会计账务处理流程徐晔老师

第三章会计账务处理流程学习目标： 通过本章学习，了解会计循环的基本流程；了解和掌握会计凭证分 类以及主要凭证的填制方法；了解和掌握账簿的分类以及总分类账和明细分类账 的登记；了解错账的查找和更正方法；了解结账和对账的内容；了解和掌握主要 账项调整分录的编制；了解基本的财务报表有哪些；了解主要的账务处理程序流 程图以及优缺点。会计记账虽免不了与数字打交道，但会计记账与一般的数学运算并不一样， 数学运算是纯粹抽象的，可没有任何条件和载体，但会计记账却非如此。首先， 会计记账是具体的、实在的，是在一定的时间、条件和企业背景下的。其次，它 一定要有记账的载体，即业务发生后必须在获得原始凭证后才能记账；二是记账必须在有格式的账簿中加以记录；三是记录必须按会计法规定的程序和规范进 行。本章就是详细介绍与会计记账有关的账务处理流程，包括会计凭证、会计账簿、会计循环以及其他一些在会计循环中必须包含的会计处理流程。第一节会计循环企业在其较长的存续期内，不断地发生各种交易和事项，会计人员对这些交 易或事项进行确认、计量、记录，在此基础上编制财务报告。这个过程一般可以 分为编制会计分录、过账、试算平衡、账项调整、结账以及编制会计报表 6个基 本的步骤。每一会计期间都要重复地经历从编制分录到报表编制的过程。这种按定的程序始于期初、终于期末，并循环往复、周而复始进行的会计处理程序被称为会计循环、会计循环的基本步骤图3-1是一个典型的会计循环图平时会计处理期末会计处理图3-1会计循环图从上图中可以看出，在一个会计循环中，可将所有业务处理分为平时会计处 理工作和期末会计处理工作。二、平时会计处理工作平时会计处理工作包括如下一些步骤：（一）编制分录。根据平时发生的经济业务编制会计分录，在实务工作中往 往是根据原始凭证填制记账凭证，即会计分录是在记账凭证中编制的。（二）过账。根据已编的记账凭证或日记账登记相应的账簿，以便分类反映 各会计要素，有时候也称为登账。（三）编制调整前试算平衡表。根据账簿的发生额和期末余额等编制试算平 衡表，以便检查平时的账簿记录工作是否有错。三、期末会计处理工作期末会计处理工作包括如下一些步骤：（一）期末进行账项调整。对一些平时没有记入账簿（一般是因为没有原始 凭证或没有实质性业务发生），但按照权责发生制却需要把一些收入或费用项目 记入账簿的业务编制调整分录并登入账簿。（二）编制调整后试算表。编制了期末调整分录并过账后，需要根据调整后 的账簿资料编制调整后的试算表，以便再次检查账簿记录的正确性。（三）结账并过账。期末进行会计结账。编制结账分录，将各收入账户和费 用账户转到有关账户之中，结清收入和费用账户后，结出本期的经营成果。同时 还要对资产、负债和所有者权益类账户计算余额，并将余额结转到下一会计期间， 以便进行连续记录。（四）编制会计报表。根据调整后的试算平衡表编制正式的财务会计报表。第二节会计凭证一、会计凭证的意义与种类为如实反映各种经济业务对企业会计诸要素的影响，有必要在经济业务发 生时，填制或取得适当的凭证作为证明文件。 即记账必须以合格的凭证为依据， 不能凭空记账。会计凭证就是记录经济业务的发生情况，明确经济责任，按一 定格式编制的作为记账依据的书面证明。例如，购买商品时要由供货单位开给 发票；商品收进或发出时要有收货单、发货单等。这些都是会计凭证。（一）会计凭证的作用会计凭证是会计信息的载体之一。经济业务的内容首先记录在会计凭证 上。会计工作主要包括“凭证一一账簿一一报表”三个重要步骤，填制或取得 并审核会计凭证是其中的起点和基本环节。为此，填制和审核会计凭证在经济管理中主要有如下三方面的重要作用：1. 会计凭证起到审核经济业务的作用经济业务是否真实、正确、合理、合规，在记账前都要根据会计凭证进行 逐笔审核。由于会计凭证是经济业务的记录，企业每发生一笔经济业务，按规 定都应由经办单位和人员将经济业务发生的内容、时间、地点和条件等，填写 在会计凭证上，通过审核凭证，可以检查该项业务是否符合有关政策、法规、 制度、计划和预算等规定，防止不合理、不合法的经济业务发生，从而起到会 计控制作用。2. 会计凭证是记账的依据记账必须以经过审核无误的会计凭证为依据， 以保证账簿记录的真实可靠， 防止弄虚作假。在会计工作中，不可能存在无凭证记载的经济业务，也不可能 存在无根据的账簿记录。因此，会计凭证是记账的依据。3. 会计凭证可以加强经济责任 因每一项经济业务都要填制或取得适当的会计凭证，有关经办人员都要在 凭证上签字，根据凭证可以明确哪些人应对该项业务负责，各负什么责任等。 通过会计凭证的审核，使有关责任人在其职权范围内负责，并作为处理争议的 具有法律效力的依据。这样就加强了经济责任，促进有关人员在自己职责范围 内严格按政策、制度、计划、预算办事，提高责任感。一旦出现问题，也便于 事后检查，分清责任。（二）会计凭证的种类 会计凭证多种多样，可按不同标志进行分类。会计凭证按其填制程序和用途 不同分为原始凭证和记账凭证； 而原始凭证和记账凭证又可按不同的标志作进一 步分类，见下图 3-2：原始凭证按来源分*自制原始凭证外来原始凭证一次凭证 按填制手续分*累计凭证I汇总凭证 通知凭证 按用途分*执行凭证计算凭证按填制程序和用途分按格式分丿通用凭证专用凭证收款凭证按经济内容分付款凭证转帐凭证记帐凭证彳按适用经济业务分:专用记帐凭证按填制方式分丿通用记帐凭证 复式记帐凭证 单式记帐凭证图3-2会计凭证分类图二、原始凭证（一）原始凭证的内容原始凭证俗称单据，是在经济业务发生时，由经办人员直接取得或填制的, 用来记载和证明经济业务已经发生或完成的具体内容，明确经济责任，并具有 法律效力的原始证明文件。经济业务是多种多样的，因而记录经济业务的各种原始凭证，其具体内容 和格式也不尽相同。