集团中心行政工作手册

0 目 录中心行政助理兼出纳人员岗位职责3第一章 行政管理模块51.1 巡检制度51.2 卫生保洁91.3 资产管理工作内容16第二章 办公物资信息模块313.1 办公用品管理制度313.2 办公用品请购制度353.3 电子台帐管理制度39第四章财务模块424.1 收入管理424.2 支出管理434.3 其他事项43中心行政人员岗位职责工作内容要 求基本原则1. 保证中心行政管理工作合理、有序，为中心运营提供后勤保障。2. 确保中心安全、文明的工作环境，对异常情况及时向上级汇报并采取措施。3. 严格执行总部及中心下发的各项制度、邮件及网络的管理规定，杜绝出现差错。4. 完善中心各项信息管理，组织搞好公司对外宣传工作。5. 确保中心人事工作正常有序运行；工作权限1. 培训定单的初审权；2. 了解并掌握学术部门每月的班级课时记录；3. 办公环境、卫生监督监管权。4. 对中心员工的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权。5. 行政事务经费的审核权或额度内审批权。6. 办公用品采购计划的初审权。价值观企业价值观：责任意识 关爱他人不断创新 团队合作结果导向 坚定高效的执行力岗位价值观：为人谦虚，甘于从琐碎小事、杂事做起，不以善小而不为； 乐于思考和总结，不满足于看到的现象，而是去思考本质； 愿意在工作之余不断学习业务，有终身学习的观念和行动； 能够没有任何借口地执行命令，做事情雷厉风行，不拖拉； 愿意听取团队中其他人的意见，不张扬跋扈，不孤军奋战； 一定的自律能力，自觉遵守公司各项制度，不存侥幸心理； 对待工作就像在谈恋爱，专注投入，不花心，不见异思迁；工作内容固定资产 管理1. 固定资产的申请；（初步审核合理性）2. 保证固定资产使用安全，监督使用人使用状况，保证资产的完好和数量完整；3. 固定资产的盘点；每月盘点一次，月中旬（10号20号期间）内完成； 4. 固定资产标签的黏贴，资产台帐的建立与更新；（每周二递交总部固定资产专员）5. 资产出、入库、调拨、转移、报废的登记并及时修改台帐；（每周二提交项目中所列单据）6. 固定资产的维修；（随时）7. 确保资产合理使用杜绝浪费（随时）日常行政 事务1. 每周一16：00前，提交中心行政人员周报；（格式请参见附件1.）2. 每周三10：00，中心行政人员例会，例会地点安排在各直营中心，每周一轮换，由所轮到中心的行政人员负责安排会议场所，准备会议所需物品；3. 日常巡检每天固定三次，内容包括：监督、监管中心的日常行政事物及环境情况；检查保洁工作质量；员工行为规范核查；4. 协助中心各部门人员进行财产、内务、消防、安全的管理，为各部门提供及时有效的行政服务；5. 各类公告的发布； 6. 常用药品的采购与管理 ；7. 新入职员工的岗前培训（介绍中心的环境、组织架构、管理制度等情况）；8. 各种会议、活动、培训的组织和协调；9. 数据的汇总及上传；10. 所有表单的流转；11. 企业文化、企业形象的推广；12. 及时缴纳各项费用，保证中心正常运转；13. 与中心所在物业、开发商的沟通协调；与中心所用供应商的沟通协调；14. 中心的办公用品及办公设备的申请、采购及发放；15. 库房管理：物品入库、出库登记；定期盘点做好物品标示及定置摆放；管理不留安全隐患，保障库内物品的完好及正常使用16. 中心校长交办的其他事项。第一章 行政管理模块1.1 巡检制度一、 目的： 为确保培训中心的各项规章制度有效执行，规范全体员工的工作纪律，保持良好的办公环境，维 持良好的办公秩序，特制定本制度。二、 适用范围： 本规定适用于“瑞思学科英语培训中心”全体员工。三、 巡检时间： 行政专员每天固定巡检3次，早、中、晚各一次，其它工作时间将不定期抽查。总部行政人员将不定期到各中心检查。四、 巡检项目(一) 环境卫生1. 地面：保持清洁，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，(B)无拖拽物品的划痕；(A)2. 墙面：保持墙面原有色彩，无涂写乱画的痕迹(A)，不许随便粘贴挂钩、图片；(B) 不允许在墙上粘贴任何海报及其他纸质品，如确实需要粘贴，需制作KT板，在KT 上进行黏贴(B)3. 围栏：牢固结实，无破损；(A)围栏上无尘土；(B)4. 窗台：不许随便摆放物品，无尘土；(B)5. 绿植：生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；(B)6. 前厅：(A)a) 工作时间，大门打开；玻璃门保持清洁，无污痕，手印；b) 物品排放整齐、有序，不乱摆放与工作无关的个人物品和杂物；c) LOGO完好无损，无歪斜；d) 前台台面清洁无尘土，除了咨询登记表、签字笔和常用办公用品外，不许摆放其它杂物；咨询登记表要用文件夹夹好，纸张平整，不得使用环保纸做咨询登记表；签字笔书写顺畅，笔芯颜色不许为红色；7. 软装饰：(A)a) 壁画画框及画面清洁无尘土；悬挂不歪斜；b) 各类须知表面清洁无尘土，悬挂牢固，不歪斜；c) 指示牌、提示牌表面清洁无尘土，不歪斜。