集团公司商贸业务单元财务审计工作指南

集团公司商贸业务单元财务审计工作指南第一条 为规范商贸业务的财务审计监督，提高审计工作质量和效率，根据集团内部审计办法，制定本指南。第二条 本指南所称商贸业务财务审计，是指审计中心对集团及各下属企业、控股公司和联营公司等独立企业或集团内部各相对独立的成本中心、利润中心所从事的商品物资（不包括固定资产）的采购、储运、验收、入库和销售、发运、收付款、帐务处理等各个控制环节和控制功能、程序、记录等各控制手段的有效性、真实性、合理性和合法性等影响财会控制的事项进行的审计监督。第三条 商贸业务审计的目的是：（一） 监督审查期内所有货物的采购、运输、验收入库、储存、调拨、出库发运、销售各环节活动的真实性、合法性，确保经营方针、政策的贯彻执行，以及评价内部控制制度的完善程度，促进加强购销存管理；（二） 检查采购与销货预算计划和采购资金、库存资金、销货资金及营业现金流量预算计划的执行情况；（三） 查实采购、销货、库存货物的品种、质量、数量及金额的真实性和正确性；（四） 监督审查购销过程中严格执行国家政策法令、财经法纪和集团的预算制度及履约情况；（五） 揭发和防止购销过程中出现的投机倒把、营私舞弊、贪污盗窃及各种损失浪费等错弊现象。第四条 采购业务内部控制系统的审查（一） 采购内部控制制度主要相关内容包括：1 计划预算管理制度；2 采购制度；3 采购与验收制度；4 发货制度；5 储存保管制度；6 进货凭证和付款管理制度；7 调拨与退料制度；8 货物收、发、结存设帐控制制度；9 货物收发凭证连续编号、复写纸套写以及填制传递管理制度；10 消防安全及保险制度；11 采购管理报告及采购分析制度等。主要内部控制制度控制要点参见附录。（二） 审查的重点内容1 检查采购计划预算编制、审批及其执行情况；2 检查、评价采购合同的签订及其执行情况；3 检查、评价采购所涉及的业务部门和业务环节的职责分工情况；4 检查、评价采购业务过程的手续制度，主要包括请购、订购、验收、付款和记录等各环节；5 检查、评价货物购进会计核算控制，查明是否经常进行帐簿登记和核对。（三） 审查的方式对上述货物购进内部控制系统进行审查、评价，可用两种方式同时或选用一种进行：1 逻辑评价，就是以货物采购业务的某种标准控制系统、模式与企业实际制订的相应内部控制系统进行比较、评价，找出其逻辑缺陷；2 符合性测试，可选用帐务追索和实务追索两种方法。前者是按货物购进业务的帐务处理系统，检查、评价货物采购业务内部控制系统的实际缺陷，详见第 4 号指南；后者是顺着企业正在进行的采购业务，跟踪采购内部控制系统是否实行，从而发现其实际缺陷。第五条 采购预算（计划）业务处理的审查（一） 审查目的1. 了解采购预算（计划）的编制、编制预算的资料来源、内容是否确实可靠；2. 核查采购预算是否与销货预算相配合，销货预算变更后，是否调整采购预算；3. 采购预算是否确实执行，差异原因是否查明。（二） 审查重点与程序获取请购单、采购预算表、销货预算表和购销存计划表作如下审查：1. 预算编制审查（1） 采购预算的编制是否与销货（需用）预算相配合衔接。采购预算是否考虑存货政策和采购政策，是否考虑存量管制，并制定安全存量、最低最高存量及请购点、经济批量等因素；（2） 预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。2. 实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合销货和管理使用及库存而作出适当调整。3. 实际采购与预算产生的量差和价差有无查明原因，并作出适当的记录和调整。第六条 请购业务处理的审查（一） 审查目的1. 了解请购业务是否依规定办理；2. 审核请购是否与预算符合，并依授权权限核准；3. 请购内容是否作出良好的台帐登记控制。（二） 审查重点与程序获取请购单、安全存量控制表等，作如下审查：1. 各种类别商品（货物）是否由负责请购的部门和专人开立请购单，并依授权核准后办理采购事宜；2. 请购单是否连续编号，空白和作废的请购单是否妥善保存；3. 请购单内容填报是否详实，并经授权主管人员签批；4. 请购单上的货品规格、数量、质量等如有变更，是否经授权主管领导批准；5. 紧急采购是否经常发生，其原因是否充分适当；6. 请购数量是否有预算，是否配合库存需要或售卖需要或自用需要。第七条 货物采购合同签约业务处理的审查（一） 审查目的：以国家合同法和集团合同管理办法等为依据，检查评价采购合同的适用性、合法性和执行情况。（二） 审查重点与程序1. 审查合同内订购的商品货物及其品种、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算计划的要求和销售、使用部门的请购需要，并适合销售或使用进度安排；2. 审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否适当；3. 审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供货单位经济性质与信誉、手续是否完备、有无经双方主要领导审查批准，副本有无交财会部门备查；4. 审查采购人员有无与外单位不法分子相勾结，签订假合同、骗取货款进行私分或在物品采购过程中存在索贿、受贿的情况。第八条 采购业务处理的审查（一） 审查目的1. 审查采购询价、招标、议价、比价等方式的决定是否合理，并依规定程序办理；2. 评估采购业务手续或程序是否合理。（二） 审查重点与程序获取请购单、采购合同、文件呈批表、供应商资料卡等资料，作如下检查：1. 