Excel在会计中的应用

成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 实 训 指 导 书 陈其超 朱劼 编写 2012 年 2 月第 1 版 前 言 前 言 Microsoft Excel是一个电子表格处理软件 是 Office办公软件的核心应 用程序之一 它功能强大 操作简单 使用范围广 不仅能够制作日常工作中 的各种表格 而且还可以普遍运用于报表处理 数学运算 工程计算 财务处 理 统计分析 图表制作等各个方面 同是 还提供了丰富的财务函数 数据 库管理函数以及数据分析工具 通过运用这些功能 会计人员可以进行会计处 理 财务分析 统计分析 线性预测 并制作各种数据分析表 编制各种分析 模型 在会计信息化过程中 Excel 有其独特的作用 会计信息化是会计发展史 上的里程碑 它不仅推动了会计工作的现代化进程 而且使得会计工作在社会 经济发展中的地位和作用得到极大的提高 同时 会计处理手段及技术的现代 化 极大地提高了会计信息的及时性 准确性 科学性 Excel 作为专业的数 据处理系统 其功能是无可比拟的 它在实现基本的会计数据处理的基础上 进一步对会计信息进行分析 从而为经营管理提供更为有效 准确的决策支持 比之昂贵的大型财务软件 Excel 更适合中小企业处理日常会计业务的需要 本指导书采用项目化教学方法 设计了六个项目 分别介绍了 Excel的基 础知识和高级应用 Excel 在会计凭证制作 日记账和分类账创建及会计报表 编制这三大会计处理流程中的运用 在会计实务方面主要选取薪酬管理 固定 资产管理 往来账款管理及财务分析等范例介绍 Excel的应用 本指导书以会 计实务中常见的工作为任务 详细介绍利用 Excel解决会计实务中一些实际问 题的方法和步骤 同学们可以按照书中的操作步骤 对照范例文件进行实际操 作 迅速掌握利用 Excel解决会计实务问题的方法和诀窍 最终开发 建立自 己的会计管理系统 由于本人水平有限 讲义编写时间仓促 疏漏或不足之处在所难免 欢迎 广大读者同学批评指正 目录 目 录 项目一 EXCEL 基础知识 1 工作任务一 EXCEL 基本操作 1 项目活动一 Excel 基本操作界面及对象 2 项目活动二 工作簿和工作表的操作 6 项目活动三 编辑单元格 11 工作任务二 EXCEL 高级应用 14 项目活动一 Excel 公式和函数的使用 14 项目活动二 管理数据清单 20 项目活动三 Excel 宏及其应用 24 项目二 会计凭证的制作 26 工作任务一 页面的设计 30 项目活动一 页面背景的设计 30 项目活动二 页面标题的设计 31 项目活动三 设置页面到各个工作表的链接 33 项目活动四 页面的美化 36 项目活动五 保护工作表 37 工作任务二 会计科目表的制作 38 项目活动一 建立总账科目表 38 项目活动二 修改总账科目表 40 项目活动四 建立明细科目表 41 工作任务三 会计凭证表的制作 42 项目活动一 会计凭证表的结构设计 42 项目活动二 自动形成会计凭证编号的设置 43 项目活动三 范围名称的定义 44 项目活动四 自动显示会计科目的设置 45 项目活动五 单元格输入信息提示的内容 47 项目活动六 会计凭证表实例 48 项目活动七 制作完成的会计凭证表的保护 48 项目活动八 会计凭证表的备份 49 工作任务四 记账凭证的制作 50 项目活动一 记账凭证的结构设计 50 实 操 练 习 55 项目三 日记账管理系统的建立 57 工作任务一 页面的设计 59 工作任务二 现金日记账的创建 61 项目活动一 现金日记账的结构设计 61 前 言 项目活动二 设置数据有效性 63 项目活动三 设置条件格式 64 项目活动四 余额自动计算 65 项目活动五 计算本日合计和本月累计 66 工作任务三 现金日报表的编制 68 项目活动一 现金日报表的格式设计 68 项目活动二 现金日报表数据的自动生成 69 工作任务四 银行存款日记账的创建 71 项目活动一 银行存款日记账的结构设计 71 实 操 练 习 74 项目四 薪酬管理实务 75 工作任务一 薪酬管理系统基本表格的建立与数据输入 78 项目活动二 职工基本工资表的建立 80 项目活动三 职工福利表的建立 81 项目活动四 职工社会保险表的建立 81 项目活动五 职工考勤表的建立 82 项目活动六 职工业绩考核表的建立 83 工作任务二 职工工资结算单的创建 83 工作任务三 工资条的生成 86 工作任务四 工资总额汇总表的创建 88 工作任务五 工资费用分配表的建立 91 实 操 练 习 93 项目五 固定资产管理实务 96 工作任务一 固定资产卡片的建立 98 工作任务二 固定资产管理 100 项目活动一 固定资产的增加 100 项目活动二 固定资产的调拨 101 项目活动三 固定资产的减少 102 工作任务三 固定资产折旧计算表 102 项目活动一 平均年限法计提折旧 102 项目活动二 双倍余额递减法计提折旧 103 项目活动三 年数总和法计提折旧 104 工作任务四 固定资产折旧费用分配表的建立 106 项目活动一 按固定资产折旧费用类别分析折旧费用分配情况 106 项目活动二 按固定资产使用部门分析折旧费用分配情况 109 工作任务五 建立独立的固定资产卡片 109 实 操 练 习 113 项目六 往来账款管理实务 114 工作任务一 应收款项表的创建 115 III 项目活动一 应收款项表的建立 115 项目活动二 判断应收款项是否到期 118 工作任务二 应收账款账龄分析表 118 项目活动一 应收账款账龄设置 118 项目活动二 应收账款账龄分析表的创建 119 项目活动三 坏账准备计提 121 工作任务三 建立应收票据账期金额分析图 122 工作任务四 应付款项表的创建 125 项目活动一 应付款项表的建立 125 项目活动二 判断应付款项是否到期 127 工作任务五 应付账款账龄分析表 128 项目活动一 应付账款账龄设置 128 项目活动二 应付款账龄分析表的创建 129 工作任务六 