ERP软件管理制度

ERP软件管理制度ERP软件管理制度版次:A1批准:HSB作业文件修订:审核:ERP软件管理制度页码：1/4编制：HSB/QJ-CW/A1-05一（总则为了保证公司ERP系统的正常运行，规范系统的使用和维护，确保输了录入准确、及时、规范，结合我公司的实际情况，特制订本制度。二（初始化操作规范及规定1 .账册建立及设置:由财务部主管会计负责软件初始化帐套设置及财务科目的编制，保证帐套顺利启动。2 .操作员定义及授权:由系统管理员负责建立分组增加操作人员，根据操作人员工作内容对其授权。非操作人员工作范围内数据，不得越权查看更改。敏感数据及财务人员的授权需经公司财务部负责人批准后，对其授权。所有操作人员必须对使用本人帐号登录系统，并设置密码。系统管理员由专人负责，密码严禁泄露给他人，不得随意更改帐套内设置。3 .初始化数据及资料编制:初始化数据包括往来单位资料、仓库资料、货品资料、部门员工资料。3.1 往来单位资料包括，客户资料及供货商资料。客户资料由销售部负责编制，供货商资料由采购部负责编制，单位编码需按规定排序进行编制，单位名称必须填写单位全称。同一客户或供货商禁止出现两个账户。3.2 仓库分为成品库与原料库，资料由负责人编制，仓库操作员按需要进行授权，非授权人员禁止查看及审核仓库票据。成品库和原料库分开管理。库存上下限由各仓管员负责设置，可提供货品库存报警。3.3 货品资料分为原材料、五金备品、产成品、半成品（双面已粘贴板材），货品资料的编制需按照规定编码程序进行编制，同一货品禁止出现两个资料，按品名、规格、，禁止随意更改资料内容。初始化库存类别分类进行编排。所有资料使用后需打印存档数量由仓库负责人进行填写。三（供应链管理的操作流程:供应链管理分为采购系统、销售系统、仓库（成品库、原料库）系统三大系统。采购系统原料库负责录入。1.1 .采购系统包括采购计划、采购订单、采购开单、采购费用分摊、请购单五项单据。采购部根据采购需要按月编制采购计划，使用软件下达采购订单，货物到达后需填写采购开单生成出入库单给仓库做入库单。如有采购费用（如运费），需填写采购费用版次:A1批准:HSB作业文件修订:审核:ERP软件管理制度页码：2/4编制：HSB/QJ-CW/A1-05分摊表，对费用进行分摊。采购由财务经理负责将每日开出的采购开单进行审核。生产急需物品，原料库收货后及时通知生产部领用货物。1.2 采购系统提供如下报表，供采购使用。采购计划汇总表、采购计划明细表、采购订单汇总表、采购订单明细表、采购开单汇总表、采购开单明细表、估计入库汇总表、估计入库明细表。2.1 销售系统包括销售计划、销售订单、销售开单三项主要功能。销售部按月制定销售计划，形成报表。合同签订后，由销售部负责将开销售订单，生成主生产计划到工厂生产部进行生产。销售订单由销售部经理负责审核，确保其准确性。生产完工后，销售部根据发货需要选择订单开出销售开单，生成出库单给保管部出库。销售订单与销售开单由销售部经理负责审核，确保其准确性。销售系统分为量产与定制两部份。2.2 销售系统提供如下报表，供销售部门使用。销售计划汇总表、销售计划明细表、销售订单汇总表、销售订单明细表、销售开单汇总表、销售开单明细表、委托代销汇总表、委托代销明细表。3.1 仓库系统包括出入库单、领料单、调拨单、盘点表等，保管部负责审核采购、销售、生产系统产生的出入库单，并根据出入库单对货物进行出入库。无出入库单，保管部拒绝办理然后货物的出入库。生产部下达加工单后，保管部负责审核领料单并生成出入库单。办理工厂原材料出库，无出库单仓库拒绝发料。