审查采购人员是否选择最有利的采购方式办理采购，以节省采购资金和成本；2. 各种货物的采购手续与程序是否都于规定期限内处理完毕，若限期变更，有无依规定通知仓库、财务等有关部门；3. 各项货物的供应商是否货比三家，对各供应商是否均建立了供应商资料卡，并逐期更新有关信息；4. 调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单或合同等是否办理齐全，前后一贯，是否依采购程序规定办理；5. 订购单（请购单）或采购合同的内容，采购货物的名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定；6. 是否保存完整的市场调查资料，每次询价是否均有记录。第九条 验收业务处理的审查（一） 审查目的1. 了解验收业务的验收程序是否符合规定、有效、合理；2. 查明是否存在如下现象：（1） 货物已经到达而长期未验收入库，使货物没有实物负责人进行管理；（2） 货物已验收入库，而仍然保留在采购帐户上；（3） 由于验收把关不严，使实际购入货物的品种、质量、数量和规格、单价与合同不符，或者不符合经营管理需要，导致长期积压；（4） 由于验收把关不严，使实际购入货物的品种、数量、质量、规格、单价与发货票不符，导致帐实不符、虚假长余或短缺。（二） 审查重点与程序获取请购单、验收单、送货单、发票等作如下检查：1. 采购部门是否会同需用或销售部门、验收部门及其他有关部门或专人共同验收；2. 有关技术部分是否指派有专业技术人员负责测试验收；3. 是否遵守短交以补足为原则，超交以退回为原则，并及时办理往来文件；4. 检验不符标准但尚可使用或售卖，是否予以扣款，无法使用或售卖的有无退回供应商，并办理相关文件；5. 分批收取的有无收足，如遇短缺，瑕疵破损或品质不达要求有无报告并办理相关文件立即处理；6. 有关商品货物进货是否设立控制商品货物进货的登记事项和记录；7. 商品货物检验人员是否依据送货发票上之品名、货号、数量、单价逐一点验和或计量，并将正确之商品货物实收数填列于实收栏内；8. 商品货物检验人员对于验收时遇有商品货物不符、标签不合的情形是否做适当处理；9. 对于送货商品货物有退出事项的，是否按规定开立放行单交检验人员检视其品名、数量是否一致，其不符处是否采取对策措施；10.查验货物实际运达期与合同交货期是否相符；11.查验收货单是否及时登记库存实物帐，并与财会部门会计记录核对相符。第十条 采购成本业务处理的审查（一） 审查目的：采购成本构成项目的合规性、采购费用分配比例的合理性、采购价格的合法性和采购成本计算方法的科学性。（二） 审查重点与程序1. 货物采购成本项目中包括一些不应列入的项目记入采购成本，如将包装物押金、采购人员奖金和生活困难补助、供货单位应负担的运杂费，不能及时支付货款的罚金和责任事故造成的损失等。相反，也可能将应列入的项目未列入。如购入货物的外地运杂费、合理损耗及入库前整理、挑选等费用。2. 货物采购成本未按适当标准或比例摊入各种货物，而是任意进行分配等；3. 货物采购价格偏离订价和市场价格，它可能意味采购人员故意抬高进价，从供货方索贿受贿等；4. 货物采购成本计算不正确，如企业或者少列货物成本，或者多列货物成本。第十一条 在途货物的审查（一） 审查目的：确保在途货物安全、完整、正确。（二） 审查重点与程序1. 供货单位未及时发货，或货不对路，或发错了收货地；2. 货物在运输途中被盗窃、丢失、挪用，造成货物损失；3. 货物运达后，长期未验收入库，造成货物质量损失，如霉烂变质等。第十二条 不履行合约或罚款业务处理的审查（一） 审查目的1. 查核不履行合约的原因及扣款的执行情形；2. 核算不履行合约对公司销售（经营或管理）所产生的损失；3. 查核罚款计算的正确性。（二） 审查重点与程序获取采购合同、交货异常报告单、索赔处理单等，作如下审查：1. 查明延期交货的购货是否按合约规定罚款；2. 所交货物品质、规格与合约不符，但可使用或售卖，如因急需，免予验收使用，有否经有关主管事前认可，是否按扣款或减价处理；3. 如因检验不合退回更换，或因故申请延期交货，有否事先报请公司有关主管同意，并依合约确定逾期罚款或其他处理办法；4. 因供应商违约另行采购，而超出原采购价损失部分，其差额如按合约应由原订合约供应商负责，如未付款是否办理扣款或处理文件；5. 供应商发生违约或索赔案件，是否将此情形录入供应商资料卡，以避免此类事件重复发生；6. 逾期已久而尚未交货的合约，应逐一查核其原因；7. 违约扣款是否列入跟催，会计是否列帐，有无变价相抵销其他科目。第十三条 仓储管理业务处理的审查（一） 审查目的：审查商品的收发、储存、结报等手续是否依规定办理，其正确性、适时性与安全性如何。（二） 审查重点与程序获取验收单、领发货单、商品（货物）管制卡、安全检查日报表等，作如下审查：1. 商品（货物）的储存，是否依类别分存各库（罐）或分档保存，各库（档）是否分设，各仓（档）是否设分区货架并分格编号，编号是否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。2. 库房（油罐）安全措施是否完善，例如库房（油罐）承载量是否经过勘察而无安全顾虑，库房是否加锁，消防配备是否足够，库房温度湿度是否调节，易燃、易爆的危险性货物，是否与其他货物隔离并作警示性标语，有无办妥足够的保险。3. 供应商交运商品货物时，应该对送货单、发票、装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理收验货手续。