表单和 流程模版的人员 办公 室或职能部门管理人员 居多 系统管理 业务设置 表单应用管理 新 建表单管理员 定义表单流程 模版 流程 定义表单的统 计 查询内容并授权 他人使用 使用表单功能必 须配置表单管理 员 部门主管 指部门领导 系统管理 组织模型 设置 人员及权限设置 个人信息 个人权限 系统中一个虚拟 角色概念 不直 接涉及权限 部门公文收 发员 部门公文签收和发送的 人员 系统管理 组织模型 设置 人员及权限设置 个人信息 个人权限 公文管理 发送公文 签收公文 部门公文封发后 可交公文收发员 发送给其它部门 和单位 四 业务审批 经调研 目前存在并计划转为电子流程的共有80个 不含公文流程 经分析 对其中部分流程 进行了优化 详细见各部门工作流程 由于部分表单均缺乏严谨的样式 部分审批流程需确认 表 单样式和流程需由用友顾问和系统管理员 行政部共同优化后 经相关领导确认后 再设计到OA系统 里 注 可根据项目实际情况 做相应调整 4 1 顺峰行政部业务流程 部门名称 行政部 顺峰 部门主管 许刚 填表人 被调研人 许刚 办公电话 0459 6618193 调研记录人 李族 流程列表 1 办公用品申请流程 2 用印审批流程 3 车辆维修保养申请流程 4 人事管理相关业务流程 说明 4 包含员工招聘 入职 试用 转正 调动 离职 出差 请假 存休等业务流程 4 2 合生综合部业务流程 部门名称 综合部 合生 部门主管 夏长明 填表人 被调研人 郭晶 办公电话 0459 6403050 调研记录人 李族 流程列表 1 物资采购审批流程 2 用印审批流程 3 宿舍迁出 入住申请流程 4 人事管理相关业务流程 5 合同审批流程 6 工程部相关业务流程 说明 5 包含各类合同审批单 6 包含工程款 工程验收等相关业务流程 五 公文管理 5 1 发文管理 公文文号 文号类型 文号描述 起始值 权限分配 备注 发文文号 发文 2011 第 1 号 1 行政部 小流水 发文流程 对发文流程变化较多 集团 部门发文流程各不相同 解决方式为 A 集团收 发文可以按照公文发文模板格式进行收发 B 办公室收 发文可以按照公文发文模板格式进行收发 C 除办公室以外的部门 如果以部门名义发文则可自行选择自定义发文流程进行收发 D 在公文审批过程中 某审批节点需要领导会签时 由当前节点的人使用 高级 处理功能 选择 会签 加入相关领导参与此公文的审批流程 E 公文发文流程 拟稿 各部门文员 审核 部门领导 或相关部门领导会签 核稿 办公室秘书 复核 办公室领导 复核 分管领导会签 签发 集团公司领导 套红 办公室文员 盖 章 办公室综合事务员 分发相关人员 办公室综合事务员 归档 发文流程 流程图 角色 人员 节点操作 备注 条件规则等 部门人员 部门领导 拟稿 拟稿人部门主管 审批 秘书 核稿 许刚 审批 吴劲松 工程类 姜坤荣 财务类 郭宏升 营销类 王芳 行政类 会签 董事长 常云 签发 秘书 封发 套红 排版 盖章 5 2 收文管理 收文文号 文号类型 文号描述 起始值 权限分配 备注 收文文号 收文 2011 01 1 行政部 拟稿 部门主管审批 秘书核稿 办公室主任审批 主管副总 董事长级别 秘书分发 存档 收文流程 流程图 角色 人员 节点操作 备注 条件规则等 秘书 登记 许刚 上级文件 公司 内部文件 办公室内部 文件 审批 吴劲松 工程类 姜坤荣 财务类 郭宏升 营销类 王芳 行政类 审批 董事长 常云 审批 秘书 分发 OA 用户 传阅 秘书 存档 六 文档管理 6 1 文档权限描述 A 单位文档由单位文档管理员负责管理 维护 B 各部门的文档资料由单位文档管理员来负责将文档授权相关人员管理 修改 删除 增加等 单位文档管理员有各部门文档资料的所有控制权 办公室收文登记 办公室主任审批 副总经理审批 董事长审批 相关部门传阅 办公室存档 办公室分发 6 2 文档管理结构 一级文件夹 二级文件夹 三级文件夹 文档管理员 共享范围 公司制度 办公室文书 行政管理制度 办公室文书 公司全体 财务管理制度 财务部出纳 公司全体 人力管理制度 人事专员 公司全体 办公室文件夹 办公室常用文档 办公室文书 办公室 办公室单据样式 办公室文书 办公室 领导讲话稿 办公室文书 办公室 七 公共信息 7 1 应用描述 A 建立日常公告通知发布区 实现公司日常事务性公告通知的及时送达 B 在调查版块 通过发起调查 在企业范围内广泛进行民意搜集 协助企业了解企业 员工真 实情况 为高层决策系统提供最真实的信息 C 在内部论坛版块 通过开设各种主题论坛 员工可以自由 轻松展开互动探讨 增强组织成 员参与的兴趣 促进内部交流沟通 增强企业凝聚力 7 2 应用栏目 序号 信息类型 讨论区名称 说明 管理员 1 公告 行政公告 公司日常性 重大事项通知 2 公告 人事公告 新员工入职 新人事制度公告 3 公告 财务公告 财务相关公告 4 公告 IT 公告 信息建设相关事务公告 5 公告 规章制度 公司相关制度 6 调查 行政调查 检 查 了 解 等 信 息 收 集 7 调查 人事调查 员工真实信息收集 8 调查 意见征集 知识学习 意见收集 9 调查 评比评选 评比活动 10 讨论 管理讨论区 互动讨论活动 11 讨论 职工园地 个人成果展示 12 讨论 留言板 13 新闻 单位新闻 公司新闻 14 新闻 行业新闻 同类行业新闻 八 其它应用 序号 应用内容 应用情况 备注 1 关联系统 常用链接 5 个 2 九 总结与实施建议 建议一 基础应用阶段 事务过程控制 监督管理 日常信息发布 日程计划事务的管理 重点 核心流程审批 日常工作沟通协作 文档的管理 建立 OA 管理制度 实行 OA 绩效考核机制 应用时间周期在 6 个月左右 建议二 深化应用阶段 公司流程全面推广 OA 功能全面深入应用 建议三 以顺峰为实施地点 建议四 建立各部门的关键成员 包括表单管理员