工程 档 案管理策划书

目 录总 则.2第一章 档案管理流程.3第一节 项目文件的收集.4第二节 项目文件的整理.8第三节 项目文件的移交 .8第二章 档案管理内容.9第一节 计划、统计报表的编制与传递.10第二节 信息管理.10第三节 竣工资料及施工记录移交.11第一章 总 则本标准规定了通天国际电力工程有限公司档案的管理工作的流程和内容。本标准适用于通天国际电力工程有限公司档案管理工作。引用标准中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令1987第 58 号）中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令 第 5 号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）重大建设项目档案验收办法（档发20062 号）建设项目（工程档案验收办法（国档发19928 号）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）照片档案管理规范（GB/T11821-2002）中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范（Q/CSG 21804-2009）中国南方电网有限责任公司项目档案管理规定（Q/CSG213058-2013）第二章档案管理流程 我项目部档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目开工至竣工投产的全套工程档案资料。按项目档案管理过程分为项目文件收集、项目文件整理、项目文件移交归档三个流程。 第一节 项目文件的收集 一、收集要求 1、文件材料必须收集齐全、完整。各单位参照本规定附录B中的归档范围进行项目文件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应当归档保存的全部项目文件。 2、质量要求：归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用A4纸(297210mm)尺寸；文 件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。 3、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。 二、收集方法 应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。收集袋是在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)，收集文件时分类保存并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成收集袋。 第二节 项目文件的整理 一、整理要求 项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成部门（单位）负责整理，将项目文件进行分类后，按其形成规律和有机联系组成案卷（组卷）。案卷质量应符合中国南方电网有限责任公司项目档案管理规定（Q/CSG213058-2013）的要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。 二、组卷原则 组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于项目档案的保管和利用。 三、 组卷方法 我单位形成的施工文件，按单项工程、单位工程组卷。原材料质量证明文件，一般应按专业、品种、型号组卷。设备文件按专业、台件组卷。成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 四、卷内文件的排列 (1) 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 (2) 图纸按专业、图号顺序排列。 (3) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。五、案卷的编目 (1) 编制卷内文件页号 卷内文件按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件为单位编写页号，每份文件页号均从“1”开始。 印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。 (2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录 C。由建设单位向各参建单位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名一般用铅笔在档案装具上临时编制，通过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件 通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。案卷按照“案卷封面卷内目录文件材料备考表”的顺序进行排列。 (3) 编制检索工具 参建单位完成整理后，编制好科技档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接受项目文件归档审查。 建设单位办公室部门完成项目档案的汇总整理后，为每一个单项工程设立相应的项目档案目录夹。档案目录夹按照“竣工档案立卷说明 科技档案分类目录 对应分类目录中的卷内目录”的顺序排列。竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。 竣工档案立卷说明应包含下列内容： 工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等。立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。 六、 案卷的装订 (1) 案卷的装订要求 文件右下页边齐整、无倒页；破损的文件应修复；去掉留存在文件材料上的金属物；文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一幅面。 