4. 交货入库数量超过或未达订购量部分，是否作妥当处理。5. 供应商送货时是否均适时开立验收单实施品质检验，以确保货物品质。6. 所有领货，是否均根据经正式核准的领货单办理。7. 领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。第十四条 付款业务处理的审查（一） 审查目的：审查采购付款业务是否按规定办理。（二） 审查重点与程序获取请购单、验收单、供应商发票、传票（记帐凭证）、应付帐款明细帐（表）等，作如下审查：1. 财会部门是否依内部稽核规定，详细审查商品货物采购付款所有的凭证。2. 国内采购是否于办妥验收手续，备齐有关凭证送会计部门审核后，编制传票（记帐凭证）后再付款。3. 国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。4. 交货期延误或品质、数量不符的采购，是否按合约规定执行扣款或罚款手续。5. 出纳付款是否根据会计部门填制的传票（记帐凭证）签发支票，签发支票是否划线，并在发票人签章处加盖“禁止背书转让”戳记。6. 预付购货款部分，应核对传票（记帐凭证）与原始凭证、请购单、合同书、进口报单等是否相符。7. 有关银行结汇、海关报关、支付保险公司、船运公司等预付款项与规定标准及合约是否相符，制定标准是否适当，计费方式是否合理。对于无支付标准的各种相关费用，是否依责权事先报准支付。8. 预付货款和预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附的原始凭证是否经核准，内容是否正常。悬列较久，或转销金额与原列金额不符，留存尾数尚未冲销的，应查明原因。9. 依据应付帐款明细表核对明细帐、总帐是否相符。10.依据应付帐款明细表观察本期冲销情形，如有久欠未还，或性质不明的，应查明原因。11.调阅原始文件、合约、凭证，查证应付帐款余额是否正确。必要时发函向卖方查证积欠金额。12.查阅有否已收料，并经检验合格已发领用部门使用或售卖而仍未列帐及付款等情形，如有应查明原因。13.查阅有关付款支出及法律文书，检查采购违约罚款支出的原因和数额是否真实正确。14.查验退货与折让记录同验收入库记录单据核对，检查退货与折让的原因是否真实，进货退出和折让的收回记录和回单是否相符，相关会计处理是否正确，退货与折让款是否已经收妥，特别注意审查有无隐匿赔款、罚金、退款等情况。第十五条 货物售卖、领用、发出业务处理的审查（一） 领用审查。首先检查发料凭证与帐簿发货记录是否相符；其次，查核成本结转，有无错漏；再次，查核其实际用量，有无多余货退回，如有多余货退回，应作调整。（二） 委托外部加工货物的审查。重点应审查对双方签订的委托加工合同，发出加工货物的品种、质量和数量，发货与收货记录，加工费的支付，多余货的退回。（三） 货物出售审查。审查出售凭证，并与发货记录核对是否相符。审查重点应放在有无套购贩卖、投机牟利、营私舞弊等情况。审查程序是先审查出售的货物是紧俏稀缺，还是多余积压；其次，了解购进单位的经营业务和用途；再次，检查其出售价格，是否低于或超过规定同类货物的价格，如削价出售，有无经主管领导批准。第十六条 存货的财务审计（一） 审计目标1. 确定存货是否存在；2. 确定存货是否归被审计单位所有；3. 确定存货增减变动的记录是否完整；4. 确定存货的品质状况，存货跌价的计提是否合理；5. 确定存货的计价方法是否恰当；6. 确定存货年末余额是否正确；7. 确定存货在会计报表上的披露是否恰当。（二） 审计程序1. 核对各存货项目明细帐与总帐的余额是否相符。2. 检查审计期间资产负债表结算日存货的实际存在：（1）参与存货盘点的事前规划，或向其索取存货盘点计划；（2）审计人员亲临现场观察存货盘点，监督盘点计划的执行，并作适当抽点；（3）盘点结束后索取盘点明细表、汇总表副本进行复核，并选择数额较大、收发频繁的存货项目与仓库部门和财会部门的永续盘存记录进行核对。3. 如未参与资产负债表结算日盘点，应在审计外勤工作时对存货进行抽盘：（1）获取并检查期末存货盘点计划及存货盘点明细表、汇总表，评价盘点的可信程度；（2）根据存货盘点的可信程度，选择重点的存货项目进行抽查盘点或全面盘点，并倒推计算出资产负债表结算日的存货数量。4. 在监盘或抽盘存货时，要检查有无代他人保存和来料加工的存货，有无未作帐务处理而置于（或寄存）他处的存货，这些存货是否正确列示于存货盘点表中。5. 在监盘或抽盘存货时，要注意观察存货的品质状况，要征询技术人员、财务人员、仓库管理人员的意见，以了解和确定存货中属于残次、毁损、滞销积压的存货及其对当年损益的影响。6. 获取存货盘点盈亏调整和损失处理记录，检查重大存货盘盈盘亏和损失的原因有无充分合理的解释，重大存货盘盈盘亏和损失的会计处理是否已经授权审批，是否正确及时地入帐。7. 检查存货跌价损失准备状况及其计提和结转的依据、方法和会计处理是否正确，是否经授权批准，前后期是否一致。8. 查阅资产负债表结算日前后若干天的存货增减变动的有关帐簿记录和原始凭证，检查有无存货跨期记录现象。如有，应作出记录，必要时作适当调整。9. 根据存货计价方法，按 ABC 分类法抽查期末结存量比较大的存货的计价是否正确。10.抽查采购帐户，对大额的采购业务，追查自订货至到货验收、入库全过程的合同、凭证、帐簿记录，以确定其是否完整、正确，抽查有无购货折让、购货退回、损坏赔偿、调换等事项，抽查若干在途货物项目，追查至相关购货合同及购货发票，并复核采购成本的正确性。不设“材料或商品采购”科目的，上述检查方法适用于对在途货物和原材料、外购商品、备品配件、办公用品、包装物等货物购进的检查。