物业公司办公物品管理规定12.9RG

厦门xxx物业服务有限公司办公物品管理制度总 则第一条 为了规范办公物品的采购与使用，保证办公需求，节约经费开支，使办公物品管理工作有章可循，特制订本制度。第二条 本制度所指办公物品包括各类低值易耗品及其他办公物品。第三条 低值易耗品是指不能作为固定资产、价值低于人民币2000元的各种用具物品；其他办公物品是指作为固定资产、价值高于人民币2000元（包括2000元）的办公家具和办公设备，如电脑、复印机、打印机、照相机、扫描仪、摄像机等。第四条 办公物品的所有权归公司所有，行政部负责办公物品的统一采购、统一管理、统一调配使用。第一章 办公物品的采购第五条 各部门需要办公物品，应向行政部提出申请，由行政部统一采购。第六条 行政部可视办公物品库存情况、使用情况、各部门申请的数量、各部门需求的急缓等具体情况决定采购的时间，尽可能实现批量采购以降低采购成本。低值易耗品原则上每季度统一采购一次，其他办公物品原则上每半年统一采购一次。第七条 各部门应在每月下旬填写下个月的办公物品申请单，行政部经办人员经分类汇总后，草拟当期采购计划(包括预算)，并报行政部经理审核。行政部经理审核后根据公司相关的费用审批制度报公司分管领导或总经理审批。第八条 未经上述程序审核批准，任何人不得进行采购，否则所发生的费用由采购人自行承担。第九条 行政部每年初应组成专门的办公物品采购小组，充分调查市场行情，进行询价、比价、议价和售后服务的比较，选定价格低、质量优、服务佳、信誉好的商家作为当年度低值易耗品的定点采购商家。非低值易耗品的其他办公用品的采购应尽可能采取公开竞价、招标或产品订货会的方式。第十条 采购人员在经办过程中如发现实际价款超出预算的15%时，应立即终止采购并按本规定第七条的要求重新进行审批。否则，超出预算部分的开支由采购人自行承担。第十一条 采购人员应要求卖方按照实际支付的金额开具相应的正式发票。如因特殊原因无法取得正式发票的，采购人员应事先报上级领导，在取得上级领导和财务部门同意的情况下可不向卖方索取正式发票但应要求其开具收款收据。采购发票上应注名所采购物品的明细清单或附上电脑打印的物品清单，清单应注明物品名称、型号、单价、数量、总价款。第十二条 采购发票应由经办人、验收人、审批人三者签字后方可报财务部门报销。经办人即为采购人员，验收人为负责保管公司办公物品的专门人员，审批人即按照公司财务制度规定的有权审批的人员。第二章 办公物品的验收、保管第十三条 行政部应指派专人 (下简称“管理员”)负责办公物品的保管。管理员负责公司办公物品的验收及保管工作。采购人员应将采购后的物品连同发票及明细清单交管理员进行验收，管理员应根据购物清单对物品进行逐一核对，在核对无误的情况下在发票上签字确认。第十四条 每次验收入库当日，管理员应填写办公物品入库单一式叁联，第一联交办公物品采购人员，第二联由管理员留存，第三联交财务部。采购人员、财务人员发现办公物品入库单的内容与采购发票有误差的，应及时向管理员提出。第十五条 办公物品整理入库后，管理员应按照不同类别、规格、数量及时建立办公物品台帐。对非低值易耗品的其他办公用品还应进行编号、建档；对相关保修资料应妥善保存。第十六条 管理员负责办公物品的保管、调配和联系维修，对存放办公物品的库房进行整理、清扫，保持库房的整齐、有序、美观，并做好库房的防虫、防潮、防火、防盗工作。经常清查库存，做到帐、物相符。第十七条 管理员每月应填写办公物品库存月报表，对当月办公物品的发放、使用、库存、破损或报修、报废等情况进行统计，并于每月初5日内将上月报表报送行政部经理、财务部、公司总经理及其授权人。第十八条 行政部定期(至少每半年一次)会同财务部进行对账、盘点，验证账列资产的真实性，了解办公用品的使用状况，发现账物不一致的应及时查找原因并进行调整，保证公司资产的安全、完整和有效使用。第十九条 非低值易耗品的办公用品原则上不向外单位或个人出租或出借，特殊情况确需出租或出借的，应报公司总经理书面批准。第三章 办公物品的分发和使用第二十条 管理员负责公司办公物品的分发与调配。行政部指定专人代为办理公司高管人员的办公物品的领用、分发、管理；各部门应指定专人负责本部门办公物品的领用、分发、管理（以下统称：部门管理员）。第二十一条 各部门和员工应按工作需要领用办公物品。办公物品的使用部门和使用人应负有爱护并适当使用办公物品的义务，公司提倡节约，反对浪费，严禁将办公物品用于私人或违法用途。第二十二条 低值易耗品的分发和领用原则上每月一次，各部门管理员根据本部门上月经审批的办公物品申请单确定的内容领取本部门需要的办公物品。第二十三条 员工离职或退休时，应退还其使用的办公用品，由部门管理员办理相关手续。公司管理员和各部门管理员应对退还的办公物品进行查验，对于使用人原因造成的办公物品残缺、损坏或丢失的，公司有权酌情要求相关使用人承担赔偿责任。第二十四条 未经公司行政部审查、总经理或其授权人批准，各部门之间不得擅自调配、拨转非低值易耗品的办公用品。第四章 办公物品的报修与报废第二十五条 本章关于办公用品的报修与报废特指除低值易耗品外的其他办公用品的保修与报废。第二十六条 各部门在使用其他办公物品过程中，如发现下列任一情形，应立即填写办公物品报修单提交行政部：1、 损坏；2、 无法正常使用；3、 存在质量缺陷。第二十七条 行政部接到报修单后，应指派人员到现场核实确认，并在3个工作日内联系检修或处理。检修或处理后，办公物品使用人及其部门管理员、公司管理员应共同进行查验，确定可以正常使用的，应在办公物品报修单上签署查验合格意见，公司管理员还应在相应的办公物品档案中进行报修、检修或处理记录。因使用人过失或故意造成的毁损，公司有权要求相关使用人承担相应的赔偿责任。第二十八条 如出现下列任一情形的，办公物品使用人及其部门管理员、办公物品管理员应共同填写办公物品报废单，经行政部负责人审核、总经理或其授权人审批（超出董事会授权范围的大额办公物品的报废还须报董事会审批）后，可予以报废：1、 办公物品破损无法维修处理；2、 办公物品破损经维修处理仍无法正常使用的；3、 办公物品超过使用年限的；4、 因科学技术进步，办公物品继续使用不经济，拟提前报废的。第二十九条 办公物品报废单一式两份，行政部、财务部各留存一份。报废的办公物品由办公物品管理员负责回收、处理，并在办公物品台帐、档案中作相应记录。第三十条 行政部可定期对报废的办公物品进行废物变卖处理，但应事先草拟报废物品处理方案，并经财务部审核、总经理或其授权人批准。第五章 罚则第三十一条 办公物品的审批、采购、管理人员如未能严格遵守本规定，违反本规定进行审批、采购、管理的，一经发现，公司将予以通报批评并根据情节轻重扣发其月绩效工资并按规定要求其承担相关责任。第六章 附则第三十二条 本规定由公司行政部负责解释。第三十三条 本规定从颁布之日起正式实施。厦门xxx物业服务有限公司200xx年xx月第 5 页 共 5 页