世纪科怡档案管理软件信息培训讲义

档案管理系统操作培训内容字向红一、世纪科怡档案管理系统基本操作基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数据排序、与目录序列设置1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本档案管理系统功能：世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管理等功能。b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方式c.自定义功能：世纪科怡档案管理软件常用版本：a.终端数：单机：标准v3.2.1版本网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。b.数据容量：根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下)Sql server（目录数据十万条以上）2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例)对硬件和操作系统的要求硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘）档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面基本设置：a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D） c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）.d.辅助字典设置：根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。e.档号设置：二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号 如：089-05-123-012单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期)f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。3、数据备份与恢复恢复收发文管理门类：信息网()下载收发文管理数据-数据管理-备份与恢复-数据恢复-档案数据和格式数据恢复-选择恢复文件路径即可。 会计门类:同收发文管理门类恢复方法。库文件备份恢复操作：备份is_archive.db这个文件即可。4、目录的导入导出a.导入：光标移到数据管理-F5后跳出下图窗口，按图示步骤进行导入操作（注：第4步路径为“C:报表”，此报表在临沧档案信息网上下载）19b.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定5、录入操作录入科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。传统文书、基建、科技、照片、会计等档案为二级管理有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、目录号、案卷号、保管期限为必录项目a.基本字段：全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。全宗号：形成档案全宗的单位代码。一般由所属档案馆制定分配。立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位和个人。档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号：分类号：档案类别的代码。题名：是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。责任者：指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。b.界面：目录树：中间门类和底层门类 档案门类（类目）文号由机关代字 年度 顺序号组成 如：临档发201045号机关代字：临档发 年度：2010 顺序号：45号c.录入要求：文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号。有文号的一定要填写全称，像只填入1或2或2001等都是不符合规范的。必须机号代字+年度+顺序号构成如：临档发201045号密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987文献保密等级代码将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加 ，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案检索的准确率。