合同管理系统需求分析说明书

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xxxx 合同管理系统需求分析说明书合同管理系统项目组 2008 年 12 月合同管理系统需求分析说明书第 1 页共 67 页版本控制 0 1 文档信息创建人邓海鸥创建日期 2008 12 02 审核人审核日期 0 2 版本历史日期版本号作者更改情况 2008 12 02 0 1 邓海鸥创建文档模板 2008 12 18 0 2 邓海鸥增加部分需求 2008 12 25 0 3 邓海鸥增加部分需求合同管理系统需求分析说明书第 2 页共 67 页目录第 1 章概述 5 1 1 文档目的 5 1 2 项目背景 5 1 3 目标与范围 5 1 3 1 目标 5 1 3 2 范围 6 1 3 3 建设原则 6 1 4 术语解释 6 1 5 参考资料 7 第 2 章整体业务分析 8 2 1 组织机构 8 2 2 业务职责 8 2 3 工作内容 9 2 4 管理流程 9 2 5 用户描述 9 2 5 1 合同经办人 9 2 5 2 合同管理员 9 2 5 3 合同会签部门 9 2 5 4 法律审核人员 10 2 5 5 各级领导 10 2 5 6 系统管理员 10 第 3 章合同管理系统 11 3 1 业务组成 11 3 1 1 起草合同模板 11 3 1 2 会签合同模板 11 3 1 3 审批合同模板 11 3 1 4 发布合同模板 11 合同管理系统需求分析说明书第 3 页共 67 页 3 1 5 起草合同 11 3 1 6 会签合同 11 3 1 7 审批合同 12 3 1 8 合同归档 12 3 1 9 合同授权管理 12 3 1 10 合同台账管理 12 3 1 11 框架协议管理 12 3 1 12 律师函申请管理 12 3 1 13 合同翻译申请管理 13 3 1 14 合同签署执行情况统计 13 3 1 15 合同付款申请 13 3 1 16 合同进度跟踪 13 3 1 17 合同变更申请 13 3 1 18 合同中止申请 13 3 1 19 合同终止申请 14 3 1 20 合同解除申请 14 3 1 21 合同违约申请 14 3 1 22 合同纠纷管理 14 3 1 23 合同查询统计管理 15 3 1 24 效能分析管理 15 3 1 25 统计报表 15 3 1 26 信息发布功能 15 3 1 27 流程管理 15 3 1 28 基础数据管理 16 3 1 29 系统管理 16 3 2 业务流程 17 3 2 1 合同模板审批和发布流程 17 3 2 2 二级部门经办合同审批流程 18 3 2 3 三级部门经办合同审批流程 19 3 2 4 合同翻译申请流程 20 合同管理系统需求分析说明书第 4 页共 67 页 3 2 5 律师函申请流程 21 3 2 6 授权委托流程 22 3 3 人员岗位 23 3 4 业务需求 23 3 5 用户场景 24 3 5 1 UC001 合同起草 29 3 5 2 UC002 三级部门领导审批 31 3 5 3 UC003 三级部门会签 32 3 5 4 UC004 二级部门领导审批 32 3 5 5 UC005 二级部门会签 33 3 5 6 UC006 法律人员审核 34 3 5 7 UC007 分管副总审核 35 3 5 8 UC008 合同翻译申请 36 3 5 9 UC009 授权书申请 37 3 5 10 UC010 律师函申请 38 3 6 系统功能 39 3 6 1 合同管理 39 3 6 2 合同执行跟踪管理 41 3 6 3 统计分析 42 3 6 4 应用管理 43 3 6 5 系统管理 44 3 6 6 工作流管理 44 3 6 7 与其它系统接口 45 合同管理系统需求分析说明书第 5 页共 67 页第 1 章概述 1 1 文档目的本文档作为中国 xxxx 分公司以下简称 xxxx 合同管理业务调研及需求分析报告文中全面详细描述及分析了 xxxx 移动办公工作业务现状并在此基础上提出了项目实施建议和工作内容文档是项目业务调研的工作总结同时也为项目开发阶段设定了具体工作内容和目标本文档预期读者为 xxxx 总经办 xxxx 合同管理系统项目组 1 2 项目背景 xx 市 xx 有限公司以下简称 xxxx 自成立以来公司和业务规模都在飞速发展取得了非常瞩目的成绩而随着公司不断的发展公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长但 xxxx 目前在合同管理上主要采用的还是手工纸质审批从而导致在合同审批流转过程中相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题和意见同时由于没有相应的 IT 系统来集中统一的抽取合同中的关键信息因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析存在较大的局限性随着公司的进一步发展建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行 1 3 目标与范围 1 3 1 目标本工程的项目目标是对 xxxx 现有的合同管理模式进行调研分析在最短的时间内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管理系统以满足 xxxx 日益迫切的全面合同管理需求同时在系统建设的过程中也将充分考虑合同信息管理系统将来的发展和其它 IT 系统的整合需求为将来的扩容升级留下足够的空间合同管理系统需求分析说明书第 6 页共 67 页 1 3 2 范围组织范围包括 xxxx 中各个部门功能范围包括系统管理应用管理合同管理合同执行管理统计分析工作流管理业务范围包括综 OA 系统网上报销系统投资管理系统 CRM 