但不管怎样，它们都必须具备下列一些基本内容（要素）1. 原始凭证的名称。标明原始凭证所记录经济业务内容和用途，反映原始 凭证的用途。如“发票”、“入库单”等。2. 填制单位的名称。与接受凭证单位相联系，标明经济业务的来龙去脉。3. 填写凭证的日期和编号。填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的 日期。如因各种原因未能及时填制的，应以实际填制日期为准。此外，为便于 检查、核对，对各种原始凭证应按顺序编号。4. 对外凭证要有接受单位的名称。5. 经济业务的内容摘要。根据经济业务内容可以监督经济业务的真实性、合法性和合理性。6. 经济业务所涉及的财物数量和金额。主要表明经济业务的计量数据，是 原始凭证的核心内容，根据这里的计量数据（主要是金额）进行会计处理。7. 经办人员的签名或盖章。8. 凭证的附件。有些原始凭证有附件，须注明其号码和件数。如发货票附 有的运货单和货物明细清单等。（二）原始凭证的种类1. 原始凭证按填制单位不同（来源不同）分为：（1）自制原始凭证。也称内部原始凭证，是由本单位经办业务的部门和人员，在通知或执行、完成某项经济业务时自行填制的原始凭证。如企业材料 入库时填制的收料单（见表 3-1）、领用材料时填制的领料单、职工出差报销费 用时填制的差旅费报销单等。表3-1（企业名称）材料 类别材料 编号材料名称及规格计量 单位数量金额（元）应收实收单价买价合计布料45黑色丝绸布米20020010821 60021 600备注合计21 600供货单位：A企业收料单凭证编号：0068发票编号：0981年09月25日收料仓库：3号库仓库保管员:收料人:记账:采购员:（2）外来原始凭证。也称外部原始凭证，是本单位在与其他单位发生经济业务时收到外单位填制的原始凭证。如购货时取得的发票（见表3-2）、付款时取得的收据、银行的收款通知等。表3-2上海圆迈贸易有限公司发票联客户：复旦大学年10月15日发票号码：20895524货物名称规格型号单位数量单价满 万 元 无 效金 额千百1 十元角分运动鞋软底双10100100000合计金额人民币（大写）壹仟肆佰伍拾元整单位地址：收款员：营业员:2. 原始凭证按填制手续（填写方法）不同分为：（1）一次凭证。一次凭证是只记录一项经济业务或若干项同类经济业务, 且填制手续是一次完成的原始凭证。其特点是一张一次凭证不能重复使用，如 收货单、银行结算凭证、收款收据和费用报销单等。（2）累计凭证。累计凭证是在一定时期内连续地记载若干项不断重复发生 的同类经济业务，至期末按其累计数作为记账依据的自制原始凭证。它可以在 一张凭证中连续、累计填列某一时期不断重复发生而分次进行的特定业务，即 它的填制手续不是一次完成的。使用累计凭证可以减少凭证张数和简化填制手 续；也能提供一些一次凭证所不能提供的汇总指标；而且它可以随时计算出累 计数，以便同计划数或定额数对比，控制支出，防止浪费。它主要适用于某些 经常重复发生的经济业务。如限额领料单（见表 3-3）、费用登记表等都是累计 凭证。表3-3（单位名称） 限额领料单领料部门：编号：1138用途：:二年12月发料仓库：材料编号材料 名称 规格计量单 位计划投产量单位消耗定额领用限额实发数 量单价金额百十万百十元角分千百十万千百十元角分日期领用退料限额结余数量数量领料人发料人数量退料人收料人10月1日10月5日生产计划部门：供销部门：仓库:（3）汇总凭证。汇总原始凭证又称为原始凭证汇总表，是指根据若干张反映相同经济业务的原始凭证经过汇总而另行填制的一种自制原始凭证，是用以集中反映某项经济业务总括发生情况的凭证。如发料凭证汇总表（见表3-4）、库存 现金收入汇总表等。领料单位领料用途材料类别合计原料及主要材料辅助材料燃料一车间生产成本制造费用小计二车间生产成本制造费用小计行政部门管理费用小计（单位名称）发料凭证汇总表年10月31日单位：元会计主管：记账：稽核：制单:表3-4外来原始凭证是由外单位或个人填制的，填制手续只能是一次填制完成，所 以所有的外来原始凭证都是一次凭证。3. 原始凭证按其用途不同分为：（1）通知凭证。通知凭证是指要求、指示或命令企业执行某项经济业务的 凭证。如支票、收款通知书、罚款通知书、货物运单和产品定货单等。这种凭证 由有关部门签字发出，通知相关部门执行，它不能证明某项经济业务已经完成。（2）执行凭证。执行凭证是指证明某项经济业务正在进行或已经完成情况 的原始凭证。如领料单、产品入库单、固定资产报废单等。（3）计算凭证。计算凭证是指对已经完成的经济业务，根据有关资料经过 一定计算而填制的凭证。如产品成本计算单、制造费用分配表、工资计算单等。4. 原始凭证按照格式不同，分为：（1）通用凭证。它是指由有关部门统一印刷、在一定范围内使用的具有同一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可是全国通用。如某省（市）印刷的发货票、收据等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，贝恠全国通用。（2）专用凭证。它是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。 如领料单、工资单等。（三）原始凭证的填制原始凭证作为经济业务的原始证明，是进行会计核算的依据，同时它又是 一份具有法律效力的证明文件，故其填制必须符合一定的要求。这些要求是：1. 真实。即凭证上对经济业务的记录，必须同实际情况相符，对实物数量 和质量须经有关部门和人员的检查验收，有关金额的数字计算要经有关人员核 对，不得弄虚作假、少报多领和违反财经纪律等。2. 完整。