行政人员行政办公必备的管理工具

行政办公管理工具第5章 行政办公管理图表51 日常接待管理图表511 日常接待事项图制订接待计划和预算访客登记来电记录公务接待日常来宾接待商务接待接待总结接待宴请接待报销日常接待事项512 来访客人登记表 编制日期： 年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式证件号码是否预约被访人来访事由时间值班员进入离开123编制： 审核： 513 接待工作日记表日期年 月 日记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备 注编制： 审核：514 客户来电记录表 编制日期： 年 月 日来电日期来电时间客户名称联系方式被访人来电事由预约来访时间受理人备注月日时515 来宾接待计划表 编制日期： 年 月 日来宾单位来宾人数参观日期姓名性别年龄职务姓名性别年龄职务来宾参观事由及要求有无摄像及其他新闻要求接待部门主要接待人陪同人饮食安排住宿安排接车司机及车辆接待计划接待部门负责人办公室主任行政总监总经理备注516 公司参观登记表 编制日期： 年 月 日参观单位参观日期参观人数参观区域参观负责人公司接待部门接待负责人公司陪同人员参观目的参观路线参观内容备注517 公司参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观人员职务单位参观区域参观内容参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管518 公务接待审批表来宾单位来宾人数来访日期带队人姓名职 务停留期限公司接待负责人部 门职 务来访事由接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求接待部门经理意见： 签字： 日期： 年 月 日行政部经理意见： 签字： 日期： 年 月 日总经理意见： 签字： 日期： 年 月 日备注519 商务接待安排表填表人： 填表日期： 年 月 日来宾单位负责人姓名负责人职务随行人员名单到达时间停 留 时 间人 数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄 影礼 品音 响欢迎标语用 餐鲜 花宣传材料礼 仪导 游题 词水 果其 它负责接待部门意见 签字： 日期： 年 月 日总经理意见 签字： 日期： 年 月 日5110 接待宴请申请表 编制日期： 年 月 日来宾负责人所在单位工作职务宴请负责人所在部门工作职务宴请时间宴请人数陪客人数宴请理由宴请规格是否符合公司规定部门经理签字批准人签字经办人签字签字日期签字日期签字日期5111 接待宴请记录表填表人： 填表日期： 年 月 日宴请单位宴请人数客人名单宴请时间宴请地点宴请标准结算方式金额宴请负责人批准人备 注5112 接待工作总结表 编制日期： 年 月 日来宾单位来访人数来访负责人工作职位接待部门接待负责人预计费用实际费用接待任务完成情况第一天第二天接待总结成功经验待改进之处部门意见 签字： 日期： 年 月 日52 行政会议管理图表521 会议事项管理图制订会议计划完成方案审批做好议程安排做好会议纪要发出会议通知组织与召开会议编写会议总结汇总年、月、季度会议会议事项管理522 年度会议计划表 会议名称项目举办次数举行日期会议时间会议目的参会人员司 仪主 席事务负责人会议记录员523 年度例会安排表活动名称日期内容预算承办部门负责人联系方式新年宴会创立纪念日新员工就职典礼员工运动会员工旅游全员表彰大会例行常务会议记载事项123524 年度会议汇总表编号： 年度：_年 会议信息编号会议名称会议性质宗旨及议题会议地点会议时间参与单位主持人预计人数参会人数123525 会议方案审核表序号审核项目审核建议审核结果1会议的主题2会议的规模：（总人数）查邀请回函3会议预算4会议日期及时间安排5会议总负责人6会议事项分工7会议日程安排8会议流程安排9依来宾名册制定工作安排10各类函件发放工作安排11纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排12来宾交通与住宿安排13会场的预订、布置安排和计划14会场花饰、看板和标示计划15服务柜台的安排16会议桌次、座次安排17胸章、名牌安排18新闻媒体安排19拍照摄影安排20服务员着装安排21宴会的形式安排和宴会计划22会场饮品安排23来宾费用支付范围与计划24料理样式和菜单印制25日常用餐安排526 会议安排计划表会议名称会议日期会议地点会议召集单位主持人计划参会人数计划开始时间计划结束时间会议负责人会议记录员拟邀请参会人员参会单位会议宗旨及议题会议流程与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料备注527 