11.抽查存货发出的原始凭证是否齐全、内容是否完整，计价是否正确。12.抽查委托外部加工货物发出收回的合同、凭证，核对其计费、计价是否正确，会计处理是否及时、正确；有无长期未收回的委托外部加工货物，必要时对委托外部加工货物的实际存在进行函证或现场调查。13.抽查大额分期收款发出商品的原始凭证及相关协议、合同，确定其是否按约定时间收回货款，如有逾期或其他异常事项，由被审计单位作出合理解释，必要时进行函证。14.低值易耗品与固定资产的划分是否合理，其摊销方法及摊销金额的确定是否正确。15.对业已进帐并纳入资产负债表内的受托代销商品或代保管货物，可参照存货的检查方法进行检查；对未进帐、列于资产负债表外的受托代销商品或代保管货物的检查，可依据“受托代销商品备查簿”等类似登记簿进行实物盘点，与“备查簿”及相关记录核对一致。如有差异，查明原因作出记录。16.抽查库存商品的发出凭证，核对其品种、数量和实际成本与商品销售成本是否相符。17.了解存货的保险情况和存货防护措施的完善程度，并作出相应记录。18.验明存货是否已在资产负债表上恰当披露。第十七条 待处理流动资产净损失的审查（一） 审计目标4. 确定待处理流动资产损溢的发生是否真实、转销是否合理；5. 确定待处理流动资产损溢发生和转销的记录是否完整；6. 确定待处理流动资产损溢的年末余额是否正确；7. 确定待处理流动资产损溢在会计报表上的披露是否恰当。（二） 审计重点与程序获取流动资产盘盈盘亏、毁损报废明细表，作如下审查：1. 复核加计是否正确，并与明细帐、总帐金额核对相符。2. 查明损溢原因，审查转销时的审批手续是否完备。3. 检查有无应予处理而未处理，长期挂帐的待处理流动资产损溢，如有应作记录，必要时作适当调整。4. 检查会计处理是否符合有关规定；5. 验明列示是否恰当。第十八条 销货业务内部控制系统的审查（一） 销货内部控制制度主要相关内容包括：1 市场及销货预测制度2 销售预算计划管理制度3 客户信用评估制度4 销货合同和订货记录制度（台帐制度）5 销货发票和结算制度6 发货记录和送货回单制度7 销货退回和折让制度8 积极推销处理呆滞积压货物制度9 销货管理报告及销货分析制度主要内部控制制度控制要点参见附录。（二） 审查的重点内容1 检查销货计划预算编制、审批及其执行情况；2 检查、评价销货合同的签订及其执行情况；3 检查、评价销货所涉及的业务部门和业务环节的职责分工情况；4 检查、评价销货业务过程的手续制度，主要包括报价、签约、出库发货、收款和记帐等各环节；5 检查、评价销货会计核算控制，查明是否经常进行帐簿登记和核对。（三） 审查的方式对上述销货内部控制系统进行审查、评价，可用两种方式同时或选用一种进行：1 逻辑评价，就是以销货业务的某种标准控制系统、模式与企业实际制订的相应内部控制系统进行比较、评价，找出其逻辑缺陷；2 符合性测试，它可选用帐务追索和实务追索两种方法。前者是按销货业务的帐务处理系统，检查、评价销货业务内部控制系统的实际缺陷，详见第 4 号指南；后者是顺着企业正在进行的销货业务，跟踪销货内部控制系统是否实行，从而发现其实际缺陷。第十九条 销售预算（计划）业务处理的审查（一） 审查目的1 了解销售预算（计划）的编制、编制预算的资料来源、内容是否确实可靠；2 核查销售预算是否与市场需求和供货能力相配合，市场需求变化后，是否调整销售预算；3 销售预算是否确实执行，差异原因是否查明。（二） 审查重点与程序获取上年度同期销售明细表、销售预算表、有关市场需求动态等资料作如下审查：1 预算编制审查（1） 销售预算的编制是否与市场需求相配合衔接。销售预算是否考虑公司现有市场占有率和目标市场占有率，是否考虑供货能力等因素；（2） 销售预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及主要客户等资料。2 实际销售是否与销售预算相配合，是否机动配合市场需求和供货能力而作出适当调整。3 实际销售与预算产生的量差和价差有无查明原因，并作出适当的记录和调整。第二十条 客户信用限额评估业务处理的审查（一） 审查目的1 审查赊销客户信用是否确实；2 审查赊销客户是否办理保证与抵押。（二） 审查重点及程序获取客户资料卡、客户信用申请表、客户办理不动产（资产）抵押及或担保资料等，作如下审查：1 客户信用资料是否建卡，是否填注财务及信用状况；2 是否设卡登记有关赊帐情形，是否有超过授信额度情况；3 客户信用总额的拟定，是否考虑信用、担保与抵押额度；4 对于信用不良或曾遭退票等不良记录的客户或担保人，是否变更交易形式或变更信用额度；5 抵押权设定，是否取得他项权利证明书正本资料并办理有关法定手续；6 赊销客户是否填妥担保契约书，是否至少每年重新办理对保工作，并由第三者每半年对保一次。第二十一条 定价业务处理的审查（一） 审查目的：查核售价的订定是否合理，是否依规定程序经过核决。（二） 审查重点及程序获取价目表、订货单（合同）、应收帐款对帐单等资料作如下审查：1 底价的订定是否考虑成本及市价或同业公布的参考价；2 底价下跌是否合理；3 售价低于底价是否获授权核准；4 售价低于底价的理由是否充分；5 核对业务部门定期报准的销售价目表与实际收款的单价是否相符；6 应收帐款对帐单所载收款内容是否异常，有差异时，其差异原因是否合理。第二十二条 发票业务处理的审查（一） 审查目的：审查发票是否依规定开具，开具时间是否正确及时，是否有溢开或漏开情形。