金蝶K3-ERP仓存管理操作手册

仓库社区 仓库管理人员必上的网站 1 金蝶 K3 仓库管理 文档控制 2 目录 3 1 概 述 5 1 1 金蝶 K3 系统仓存管理概述 5 1 2 实施概述 5 2 仓存管理模块的有关概念 6 2 1 基本功能 6 2 2 基本概念 7 2 2 1 仓存管理所涉及到的相关单据 7 2 2 2 每张单证所应包含的基本参数 7 3 仓存管理的整体流程 9 4 入库流程 10 4 1 外购入库流程 10 4 1 1 手工录入外购入库单 10 4 1 2 关联收料通知单 采购检验单生成外购入库单 14 4 1 3 外购入库单的反审核 修改 查询与删除 14 4 2 红字外购入库单的生成 15 4 3 其他几种入库流程 16 4 3 1 产品入库流程 16 4 3 2 委外加工入库流程 17 4 3 3 受托加工材料入库 17 4 4 其他入库流程 18 5 出库流程 20 5 1 生产领料出库流程 20 5 1 1 手工生成生产领料流程 20 5 1 2 关联生成生产领料单 22 5 1 3 生产领料单的反审核 修改 查询与删除 22 5 2 销售出库流程 25 5 3 委外加工出库单 25 5 4 其他出库单 26 5 5 仓库调拨 27 6 盘 点 28 6 1 库存数据备份 28 6 2 盘点数据录入和编制盘点报告 30 6 3 盘盈盘亏数据录入 30 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 2 1 概 述 本文档在接受金蝶公司培训的基础上 参照金蝶 K3系统仓存业 务操作流程 由高意科技 ERP项目组仓存管理模块实施人员进行 编写 主要面对终端用户操作 1 1 金蝶 K3 系统仓存管理概述 1 仓存管理是物流管理的核心 是进行货物流动 循环管理控制的 系统 2 仓存管理系统 通过入库业务 包括外购入库 产品入库 委外 加工入库 其他入库 赠品入库 出库业务 包括销售出库 领料单 委外加工出库 其他出库 赠品出库 仓存调拨 库 存调整 包括盘盈入库 盘亏毁损 结合批次管理 物料对应 库存盘点 质检管理 虚仓管理 即时库存管理等功能的综合运 用 对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪 实现完善的企业仓储信息管理 与采购管理系统 销售管理系统 存货核算系统 成本管理系统的单据和凭证等结合使用 提供完 整 全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息 1 2 实施概述 通过对高意科技仓库业务的调研和流程设计 结合我司仓存业务 特点和金蝶 K3系统的要求 我们已对仓存管理模块进行了相应的 设置 并以此作为基准对终端用户进行培训 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 3 2 仓存管理模块的有关概念 1 仓存管理系统是供需链的重要信息中心 每个业务单据之间 业务单据与业务基础资料和管理资料之间的联系形成了一个全 面 严密的信息网 不断传递和接收着各种业务信息 2 仓存管理系统实现业务单据的处理 批次管理 保质期管理 即时库存 虚仓管理 物料对应管理 质量检验管理等功能综 合运用 对仓存全过程进行有效控制和跟踪 实现完善的企业 仓储信息管理 3 仓存管理模块的整体结构如下图 图 1 1 2 1 基本功能 1 仓存管理系统的基本功能包括 业务单据的处理 批次管理 保 质期管理 即时库存 虚仓管理 物料对应管理 质量检验管 理 2 该系统还与工业供需链其他子系统结合运用 提供订单跟踪管 理 供应商供货信息管理 销售价格管理 信用管理 集团分 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 4 销中的分支机构出入库管理 代管业务 赠品管理等等 3 仓存管理系统具有工业供需链的大部分公用的优秀功能 包括 业务流程自定义 常用计量单位管理 多级审核设置 下推式 单据关联 业务资料全面连查 单据复制功能等等 4 设计系统业务流程的自定义功能和作为工作流基础的多级审核 管理 可实现自定义基础资料 自定义业务数据引入引出 自 定义单据输入 自定义单据输出 自定义报表 自定义业务查 询 自定义系统流程 