会议议程安排表会议主题会议类型会议主办单位会议负责人会议主持人会议摘要会议议题/内容议题1发言人发言时间发言内容议题2发言人发言时间发言内容出席人员会议记录员会议注释：123528 会议用品明细表 使用日期： 年 月 日会议名称： 会议负责人： 参加单位： 参会人数： 会议必备用品名称单位数量规格备注文具笔支便条纸张笔记本本会议一般用品桌子张椅子把花饰盆投影布面讲台个饮料瓶茶杯个烟灰缸个会议特定用品名称单位数量规格备注会议特定用品录音机台录像机台唱机台投影仪台电影放映机台幻灯机台麦克风个备注529 行政会议通知单会议通知单通知日期： 年 月 日接收部门： 发文部门：尊敬的：谨定于 年 月 日 时 分于 召开 会议，请准时参加。随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送 处。此致 公司行政部会议名称会议时间会议地点会议联系人联系电话会议目的会议注意事项通知回执联会议通知已收到，内容详细了解，届时 能 不能 参加。谢谢! 签名： 年 月 日5210 行政会议记录表编号： 使用日期： 年 月 日会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者会议议题会议目的会议过程记录会议决策记录审核人审核结果5211 行政会议纪要表编号： 使用日期： 年 月 日会议纪要会议主席会议主持列席人员名单出席人员名单会议决议内容决议事项决议提出人负责人完成时间其他说明记录人：日期：核准人：日期：5212 决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注5213 决议实施管理表会议名称会议日期决议事项决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度评价总经办生产部销售部市场部质量管理部采购部物流部人力资源部行政部财务部各部门每月实施检查表月度实施进度评价月度实施进度评价1728394105116125214 会议进行检查表检查项目检查内容检查结果目的是否正确把握会议的目的 是 否出席者是否确认过出席者名单 是 否会场是否确认过会场、日期 是 否议题是否针对议题加以检讨 是 否发言是否检讨过发言的时机和内容 是 否质询是否检讨过质询与被质询的事情 是 否协助主持人和与会者的协调是否良好 是 否流程会议师傅都按照流程进行 是 否氛围会议氛围是否良好 是 否记载事项1235215 会议散会检查表检查事项检查结果全员是否有积极性的提议 是 否是否正确记录同意事项、决定事项 是 否决议事项是否重复一遍，让全体人员确认无异 是 否意见及议题的处理是否获得认同 是 否在当天的议题中，是否有无法讨论的议题 是 否是否取得同意后再进行讨论 是 否是否尊重少数人的意见 是 否是否指示承办人员保管议事录 是 否是否指示将决定的事项通报全公司 是 否是否让出席者以愉快的心情散会 是 否是否提醒下次会议的召开时间 是 否会场整理是否周全 是 否记载事项1235216 行政会议总结表会议名称参会人员会议时间会议地点一、会议简况二、会议决议事项三、待改进事项四、其他事项5217 会议室使用申请表申请日期使用会期会议名称参会人数主持人负责人备注申请部门管理部门部门名称填表人部门负责人管理部门责任人部门负责人5218 会议室使用登记簿使用日期使用时间会议名称使用部门参加人数负责人53 文件管理图表531 文件管理事项图文件收发文件制作文件印刷文件保管文件分发文件借用文件处理文件会签文件更改文件复印文件管理事项532 公文接收登记表收文发文单位联系人公文类型主题有无附件密级速级签收备注日期文号533 公文发放记录表发文收文单位联系人公文类型主题有无附件密级速级签收备注日期文号534 文件目录一览表 项目编号文件号文件名称版本页数日期文件标题、类别备注规范类规格类标准类535 文件印制申请单文件名称类别 公文 表单 转发文件 信件 领导讲话 其他文件张数张（份）密级印制种类 打印 油印 胶印 复印张（份）张（份）高级纸大普通纸大小小时间交件月 日 时 分申请部门主管校对月 日 时 分经办取件月 日 时 分签收承印部门主管： 经办：536 复印文件登记表序号日期文件名称原稿页数份数使用部门使用人备注合计537 资料存放记录簿分类编号资料名称保存单位建立/交存日期1234538 文件督办通知单密级：（2011）第 号承办单位名称： 现将 督办单位名称： （印鉴） 年 月 日 要求1 年 月 日以前文字回告2回告件一式五份，经送联系电话： 539 公文收发汇总表 填写日期： 年 月 