3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，一律录成2001。便于查询时候的统一。专用名词就不必，比如：“十一五”规划。责任者：责任者有多个时，责任者之间以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，则填入20060101。常用快捷键介绍1、移动到下一个文本框，按Tab键或enter键。Shift+Tab则上移到上一个文本框。2、题名录入时如果上下两条大同小异，可用ctrl+c复制，再ctrl+v粘贴即可。3、保存、存加：ctrl+s 、ctrl+z4、选中后时行删除或打印报表操作，选中第一条，按住shift键后选中最后一条。技巧：录入时误删除全部题名，可单击右键选“撤消”。6、常用的查询排序等操作查询:简单查询、高级查询数据排序：用档号排序 目录系列：目录树批量修改：条件必须部分记录内容相同选择记录：选择1-n间所有记录:先选中第1条，按住shift键选中第n条。选若干条记录：按住ctrl键逐条选择。二、文件归档及件号调整 文件归档流程、档案管理及归档文件件号调整1、文件归档流程a.文件管理下进行文件登记（来文、发文、内部文件）b.文件管理下对文件进行鉴定：鉴定内容：填入是否需归档，若需归档则填入：全宗号-实体分类号-保管期限c.文件管理-文件归档2、件号调整三、档案信息门类建立、字段修改、录入界面修改、报表设计修改 档案信息门类建立、字段修改、录入界面修改、报表设计修改报表的种类及用途：文件管理、档案管理、资料管理、编研、统计几块下面都可以使用，都可以自行编制。原理：从系统数据库里面相关表中调用相关字段后根据一定格式输出。报表修改：重命名删除报表 对于制作不满意的报表，可以删除它。页面设置 添加一列字段操作方法:例如：想在字段“文件编号”前增加一个字段“数量”；单击想添加字段所在位置的单元格，这里选择“A|文件编号”所在的单元格。然后选择菜单项“插入列（在左侧）”，在文件编号左侧出现一空列。如果选择“插入列（在右侧）”则所插入的列就出现在所在单格的右侧。a、 屏幕中以“A|”开头的显示文本在实际报表中以当前文本方式显示，而以“B|”开头的显示文本在实际报表中则以数据表中相应字段内容代替，以“C|”开头的显示文本在实际报表中显示为系统参数，例如时间、页码等。b、页头/页尾区域显示的内容在实际报表中分别显示在每一页报表的表头和最后一行。本例中每页码报表的报表头均显示为“卷内文件”，它就是本报表的标题。每一页最后一行显示当前页数及总页数。c、分组头中的信息表示按分组头中的字段进行分组形成报表，本例中即按“案卷分类号”进行分组，每一分组的内容打印完后，系统另起一页打印另一分组的内容。例如若有01、02、 03三个案卷分类，则系统先打印案卷分类为01的目录，01的内容打印完后，另起一页开始打印案卷分类号为02的目录，余下依此类推。分组尾中的内容将显示在每一分组的尾部。d、细节区中的内容在实际报表中将显示各字段在数据表中的具体内容，依顺序将各记录显示出来，本例中细节区将显示案卷著录项目中的案卷标题、文件编号、责任者、密级、时间字段的内容。设置内置公式数据源本系统中可用的内置公式有五个：SUM-对所选区域的数据求和；AVERAGE-对所选区域的数据求平均值MIN-对所选区域的数据求最小值MAX-对所选区域的数据求最大值COUNT-对所选区域的数据个数求和附：常用操作流程序号目标条件操作步骤结果需注意的问题1安装世纪科怡软件硬件环境：Pertium 266 以上CPU32M以上内存100M以上硬盘剩余空间软件环境：Windows98/NT/2000将世纪科怡软件(光盘)放进光驱“安装”下一个是下一个输入姓名公司和序列号浏览选定安装路径确定下一个选中”典型安装” 下一个下一个开始安装确定结束退出安装界面。世纪科怡软件安装在你的电脑内。1如安装过程中电脑提示软件中有的电子文件不能顺利拷贝到目标文件夹内，请按照提示进行手工拷贝。2如为第二次安装该软件，请在选定安装路径时输入infosoft4再点确定。2进入系统已进入windows桌面双击桌面上的“世纪科怡”图标在用户密码框内键入isa确定。进入世纪科怡档案管理系统。3全宗设置初次登陆科怡系统进入系统参数设置向导选单全宗输入全宗号及全宗名称“下一步”完成设置全宗号、全宗名称4字段设置进入管理系统界面按“Ctrl1(F5)”键进入信息门类定义界面双击“档案”图标双击“文书档案”图标选中“简化方法整理”图标单击“修改” 按钮单击“结构”单击“增加”在“数据类型”页，填写 字段名：“mlh” 中文名：“目录号”；在“属性”页，勾选“值继承”项单击“确定”“关闭”“返回”“退出”在简化方法整理中添加“目录号”字段应用传统方法整理的单位可以不进行此步操作5分类方案设置进入“系统维护”模块界面2. 单击“实体分类”图标点击“增加”按钮，填写类目序号及类目名称，如：01 党委办，02 政府办关闭；依据按问题、或科室组卷来设置6辅助字典设置进入“系统维护”模块界面3. 