自定义工作流的全面用户自定义管理 2 2 基本概念 2 2 1 仓存管理所涉及到的相关单据 1 外购入库单 包括蓝字外购入库单和红字外购入库单 红字 外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据 代表物料的退库 两者数量相反 仓库确认货物入库的书面证明 是货物转移 所有权实际转 移的重要标志 也是采购付款 财务记账和核算成本的重要 原始凭证 2 产品入库单 包括所有入库单据的蓝字和红字单据 红字入 库单据是蓝字入库单据的反向单据 代表物料的退库 产品入库单是处理完工产品入库的单据 产品入库单也是财 务人员据以记账 核算成本的重要原始凭证 3 委外加工入库单 委外加工入库单是处理委外加工产品入库的 单据 委外加工入库单也是财务人员据以记账 核算成本的 重要原始凭证 4 其他入库单 是处理其他类型的产品入库的单据 5 销售出库单 又称发货出库单 是确认产品出库的书面证明 是处理包括日常销售 委托代销 分期收款等各种形式的销 售出库业务的单据 是储备资金转为货币资金的标志 6 生产领料单 是确认货物出库的书面证明 是财务人员据以记 账 核算成本的重要原始凭证 与产品入库单相对应 7 委外加工出库单 用于处理委外加工原材料的出库 与委外加 工入库单相对应 8 其他出库单 其它出库业务的书面证明 与其他入库单相对应 9 仓库调拨单 是确认货物在仓库之间流动的书面证明 10 库存调整单 是确认货物在仓库中盘盈 盘亏的书面证明 2 2 2 每张单证所应包含的基本参数 1 物料代码 是产品差异性的标志性参数 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 5 2 物料名称及规格 对物料进行具体的描述 3 数量 发生相关出入库业务的数量 4 等级 标志产品质量的参数 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 6 3 仓存管理的整体流程 仓存管理系统按仓存业务流程中的仓存单据划分业务管理阶段 设置了不同的连接轨迹和业务流转方法 从下面的流程中 可以 看出仓存业务自身的流动方向和与其它系统的关系 图 1 2 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 7 4 入库流程 概 述 1 入库业务 包括外购入库 产品入库 委外加工入库 其他 入库等 2 入库单证均有蓝字和红字两种 蓝字单证为正常正向入库单 据 红字单为逆向单据 记录退货 退库等业务 3 可以手工新增 也可以关联相关单证新增 在正常的公司业 务中 按照业务流程及工序的衔接 一般都采用关联生成 4 入库单采取两级审核制度 由仓库录入员录入 仓库主管审 核 5 对于赠品入库 代管材料等在财务上没有体现价值的物料入 库时进入虚仓管理 入库步骤参照外购入库流程 注意事项 1 品检信息 4 1 外购入库流程 外购入库单包括蓝字外购入库单和红字外购入库单 红字外购入 库单是蓝字外购入库单的反向单据 代表物料的退库 系统提供 手工新增和关联生成两种方式 4 1 1 手工录入外购入库单 概 述 手工录入就是整张单据由手工生成 不需要借助其它单据或其它 系统信息 比较适用于没有正式订单的零星入库 注意事项 业务单据都包括单据头和单据体两部分 单据头部分用来描述针 对该业务处理过程共性的业务信息 需手工指定收料仓库及物料 的基本信息 步骤如下 1 登陆 打开金蝶 K3 系统的登陆界面 选择当前账套 如 001 高意光学 录入用户名及密码 确定即可进入主业务 操作界面 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 8 图 1 3 2 选择供应链 仓存管理 验收入库 外购入库单录入 双击外购入库单录入即可 如下图 图中蓝色阿拉伯数字 为操作顺序号 图 1 4 3 进入外购入库单操作界面 如下图 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 9 图 1 5 4 我们以物料编码为 1200 00107001 的原材料 SF11 玻璃为例 手工录入外购入库单 选择入库类型为 外购入库 录入供应商信息 可手工录入代码或按 F7 查找 根据物料类别指定收料仓库 