（二） 审查重点及程序获取发票、作废发票、出货单等资料作如下审查：2 审查已出货的出货单是否均已开具发票；3 出货单未开发票的，是否于预收货款时即已开立；4 发票开具的品名、数量与定单（合约）、出货单内容是否相符；5 发票存根联与客户收执联是否一致；6 审查是否有预开发票（未收款）而虚列销货收入的情形；7 检查发票作废的理由是否适当。第二十三条 客户投诉处理业务处理的审查（三） 审查目的：了解客户投诉发生的原因，及其处理是否适当。（四） 审查重点及程序获取客户投诉问题处理报告等资料作如下审查：1 客户投诉案件发生时，业务部门有否填写“客户投诉问题处理报告”，并知会相关部门办理调查、勘察工作，以确定责任的归属；2 客户投诉案件是否按规定期限处理完毕；3 客户投诉责任确定后，是否依规定作行政处分或罚扣奖金；4 对客户申诉案件，是否迅速处理答复，客户所提意见，是否分类统计并分析检讨，以作为今后改进的参考。第二十四条 销货折让及销货退回业务处理的审查（一） 审查目的：审查销货折让及销货退回是否均依规定权限核准处理，金额是否合理。（二） 审查重点及程序获取退货单、销货折让申请表、销货折让（退回）证明书、客户投诉问题处理报告等资料作如下检查：1 核对文件（事项）签呈表、销货折让申请单、发票复印件、客户投诉问题处理报告、销货退回折让证明单等是否与帐载金额相符；2 收款通知单所载折让、折扣是否属实，是否经授权的相关主管核准；3 审查何类客户退货较多，有无特殊原因；4 退货是否按规定记帐，是否按规定扣绩效奖金；5 审查退货原因，理赔是否合理，有无核准程序，对于退货理赔案件，有否检讨改进。第二十五条 销货收入与应收帐款业务处理的审查（三） 审查目的：1 审查帐列营业收入是否确属本期，包括项目是否正确；2 查核营业收入有关的凭证、单据、记录等内部控制及内部流程中控制功能是否良好；3 确定销货与应收帐款的内部控制确实被遵循；4 查证帐列应收帐款的正确性。（四） 审查重点及程序获取销货日报表、应收帐款明细帐、销货发票、出货单、客户对帐单等资料作如下审查：1 核对各月份发票所载营业收入额与帐簿记录数是否相符；2 现销与现金日记帐核对、赊销与应收帐款明细帐核对是否相符；3 出货单、销货发票是否连续编号控制；更改、涂销有无经授权核准；出货单与统一发票内容是否一致；4 获取或编制应收帐款帐龄分析表，并将超过规定期限尚未收现的，列明债务人、金额及原因加以追查；5 核对应收帐款明细帐、总分类帐及有关凭证是否相符；6 呆帐冲销是否事先经授权的主管核准照办。冲销的金额及事实是否查证属实，已冲销呆帐是否记录于备查簿并指定专人追查；7 因销货退回及折让所发生的应收帐款减少，是否经授权主管核准，并分析退货及折让的发生原因。第二十六条 营业收入的财务审计（一） 审计目标1 确定商品销售收入和其他业务利润的记录是否完整；2 确定商品销售退回、销售折让是否经授权批准，并及时入帐；3 确定商品销售收入发生额是否正确；4 确定其他业务利润的计算是否正确；5 确定商品销售收入和其他业务利润在会计报表上的披露是否恰当。（二） 审计程序1 获取或编制商品销售收入和其他业务收支明细表，复核其加计是否准确，并与相关明细帐和总帐的余额核对相符；2 将审计期间的销售收入与同期销售收入预算和上年度同期间的销售收入进行比较，分析商品销售的结构和价格变动是否正常，并分析异常变动的原因；3 比较审计期间各月各种商品销售收入的波动情况，分析其变动趋势是否正确，并查明异常现象和重大波动的原因；4 抽查销售业务的原始凭证（发票、运货单据），并追查至记帐凭证及明细帐，确定销售收入是否真实，销售记录是否完整；5 抽查大额其他业务收支项目，检查原始凭证是否齐全，有无授权批准，会计期间划分是否恰当，其他业务收入与其他业务支出是否配比，有关税金的计算是否正确，会计处理是否正确；6 对异常的其他业务收支项目，应追查其入帐依据及有关法律性文件是否充分；7 实施截止日测试，抽查资产负债表日前后的销售收入与退货记录，检查销售业务的会计处理有无跨年度现象，对跨年度的重大销售项目应予以调整；8 结合对资产负债表日应收帐款的函证程序，查明有无未经认可的大额销售；9 检查销售退回与折让手续是否符合规定，是否按规定进行了会计处理；1. 检查以外币结算的商品销售收入的折算方法是否正确；2. 验明商品销售收入和其他业务利润是否在损益表上适当披露。第一条 本指南由审计中心负责解释、修改。第二条 本指南自 2016 年1 月 1 日起施行。附件一：商贸业务内部控制要点指引附件二：商贸业务内部控制调查问卷商贸业务内部控制制度要点指引一、 销货预测内部控制要点指引1 业务经营部门书面评估未来两、三年内影响销货的有关因素及变化，主要包括：（1） 商品货物供应渠道（地区、商户、品种、数量、价格等）；（2） 消费及使用者对商品货物（品种、牌子等）的偏好；（3） 行业前景（政治、经济、文化等层面）；（4） 潜在竞争者；（5） 销售渠道（地区、客商、品种、数量、价格等）（6） 其他因素。2 拟定未来拓展方向，并考虑：（1） 自身优势和劣势；（2） 外界机会和威胁；（3） 自身资源的限制与措施。二、 销货预算计划控制制度要点指引1 根据销货预测、经营策略和经营及管理判断作为销货预算的基础；2 销货计划书内容应包括：（1） 市场展望；（2） 商品货物拓展方案；（3） 销货地区和新客户的开发、老客户的维持、不良客户的淘汰方案；（4） 广告及其他增加销货量的行销措施方案；（5） 订价政策；（6） 信用额度评估厘定及跟催帐款政策；（7） 经营费用的限制；（8） 本年度可能遭遇的困难和克服对象。3 利用销售计划书，确定各种具体化的数量指标，编制销售预算。4 预算与实绩差异的分析评估报告。