即凭证规定的项目（上述的 8 项内容）必须逐项填写齐全，不可 遗漏省略，且凭证填写手续必须完备，符合内部牵制原则。3. 书写清楚、正确、规范。凭证中的文字说明和数字要填写清楚、整齐、 易于辨认。数量、单价、金额等的计算要准确无误。要用蓝色或黑色墨水书写。 如遇填错，不得任意涂改、刮擦或挖补，可用划线更正法更正，并由更正人员在 更正处盖章以示负责。涉及库存现金、银行存款收付的原始凭证，如收据、支票 等，都须印有连续编号，按编号顺序使用。这类凭证如填写错误，应作废重填， 并在填错的凭证上加盖“作废”章，与存根一起保存，不得任意撕毁。4. 有经办人员的签字。有关经办人员都要在原始凭证上签名或盖章，表示 对该项业务的真实性和正确性负责，以贯彻经济责任制。5. 填制及时。 根据业务的发生或执行， 应按规定时间填制凭证， 以便及时、 正确地反映经济业务情况，避免事后回忆填制，造成差误。6. 数字标准。在原始凭证填制中经常会用到一些数码，这些数码的使用， 要规范，具体有如下几点：（ 1）小写金额要规范，在阿拉伯数字前面应写上货币单位符号，而在数字后面则不用再写“元”字，并且符号和数字之间不留空格。如“Y1008.00”。（2）大写金额也要规范，金额后面不到分的要在大写金额后面加上“整”字，以免被人为添加数字。阿拉伯数字之间有“ 0”的，汉字大写要写“零”字。 如“Y 1008.00大写金额应该写成“壹仟零捌元整”。（3）一张原始凭证中同时有小写和大写金额的，两者必须一致。 另外，在原始凭证的填制过程中，还应特别注意以下几点：（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的 原始凭证， 必须有填制人员的签名或盖章。 自制原始凭证必须有经办单位领导人 或其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。（ 2）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭 证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并且连续编号。（ 3）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款 时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。（ 4）经上级有关部门批准的经济业务， 应当将批准文件作为原始凭证附件。 如果批准文件要单独归档的， 应当在凭证上注明批准机关名称、 日期和文件字号。（四）原始凭证的审核 原始凭证必须经过审核，才能作为记账依据。这是保证会计记录真实和正 确，充分发挥会计监督作用的重要环节。 所以，原始凭证的审核是一项严肃的工 作，必须认真执行。会计法第十四条规定： “会计机构、会计人员必须按照国家统一会计制 度的规定对原始凭证进行审核， 对不真实、 不合法的原始凭证有权不予接受， 并 向单位负责人报告； 对记载不准确、 不完整的原始凭证予以退回， 并要求按照国 家统一的会计制度的规定更正、 补充。” 在第十四条中还规定 “原始凭证记载的 各项内容均不得涂改； 原始凭证有错误的， 应当由出具单位重开或者更正， 更正 处应当加盖出具单位印章。 原始凭证金额有错误的， 应当由出具单位重开， 不得 在原始凭证上更正。（这是因为原始凭证上的金额是反映经济业务事项情况的最 重要数据，如果允许随便更改，易产生舞弊，不利于保证原始凭证的质量） ”原始凭证的审核是会计人员职权范围内的一项极为重要的经济把关工作， 应由会计主管或专人负责。原始凭证的审核内容主要包括如下三个方面：1. 真实性审核。原始凭证是会计信息的基本信息来源，所以原始凭证的真 实性对信息质量至关重要。 真实性审核包括两方面： 一是凭证本身的纸张是否真 实，如发票有辨别真伪的标志；二是业务内容是否真实，不能是虚构的业务。凡有下列情况之一者不能作为正确的原始凭证： （ 1）未写填制单位名称或 没有盖章的；（2）数量和金额计算不正确； （ 3）有关责任人员没有签字或盖章；（4）凭证联次不符；（5）有污染、抹擦、刀刮和挖补等。2. 合法性、合规性、合理性审核。 即审核经济业务内容是否符合有关政策、 法令、制度、计划、预算和合同等规定，是否符合审批权限和手续，以及开支是 否符合节约原则等。 凡有下列情况之一者不能作为合法的会计凭证： （1）多计或 少计收入、支出、费用、成本； （2）擅自扩大开支范围；（3）不按国家规定的资 金渠道和用途使用资金， 或挪用资金进行计划外基本建设； （ 4）不按国家规定的 标准、比例提取费用；（5）虚报冒领，违反规定出借公款、公物； （6）擅自动用 公款、公物请客送礼等。3. 完整性审核。 即审核原始凭证填写的手续是否完备， 项目是否填写齐全， 有关经办人员是否都已签名或盖章， 是否经过主管人员审批同意等。 如发现内容 不够完整、签章手续不够齐备等，都要退回、更正，重新填写完整后方能接受。4. 正确性审核。即原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单 价、金额、合计数等有无差错，大写、小写金额是否相等。（五）原始凭证审核后的处理 会计人员应严格地对原始凭证进行上述 4个方面的审核， 并须对审核后的凭 证作正确处理。1. 对于经审核符合要求的凭证，应按规定及时办理会计手续，据以编制记 账凭证，并作为记账凭证的附件保存，以备核对使用。2. 对于经审核业务真实但不符合要求的原始凭证应予退回。若填写内容不全应补填有关内容； 经办手续不完备应补办手续； 数字计算有错误应更正； 文字有遗漏应补写。