系统合同管理系统等办公管理类系统 1 3 3 建设原则总体上采用统一建设统一管理的原则避免重复开发并降低建设和运维成本具体实现上为适应 xxxx 企业移动应用平台大规模应用和业务发展需要系统技术实现应遵循开放性和标准化技术路线采用 NET 技术架构和 B S 应用模式支持 XML 规范支持 SqlServer 等大型标准关系数据库进行数据集中存储与管理这样保证 xxxx 企业移动应用平台具有良好的跨软硬软件平台能力强大的系统扩充能力以及健壮性以满足 xxxx 不断发展的业务要求该系统应遵循开放标准化技术实现具有良好稳定性可靠性和可扩展性支持大并发用户量处理能力以满足 xxxx 股份公司集团性质大规模化应用需要该系统将集中部署于 xxxx 大型应用服务器上利用 xxxx 成熟的内部企业网实现各级用户对移动应用日常操作与管理系统将全公司重要移动应用数据进行集中存储管理 1 4 术语解释术语描述系统 System 指为解决用户需求的计算机软件程序的集合这里指数据采集与核算子系统平台 Platform 指为提供一系列计算机软件产品的基础运行环境是计算机产品能够运行的必要基础可能是一些更为基础的软件也可能是一些硬件架构 FrameWork 指为设计产品和平台的宏观构思是描述产品与平台关系的理论体系合同管理系统需求分析说明书第 7 页共 67 页功能 Function 指为计算机产品系统或解决方案等提供的为用户准备好的一些操作的集合是用户使用的基本操作单元 1 5 参考资料 xxxx 合同管理系统总体技术要求 2000 年 11 月合同管理系统需求分析说明书第 8 页共 67 页第 2 章整体业务分析 2 1 组织机构 xxxx 具体的组织机构如下图所示副总经理资深专家总经理办公室经营财务部审计部人力资源部专家办公室党群工作部行政事务部安全保卫处综合管理部业务管理部政企客户部市场合作部信息业务部客户支持部客户服务部维护管理部客户响应中心网络监控中心网络支持中心互联互通部网络维护中心工程建设管理部工程建设一部工程建设二部工程建设四部国际业务部资深经理业务支撑部海淀北电信局西区电信局无线网络优化中心东区电信局通州电信局市场部工程建设部网络部总经理计划部南区电信局德胜电信局营销管理部家庭客户部工程建设三部信息服务中心营业中心工程建设五部局房建设部移动核心网维护中心客户业务网络维护中心无线设备维护中心接入网维护中心个人客户部移动业务经营部移动产品推广部移动渠道合作部郊区业务部移动服务支撑部无线技术中心 2 2 业务职责在公司上述架构中市场部个人客户部工程建设部网络部总经理办公室计划部经营财务部人力资源部专家办公室党群工作部及行政事务部为公司的二级部门其中市场部个人客户部工程建设部网络部下设三级部门这些三级部门与不设三级部门的二级部门一样是具体合同的承办部门合同经办人在启动电子化审批流程时首先需要其所在承办部门的领导审批承办部门审批通过后其他合同管理系统需求分析说明书第 9 页共 67 页部门的职责主要有详细的流程请见附件 1 合同审批流程 1 在合同涉及固定资产投资及设备赠送的情况下由计划部负责审核会签 2 支出类合同或合同条款突破公司制定的标准的需经财务部会签 3 网络品质或服务承诺超出公司标准需经网络部会签 4 计划部负责承办的设备采购合同需工建部网络部财务部会签 5 其他二级部门及其下三级部门的会签由承办人员选择二级部门及三级部门领导复核 2 3 工作内容 2 4 管理流程 2 5 用户描述系统用户主要有合同经办人合同管理员合同会签部门合同审核人员各级领导系统管理人员业务管理员 2 5 1 合同经办人合同经办人即合同审批流程的发起人主要负责在审核对方签约资质并经商务谈判后填写合同审批要素包括合同概况签约依据签约对方的基本情况等信息后选择模板合同文本起草非模板合同并提交部门领导审批负责汇总审核意见对原合同进行修订后根据具体情况再次提交审核 2 5 2 合同管理员合同管理员负责合同在各级部门的送审各级部门都有自己的合同管理员合同管理系统需求分析说明书第 10 页共 67 页 2 5 3 合同会签部门由会签部门相关领导负责审查合同中与本部门职能相关的项目并进行会签会签部门领导有分工的由该部门合同管理员负责按领导分工分送不同领导会签 2 5 4 法律审核人员负责合同文本内容的合法合规性完整性审核及相关资质等的复核对于存在问题的可直接退回合同经办人或合同经办人员所在部门领导进行修改并可选择会签部门按部门分配合同法律审核人员 2 5 5 各级领导领导分为三级部门领导二级部门领导分管副总总经理分别按各自的工作职责负责合同的审核对于有修改意见的可直接退回合同经办人员或发法律人员由法律人员退回合同经办人员 2 5 6 系统管理员系统管理员进行系统的配置和日常运维管理工作比如基础数据管理用户管理权限管理等等 2 5 7 业务管理员主要是对系统中和业务相关的基础数据管理比如审批流程的设定合同类型管理合同编号管理等等合同管理系统需求分析说明书第 11 页共 67 页第 3 章合同管理系统 3 1 业务组成 3 1 1 起草修订合同模板由相关业务部门人员或法律人员负责发起合同模板的起草修订工作需要填写合同模板相关信息包括合同模板名称合同正文附件起草或修订发起部门等然后送审部门领导 3 1 2 会签合同模板送审部门主管审核通过后可选择由相关业务部门领导对起草合同模板进行会签发表其会签意见并将会签意见返馈法律人员然后送法律审核人员审批 3 1 3 审批合同模板法律人员审核后提交分管副总审批由法律部门的合同管理员将审批通过后的合同模板按合同类别添加到系统中进行归类发布供经办人员合同起草时查询参照 3 1 4 发布合同模板由法律部门的合同管理员对经过法律部门审批通过的合同模板进行归类发布以提供其它人员合同起草时查询参照 3 1 5 起草合同由合同经办人负责起草合同首先选择签约主体 xx 分公司或网络资产分公司模板适用根据合同审批要素并填写合同审批表合同审批表由四部分构成合同概况签约对方承办情况及意见汇总详见附件 