华-北-集-团报销制度及资金审批流程

华 北 集 团财务费用报销制度及实施细则 拟定人：崔莉培审批人：为规范集团各种开支费用报销及付款程序，加强集团财务管理，控制成本，切实保障集团利益，特制定集团费用报销制度及实施细则。第一部分:关于报销的审批流程及原则一、 报销流程1、一般的报销流程(预算范围之内或有经审批的费用）集团: 经办人本部门经理（或上级主管）-财务负责人审核在执行总裁审批出纳支付2、特殊的报销流程(预算之外或没有经审批的费用）原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属集团正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批:经办人填制单据并补申请报告本部门经理（或上级主管)复核执行总裁审核执行总裁审核公司出纳支付3、分公司的报销流程（一般报销流程）经办人财务负责人审核分子公司总经理审批出纳支付（特殊报销流程）经办人填制单据并补申请报告分公司财务负责人复核分子公司总经理审核集团执行总裁审批分公司出纳支付二、 审批原则1. 费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用.2. 不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交公司总经理、执行总裁审批，不得未经财务人员审批直接提交公司总经理、执行总裁审批。3. 出纳必须凭由经总经理、执行总裁和财务负责人均签名后的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评,并实行扣除当月薪金20的处理,如造成经济损失,由出纳及相关人员承担连带责任。三、 报销、审批及审批的责任经办人:因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据,对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。部门负责人：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作.财务人员：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见.分子公司总经理：对所负责的分公司的费用进行全面管理,在集团授权范围内审批所管理的分公司的费用报销。第二部分：报销原则1. 预算内的费用方可直接报销。2. 所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则,严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。3. 严禁报销虚假费用的行为。4. 无预算或预算外的费用报销须经集团执行总裁签署意见、集团总裁批准后方可列支。5. 每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小,一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部不予受理。6. 所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前,应该先书面请求总经理，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏的现象,事先申请以总经理签名的日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知集团执行总裁或分子公司总经理，得到许可后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。7. 关于报帐时限,上月28日后至当月28日的期间费用必须在当月报销，差旅费用必须在结束后三天内报销.逾期单据，财务部不再受理,由此造成的损失,由报销人自己承担.因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据；被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现,将严肃处理。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告,分公司由总经理签署意见后才可以报销。8. 跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。9. 大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式,超过 -元而用现金支付的,报销时必须详细说明原因,经财务部审核,无正当的理由,一律退回。10. 从出纳处领取报销款时,需报销人签名确认。对于领款不方便的，需由他人代领的，本人应该出具书面代理书，指定代理领款人.由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其他人不得代领，发放人员有权拒绝。出纳把代理书附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项是否如实发放.第三部分：提供原始凭证和报销单填写的要求1. 因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。2. 报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票,不予受理。无“顾客名称”的发票，不需填写。另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。3. 各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共张，金额元。票据粘贴混乱,不注明张数、金额的单据一律退回。4. 原始单据遗失的应尽量取得出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部签署意见后方可报销。5. 报销单上所有内容均需完整填写,严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单的“经办人务必由本人亲笔签名,单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要费用管理规定费用管理的把关人为财务人员，财务人员应对每笔发生费用进行核查，并及时对一些费用进行归集汇总，提供准确的财务数据。一、 公关费1. 凡因集团发展需要而发生的公关费(包括餐费及赠送礼品费用）,必须事前提出专项申请，根据资金权限由相关人员审批。2. 报销时必须提供已经审批的申请报告（ 元以内除外，报部门负责人备案即可），财务人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单.二、会议费1. 此会议费仅指分公司内部会议物品费、餐费等费用。内部会议具体指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。2. 