如原料库或低耗库 此处应选原料库 可按 F7 键或点击工具栏中的 查看 按钮进行指定 在物料编码列录入物料编码 可直接手工录入物料 编码 也可按 F7 键或工具栏中的查看按钮 从基 础资料中选取相对应的物料编码 注意 此操作的 前提是此物料编码必须已维护到系统中 依次录入产品等级 批号 实收数量等信息 最后在单据下方依次录入相应的验收人 保管人姓 名 也可直接录入员工号码或按 F7 查找 点击保存 即产生了如下图的外购入库单凭证 图中蓝色阿拉伯数字为对应的操作步骤序号 图 1 6 5 外购入库单的审核 仓存业务单据均采取了两级审核制度 由仓库录入员录入的单据 保存后要经过仓库主管的审核 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 10 以仓库主管用户名进入系统后 进入仓库管理模块 选择 验收入库 外购入库单审核 反审核 或外购入库单 查 询 系统会弹出如下的条件过滤对话框 图 1 7 在图 1 7 中可根据所要审核的单据信息进行条件设 置 系统会按条件进行筛选 方便我们查找和操作 点击确定后进入图 1 8 界面 选定上述所产生的外购入库单 点击工具栏审核按 钮即可 如果想审阅此外购入库单的具体信息 可 双击此单 系统会弹出图 1 6 的入库单界面 审阅 后直接点击审核按钮 至此 我们已完成了外购入库单的手工录入过程 图 1 8 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 11 4 1 2 关联收料通知单 采购检验单生成外购入库单 概 述 根据采购开列的到货通知单 仓库可以通过收货通知单号关联 生成外购入库 收货通知单上的物料编码 品名 数量等信息 可自动传递到单据体上 省去手工录入的繁锁 降低手工录入 的错误率 注意事项 1 如果货物为免检 由采购订单关联生成收货通知单 仓管 可直接入库 2 如果货物为抽检 或者全检 由采购根据订单关联生成采 购检验申请单 入待检仓 经质检部门检测后 仓库再凭 已审核的采购检验单关联生成外购入库单 步骤如下 1 登陆到图 1 5 的外购入库单操作界面 2 选中收料通知单号 免检品 如果为抽检或全检品应选中 采购检验单号 按 F7 查找 系统会调出收料通知单或采购 检验单的序时簿 选中待入库单号双击即可 3 在外购入库单界面可以看到如 1 6 的界面 根据待入库产 品的信息或检测结果依次录入批号 等级 数量等信息 填写验收和保管信息后 重复上述保存和审核步骤 4 1 3 外购入库单的反审核 修改 查询与删除 注意事项 1 如果对已审核的外购入库单进行修改 删除 作废时 需 要先以原审核人 仓库主管 的身份反审核 退出审核 仓库录入员方可对单据上的信息进行相应的操作 以反审 核为例 其它操作类同 不再赘述 2 对单据进行删除 作废时请慎重 如果已经产生了向下关 联单证 将无法进行此操作 步骤如下 1 按图 1 9 中蓝色阿拉伯数字顺序登陆到审核反审核界面 2 系统进入图 1 8 界面 选取将要进行反审核的单证 点击 工具栏的 编辑 在下列框中选中 反审核 项 或按 shift f4 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 12 图 1 9 4 2 红字外购入库单的生成 概 述 红字外购入库单是蓝字外购入库单 即上述业务产生的单 据 的反向单据 代表物料的退货 注意事项 红字外购入库单与蓝字单的内容是完全一致的 只有数量 上相反 操作步骤 1 先登陆到图 1 5的外购入库单界面 2 按图 2 0中阿拉伯数字顺序依次选取红字 由采购开列 的退货通知单号等信息 如下图 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 13 图 2 0 4 3 其他几种入库流程 4 3 1 产品入库流程 1 登陆方法参照外购入库单录入的登陆方式 2 进入产品入库单录入界面后 如图 2 1 按照下图中 蓝色阿拉伯数字顺序进行操作 3 审核 查询 修改 删除 作废的方法及流程参照外 购入库单操作 在此不再赘述 图 2 1 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 14 4 3 2 委外加工入库流程 1 根据委外加工单号 