经补充更正后再办理手续3. 对于经审核不合规和不合理的原始凭证， 会计人员有权拒绝接收， 不予办 理会计手续；有严重违法乱纪行为的，如伪造、变造凭证、虚报冒领的，应向有 关部门反映。三、记账凭证（一）记账凭证的作用及内容 前已述及，经济业务发生后，会计人员要依据经审核的原始凭证，编制会 计分录，分别列示应借记和贷记的账户及金额，作为记账依据。会计实务中，会 计分录一般编制于专门的表单之上。这种表单就是记账凭证。记账凭证又称传票，它是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇 总表编制， 是确定会计分录， 作为记账依据的一种会计凭证。 有些特殊事项如更 正错账、期末账项调整等， 无法取得原始凭证时， 也可由会计人员依据账簿资料 编制记账凭证。因原始凭证内容和格式不一，直接根据原始凭证记账容易发生差错，故记 账前一般应先根据原始凭证编制记账凭证， 在记账凭证的摘要栏中说明经济业务 的内容，确定应借、应贷的账户名称和金额，然后据以记账。而原始凭证则作为 记账凭证的附件。这样既便于记账， 又可防止差错，保证账簿记录工作的正确性。记账凭证必须具备下列基本内容：1. 填制单位的名称。2. 记账凭证的名称。3. 凭证的填制日期和编号。4. 经济业务的内容摘要。5. 应借、应贷的账户名称，包括总分类账户、二级账户和明细分类账户的 名称和金额。6. 所附原始凭证和其他资料的张数。7. 会计主管人员、复核、记账和填制人员的签名或盖章；收付款凭证还要 有出纳人员的签名或盖章。（二）记账凭证的种类1. 记账凭证按经济内容不同分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。 原始凭证中所反映的经济业务，虽然多种多样，复杂各异，但归纳起来，不 外乎是两种业务： 一种是与款项有关的收付款业务， 即直接引起库存现金或银行 存款增减变化的业务， 如收到购货单位付款， 就是收款业务； 以库存现金支付职 工差旅费就是付款业务。 另一种是与款项无关的转账业务， 即不涉及库存现金或 银行存款发生增减变化的其他经济业务， 如生产车间领用原材料、 产品完工验收 入库等。所以我们可以把记账凭证按照业务内容分为收款凭证、 付款凭证和转账 凭证。（1）收款凭证。收款凭证是反映货币资金（主要是库存现金和银行存款） 收入业务的记账凭证。 它是根据与库存现金、 银行存款的收款业务有关的原始凭 证或原始凭证汇总表填制的。实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的收款凭 证，作为记录货币资金的收入依据。 出纳人员根据收款凭证收款时， 要在凭证上 加盖“收讫”戳记，以避免差错。收款凭证一般按库存现金和银行存款分别编制 现金收款凭证和银行存款收款凭证。（2）付款凭证。付款凭证是反映货币资金（主要是库存现金和银行存款） 付出业务的记账凭证， 它是根据与库存现金、 银行存款的付款业务以及货币资金 之间相互收、付业务有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的付款凭 证，作为记录货币资金的支出并付出货币资金的依据。 出纳人员根据付款凭证付 款时，要在凭证上加盖“付讫”戳记，以避免重复。付款凭证一般也按库存现金 和银行存款分别编制现金付款凭证和银行存款付款凭证。（3）转账凭证。转账凭证是反映与货币资金无关的转账业务的记账凭证。 它是根据有关转账业务的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。2. 记账凭证按适用的经济业务不同，分为专用记账凭证与通用记账凭证。（1）专用记账凭证是专门用于某一类经济业务的记账凭证。上述的收款凭 证、付款凭证和转账凭证就是专用记账凭证。实际工作中，为了便于识别，防止 差错，提高工作效率， 各种专用记账凭证通常用不同颜色的纸张印刷。 一般收款 凭证用红色，付款凭证用蓝色，转账凭证用绿色。（2）通用记账凭证是适用于所有经济业务的记账凭证。采用通用记账凭证 的单位， 不再区分收款、 付款和转账三类凭证， 即无论是款项的收付业务还是转 账业务， 都采用统一格式的记账凭证。 通用记账凭证通常适合规模不大、 款项收 付不多的中小型企业，其格式与转账凭证格式一样。3. 记账凭证按填制方式不同，分为复式记账凭证和单式记账凭证。（1）复式记账凭证。复式记账凭证又叫多科目记账凭证，是指在一张记账 凭证上反映一笔完整的经济业务。 凡是属于同一笔经济业务所涉及的会计科目不 论有几个， 都集中填制在一张记账凭证上。 复式记账凭证可集中反映账户的对应 关系，因而便于了解经济业务的全貌；了解资金的来龙去脉；便于查账；同时可 以减少填制记账凭证的工作量。 上述收款凭证、 付款凭证和转账凭证的格式都是 复式记账凭证的格式。（2）单式记账凭证。单式记账凭证又叫做单科目记账凭证，要求将某项经 济业务所涉及的每个会计科目， 分别填制记账凭证， 每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不据以记账。即把某一项经济业务的会计分录， 按所涉及的会计科目，分别填制两张或两张以上的记账凭证。 单式记账凭证便于 汇总计算每一个会计科目的发生额；便于分工记账。但采取这一形式的记账凭证， 填制记账凭证的工作量变大，且出现差错不易查找。（三）记账凭证的填制1收款凭证的填制。收款凭证是根据有关库存现金和银行存款业务的原始 凭证或原始凭证汇总表填制的。因收款凭证的借方科目固定于“库存现金”或“银 行存款”，故收款凭证的设计以借方科目为主导。收款凭证左上方“借方科目” 处，应视其所反映经济业务的具体内容的不同，分别填写“库存现金”或“银行 存款”科目。