2 合同管理系统需求分析说明书第 12 页共 67 页然后送审部门主管 3 1 6 新建合同变更补充协议当一个合同发生变更或有补充协议时需要创建新的合同变更或补充协议其中的合同中止合同解除合同终止都将以新建补充协议的方式进行处理新建时需要选择母合同新建的子合同的流水号要以母合同为基准再在后面手工加上编号具体规则将来合同统计时将以合同的子合同的编号来统计是否有中止是否有解除等新建子合同的审批流程和母合同流程一样 3 1 7 会签合同三级部门会签由送审部门主管选择会签部门并由会签部门领导对起草合同发表自己会签意见二级部门会签由送审部门领导先送给会签二级部门的合同管理员由管理员选择部门领导会签如果会签部门中有不同意通过的将退回到合同经办人二级部门签的全部同意将流转到法律审核人员 3 1 8 法律审核指合同会签后流转到法律部门法律审核人员对文本内容的合法合规性完整性审核及相关资质等的复核法律审核人员提供三种审核意见完全同意带意见同意不同意如果选择不同意时法律审核将退回给合同经办人并可决定合同经办人修改后是否走流程还是直接送到法律审核人员 3 1 9 审批合同 1 指二三级部门领导的审批审批通过转流转到下一个流程审批不通过直接退回到合同经办人 2 指合同起草会签法律审核后交由公司分管副总审批部分合同由分管副总联签超过财务规定权限的合同送总经理审批公司领导审批通过后将由承办部门的合同管理员打印盖章合同管理系统需求分析说明书第 13 页共 67 页公司领导审批不通过将跟回到法律审核人员 3 1 10批量审批当待办任务中审批的合同的类型为同一种且都为模板合同时支持批量审批来加快审批速度提高工作效率 3 1 11合同归档合同签订后履行完成后进行归档归档的合同不再进行合同流转系统将自动生成 PDF 文件由合同管理员进行合同归档归档时选择归档类别归档后的合同可通过年度承办部门合同类型关联交易合同号等关键词进行浏览查看 3 1 12合同授权管理 1 承办人外出等情况下可以选择指定人员作为被授权人代办人代理处理授权期间的相关工作 2 公司负责人授权需求部门按填写授权申请书按流程经各级审核法律复核总经理签批后生成授权书保存或打印 3 1 13合同台账管理所有处理的合同及相关工作均建立台帐用户可以通过查询条件台帐类别合同类别合同关键词进行查询对任何一个台帐记录可以查看记录详情不同台帐类别记录详情有所区别 3 1 14框架协议管理合同经办人可以添加框架协议框架协议内容主要包括协议编号协议名称开始时间结束时间框架协议分成签署结算协议的框架协议和不签署结算协议的框架协议所有合同起草时需要选择是否为框架协议支持对框架协议的执行情况进行统计查询如输入框架协议号或相对方名称合同名称可查询框架及结算协议签署时间付款金额付款时间等相关信息而且合同管理系统需求分析说明书第 14 页共 67 页结果可自动转换为 EXCEL 表格对任何一个框架协议可以查看其关联的所有合同 3 1 15律师函申请管理 1 合同承办部门可以申请律师函申请时填写申请单应写明申请事由金额期限等要素 2 填写完成后由本部门主管领导进行审批 3 审批通过后转交法律部门审核法律同意后负责委托外聘律师出具律师函 4 审批通过后进入台帐台帐见附件 4 注具体律师函工作线下完成 3 1 16合同翻译申请管理 1 合同承办部门可以申请合同翻译申请时填写申请内容附加合同文本 2 首先由本部门主管领导进行审批 3 审批通过后转交法律部门审核 4 审批通过后进入台帐台帐见附件 5 注具体翻译工作线下完成 3 1 17合同签署执行情况统计支持由具体承办人回填合同签署时间有效期支持按不同条件查询要求实时对合同执行情况进行跟踪统计支持提前终止已经过审批但最终未能签署的合同但承办人员要说明原因并需获得部门领导审批确认意见且相关信息可以依照权限查询 3 1 18 合同付款申请合同履行过程中满足合同付款条件的付款信息会自动提醒合同承办人员可以对符合条件的付款记录提出付款申请注财务系统也有合同付款申请审批功能该功能可能放到财务系统中完成合同管理系统需求分析说明书第 15 页共 67 页 3 1 19用户投诉争议合同纠纷管理合同发生纠纷合同承办人需要进入系统填写用户投诉争议合同纠纷协助处理申请填写信息包括纠纷类别纠纷内容和处理情况填写完成后提交主管领导审批审批通过后提交法律部门记录合同纠纷信息以备后期查询统计关联律师函功能 3 1 20合同查询统计管理系统可自动提取关键项生成合同律师函授权书翻译申请等各项台帐并可按照关键项进行筛选可进行合同执行签署情况的筛选和统计 3 1 21效能分析管理为了监管各部门工作效能需要就合同处理效能分部门进行分析统计通过统计可以分部门分合同处理阶段查看合同数量各部门对应各阶段延期处理的合同数量统计结果支持报表和图形方式展示 3 1 22统计报表合同统计报表作为企业内部合同运行状态的分析决策数据有很重要的意义同时作为 xx 集团的分公司还需要定期向总部提交总部要求的报表详见附件 6 统计报表需要能够自动产生 xx 集团要求的报表并提供导出打印功能还需要根据内部自身情况提供相应的统计报表同时因为报表变化的频次一年为单位所以可以不考虑使用报表设计工具而有系统直接根据指定需求生成报表报表变更时再由开发或运维人员修改提供 3 1 23信息发布功能合同系统也是企业内部信息交流业务培训政策法规通知公告的窗口需要可以发布相关类别新闻信息登陆用户都可以查看发布的信息所有登录合同系统的人都能看到合同管理系统需求分析说明书第 16 页共 67 页 3 1 24流程管理系统管理员可以根据不同合同类型自定义不同的审批流程自定义各个流程环节中的参入者以及对流程的监控 3 1 25基础数据管理由系统管理员维护系统运行基础数据由合同类型合同编号等等 3 1 26系统管理系统管理员可以进行系统管理包括系统参数设置用户管理组织机构管理接口配置和管理系统运行状态管理等以便完成系统配置及运维工作 3 1 