图纸按 GB/T10609.3 技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后幅面为A4（297mm210mm ）尺寸，标题栏外露。 案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。 装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。装订的案卷厚度一般不超过40mm。以件为单位装订的文件或不装订的图纸在每份文件材料的右上角加盖档号章，档号章样式见附录E。 (2) 装具规格及制成材料 档案盒采用 220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。 档案盒外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为10、20、30、40、50、60mm。 案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297mm210mm，宜采用 70g 以上白色书写纸制作。 案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字迹要清晰端正。 第三节 项目文件的移交 一、 移交项目档案时，应同时移交纸质和电子文件，以及音像、照片等其它载体形式的文件。项目电子文件的归档应依据中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范执行。 二、 收集整理的项目文件与工程建设阶段同步归档，工程建设每完成一个阶段，相应的职能部门即向办公室部门移交经整理的项目文件归档。除后评价文件外，各职能部门收集整理的项目文件最迟在工程投产后90天内完成归档。 三、 除保管自身形成的档案，还应根据本规定的条款，适当增加项目档案的制作和移交份数。向建设单位移交的项目档案要求至少为两套，在工程投产后 45 天内完成归档。 第二章 档案管理内容第一节 计划、统计报表的编制与传递工程项目经理部结合公司经营部，负责计划、统计报表的编制与传递，每月按规定时间向公司、监理方及建设方提交各类统计报表。一、工程开工前所报资料工程开工前，应向项目法人或监理工程师提交下列文件：A-01工程开工报审表（W）A-03施工组织设计报审表（H）A-04 专项/重要施工方案报审表（H）A-05 _方案报审表（H）A-08 人员资格报审表（W）A-09 主要施工机械/工器具/安全用具报审表（W）A-11主要测量计量器具/试验设备检验报审表（W）A-13 进度计划报审表（W）二、施工过程中每月按时上报施工过程中，每月按时向公司本部、监理工程师及项目法人单位报送以下各表：当月工程形象进度表；施工实物工程量完成情况统计表；完成投资额统计表；施工质量报表，综合反映报告期内的施工质量状况、存在的问题和采取的措施；提出下一月的工程计划和要求；第二节 信息管理一、信息管理的目标保证信息可靠、快速、准确的流通和传递，充分发挥信息的引导与勾通作用，提高工程质量和服务质量，提高顾客满意度。信息管理流程图：设备材料供货商项目法人及其代表项目经理部监理工程师公司本部施工队、班组设计单位指令流反馈流信息流二、信息管理的措施施工现场由技术员、材料员、及其它管理人员组成信息流通渠道，及时向项目经理汇报整理相关信息，利用项目部网络或传真及时快捷的与各相关部门勾通。及时向业主方汇报以下信息：按业主的相关要求及规定的格式，提供投资计划完成情况统计报表；施工实物工程量完成情况统计报表，形象进度情况（应与投资统计报表相一致）；施工质量状况报表，应反映报告期内的施工质量状况、存在的问题和采取的措施；物资统计报表，其中应反映各种材料定货、加工、运输、到货情况、质量情况、是否满足施工要求以及存在的问题。各种计划、统计资料均实行计算机管理，书面资料和电子文档同时提交与项目法人。利用公司信息管理平台，及时上网进入相关模块反映现场的各种进度与问题，使公司上级清楚现场的情况与存在的问题，给予帮助解决。也及时的根据现场情况调整网络计划，合理的控制工期。利用电脑及相关的软件对实际工程量、材料供应情况、设备管理情况等进行合理的统计。第三节 竣工资料及施工记录移交竣工资料及施工记录及时整理，按照GB/T19001-ISO9001质量体系文件竣工资料编制交付程序进行，并结合业主方的要求，编制竣工资料电子版予以移交。一、工程竣工资料及施工记录u 工程开工、竣工报告；u 竣工图纸及施工图会审纪要；u 设计变更通知单，材料代用清单及签订；u 自购材料的供货商资质证明、出厂质量合格证明及试验报告；u 项目法人供应材料的资质证明、产品合格证及试验报告；u 工程实验报告及试验记录；u 施工缺陷处理明细表、附图以及工程遗留问题；u 中间检查、竣工验收记要及工程启动验收证书等验收文件。以上所有施工记录表应签字，手续齐全，并有监理工程师签证。二、资料移交和要求1、资料验收移交程序.竣工资料和施工记录的移交工作由项目部负责，各施工队协助，公司工程部把关。 .分部、分项工程完工后，由施工队质检员负责将原始施工记录收集、检查、整理，上交给项目部质检员及技术员审核、汇总后，提交监理工程师审验。 .监理工程师审验后，按照原始施工记录把数据输入计算机，并打印出要求份数，再对照原始记录签字和经监理工程师签证。 .所有承包范围内的全部工程达到溪洛渡右岸电站送电广东500kV 同塔双回直流输电工程-昭通换流站工程施工验收规范的规定后，将竣工验收报告报给监理工程师，监理工程师复核确认具备竣工验收条件后，签署意见，并报项目法人批准，组织正式竣工验收。 .竣工验收现场检查结束后，根据验收组提出的工程缺陷及修改意见，立即组织人员消除缺陷，消缺工作完成后，向项目法人提出复检申请。 .工程复检合格后，由项目部向项目法人交付全部工程资料，办理工程竣工资料移交手续。1）竣工图的整理项目部工作人员将积极配合好设计单位做好竣工图的整理工作，提供一切设计单位所需的相关资料。2）施工记录和检验记录的编制整理A. 项目部技术人员将审核后的施工记录和检验记录分类装订成册，加装封面并签字；B. 项目经理、技术负责人复审施工记录和检验记录，确认无误后在相关位置签字。3）产品合格证和试验报告的编制整理A. 材料的产品合格证及原材料试验、化验报告分类整理并装订成册；B. 工程所做的各种试验的试验报告装订成册；