每月末保管部负责填写盘点单，对库存物品进行盘点。3.2 仓库系统提供如下报表，账面库存汇总表、账面库存明细表、实际库存汇总表、实际库存明细表、仓库开单汇总表、仓库开单明细表、库存分类汇总表、库存报警明细表。四（生产管理的操作流程1 .生产管理系统包括主生产计划单、成本计算单等功能，由于我公司产品多为非标产品，为了便于管理，提供严密的生产管理全过程控制，对生产流程做细化操作现安排如下:1.1 订单下达后，生产部根据订单分解半成品，做半成品资料并按计划数量生产半成品下达加工单。半成品加工单内填写所需原材料，审核后生产领料单到保管部，由保管部进行审核下发原料进行生产。工厂生产部原手工制作下料单正常使用。版次:A1批准:HSB作业文件修订:审核:ERP软件管理制度页码：3/4编制：HSB/QJ-CW/A1-051.2 生产完工半成品后，生产部根据实际完工数量填写验收单，生成半成品入库单。通知保管部审核入库。1.3 半成品入库后，根据销售订单生产的主生产计划生产成品。成品加工单内填写所需半成品数量，成品加工单审核后由保管部进行半成品领料单的审核。生产部对成品验收单进行审核，保管部审核成品入库单整单完成生产。1.4 工厂模具的生产使用委托加工进行生产管理，可直接下达加工单生产成品。加工单内填写模具用料，经审核后生成领料单给保管部审核。验收合格后入库完成生产。1.5 工序管理由工序计划单、工序流程卡、开工记录、调度表、产品交接单五项组成。目前由于人员限制，工序管理暂不做录入，如有需要可安排人员进行此项工作。建议使用此功能，能使生产管理人员掌握生产进度等信息，提高生产管理效率。1.6 生产系统提供如下报表，供生产部使用。主生产计划汇总表、主生产计划明细表、加工验收汇总表、加工单明细表、验收单汇总表、验收单明细表、材料领用汇总表、材料领用明细表。五.财务系统（附软件分工及要求明细表）1（出纳日记帐:公司出纳，工厂出纳，每天根据现金流水帐登记现金日记帐（帐出纳日记帐本可以用软件替），根据银行流水帐登记银行日记帐。出纳根据对会计制作的关于现金银行的凭证核对准确无误后，启动凭证出纳签字程序，每月末最后一天四点钟，由会计和出纳共同清点库存现金，填写软件内现金盘点单;出纳于每月5号做出银行存款余额调整表。2（凭证录入:会计根据公司出纳报销凭证，先编制记帐凭证，出纳再付款给报销人，报销人并在报销凭证上签收，为了财务及进结帐，各销售公司的费用于每月25日邮寄到总部，由公司会计制作凭证，每月初2号前核对所有记帐凭证与明细帐，总帐。3（凭证审核:每天审核记帐凭证。4（结转:工厂会计，进销存期末成本结转凭证，财务模块结帐。六（日常工作1. 公司各部门日常工作必须使用速达ERP系统进行操作，逐步取代原有手工工作模式。当日工作内容必须使用软件进行录入，各部门主管领导负责监督审核单据录入工作保证数据准确。所有工作必须日清日结，如未完成对操作人员每日处罚5元。版次:A1批准:HSB作业文件修订:审核:ERP软件管理制度页码：4/4编制：HSB/QJ-CW/A1-052. 订单下达后，各部门相互监督，出现错误及时通知上一流程更改。上一流程结束必须通知下一流程及时处理单据，如未通知耽误其他部门工作对责任人每次处罚5元。销售开单后，所有部门涉及该合同单据必须完成，如未完成对责任人每单处罚5元。3. 工厂现有手工制作出库单与软件生成的出库单一起使用，成品出库必须有上述两单，否则保管员不可发货。如有特殊情况，如边生产边发货的合同可由工厂生产部先开手工制作出库单，等整单完成后由销售部门补开出库单。修订修改前内容修改后内容修改日期批准页码文件修改状态一览表