浅谈秘书工作方法

学校代码：10484 学 号：150108207185河南财经学院HENAN UNIVERSITY OF FINANCE AND ECONOMICS自学考试（商务秘书专业）本科生论文论文题目：浅谈秘书工作方法专业名称：商务秘书工作单位：信阳农专作者姓名：胡亚萍 联系方式：15225364659浅谈秘书工作方法摘要:秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。为了避免由于方法失误导致工作效率低下，阻碍工作展开，我们有必要概括出秘书工作的特点和方法。本文从角度论述了秘书工作的性质、方法、特点，并由此提出一些建议。关键词：秘书，工作，方法，特点 Discusses secretary the method of work ABSTRACT :Secretarial work, the main task is to provide leadership to do a comprehensive auxiliary service is the leading, but also services for the authority of its various departments, services for the grassroots and the masses in order to better accomplish this task, you must first solveMethodological issues. This article discusses the three aspects of the working relationship between the communication method, adjustment method of work behavior and work time scheduling method the methods of work of the secretarial staff.KEYWORDS: Secretary, work, method,character目 录1 秘书概论51.1秘书的概念51.2秘书一词的来源51.3关于秘书机构62 秘书处的工作性质73 秘书人员应具备的素质73.1基本素质73.2业务素质83.3文化素质83.4管理素质93.5社交素质94 秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术104.1要协调好各种关系104.2要掌握理事艺术115 秘书人员的工作原则116 秘书人员的良好工作作风126.1忠于职守，自觉履行各项职责126.2服从领导，当好参谋126.3兢兢业业，任劳任怨126.4谦虚谨慎，办事公道126.5恪守信用，严守机密136.6实事求是，勇于创新137 新时代形势下对秘书工作的具体要求137.1实现职能创新137.2强化协调工作147.3强化公共关系工作147.4实现服务创新147.5实现技术创新158 参考文献：17浅谈秘书工作方法秘书工作既是业务性工作，也是管理性工作，工作的好与坏都直接影响整个机构或部门的形象及其政治经济环境中的竞争力，为此我们应该明确秘书工作的属性，明确秘书工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作的方向，才能找到做好工作的途径和规律，从而使工作顺利展开。1 秘书概论1.1秘书的概念 秘书在词典中的传统解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。 在现代社会，“秘书”一词的应用范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以随处可见。国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”可以说，只要有机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对秘书一词下一个准确统一的定义，就变得困难了。 但是，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，是非常有必要的。 1.2秘书一词的来源 1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书，尤指禁书。 5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。1.3关于秘书机构 1、各级秘书机构 （1）中央机关的秘书机构 （2）省、市、县机关的秘书机构 （3）基层单位的秘书机构 2、各类秘书机构 （1）人民解放军系统的秘书机构 （2）企事业单位秘书机构 （3）民主党派 （4）人民团体 此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，或者叫会务组。 2 秘书处的工作性质 一般的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点： 1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。 2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。 3、管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。 4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。 只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。 3 秘书人员应具备的素质 3.1基本素质 1、先做人，后做事。从小处说要完成一项工作，从大处说要成就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。先做人后做事，是从主次地位角度来说的，先做人、后做事两者是辩证统一的，应该把两者统一起来，看成是同一过程不同层次或方面。作为秘书人员，要有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。真正做到堂堂正正做人，认认真真做事；在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事。只有在做事的工作过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而才能把事情做好。做到办事扎实，待人诚实，为人朴实。2、敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、脑勤，具有敏锐的洞察力和政治鉴别力，设想周到，能起到拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中不能夸夸其谈，言过其实。要做到言之有物，言之有据，言之有理，言而有信。3、博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习、善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习和实践的过程。中国有名古话讲，“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之，”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这才是做好秘书工作的保证。3.2业务素质 1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，在秘书岗位工作，加之秘书岗位的要求，需要一定的理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关秘书工作的最新理论知识，保持清醒的学习头脑，才能够在工作中始终把握正确的工作方法，保持较高的工作效率。在掌握包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的基础知识的同时。另一方面也要注意收集新的信息，关注于秘书工作相关领域的最新的发展动态。 2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 3.3文化素质 1、要具备一定的文字综合能力。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，熟悉业务知识，掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员要加强写作实践，熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表过技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。在这一点上，虽然参加工作以来一直刻意的注重提高，但还是离要求有很大差距。今后会更加努力提高此方面的能力。 2、了解一些社会科学知识。学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。3、 熟记与秘书工作相关的外语知识。作为当代职业人员，基础的外语知识是必不可少的，无论是对于理论知识的获取，或者对世界专业前沿的了解，都应该具备基础的专业外语知识。3.4管理素质 要有一定的组织协调能力和管理经验。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。所以，秘书人员一方面要要对本部门整个工作有所了解。通晓办事的渠道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。提高组织能力，向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。3.5社交素质 要具备能明辨是非和广泛的社交能力。当前社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本。