三数据录入技巧

(三 )数据录入技巧1快速录入分数通常在单元格内输入分数 8/9 会显示为 8 月 9 日，如果你想避免这种情况发生，除了将单元格格式设置为“分数”外 (Excel 2000 有分数格式 )。输入 8/9 时在它前面添加一个 0 和一个空格 (它在 0 与 8/9 之间 )即可，但是用此法输入的分母最大不能超过99。2录入文本格式数字如果你要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码” )，除了事先将单元格设置为文本格式外，只须在数字前面加一个“”(单引号 )即可。3行或列重复填充如果你要在同一行或列内重复填充某些数据， 可按以下方法操作： 选中包含原始数据的单元格 (或区域 )；将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键拖过所有需要填充的单元格再松开鼠标。注意：如果被选中的是数字或日期等数据，可能会以序列方式填充， 这时应按下 Ctrl 键再拖动。4周围数据填充如果你要填充的数据与周围单元格(或区域 )中的数据相同，可用以下方法快速重复填充：(1)按 Ctrl+D 键，将上方单元格中的数据填充进来，按Ctrl+R 键，将左侧单元格中的数据填充进来。(2)单击“编辑”、“填充”子菜单下的“向上填充” 、“向左填充”命令，可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。注意：如果要填充的是一个区域，可先将其选中，再按上法操作，即可将对应区域内的数据填充进来。5简单序列填充数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充：(1)在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。(2)选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时， 按下左键沿行或列拖动。 如果要按升序排列， 应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列，应由下而上或由右而左拖动。6自定义序列填充如果你输入的序列比较特殊，可以先加以定义， 再项内置序列那样使用。 自定义序列的方法是：(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令。打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。(2)在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回车键，完成后单击 “添加” 按钮。整个序列输入完毕后， 单击对话框中的 “确定”按钮。此后，你只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。7选择填充若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合，纯数字不行 )。可以采用以下方法：(1)让光标停留在需要填充的单元格。按 Alt+ 键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的“选择列表”命令，打开本列已填充内容列表。(2)用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。8双击序列填充此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。填充方法是：(1)若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充， 直到左侧数据列的空白单元格处为止。(2)若要填充含数字的文本序列(如“第 1 名”之类 )，可在起始单元格中输入序列初始值 (如“第 1 名” )，将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。9工作表重复填充如果你想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、 粘贴等操作， 可采用以下方法：(1)选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住 SHIFT 键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl 键后单击要选中的其他工作表标签。(2)在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下 Ctrl 键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑” 、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式” )后“确定”。