图 2 2 中序号 2 按查工具栏 中的查看按钮或直接按 F7 键 选择相应的加工单号 2 按图 2 2 中蓝色的阿拉伯数字序号逐步进行验证确认 图 2 2 4 3 3 受托加工材料入库 1 受托加工材料入库的管理 指对在受托加工材料的入 库的管理 2 操作步骤如下 按下图中蓝色阿拉伯数字顺序进入录 入受托加工材料入库界面 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 15 图 2 3 3 进入图 2 4 界面依次录入相关信息即可 4 审核 查询 修改 删除 作废的方法及流程参照外 购入库单操作 在此不再赘述 图 2 4 4 4 其他入库流程 1 对于赠品 库存检验品等业务可采用其他入库方式 也包括蓝字和红字单据 2 如图 2 5 顺序操作 其中 3 号操作只选其一 当其他 入库单为关联赠品入库单生成时 只需录入 3 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 16 号操作的信息 如果为库存品送检的入库 关联库存 检验申请单号生成 即 3 号操作 3 审核 查询 修改 删除 作废的方法及流程参照外 购入库单操作 在此不再赘述 图 2 5 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 17 5 出库流程 概 述 1 出库单 是确认货物出库的书面证明 是体现库存业 务的重要单据 是财务人员据以记账 核算成本的重 要原始凭证 2 包括蓝字出库单和红字出库单 红字出库单是蓝字出 库单的反向单据 代表物料的反向流动 两者数量相 反 但内容一致 3 出库单有两种新增方式 手工新增和关联生成 其中 关联生成包括 生产领料单通过关联生产任务单生成 红字生产领料单通过关联蓝字生产领料单生成 注意事项 1 办理出库业务时 所出库的产品各项属性信息必须与 库存信息相一致 包括等级 批次 所属仓库等 否则 单据将无法保存 2 出库单按正常的业务关联性 一般由生产任务单和销 售发货通知单关联生成 3 领料单采取两级审核 由仓库录入员录入 仓库主管 审核 5 1 生产领料出库流程 概 述 1 车间凭已经下达的生产任务单到库房办理生产领料手 续 2 一般由生产任务单关联生成 只有对没有正式订单的 零星出库时才采取手工生成 注意事项 1 如果通过关联生产任务单生成生关领料单 生产任务 单必须是已下达 尚未关闭且尚未领料完毕的单据 5 1 1 手工生成生产领料流程 操作步骤 1 按图 2 6 登陆到生产领料单录入界面 2 按图 2 7 中蓝色阿拉伯数字顺序进行操作 其中序号 1 可以按 F7 查找 也可直接手工录入 然后分别 指定领料部门和发料仓库即序号 2 和 3 第 4 步显示为 一般领料 为系统默认值 可以根据 具本业务类型进行修改 3 核实相关信息无误后 点击保存即可 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 18 4 仓库主管进行此单据的审核 登陆界面 图 2 6 领料单录入界面 图 2 7 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 19 5 1 2 关联生成生产领料单 概 述 1 关联生产任务单生成时 系统会将生产任务单的物料 数量等信息传递到单据体上 2 但此生产任务单必须为已经下达 但未结案的任务单 已经完全领料的任务单蓝字领料单不能选 红字领料单 可以选 操作步骤 1 按图 2 6 登陆到图 2 7 的入库界面 选择生产任务单号 可按 F7 或工具栏中查看按钮进行查询选定 双击即 可 2 此时生产任务单号 领料部门会自动带到入库单界面 此时仓库录入员只需进行相关信息的核对即可 3 核实相关信息无误后 点击保存即可 4 仓库主管进行此单据的审核 5 1 3 生产领料单的反审核 修改 查询与删除 概 述 1 生产领料单 销售出库单 其他出库单等单据的修改 删除 审核反审核与查询的操作基本相同 在此以生产 领料单为例一并介绍 注意事项 1 在反审核 修改 删除单据时 原单据必须为未下推关 联的单据 操作步骤 1 如图 2 8 中 1 2 3 为准备进行出库单据相应操作的 公共步骤 4 5 6 7 四个步骤视具体业务单据类型 进入操作界面 