办公室管理分类题库4、设计题

四 设计题 每小题 10 分 共 20 分 1 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付 小付应该怎样做 答 小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内 钥匙随身携带 每次用毕应将印章加锁存放 随印随 锁 如因事外出 须经批准交他人代管 加盖单位公章 须经总经理批准 并审核签名 并要将盖用文件名 称 编号 日期 签发人 领用人 盖章人等项详细登记 加盖印章必须做到用力均匀 使印章端正 完整 2 某中外外资公司总部德方总经理来访恰逢生日 上司要求文员小陈购买礼物赠送 小陈应如何办 要考虑 哪些因素 答 1 清楚德方总经理的爱好 文化背景 性格习惯等 2 征求上司意见或同意 在允许的钱款额度 范围内选购礼物 3 比较合适的生日礼物是有中国特色的 总经理又比较喜欢的物品 4 赠送的礼物 应去掉包装上的标价 并应请商店用精美包装纸重新包装一下 5 附上贺卡写上中国公司的名称 让上司 亲自送给德方总经理 3 文秘人员如何主持会议 应注意哪些细节 答 1 文秘人员如果在会议上要发言 应先把要讲的内容作一个总结结构的构思 简略记下发言的要点 会 议上注意自己的表情和说话的语调 并控制发言的时间 对发言内容加以引导 提醒时间有限 在会上可分 配工作任务 认真倾听其他人意见 不要当众批评某个人 最后作总结 统一认识 要求与会者记笔记 自 己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹 以作查证 4 上海某企业欲与德国某企业合作 德国以品牌 技术入股 利用上海比较便宜的原材料和人工 共同生产 国内紧缺的产品 德国代表团一行 9 人将于 8 月下旬来访 商议合作的具体事宜 办公室主任请小李作好准 备 假如你是小李 你怎样设计这个接待方案 答 1 接受任务 2 了解来宾 制订计划 3 预订食宿 4 欢迎来宾 商议日程 5 礼节性拜访 宴 请 6 正式会谈 7 签订协议书 8 陪同参观游览 9 互赠礼品 10 欢送来宾 接待小结 5 小李是刚到公司的文员 公司办公室内有各种文件柜 储物架 书报架 办公室主任给她配置了带锁的办 公桌 电脑 电话机 还给了她新的文件架 文具用品盒 各种笔 胶水 剪刀 参考书 需要翻译的资料 公司印章 印盒 墨水 复印纸 2 刀 要求小李整理好办公桌 把东西分门别类放置在适当的位置 小李 应该怎么做 答 电话放在办公桌左边 便于左手摘机 右手做记录 电脑放在右边 新文件夹放需要翻译的资料 在文 件夹上贴上相应的标识条 各种笔 胶水 剪刀 印盒等文具分门别类放在文具用品盒内 参考书应该放在 桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里 公司印章放入办公桌带锁的抽屉内 墨水放置在储物架底层 复印 纸放在下面几层 7 康桥宾馆位于本市南京西路 45 号 是个中型宾馆 有会议室 餐饮 停车场等 某企业准备在 11 月 15 日上午 9 00 到 12 00 召开全厂中层干部大会 讨论第二年产品发展和销售计划 地点就在康桥宾馆的 12 楼 会议室 这次会议由总经理办公室负责安排 办公室主任让小付拟一个会议通知 他应该考虑哪些问题 答 1 会议的名称 2 出席会议者的姓名或组织 部门的名称 3 日期 时间 开始到结束的预定 时刻 4 地点 具体在几楼几号会议室 5 议题 或者议事日程 6 主办者的联络处 电话 号码等 7 开会所在地 建筑物名称 几楼 电话号码 必要时可附上地图 8 注意事项 是否备有 餐点 有否停车场 或当天应备的资料等 8 某个下雨天 在利达公司内召开的新产品推介会结束了 公司的大型会议室有各种会议用品 室外有接待 处 公司还租了汽车来接送来宾 为圆满结束这次会议 办公室人员在会后应该做些什么工作 答 1 要替搭车回去的人安排车子 2 在接待处暂时代为保管的衣物 不要遗失或被人错领 冒领 3 有留话时 切记务必传达 4 检查会场有无物品遗漏 5 要为参加会议的人员送行 6 文秘 人员离去前 要检查烟灰缸 字纸篓有无易燃的东西 如有 则必须加以熄灭 7 桌 椅早先若有移动 必须还原 洗涤烟灰缸 茶具等 并收拾妥当 倒去垃圾 8 携带进会场的资料和会议用品要记得带回 9 关紧门窗并上锁 10 通知会场的管理单位 会议已经结束 9 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作 在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目 履行哪些职责 答 1 准备旅行计划和旅馆信息 旅行计划表要说明出发和到达地点 