三、 合约（定单）内部控制要点指引1 接受定单或签署合约的授权批准、盖章手续必须齐全；2 定单或合约条款涂改、更正应有盖章或注记；3 业务人员报价应依规定程序并经授权办理，售价应考虑预计成本的正确性，并加计合理的利润；4 核准售价及或金额不能超过权限；5 业务人员与客户谈妥交易应经客户确认，对于交货期进度应列入控制台帐；6 单价、总额等计算必须正确；7 优惠条件与公司规定应相符；8 应注意品质要求条件必须符合国家或公司规定；9 合约变更时应即时处理并知会客户、财会部门和法律部门。四、 赊销信用额度评估（“授信”）控制制度要点指引1 若客户并非即时付现而采用信用赊销的销货，业务人员应先调阅往来顾客资料，有无过去交易往来记录；2 若为新客户，则由业务部门填妥客户资料，送财务部信用评估人进行授信审核。注：资料至少应包括客户登记卡、以往交易情况、财务及信用状况。3 信用评估部门（财务部）接获业务部门资料后，应配合业务部门再深入调查客户资料；4 授信单位将搜集资料整理分析评估后，决定授信额度上限，注：客户授信总额的拟定，应考虑对方的资本额、营业状况、开业期间、信用、保证及抵押额度等内容。5 若授信部门经评估后，认为此客户信用不佳，可与业务部门联系，讨论是否接受此定单或合约。6 若虽信用评估不佳，但仍须接此定单或合约，则由总经理转呈执行董事或董事长决定是否要求现金付款或担保抵押。7 若接受担保或保证条款时，由业务部门追踪至初审客户设定担保或保证的各项手续。注：必须办妥保证书并经法律中心审核，同时至少每年重新办理对保工作并由第三者每半年对保一次。8 若采用抵押保证，经初步办理妥当后，将有关资料送财务部授信人再审核。9 若通过则由授信部门评估后给予信用额度，若未通过则由授信部门决定是否再增加担保品或保证，或是要求款到交货。1. 客户合约或定单金额未超过信用额度，则接受此定单或签约，并出货，对于未办妥手续或超过授信总额的出货，应经个案报依授权人限额规定特批核准。2. 若合约金额超过信用额度，则再交由授信部门审核信用，是否增加额度。额度的任何变更，仍需经由授信部门再次评估审定。3. 客户签约时，若累计的应收帐款及未兑现票据（支票、汇票等）已超过原订授信额度时，应停止出货或超过额度部分以现金或不可撤销信用证方式交易，并由授信部门及业务部门人员于三天内重新评估授信额度，依裁决权限呈准后，方可出货。注：对新增客户或转向其他公司购货的，必须分析其变更原因，并检讨改进。4. 授信部门在接获退票通知，或得知某客户已停业、财务危机等信息时，经初步查明证实，应立即通知油库（仓管部门）停止出货，俟危机解除后方可恢复正常出货。5. 授信部门应当视情节需要，随时机动陪同业务部人员前往可能有问题的客户进行状况了解，以决定拟采取的措施。五、 出库交货业务内部控制要点指引1 业务部门应每周定期以与客户谈妥的合约或定单列出出货日或装船日为交货期基准管理的进度控制表或台帐，交油库和财务部门，并组织准时出货，如有逾期，应检讨逾期未交原因，提出改善对策。2 油库应与业务部门协调，对库存量必须及时反映业务部门处理。3 业务部门在交运前必须在规定时间内着手准备各种文件和出货手续。4 业务部门应按交货日期填写销货通知单，通知油库、财务部门出货开票收款，油库和财务部门应开立出货单和发票。出货单和发票应相互交叉填写出货单和发票号码。5 出库时，油库应按实际出货将品名、规格、数量等登入库存明细帐。交货种类、数量应与合约、发票的内容相一致。六、 开票业务内部控制要点指引1 出货确认销售收入时，应即开出发票。开立发票时须符合增值税管理有关规定。2 发票内容须与出货内容相符合，并将发票号码填于出货单上。3 收回原发票，须填写发票作废申请，并由客户签章。发票作废申请理由仅限于：（1） 发票内容开错；（2） 发票所载数量与客户签收数量不符且超过规定差异比例；（3） 因故遭受退货；（4） 符合国税部门规定的其他情况。4 原发票取回，若为当月开出发票，则直接订于存根联上加盖作废印章才可开出新发票。5 于原出库单存根和作废发票上注明重新开立的发票号码。6 若为已申报增值税的发票，或原开立发票的发票联和抵扣联因故不能收回时，应与税务机关协调妥善处理税务事项。财务部门应俟原发票联和抵扣联收到后，才将发票作废并重新开立正确的发票，同时将有关单据予以另卷保存，以便检查核对作废原因。七、 应收帐款帐务处理内部控制要点指引1 财会人员应根据出库单会计联、发票编制记帐凭证经复核核准后过入客户别应收帐款明细帐。应收帐款明细帐余额与未收款的客户签收的出库单金额必须相符。2 出库单及或运单经客户签收后交由财务人员按时收款。3 每月结帐一次，由会计人员提供业务员客户别应收帐款明细表，由业务部经理核对欠款客户签收联与应收帐款明细表二者是否相符，不符应立即追查原因。4 财务人员收到客户款项，填写收款通知单，经出纳人员签收无误后交由会计人员冲帐，销货明细表应与收款通知单相符。5 每月编制应收帐款帐岭分析表，并将超过六十天尚未收现的，列表注明债务人、金额及原因并加以查明。6 财会部门每月核对应收帐款明细帐、总分类帐、暨有关凭证是否相符。7 财会部门每月定期向债务人函证应收帐款余额予以对帐确认。8 确定呆帐准备的评估提列是否适当足够，已确定的坏帐是否已列损失。9 呆帐冲销应收帐款，须经授权主管核准，并作备查记录。1. 因销货退回及折让所发生的应收帐款减少，须经授权主管核准，并扣抵应收帐款。八、 收款业务内部控制要点指引1 出货单及或运单经客户签收退回后，由业务部门交财会人员按时收款。收到客户款项时，应由收款人员填写收款通知单，于收款当日连同收取的款项一并送交出纳处。