此处以生产领料单为例 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 20 图 2 8 2 进入图 2 9 的条件过滤界面 图 2 9 3 可以在图 2 10 的过滤界面进行条件设置 如可设置序时 薄按日期进行排序等 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 21 图 2 10 4 也可以根据需求对序时薄的表格显示内容时行设置 可 要求要显示和不要显的列 只需在显示列选择是否打钩 即可 如图 2 11 设置完成后进入序时薄 图 2 11 5 进入如图 2 12 的序时薄 即可选定相应的单据进行修改 反审核和删除操作 也可双击某一单据进入到出库单界 面进行操作 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 22 图 2 12 5 2 销售出库流程 概 述 1 销售出库单一般根据发货通知单关联生成 参照生产领 料出库操作步骤 登陆到图 2 13 2 按图 2 13 中蓝色阿拉伯数字的顺序进行操作 源单类 型一般为 发货通知单 选定后再选取 2 号步骤查找 相应的发货通知单号 核对发货仓库及待发货产品的信 息 填写相应人操作人员 图 2 13 5 3 委外加工出库单 1 参照生产领用出库单的登陆方法 进入到图 2 14 的委外 加工出库单界面 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 23 2 按顺序先选步骤 1 中的源单类型 一般关联委外加工生 产任务单生成 其他操作参照上述业务单据操作 图 2 14 5 4 其他出库单 1 主要用于生产领用出库 销售发货出库 委外加工出库 以外的其他出库作业 如库存物料的转换 物料等级批 号编码的调整等 2 出库单录入界面如图 2 15 图 2 15 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 24 5 5 仓库调拨 1 主要用于不同仓库间的物料调整 如从易耗品库调拨到 原材料库 2 由于虚仓在财务上没有参与成本核算 故不能进行虚仓 与实仓间的物料调拨 3 调拨单的录入界面如图 2 16 此类型业务单据主要包括三 个内容 即从何仓调出 调入何仓 调拨何种物料 如 图中的 1 2 3 的操作步骤 图 2 16 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 25 6 盘 点 概 述 1 为保证库存物料的账物相符 提高仓库管理水平 各库 负责人应该对所辖物料进行各种形式账目 实物数量的 核对 2 盘点类型主要包括定期盘点和不定期盘点两大类 目前 K3 系统中可提供即时库存盘点和选定截止日期的期间 盘点两种 6 1 库存数据备份 1 登陆界面及步骤如图 2 17 图 2 17 2 系统弹出图对话框 点击操作步骤 1 的新建按钮 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 26 图 2 18 3 系统将出现图 2 19 的仓库数据备份界面 其中操作步骤 1 和 1 为盘点期间的选择 可根据需要 选择即时库存 盘点和截止到某个期间的库存盘点 4 对盘点对象进行定义 可选择要盘点的库别和仓位 如 果有进行仓位管理 点击确定后 系统将对相应的对 象进行数据备份 图 2 19 5 备份完成后 可引出盘点数据或到图 2 17 的界面进行引 出和打印盘点表 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 27 6 2 盘点数据录入和编制盘点报告 1 盘点后 需要在系统中录入物料点数据 自图 2 17 界面 进入图 2 20 在操作步骤 1 的位置录入实际盘点数量 确认操作步骤 2 的调整数量 无误后退出进入编制盘点 报告的界面如图 2 21 2 在图 2 21 中 1 的位置 可以看到本次盘点的实际盘 盈盘亏项目及数量 图 2 20 图 2 21 6 3 盘盈盘亏数据录入 1 针对盘盈盘亏项目进行库存调整 盘盈数据在图 2 22 界 面录入 盘亏数据在图 2 23 界面录入 仓库社区 仓库管理人员必上的网站 28 图 2 22 图 2 23