经办人在报销会议费用时必须遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：开会主题、会议地址、物品清单,会议费用应按餐费、物品费用等分类汇总,直接写会议费用元的不予报销。3. 在会议同时发生的活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。4. 超预算或无预算举办会议，一律不予报销。5. 会议结束后一周内,会议主办方应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。三、活动费、招待费及奖励费用1. 经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：活动内容，参与人员（附参与条件）,活动日期，活动地点，活动费用应按餐费、物品费用等分类汇总,直接写活动费用元的不予报销。2. 经办人在报销奖励费用时应注明以下信息：奖励条件，奖励内容，奖励人员,并附奖励签收清单,提供不完整的一律不予受理。3. 经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间,招待目的，招待人员，陪同人员，招待地点.4. 活动、招待或奖励费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。四、 市内交通费1. 提倡节俭，外出办事,应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情况需乘坐的士，应事先获得总经理批准.2. 发生费用后，应立即填写报销单，频繁外出的可以一周报帐一次。3. 对于出租车票，必须取得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。4. 连号的出租车票,不论何种原因都不得报销。5. 对于长距离(如跨城市）的出租车票，比照长途车的票价予以报销，多出不报。五、 差旅费1. 差旅费指相关人员参加总部组织的会议或培训等活动而发生的交通费、住宿费等,除此类活动外分公司高管(总经理、副总经理）另行有出差活动需事先报集团审批，分公司其他人员另行有出差活动由分公司总经理审批，否则费用自理。2. 经办人报销时此类差旅费应附集团的开会通知或的出差申请单，并注明出差人数，财务人员根据集团通知或出差申请审批单的费用报销标准审核.3. 集团组织人员调动而发生的差旅费一律由当事人在新入职公司予以报销,副总经理以上(含)高管可以报销飞机票等车票，其他人员可报销的交通费以火车硬卧为上限，超出部分自行承担。六、 文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由综合管理部门统一采购，其他员工不得私自采购。报销时应附填写完整的采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品的明细,仓管、结算部门的验收证明才可报销。并做好各部门的领用存登记。如不能按规定提供附件的一律不予报销！ 第五部分：附则1 本制度自颁布之日起生效。2 本制度解释权归集团财务部门。3 以上条款未规定事项，由总裁决定后出台临时规定以做说明。华北集团集团2012年3月29日星期四15华北集团分公司资金审批流程及权限一览表(10万以下资金调动由执行总裁负责，10万以上资金调动需经总裁董事长签字）审批签字:说明:1、资金审批中，由执行总裁视项目的重要并根据集团总裁、董事长授权,决定是否需上报总裁、董事长核准。2、股份公司与分公司流程一样。3、分公司没有财务主管，由会计行使职权.4、财务总监没有上岗时，由财务中心最高管理者担任或总裁直接审批。单元格内空格的表示此处不需签字金额分子公司审批部分集团公司审批部分分类支付项目说明环节申请审核审批审批审批审批审批工资奖金福利行政工资奖金福利所有薪酬制度内项目支付前不论金额会计总经理财务总监执行总裁各项业务提成根据业务制度不论金额会计 总经理财务总监执行总裁分红政策分红报批时不论金额会计 总经理财务总监总裁董事长固定资产固定资产购置不能在预算中申报，必须专项书面申请报批时1000元（含)以下营运经理财务主管总经理10005000元（含）营运经理总经理财务总监执行总裁5000元以上营运经理总经理财务总监总裁办公场所装修或维修预算报批时5000元以下营运经理总经理执行总裁5000元以上营运经理总经理财务总监执行总裁20000元以上营运经理总经理财务总监总裁经费活动经费/会议预算含业务招待费报批时5000元以下财务主管总经理执行总裁5000元以上财务主管总经理财务总监总裁公关慰问等专项费用主要是用于政府机关的节日慰问、专项接待等费用报批时元(含)以内财务主管总经理元以上财务主管总经理财务总监执行总裁元以上财务主管总经理财务总监总裁广告宣传广告/宣传指投放于媒体的广告、宣传品的印刷、发放等报批时报批时5000元以下部门主管总经理执行总裁5000元-20000元部门主管总经理市场策划管理 执行总裁20000元以上部门主管总经理市场策划管理总裁公务借款经批准预算内项目的借款不论金额财务主管总经理经批准预算内项目的借款预算外项目，如临时购买物品5000元以下财务主管总经理执行总裁5000元以上财务主管总经理财务总监执行总裁10000元以上财务主管总经理财务总监总裁单元格内空格的表示此处不需签字金额分子公司审批部分总公司审批部分分类支付项目说明环节申请审核审批审批审批审批审批借款员工个人借款员工未发放工资的60%之内可以外借,如有特殊情况,超过全部工资的应报集团总部审批。报批时500元（含）以内财务主管总经理总经理签字并承担担保责任1000元以上财务主管总经理 财务总监执行总裁外部单位借款报批时不论金额财务主管总经理 总裁董事长取现提取现金（含从对公帐户转款到存折户、个人卡帐户）月度资金预算内项目提取前10万以下财务主管总经理10万以上财务主管总经理财务总监执行总裁预算外提取现金提取前2万以下财务主管总经理2万以上财务主管总经理财务总监执行总裁5万以上财务主管总经理财务总监总裁资金互转指公司帐户之间转帐,不包括对公户转存折户、个人卡户20万以下财务主管20万以上财务主管财务总监执行总裁办公用品及杂费必须有月度预算统一报集团审批报批时办公日用品营运经理财务主管总经理执行总裁耗材及易耗品营运经理财务主管总经理执行总裁办公设备维修营运主管财务主管总经理执行总裁通讯费营运主管财务主管总经理执行总裁单元格内空格的表示此处不需签字金额分子公司审批部分总公司审批部分分类支付项目说明环节申请审核审批审批审批审批审批办公费用交通差旅费市内交通费本人财务主管总经理 差旅费（凭出差单）本人财务主管总经理邮递运输费不论金额营运主管财务主管总经理租赁/水电/物管费经常项目（有合同）不论金额营运主管财务主管总经理临时性租赁报批时5000元(含）以下财务主管总经理5000元以上财务主管总经理财务总监执行总裁总裁增加/扩大办公场所不论金额总经理 财务总监执行总裁总裁中介机构费/会费(不含公关费用）法律/财税/工商等5000元(含）以下财务主管总经理执行总裁5000元以上财务主管总经理财务总监总裁其他股东分红支付时有董事长书面决议不论金额财务主管总经理财务总监总裁董事长税金营业税/个人所得税财务主管总经理财务总监企业所得税财务主管总经理财务总监商品（产品）置换报批时不论金额营运主管财务主管总经理财务总监总裁