d) 玻璃贴膜完好无破损。e) 亚克力装饰画悬挂牢固、完好无破损、表面干净。8. 阅读架：整齐摆放宣传品、书籍、报纸或杂志；架内及边框无尘土；(A)9. 教学区：教室桌椅、柜子数量符合标配，无尘土。玻璃白板及边框、互动白板及边框保持干净。音箱、投影（含支架）上无尘，门框上方保持无尘；保证所摆放白板笔能正常使用，数量不得超过2只，对于不能使用的应及时清理。(B)10. 沙发摆放整齐，没有污渍，表面平整不褶皱；(B)11. 白板擦每周清洗一次，每半月用酒精清洗电话话筒(B)12. 垃圾桶要及时清理，外部保持清洁无尘(B)13. 卫生间：由保洁员负责定时清洁，行政人员监督检查，保证空气清新，无异味（A）a) 台面干净无水滴；b) 镜子干净无尘；c) 地面要清扫、拖净，无垃圾，无水；每周二对防滑地垫进行冲洗，并消毒；d) 马桶、便池干净，无脏水痕迹，每天进行消毒；e) 洗手液低于整瓶1/5时需要备份替代；f) 清理垃圾更新垃圾袋；g) 开关：无手印，洁净；(二) 个人物品（B）1. 办公桌面清洁无尘土，物品摆放整齐；重要文件不得摆放在桌面上；2. 电脑屏幕及键盘清洁；3. 电话上面清洁无尘土；4. 垃圾桶放置于工位下，不得放在通道中；5. 离开工位时将椅子推置于办公桌下面。(三) 资产(A)1. 固定资产摆放于指定的位置，不得随意搬动，如果需要更换位置，需经过中心校长批准并告知行政专员；2. 做好固定资产维护工作，如有故障，及时维修；3. 固定资产要保持清洁，无尘土，对于公用设备如复印机由中心保洁负责卫生清洁，对于个人领用如电脑、办公桌椅由领用人负责卫生清洁。4. 教学区处带有门禁的木门、阅览室门、学员机房门、设备机房门、库房门平时上锁。5. 未使用的教室早晨通风，打扫完毕锁门，晚上关窗、锁门。6. 检查宣传资料是否有损坏，发现问题及时更换。7. 阅览室图书架粘贴标签，与所摆放图书标签一一对应。8. 所有玻璃隔断及玻璃门完好无损(四) 饮用水(B)1. 下班后饮用水电源须关闭；2. 饮水机上的水槽内不得有污水；不得向水槽内倒水；3. 饮水机每月清洗一次，由行政专员联系饮水机供应商进行专业清洗；4. 饮水机上不得摆放空水桶。(五) 安全（A）1. 不许使用个人外部存储设备如U盘、移动硬盘；如有需要，可向网管借用中心内U盘；2. 离开座位时电脑须锁屏；3. 重要文件须放置于抽屉中，如果离开座位须将抽屉锁好；4. 办公区域或教室内不许出现陌生访客，来访者须有人引领；5. 及时取走复印机、打印机和传真机上的文件。6. 教学区处带有门禁的木门、阅览室门、学员机房门、设备机房门、库房门平时上锁。7. 未使用的教室早晨通风、晚上关窗、打扫完毕后都须分别锁门。8. 检查裸露的电线。9. 根据季节多发流行传染性疾病，进行相应提示，在中心公示。10. 灭火器摆放位置不得随意挪动，并定期检查中心所有灭火器使用期限，防止过期。（六）着装（A）1. 员工上班时间统一着装，夏季上装应着工装T恤，下装应着蓝色牛仔裤（参考穿着如图所示），其它季节应着中心统一工服，新员工应穿着与工服类似的服装（包括颜色、样式 ）；2.着裙装女员工应配黑色长筒薄丝袜，着裤装女员工应配肤色袜子；3.女员工必须穿黑色船鞋，男员工穿黑色皮鞋配深色袜子；4.所有员工必须保持工作服装整洁、悦目。员工不得穿露指鞋、拖鞋，不得披衣、卷裤、卷袖； 5.员工所穿衬衣两天更换一次； 6.男员工工作鞋为黑色皮鞋，女员工工作鞋为黑色平底或坡跟船鞋，如是高跟船鞋，为避免将地面划伤或对地面造成不必要损伤，高跟面积不得小于3平方厘米（比1元硬币略大）。其它着装要求按照中心制度统一要求进行穿着； 7.每个员工配发一双鞋套，穿鞋套进入公司后，更换工作用鞋，下班时穿鞋套离开公司； 8.中心短期支持的总部员工必须穿戴鞋套方能进入中心。（七） 仪表(A)1. 女职员化淡妆，不得浓妆艳抹，不得佩戴夸张首饰；2. 头发整齐，女职员不得染多色、条纹等怪异头发；男职员头发不得过耳，一律不得染发，男 职员一律不得留胡子，保持面部整洁。（八）行为举止（A）1. 前台微笑服务；使用规范用语规范手势；访客来访起立迎接；2. 保持良好的坐姿、站姿，严禁在工作场合趴伏或做出其它不雅姿态；3. 言谈态度诚恳亲切，用语谦逊文雅。声音不夸张，不喧哗；4. 眼睛平视对方，仔细倾听，不冒然打断对方的话题； 5. 员工使用礼貌用语（早晨好、谢谢等）， 早晨 互相点头示意问“早”，平时同事点头示意问好； 6. 员工接待来宾，面带微笑，使用礼貌用语。 （九） 胸牌佩带(A)上班时间必须佩带工牌，而且照片名字面向前方。（十） 聊天工具（B）上班时间不允许使用QQ或MSN等聊天工具进行聊天，如有特殊需求，将填写申请单，中心校 长批准尚可。（十一）办公情况(A)1. 上班时间禁止在中心内部吸烟；2. 上班时间禁止在中心内部吃零食；3. 上班时间禁止串岗扎堆聊天，拨打私人电话时间不得长于5分钟；4. 上班时间禁止看与工作无关的网站或书籍杂志，或做与工作无关的事情；5. 无人教室或办公室必须关闭各种电源；6. 