日收文汇总发文汇总月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件签收5310 公文收发会签单发文单位发文文号发文日期 年 月 日时限 普通件 急件 特急件密级 普通 秘密 机密 绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1 月 日 时 月 日 时 月 日 时2 月 日 时 月 日 时 月 日 时3 月 日 时 月 日 时 月 日 时备注5311 文件用印申请表编号：申请部门申请日期盖印份数信件名称信件类别用印份数用印原因印签留底 公司印签 董事长印签 总经理印签 财务印签审核意见 签名： 日期： 年 月 日主管：申请人：5312 函件接收记录表日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人5313 函件寄送记录表序号外发时间函件信息发件人信息密级函件类别外发地址收信人外发信件人外发单位125314 图书资料借阅卡图书信息栏借阅信息栏图书编号借阅人图书名称办理人图书类别借阅日期图书价格拟归还日期图书等级归还日期签字确认栏借阅人签字： 年 月 日经办人签字： 年 月 日说明：双方各留一份，便于日后归还时确认。5315 图书借阅登记表借阅日期图书编号图书名称借阅人拟归还日期借阅人签字经办人签字5316 声像材料送审表 送审日期： 年 月 日声像资料名称附加文字材料页次声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名： 年 月 日签名： 年 月 日签名： 年 月 日签名： 年 月 日审核意见 签名： 年 月 日54 差旅管理图表541 差旅事项管理图差旅计划差旅申请差旅审批差旅登记出境差旅管理差旅准备差旅费用预支差旅费用报销差旅事项管理542 差旅事项说明表差旅事项说明差旅计划制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划差旅申请申请差旅，申请差旅费预支差旅审批主管人、主管部门、分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批，对差旅人的请假要求进行审批等出境差旅管理出境差旅的注意事项、签证、护照办理以及差旅费支出标准等差旅准备机票、酒店预订、目的地联络等差旅登记对差旅人员的外勤工作进行登记，对差旅工作进行记录后存档等差旅费管理差旅费报支标准管理、差旅费预支管理、差旅费报销管理等543 年度出差计划表 日期和费用计划上旬费用中旬费用下旬费用合计第一季度1月2月3月小计第二季度4月5月6月小计第三季度7月8月9月小计第四季度10月11月12月小计总计544 出差准备费用表地区身份A类地区B类地区C类地区董事长常务董事其他董事总经理副总/总监级部门经理级主管级工程师普通员工其他545 出境差旅申请表姓名性别出生年月部门职务职称出境目的预计出境时间预计返回时间预计费用出境差旅审批总经理副总经理部门经理主管546 出差申请审批表姓名部门职务出差时间出发地点出发时间预计销假日期出差事由部门审批意见 签字： 日期： 年 月 日分管副总审批意见 签字： 日期： 年 月 日总经理审批意见 签字： 日期： 年 月 日547 员工出差登记表姓 名部门目的地出差事由拟出差时间拟返回时间联系电话具体地址职务代理人批准人备注55 印照管理图表551 印照风险管理图未经批准私刻印章不按规定领用印章私携印照外出盗用印章印照丢失或被盗违规用印不按规定收缴印照不按规定销毁废止印照印照管理风险管理552 印章样式标准表印模文字字体形状及尺寸材质553 印章刻制申请表 日期： 年 月 日申请单位申请单位负责人签字申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由行政部意见 签字： 日期： 年 月 日行政副总意见 签字： 日期： 年 月 日总经办意见 签字： 日期： 年 月 日备 注554 印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注555 印章使用申请表单位申请日期 年 月 日用印类别份数文件名称文件说明申请人核准人556 印章使用审批单编 号用章部门盖章时间公章类别用章次数文件发文号文件名称审批事项用章人（签章）批准人（签章）盖章用途557 印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印（股份公司用）公司全称办公室主任行政部经理办公室主任部门印章部门印行政部印（公司名、部门名）行政部经理行政部经理分店名印分 店 印（公司名、分店名）分店经理分店总务处长职务印章董事经理董事（股份公司用）（职务名称）办公室主任办公室主任经理印财务部经理印（银行专用）（公司/职务名）财务部经理558 