建立应付款账期金额分析图 130 实 操 练 习 133 项目七 会计报表的编制 135 工作任务一 科目汇总表的建立 136 项目活动一 生成科目汇总表数据 136 项目活动二 科目汇总表的美化 139 项目活动三 科目汇总表数据的自动更新 141 工作任务二 科目余额表的建立 141 项目活动一 科目余额表的结构设计 141 项目活动二 期初余额的链接调用 142 项目活动三 本期发生额的链接调用 143 项目活动四 期末余额的生成 145 工作任务三 资产负债表的编制 146 项目活动一 资产负债表的格式设计 146 项目活动二 资产负债表的编制步骤 148 工作任务四 利润表的编制 149 项目活动一 利润表的结构设计 149 项目活动二 利润表的编制步骤 151 工作任务五 现金流量表的编制 151 项目活动一 现金流量表的结构设计 152 项目活动二 现金流量表的编制准备 153 项目活动三 现金流量表的编制步骤 154 实 操 练 习 155 Excel 在会计中的应用实训指导书 IV Excel 在会计中的应用实训指导书 一 实训目的与要求 本实训的目的是使学生通过工作任务驱动的方式了解 Excel在会计及财务 处理中的应用 能够借此对会计日常工作的 Excel相关应用进行分析和掌握 并通过实训锻炼和提高学生的计算机操作和表格处理能力 为将来的工作奠定 良好的基础 在实训过程中 学生每天在教师的指导下按照实训指导书完成实训任务 具体如下 1 每天按上课时间进行实训 不迟到 不早退 不违反各项纪律 2 每天按要求完成老师布置的实训计划 在实训过程中认真参与 积极主动 思考 有意识地增强自己的动手能力 3 认真总结实训中的经验教训 由老师点评 4 按要求完成实训总结 并按时提交 二 实训内容 Excel的基础知识和高级应用 Excel 在会计凭证制作 日记账和分类账创 建及会计报表编制这三大会计处理流程中的运用 以及会计实务方面的薪酬管 理 固定资产管理 往来账款管理及财务分析等 三 实训课时 60课时 两周 四 实训准备 1 分发实训资料 进行相关说明 2 将学生划分为学习小组 每组由小组长负责管理 3 向学生强调实训纪律要求和考核办法 五 考核办法 考核成绩分为四个级别 优秀 良好 合格 不合格 优秀 能遵守纪律 在规定时间内完成指定任务并全面参与各个环节工作 总结认真细致 良好 能遵守纪律 在规定时间内完成指定任务并参与各个环节的大部分 工作 总结认真 合格 能遵守纪律 在规定时间内完成指定任务并能参与各个环节工作 V 有总结 不合格 未能遵守纪律 未在规定时间内完成指定任务 未参与各个环节 工作 无总结 六 实训项目 1 模块化教学 根据会计学习规律 将 Excel在会计中的应用分成不同的 工作任务模块 2 实操练习 结合教师的讲解 进行工作任务实操练习 进一步强化对 Excel应用的理解和使用 3 综合任务 通过一项工作任务学以致用 运用 Excel对会计日常工作进 行全面的管理 七 实训计划表 时间 周一 周二 周三 周四 周五 上午 熟悉 Excelr 基本操作 学习会计凭证 的制作 学习日记账管 理系统的建立 学习薪酬管理 相关表的建立 回顾练本周实 训内容 下午 熟悉 Excel高 级应用 完成会计凭证 制作练习 完成日记账相 关练习 完成薪酬管理 表格练习 检查本周各项 目练习作业 时间 周一 周二 周三 周四 周五 上午 学习固定资产 管理的建立 学习往来账款 管理的建立 检查本实训练 习作业 下午 完成固定资产 表格练习 完成往来账款 表格练习 结合前面几个 项目内容 学 习会计三大报 表的编制 完成会计三大 报表练习 完成实训总结 注 实训计划根据实际执行情况适度调整 项目一 Excel 基础知识 1 项目一 Excel 基础知识 工作目标 随着社会经济的发展 企业的经济环境也在发生着根本性变化 因此 各 个企业对会计职能的要求 已从单纯的核算型工具发展成为能够充分利用会计 信息并准确地分析现状和预测未来的管理型工具 为了提高企业的会计工作效 率 每个财务人员都应该掌握计算机软件工具 以便对会计信息做进一步的分 析 Excel 作为一款功能强大的电子表格软件工具 除了具有有强大的表格数据 计算和分析功能外 还可以把表格中的数据用各种统计图像表示出来 利用 Excel 进行会计信息处理 可使得数据的收集 处理和分析更加科学 便捷 同 时更有利于管理理论和管理实践的紧密结合 使企业的管理水平日益提高 通过完成本项目的工作任务 使学习者能够掌握 Excel 的一些基本知识 比如它的工作界面 基本元素 常用工具和常用的公式和函数的使用方法等 帮助学习者建立对 Excel 的感性认识 为以后的学习打下基础 工作思路 本项目的工作思路是首先熟悉 Excel 的基本操作 掌握 Excel 公式和函数的 使用方法 理解 Excel 中图表的处理和数据管理分析 了解 Excel 宏及其应用方 法 工作任务一 Excel 基本操作 随着计算机对人类社会的全方痊渗透 面向各行业的计算机应用工具应运 而生 电子表格软件为人们提供了一种高效的数据通信 组织 管理和分析工 具 备受众人瞩目 作为办公自动化不可缺少的 Excel 正是其中的佼佼者 Excel 是目前市面上最强大的电子表格制作软件 它和 Word PowerPoint Access 等软件一起 构成了 Office 办公软件的完整体系 它不仅具有强大的数据组织 计算 分析和统计功能 还可以通过图表 图形 等多种形式将处理结果形象地显示出来 并且能够方便地与 Office 其他软件互 相调用数据 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 2 项目一 Excel 基础知识 3 项目活动一 Excel 基本操作界面及对象 一 Excel 操作界面 从启动的 Excel 窗口可以看到 该窗口主要由标题栏 工具栏 编辑栏 单元格区域 状态栏和滚动条等部分组成 具体的位置如图 1 1 所示 图 1 1 Excel 初始工作窗口 1 标题栏 标题栏位于工作簿的最上面 显示的是一个 