办公场所未经允许不得随意挪作使用。五、 处罚制度 请全体员工严格执行公司的各项规章制度，在巡检过程中若发现员工有违反培训中心规章制度的，按照类别进行处罚，B类每项罚款10元，A类每项罚款20元。六、 附则 1. 本规定由行政部门负责起草，执行过程中的解释权归行政部门； 2. 本规定自发布之日起执行。 1.2 卫生保洁一、办公区域卫生标准负责人： 责任人：卫生事件达到标准咨询室每天上班时10:00点清洁一次-保洁员；每次咨询结束后，整理桌面、咨询材料、水杯、坐椅等-咨询老师；1. 咨询桌以及桌上物品、亚克力书架、擦拭保证无尘; 座椅摆放整齐2. 软装饰表面、边框均干净无尘，且不歪斜；3. 玻璃部分保证透亮无污点；门擦拭干净；4. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；5. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；6. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；7. 开关：无手印，保持本色校长室每天上班时清洁一次；1. 桌面以及桌上物品擦拭干净，座椅摆放整齐；2. 柜子摆放整齐，无尘，无污水痕迹，门擦拭干净；3. 饮水机无尘，无脏水痕迹；4. 沙发摆放整齐，没有污渍，表面平整不褶皱5. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；6. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；7. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；8. 开关：无手印，保持本色；财务室1. 桌面以及桌上物品、屏风擦拭干净，座椅摆放整齐；2. 柜子摆放整齐，无尘，无污水痕迹，门擦拭干净；3. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；4. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；5. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；6. 开关：无手印，保持本色；会议室1. 白板及边框、互动白板及边框、音箱及支架、投影擦拭干净，达到无尘，门擦拭干净；2. 桌面以及桌上物品、屏风擦拭干净，座椅摆放整齐；3. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；4. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；5. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；6. 开关：无手印，保持本色；办公室（区）1. 桌面以及桌上物品、屏风擦拭干净，座椅摆放整齐2. 柜子摆放整齐，无尘，无污水痕迹，门擦拭干净；3. 饮水机无尘，无脏水痕迹；4. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；5. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；6. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；7. 开关：无手印，保持本色剧场1. 投影、射灯、门擦拭干净，无尘；2. 座椅没有污渍，表面平整不褶皱；3. 屏幕以及边框保持清洁；4. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；5. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；6. 开关：无手印，保持本色；设备机房1. 保证房间内设备摆放整齐，擦拭无尘2. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；3. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；4. 开关：无手印，保持本色库房1. 保证房间内设备摆放整齐，擦拭无尘2. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；3. 门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，门上的玻璃不能有指纹；4. 开关：无手印，保持本色备注：除咨询室、校长室、会议室、剧场外，其他各区域由各办公室员工每天排班轮流打扫；库房每月盘点时打扫清洁；设备机房每两周打扫清洁一次；保洁员负责地面清洁，倒垃圾及每两周一次对电话、键盘、鼠标进行擦拭消毒（用医用酒精），地面用墩布沾84消毒液擦洗一遍，工作人员应戴手套。