27待办提醒功能系统对各个环节设定审批执行期限超过期限未进行办理的自动进行代办提醒 3 1 28合同承办人变更因为某种原因合同承办人需要发生变化发生变化后而不影响合同正常的审批流程和执行所以系统需要提供合同承办人变更功能来满足实际业务需求合同管理系统需求分析说明书第 17 页共 67 页 3 2 业务流程 3 2 1 合同模板审批和发布流程合同管理系统需求分析说明书第 18 页共 67 页合同模板修订起草通过会审部门 1 会审部门 2 会审部门 3 法律审核人员审核审核未通过审核通过法律合同管理员发布合同模板结束分管副总审核通过未通过部门领导审批送审未通过合同管理系统需求分析说明书第 19 页共 67 页 3 2 2 二级部门经办合同审批流程合同起草送审法律审核人员审核通过未通过公司主管领导审批完成通过未通过二级部门审批未通过通过部门 3 合同管理员会签部门 1 会签部门 2 会签部门 3 部门 1 合同管理员部门 2 合同管理员是否有不同意否有二级部门领导合同管理系统需求分析说明书第 20 页共 67 页合同管理系统需求分析说明书第 21 页共 67 页 3 2 3 三级部门经办合同审批流程合同管理系统需求分析说明书第 22 页共 67 页审批通过合同起草送审三级部门审批审批未通过会签部门 1 会签部门 2 会签部门 3 法律审核人员审核通过未通过公司主管领导审批完成通过未通过二级部门审批未通过通过部门 3 合同管理员会签部门 1 会签部门 2 会签部门 3 部门 1 合同管理员部门 2 合同管理员是否有不同意否有二级部门领导三级部门领导合同管理系统需求分析说明书第 23 页共 67 页 3 2 4 合同翻译申请流程翻译申请送审三级部门领导审批未通过通过二级部门领导审批未通过通过法律审核人员审核未通过结束通过合同管理系统需求分析说明书第 24 页共 67 页 3 2 5 律师函申请流程律师函申请送审三级部门领导审批未通过通过二级部门领导审批未通过通过法律审核人员审核未通过结束通过合同管理系统需求分析说明书第 25 页共 67 页 3 2 6 授权委托流程授权委托申请送审三级部门领导审批未通过通过二级部门领导审批未通过通过法律审核人员审核未通过通过分管副总审批未通过通过总经理审批结束通过未通过合同管理系统需求分析说明书第 26 页共 67 页 3 3 人员岗位人员岗位名称涉及功能人员岗位说明 1 合同经办人 2 合同管理员 3 合同会签部门 4 合同审核人员 5 各级领导 6 系统管理员 3 4 业务需求业务需求编号业务需求列表业务需求描述 A001 A002 A003 A010 A011 B001 B002 B003 B010 B011 合同管理系统需求分析说明书第 27 页共 67 页 3 5 用户场景合同经办人合同管理子模块合同起草三级部门审批人员三级部门审批三级部门会签三级部门会签人员分管副总审批二级部门会签二级部门审批人员二级部门会签人员法律审核人员分管副总二级部门审批法律人员审批合同归档合同管理员合同台账管理合同管理系统需求分析说明书第 28 页共 67 页合同模板子系统合同模板起草人合同模板起草部门审核人员部门审核法律人员审核法律审核人员合同模板发布合同管理员合同翻译子系统合同翻译申请人合同翻译申请部门审批法律人员审批部门领导法律审核人员合同管理系统需求分析说明书第 29 页共 67 页律师函子系统律师函申请人律师函申请部门审批法律人员审批部门领导法律审核人员合同管理系统需求分析说明书第 30 页共 67 页委托申请人授权委托管理子系统授权委托申请三级部门审批人员三级部门审批分管副总审批二级部门审批人员法律审核人员分管副总二级部门审批法律人员审批授权委托书模板委托申请人合同管理系统需求分析说明书第 31 页共 67 页合同执行管理子系统合同经办人合同执行状况查询三级部门领导二级部门领导法律审核人员公司领导合同纠纷管理合同付款申请合同管理系统需求分析说明书第 32 页共 67 页合同统计系统合同经办人合同查询统三级部门领导二级部门领导法律审核人员公司领导效能分析律师函查询统计授权查询统计翻译查询统计合同管理系统需求分析说明书第 33 页共 67 页系统管理员系统管理和应用管理组织机构管理用户管理角色管理角色用户管理业务管理员基础数据管理相对人管理合同类型管理合同编号管理关联公司管理参入者定义流程定义流程监控流程服务监控合同管理系统需求分析说明书第 34 页共 67 页 3 5 1 UC00Error No sequence specified 1 合同起草用例名称合同起草参与者合同经办人用例描述合同起草人输入合同相关信息送审并保存前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同起草功能菜单后置条件部门审批领导收到审批待办任务基本操作流程 1 用户点击合同起草功能 2 系统显示合同起草页面显示合同相关的信息包括合同名称合同类型合同编号根据选择的合同类型系统自动生成选择相对人信息付款信息是否模板合同合同文本内容合同附件是否关联交易根据输入的相对人信息系统自动判定合同签约依据 3 选择送审部门或领导 4 点击保存按钮提示保成功 A1 用户输入的值不合法备选流程合同管理系统需求分析说明书第 35 页共 67 页 A1 1 提示用户对应的配置项输入不合法以及提示参考信息转 3 异常流程无 3 5 2 UC002 三级部门领导审批用例名称三级部门领导审批参与者三级部门领导用例描述三级部门领导对合同经办人提交上来的合同进行审批如果没有问题送审二级部门领导或选择三级部门会签前置条件有审批待办任务后置条件二级部门审批领导收到审批待办任务或三级会签部门收到会签待办任务基本操作流程 1 从待办任务或合同审批列表中选择一个打开 2 输入审批意见 3 可选择退回或送审二级部门审批或送相关三级部门会签 4 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 