Excel 工作簿文件的名称 如 图 1 2 新建一个文件时 系统自动以 Book1 Book2 等名称依此类推为工作簿 命名 如需重合名 在保存时进行文件的命名即可 图 1 2 Excel 标题栏 在标题栏的最左端是一个控制菜单图标 称之为 Office 图标 单击此图 标弹出控制菜单 可实现以下命令 新建 命令 新建一个工作簿 打开 命令 打开一个已经保存的工作簿 快速访问工具栏 标题栏 Excel 程序窗 口控制按钮 工作薄窗口控 制按钮 Office 按钮 功能区 名称框 状态栏 编辑栏 滚动条 显示比例显示模式 编辑栏 滚动条 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 4 保存 命令 保存对该工作簿的修改 另存为 命令 保存工作簿按指定的格式到文件夹 打印 命令 打印预览和打印工作表 准备 命令 查看文档属性 检查文档 对文档进行加密 限制权 限 添加数字签名 标记为最终状态 运行 兼容检查器 发送 命令 将文档副本发送给其他人 发布 命令 将文档发布给其他人员 关闭 命令 关闭工作簿 在标题的最右端有 3 个按钮 分别是 最小化 按钮 还原 按 钮 或 最大化 按钮和 关闭 按钮 单 最小化 按钮可以将 Excel 应用 程序窗口缩小成一个图标并隐藏在任务栏中 再次单击可以恢复原来的界面 当窗口最大化时 单击 还原 按钮可以还原到以前大小的界面 当窗口没有 铺满整个屏幕时 单击此按钮可以实现窗口的最大化 单击 关闭 按钮可以 实现窗口的关闭 2 菜单栏 菜单栏采用下拉 分级的方式分门别类地放置了 Excel 的各种命令和功能 例如 开始 插入 页面布局 公式 视图 等 如单击 开始 工具选项卡 将弹出所有与文件操作相关的菜单列表 每一个菜单项对应一个 具体的功能 在工具栏菜单的右下端有一个下拉按钮 单击这些按钮 可以显 示工具栏菜单中没有的菜单命令 选择菜单命时 用户除了可以利用鼠标实现外 还可以用键盘操作的方式 来实现 用户可以首先按下 Alt 键激活菜单栏 再输入相应菜单名称后面的字 母 就可以激活此菜单 输入相应菜单命令后的字母就可以执行该命令 如按 下 Alt 键后 按下字母 I 可激活 插入 菜单 然后按下 P 键可执行 插入图 片 命令 3 工具栏 工具栏位于菜单栏下方 由一系列的工具按钮组成 这些工具按钮有的是 文字 有的是图标 工具栏的每个按钮都对应菜单栏中相关的命令 单击此按 钮就可以执行该命令 因此使用工具栏可使操作更加简单快捷 而且工具栏的 图标也便于记忆 节省了许多工作时间 在工具栏中标记为黑色字体的工具按 钮处于激活状态可以使用 而灰色字体的工具按钮是暂时不能使用的 如果用户使用的工具在工具栏中没有 则单击工具栏右边的扩展箭头就会 弹出剩余的命令菜单 如果用户不再需要某个工具栏 可以将其隐藏起来 只 要单击 工具 菜单 把相应的工具栏名称左侧的 取消就行 项目一 Excel 基础知识 5 4 编辑栏 编辑栏由名称框和编辑框组成 名称框显示当前活动的单元格的名称 用 来定义当前单元格或单元格区域的地址 或者根据地址查找单元格 如图 1 3 中 当在单元格 A1 中输入 欢迎 文本时 则在名称框中显示出活动单元 格 A1 编辑框是输入数据和编辑单元格数据的地方 用户在单元格中输入或者编 辑数据时 可首先单击该单元格 然后输入或编辑数据 此时在编辑框中也会 显示输入和编辑的数据 单击编辑框旁边的 输入 按钮 或者按 Enter 键就 可以实现对单元格的编辑 图 1 3 编辑栏中同时显示输入的内容 5 状态栏 状态栏位于工作窗口的最下端 用来显示 Excel 当前的工作状态 起着对 当前操作状态的一个提示作用 如有关命令 工具栏 按钮 正在进行的操作 或光标所在的位置等信息 当用户在单元格内进行编辑时 状态栏就显示 输 入 字样 输入完毕后将显示 就绪 字样 在状态栏空白处 右击可以自定 义状态栏显示的内容 在状态栏的右下角 可以对工作簿视图进行调整 分别 提供了普通视图 页面布局和分页预览 3 种模式供使用者选择 除此之外 使 用者还能对单元格的显示比例进行调整 提示 1 对话框是计算机与用户进行交流的窗口 在对话框中包括各种各样的 选项 如选项卡 复选框 文本框 列表框 命令按钮等 如选择 页面布局 页面设置 命令时就会弹出相应的对话框 各种元素的位置及作用如下 选项卡 代表操作对象的不同属性 文本框 用于直接输入或编辑文本 列表框 用于显示数据或其他信息 单选按钮 单选按钮为圆形 每一组单选按钮中只能选择其中一个 复选框 复选框为方形 每一组复选框中可以选择其中的多个选项 2 快捷菜单是用户在使用时 能够快速显示的一种菜单 在 Excel 窗口 的不同位置右击 可弹出不同的快捷菜单 在快捷菜单中包含了与用户指定区 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 6 域最相关的一些命令 不同的命令有不同的快捷菜单 用户可以根据需要选择 快捷菜单中不同的命令进行操作 二 Excel 操作对象 Excel 的操作对象主要是工作簿 工作表和单元格 1 工作簿 工作簿实质上是 Excel 环境中用来存储和处理数据的文件 也叫 Excel 文档 其文件类型为 xls 一个工作簿可以包含最多 255 张工作表 在黙认情况下 当 打开一个工作簿时 每个工作簿就包含三个工作表 分别命名为 Sheet1 Sheet2 Sheet3 这些工作表标签位于工作簿窗口的底部 用来表示工作 簿中不同的工作表 单击不同的工作簿标签 就可以进入相应的工作表 如果 用户需要对这些工作表进行重命名 只要双击需要命名的工作表标签 当该名 称变成黑色的时候 直接输入新的名称 即可完成对工作表的重命名 2 工作表 工作表是指由行和列组成的一个表格 Excel 中每张工作表最多可由 1000000 行和 16000 列构成 其中行号是由上自下从 1 开始进行编号 列号则 由左到右用字母 A 到 XFD 进行编号 每一个新建的 Excel 工作簿 软件会自动 建立若干个工作表 