印章使用范围表种类区分股票及债券支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件订货单及日常业务文件各类对外文件辞令请示收据人事关系及有关证明员工存款账目委任状公司名称印章公司名章股份公司专用部门名章分公司名章职务名章董事长名章董事章（股份公司专用）其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章559 印章销毁申请表 日期： 年 月 日印章种类报备机关事由审批机关印章信息印章文字销毁日期制发日期印章模式申请人主管5510 执照使用登记表使用时间执照名称执照类别使用用途使用人批准人备注56 车辆管理图表561 车辆管理事项图车辆使用申请车辆使用审批派车登记车辆保养日常行车管理车辆维修车辆费用报销违规车辆管理车辆使用事项管理车辆购入申请车辆使用总结562 车辆购入申请表车名及车型拟购时间排量（L）产地数量颜色现有在用车辆情况单价（万元）采购理由资金来源科室主管意见：（盖章）签名： 年 月 日部门经理意见：（盖章）签名： 年 月 日行政经理意见：（盖章）签名： 年 月 日主管副总意见（盖章）签字： 年 月 日总经理意见（盖章）签字： 年 月 日备注563 车辆使用申请表编号： 时间：申请人所在部门随行人数计划用车时间目的地用车事由备注说明部门主管签字派车人签字564 车辆派出登记表派车日期： 年 月 日使用部门申请人随行人数派车时间至行车线路事由车号行车里程行车时数使用部门主管签名：申请人签名：管理部门主管签名：经办人签名：565 车辆行驶记录表司机姓名用车编号车牌号用车部门用车人随行人数行车时间事由行车记录所用时间目的地行车前里程数行车后里程数备注备注审核： 复核：566 车辆使用日志表1行驶耗油日期： 年 月 日 经办人： 司机及车号：使用者证明（签名）出发里程表指数时刻地点到达里程表指数时刻行驶时间事由本次行驶距离 公里 计算耗油量 公升2工程耗油使用者证明（签名）前次结存量 公升本次结存量 公升结存量 公升开始路码表指数时刻工作内容完毕路码表指数时刻行驶时间小计567 车辆维修申请表日期： 年 月 日 编号：车号型号购入时间里程数申请人责任人请修项目预算金额修理厂意见损坏原因审核意见 签字： 日期： 年 月 日主管： 复核： 管理员： 经办人：568 车辆保养记录表车号引擎号公司编号使用地区主要使用人驾驶员保养修理记录年项目金额保养前路码表数经手人（签章）主管（签章）月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额合计569 车辆加油记录表车型车牌号码归属部门加油日期加油地点司机开始油量加油量油费审核5610 车辆使用月报表车号车辆类别驾驶人行驶里程汽油费保养修理事故次数小客大客小货大货本月累计本月累计本月累计本月累计5611 车辆违章记录表司机驾驶车号违章时间违章地点违章原因扣分罚款金额57 档案管理图表571 档案管理事项图档案查阅索引档案内容登记档案存放明细档案作废管理档案调阅申请档案调阅记录档案管理事项管理档案存放记录档案移转管理572 档案存放备查表 楼 层 房间全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数 柜 栏 格 柜 栏 格573 档案备查索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理574 档案内容登记簿 类别号： 索引号内容备注575 档案存放明细表全宗号目录号案卷名称案卷号存放位置楼层房间柜栏格576 档案调阅申请单编号： 填写日期： 年 月 日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止， 计 日原收文编号借出日期档 号归还日期备 注保管人签章577 档案调阅记录表编号： 日期： 年 月 日文件类别文件名称内容概述调卷部门调阅人调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止， 计 日原收入编号借出日期档号归还日期 年 月 日备注保管人签章核准： 主管： 注：本单一式两联，第一联于案卷归还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。578 档案调阅催还单档案调阅催还单 同志：您好！经查，您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，望依档案调阅规则于 日内送还。 档案室 年 月 日档号文号名 称借期原定还期数量备注宗册