合同管理系统需求分析说明书第 36 页共 67 页审批条件不能为空异常流程无 3 5 3 UC003 三级部门会签用例名称三级部门领导会签参与者三级部门领导用例描述三级会签部门领导对会签合同中和本部门相关的条款提出自己会签的意见前置条件有会签待办任务后置条件如果为最后一个会签部门将给二级部门审批领导发送审批待办任务基本操作流程 1 从待办任务中或合同会签列表中选择一个合同打开 2 输入会签意见 3 点击确认完成 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 会签意见不能为空异常流程无合同管理系统需求分析说明书第 37 页共 67 页 3 5 4 UC004 二级部门领导审批用例名称二级部门领导审批参与者二级部门领导用例描述二级部门领导对三级部门领导提交上来的合同进行审批如果没有问题送审法律人员前置条件有审批待办任务后置条件法律人员收到审核待办任务或二级会签部门合同管理员收到待办任务基本操作流程 1 从待办任务或合同审批列表中选择一个打开 2 输入审批意见 3 选择退回或送审法律人员审批或送相关二级部门会签 4 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 审批意见不能为空异常流程无合同管理系统需求分析说明书第 38 页共 67 页 3 5 5 UC005 二级部门会签用例名称二级部门会签参与者二级部门领导用例描述二级会签部门领导对会签合同中和本部门相关的条款提出自己会签的意见前置条件用户进入合同管理系统有会签待办任务后置条件如果为最后一个会签部门将给法律审批人员发送审批待办任务基本操作流程 1 从待办任务中或合同会签列表中选择一个合同打开 2 输入会签意见 3 选择是同意还是不同意然后点击确认完成 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 会签意见不能为空异常流程无 3 5 6 UC006 法律人员审核用例名称法律人员审核参与者法律审核人员合同管理系统需求分析说明书第 39 页共 67 页用例描述法律审核人员对合同从法律角度进行审批如果没有问题送审公司主管部门领导审批或退回合同起草者修改前置条件用户进入合同管理系统有审批待办任务后置条件公司领导收到审批待办任务或合同经办人收到修改待办任务基本操作流程 1 从待办任务或合同审批列表中选择一个打开 2 输入审批意见三种类型意见一完合同意二带意见同意三退回意见 3 选择退回或送审公司主管领导 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 审批意见不能为空异常流程无 3 5 7 UC007 分管副总审核用例名称分管副总审核参与者分管副总用例描述分管副总对法律人员审核通过提交上来的合同进行审批如果没有问题报呈总经理前置条件进入合同管理系统有审批待办任务合同管理系统需求分析说明书第 40 页共 67 页后置条件基本操作流程 1 从待办任务或合同审批列表中选择一个打开 2 输入审批意见 3 选择退回或其它副总会签或报呈总经理 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 审批意见不能为空异常流程无 3 5 8 UC008 合同翻译申请用例名称合同翻译申请参与者合同经办人用例描述合同经办人输入合同翻译申请送审并保存前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同翻译申请功能菜单后置条件部门审批领导收到审批待办任务基本操作流程 1 用户点击合同翻译申请 2 系统显示合同翻译申请页面输入合同翻译申请的信息主要有选择翻译申请的合同合同管理系统需求分析说明书第 41 页共 67 页申请时间 3 选择送审部门或领导 4 点击保存按钮提示保成功 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 必须选择翻译申请的合同异常流程无 3 5 9 UC009 授权书申请用例名称授权书申请参与者合同经办人用例描述合同经办人输入授权书申请送审并保存前置条件用户进入合同管理系统可以看到授权书申请功能菜单后置条件部门审批领导收到审批待办任务基本操作流程 1 用户点击授权书申请 2 系统显示授权书申请页面输入授权书申请的信息主要有授权书申请名称授权书申请文本内容申请时间合同管理系统需求分析说明书第 42 页共 67 页 3 选择送审部门或领导 4 点击保存按钮提示保成功 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 必须输入授权书名称异常流程无 3 5 10UC010 律师函申请用例名称律师函申请参与者合同经办人用例描述合同经办人输入律师函申请相关内容送审并保存前置条件用户进入合同管理系统可以看到律师函申请功能菜单后置条件部门审批领导收到审批待办任务基本操作流程 1 用户点击律师函申请功能菜单 2 系统显示律师函申请页面输入律师函申请的信息主要有律师函申请名称律师函编号律师函申请文本内容相关合同合同管理系统需求分析说明书第 43 页共 67 页申请时间 3 选择送审部门或领导 4 点击保存按钮提示保成功 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 必须选择申请的合同异常流程无 3 5 11UC011 合同归档用例名称合同归档参与者合同管理员用例描述合同管理员对已经完成审批的合同进行分类归档前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同归档功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击合同归档功能菜单 