企业级电脑传真解决方案

ATFax企业级传真解决方案一、前言 随着企业信息化建设的不断推进，企业的办公自动化进程进入了电子化时代，工作效率得到大幅改善，企业办公成本得到有效控制，但是，作为企业重要通讯方式之一的传真，却依然在低效的方式下运作，大部分还是通过传统传真机采用手工的方式收发传真，效率低、传真文件无法存档管理、大量消耗耗材、通讯成本高昂、传真的保密性不高都是目前传统传真机收发传真的主要弊病。尤其对于集团式企业，没有充分利用企业自身在全国乃至在世界各地网络资源来实现企业内部的无纸办公和成本的节约。 二、面临的问题 传真越来越多，耗材成本越来越高。 每个部门都需要一个传真机，购置、维修成本太高。 传真件分散保存，无法进行有效管理，检索不易。 传真费用无法控制，成本分配无法实现。 发送时拨了多次号码，对方的传真机总是占线，浪费时间等待。 来自国外的重要传真由于时差总是在夜间到达。 发往国外的传真由于时差总是在第二天才能被传阅。 自己英语不好，国外的电话无法交流，导致重要传真无法发送与接收。 几百份邀请函、调价、促销通知等要即时传真到客商手中。 主管想要统计各部门的传真业务量，但无法进行。 业务员排队等候发传真的时候客户已经有了另外的选择,效率不高。 传真文件需要先打印后传真，如果打印机出了故障，更不方便。 收发传真经常需要跑到别的部门，或者常常麻烦同事把传真送过来。 接收到的传真总是太模糊无法看清，需再次电话询问。 接收的传真由于要人递送，导致经常有人不能及时收到传真，甚至丢失。综上所述，要解决目前传真机面临的问题，采用信息化的传真管理会是一个较好的选择。三、ATFax的目标 ATFax的总体目标是提高工作效率和成本控制，结合集团现有的网络情况和其他管理支持系统情况： 实现传真无纸化，降低或取消耗材成本ATFax可将电脑中的电子文档直接发送，不需要事先打印；传真直接接收到服务器并自动分发，接收传真是否打印完全自主控制。 实现整个公司的统一传真，不需要采购传真机ATFax基于B/S架构，各部门使用人员都可通过浏览器收发传真，可为每个用户都分配传真分机号，各个用户之间互相独立，互不干扰，实现一台服务器代替无数台传真机的功能，并可不断扩展。 实现集团和子公司之间免费传真ATFax支持免费内部传真功能，可帮助实现集团总部和各子公司之间，以及子公司与子公司之间的免费传真。 提高传真发送性能，降低通信费用利用ATFax的自动化技术，缩短传真发送的时长；针对国内长途与国际长途，可选择各自的IP电话号码，从而大大降低通信费用。 支持异地传真收发当员工在外地出差时，通过浏览器或者Fax to Email和Email to Fax技术做到只要有互联网的地方都可以收发传真。员工出差、非工作时间都可以方便地收发传真。 接收传真自动分发系统可以可要分机号或来电号码自动分发。当某个传真不能确认接收人时，被分发到默认的接收人由其进行转发，或者进入传真大厅；系统也支持查号功能。 实现传真批量群发对于一些通知类、宣传类传真，通过ATFax做到一次性批量群发，群发结果详尽，支持失败传真快速重发。 实现费用统计与控制 ATFax可统计各用户、部门的传真费用，并可事先分配传真金额进行费用控制。 传真资料的安全保密ATFax收发的传真都在总部集中安全存储，保证传真资料安全保密。 实现与主流管理系统的无缝连接免费提供接口，实现与OA、CRM、ERP等应用软件之间的无缝连接。 四、ATFax的优势功能强大性能稳定ATFax核心服务采用Windows Service与多线程等高水平技术，支持传真卡与传真Modem，功能强大，品质专业，经过了几十万用户各种复杂应用环境的考验，也经过日均上万份传真的超压力考验，系统稳定可靠。