用户可以将相关内容的表存放在同一个工作簿中 为相关 的工作表之间数据的交换与格式的一致性提供了方便 3 单元格 工作表中行与列的交叉的小方格就是 Excel 的单元格 每张工作表中包括 了 1048576 16384 个单元格 单元格的列宽可容纳 255 个字符 行高可达到 409 磅 每个单元格都有对应的地址 例如 E13 表示第 E 列第 13 行的单元格 用户如果要对某个单元格中的内容进行操作 可以单击工作表中相应的单元格 发现些单元格变成一个黑色的小方框 此时所有的操作就只针对这个单元格了 如图 1 4 所示 图 1 4 活动单元格 提示 由于一个工作簿中有多个工作表 为了区分不同的工作表中的单元格 要 在单元格地址前加上相应工作表的名称 并且工作表名称与单元格之间必须用 号隔开 如 Sheet3 B4 表示在 Sheet3 工作表中的 B4 单元格 项目一 Excel 基础知识 7 项目活动二 工作簿和工作表的操作 工作簿是 Excel 的门户 要想运用 Excel 进行操作 首先需要创建一个新的 工作簿 而一个工作簿中含有多张工作表 这样用户就可以将相关的表存在于 同一个工作簿中 以避免多次存取的麻烦 并为相关的工作表之间数据的交换 和格式的一致性提供了方便 1 新建工作簿 如何启动 Excel 应用程序呢 在新建 Excel 工作簿的方法上 大家可能都有 自己习惯的方法 下面我们介绍新建 Excel 工作簿的方法 双击桌面上的快捷方式 如果桌面上没有快捷方式 可以使用下面的方法 来添加快捷方式 开始 程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 右击 发送 桌面快捷方式 如图 1 5 所示 图 1 5 添加 Excel 桌面快捷方式 右击桌面空白处 弹出桌面快捷菜单 选择 新建 Microsoft Office Excel 工作表 命令 如图 1 6 所示 图 1 6 使用快捷方式新建工作簿 在桌面上依次选择 开妈 程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 命令 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 8 选择 开始 运行 命令 或者使用快捷键 Win r 弹出如图 1 7 所 示的对话框 在 打开 文本框中输入 Excel 然后单击 确定 按钮 同 样可以打开一个新建的 Excel 工作簿 图 1 7 运行 对话框 如果你已打开一个 Excel 工作表 单击 Office 按钮 在弹出的下拉菜单 中选择 新建 工具按钮 或者按 Ctrl N组合键也可以创建一个新的 Excel工 作簿 2 保存工作簿 单击 Office按钮 从弹出的下拉菜单中选择 保存 选项 即可保存 工作簿 也可以直接使用快捷键 Ctrl S组合键直接保存正在编辑的工作簿 3 保护工作簿 如果要对该工作簿赋予一定的权限 即对工作簿进行保护 则单击 Office 按钮 选择 另存为 命令 在弹出的对话框左下方选择 工具 命令 如 图 1 8所示 在下接菜单中选择 常规选项 命令 弹出如图 1 9所示的对话 框 对话框中 打开权限密码 是指用户下次打开时需要输入的密码 修改 权限密码 是指打开工作簿后 在对工作簿进行修改时需要输入的密码 用户 根据自己的需要设定密码 设置好之后单击 确定 按钮 就完成相应的权限 设定了 当下次再打开这个工作簿时 就会提示你输入打开或者权限密码 如 果不知道该农密码的人就打不开这个工作簿 或者无法对其中的数据进行修改 图 1 8 另存为 对话框 项目一 Excel 基础知识 9 图 1 9 常规选项 对话框 4 增加工作表 在黙认的情况下 一个工作簿有 3个工作表 分别命名为 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 在工作中 有时候需要建立更多的工作表 此时 只要单击工作表标签旁边的 插入 按钮 即可插入一张新的工作表 或者 右击工作表标签 在弹出的快捷菜单中选择 插入 命令 如图 1 10所示 从 弹出的对话框中选择工作表图标 单击 确定 按钮就可以增加工作表了 还有一种方法就是在菜单中选择 开始 插入 插入工作表 命令 图 1 10 插入 对话框 5 移动工作表 在工作中 为了满足使用的需要 有时候需要调整工作表的次序 此时只 要单击需要调整的工作标签 并按住鼠标左键 使其出现一个向下的箭头 如 图 1 11所示 然后将其移动到需要的位置即可 图 1 11 移动工作表 6 复制工作表 工作表的复制与工作表的移动操作相像 单击需要复制的工作簿标签之后 再同时按住鼠标左键和 Ctrl键 在工作表标签的前面即可出一个向下的箭头 拖动鼠标至适当的位置后松开鼠标和 Ctrl键 完成对工作表的复制 新的工作 表会被自动命名为以前工作表的名称后面加上字 2 例如 Sheet1 工作表 被复制以后会被命名为 Sheet1 2 还有一种方法 在工作簿中右击要复制的工作表标签 在弹出的快捷菜单 中选择 移动或选择工作表 命令 弹出如图 1 12所示的对话框 选中 建立 副本 复选框 再确定需要把工作表复制的位置 比如要把工作表移动到 Sheet2和 Sheet3之间 就需要选择把工作表放在 Sheet3之前 然后单击 确 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 10 定 按钮就完成了对工作表的复制 图 1 12 移动或复制工作表 对话框 7 隐藏和显示工作表 隐藏工作表 打开需要隐藏的工作表 右击工作表标签 在弹出的快捷菜 单中选择 隐藏 命令 即可完成对目标工作表的隐藏 或者选择工具栏的 单元格 格式 命令 再在弹出的菜单中选择 隐藏和取消隐藏 隐 藏工作表 命令即可 如图 1 12所示 显示隐藏的工作表 同样是右击工作表标签 在弹出的快捷菜单中选择 取消隐藏 命令 在弹出的 取消隐藏 对话框中选择需要重新显示的工作 表 或者选择 格式 隐藏和取消隐藏 取消隐藏工作表 