2 选择要归档的年份 3 选择要归档的类别 4 点击添加合同按钮弹出合同查询窗体所显示的合同合部为已审批通过的合同合同管理系统需求分析说明书第 44 页共 67 页 5 选择要添加的合同点击确定关闭查询窗体 6 分类归档完毕 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程无 3 5 12UC017 合同纠纷申请用例名称合同纠纷申请参与者合同经办人用例描述合同经办人输入合同纠纷申请相关内容送审并保存前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同纠纷功能菜单后置条件部门审批领导收到审批待办任务基本操作流程 1 用户点击合同纠纷申请功能菜单 2 系统显示合同违约申请页面输入合同纠纷申请的信息主要有纠纷情况说明处理建议 3 选择送审部门或领导合同管理系统需求分析说明书第 45 页共 67 页 4 点击保存按钮提示保成功 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 纠纷情况说明处理建议不能为空异常流程无 3 5 13UC018 合同查询统计用例名称合同查询统计参与者合同经办人合同管理员法律审核人员各级领导用例描述以上参与者进入合同查询后可以输入查询条件点击查询系统显示查询结果不同级别的领导只能查看本部门的数据合同经办人只能查询到自己经办的合同前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同查询统计功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击合同查询统计 2 系统显示合同查询统计页面可以输入查询条件主要有合同管理系统需求分析说明书第 46 页共 67 页合同名称合同编号相对人合同类型合同金额范围合同申请开始时间是否关联交易合同状态等等 3 点击查询按钮 4 显示查询结果 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程无 3 5 14UC019 效能分析用例名称效能分析参与者二级部门以上领导用例描述以上参与者进入合同查询后可以输入查询条件点击查询系统显示查询结果结果主要是统计各个部门的合同审批超时数量和合同审批时间长短不同级别的领导只能查看本部门的数据合同管理系统需求分析说明书第 47 页共 67 页前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同效能分析功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击合同效能分析 2 系统显示效能分析页面可以输入查询条件主要有分析的部门分析的时间段等等 3 点击查询按钮 4 显示查询结果支持列表方式和图形方式显示 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程无 3 5 15UC020 统计报表用例名称统计报表参与者三级部门以上领导用例描述以上参与者进入统计报表功能后可以输入查询条件点击显示报表系统将显示报表用户可以选择打印或导出成其它格式不同级别的领导只能查看本部门的数据前置条件用户进入合同管理系统可以看到统计报表合同管理系统需求分析说明书第 48 页共 67 页功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击统计报表 2 系统显示统计报表页面可以输入查询条件主要有选择查询的部门只能二级部门以上领导才能选择其它人将不能选择查询时间段合同类别合同状态等等 3 点击显示报表 4 可以选择打印或导出成其它格式 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程无 3 5 16UC021 组织机构管理用例名称组织机构管理参与者系统管理员合同管理系统需求分析说明书第 49 页共 67 页用例描述系统管理员可以对组织机构进行增删改操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到组织机构管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击组织机构管理 2 系统显示组织机构管理页面组织机构将以树形方式显示左边为一个组织机构树右边所选组织机构详细信息 3 选择一个组织机构后此机构将做为新增机构父机构点击新增组织机构按钮弹出新增页面输入机构名称机构描述等点击保存并关闭页面 4 组织机构自动刷新显示新加入组织机构 5 选择新添加的机构时此时右边将显示组纷机构名称和描述你可以此修改名称和描述点击保存按钮提示保存成功 6 选择新添加的机构时你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除如果选择是将接删除所选机构如果下面有子机构将提示不能删除 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 机构名称不能为空异常流程无 3 5 17UC022 用户管理用例名称用户管理合同管理系统需求分析说明书第 50 页共 67 页参与者系统管理员用例描述系统管理员可以对用户进行增删改操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到用户管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击用户管理 2 系统显示用户管理主页面一个用户查询页面有添加用户按钮 3 点击新增用户按钮弹出新增页面输入用户登录名真实姓名组织机构角色联系方式等点击保存并关闭页面 4 用户点击查询显示按条件查询出来所有用户 7 