使用简便易于管理ATFax只需在服务器端配置一块Modem或传真卡，其它客户端即可通过浏览器/电子邮件/MSN实现传真功能，不再需要烦琐的客户端工具，使用维护非常简单，并且服务器也不必是专用服务器，可进一步减少投资；传真发送即可直接用Word编写内容，也可用虚拟打印或者附件形式发送，手段灵活；接收的传真可直接在网页上编辑、查看、翻转、缩放、翻页、打印、回复、转发等，也可保存到客户端，甚至可在外地用传真机提取。ATFax已整合Mail与MSN功能，可直接通过电子邮件与MSN来收发传真，使用户能更方便的使用传真中心。有效的节约传真成本 全面降低成本：全面电子化，收发传真不再需要纸张与耗材，并且无维修成本与折旧成本。 传真分机设置：可为每位员工设置一个分机号，实现无数台传真机的功能，降低设备投入。 降低通信话费：长途自动使用IP电话,话费可低至0.1元/分钟,保留使用习惯并降低话费开支。 消灭垃圾传真：垃圾传真浪费大量耗材，使用传真中心可随手删除垃圾传真，不再生产费用。 安全绿色环保：传真件集中管理，且无耗材消耗，非常绿色环保，可为企业形像大大加分。安全集中的传真管理 传真集中管理：所有数据都存储在用户服务器上，安全性好，管理容易。 传真文件安全：用户只能凭帐号看自己的传真，领导可以查看下属传真。 重要传真归档：重要的传真归档后不能修改、不可删除，便于日后参阅与检索。 系统用户管理：完整的权限控制，可为不同用户设置不同的权限，确保传真的安全保密。 个人传真管理：用户可查阅、编辑、转发个人收件箱里的传真，并可进行归档管理。最先进的软件架构ATFax 通过浏览器收发传真，可无缝的部署在局域网与互联网上，用户无论在公司、出差或在家里，都能收发传真。对公司电脑管理员来说，B/S架构的软件可免去庞大客户端软件的安装维护与升级工作，大大减轻维护工作量。五、ATFax特点关机收传真ATFax自带64Mb存储器，主机关机后也可以收传真，可脱机接收四五百密度传真，主机开机后自动上传到主机并通知用户。彩色传真ATFax率先在国内支持彩色传真，彩色图表传真更得心应手，技术实力显现无疑。传真计费ATFax提供传真计费功能，每次发送传真时ATFax都会自动计费，且资费表可由用户自行维护，并提供多种传真报表供统计分析。费用控制ATFax提供了费用控制功能，启用“费用控制”后，管理员可预先为用户分配金额，用户发传真会自动扣费，余额扣完后将不允再发传真，直到再次充值。传真机扫描发送ATFax可以不使用扫描仪来发纸质文件，而且发纸质传真不需要在电脑上操作，只要使用传真机通过内线拨到ATFax中，根据提示输入传真号码后即可完成扫描与发送。传真机远程提取若用户身在外地而又无法上网，可使用当地的传真机拨到ATFax提取自己的新传真，提取传真有密码保护。虚拟集团电话很多大中型企业都在使用电信公司的虚拟总机功能，由电信公司为企业架设电话线路并分配号码，虚拟总机之间只要拨后四位号码即可免费通话，如果拨全号则会计费；ATFax也对这种情况提供了支持，只要设置了前缀号码，会自动选择对应线路发送后四位号码实现免费传真。多级页眉定义ATFax提供三级自定义页眉：每个传真的页眉/每个用户的页眉/全局页眉，若前一级页眉未设置，则自动启用后一级页眉，以保证大型企业集团下属分公司/子公司对外传真形像的独立性。六、ATFax功能列表便捷的传真发送基本传真发送功能 发送方式与文件格式ATFax是国内唯一提供多种发送方式的传真软件，可用附件发送/在线编辑/虚拟打印/电子邮件等方式发送传真。可支持所有文件格式及专用的报表等格式。 多文件合并发送若一次要发送多个不同的传真内容或文件格式，比如报表/单据等，ATFax可以把多个文件合并成一个传真发送。 发送传真语音提示ATFax有着灵活的语音提示功能，发送传真时，若对方是人工接听，则自动播放语音提示对方接收，提示语音文件也可自行录制。若发送国际传真，可自动使用外语，不仅提高了发送成功率，也大大提升了企业形像。 传真模板管理员可以编辑多个传真模块供所有用户使用，使用时只需要调入模板即可。 