日期处应填列填制记账凭证的确切日期；右上角为凭证的编号，可 以编以“现收字第几号”或“银收字第几号”。具体的编号一般可在会计期初以 1号开始，到会计期末N号为止。下一会计期间则再从1号编起。各会计期间各 类收款凭证不得有重号或漏号。“摘要”栏应填制经济业务的简要说明。“贷方科 目”栏应填列与收入“库存现金”、“银行存款”相对应的总账科目及明细科目。“金额”栏表示借贷双方的记账金额。记账凭证记入账簿后，可在“记账”栏画“V”，（也可在该栏中注明所记账户的账页数，以备查考 ）表示已经过账，以免重记或漏记。“会计主管”、“记账”、“出纳”、“审核”、“填制”等处，应由各有关责任人员签名或盖章，以明确责任。“附件张”处，应填写所附原始凭证张数。例3-1 :企业XX年9月15日收到开户银行收款通知，购货单位美邦公司偿 还曾经的购货欠款50 000元。这是一笔收款业务，可根据银行收款通知编制银 行存款的收款凭证，如表3-5。表 3-5:银收字第X号附件摘要贷方账户金额记 账一级账户明细账户收到外单位购货欠款应收账款美邦公司50 000合计50 000借方账户：银行存款X张会计主管记账出纳审核填制（企业名称） 收款凭证年9月15日如果是库存现金收款业务，则在编制凭证时，借方账户后面填写“库存现金”， 编号处为“现收字第几号”，其余与上表中内容一样。2付款凭证的填制。付款凭证是根据有关库存现金和银行存款的付款业务， 以及货币资金之间相互收、付业务的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。它的填 制方法，除了以下两点外，其余的与上述收款凭证的填制方法完全相同。（1）与收款凭证相反，因付款凭证的贷方科目固定于“库存现金”或“银 行存款”，故付款凭证的设计以贷方科目为主导。 付款凭证的左上方“贷方科目 处，应视其所反映经济业务的具体内容的不同，分别填写“库存现金”或“银行 存款”科目。（2）编号处应为“现付字第几号”、或“银付字第几号”。例3-2：企业用银行存款购入 A材料一批，价款共计30 000元（税金略） 这是一笔银行存款的付款业务，应编制银行存款的付款凭证，如表3-6。表 3-6 :（企业名称）付款凭证：年 月曰摘要借方账户金额记 账一级账户明细账户采购原材料原材料A材料30 000合计30 000贷方账户：银行存款x张会计主管记账出纳审核填制银付字第x号附件如果是库存现金付款业务，则在编制凭证时，贷方账户后面填写“库存现金”， 编号处为“现付字第几号”，其余与上表中内容一样。收款凭证和付款凭证既是登记库存现金日记账、 银行存款日记账、总账和明 细账的依据，也是出纳人员办理收、付款项的依据。在编制收款凭证、付款凭证时，需要注意的是：凡是涉及货币资金之间收付 款的业务，如将库存现金存入银行或从银行提取库存现金等类经济业务，按照上述有关收付款凭证的编制原理，此类业务既是收款业务，又是付款业务，就需要 同时编制收款凭证和付款凭证，但这样就会导致重复记账（因为一笔业务编制了 两张记账凭证，而记账凭证的内容最后需要登记到账簿中，使得账簿中数据重 复）。于是，为避免重复记账，实务中此类业务发生后一律只编制付款凭证，而 不再编制收款凭证。如从银行提取库存现金业务只编制银行存款付款凭证，不再 编制库存现金收款凭证；而把库存现金存入银行的业务也只需编制库存现金付款 凭证，不再编制银行存款收款凭证。3.转账凭证的填制。转账凭证是根据有关转账业务的原始凭证或原始凭证 汇总表填制的。它的多数项目的填制与收款凭证、 付款凭证相同，但以下几点仍 须注意。（1）在编号处应为“转字第几号”。（2）因为转账业务的借贷方会计科目都是不固定的，所以转账凭证样式未 以确定的借方或贷方科目进行设计，而将所有借贷方会计科目都置于凭证里面。 在“会计科目”栏，分别填列应借、应贷的总账科目和所属的明细科目，一般按先借后贷的顺序填写（3）记入总账科目的金额与记入所属明细账科目的金额应相等，记入借方 栏金额和贷方栏金额也相等。例3-3：仓库发出甲材料一批，其中 2 000公斤用于A产品生产，100公斤 用于车间一般维修，甲材料单价为每公斤 10元。显然，这笔业务没有涉及到货币资金，应编制转账凭证，如表表3-73-7。（企业名称） 转账凭证摘要会计科目借方金额贷方金额记账一级账户明细账户领用材料生产成本A产品20 000V制造费用1 000V原材料甲材料21 000V合计21 00021 000年 月曰转字第x号会计主管记账审核填制附 件x张当同一项经济业务中，既有库存现金或银行存款的收付款业务， 又有转账业 务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。如采购员李某出差回来，报销差 旅费1 000元，走之前已经预借1 200元，剩余的款项交回现金。对于这笔业务 就应同时编制一张库存现金的收款凭证和一张转账凭证。4. 单式记账凭证的填制。以上所述的收款凭证、付款凭证和转账凭证都是 复式记账凭证，每发生一笔业务填制一张记账凭证。而单式记账凭证是把一笔经 济业务所涉及的借方会计科目和金额、贷方会计科目和金额，分别填制记账凭证。 单式记账凭证按照单独反映每项经济业务所涉及的会计科目及对应关系，又分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”。下面通过举例说明单式记账凭证的编制 方法。