2 会计部门每月结帐后，编制客户别应收帐款明细表，由业务部门主管核对尚未收款的出货单签收联两者是否相符；另编制每月对帐单与客户核对本月销货金额是否正确，如有不符应立即追查原因。3 会计部门每月编制应收帐款帐龄分析表，将超过规定期限尚未收现的，列表通知业务部跟催收款，及通知信用部门评估核准人采取必要行动。4 如所收受为票据时应注意检查下列项目：（1） 到期日；（2） 出票人签章、帐号；（3） 支票金额大写是否错误；（4） 涂改部分应有出票人签章；（5） 若客户使用期票，应请其承兑背书。5 出纳收到款项及票据时，应立即缴存银行，每日并应编制现金及银行存款日报表，连同银行存款日记簿或存折呈送财务部经理审核。6 如收到远期票据，亦应送请银行托收，托收后将托收登记簿呈财务部经理审核。送存票据到期时，应查核是否已入帐。7 每月底应由不担任出纳或应收帐款帐务工作的人员编制银行存款调节表，注明帐载与银行记录不符理由，呈报财务部经理复核。8 票据更换或延兑应向财务总监报告，注明理由，报经核准并记录其延后兑现情形，通知信用评估核准人。如有蓄意拖延或换票的情形，应特别列入记录客户登记卡。9 经退票的票据先转入催收帐款，再予追收，另填写退票处理报告，将退票交与收款人员处理，并将处理情形记入处理报告中，通知信用评估人和业务部门追踪处理。1. 附有抵押品的票据，应加盘点，并确定其价值。附息票据应计算利息收入及应收利息。2. 注意事项：（1） 收款业务的控制重点应注重发货、开具发票及按期收款等有关手续之间的密切联系，不致产生脱节或疏漏现象。（2） 应收帐款的认真稽核及按期勤于催收极为重要。呆帐发生情况及增减变动原因应即时查明，迅速采取必要行动以期改进。（3） 收款通知单存根联应连续编号，不可跳号；如有作废，应收回收款通知单业务联并盖作废章。（4） 非销货客户的应收票据，应留意取得原因；其帐务处理上应与销货的应收票据分别处理。因背书转让取得的，应另行列示。（5） 原始或背书转让的票据，应注意追索时效。（6） 列为呆帐冲销的票据，应注意是否经主管核准。（7） 每月底核对银行对帐单及送存银行托收的票据时，公司帐载应与银行记录相符合。如有不符是否有编制调节表，列明不符原因。调节表应由出纳及应收帐款登录员以外的第三人负责编制。九、 异常帐款处理业务内部控制要点指引1 异常帐款发生后，业务人员应于发生之日起三日内，据实填写异常帐款报告并检讨相关资料呈请业务部经理签注意见后，转呈财务总监专案处理。2 财务总监于收到异常帐款报告后三日内与经办人员及业务部经理会商，并由负责经办人员依实际情况研拟多项书面处理方案，应依规定的授权权限呈请核定后专案处理。3 经核定后的异常帐款报告书应各复印一份通知会计、出纳。4 异常帐款发生原因必须详细予以分析检讨，并采取各种防范改进措施。十、 客户投诉业务内部控制指引1 业务人员于收到客户申诉案件时，应即分类统计并分析检讨申诉内容，明确责任归属，如属公司责任但非为质量异常的，由业务人员前往客户处深入了解原因，并依公司有关规定迅速协助客户解决问题。2 申诉案件如属公司货物质量异常时，由业务人员会同供货单位深入了解原因，协助客户解决问题，必要时得取回样本，有技术单位作质量分析与鉴定。3 业务人员于客诉案件初步处理后，应立即填写客户投诉问题处理报告，写明客户名称、货品品名、数量、批号、交运日期、客户要求及合理的理赔金额等资料，送请单位主管。4 客户投诉问题处理报告经呈部门主管核阅，并转送相关单位进行异常原因分析及质量鉴定与测试，并提出异常原因与改善意见后，呈总经理核签。5 若客户同意上述处理方式，达成共识，则视规定为换货或理赔。6 若最后判定原因非为公司责任时，应通知客户，告知其原因及公司不理赔的理由。向顾客沟通、解说时应和颜悦色。7 若属赔偿、退货、折让的案件，由业务部门将拟议的处理情形填入客户投诉问题处理报告，呈总经理批示后，据以处理。发生该类案件，应按规定扣减绩效奖金，退货应按规定折价登帐。8 退货时，由业务部门收回出售货品退回仓库。另依退回货品状况、退货管理办法或处理意见决定退货价格、数量，并填写退（换）货报告。若需理赔，依“客户投诉处理办法”计算索赔或折让金额。9 将上述销售事故由发生到理赔，依事件别，记录整理分析，为未来处理同类案件等作参考。对于理赔案件，必须详加检讨并采取适当的改进措施，对于销售事故需奖惩的，亦应确实执行。1. 退货的原发票必须即时收回，每笔退货均交由会计及仓库登帐，对退换的货品应依规定调整内容。十一、 销货折让业务内部控制指引1 销货折让必须经权责主管核准后办理，并在发票和收款通知单中注明，且须取得客户签章折让证明单。2 折价后实际售价的核决权限须符合授权规定。3 折让金额的核决权限须符合授权规定。4 销售特案的折让应注明所属特案条件，经授权核准无误后，始可予以折让。十二、 销货报告及差异分析控制指引1 就下列项目分别比较实际与预算差异的金额，以分析商品别售价、成本、毛利，检讨商品别经营价值。（1） 各主要品种、规格货物的单位平均售价、销量、销货收入。（2） 销货折扣及折让；（3） 各种主要品种、规格货物的单位平均销货成本、总销货成本；（4） 销货单位毛利和总毛利；（5） 单位平均经营费用和总经营费用；（6） 业务人员平均销货额和毛利额，全体人员平均销售额和毛利额。2 比较商品别、客户别及地区别的实际与目标的差距，找出差异原因并改善。3 分析营业收入的消长，利用前后多期趋势变化，分析数量、单价、营业额增减与市场景气、销路拓展情形。4 若原因不明，则针对造成差异影响最大的科目详加分析，并列出可行方案。5 就差异原因，找出各种改善对策，同时对销售目标的差异就各业务人员应负的差异责任，应列入考评记录。