传真群发可从联系人选择大量收件人，或者直接导入传真号码进行传真群发,并且每个号码都可跟踪发送成功与否。 失败重发机制如因占线、无人接听等原因导致传真发送失败，传真系统可自动重发，并可设定重发次数和重发时间间隔。 定时发送传真ATFax可按用户指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真；或解决发送国际传真的时差问题。 传真优先级别传真通常按照提交的时间顺序排队发送，若有较急任务，也可在发送传真时指定较高优先级。 传真回复与转发可将接收到的传真编辑内容或签字盖章后再回复给客户，或是转发给其他传真号码。 传真回复与转发可将接收到的传真编辑内容或签字盖章后再回复给客户，或是转发给其他传真号码。 传真回复与转发可将接收到的传真编辑内容或签字盖章后再回复给客户，或是转发给其他传真号码。 发送结果即时反馈发送的每一份传真无论是成功还是失败，传真信使都会及时通知您，提醒方式包括弹窗提醒、声音提醒、短信提醒、邮件提醒、MSN提醒等，让您及时掌握传真动态。 支持内线电话发送ATFax可使用内线电话，只需简单设置，就会自动加拨外线前缀；ATFax还支持直线/内线混用，接收用直线，发送用内线，可更一步降低电话月租费。 IP号码的使用ATFax可同时使用国际/国内长途两种IP号，可根据传真号码自动切换，进一步节约成本。高级传真发送功能 传真审批流程ATFax支持任意的多人/多级审核，审核时可以使用签名印章，并且每一步审批流程都有自动消息提醒。 签名印章ATFax提供手写签名与电子印章功能，每个印章都可控制使用权限，加强印章安全性。 传真计费功能ATFax是国内唯一提供所有版本传真计费功能的软件，发送传真时自动计费，每个用户都可查看自己的传真费用，并提供管理员费用报表，可按统计部门/用户统计费用。 传真费用控制ATFax是国内唯一提供所有版本传真费用控制的软件，管理员可为每个用户事先分配金额，发送自动扣费，余额为0就不能再发送传真。金额分配都有报表统计。 内部免费传真用户可在FaxCente虚拟分机间自由发送传真，不会产生任何费用，可用于总部与分机机构之间的免费传真。 ATFax之间免费传真ATFax之间收发传真可实现免费传真，用于客户/供应商网络的免费互传。 多级自定义传真页眉ATFax提供三级自定义页眉：每个传真的页眉/每个用户的页眉/全局页眉，若前一级页眉未设置，则自动启用后一级页眉，以保证大型企业集团下属分公司/子公司对外传真形像的独立性。 虚拟交换机的使用针对不少大企业都在使用电信公司集团电话虚拟交换机的情况，ATFax提供的这项功能，可自动识别虚拟交换机的号码，通过虚拟总机免费发送传真。 传真机扫描发送ATFax是国内唯一可以不使用扫描仪来发纸质文件的传真软件，可以把原来的传真机当扫描仪用，省去了购买扫描仪的费用。 自动负载均衡发送当有多条传真线路都有大量传真任务提交时，系统会自动寻找空闲线路发简便的传真接收 多种接收方式ATFax支持多种接收方式，每条线路都可配置成“虚拟分机/自动接收/手动接收”方式，手动接收时，可以先通话，通话过程中只要在电话机上拨虚拟分机号，或者直接拨#号键即可通知ATFax接收传真。 无限的虚拟分机ATFax中可创建无限个帐号，可为每个帐号分配一个虚拟分机号，接收传真时，根据对方拨入的分机号自动分发到对应的收件箱，并即时通知。 根据来电号码分发若启用了来电号码分发，接收传真时，只要检索到设置的号码，就不再提示拨分机号，自动分发到对应的用户收件箱中。 公共传真分发接收传真时若对方未拨入分机号或者分机号错误，接收的传真将由默认接收人管理；若启用了“公共传真”选项，这些传真所有用户都可看到并领回。 传真语音提示及查号若启用“虚拟分机”接收功能，ATFax会自动播放欢迎词，提示对方拨传真分机号，若不知道分机号码，可按0查号，自动播放预先录制的查号录音文件。 外语提示ATFax可以根据对方的来电号码自动播放不同语言的语音提示，方便国际传真的接收。 