《行政管理职位工作手册》版

行政人事部工作手册目录第一章行政部职责描述（一）行政部工作职5第二章行政部组织管理6（一）行政部组织结构与责权表6（二）行政办公工作一览表（三）行政办公职位规范表第三章办公事务管理7（一）行政费用计划表（二）行政费用申请单（三）通讯费用报销单（四）外勤费用报销单（五）车辆费用报销单（六）招待费用报销单（七）公务联系单（八）参观许可证（九）接待用餐申请表（十）公关工作计划表（十一）会议记录表（十二）年度会议计划表（十三）会议审核项目表（十四）决议事项确认表（十五）决议事项实施表（十六）会议室使用申请表（十七）印章使用登记表错误!未定义书签。（十八）印章使用审批表（十九）印章使用申请单（二十）印章管理登记表（二一）印章使用范围表第四章文件档案管理（四）收文登记表（五）公文传递单（六）公文会签单（七）档案索引表（八）档案明细表19（九）档案调阅单（十）信件接收登记表（十一）外发信件登记表（十三）借阅登记表（十四）丢失报告单（十五）声像材料送审表第六章提案管理（一）项目提案表（二）会议提案表（三）员工提案汇总表（四）优秀提案审核基准表（五）提案实施成果评分表（六）员工提案改善评分表错误!未定义书签。第七章人事管理（一）应聘人员登记表（二）面试成绩评定表（三）员工培训申请表（四）培训实施计划表（五）培训费用预算表28（六）员工考勤统计表错误!未定义书签。（七）员工请假申请单（八）出差计划申请表（九）差旅费报销清单（十）差旅费支付明细表第八章财产物资管理（一）物料移交清册（二）物资保管清单（三）物料使用转移登记卡（四）固定资产登记表（五）固定资产移交清单（六）固定资产保管记录卡（七）办公用品请购单（八）办公用品一览表67（九）办公用品登记表（十）办公用品领用表（十一）办公用品盘点单（十二）办公用品耗用统计表第一章行政人事部职责描述（一）行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1.日常办公（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、在建立办公事务管理协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达自动化系统方面有给予协助的职责2.办公物品及设备管理（1）负责制定公司办公用品的采购、保管、发放与使用制度；（2）负责办公用品及固定资产的采购事宜；（3）负责办公用品的采购、保管、发放；（4）办公设备的日常保养与统计。计算机及网络设备的故障一般由IT人员维修3.文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作5.人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等万面的管理（3）组织员工幵展各种形式的活动6.对外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案7.法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件第二章行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制经理级_人主管级_人专员级_人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期（二）行政办公工作一览表部门：人数：填写日期：年月日序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直按责任主要权力职务代理人任职条件第三章办公事务管理（一）行政费用计划表编号：单位：元科目上年本年度预算数变变备度平均数一季度二季度二季度四季度动量动率%注固疋01新资支出02间接人工费用03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运费04维护费05交际费06职工福利费用07杂项购置费用08会务费09培训费10劳务费11其他费用合计费用总计（二）行政费用申请单编号：部门：填写日期：单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人签字：审核人签字：主管领导签字:（三）通讯费用报销单编号：填写日期:部门使用人通讯工具类别（）固定电话（）移动电话他（）其号码费用（合计）人民币（大写）审批意见主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细（四）外勤费用报销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门主管财务复核部门经理经办人签报销人签审批审核名名（六）招待费用报销单编号：填表日期:姓名职务招待事由附件张部门招待对象招待人数客人人，陪同人备注日期招待地占八、餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（七）公务联系单送抵时间签收人已阅签字转出时间联系事项签复填表人（九）接待用餐申请表申请日期：年月日接待负责部门接待负责人负责人职务来宾负责人工作单位部门和职务接待总人数用餐时间陪同人数接待事由招待规格（根据公司相关规定确定）受理日期经办人审核意见接待部门行政部主管副总（十一）会议记录表编号：填写日期:会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表会议名称主持人幵会地点会议召集单位幵会日期会议主要工作人员幵会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数（十三）会议审核项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题22女服务员着装方面（1）洋装（2）旗袍（3）其他民族服饰2会议的规模（总人数）查邀请回函3会议预算4招待对象的层次23新闻媒体（1）文字记者（2）新闻稿（3）摄影记者（4）录像记者及电源准备5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）6会议天数7会议负责人8会议事项分工表24住宿安排方面（1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）（2）领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间9会场的预订（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室（4）展示室（5）来宾休息室（6）工作人员休息室（7）演艺人员休息室10制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、25支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内职务等的食物费用、电话费）各类函件26安排用餐方面邀请函、信封、邀请卡、回函明信（1）住宿者的用餐事片、纪念品、停车场、指引地图、宜餐券订制张数（多印20鹉备用）、（2）来宾、司机的用11信封书写投递日期餐问题（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题纪念品方面27活动行程方面纪念品的选定、包装、外包装书写、（1）司仪幵场白12礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）（2）主持人的致辞订制数量（3）来宾致辞（要多出20%备用）（4）宣读贺电13交通工具方面（5）致谢辞飞机、面包车、轿车14酬谢费(给司机人员等)(6) 活动行程表(7) 播放背景音乐(8) 放映宣传影片、幻灯片15会场布置主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应16宴会的形式(1)餐桌入座式(2)自助餐入座式(3) 半入座式自助餐(4) 鸡尾酒立食式自助餐28服务柜台的工作方面(1) 来宾出、缺席之确认(2) 发放胸章(3) 发放活动行程表(4) 引导来宾到休息室(5) 发放座位牌(6) 发放纪念品16料理样式和采单印制17饮料香烟(1)国产白酒(2)鸡尾酒(3)啤酒(4)饮料类18花饰(1)(3)(5)饰(7)(9)花篮雕冰花饰赠用花束载挂花饰展示品饰花(2)桌上花饰(4)胸花(6)典礼台花(8)蜡烛(7) 