文件服务器管理规范

文件服务器管理规范一、文档管理内容：1、存储方式：A、 按照项目名称建立大的目录：例如：10年春季/10年秋季等等。B、 每个目录下根据文档的用途再建立子目录：例如：原料、辅料、配件、饰品。C、 子目录内根据具体业务情况，采用用途日期的方式，分别备份：例如：10年秋季西装面料；这样做可以多保留不同的设计版本，以便后期总结经验教训。D、 针对子目录内特殊的文件，有时可以根据文档产生的部门或者归属，定义设立不同的专用管理员帐号，分头各自维护：例如：软件需求调研、仓库物流量调研和数据分析、计划部运作流程方案。E、 照片、影像、动画文件因为文件通常比较庞大，设立专门的目录进行分类存放：建议将比较大的图像或者电影文件，由管理员进行无损压缩，以便节约更多的空间，等项目结束后，一起刻盘存档。2、存档文件分类：（以下举例，实际可以变更）A、 代理商合同范本：项目招标、设计阶段的，包括提案书在内的相关文（不包括合同），如果存在不同设计方案或者多个不同版本，建议分别使用不同的文件夹分别存放。B、 软件基本规格书：软件系统相关的：计算机配置、网络配置和结构、软件功能模块、计算机相关流程等等。同样建议使用专门目录，分别存放。设计部门等也可以照此设定。C、 开店计划书等：开店等工作是多个部门联合作业的，相互之间配合的进度、要求等说明文档和相关资料等等。D、 公司业务和网络通讯等：门店、总公司等计算机之间的通讯规格书、网络拓扑架构等资料。E、 仓库整体布局图：包括：货架、自动设备、建筑、计算机等的设计资料。F、 门店布置和装修图纸等：包括：组件图、网络布线图、电气图纸、货架图等等。G、 电器图纸：公司、门店等等的电器原理图、控制柜外观图、计算机网络布置图、自动设备电源图、计算机电源图等等。H、 使用说明书：软件系统说明等等。二、管理方式：1、 新资料加入：各个部门分别整理各自部门的文档，分别存放到各自相应的目录中去；对于不同阶段的文档需要有区分的分别存放到不同目录中去。2、 资料更新： 各个部门的责任人，分别负责汇总、更新自己部门电子文档，原则上不允许相互交错进行跨部门的文档备份、恢复、修改等操作。3、资料取用： 电子版的所有文档，除非工作需要，原则上不允许跨部门传播，更不允许外借或者向客货甚至第三方外散播，否则一旦发生纠分，则公司将追究相应的法律责任，公司保留追究相应的损失赔偿的权利。三、安全和用户帐号管理：1、 服务器管理员：首先，负责服务器本身的安装、维护，保证系统正常运行；其次，负责建立各个文档目录，负责整体数据备份和恢复；最后，负责整个服务器的用户管理员帐号的设立和安全，其他用户由各级管理员根据工作需要，灵活增加和取消；其他人员不经授权，不得随意向服务器上安装和拷贝软件和文件，更不允许随意修改、删除文件。2、 文档资料管理员：服务器管理员，根据公司要求，仅仅设立23名文档管理员，分别负责不同部门的文档管理工作。并随时根据需要，增加、修改或者删除临时的用户，以方便实际工作；具体工作主要包括：A、 负责平时的文档收集、整理工作B、 负责本部门相关文档在服务器上的：增加、更新、备份和无用资料的删除；C、 负责项目结束后，文档资料的公司移交工作；D、 负责本部门外地现场员工的远程访问的帐号管理；3、 远程访问人员：原则上需要，现场需要的资料，事先联系公司相关人员，以电子邮件或者快递（书面资料）形式进行传递。除非特别需要，一般不推荐采取远程访问的方式进行资料存取。需要进行远程存取的用户，请事先联系公司相应部门的文档管理员，让其解冻相应远程访问用户的帐号，同时设置相应的访问口令，之后远程访问操作就可以开始了（设置非常简单，一般普通办公室人员，熟练熟练程度，设定动作的操作时间不超过2分钟）。四、数据提取记录和访问日志管理： 公司根据需要，设立相应的访问日志管理机制，定期（一般1周）查看相关的服务器访问日志，以便确定哪些访问工作是必须的，是否存在越权访问和外借黑客入侵行为，以便保证服务器的安全运行。五、文件更新和备份：1、 哪些情况下需要更新、备份： 有资料修改、有需求变更、有设计变化、有设备改变、有布局或者流程发生变化等等情况，需要另外建立目录，目录上需要表明日期，同时目录内部需要建立相应日志文件，文件名一律使用：readme.txt作为日期记录的标准格式和名称，说明为何建立、修改、备份；2、 更新和备份的原则和做法： 首先，在相应目录下建立新的子目录，同时依照相应命名规则，命名目录名称； 然后，写readme.txt日志文件，记录本次修改或者备份的原因； 最后，开始写入新文档和资料； 原始资料不允许删除，等整个项目完全结束后，经过本部门协商，哪些彻底成为废资料了再删除也不晚，服务器上有足够空间进行多次反复备份。六、网络结构示意图：七、外部远程访问方式：使用FTP进行访问，方式是打开任何互联网浏览器，输入：ftp:/210.22.119.182/或者ftp:/210.22.119.158都可进行内部文件服务器的访问。或者使用其他Ftp文件传输工具都可以进行文件访问。（完）范海江 2009年11月7日请公司审核后实施。