传真机提取新传真若用户身在外地而又无法上网，可使用当地的传真机拨到ATFax提取自己的新传真，提取传真有密码保护。 接收传真及时提醒一旦收到新传真，ATFax会有多种方式提醒，如小秘书提醒、声音提醒、邮件提醒，所有提醒方式都可由用户自行选择，方便使用。 文字识别（OCR）ATFax内置OCR功能，可以把接收的传真图像转换为文字格式，方便编辑。 传真存档针对重要的传真文件可执行存档操作，存档的传真不能编辑，不可删除，方便日后的查询与检索。 传真转发到Email每个用户都可设置自己的传真邮箱，接收的传真自动转发到用户指定的邮箱，方便移动办公。强大的传真管理功能传真权限ATFax可控制每个用户的收发权限、删除权限、清空权限等；每个用户都只能查看自己的传真，也可以把自己的传真转发给其它用户。传真监控管理员可以查看所有用户收发的传真，完成全局监控；领导可以查看所有下级的收件箱与发件箱；普通用户可以监控转发传真的阅读/打印状态；系统监控传真队列监控功能，管理员可随时检索或中止队列中的中某个传真；服务管理器提供了详细的传真通信过程，并可查看服务器的各种状态。系统日志所有发送的传真都被记录到日志中，即使删除传真，日志也无法删除，方便传真管理。联系人管理ATFax整合了客户管理与联系人管理模块，可媲美专业的客户关系管理系统，在查看客户/联系人资料时，点传真号码即可发传真，也可以在列表中查看该联系人名下的所有传真。签章管理ATFax对签名与印章进行两重权限控制，不仅签章需要总的权限，每个印章都有单独的权限，确保印章不会被乱用。丰富的传真报表ATFax提供了多种统计报表，包括传真报告、费用统计、充值统计等各类报表，为企业决策提供支持。传真查询检索ATFax所有传真件与数据记录都集中保存于服务器上，在任何电脑上都可以随时查询检索历史传真；普通用户只能查询检索自己的传真，管理员可以查询检索所有传真。实用的附加功能 二次开发接口OA、ERP、CRM等业务系统在企业运用已经越来越普遍，ATFax提供了方便的二次开发接口，可与企业的业务系统实现无缝集成，协同办公，提高工作效率。 ATFax For OA版国内唯一的For OA版传真软件，可把ATFax做为通达/权限类OA的传真模块使用，不用二次开发，完全整合了OA的菜单/权限/通讯录/客户资料等功能。 客户间免费传真网络对于同样使用ATFax的企业，可以通过网络互联互通，是国内唯一可以实现合作伙伴、客户间免费传真的产品。 集团免费传真网络通过ATFax的免费内部传真、ATFax之间免费传真、可支持虚拟集团电话等方式，实现集团与下属机构间的免费传真功能，大大降低传真成本。七、使用ATFax后节约的费用以下以中小型企业每天接收20页，发送20页传真计算，如果传真量更大，可依比例计算。比较项目传真机ATFax耗材成本一页打印纸费用(纸张+耗材)0.3元无一页传真纸费用0.1元无平均每天发送传真数量200页200页平均每天接收传真数量200页200页平均每天的耗材成本80元无全年节约耗材成本80元250天/年 = 20000元通信成本平均每天发送长途传真50页50页长途电话通信费用35元10元（自动拨打IP电话）平均每天节约通信成本25元全年节约2.5元250天/年 = 6250元人工成本发送一页传真花费时间3分钟(打印、拨号、发送等)无平均人工成本10元/小时10元/小时平均每份传真人工成本0.5元无平均每天发送传真数量200页200页平均每天人工成本100元无全年节约人工成本100元250天/年 = 25000元粗略估算，若采用ATFax，以每天四百页传真的收发量，每年传真成本可节约大约 51250.00 元，这其中还不包括使用ATFax分机方式实现的无数台传真机的购置、折旧、维修成本与线路月租费，也不包括传真件不能及时送达收件人所产生的机会成本。获取更详细资料，欢迎访问：7 / 7文档可自由编辑打印