（墩布应尽量控干水，以拿起不滴下水为标准，以免因湿滑，造成危险）二、公共区域卫生负责人： 责任人：卫生事件达到标准前台区域（地面清洁、桌面物品以及坐椅摆放、Logo墙以及软装饰、饮水机、垃圾桶、绿植）1. LOGO墙以及软装饰表面、边框均干净无尘，且不歪斜；2. 墙面：保持墙面原有色彩，无涂写乱画的痕迹，不许随便粘贴挂钩、图片；3. 坐椅摆放整齐，桌面、电脑以及电器擦拭无尘；4. 饮水机无尘，无脏水痕迹；5. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；6. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；7. 开关：无手印，保持本色；家长休息区（地面、沙发、柜子、电视、软装饰、饮水机、绿植）1. 电视用干抹布擦达到无尘；2. 沙发摆放整齐，没有污渍，表面平整不褶皱；3. 软装饰表面、边框均干净无尘，且不歪斜；4. 柜子无尘，无脏水痕迹；5. 保持报纸架干净无灰尘，报纸摆放整齐；6. 饮水机无尘，摆放整齐；8. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；9. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；走廊过道（墙边、墙面清洁、软装饰、门、饮水机）1. 软装饰表面、边框均干净无尘，且不歪斜；2. 墙边防火板上擦净，达到无尘；墙面保证无脏痕迹；3. 饮水机无尘，摆放整齐；4. 地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；5. 门擦拭干净，无污点，圆孔玻璃处要求无尘；6. 开关：无手印，保持本色成人卫生间1. 洗手液低于整瓶1/4时需要备份替代；2. 马桶干净无脏水痕迹；3. 镜子干净无尘；4. 台面干净无水滴；5. 保证无异味；清理垃圾更新垃圾袋6. 地面要清扫、拖净，无垃圾，无水；7. 开关：无手印，保持本色儿童卫生间1. 洗手液低于整瓶1/4时需要备份替代；2. 马桶干净无脏水痕迹；3. 镜子干净无尘；4. 台面干净无水滴；5. 保证无异味；清理垃圾更新垃圾袋6. 地面要清扫、拖净，无垃圾，无水；7. 开关：无手印，保持本色备注：前台、家长休息区及走廊三个区域：周二至周五：9:0010:00期间，各区域 17:00前，各区域按编号顺序，清洁第二次；周六、日：中午12:3013:30，清洁第一次； 下午17:3018:00，清洁第二次；儿童卫生间： 周二至周五：9:0010:00期间，按编号顺序，清洁第一次； 17:00前，按编号顺序，清洁第二次；周六、日： 8:30上课前，按编号顺序，清洁第一次； 每次课间结束后，按编号顺序，清洁一次； 保洁员下班前，按编号顺序，再清洁一次；消毒：每天14:0014:30地面：用墩布沾84消毒液擦洗一遍，工作人员应戴手套。（墩布应尽量控干水，以拿起不滴下水为标准，以免因湿滑，造成危险）马桶：桶内用84消毒液冲洗，桶外用墩布沾84消毒液擦洗一遍；（保洁人员应等地面完全干透后方可离开）洗手池：每日早上9:0010:00点，清洗一次用肥皂水擦拭； 保洁员下班前，再用肥皂水擦拭一次；清洗工作结束后应立即洗手；三、教学区域卫生负责人： 责任人：卫生事件达到标准教室使用中的教室：周二至周五：每天9:00第一堂课前1小时间完成；周六、日： 早（各中心根据实际情况安排）、中午12:3013:30各进行一次；2、7、9、10、12、13项，每天/次；1、5、6、8、11项，3天/次；3、4项，使用后立即清理-老师负责（保洁阿姨每周检查一次，有脏时通知中心行政安排人员擦拭）未使用的教室：13项，每天/次；其他项，3天/次； 投影仪、音箱、电脑使用干布擦拭1. 投影以及音箱：擦拭无尘；2. 电脑及电脑桌：保持干净，无尘土；3. 互动白板：表面无污物，用润布擦拭，有检查到脏时擦拭；4. 玻璃白板：要擦干净，白板框及槽要保持干净，露出本色；5. 钟表：表面干净，无灰尘，走时准确；6. 粘贴板、装饰画：表面干净，无灰尘，不歪斜；7. 教学桌椅：桌椅表面干净，无乱涂乱画的痕迹，桌椅腿脚不能有脚踢痕迹，保持本色；8. 学员柜：保持无尘土，尤其是柜子和墙之间不能有明显灰尘；9. 窗户护栏：窗户内面和窗户框无尘土，窗户栏杆无手印灰尘；10. 开关：无手印，保持本色；11. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；12. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；13. 教室门：门上没有乱涂乱画痕迹，不能有脚印，保持原本的颜色，教室门上的圆形玻璃不能有指纹；阅览室开放日：1、2、5、6、7项，使用后立即清理；其余时间：按编号顺序，每周清理一次；1. 图书架：图书架表面和槽里保持无尘土，尤其是架子和墙之间不能有明显灰尘；2. 学员桌椅：桌椅表面干净，无乱涂乱画的痕迹，桌椅腿脚不能有脚踢痕迹，保持本色；3. 