例3-4:承接上例3-3，当采用单式记账凭证时，本业务需要编制两张借项 记账凭证和一张贷项记账凭证，凭证编制如表3-8至3-10:表3-8 :（企业名称）借项记账凭证摘要一级账户明细账户金额记账领用材料生产成本A产品20 000V对应科目:原材料合计20 000:年 月 日转字第12 1号3附件x张会计主管记账出纳审核填制表 3-9 :（企业名称）借项记账凭证摘要一级账户明细账户金额记账领用材料制造费用1 000对应科目：原材料合计1 000：:年x月x日转字第埒号会计主管记账出纳审核填制附件x张表 3-10:（企业名称）贷项记账凭证摘要一级账户明细账户金额记账领用材料原材料甲材料21 000对应科目：生产成本、制造费用合计21 000:年 月 日转字第12-号3会计主管记账出纳审核填制附件x张5. 记账凭证的编号记账凭证编号的方法有多种，其一是对财会部门内的全部记账凭证统一编 号，编为记字第XX号；其二是按库存现金和银行存款收入、库存现金和银行存 款付出及转账业务，分三类进行编号，分别编为收字第 XX号、付字第XX号、转 字第XX号；其三是按库存现金收入、库存现金付出、银行存款收入、银行存款 讨出和转账业务，分五类进行编号，分别编为现收字第 XX号、现付字第XX号、 银收字第XX号、银付字第XX号、转字第XX号；其四是专门针对单式记账凭证 的“分数编号法”，分数中前面的整数表示业务的顺序号，分数中的分母表示该2业务共有几张记账凭证，分子表示这是第几张凭证。如上述凭证中编号“ 12兰”，312表示这是本会计期间的第12笔转账业务，3表示这笔业务共有3张凭证，2 表示这是这笔业务的第2张凭证。当月记账凭证的编号可在填写记账凭证的当日填写， 也可在月末或装订凭证 时填写。记账凭证无论是统一编号还是分类编号， 均应分月份按自然数字有顺序 地连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。可见，不管是编制哪一类记账凭证，必须要注意以下几点：1. 要正确使用会计科目。在填制记账凭证时，必须按照会计制度规定的账 户名称填写， 而不能以账户的代号或简称来代替， 更不能随意改动每一会计科目 的核算内容。2. 所附原始凭证的张数必须注明并相符，以便复核和查阅。若根据同一张 原始凭证填制两张或两张以上记账凭证， 则应在未附原始凭证的记账凭证上加以 注明，以便于复核。3. 记账凭证必须连续编号。若一笔经济业务需要填制多张记账凭证，可采 用分数编号。（四）记账凭证的审核为保证账簿记录的正确性及监督款项的收付， 除编制记账凭证的人员应认真 负责、正确填制、加强自审外，还应建立专人审核制度对记账凭证进行审核。如 前所述，记账凭证是根据审核后的合法的原始凭证填制的。 因此，记账凭证的审 核，除了要对原始凭证进行复审外，还应注意以下几点：1. 记账凭证是否附有原始凭证。所附原始凭证的内容和张数是否与记账凭 证相符；所附原始凭证的经济内容应与记账凭证核对一致。2. 记账凭证的应借、应贷的账户名称和金额是否正确。账户对应关系是否 清晰；借贷方金额是否相等； 总账科目金额和所属明细科目金额是否相等； 所用 的账户名称、账户的核算内容，必须符合会计制度的规定。3. 记账凭证的填制内容是否全面。如日期、凭证编号、二级和明细科目、 附件张数以及有关人员是否签名或盖章。审核中如发现差错，应查明原因及时处理和更正。只有经过审核无误的记账 凭证，才能据以登记账簿。四、会计凭证的管理（一）会计凭证的传递 会计凭证的传递是指会计凭证从编制、办理业务手续、审核、整理、记账， 到装订保管的过程中，在有关单位和人员之间传送的顺序、时间和衔接手续。各种原始凭证， 其所记录的经济业务内容不同， 所以办理会计手续的程序和 占用时间也不同。 实际工作中， 每种会计凭证的传递程序和在各环节上的停留时 间都应该有所规定。正确地组织会计凭证的传递， 对于及时地反映和控制经济业务的发生与完成 情况，合理地组织会计核算与强化经济责任， 使经济活动得以顺利实现， 具有重 要意义。科学的传递程序， 应使会计凭证沿着最快捷、 最合理的流向运行。 因此， 制定会计凭证传递程序时，应该注意以下几点：1. 要根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营 管理上的需要， 恰当地规定各种会计凭证的联数与所须流经的必要环节。 即，既 要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要尽量避免重复和繁琐。2. 要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要，确定会计 凭证在各个环节停留的时间， 保证经济业务手续的完成。 但同时又要防止在各个 流经环节出现过多的、 不必要的耽搁。 这样就能使会计凭证以最快、 最合理的速 度进行传递。3. 建立严格的会计凭证交接和签收制度。 为了保证会计凭证的安全与完整， 在各个环节中都应该指定专门的人员办理交接手续，做到责任明确，手续齐全、 严密。例如，对于材料收入业务的凭证传递，应该明确规定：凭证应设置几联；各 联分别传送到什么部门； 材料运进企业后需要多少时间验收入库； 由谁负责填制 收料凭证； 何时将收料凭证送到会计部门及其业务部门； 会计部门收到后应由谁 负责审核；由谁和在何时编制记账凭证与登记账簿； 由谁负责整理和保管凭证等。 这样就可以把材料收入业务从验收入库到登记入账为止的全部工作， 在本企业内 部进行分工协作，共同完成。（二）会计凭证的保管会计凭证作为反映经济业务、 监督经济业务、 明确经济责任和登记账簿的依 据的书面文件， 对于本单位、主管部门和其他单位加强企业管理和会计监督都是 非常重要的。因此，会计人员要加强会计凭证的保管。1. 会计凭证的日常保管（1）会计凭证应及时传递，不得积压；登记完毕后，应按照分类和编号顺 序保管，不得散乱和丢失。