第十篇营业部客户电子档案扫描及审核操作细则

第十篇 营业部客户电子档案扫描及审核操作细则第一章 总 则第一条 为规范营业部电子档案管理，提高电子档案管理水平，根据股票基金业务操作细则及营业部客户档案管理相关要求，制订本细则。第二条 本细则所指电子档案是指营业部在办理柜面业务过程中，采集的客户影像资料，对客户填写的业务表单、签署的各类业务协议及风险揭示书、客户身份证明文件及其它相关业务凭证进行扫描所形成的电子影像文件。第三条 本细则适用于营业部及营运管理总部。营业部交易岗员工对电子档案的真实性、有效性、完备性及合规性负责；营运管理总部档案审核人员对电子档案审核结果的准确性、有效性负责。第二章 电子档案的扫描及上传第四条 营业部应在办理柜面业务后，及时对客户填写的相关表单及身份证明文件等资料进行扫描，并在当天内上传至影像管理系统。营业部因特殊原因，当天无法扫描电子档案的，应向营运管理总部申请延迟上传电子档案，经总部同意后，必须在业务办理后五个交易日内完成电子档案的扫描上传工作。 第五条 营业部扫描上传的电子档案包括并不限于营业部办理柜面业务时客户所填写的业务表单、签署的各类业务协议及风险揭示书、客户的身份证明证件和其它相关业务凭证等，需要扫描的电子档案类型见附件营业部电子档案审核标准（以下简称审核标准）。第六条 营业部扫描上传的电子档案应符合以下基本要求：（一）表单内相关要素填写准确无误、客户签名字迹清晰可辨、印章清晰无误；（二）客户相关身份证明证件真实有效且关键信息清晰可辨，能满足客户识别工作的相关要求。（三）具体审核标准参见审核标准。第三章 电子档案的审核第七条 营运管理总部电子档案审核人员（以下简称“总部审核人员”）根据总部确定的抽样原则和比例，对营业部上传的电子档案进行抽样审核。抽样审核的范围包括营业部电子档案审核标准一览表中所列举的全部或部分档案类型。第八条 总部审核人员负责对营业部上传的电子档案的完备性、有效性及合规性进行审核，并负责督导营业部及时对不合格的电子档案进行整改后重新扫描或补扫。具体要求如下：（一）对电子档案的完备性审核，是指检查营业部是否将业务办理中所有业务表单及客户身份证明文件扫描并按要求及时上传至影像管理系统。（二）对电子档案要素的合规性审核，是指检查电子档案中客户填写的内容是否按相关要求填写、是否清晰可辨。（三）对电子档案有效性审核，是指检查扫描件文件是否真实、有效，包括并不限于客户签名是否为客户本人签署、客户证件是否真实有效；法人客户相关证件及证明文书是否具备法律效力、是否符合监管部门相关要求等。第九条 总部审核人员认定为合格的电子档案，将在影像管理系统内对其客户账号标注为“合格”，总部审核人员认定为不合格的电子档案，将在电子档案管理系统内对其客户账号标注为“不合格”。第十条 营业部应对总部标注为“不合格”的账户及时进行整改，整改工作包括并不限于以下内容：客户电子档案不完整的或缺少的，营业部交易岗员工应及时进行补扫；客户电子档案的真实性或合规性存在问题的，营业部交易岗员工应完善业务手续后重新扫描上传；扫描件不清晰的，营业部交易岗员工应重新扫描上传。完成上述整改工作的时间不超过五个工作日。第十一条 营运管理总部指派专人对总部审核人员进行定期培训和考核，对考核不符合要求的审核人员，总部将取消其审核资格。第十二条 为保证审核质量，营运管理总部对审核人员审核结果实行抽查制度。营运管理总部将定期按一定比率对审核结果为“合格” 和“不合格”的电子化档案进行抽查，抽查结果将作为总部审核人员考核的重要依据。第十三条 营业部对审核结果有异议、经核实属于总部审核人员误判的，由营业部以正式形式反馈至营运管理总部后，根据相关要求作为总部审核人员考核的重要依据。第十四条 营运管理总部在OA办公网上定期公示电子档案的审核结果，公示情况将作为营业部及相关人员绩效考核的参考依据。第十五条 客户电子档案的真实性、有效性存在重大问题或不合格账户数量较多的营业部，营运管理总部将对其下达风险提示函，风险提示函的下达情况将作为营业部及相关人员绩效考核的参考依据。第十六条 营业部对不合格扫描件进行整改后，营运管理总部将定期对整改的客户账户再次进行审核，并对后续规范工作的完成情况进行跟踪督导。第五章 附 则第十七条 本细则自颁布之日起实施。附件：1-10 营业部电子档案审核标准3