壁柜：表面干净无灰尘，无明显污渍，吊柜里面干净无灰尘；4. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；5. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾桶；6. 开关：无手印，保持本色；7. 门：清洁干净，保持无尘；学员机房开放日：1、2、4、5、6项，使用后立即清理；其余时间：按编号顺序，每周清理一次；1. 电脑桌及电脑：保持干净，无尘土2. 教学桌椅：桌椅表面干净，无乱涂乱画的痕迹，桌椅腿脚不能有脚踢痕迹，保持本色3. 绿植：保证绿植生长状态好，无病虫和枯枝烂叶；摆放整齐；花盆清洁，无破碎；托盘清洁，无泥土和水渍；4. 地面、垃圾：地面要清扫、拖净，无杂物纸屑，无污迹、泥土、水，无拖拽物品的划痕；清理垃圾更换垃圾袋，擦拭垃圾；5. 开关：无手印，保持本色6. 门：清洁干净，保持无尘 消毒：1. 教室：早上上班，开窗通风；2. 桌椅、地面、门把手、护栏、学员柜、图书架、开关、键盘及鼠标，每周用84消毒液擦拭一遍（84消毒液擦拭后，需用清水再擦拭一遍，以免留下残余）；3. 84消毒液的配比：（可根据流行病传播的实际情况，做适当调整）正常情况：10月次年2月，1：500，即：一“84”消毒液瓶盖原液加水5000毫升。（水的毫升量，各中心可使用喝完的饮料瓶，进行度量）流行病高发期3月9月份，1：200，即：一“84”消毒液瓶盖原液加水2000 毫升。1.3 资产管理工作内容1. 资产的申购。2. 资产台账相关信息的更新。3. 严格执行资产管理各流程。4. 监查及跟踪资产的动向。在员工入职.离职.调岗及变换工作位置时及时办理相关手续，并更新台账。5. 使用人和使用部门负责对资产的日常保管和维护，中心行政人员负责对资产定期进行巡查，巡查的主要内容为：资产安全.资产使用情况.资产损坏情况，并在发现问题后及时进行处理。6. 使用人.使用部门及中心行政共同对资产的安全及完整负责。7. 负责中心资产清查盘点。资产管理要点：一、 资产入库流程需要操作的步骤如下：1. 资产购入后或从供应商处接收后，第一时间将资产编码粘贴在规定的位置上。2. 资产接收当天填写入库单，入库单内容要填写完整。（这一环节不能因为资产接收后直接发给使用人而省略）3. 中心行政开据入库单后2日内将入库单上的信息录入资产台账。台账信息要严格按照格式录入，重要信息不能省略。4. 将资产入库单于每周二传真到到总部行政部资产管理员处备案。总部资产管理员将依据资产入库单来审核台账更新是否完整准确。入 库 单 中心序号资产名称品牌型号单价地点资产编码申请单号备注123接收人：日期：二、 资产出库流程“出库”是指从未使用过的资产首次发放，“转移”是指旧资产在使用人之间或者使用人和保管人之间的流转。需要操作的步骤如下：1. 行政人员于资产发放当天填写出库单，资产使用人签字领取。2. 中心行政在开据出库单2日内按库单上的信息更新资产台账。台账信息要严格按照格式录入，重要信息不能省略。3. 将资产出库单于每周二传真到到总部行政部资产管理员处备案。总部资产管理员将依据资产出库单信息来审核台账更新是否完整准确。出 库 单 中心日期：序号资产名称资产编码接交人部门地点备注12345移交人：移交部门负责人：三、 资产转移流程：通常情况下会因为员工入职、离职、调岗、资产短缺这几种情况，发生转移资产的情况这时要按照资产转移流程来进行操作，流程如下：需要操作的步骤如下：A 中心内部转移1. 中心行政人员填写转移审批单。2. 跟踪审批过程，并在中心校长审批通过后进行实物转移。3. 中心行政存档转移单并于审批通过完成后转移2日内更新台账信息。4. 将转移审批单于每周二传真到到总部行政部资产管理员处备案。总部资产管理员将依据转移单来审核台账更新是否完整准确。离职人员的资产转移特别重要，关键做到以下几点：1. 提前按资产台账的记录结合资产实际使用情况，为离职人员准备好资产交接明细表即资产转移审批单（离职）。离职人员在移交方处签字，使用人在接交方处签字。2. 交接完成2日内更新资产台账信息，更新个人资产清单。资产移交审批单完成转移日期：序号资产编码资产名称移交方接交方转移后使用部门转移后存放地点备注123456转移原因中心校长B 中心与中心之间、中心与总部之间转移1、 由资产需求方中心行政填写转移审批单。2、 需求方中心跟踪审批过程，并在审批通过后联系实物转移工作。3、 需求方和转出方中心行政存档转移审批单，并于审批通过完成转移2日内更新台账信息。4、 需求方将转移审批单于每周二传真到到总部行政部资产管理员处备案。总部资产管理员将依据转移单来审核台账更新是否完整准确。资产转移审批单（中心之间或中心与总部之间）完成转移日期：序号资产编码资产名称移交方接收方转移后中心名称转移后使用部门转移后存放地点备注1235转移原因移交方校长行政部经理接交方校长商务部经理四、 资产损失处理流程1. 资产的损失是指非自然损耗，设备老化或报废等原因发生的，人为原因造成的固定资产的损坏和遗失。2. 损失处理原则：A. 