这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，虽然是公事公办，介社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。4 秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。 作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点： 4.1要协调好各种关系 在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。 此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，这对于我们搞好工作也是大有好处的。 4.2要掌握理事艺术 1、工作要有计划 长远计划：五年、三年、一年 短期计划：一个月、一个星期、每一天 2、养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。 3、始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。 4、要有较高的说、写能力， 即语言表达能力和文字写作功夫， 这也是做好秘书工作必须具备的。 我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。 5 秘书人员的工作原则秘书工作应遵循规律并使之作为行为的准则。秘书工作本身就是一项“服务性”工作，如果不遵循规律，只凭自己的主观做事，这不但做不好工作，反而会给机构或部门添乱产生负面影响，所以、秘书工作不能违背机构或部门的规章制度和机构或部门负责人的思想精神与工作指示，一切要从实际出发、要以维护大局为重去开展好工作。秘书工作直接关联着机构或部门的命运，所以，秘书工作必须做到以下三个保证：保证忠于职守、爱岗敬业，保证秉公办事、廉洁自律，保证严守机密、遵纪守法。6 秘书人员的良好工作作风6.1忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员都要忠于职守，热爱本职。这是最基本的职业要求和良好的工作作风。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不假公济私。6.2服从领导，当好参谋 作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。6.3兢兢业业，任劳任怨 秘书人员的工作性质，要求其工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨，决定其工作内容主要是实干。秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。要具体而紧张的工作中，要严明组织纪律，发扬吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，要脚踏实地，不计个人得失，甚至委曲求全的精神。6.4谦虚谨慎，办事公道 热情服务，谦虚谨慎，这是秘书人员应具有的工作作风和良好美德。不能因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作。办事公道正派。对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。6.5恪守信用，严守机密 恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信、行必果。一经允诺的事情就要尽力办到，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是秘书人员职业的最基本要求，也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。6.6实事求是，勇于创新 要坚实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。7 新时代形势下对秘书工作的具体要求7.1实现职能创新1、强化信息和调研工作做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，为企业经营服务。 （1）企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。 （2）企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。企业秘书还可以通过调研为企业领导提供决策的参考信息，所以随着社会市场经济的不断完善，企业秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。7.2强化协调工作市场经济条件下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。现今企业秘书的协调主要是对外协调和经济关系的协调，因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，多运用经济手段，法律手段，站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调，并不断提高自己的协调能力。7.3强化公共关系工作任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。科技论文。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。其中13%的人要他周围的20个人讲述。”7.4实现服务创新面对竞争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，必须做到主动服务，超前服务。现代领导科学和管理科学要求领导决策和管理逐步从经验型转变为科学型，在做出决策前必须进行大量的信息处理，情况调查分析，方案的设计优选，以及决策后的查办总结等工作。这些工作不可能由领导一一躬亲，而要靠有关部门和提供智能服务的“思想库”、“智襄团”来完成。秘书人员作为领导身边的参谋助手是义不容辞，责无旁贷。从时效和质量上，必须做到超前，迅速，主动，准确，优质，既要办文办事，又能出谋献策；既收发传递信息，又要综合处理信息；既要重视经验，又要加强科学化管理，积极开展创造性的工作，实现主动超前服务。企业秘书还要正确认识和掌握秘书工作的规律和特点，实现工作科学化。不断加强对程序性工作的科学办理，如领导班子召开的各种会议，月、季、年度工作总结报告，文件的登记，传阅和办理，信息的收集编送等，都有一定的周期和相对固定的步骤。对于这类工作要提前确定好办理方案，做好准备，付诸实施；对于非程序化的工作要做到超前预测，把工作做在前面。比如，每年的中心工作，重大事项，一个阶段的重点工作，一些季节性较强的工作等，都是可以事先知道的，只要我们在实际工作中留心观察，善于捕捉信息，勤于思考判断，提前做些准备工作，到时就可从容不迫。7.5实现技术创新在网络技术飞速发展和信息爆炸的今天，谁能以最快的速度掌握信息，谁就能在信息社会占据市场。科技论文。因此现代企业秘书使用先进的工作平台，掌握现代化的办公手段，是企业秘书做好一切工作的基础。当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。U盘、计算机、静电复印机、自动电话机、录音笔、摄像机、传真机、扫描仪等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。随着电子商务的飞速发展及国际业务的大量增多，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。科技论文。无纸办公、无纸贸易已成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。如果对方公司急需公司的文件资料，运用现代化的传真机以极快的速度已传到了对方公司。因此企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须依靠新技能走办公自动化之路。企业实现办公自动化后，不论办文还是办会，都会大大提高工作效率，一个很简单的例子，传统发文秘书人员要一个单位一个单位的电话通知后再发放，而且如果所属单位不在同一地域，文件将会很长时间才能收到，实行网络办公后鼠标轻轻一点，几秒种后就可以把文件发给指定的人员，既快捷又准确，工作质量和效率提高了几十倍甚至上百倍。我国的秘书，除了在党政机关服务的以外，大多数分布在各行各业，而每个行业都有一定的专业。秘书不是专业人员，不能要求其成为某专业领域的专才，但也要熟悉所在行业的专业知识，否则就无法在该行业立足，更谈不上起草专业性文件，处理专业性事务了。因此，秘书应成为通才专才型人才，具备并不断提高较高的政治素质、扎实的文字功底、过硬的技术素质和良好的综合素质。 未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神。总之，秘书工作的核心是为领导工作做好业务服务和事务服务，是领导日常工作的助手，是领导联系组织和群众的桥梁，要做好秘书工作不但要不断适应环境、适应领导的工作特性，而且还要不断熟悉本机构或部门岗位的职责和流程，因此、做“服务”的重点是做好业务服务，做好业务服务的重点是秘书自身的文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高：“精心做好每件事，忠诚服务每一天”，我想、这就是做好秘书工作的决窍。8 参考文献：1高尚卿.秘书学.北京:中国商业出版社，1997.2池松军.试论现代制度下秘书工作的转变.江汉大学学报，1997，(2).3黄海兰论跨世纪企业秘书人才的素质.秘书，1998，（6）.4陈合宜.秘书学.广州暨南大学出版社，2003.5洪琦.新时代 新秘书. 参政消息副刊9-16版第251期，2005，11.6向国敏.现代秘书学与现代秘书实务.上海华东师大出版社，2005.