流程图制作规范

教育部作业标准化（SOP流程图制作规范秘书室管考科制931009宣、刖百标准作业流程是企业界常用的一种作业方法。 其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现，任何人只要看到流程图，便能一目了然。作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。制作流程图的好处有三：（一） 所有流程一目了然，工作人员能掌握全局。（二）更换人手时，按图索骥，容易上手。（三） 所有流程在绘制时，很容易发现疏失之处，可适时予以调整更正，使各项作业更为严谨。贰、目的一、为建立本部作业标准化（SOP流程图之可读性及一致性，乃参考美国国家标 准协会（American National Standards Institute, ANSI ）系统流程图标准 符号，选定部份常用图形，作为本规范流程图制作符号；及参考道勤企业管理 顾问有限公司效率会议标准流程，作为本规范流程作业要项及流程图之范 例。二、本规范对于流程图绘制方式，采用由上而下结构化程序设计（Top-downStructured Programming）观念，亦即流程图的结构，由循序、选择及重复三 种结构所组成，以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。三、对于制作流程图共通性目标，本规范亦列出流程图绘制原则。参、流程图符号可由计算机的 Word软件中，工具列一插入一图片一快取图案一流程图，选取 各种图示绘制；其中最常用者，有下列八种，说明如下：符号名称意义准备作业（Start ）流程图开始处理(Process)处理程序O决策(Decision )不1司方案选择C3终止（END流程图终止路径（Path）指示路径方向-文件(Document输入或输出文件已定义处理(Predefined Process )使用某一已定义之处理程序(0 连接(Connector)流程图向另一流程图之出 口；或从另一地方之入口!1.11批注(Comment)表示附注说明之用肆、流程图结构说明：一、循序结构（Sequence（一）图形：（二）意义：处理程序循序进行。（三）语法：DO处理程序1 THEN DO处理程序2（四）实例：（五）运用时机：本结构适用于具有循序发生特性之处理程序,而绘制图形上下顺序就 是处理程序进行顺序。、选择结构（Selection ）元选择结构（基本结构）（一）图形:（二）意义:（三）语法:（四）实例:流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。IF条件THEN DO处理程序1 ELSE DO处理程序29.主席指裁本事 K持管理10.结案（五）运用时机：1 .本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果，择一 进行不同处理程序。2 .选择或决策结果，可以用 是、否、通过、不通过或其它相对 文字，来叙明不同路径处理程序。3 .经选择或决策结果之二元处理程序， 可以仅有一个，例如：仅有是 或否的处理程序。多重选择结构（二元选择结构变化结构） （一）图形：（三）语法：FOR条件PCASE 1 DO处理程序1处理程序2CASE n DO（四）实例：处理程序n（二）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。CASE 2 DO（五）运用时机：1 .本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进 行不同处理程序。2 .选择或决策结果路径名称，可用不同文字，来叙明不同路径之处理 程序。、重复结构（Iteration ）REPEAT-UNTIL 结构（一）图形：虑理程序（二）意义：重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。（三）语法：REPEAT-UNTIL件DO处理程序（四）实例：（五）运用时机:而当停止继续执1 .本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程2 .本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行DQ-WHILE（一）图形：虑理程序（二）意义：除了在执行处理程序之前，得先测试条件外，DO-WHIL必构和REPEAT-UNTI结构很相似，若条件为伪（False ）,就不再执行处理 程序。（三）语法：DO-WHILE条件DO处理程序（四）实例：（五）运用时机：1 .本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行 的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2 .本重复结构是先判断条件是否成立，再执行处理程序。伍、流程图绘制原则一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入 KEY WORD各细 部流程若需补充说明，请精简条列以虚线旁支说明，每点以不超过二行为原 则（请见范例）。二、各项细部流程有办理期程者，应注明。三、各项步骤有选择或决策结果，如（可、否）、通过、不通过或其它相对文 字时，请回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况。四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表，分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔，使人一目了然。五、流程图符号绘制排列顺序，为由上而下，由左而右。六、处理程序请以阿拉伯数字，由1开始，依处理程序排列顺序编号，并以文字依 处理程序功能命名。文字命名部份，以动词+受词及简明扼要叙述为原 则。若须表示处理程序之单位，则在编号之后，加上单位名称。【实例】1 .研考室：成立推勤小2 .研考室：小成it工作分配处理程序若属并行操作关系，具编号请多加一码（如 8.1 , 8.2等依序编号），并直排列在流程图同一高度，而下一个处理程序编号，则自动增加 1 （如9）。