固定资产由于人为原因造成的损坏、丢失，由直接责任人承担赔偿责任，多人赔偿责任按责任关系分别赔偿。如直接责任人无法履行赔偿责任或拒绝履行赔偿责任，由直接责任人的部门负责人承担资产损失赔偿的最终责任。B. 如恶意行为或严重疏忽造成资产的损坏或丢失，直接责任人除承担赔偿责任外，直接责任人及其 所在部门将处以通报批评。情节严重的，公司将予以辞退。 资产损失处理流程如下：需要操作的步骤：1. 督促责任人填写资产损失事故处理审批单后，中心校长负责在给出处理意见。2. 中心行政负责将审批单转交给责任人，并协同校长督促责任人交付赔偿款项给中心财务人员。3. 将处理审批单在2日内传递给总部资产管理专员处备案，资产管理专员将以此核查台账记录更新是否准确及时。4. 处理结果完成后2日内在资产台账中做相关记录，（如“可修复”则资产状态栏填写“送修”，；如为“遗失”或“损毁”则走报废流程，并且在报废完成后在台账记录备注一栏内填写“报废”）。资产损失事故处理审批单日期：责任人资产名称资产编码原值是否遗失或损毁是否可修复修复费用事故过程描述中心校长赔偿金额：赔偿时间：赔款接收人：责任人确认：五、 资产报废流程资产到使用年限出现问题不能再使用的，且维修费用超过原值的50以上的资产要进行报废处理。另外，人为损毁不能再使用的资产也要进行报废处理。需要操作的步骤：1. 详尽填写资产报废申请单内容。2. 联系鉴定人员对资产损坏情况进行鉴定（是否可以维修维修费用如何）。3. 将写有鉴定人员给出的鉴定结果的“报废申请单”上传给资产管理专员。4. 积极跟踪审批结果。5. 依据审批结果处理资产（人为损坏的按审批结果向责任人追缴相关赔款、保管好报废资产等待集中处理）资产报废流程如下：六、 盘点工作A 盘点周期：1. 按总部季度盘点计划安排的时间进行盘点。2. 盘点后将盘点结果即按盘点结果更新后的资产台账、盘盈表、盘亏表、磨损编码表发送至总部资产管理员处。（以上提到表格见附件）3. 依据盘点结果出据盘点报告。4. 依据盘点结果核对并整理个人资产清单。B 盘点过程中需要注意的事项：1. 盘点要遵循所有地点都走到看到，所有资产类物品（不管有没资产编码）都盘点记录到的原则。2. 检查时还要注意台账记录的资产名称与实物是否相符，简言之就是不是同一物品。（如编码是123台账记录是传真机，但实际粘贴123编码的是一台打印机，这种情况要在备注一栏标记明确）。3. 最后提交的盘盈、盘亏表是已经过整理比对的，确实盘盈、盘亏的。 七、个人资产清单： 依据台账记录建立健全个人资产清单档案。明确每个资产的责任人，对于中心公用资产要由中心校长分别指定责任人。分别于入职时、离职时、资产发生变动时，依据资产转移审单进行更新，并与责任人进行签字确认。并于每周二将有变化的个人资产清单以电子邮件形式发送至总部资产管理员处。八、 多门柜钥匙管理:1. 柜子（包括吊柜、文件柜、三角柜、双面柜）必须以个为单位各自编号，不能以组为单位，如成排的吊柜，要每个单独标号，不能编为一组；2. 所有柜门钥匙由中心行政人员负责管理，所有钥匙必须有一份备份。分配给个人使用的单元格钥匙，在人员发生变动时钥匙必须由中心人员收回。建立钥匙使用记录表。第二章 HR监督管理模块2.1 人员入职1. 待入职员工入职通知：人事部对待入职员工提前3天以电子邮件的形式通知人事接口人员。2. 新员工到岗确认：中心有新员工入职时，在第一时间发邮件给人力资源部HRHALP邮箱中， 告知员工入职时间。发送信息包括：新员工中文姓名、英文名、职位、入职时间（具体上午、下午）。3.人员入职后，中心接口人员负责新员工的办公用品领取及其它安顿工作。2.2 人员离职1. 中心有员工离职时，在第一时间发邮件给人力资源部HRHALP邮箱中，告知员工离职时间。发送信息包括：离职员工的员工编号、中文姓名、英文名、职位、离职时间（具体上午、下午）。2. 协助并监督人员离职手续的办理。离职人员必须签订解除合同通知书、离职交接表、离职审批表，以及本人的离职申请，共四项材料，并接离职交接表和离职审批表中，除人力资源和总经理部分内容外，其它部分必须填写完全。3. 通知离职人员在离职当日或次日到人力资源部办理离职手续，须携带上述第2条所说明的四项材料和员工手册、员工工牌。（其它离职交接材料由中心收取、保存）。2.3 人员转正1. 中心有员工转正时，人事接口人员需提前15天提醒待转正员工提交“转正申请书”并填写转正审批表。2. 将“转正申请书”和转正审批表交给中心校长填写转正审批意见。（3天内）。3. 将“转正申请书”和填写了中心校长审批意见的转正审批表交至人力资源部。4. 人力资源部将根据审批结果进行相应的工作。2.4 人员调动1. 中心有员工发生调动时，在第一时间发邮件给人力资源部HRHALP邮箱中，告知员工调动时间。发送信息包括：调动员工的员工编号、中文姓名、英文名、原中心及职位、调动后中心及职位、调动时间。2. 协助人员调动手续的办理。调动人员必须填写岗位调动通知书和岗位调动审批表。3. 将填写齐全的岗位调动通知书和岗位调动审批表交至人力资源部，如有主体变动的，到人力资源部换签相应手续。