（2）对于各种记账凭证，应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按照 编号顺序折叠整齐。（3）原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因要使用原始凭证时，经本 单位领导批准后可以复制。 向外单位提供的原始凭证复印件， 应在专设的登记簿 上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。（4）从外单位取得的原始凭证若有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证 明，并注明原来凭证的号码、 金额和内容等， 由经办单位负责人批准后才能代作 原始凭证。确实无法取得证明的，如火车票等，须由当事人写出详细情况，并由 经办单位负责人批准后方能代作原始凭证。2. 会计凭证的归档保管会计凭证是重要的经济档案和历史资料。 企业对于会计凭证， 应当在完成经 济业务手续和记账之后，按规定的归档制度，形成会计档案，并妥善保管，以便 随时查阅。对于会计凭证的保管， 既要做到会计凭证的安全和完整， 又要便于日后查阅。 会计凭证归档保管的主要方法和要求是：（1）每月记账完毕，应将本月各种记账凭证按编号顺序连同所附原始凭证， 定期装订成册。为便于以后查阅，每册都应加具封面，并载明相关信息。为防止 任意拆装，封面装订线处要加贴封签，并由会计主管人员盖章。（2）若一个月内凭证过多，可分册进行装订。如果某些记账凭证所附原始 凭证数量过多， 则可单独装订保管， 但应在封面上加以说明。 对于重要的原始凭 证，如合同、押金收据等以及今后随时需抽出利用的原始凭证，可另行装订，并 在记账凭证中说明。（3）装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。如需查阅时，应 按规定办理手续。（4）会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度规定。第三节 会计账簿一、账簿的意义与种类（一）账簿的概念和意义如前所述， 会计凭证在会计工作中有着极为重要的作用， 然而，应注意的是 会计凭证也存在着明显的缺陷。 首先，从外表形式看， 会计凭证一般采用活页式， 经常翻阅容易破损和丢失，特别是原始凭证，其外形尺寸大小、纸质各不相同， 不便于经常使用；其次，从内容看，一般每张会计凭证只记录一笔业务，只能反 映一笔业务所引起资金增减的变化， 无法反映资金的结存情况； 最后，从登记方 法看，多数会计凭证是一次登记完毕， 就会计凭证本身无法对企业所发生的全部 业务进行全面、系统、连续的反映。因此，为了全面、系统、连续地反映企业的 资金运动，有必要设置账簿。账簿，是指由一定格式、 互有联系的账页组成， 以审核无误的会计凭证为依 据，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍（或称账本） 。账簿与账户之间， 存在着既有区别又有联系的关系。 账户是在账簿中按照规 定的会计科目开设的户头， 用来反映某一会计科目所要核算的经济内容。 而账簿 是按照账户归类反映各项经济业务， 可以提供总括与详细的核算指标。 我们可以 认为账簿是账户的外表形式， 而账户记录则是账簿的内容。 所以两者是内容和形 式的关系。我们也可以把账簿理解成积累、储存经济活动信息的数据库。通常说的记账就是根据记账凭证所确定的会计分录， 在账簿中按账户进行登 记。设置与登记账簿是会计工作的一个重要环节， 也是一种基本的会计核算方法。账簿对全面反映经济活动， 加强经济核算， 提高企业经济效益具有极为重要的作用，主要表现为以下几个方面：1. 能提供全面、系统的会计信息 如前所述，账簿克服了凭证缺陷。设置账簿，并在账簿中进行登记，有利于 全面地、系统地记录和反映企业生产经营活动的情况， 能将大量而分散的核算资 料进行归类整理。2. 能帮助企业加强经营管理账簿反映的资料比会计凭证系统， 比会计账户全面， 利用账簿记录， 可以提 供各项会计要素的增减变动情况，可以考核费用、成本和利润计划的完成情况， 揭露企业生产经营活动中存在的问题； 根据账簿开展会计分析和会计检查， 以加 强经营管理， 提高企业的经济效益。 如某企业管理者针对去年企业管理费用居高 不下的情况提出控制费用的方法， 这时，管理者首先要仔细阅读的便是企业去年 及前几年的管理费用明细账，分析具体导致管理费用增加的因素才能对症下药， 提出改进措施。3. 能够加强岗位责任制通过账簿的设置和登记， 可以明确有关部门、 单位或个人的经济责任。 例如， “固定资产” 账户的总分类核算及其明细核算， 核算各类固定资产的增减变化和 结存情况，并由固定资产使用部门承担其经济责任； “原材料”账户的总分类核 算及其明细核算， 核算库存材料的增减变化和结存情况， 并由有关材料的采购和 保管部门承担其经济责任。 加强岗位责任制， 可以促进有关人员改进工作， 提高 效率，加强资产管理。4. 能够保护企业财产的安全和完整 企业对其财产会定期或不定期地进行清查盘点， 确定其实有数量， 并与各财 产的账簿结存资料进行核对。 如账实不符， 应查明原因及时处理。 所以通过对财 产设置账簿并记录， 会计期末把记录的结果与实物相核对， 处理盈亏， 就可保护 企业财产的安全和完整。5. 能为编制会计报表提供依据 会计报表不可能直接根据凭证编制，而是以一定的账簿资料为依据。因此， 会计报表中的指标是否真实， 会计报表编制能否及时， 都与账簿设置和登记的质 量有密切关系。另外，账簿又是企业的重要经济档案。设置账簿，有利于保存资料，以供日 后查考。所以， 任一企业都应当根据具体情况和实际需要设置必要的账簿， 并认 真做好记账工作。