是乘飞机还是汽车 火车或轮船 出发和到达的日期及时间 座位情况 旅馆情况 2 制定约会计划 约会计划表包括 城市名和省 州 名 如果是国外旅行 写明城市名和国家名 日期和时间 与上司约会者的姓名 公司和地址 电话号码 3 为商务洽谈收集资料 4 决定旅行用品 把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单 5 考虑行李 问题 通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息 为每件行李准备识别标签 6 安排差旅费 7 建立旅行 旅馆信息资料库 随时与旅行社联系 建立最新信息充实自己的资料库 8 办理旅行保 险 如意外伤害保险等 10 某公司成立三周年 准备举行大型宴会 办公室人员应该如何做好准备 要做哪些工作 答 1 客人的选择 确定名单 再请上司核定 2 确定时间 如果是涉外宴请 宴请时间应该按照国际 惯例 征询客人的意见 要避免选择对方的重大节假日 3 会场的选择 要考虑宴会的性质 客人的数目 以及预算费用等 考虑宴会的形式与气氛 交通是否方便 场地大小是否合适 菜式 有无停车场 4 拟 订菜单 应符合对方的饮食习惯 从宾客的身份 宴请层次 目的等方面去考虑 至少要提供 2 份菜单 供 上司挑选 5 寄发请柬 宴请需要发请柬 请柬上应写明邀请人姓名 被邀请人姓名 宴请的目的 方式 时间 地点 以及着装要求 要求回函及其他说明等 请柬一般要提前一至二周发出 6 席次的排列 以 社会地位与年龄作优先考虑来安排 在请柬上应注明席次号 席次的排列原则是 男女主人对坐桌椅的两端 男女宾客间隔而坐 夫妇分开坐 男主宾坐在女主人的右边 女主宾坐在男主人的右边 主人方面的陪客 应插在客人中间坐 以便同客人接触交谈 11 所谓 有问题 的来访者一般是怎样的 文员应如何应对 答 1 固执任性的来访者 死搅蛮缠 出言不逊 文员应毫不妥协 但要注意礼貌地反复进行解释并提出 建议 坚持说你没有权利更改规章制度 可保证 如果对方写信给上司 上司一定会看到这封信 2 进 行威胁的来访者 悄悄地告诉老板 打电话保安部门 不要与蛮横无理 可能带来危险的来访者直接冲突 3 情绪激动的来访者 如果来访者是男性 女文员应该找男的帮忙 如果是女性 女文员可能会使她平静 下来 如果不行 找一个成熟的女同事来帮忙 4 骗人的老手 他们 介绍的产品或服务价格低得离谱 公司经营时间不长 个人或公司没有通讯地址 或电话号码有疑问 必须保护公司和上司的利益 12 文秘人员经常要代替上司选择礼品 向他人赠送礼品 在处理这些事情应考虑什么 怎样做 答 在赠礼前必须搞清赠礼目的 如是为周年庆典 生日 结婚 荣升 乔迁 或是圣诞节 中秋节等 1 还要清楚赠礼对象身份 爱好 文化背景 性格习惯等 2 在日历上应该清楚地标明节日活动安排 以引起上司的注意 时间如何取决于当地的购物环境 3 还应熟知以下规则 除非上司有特殊的要求 不 必送太昂贵的礼物 只要用心为对方选择适当的礼物即可 4 要看对方的实际情况选择礼品 做到恰如其 分 适合对方 5 赠送的礼物应去掉包装上的标价 并应请商店用精美包装纸重新包装一下 6 如果不 是亲自送礼 应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片 贺卡 7 文秘人员应准备一张节日礼 物名单 上司可以在上面作一些增减 表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见 以及标明价格范 围 8 为了避免所送礼物的重复 文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录 13 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后 要做好哪些工作 答 1 整理好旅行过程中所有的单据 凭证 送上司审阅 签字后向财务部门报销 或者结算预支的出差 费用 2 回到公司上班后 应将出差过程以及有关事务写出工作汇报 如果是与上司同行的 可根据上司 的原始记录整理出报告 送上司过目或批准 然后存档备案 3 尽快恢复正常工作和生活状态 继续放旅 行前未完的工作 4 把在出差时结识的有关人士 单位等情况做好记录 以便将来有用 5 对在旅行过 程中给予帮助和照顾的有关部门和人员 分别去函或去电表示感谢 15 某公司成立不久 业务就非常繁忙 电话不断 上司要求文员小胡设计一个电话记录单 小胡应该怎么 设计 16 安徽某企业欲与上海某企业合作 上海以品牌 技术人股 利用安徽比较便宜的原材料和人工 共同生 产国内紧缺的产品 上海代表团一行10人将于8月下旬来访 商议合作的具体事宜 办公室主任请小李作好准 备e假如你是小李 