2.5 人员调薪1. 中心有员工发生调薪时，在第一时间发邮件给人力资源部HRHALP邮箱中，告知员工调薪时间。发送信息包括：调薪员工的员工编号、中文姓名、英文名、调薪时间。2. 通知调薪人员需填写工资调整通知书和薪酬福利变动审批表。（表格与人力资源部联系领取）。2.6 人员考勤1. 每月月末在人事系统里为本中心员工排下一个月的班次。使用发放为：任意设置员工班次1) 【任意设置员工班次】适用于对没有规律的单个员工或者是一组员工进行排班，也适用于临时调整员工班次。2) 选择要排班的部门3) 选择要排班的时间段，如： 2007年6月4) 在日历牌上直接输入员工所要上的班次，做到任意设置员工班次。如果对周期排班的某个员工做临时的班次调整，也可以通过这个方式输入。5) 点【选择员工批量排班】，并在“该部门员工列表”中选取一组人员，则这些人员将按第4步设定的班次统一排班，免除逐一排班的麻烦。6) 点【保存排班】，保存设置好的排班信息注意事项 日历上显示的班次为“*”，表示该天以周期排班中的班次范围进行模糊分析。 对于所上班次毫无规律可言的员工，虽然输入方法很直观、简便，但对于这部分员工，每天应上的班次都要输入，工作量还是不小的。因此，对于管理员来说，应该要求各部门尽量规范，减少这种情况。 员工排班情况可导出到EXCEL表中，以横行的方式显示，如“周期排班”导出的排班图。1. 检查中心员工日常考勤情况。员工刷卡数据查询1) 【员工刷卡数据查询】为考勤管理查询某个员工一段时间内“原始刷卡数据”的功能。2) 选择要查看的部门3) 选择要查询的时间段， 如 2006-9-1至 2006-9-304) 选择要查询的员工，其刷卡数据将显示在【刷卡数据】栏里。注意事项员工当日的刷卡都显示在同一横行里，由“逗号”分隔。请假单的录入1) 【员工请假单管理】是考勤管理员日常工作中最大量的工作之一。考勤管理员可以通过这个界面录入员工请假单。同时，这个界面也是查询请假单及假单批准状态的界面。2) 选择员工所在部门3) 选择请假的员工4) 输入请假单，这个操作有四个输入项：“请假类别”：按【请假类别设置】定义好的假别选择员工要请的假别“开始日期”和“结束日期”：输入员工请假的启止时间，如 2007-6-22至2007-6-26“始时间”“止时间”：输入员工请假期间，每天的启止时间，如：8:00至10:00，这相当于从2007年6月22日至2007年6月26日，每天从8:00至10:00请两个小时的假。“请假原因”：输入请假的原因。5) 点【添加请假单】保存这条请假信息。此条信息显示在“请假单列表”栏内。同时显示出该假审批的状态，如未审批，显示“待审批”，如果己审批，显示“已审批”。未审批的假单可以被编辑和撤销， 而己审批过的假单则不可被编缉。特别注意： 请假单的输入方法1) 请假的时间分为三种情况： 请假时间是整个工作日的，请假单中的时间不用填，默认的进间值为排班的实际工时。 输入如下：开始日期：2007-07-15结束日期：2007-07-15 始时间：00:00 止时间：00:00 表示7月15请一整天的假 连续多天的请假参照如下：开始日期：2007-07-01 结束日期：2007-07-15 始时间：00:00 止时间：00:00 表示从1号请到15号，注意时间不要填写，系统按照实际排班的时间计算。 请假时间是工作日中的一段时间的， 例如请3小时假，则需要在时间栏里填入相应时段 开始日期：2007-07-15 结束日期：2007-07-15 始时间：09:00 止时间：12:00 表示7月15日，9：00-12：00请3小时假 请假时间多于整天，还有不足一整天的，例如请3.5天的， 则整天的请假与不足整天的请假分开填写为两个假单 第一个假单： 开始日期：2007-07-03 结束日期：2007-07-03 始时间：15:00 止时间：17:00 第二个假单： 开始日期：2007-07-04 结束日期：2007-07-08 始时间：00:00 止时间：00:00这两条表示7月3日 13：00-17：00，请四小时假（或称之为半天假），7月4日至7月6日，请3天假，总计请3.5天假。2) 员工漏刷卡，后补假单时，必须按其排班的班次，填写时间。例如，某员工排班是8：00-17：00， 上班刷了卡，下班没刷卡，在时间段中需要输入开始日期：2007-07-03 结束日期：2007-07-03 始时间：8:00 止时间：17:003) 员工后补假单，如果请假时间不足一天的，所申请时间段长度应大于（实际缺勤-2小时）以上才能匹配。4) 例如，实际发生5个小时，输入时间段至少要输入3个小时以上才能匹配。出勤明细及请假原因1) “出勤明细及请假原因”提供了细致查询出勤状况、请假状况的功能，并对非正常出勤的原因做出解释。该功能是考勤管理员和各级领导日常考勤管理中最常用的功能之一。2) 选择要查看的部门3) 选择查看某个员工或全部员工4) 选择要查看的时间段5) 选择要查看的出勤类别，【全部出勤】是查看所有出勤状态，包括正常出勤和非正常出勤；【正常出勤】仅查看正常的出勤；【非正常出勤】仅查看非正常出勤6) 当第5步中选择了非正常出勤，可以在这里选择按非正常出勤的确认状态查询，如“己确认”、“未确认”。 