七、处理程序须以单一入口与单一出口【实例】(Single-Entry, Single-Exit )特性绘制。【修正前】【修正后】八、流程图一页放不下时，可使用连接符号连接下一页流程图 。同一页流程图中， 若流程较复杂，亦可使用连接符号来述明流程连接性。连接符号内请以文数字标示，以资区别。九、相同流程图符号宜大小一致 十、路径符号宜避免互相交叉。实例】否3.、同一路径符号之指示箭头应只有一个【实例】【修正后】【修正前】十二、开始符号在流程图中只能出现一次，但结束符号则不限。若流程图能一目了 然，则开始符号及结束符号可省略。十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件，文字叙述应简明清晰，路径并加注 是及否或其它相对性文字指示说明。十四、流程图中若有参考到其它已定义流程，可使用已定义处理程序符号，不必重 复绘制。实例】十五、流程图若一页绘制不下，可以使用阶层性分页绘制方式，并在处理程序编号上表示其阶层性。【实例】【第一页】【第二页：处理程序2的阶层性分页绘制】陆、范例（一）教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业流程I .作业要项表秘书室管考科制93. 9. 27项目编号秘管-04项目名称教育1FB暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业承办人员李美婷23565906相关单位秘书室、总务司、会计处、人事处及业务相关单位办理时间一、配合研考会作业期程，当年十月或月办理本部及所属机关学校填 表说明会。二、次年三月一日开始（年度决算编竣后）填报检讨表及初审作业。办理期程每年 03/01 至 04/25注思事项每年受评核计划范围，依当年度行政院研考会之评核要点为之肩关法令行政院所属各机关计划资本支出预算执行评核要点办理方式一、各计划执行机关于其年度决预算编竣后，应就该年度计划执行结果详 加检讨，并同执行差异之理由填写年度计划预算执行结果检讨表， 于一个月内报请上级主管部会审核；符合奖励要件之计划,得并提年 度计划建议奖励审查表办理审核。二、各部会收到所属各计划执行机关依前款所报数据后，由研考、会计、 人事及相关单位组成审核小组进行审核，并依评核要点之奖惩标准作 成奖惩建议，必要时得请执行机关提供说明或办理实地查证， 于一个 半月内完成评（初）核，并将所主管计划之执行结果汇整为一览表， 并同综合审核意见送行政院审核小组办理复核。三、行政院审核小组完成复核后，拟订综合审核意见陈报院长核定。II.教育部暨所属各机关年度计划资本支出预算执行评核作业流程图1 .型彳着曾tot料2 .函送幸艮名表3 .统言十参加人数4 .裂作聊给人H 名册依曾n 决n修 正横言寸 表，於曾 篌一偃I 工作天1 .公共建骰:言十重横言寸建表2 .樊懋建表3 .曾己金泉於每年3月1日前函送教育部寄1 .部曾列管言十重初富未逵90%且具事ti性案2 .建案3 .公共建骰:言十重4 .由院列管言十重提教育部寄核小轨行率未连90%案件轨行率逢90%案 件及建!凰）案结果送行政院寄核小黜褪核（每年4月25日前）秘书室管考科制930927（二）教育部有效率会议标准作业流程 I.作业要项表：项目编号秘管-07项目名称效率会议标准作业流程承办人员萧玉真23565905相关单位本部各单位办理时间经常性办理注思事项会议召开的目的在于解决问题及产出决策，所以沟通应在会前进 行，行政作业的目的在于如何使会议更后效率（Effective ）,进而 达成预期效果（Effectiveness ）。有关法令（一）内政部会议规范。（二）教育部会议的主持与参与。办理方式（一）会前作业1 .预期会议希望达成之效益与成本分析2 .检核会议召开之必要性（无其它方式可替代或奉上级指 示）3 .决定与会者（人员层级不宜超过三级）4 .准备会议背景资料5 .明确的会议议程及时间表6 .预拟可能之争议点7 .进行会前沟通8 .检核上次会议决议执行情形（连续会议者）9 .研拟主席裁示稿10 .准备事务用具及器材11 .发送资料（二）会议进行1 .主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则。2 .确认上次会议决议执行情形（A ction Request Control List ）。3 . 与会人员了解目的、表达看法、达成共识。4 .处理争议。5 .确定会议结论。6 .准时结束会议。（三）后续作业1 .发送会议纪录。2 .后续处理（追踪决议办理情形）。3 .准备下次会议资料（连续会议者）教育部效率曾11檄津作棠流程（SOP）四育音r曹n吾师一辞， k古t斛亥表（如附表1）1 . 期效益典成本 ；2 . 的必要性 ：3 .决定典曾者 i4 .辞绵!背景资料 15 .明碓程典日寺表 :6 .5ag可能之争#1黑占；7 .曾前港通；8 .椀核决m轨行情形l_CME_2）_ 标而正心百射旅核袤 典相资料I I1 .研8!主席裁示稿2 .金十封可能iHi持;港通3 .津倩事矜用具器材4 .樊送资料1 .邪而黑木滤羲、行 ；勤及任矜加纳入相2 .草擦下次程;（建H）3 .感就f典曾人K4 .押量此次曾tn曾m迤行1rrM.主庙述山俗囊目而、迤行方正：结束脩件等原JW；2.碓言忍上次曾tn决tmtw亍情形：3.典曾人k瞭解目的、表连看法、.连成共M.虑理事16碓定曾tasta：6.津畴结束曾it彝送曹IB己金条依am级樊送东已a级送列管：:军B级 email 通知，C级 morall !：、；:系统。：主秘以上晨官主持之.一由主政罩位耨决H送管考科彳爰理（追雕涂BI辨理情形）孩青部会议召开评估检核委填幸艮甲管考军。阚新管主持之曾18决18I一 心政军上典相位自行 筵入乙管考列管，曾SB己；email送管考科。IL 在舁 厅P检核项目检核备注（说明、附件）1预期会议希望达成之效益与成本分析2开会的必要性（无其它方式可以替代或奉 上级指示）3 决定与会者（人员层级不宜超越三层）4准备会议背景资料5明确的会议议程与时间表6 预拟可能的争议点7进行会前沟通8检核上次会议决议执行情形（连续会议 者）9其它总评总说明：注：检核通过者打V，不通过者打X，有疑义者打？。（二）国立技专校院资本门工程新兴计划审核作业流程ABB技术学院申请改名科技大学审核作业流程公告或理孥校提出中吉青（12月25日）技衍孥院提幸艮改名科技大孥言十重善（3月）工作完成 （7 月）