你怎样设计这个接待方案 1 接受任务 2 了解来宾 3 制订计划 4 预订食宿 5 迎接来宾 6 商议日程 7 安排会谈 8 陪同参观 9 送别客人 10 接待小结 17 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后 要做好哪些工作 1 整理好旅行过程中所有的单据 凭证 送上司审阅 签字后向财务部门报销 或者结算预支的出差费用 2 回到公司上班后 应将出差过程以及有关事务写出工作汇报 如果是与上司同行的 可根据上司的原始记 录整理出报告 送上司过目或批准 然后存档备案 3 尽快恢复正常工作和生活状态 继续旅行前未完的工作 4 把在出差时结识的有关人士 单位等情况做好记录 以便将来有用 5 对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员 分别去函或去电表示感谢 18 当来访者自称事先已和上司约好会面时 文员如何接待与应对 1 先向来访者说 是吗 请稍等一下 2 然后请来访者稍坐 再联系上司 3 向上司汇报 您约好的某某单 位某先生 女士 现在已经来了 4 如果上司确认已事先约好 文员就回来向来访者说 某先生 女士 真 抱歉 不知您已约好 让您久等了 请往这边走 然后引导客人去会见上司 19 上司在与客人谈话 这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情 文员如何向上司传话 1 用便条把所要传达的内容逐项书写 某公司张总 为急事来访 请他等几分钟 还是请何人代为会见 要 问他哪些事情 然后将写好的便条对折折好 2 走入会客室 在上司背后说 4 声 对不起 打搅一下 3 上 司回头时 递上便条与铅笔 4 退一步 等候指示 20 如何接受对方的名片 1 在接对方名片时 务必表现出尊重的态度 2 当对方递出名片时 应点头致意 双手在平行胸部的位置接过名片 最好不要捏到名片上的字 以示尊重 3 双手接过名片 再收回双肘 扔轻捧名片 抬起头 注视着对方 郑重地读出名片上的名称 以确认无误 4 遇到名片上有不认识的字 不可轻率错读 可诚恳地请教对方 很冒昧 可否请问一下 这个字怎么念 对方回答后 可按对方发音 重复一遍 您是某某单位某某 很抱歉 并行礼致歉 21 办公室的清理和清扫方法 文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作 1 办公桌椅 只要用抹布擦拭即可 但木制家则应打蜡 而金属用品要用清洁剂擦拭 2 办公用品 电脑 打印机等不用时要用罩子盖好 定期用干净的抹布擦拭 电话机听筒两端要用消毒液定期消 毒 其他物品养成随时清理 归置整齐的习惯 3 书架上的书籍 文件夹里的资料应该摆放整齐 没有灰尘 4 地毯 每天打扫办公室和会客室 用吸尘器吸去地毯 墙角的灰尘 5 整套沙发装饰 要用毛刷子刷 椅套 桌巾一周要换一次 并拿去清洗 6 抽烟工具 来访者离去后立即检查香烟是否用完 打火机还能点燃吗 烟火缸是否清洗干净 检查清楚并收拾 妥当 7 挂画 摆设 用掸子或毛刷子把灰尘拂掉 抹布容易使纤维污渍附在上面 最好不用 8 废物筒 每天清倒废物筒 文员在清理上司字纸篓时要特别细心 因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿 需要拣出来用碎纸机打碎 不可粗心大意地一倒了之 22 X 市政府办公室的李助理 在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后 急匆匆地赶往自己办公室 在走 廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去 扬副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料 李助理 此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务 对杨副市长说的什么心不在焉 杨副市长见他有些走神 又重 述了一遍自己的话 面对两位领导几乎同时布置的工作 李助理陷入左右为难的境地 请你为李助理设计一 个合理的应对之策 l 办公室的一项基本职能是为领导 政务 服务 李助理对于徐市长和扬副市长交办的事情都不可回绝 而是应当 承担下来 2 李助理接受任务后回到办公室 向办公室主任汇报 与其他助理协商 由他人完成杨副市长交办的事项 3 李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务 4 他人查找完扬副市长所要的材料后 李助理亲自将材料送至杨副市长处 如果可能 可以顺带把实际参与查找 人员的名字讲下 23 设计一份电话记记录表