双击查询出来的用户将弹出用户修改页面输入要修改的东西点击保存按钮提示保存成功并关闭页面 8 选择查询出来用户你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除如果你选择是将接删除所选用户如果此用户有待办任务时是否也删除 9 10 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 用户登录名真实姓名组织机构角色联系方式不能为空异常流程无合同管理系统需求分析说明书第 51 页共 67 页 3 5 18UC023 角色管理用例名称角色管理参与者系统管理员用例描述系统管理员可以对角色进行增删改操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到角色管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击角色管理 2 系统显示角色管理主页面一个角色列表有添加角色按钮 3 点击新增角色按钮弹出新增页面输入角色名称角色描述点击保存并关闭页面 4 双击列表中某个角色将弹出角色修改页面输入要修改的东西点击保存按钮提示保存成功并关闭页面 5 选择列表中某个角色你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除如果你选择是将接删除所选用户如果此角色下存在用户提示不能删除 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 添加和修改时角色名称不能为空异常流程无合同管理系统需求分析说明书第 52 页共 67 页 3 5 19UC024 角色用户管理用例名称角色用户管理参与者系统管理员用例描述系统管理员可以查看每个角色下的所有用户也可以将单个或批量用户设定成每个角色也可以将用户从某个角色移走前置条件用户进入合同管理系统可以看到角色用户管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击角色用户管理 2 系统显示角色用户管理主页面左边一个角色树右边为用户列表 3 先选择一个角色然后点击新增角用户按钮弹出一个用户查询页面支持单选和多选选择用户点击保存并关闭页面 3 选择一个角色后右边将把将角色的所有用户显示出来支持单选和多选如果选择中后用户点击删除系统提示是否删除如果你选择是将接删除所选用户和此角色的关系 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程无合同管理系统需求分析说明书第 53 页共 67 页 3 5 20UC025 合同分类管理用例名称合同分类管理参与者业务管理员用例描述业务管理员可以对合同类型进行增删改操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到合同分类管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击合同分类管理 2 系统显示合同分类管理主页面左边一个合同类型树右边为类型详细信息 3 先选择一个从树开型结构中选中一个类型然后点击新增类型按钮弹出新增页面输入类型名称和描述击保存并关闭页面 4 合同类型树自动刷新显示新加入合同类型 5 选择新添加的合同类型时此时右边将显示合同类型名称和描述你可以此修改名称和描述点击保存按钮提示保存成功选择新添加的合同类型时你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除如果选择是将接删除所选合同类型如果合同类型已被引用将提示不能删除 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 异常流程合同管理系统需求分析说明书第 54 页共 67 页无 3 5 21UC026 相对人管理用例名称相对人管理参与者业务管理用例描述业务管理员可以对相对人进行增删改查操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到相对人管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击相对人管理 2 系统显示相对人管理主页面一个相对人查询页面下面有添加用户按钮 3 点击新增相对人按钮弹出新增页面输入相对人名称以工商注册名称为准并验证是否已存在信用等级注册资本法人联系人联系电话等可以上传资质文件点击保存并关闭页面 4 用户点击查询显示按条件查询出来所有相对人 11 双击查询出来的相对人将弹出相对人修改页面输入要修改的东西点击保存按钮提示保存成功并关闭页面 12 选择查询出来相对人你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除合同管理系统需求分析说明书第 55 页共 67 页如果你选择是将接删除所选相对人如果此相对人已被引用将不能被删除 13 14 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 相对人名法人信用等级注册资本资质文件不能为空异常流程无 3 5 22UC027 关联交易公司管理用例名称关联交易公司管理参与者业务管理员用例描述业务管理员可以对关联交易公司进行增删改查操作前置条件用户进入合同管理系统可以看到关联交易公司管理功能菜单后置条件基本操作流程 1 用户点击关联交易公司管理 2 系统显示关联交易公司管理主页面一个关联交易公司查询页面有添加关联交易公司按钮 3 点击新增关联交易公司按钮弹出新增页面输入公司名称注册资本组产权关系经营范围联系方式等点击保存并关闭页面 4 用户点击查询显示按条件查询出来所有关联交易公司合同管理系统需求分析说明书第 56 页共 67 页 15 