单击“辅助字典”图标选中“保管期限表”单击“增加”按钮在“名称”处输入“25年”单击“保存”即可，同样分别输入15年、5年、3年；实物类型处，依据各单位情况添加，方法如上点击“关闭”；在输入数据时，作为可选项7档号格式设置进入“系统维护”模块界面4.单击“档号格式”图标，双击“文书档案”单击“传统方法整理”单击“档号项设置”从“可选项目”中添加全宗号、目录号、案卷号、件号四项确定删除序号5、6结果如下所示：1 全宗号 4 2 目录号 2 3 案卷号 4 4 页号 4 重整档号保存单击“简化方法整理”步骤如上，结果：1 全宗号 4位2 归档年度 4位3 实体分类号码 4位2 保管期限 2位 4 件号 4 位保存重整档号退出注意：档号格式设置，依据各单位档案整理方法而定。保存后，查看档号是否为全宗号目录号案卷号顺序号。8录入界面设置进入“档案管理”模块界面单击“档案录入”图标选中文书档案中的“简化方法整理”单击左上角的“新增”按钮进入数据录入界面点击工具菜单项中的“卡片输入界面设计”插入“文字标题”右键点击“属性”将标题改为“目录号”，选择数据源mlh确定插入“文本框”右键点击“属性”数据源选择“目录号”确定确定调整“标题框”“文本框”位置点击左上角“保存”按钮退出9档案移交进入“移交接收”模块单击“档案移交”图标点选所要移交的档案门类如：选中“传统方法整理”点击“添加移交条件”按钮进入简单查询界面，例如查找1991年2001年的永久卷档案（依据移交内容可自由设置查询项）查询查看移交档案退出下一步下一步设置移交方式，如：点选“以光盘方式移交”下一步点击浏览，选择存放位置完成确定否确定将保存在硬盘的目录存盘，并移交档案馆如果软盘容量不够，可用优盘或刻录光盘保存。10录入记录已进入世纪科怡主界面鼠标指向“档案管理”单击“档案录入”档案文书档案传统方法整理或简化方法整理进行条目录入。在编辑状态下进行条目录入11逐条增加记录已进入世纪科怡编辑状态新增网格进行新增条目的录入。库内条目增加12批量增加记录已进入世纪科怡编辑状态13删除一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要删除的记录删除记录已删除14批量删除记录已进入世纪科怡编辑状态方法一：选中其中一条要删除的记录按住shift键并用鼠标左键点击所需删除的其它记录。方法二：要整页删除记录，先用鼠标左键点击需删除页的第一条记录按住shift键鼠标左键单击此页最后一条记录所有选中的记录已删除整页记录已删除15修改一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要修改的记录修改当前记录记录已修改16批量修改记录已进入世纪科怡编辑状态在菜单栏中点批量修改选择要修改的范围进行详细修改记录已修改17指定页已进入世纪科怡编辑状态左键点击指定页输入要指定的页号已进入所指定的页18简单查询已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 简单查询选择查询范围确定输入查询条件点击查询所查询的记录已找到19高级查询已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 高级查询在相应字段键入查询条件添加条件在相应字段键入查询条件直到所有条件添加完为止点击查询所查询的记录已找到20排序已进入世纪科怡编辑状态左键点“记录” 排序选择数据源双击所选数据源（或单击添加）选择升序或降序确定数据已按所选数据源排序21有关联已进入世纪科怡编辑状态选择一条案卷级目录有关联显示所选案卷级目录的卷内目录此功能只能在传统方法中使用22无关联已进入世纪科怡编辑状态任选一条案卷级目录无关联显示所有案卷级目录的卷内目录此功能只能在传统方法中使用，可统计出所有卷内目录数23刷新已进入世纪科怡编辑状态左键刷新所有数据已被刷新24视图已进入世纪科怡编辑状态视图选择想要的显示类型显示出所要的视图类型25原文管理已进入世纪科怡编辑状态原文管理进入原文管理界面原文选择添加类型内容已添加至科怡系统26报表已进入世纪科怡编辑状态报表选择要打印的报表类型选择打印条件中的查询范围打印所选内容已被打印27报表打印界面设置已进入世纪科怡主界面将鼠标放在“档案管理”按Ctrl+1(F5)进入目录维护界面选择要调整的目录类型在右侧报表窗口内双击要设置的报表类型选择所需修改的某细节区进行相应设置保存退出所做修改已被保存如设置报表字体类型、大小选择要设置的某一细节区格式字体字体设置进行相应设置确定保存28浏览界面设置已进入世纪科怡编辑状态设置选择要设置的界面类型已进入网络浏览界面设置在设置浏览项左右两个窗口中进行调换操作浏览界面已设置成所想要的样式29设置显示记录数已进入世纪科怡编辑状态设置设置显示记录数设置一页中所需显示记录数目每一页显示的记录数为所设置的数目30录入记录已进入世纪科怡主界面鼠标指向“档案管理”单击“档案录入”档案文书档案传统方法整理或简化方法整理进行条目录入。在编辑状态下进行条目录入31逐条增加记录已进入世纪科怡编辑状态新增网格进行新增条目的录入。库内条目增加32批量增加记录已进入世纪科怡编辑状态33删除一条记录已进入世纪科怡编辑状态选中要删除的记录删除记录已删除