有4个选项：【全部非正常】：查看全部非正常出勤【确认请假】：查看经过审批，被批准的非正常出勤【未确认请假】：查看有请假单，但还未得到批准的非正常出勤。需要做出进一步解释和确认【无故缺勤】：查看既没有请假单，也没有得到任何批准的非正常出勤，“迟到”、“早退”“旷工”和“漏刷卡”属于此类7) 当第6步中选择了除【全部非正常】以个的其它三项，可以在这里做更细致的查询，可以按“请假类别设置”中所定义的具体假别查询非正常出勤的状态。如：选择【事假】”是查看所有被解释为“事假”的出勤，选择【病假】查看被解释为“病假”的出勤8) 选择显示查询结果的排序方式。【按日期顺序】是所有查询结果按日期进行排序【按编码顺序】是查询结果按员工的编码进行排序，既某员工在所选定时间段内的出勤情况。查询考勤统计结果1) “查询考勤统计结果” 可查看统计的考勤结果。2) 选择要查询的部门3) 该考勤结果显示的周期是前一步做“考勤统计”时选择的是时间周期。2. 与人力资源部核对本中心员工异常考勤情况。3. 如中心员工在人事系统和考勤系统使用过程中发现问题或其它事项，由人事接口人员发邮件给人力资源部HRHALP邮箱中，并联系人力资源部相关人员协助解决。第二节 人员提成数据统计：提交本中心咨询师的提成数据资料和少儿英语教师的课时。第三节 协助人力资源部进行中心员工的其他人事工作。第三章 办公物资信息模块北京瑞沃迪国际教育科技发展有限公司（以下简称“总部”）为规范各“瑞思学科英语”直营培训中心（以下简称“中心”）的办公用品管理，以避免中心请购“无计划，无审核，无节俭”等各类不良现象发生，经总部研究决定，对中心请购办公用品制定如下规定，望中心严格遵照执行。具体内容如下：3.1 办公用品管理制度一、目的：为了提高各中心办公用品及各类办公耗材的使用效率、力行节约避免浪费和降低公司成本，同时为了保证中心办公用品使用的规范性，力行节约，以达到降低公司成本的目的，帮助各中心开源节流。二、适用范围:本制度适用于“瑞思学科英语”直营培训中心全体员工。三、办公用品管理规定如下：1. 耐用类办公用品及部门类办公用品的领用1) 耐用类办公用品的领用须以部门为单位进行领取，而且须按部门性质及需求进行领取，每部门仅限领取一次（特殊部门及特殊情况除外）；2) 部门类办公用品实行按月购买制，每月底28日之前（逢节假日往后顺延），各部门由部门助理（没有部门助理的部门，由部门经理指派人员负责）将统计好的部门月度办公用品申请单（见附表一.）经部门经理签字后上报给行政专员，由行政专员统一订购发放；附表一：各部门月度办公用品申请单部门：_ _月名 称单 位数 量领用人备 注填写人:_ 部门经理签字:_3) 每月5日前（逢节假日往后顺延）由各部门助理（没有部门助理的部门，由部门经理指派人员负责）集中一次领用部门当月所需办公用品。每周星期三下午13：30-18：00可以进行部门类办公用品（光盘除外，可根据需要进行领用，无时间限制）零星领用，其他时间一律不予办理办公用品的领用；4) 申购办公用品需填写办公用品固定资产请购领用申请表（见附表二），经中心校长审批、再交由总部商务部进行审批后方可购买；附表二： 北京市海淀区领语堂培训学校办公用品 固定资产 物料 请购 领用 申请表编号：日期类别：中心特别需求物品所申请物品明细历史情况本次申请物品 名称单位单价上次申请日期上次申请数量累计 数量现库 存量本次申请数量金额 合计申请 部门审核后价格申请 缘由5) 部门助理或指派领用人的职责：a) 月底28日前统计所在部门的办公用品需求，并上报给行政专员；b) 次月月初5日前负责所在部门的办公用品的领取、发放；c) 行政专员更改办公用品台帐。d) 监督本部门员工办公用品的使用，有权制止浪费现象。2. 个人类办公用品改为自行购买报销方式1) 公司将不再提供个人办公用品的申请及领用，个人办公用品每人每季度的报销额度为10元。2) 个人以季度为周期向公司提供面值不小于10元发票以便给予报销，提供的发票可以是办公用品发票、出租车票等。3. 办公用品的使用要物有所值，物尽其用，不可大材小用，更不可浪费1) 打印机为办公专用，严禁利用打印机打印与办公无关的材料、文档；2) 为保证打印机的使用寿命， 同时降低文稿的成本，如果打印材料的总页数超过5张（含5张），只能打印第1份，其余份数用复印机复印；3) 复印纸应用于复印、打印，不得用做草纸、包装纸；4) 纸张应双面使用（如打印付款申请单粘贴单等，公司员工自用的表格），在允许的情况下，尽量使用前台存放的废旧纸张进行记录和打印，充分发挥最大使用效率；5) 员工领用光盘时，需经部门经理同意，由刻录人在光盘领用使用登记表（见附表三）中签字，并注明刻录内容与用途；附表三：光盘领用登记表日期部门数量刻录内容中心校长审核刻录人签字（确定数量及内容）领取人 签字6) 可二次利用的墨盒、硒鼓，不影响打印效果的，一定要再次利用（原装的硒鼓在没有粉后，可再加粉两