设置临时电话(8) 来宾签名纪念看板、标示板类29座位顺序(1)大门看板(1)桌面标示卡19(2)方向标示(2)桌面标示卡的书(3)专用停车场示牌写(4)展示商品说明标牌20拍照摄影方面（1）纪念照片（2）快照30胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的书写21选择桌子（如圆桌或方桌）（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措执行负责施人备注（十五）决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（十六）会议室使用申请表填写日期:使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理（十七）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注（十八）印章使用审批表编号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途（十九）印章使用申请单单位申请日期年月曰用印类别用印份数文件名称文件说明（二十）印章管理登记表申请人核准人种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理司印早部部门行政部印公司名、部门行政部经理行政事务主门印名管印分店分店印公司名、分店XX分店经分店早工厂名理行政科长名职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制部长财务部经理印公司名、职务财务部经理财务主管印（银行专用）名（二）印章使用范围表种类区分公司债券支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件定货单及日常业务文件各类对外文件辞令请示收据人事关系及有关证明员工存款账目委任状公公司司名章名称印早股份公司专用部门名章分公司名早职务名早董事长名章董事（股份公司专用）名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章第四章网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡部门：填写日期：单号：机器编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注（二）计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12（三）计算机网络设备档案表设备使用部门：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章文书档案资料管理（一）收（发）文登记表收文发文月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收（二）公文传递单填写日期：年月日收文公文编号文件名称发文签收备注（三）公文会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件口特急件密级普通秘密机密绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月曰时2月日时月日时月曰时3月日时月日时月曰时备注（四）档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理（五）档案明细表全宀宗号目录号案卷号移出归还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字（六）档案调阅单编号：填写日期：年月日类另I调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止，计日原收文编号借出日期档号归还日期备注保管人签早（七）信件接收登记表年份:月份：日期信件种接收人收信人所属单位/职位分发日签收人（八）外发信件登记表类期序号外发时间信件信息发信人信息密级信件类别外发地址收信人发信件单位（十）借阅登记表年月日借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字借阅办理人:（十一）丢失报告单填表日期：年月日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致）日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因：资料管理人员签名:日期：年月日单位处理意见保卫处处理意见管签名：单位主主管签名：保卫处年月日年月日总经理审批意见：年月日（十二）声像材料送审表送审日期：年月日声像资料名称附加文字材料页数声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名：签名：签名：签名：年月日年月日年月日年月日审核意见签名：年月日第六章提案管理（一）项目提案表填写日期：年月日单位职称姓名提案名称编号现况、缺点（附图）、说明提案改善内容（具体、详细、附图）估计投资额（分项估算）预计效益暨投资回收期（二）会议提案表XX公司XX会议第X号提案提案人所在部门提案日期提案编号理由（写明提出建议或意见的理由）措施（写明实现所提主张的措施）审查意见审查人签名（盖章）备注（二）员工提案汇总表编号：月份:年月提案编号提案人所属部门类别提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发奖金生产类技术类其他可用可试不佳（四）优秀提案审核基准表编号：填写日期：年月日提案名称评审人员评价项目评价基准等级分评价分有形效果1.30万元以上30(30)2.21万30万元（以2万元为单位得1分）26293.11万20万元（以2万元为单位得1分）21254.6万10万元（以1万元为单位得1分）11205.1万5万元（以1万元为单位得1分）6106.不足1万元（以2000元为单位得1分）15（注：以年为单位的预计金额）无形效果（10）1.安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8102.以上任意项改善效果般373.以上任意项可以看出有改善12波及效果（15）1.可以在整个集团推广使用11152.可以在公司内推广使用7103.适用于本部门464.只适用于本班组（科、室）13独创性（15）1.全体员工共同提案12152.独自的想法、建议8113.计划性的改善（对策）474.单纯模仿改善35.般业务1活动评价（30）1.活动难度极高6102.活动难度一般151.付出了极大的努力352.一般性努力121改善效果长期有效352.改善效果短期有效121本部门实施6102其他部门实施15总得分100分（五）提案实施成果评分表提案名称提案编号项评分标准分数（分）项评分标准分数（分）目目标准得标准得分分动主动发觉实施10投无需投资20机152515%原来有缺陷，激发实施510资回回收期半年以下1520上级指标或旁人建15收回收期0.51年10议期2515创完全属独创、幵发15%回收期12年5造性2010性参考科技资料加以10回收期2年以上1520%研究、修正、改良15由类似科技资料联5月10万元以上15想并比照实施10效25经他人暗示或向他15益2.5万10万元10人学习2515努1.付出精力多少%1万5万元5力10程、/r、1万15序2.参与规划专案人员数目尢形效益或元以下15%3.所需完成的工作合计100量实分数50516065707580单施奖（分）以下5964697479以上位主金管核奖金5001000200040006000800010疋（元000）注：此表用于重大建设性提案的评分。（六）员工提案改善评分表提案人所属部门提案日期评定日期提案名及内容概要评疋成绩评定标准评审意见最咼评分权重(%评分经济利益50创造性15应用范围10研究观察花费时间10改善成本10提案完整性5合计100评审者其他建议资金金额评疋1.经济效益显着者：年经济效益核算额X20%2.经济效益不明显者：评分资金董事长总经理审杳主任委员审查小组评定人注：此表用于一般建设性提案的评分。第七章行政人事管理（一）应聘人员登记表应聘职位：填表日期：年月日姓名性别年龄出生日期籍贯民族身高体重学历职称健康状况婚姻状况毕业院校所学专业