命令来完成 隐藏 显示工作表的行或列 选定需要隐藏的行或列 即将光标移至需要选 定的行号或列号上 待光标变成指向该行的箭头时 单击鼠标左键即可选择该 行或列 在工具栏中选择 格式 命令 在弹出的菜单中选择 隐藏行 列 或 取消隐藏行 列 命令 即可完成对工作表中行 列 的隐藏或打开 在图 1 13中 该工作表的第 3至 7行就被隐藏了 图 1 13 隐藏行 8 工作表的格式化 工作表的格式化是指对工作表进行排版 经过格式化操作后使工作表更加 美观 实用 符合要求或是突出一些重点项目 使用户对工作表一目然 1 自动套用格式化 在黙认条件下 Excel 为用户提供了若干种格式 用户在编辑完成一张工 作表后 可以套用 Excel提供的格式 实现工作表的自动格式化 具体操作如 项目一 Excel 基础知识 11 下 首先 按住鼠标左键拖动选择需要格式化的区域 再选择工具栏中的 样 式 套用表格格式 选项 弹出选项菜单 当选中所需要的格式后 单击 确定 按钮就行了 2 条件格式化 有时候为了突出显示工作表中某一部分单元格的值 可以用条件格式化标 记单元格 例如对现金收付大于 10000的单元格用红色标记 具体操作如下 首先选择要格式化的单元格 在工具栏中选择 样式 格式 条件格式 突出单元格规则 大于 命令 弹出如图 1 14所示的对话框 在文本框 中输入 10000 设置为浅红色填充 单击 确定 按钮即可 图 1 14 大于 条件格式对话框 9 保护工作表 对于一些不需要公开的工作表 可以对其设置和相应的密码 进行相应的 保护 使其的阅读权限受到限制 具体操作步骤如下 1 单击需要保护的工作表 选择 审阅 保护工作表 命令 打开 保护工作表 对话框 如图 1 15所示 图 1 15 保护工作表 窗口 2 在 取消工作表保护时使用的密码 文本框中输入密码 并在 允许 此工作表的所有用户进行 复选框中选择相应选项 然后单击 确定 按钮 打开 确认密码 对话框 再次输入密码 单击 确定 按钮就完成了对工作 表的保护 3 如果需要撤销工作表的保护 先单击受保护的工作表 选择 审阅 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 12 撤销工作表的保护 命令 打开 撤销工作表的保护 对话框 输入密码 单击 确定 按钮就行了 项目一 Excel 基础知识 13 项目活动三 编辑单元格 工作表是工作簿的基础 而单元格又是工作表的基础 对工作表的操作都 是通过单元格的操作来完成的 1 输入文本 这里的文本可以是汉字 英文字母 也可以是文本性质的数字 每个单元 格最多可包含 32000个字符 输入基本的汉字和英文字母 只要双击目标单元 格即可输入 或者是在编辑栏中输入相应的内容 再单击左边的 按钮就可以 输入了 一个单元格中 最大可存放 21页的文档 Excel 在黙认的情况下 文 本会与单元格左侧对齐 例如 在单元格中输入文本 个人笔记本电脑 输 入结果如图 1 16所示 图 1 16 输入文本 提示 1 如果要在单元格中输入文本型数据 只需要在输入的数字之前先输入 一个单引号 这样 Excel 就会把该数字作为文本处理 2 如果要在两行文字之间提行 单元格内换行 只要在两个字之间使 用 Alt Enter 组合键 3 如果要将左边单元格的内容填充至指定的单元格 可按 Ctrl R 组合 键 如果需要将上方单元格的内容填充至指单元格 可按 Ctrl D 组合键 2 数据的输入 Excel中的数值是指可用于计算的数据 常见的有整数 小数 分数和逻 辑值等 数值中可以含有 和 等符号 在单元格中输 入数值后 数值将自动靠右对齐 如果输入的数字超过 11位 将自动变成类似 于 1 23E 11 的科学计数法形式 如果输入的数字小于 11位但单元格的宽度 不够容纳其中的数字时 将以 的形式表示 通常情况下 我们将这些 数值统称为数据 后面担到的数据都是指这类除文本类以外的数值 在 Excel的单元格中 可以输入两种数据 即常量和公式 输入常量的方 法与输入文本的方法相同 即选中要输入数值的单元格后 直接输入数值或在 编辑中输入数值 完成输入后 再按 Enter键即可 如果在单元格中直接输入 公式 需要以先输入 开始 然后再输入公式内容 最后按 Enter键结束公 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 14 式的输入 此时在单元格里就会看见公式的计算结果 对于数据的输入需要注意以下 3种情况 在输入分数时 为了避免输入的分数视为日期 需要在输入分数之前先输 入 0 再输入一个空格 然后输入分数 例如要在单元格 A4中输入分数 1 10 先输入 0 再输入一个空格 然后输入 1 10 最后按 Enter 键 其对比结果如图 1 17所示 图 1 17 分数的输入 提示 在黙认情况下 Excel 会自动将数据沿单元格右侧对齐 文本自动左对齐 输入分数还有另外一种方法 即选中需要输入分数的单元格并右击 在弹 出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 弹出 设置单元格格式 对话 框 选中 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 分数 选项 对于负数的输入 一般可以在数字前直接加 号 但是如果这个附属是 分数 则需要将这个分数先加上括号 再在前面加上 号 若需要输入小数 并设置其显示方式和小数位数等特殊数据时 具体操作 如下 选中要输入特殊数据的单元格并右击 在弹出的快捷菜单中选择 设置 单元格格式 命令 打开 设置单元格格式 对话框 如图 1 18所示 单击 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择所需的类型 如选择 数值 选项 并在 小数位数 数值框中输入 3 单击 确定 按钮即可出现相应的小数 项目一 Excel 基础知识 15 图 1 18 设置单元格格式 在 Excel中 对于一般的数据只能一个一个地输入 