双击查询出来的关联交易公司将弹出关联交易公司修改页面输入要修改的东西点击保存按钮提示保存成功并关闭页面 16 选择查询出来关联交易公司你也可以点击右边的删除按钮系统提示是否删除如果你选择是将接删除所选关联交易公司 17 18 A1 用户输入的值不合法备选流程 A1 输入公司名称注册资本组产权关系经营范围不能为空异常流程无 3 6 系统功能合同管理系统主要是由合同管理合同执行跟踪统计分析应用管理系统管理工作流管理 6 个大功能模块组成 3 6 1 合同管理 3 6 1 1 合同模板起草系统提供菜单项合同模板起草用户选择后进入对应界面用户输入合同模板名称合同类别以及在线 Word 编辑功能用户可以编写及修改合同模板信息及文字完成后提交审批下一步审批环节审批部门审批人有系统自动产生不过也提供给用户手工修改和选择的机会选择确定后点击送审结束提交的审批自动进入已办工作并可以查询对于送审的信息还可以查看但是如果在审批中不能修改合同管理系统需求分析说明书第 57 页共 67 页 3 6 1 2 合同模板会签需要会签的合同模板在相应审批人的待办任务中用户选择相应待办查看合同模板信息及 Word 文本在线用户可以同时查看其他会签人员的会签审批结果用户可以输入自己的审批结果后选择通过或不通过保存所有部门会签通过后自动进入下一流程否则返回到起草人的待办任务中 3 6 1 3 合同模板审批需要审批的合同模板进入相应人员各级领导法律审核人员的待办任务中用户选择相应记录查看合同模板详情以及在线 Word 方式显示合同模板信息用户可以在线修改 Word 内容并自动保留痕迹之后选择通过或不通过并输入审批意见系统自动显示下一步流程处理单位及人员用户也可以手工选择之后选择保存系统自动流转到下一流程并进入相应人员待办列表或者根据流程定义自动结束 3 6 1 4 合同模板发布审批都通过的流程最终进入合同发布流程法律部门合同管理员从待办中查看相应的进入合同发布环节的待办任务然后选择发布发布后模板文本自动接收最新修改即不显示修改痕迹并且合同模板可以在合同起草时根据相应类别筛选后选择使用 3 6 1 5 合同起草合同承办人员选择合同起草功能系统提供相应界面已让用户输入合同相关信息及在线编辑 Word 文本系统根据流程定义显示下一流程处理单位及处理人用户也可以手工选择选择保存后进入下一处理人员的待办任务中 3 6 1 6 合同会签提供界面显示待会签的合同可以修改信息查看其他部门会签意见选择下一合同管理系统需求分析说明书第 58 页共 67 页流程处理单位和人之后保存进入下一流程处理人的待办中进行处理 3 6 1 7 合同审批提供界面显示待审批的合同可以修改信息选择下一流程处理单位和人之后保存进入下一流程处理人的待办中进行处理 3 6 1 8 合同审批表管理系统根据查询条件显示相应合同审批表列表用户可以选择查看某个审批表并可以查看相应流程及当前所在流程位置 3 6 1 9 合同归档管理系统可以查看所有签订及履行后的合同查看首先分年度然后分归档类别或部门显示所有符合条件的合同列表选择某一合同可以查看合同的基本信息 PDF 形式的合同文本下载其他附件资料合同审批的流程和审批表信息以及后期履行的信息如变更记录违约记录等以及合同最终状态 3 6 1 10 合同授权提供界面选择某一合同或某类合同选择被授权人其他信息如授权期限然后保存保存后可以选择制作授权书系统根据授权信息及授权书模板自动填充生成文本用户还可进行在线 word 编辑最后保存和打印 3 6 1 11 合同台账管理系统提供台帐管理功能用户先选择一个台账类型进入台账页面提供台账查询功能用户输入查询条件参照附件 2 合同审批表点击查询后显示符合条件的台账信息 3 6 1 12 框架协议管理系统提供框架协议管理可以添加框架协议功能提供合同类别关键词其他条件查询符合条件的框架协议列表合同管理系统需求分析说明书第 59 页共 67 页选择某个框架协议进行查看框架协议基本信息关联的合同以及每个合同的基本信息及状态信息 3 6 1 13 律师函管理系统提供律师函申请界面用户可以录入申请标题内容相关信息等选择下一步流程部门及处理人保存保存后进入相应人的待办中待办的用户选择相应记录查看申请信息修改后输入审批意见同意不同意以及审批意见后保存 3 6 1 14 合同翻译管理同律师函申请输入信息和显示信息页面不同需要上传和查看合同附件 3 6 1 15 合同承办人变更系统提供合同承办人变更功能业务管理员对合同承办人发生改变时将通过此功能实现先选择要变更的合同再选择变更后的承办人系统将自动变更和此合同流程中相关的待办任务接收人为新的承办人来保持变更后合同的正常审批和执行 3 6 2 合同执行跟踪管理 3 6 2 1 合同签署执行情况查询统计系统提供合同签署执行情况统计查询不同的角色不同部门的用户查询的数据范围是不一样的合同经办人只能查看自己起草合同的签署执行情况部门领导可以查看本部门的所有合同签署执行情况查询时可以输入合同类型合同名称合同状态等查询条件进行查询用户可以选择查询出来的合同双击打开查看合同相各个阶段执行情况 3 6 2 2 合同付款申请系统提供合同付款申请功能当合同履行过程中满足合同付款条件的付款信息会系统自动提醒合同承办人员可以对符合条件的付款记录提出付款申请合同管理系统需求分析说明书第 60 页共 67 页 3 6 2 3 合同纠纷管理系统提供合同纠纷管理功能当合同有纠纷情况发生时合同经办人点击合同纠纷管理菜单系统将显示纠纷页面输入合同纠纷相关信息后填写完成后提交主管领导审批审批通过后提交法律部门记录合同纠纷信息以备后期查询统计关联律师函功能 3 6 3 统计分析 3 6 3 1 合同查询统计管理系统提供合同查询统计功能不同登录用户查询的数据范围是不一样的合同经办人只能查看自己起草合同信息部门领导可以查看本部门的所有合同信息合同审批表中的各个项目都可以做

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