（二）账簿的种类 为了全面、系统、连续地记录经济业务，必须设置各种不同的账簿。不同的 账簿，其用途、形式、内容和方法各不相同。账簿的种类见图 3-3：序时账通日记账种日记账用途分分类账总分类账 明细分类账X.备查账日记总账订本式外表形式分活页式 卡片式三栏式账页格式分多栏式数量金额式图3-3 账簿分类图1. 账簿按不同用途分类(1) 序时账。也称日记账，它是按各项经济业务发生时间的先后顺序进行 逐日逐笔登记经济业务的账簿。在实际工作中，它是按照记账凭证的先后顺序， 即按照凭证号码的先后顺序进行登记的。日记账按其记录的经济业务内容的不同 又分为普通日记账和特种日记账。普通日记账。也称为通用日记账，是用来登记全部经济业务发生情况的日记账。在普通日记账中，根据全部经济业务及其发生时间的先后顺序，逐日逐项编制会计分录，因此这种日记账又称为分录日记账或分录簿。特种日记账。是用来登记某一类经济业务发生情况的日记账。将某一类经 济业务按其发生的先后顺序记入账簿中，以反映和监督某一类经济业务的发生及 由此引起的某类资金增减变动和结存情况。如各单位为加强库存现金和银行存款 的管理，需要专门设置“库存现金日记账”和“银行存款日记账”记录库存现金 和银行存款的收、付款业务及其结存情况。又如商品流通企业为加强商品购销的 管理，也可设置“购货日记账”和“销货日记账”。(2) 分类账。分类账簿是对各项经济业务按账户进行分类登记的账簿。分类账簿可提供会计要素具体项目的增减变动资料，以及经营过程的资料。分类账簿按记账内容详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。总分类账。简称“总账”，是根据总分类科目开设的，集中反映会计主体全部业务的会计账簿。总分类账既可集中反映全部资金总括的变化情况，也可反映不同种类的资金在变化中所造成的相互影响以及它们之间的相互关系。它是一种非常重要的账簿，所有单位都必须设置总分类账。明细分类账。简称“明细账”，账簿的名称是“ X明细分类账”，它是根据 明细分类科目开设的， 用以具体反映某类资金增减变化和结存情况的分类账。 如 可根据“原材料”总分类科目下属的 XX材料明细科目开设“ x原材料明细账”。 企业可根据具体情况设置若干本明细账。（3）备查账。也称“备查簿”或“辅助账簿” ，是指对未能够在日记账和分 类账中记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。 例如，租入固定资产登 记簿、应付票据备查簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。设置和登记 备查账簿， 可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。 各企业可以根据自 身的需要来设置备查账簿。（4）日记总账。又称为“联合账簿” ，是指将日记账与分类账结合在一起的 账簿。2. 账簿按外表形式分类（1）订本式账簿。简称订本账，是指在使用前就将若干账页固定地装订成 册的账簿。应用订本账，可避免账页散失，防止抽换账页的不正当行为。但订本 账也有缺点，即同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不能分工。另外，订 本账账页固定， 不能按需增减， 因而使用前必须预估每一账户需要的页数。 若账 页不够，就要影响账户的连续登记，反之，若账页有多余，又会造成浪费。为防止账页散失和被抽换， “库存现金日记账” 、“银行存款日记账”和“总 分类账”，以及某些重要的财产物资明细账，都必须采用订本式账簿。（2）活页式账簿。是指在账簿启用前账页不装订在一起，可根据需要随时 抽取或添加账页的账簿。为便于分工记账和避免浪费账页，明细分类账一般采用活页式账簿。（3）卡片式账簿。由若干具有专门格式的卡片账页排列在卡片箱中组成的 账簿。其本质，实际也是活页式。因无需经常抽取登记，且账簿需要长期使用， 所以为防止破损， 常用纸质较好的硬卡片作为账簿。 如固定资产明细账就经常用 卡片式账簿。活页式和卡片式账簿在使用前不需要把账页固定地装订成册。 它们共同的优 点是便于分工记账， 并能根据记账的需要随时添加空白账页或账卡。 因而在实际 工作中，账簿采用活页式或卡片式的比较多。但活页式和卡片式账簿也有缺点， 主要是账页或账卡容易散失和被任意抽换。3. 账簿按账页格式分类（1）三栏式。三栏式账户格式在第二章已经介绍过，它按经济业务的数量 变化及其结果，在账簿里分别开设借方、贷方、余额三栏金额栏，是账簿的基本 格式，也是目前在实务中用得最多的一种格式。（2）多栏式。是指在账页中设置三个以上金额栏的账簿。多栏式账簿通常是按经济业务的内容或项目分别设金额栏， 以便反映经济业务间的相互联系。实 际工作中多栏式账簿金额栏的多少往往取决于项目的多少， 但金额栏太多会使账 页过长，不便于登记和使用。多栏式账簿一般适用于成本费用类明细账。（3）数量金额式。是指账页中既有金额栏，又有反映实物数量栏目的账簿。 一般是在三栏式的基础上，对每一大栏又分设数量、单价和金额三小栏。数量金 额式账簿适用于财产物资明细账。二、日记账日记账属于序时账，特别强调按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登 记。前面已经阐述，日记账按照记录的经济业务内容的不同又分为普通日记账和 特种日记账。（一）普通日记账的设置和登记普通日记账的格式如下表3-11：表 3-11XX年账户名称摘要借方金额贷方金额过账月日51原材料采购原材料，款项用15 000V银行存款银行存款支付15 000V