但是对于那些有序的 相似的或相同的数据的输入 就可以利用数据的填充来实现快速输入 数据的 填充操作是指在工作表中快速生成一定关系的数据 1 填充相同数据的操作 在 Excel工作表中 选定输入起始数据的单元格 输入其数据 再把光标 放在该单元格的右下角 这时光标会变成 标记 然后向右或向下拖动鼠标 这样所经过的单元格就会显示出该单元格中被填充的内容 单击最后一个单元 格右下角的 自动填充选项 图标 出现一个快捷菜单 提示选择填充方式 选择 复制单元格 方式填充 系统黙认的是 以序列方式填充 例如从 A1到 A7都填充数学 3 先在 A1单元格中输入 3 等到鼠标光标变成 标记 按住鼠标左键并向下拖动至 A7单元格 填充结果如图 1 19所示 图 1 19 自动填充 2 等差数列的填充 Excel的自动填充能对于呈等差数列的序列数同样适用 只是需要在输入 起始数据时 至少要畋前两个数据 例如 在起始单元格输入 1 和 3 然后选中这两个单元格 并把光标移到单元格的右下角 当光标变成 标记 时 按住鼠标左键向下拖动 填充了所选区域后松开鼠标即可 填充结果如图 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 16 1 19所示 3 使用 填充 命令填充复杂的数据 选定起始单元格 选择菜单栏中的 开始 填充 系列 命令 弹 出系列对话框 在 序列 对话框中 如选中 行 和 等比数列 单选按钮 输入 步长值 和 终止值 分别为 3 和 27 单击 确定 按钮 再选 中 列 和 等差数列 单选按钮 输入 步长值 和 终止值 分别为 5 和 36 单击 确定 按钮 填充结果就会自动显示在相应的单元格内 3 调整行高和列宽 在单元格中输入数据时 有时会有一些较长的字符在输入后因为列宽或行 高的原因被隐去一部分 所以用户在操作时可以适当地对单元格的行高和列宽 进行调整 将光标移到将要调整的列的顶端 使光标变成双向箭头 按住鼠标 左键拖动 调整列宽 还可以把光标移动到该列的最右端 使之变成一个双向 的箭头 如图 1 20所示 然后左右拖动鼠标即可调整该列单元格的宽度 当然 调整行高跟调整列宽的方法一样 图 1 20 调整列宽前后 同样地 用户还可以通过菜单栏来调整行高或列宽 选中需要调整的单元 格 选择 开始 格式 行高 列宽 命令 例如 需要将单元格的 行高调整为 25 5厘米 则选 行高 命令 在弹出的 行高 对话框中的 行 高 文本框中输入 25 5 如图 1 21所示 单击 确定 按钮 图 1 21 行高 对话框 4 增加行 列和单元格 在工作表的编辑过程中 有时需要添加行 列或单 元格 只需要选中需要添加行或列的单元格 再在菜单 栏中选择 开始 插入 插入单元格 插入 工作表行 插入工作表列 命令即可 如图 1 22 所示 图 1 22 插入单元格 行或列 项目一 Excel 基础知识 17 工作任务二 Excel 高级应用 项目活动一 Excel 公式和函数的使用 Excel 是一款非常强大的数据处理软件 其在数据处理 计算机功能方面能 力不凡 从简单的四则运算到复杂的财务运算 统计分析 这一系列都可以通 过相应的函数来完成 所以在 Excel 中 公式和函数是比较重要的知识 了解 并掌握它们对以后的学习有很大的帮助 1 公式的使用 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果 在 Excel 中 运用公式 一般都遵循特定的语法或次序 在输入过程中 通常以 开始 再输入公式 中的各个运算元素 每个元素可以是改变或不改变的数值 单元格或引用单元 格区域 名称或工作函数 这些参与运算的元素都是通过运算符隔开的 1 公式中常用的运算符 公式中常用的运算符主要包括加 减 乘 除 大于 小于 等于 百分 号等 具体如表 1 1 所示 表 1 1 运算符 运算符 名称 用途 加号 加 减号 减 也可表示负 星号 乘 斜杠 除 大于号 大于 小于号 小于 不等号 不等于 不大于号 小于或等于 不小于号 大于或等于 脱字号 求幂 文本串连符 连接两串文本 提示 在 Excel 中 有时候可能一个公式里包含多个运算符 这时就需要按照一 定的优先顺序进行计算 对于相同优先级的运算符 将按从左到右的顺序进行 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 18 如果将需要计算的部分用括号起来 可提高优先顺序 2 公式的输入 选定要输入公式的单元格 通常以输入 开始 表明此时单元格输入的 内容是公式 再输入公式的内容 按 Enter 键完成输入 此外 还可以使用公式选项输入公式 如果创建含有函数的公式 那么公 式选项板有助于输入工作表函数 当在公式中输入函数时 公式选项会显示函 数的功能和和名称 每个参数和参数的描述 函数当前的结果和整个公式的结 果 在菜单栏中选择 公式 插入函数 命令 就会弹出 插入函数 对话 框 如图 1 24 所示 用户选择相应的函数后 单击 确定 按钮 会弹出如 图 1 23 右图 所示的 函数参数 对话框 输入相应的参数后 单击 确定 按钮 图 1 23 插入函数对话框 2 函数的使用 在 Excel 中 函数实际上就是定义好的公式 系统提供了大量现成的函数 可供用户参考使用 这些函数运算能够满足各种日常公公 财务 统计和各种 报表等所需要的计算 在 Excel 中的函数可以分为 常用函数 财务函数 日期和时间函数 数 学与三角函数 统计函数 查找与引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函 数和信息函数等 1 函数的输入 在 Excel 中 函数的创建方法有两种 一种是直接在单元格中输入函数的 内容 这种方法需要用户对函数有足够的了解 另一种方法是使用 公式 插入函数 命令 这种方法比较简单 它不需要对函数进行全面的了解 而 是以提供函数供用户选择的方式进行创建 下面对这两种方法分别介绍 直接输入 如果用户对某一函数比较熟悉 