6 依不同商品别编制销货毛利分析表，比较各批商品对公司净利的贡献。7 注意点：（1） 核对销货成本的计算、表达、费用分摊应力求正确。（2） 各项经营成本的归属必须正确，有关支付的发票、收据亦须正确。（3） 销货成本的计算应依公司规定及会计制度确实执行。（4） 编制商品别的销货毛利分析表时，应考虑各项不同交易条件，如 F.O.B 或 C&F，而在同一基础上相互比较；又比较分析时应计入直接的经营费用，如运费、保险费、佣金等。（5） 计算方法的变更，影响损益等因素应作一比较，并作必要的充分表述。（6） 有关调整项目对成本或盘盈（亏）的影响列入本期应经核准，金额力求合理。（7） 检查货品交运日期、入帐日期、收款日期、结汇日期，应无参差拖延异常事项。（8） 销货折让或退回，有无经过核准，并检讨原因。（9） 比较不同客户的售价、佣金率的差异情形。（10） 比较同一客户，不同期间佣金率的变动情形。（11） 运费必须合理，依规定费率支付，是否有装运方式不合理，致运费增加情形。（12） 油单领用登记必须详实，同时详细统计每一车辆（机组）用油的合理性。十三、 请购采购业务控制要点指引1 采购系依销售预算或实际需用进度，由业务部门或使用部门经办人员填具请购单，经授权人核准后再办理，并将请购核准记录填入请购单内。请购单必须详细注明参考厂商、规格型号及需用日期、数量、预估单价、金额等内容，如申请物品需采用特别运送及保存方式的，应标注注意事项。2 请购单必须经仓管人员先作库存审核余缺，并签注意见，核准时应遵照核决权限办理。3 紧急采购不应经常发生，事后应补开请购单，原因是否为不可抗力，有无改善计划。4 应定期检讨请购单有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。5 请购单经相关权责主管核准后，依规定办理采购。采购承办人员接获请购单后，应备妥有关资料及预计采购厂商、数量等，呈单位授权主管核准后办理。6 采购方式应视货物性质、金额大小，是否经常使用（应分为常用品、常备品和非常备品），及市场竞争情况等因素加以考虑，然后选定访价采购、议价采购、比价采购、合约采购、招标采购和紧急采购等采购方式。7 采购部门应建立完整的采购资料记录，亦即每次办理采购业务后，即将不同采购方式的订购及询价资料，分类填入供应商资料卡，以供日后参考。8 合同和订购单的订立：采购单位依核准的请购单，填制采购合同或订购单，除一联自存，一联寄交供应商外，副联并同请购单送仓管验收部门（数量栏空白，由仓管人员于验收时填具），日后据以办理验收，另一副联送交财会部门，凭以审核并办理付款事宜。9 注意事项：（1） 询价资料平日应注意收集，力求详实完备，并保持最新时效，供应商资料亦应随时更新，保持正确记录。（2） 请购单必须经主管核准后，方得办理采购。（3） 办理比价、议价、招标等业务应符合公司规定。外购进度亦依预定采购程序加以控制追踪。（4） 大量采购以合约采购为原则，并应保持二家同时供货，以免受到供货质量等的限制。（5） 重要采购合约签订前须由法律中心专家审核。 70 新鸿光集团审计中心（6） 为提高进货品质，降低进货成本及便于管理，应建立可完全配合的协作供应商。（7） 遇到市场上有关各项商品的供应将大幅变化时，须通知有关部门，以便事先联系，报告呈核后，采取应变措施。十四、 验收业务内控要点指引1 采购部门于确定日期后应通知油库等仓储部门预作仓位安排及作卸货准备。2 供应商交货时，公司仓管人员应就供应商检附的送货单（运单）、发票（收执联与抵扣联）与订购单核对无误后，由其指示卸货地点，并依指定的方式卸货。3 属计重的货物入库时，应办理过重计量。4 卸货完毕后，仓储人员应依计量单核对其重量（容积），或依计数的方式核对数量。点收无误后，仓储人员应开立验收单。5 采购的货品，如属经常使用的商品、备件或规格特殊的机械设备，仓储人员于收妥后，依检验规范或买卖合约办理取样检验，并开立检验报告，连同样品送检验部门或请购部门办理检验。6 货物检验规范应包括：（1） 取样样品数。（2） 依该货物性质的重要性列出检验项目。（3） 各检验项目的品质标准或可接受范围。品质标准应采数值表示为原则。7 检验部门（单位）检验结果评定样品系正常或异常，并就检验情形加以书面说明，以供收用与否的参考。8 仓储部门收到检验结果通知检验合格，应即正式验收并登入商品实物帐进货栏内，办理入库并于备注栏注明验收单的编号，以便查考。9 仓储部门办妥验收入库后，应将检验报告、发票等加盖验收戳记并由主管人签章连同验收单送采购部门办理请款。1. 若检验不合格，则依采购部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期未交货的应依合约规定罚款或没收保证金。2. 注意事项：（1） 油品验收业务应依照油品检验规范规定办理。内部独立审计工作规范手册 71 （2） 取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单及或验收单必须相符。（3） 货物验收，必须会同验收部门与采购部门办理。（4） 如已分批收货时，仓储人员应在订购单上注明分批收货日期、数量，以复印件送采购人员。（5） 不合格的货物应通知采购部门退回或扣款。十五、 与采购合约不符业务内控要点1 仓储人员及采购人员应定期每周核对已发出的采购合约或订购单，如发现有逾期未交货情况，应与供应商联系，请其尽快依约送货。2 采购承办人员根据验收单上实收数量，与订购单或采购合约核对，若发现逾期未交货或已交货而逾期，且合约上订有罚款规定的