并且了解该函数的各个参数 就可以通过 直接输入将函数输入到公式中来 用户需要先选择输入函数公式的单元格 以 项目一 Excel 基础知识 19 等号 开头 然后输入函数的各个参数即可 例 1 1 在单元格 C4 中输入求积函数 用来求出 A2 和 B2 单元格数值 的积 选单元格 C4 输入公式 A2 B2 如图 1 24 所示 图 1 24 直接输入公式 按 Enter 键 或单击编辑栏中的 输入 按钮 则可在 C4 单元格显示计 算结果 当用户不能确定函数的拼写时 则可以使用插入函数方法来插入函数 这 种方法不需要用户输入 直接插入函数即可 插入函数是通过函数指南来完成 输入的 其操作方法如下 首先 选择需要插入函数的单元格 其次 选择 公式 插入函数 命令 或单击编辑栏上的 插入函数 图标 弹出如图 1 25 所示的 插入函数 对话框 图 1 25 插入函数对话框 提示 如果不知道所需要的函数是什么类型 可在 搜索函数 文本框中输入与 函数有关的一些文定性描述 然后单击 转到 按钮即可 如果知道所需函数 类型 可单击 选择类弄 下拉列表框 选择函数类型 然后 在 选择函数 下拉列表框中选择所需要的函数 Excel 会自动在列 表框下面显示所选函数的有关说明 最后 单击 确定 按钮 即可弹出 函数参数 对话框 如图 1 26 所示 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 20 在此对话框中要求用户选择函数的参数 选择好函数参数后 单击 确定 按 钮 在单元格内就会显示计算结果 图 1 26 函数参数 对话框 2 公式与函数运算常见错误 在公式或函数的运用过程中 有时会因为公式或函数的设置以及人为因素 造成单元格中出现错误信息 当出现错误时 Excel 会给出一些提示 以帮助用 户找出错误的原因 输入到单元格的数值太长 在单元格中显示不下 可以 通过修改列宽来修正 VALUE 使用了错误的参数和运算对象类型 DIV 0 公式被 0 除时 NAME 公式中产生不能识别的文本 产生的错误值 N A 函数或公式中没有可用的数值 产生的错误值 REF 单元格引用无效 NUM 公式或函数中的某个数字有问题 NULL 试图为两个并不相交的区域指定交叉点时产生的错误值 3 会计业务处理中的常用函数 利用 Excel 提供的大量财务函数进行数据的运算 将使数据的运算操作更 加简便 在运用这些函数时 用户只需要在 函数参数 对话框中输入相关的 参数即可 这不仅提高了工作效率 还能加深用户对函数的认识 为以后的工 作提供便利 1 求和函数 SUM 函数格式为 SUM Number1 Number2 Number3 功能 求参数表中所有参数的和 2 求平均值函数 AVERAGE 项目一 Excel 基础知识 21 函数格式为 AVERAGE Number1 Number2 Number3 功能 求解参数表中所有参数的平均数 3 求最大值函数 MAX 函数格式为 MAX Number1 Number2 Number3 功能 找出一组数据中的最大值 4 求最小值函数 MIN 函数格式为 MINmber1 Number2 Number3 功能 找出一组数据中的最小值 5 净现值函数 NPV NPV 函数是基于一系列的现金流和固定的各期贴现率 返回一项投资的净 现值 投资的净现值是指未来各期收入和支出的当前值的总和 函数格式为 NPV Rate Vaue1 Vaul2 功能 在已知未来连续期间的现金流量及贴现率的条件下 计算某顶投资 的净现值 投资的净现值是指未来各期支出和收入的当前值的总和 Rate 投资或贷款的利率或贴现率 即未来各期现金流量折为现值的利率 也叫必要报酬或资本成本 Value1 Value2 对于一项投资各期收回的金额 代表各期的现金的 流量 各期的长度必须相等 且现金流量和流出时间均发生在期末 各期的现 金流量顺序和 Value1 Value2 的顺序相同 例 1 2 某人想开一店铺 前期投入 70 万 以后 5 年每年收入分别为 15 17 20 18 19 万 无风险利率为 5 分析该投资是否有利可图 具体操作如下 选择 公式 插入函数 命令 调出 NPV 函数 输入 rate 值和 Pmt 区域 按 Enter 键即可完成 最后其运算结果如图 1 27 所示 图 1 27 投资净现值计算结果 根据运算结果可知 该项投资的净现值是正的 是有利可图的 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 22 6 终值函数 FV FV 函数是基于固定利率和等额分期付款方式的 它计算的是某项投资的未 来值 函数格式 FV Rate Nper Pmt Type 功能 计算一次性给付或等额定期支付的投资在将来某个日期的值 Rate 投资或贷款的利率或贴现率 Nper 为总投资期限 即为该项投资付款期限总数 Pmt 为各期应支付的金额 其数值在整个投资期内保持不变 通常 Pmt 包括本金和利息 但不包括其他费用和税款 Pv 为现值 为一系列未来付款的当前值的总和 也称本金 若省略 Pv 则假设其值为 0 不能同时省略 Pmt 和 Pv 值 Type 为数字 0 和 1 指定未来每期付款是在期初还是在期末 0 表示在期 末 1 表示期初 若省略 Type 则其假设值为 0 7 DB 函数 固定余额递减法 函数格式 DB Cost Salvage Life Period Month 功能 计算资产在给定期间内的折旧值 Cost 表示资产的初始值 Salvage 表示资产在折旧期后的剩余价值 残值 Life 表示计算的折旧期限 Period 需要计算的单个时间周期 就是需要计算第几年的折旧额 Month 第一年的月份数 8 SLN 函数 直接折旧法 函数格式为 SLN Cost Savage Life 功能 计算资产的每期直线折旧费 Cost 表示资产的初始值 Salvage 表示为资产在折旧期后的剩余价值 残值 Life 表示计算的折旧期限 9 SYD 函数 年数总和法 函数格式 SYD Cost Savage Life Per 功能 按年数总和法计算折旧额 10 IRR 函数 返回内部收益率函数 函数格式 IRR Valuers Guess 功能 计算投资的内部收益率 Values 表示为数组或单元格的范围引用 必须包含至少一个正值和一个 项目一 Excel 基础知识 23 负值 Guess 表示对函数计算结果的估计值 它提供计算的起点 如果省略 则 假设该值为 10 项目活动二 管理数据清单 在输入数据时 一般情况下 用户先选择一个单元格 然后输入相应的内 容 但是 当需要输入的数据较多时 不仅使工作量加大 还会使工作中出现 错误的可能性加大 此时如果选择 Excel 的记录单功能来进行数据的录入工作 会使工作变得十分简单 另外 使用 Excel 记录单功能还可以实现数据的添加 删除 修改和查询 1 使用记录单输入数据 记录单可以提供简单的方法在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行 也叫记录 在使用数据清单向新数据单添加记录时 这个数据清单在每一列上 面必须有标志 Excel 使用这些标志来生成录单上的字段 一般在 Excel 的工具栏中无法看到 记录单 按钮 用户需要自己将其添加到 快速工具栏中去 其方法如下 选择 Office Excel 选项 自定义 在 从 下列位置选择命令 下拉列表框中选择 不在功能区的命令 选项 找到 记 录单 按钮 单击 添加 按钮 再单击 确定 按钮 关闭对话框 即可将 记录单 近添加到快速工具栏上 例 1 3 ABC 公司的销售客户统计表的制作 新建一张工作表 将其命名为 ABC 公司固定资产表 然后在工作表中 分别输入 资产代码 资产名称 产地 账面价值 预计使用年限 已使用年限 残值 如图 1 28 所示 图 1 28 建立工作表结构 1 选择 A1 单元格 然后单击 记录单 按钮 打开记录单对话框 如 图 1 29 所示 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 24 图 1 29 记录单对话框 2 在记录单对话框的左侧列出了数据库结构的内容 其中每一项内容对 应一个文本框 用户只需要在文本框中输入数据的内容即可 3 每输入一条记录后单击 新建 按钮即可接着输入下一条记录 输入 完毕之后 单击 关闭 按钮即可完成记录的输入 4 如果用户对输入的数据进行修改 可以先选定数据表中的任意单元格 再单击 记录单 按钮 通过单击 上一条 或 下一条 按钮 或者拖动滚 动条来进行记录定位 选定要修改的记录后 对其进行修改 5 如果需要删除某条记录 在选定某条记当后 单击记录单对话框中的 删除 按钮即可 2 数据的分类汇总和筛选 分类汇总是对数据清单中的某个关键字段进行分类 相同值为一类 然后 对各分类进行汇总 在管理财务数据时 有时需要对数据清单中的某列或某行 作求和 求平均值等计算 可利用 Excel 提供的分类汇总功能来完成这一操作 Excel 还提供了使用函数实现分类和汇总计算 用户也可以自己定义的方式来进 行数据的汇总 自动建立分级显示 并在数据清单中插入汇总行和分类行 1 数据的分类汇总 一般建立工作表是为了将其作为信息提供给他人 在 Excel 中 用户可以 用多种分类函数进行分类汇总计算 汇总函数是一种计算类型 如 Sum Count 和 Average 等函数 用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据 或在列表 或数据库中插入自动分类汇总 用户可以在一个列表中一次使用多种计算来显 示分类汇总 在 Excel 中还有一种更加简便的方法 使用 Excel 的分类汇总命令 不必手工创建公式 Excel 可以自动地创建公式 插入分类汇总与总和的行并且 自动分级显示数据 数据结果可以轻松地用来进行格式化 创建图表或打印 要使用 Excel 的数据汇总命令进行数据分类汇总 首先选择需要汇总类型 的数据区域内任一单元格 然后在 数据 选项卡中选择 分类汇总 命令 项目一 Excel 基础知识 25 弹出 分类汇总 对话框 在对话框中输入分类汇总的字段 汇总方式 汇总 项等项目 最后单击 确定 按钮即可完成 如图 1 30 所示 图 1 30 分类汇总 对话框 2 数据的筛选 在 Excel 中进行数据查询时 人们一般采用排序或者是条件格式的方法 排序是重排数据清单 将符合条件的数据靠在一起 条件格式是将满足条件的 记录以特殊格式显示 这两种查询方法的缺点是不想查询的数据也将显示出来 从而影响查询的效果 财务数据往往是复杂的 繁多的 工作人员经常需要在密密麻麻的数据中 找出一些符合条件的数据 有没有一种更加简便的方法呢 这就需要用到 Excel 的筛选功能 筛选功能可以使 Excel 工作表只显示符合条件的数据 而隐藏其 他的数据 是一种查找数据的快速方法 Excel 提供了两种数据的筛选操作 即自动筛选和高级筛选 自动筛选一般 用于简单的条件筛选 筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来 只显示符合 条件的数据 要进行数据自动筛选的操作 可单击工作表内任意单元格 再筢 数据 工具选项卡下的 筛选 命令 这时工作表的字段名称所在的单元格 就会出现筛选按钮 单击该筛选按钮 在弹出的快捷菜单中勾选出符合筛选条 件的选项 最后单击 确定 招安钮即可 高级筛选一般用于条件较复杂的筛选操作 其筛选的结果可显示在原数据 表格中 不符合条件的记录被隐藏起来 也可以在新的位置显示筛选结果 不 符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来 这样就更加便于进行 数据的比对了 高级筛选的操作方式如下 首先 单击工作表内任一单元格 选择 数据 排序与筛选 高级 命令 弹出 高级筛选 对话框 对话 框中有 3 个区域 分别是列表区域 条件区域 复制到区域 即结果区域 如 图 1 31 成都航空职业技术学院 Excel 在会计中的应用 26