ERP下会计信息系统的探索

ERP 下会计信息系统的探索ERP 自 20 世纪 90 年代初被提出以来，以其功能强大大思想先进，只十几年的时间，便在 全球的企业中流行开来，成为了当代最为先进管理思想的代名词，在中国， ERP 的概念炒 作阶段也已基本过去， ERP 厂商的发展越来越成熟。可以肯定，与以往的管理信息系统、MRP相比，ERP已经有了很大的变化。虽然 ERP的实施使得许多企业的管理得到了极大的 提高， 但不可否认很多企业在实施 ERP 的过程中都存在这样或那样的问题， 即使是在美国， 企业的 ERP 实施也经常失败。并且， ERP 作为一个较新的思想，仍有许多不成熟的地方， 有待进一步的完善。会计信息系统，作为 ERP 中的重要功能，虽然在以往的发展中已经形 成了自己的模式，但是由于 ERP的特殊性，ERP中会计信息系统也与以前的系统有了很大 的不同，本文的写作目的，就是要对 ERP 下的会计信息系统进行深入的分析与探索，找出 当前情况下所存在的问题与不足，并对之提出自己的看法与建议。1 ERP及其相关理论发展回顾要谈及ERP的提出与发展，应当从 MRP开始。MRP的发展经历了基本 MRP、闭环MRP、MRP H几个阶段，然后进入了现在的ERP阶段。1.1 基本 MRP 阶段在 20 世纪 60 年代中期， IBM 的管理专家约瑟夫 ?奥利佛博士首先提出了独立需求和相 关需求的概念， 将企业内的物料分成独立需求物料和相关需求物料两种类型，并在此基础上总结出了一种新的管理理论：物料需求计划( Material Requirements Planning-MPR )理论， 也称作基本 MRP。这种思想的基础是库存定货点理论，并且提出了对物料分为独立需求和 相关需求的概念。 在这种思想下， 物料的定货量是根据需求来确定的， 这种需求应该考虑产 品的结构， 即产品结构中物料的需求量是相关的， 即在需要的时候提供需要的数量。 这时的 MRP 重心在库存管理，主要解决库存与生产之间的矛盾。1.2 闭环 MRP 阶段基本 MRP 考虑了产品结构相关信息和库存相关信息，但实际生产中的条件是变化的， 其变化受到从制造工艺到社会福利待遇等很大范围条件的影响，因此基本MRP 下制定的计划准确性很难把握。随着市场的发展和基本 MRP的应用与实践，20世纪80年代初，在此 基础上发展形成了闭环MRP。闭环MRP理论认为主生产计划与物料需求计划应该是可行的，即应考虑能力的约束，或者对能力提出需求计划，在满足能力需求的前提下，才能保证物料需求计划的执行与实现。 在这种思想下， 企业必须对投入与产出进行控制， 也就是对企 业的能力进行校验和执行控制。 这时该理论的重心由原先的库存逐渐移向了生产。1.3 MRP n 阶段从闭环 MRP 的管理思想来看，它在生产领域中的确比较先进和实用，生产计划的控制 也比较完善。但是， MRP 考虑的是生产流，而没有考虑资金流，而资金运作对生产的影响 又是很大的，所以产生了生产与资金的矛盾， 1977 年美国生产管理专家奥列弗 ?怀特提出了 一个新概念 制造资源计划(Manufacturing Resources Planning ),简称也是 MRP,为与传统MRP相区别，改称为 MRP- n。MRP- n对于制造企业进行有效计划具有一整套方法。它 是围绕企业的基本经营目标， 以生产计划为主线， 对企业各项资源进行统一计划和控制的有 效系统，也是整合企业的物流、资金流、信息流并使之畅通的动态反馈系统。这时的MRP-n虽然整合了企业的各项资源，但其重点仍是生产。1.4 ERP 阶段MRP- n对世界的发展和应用产生了重要的影响，但随着市场竞争的日趋激烈和科技的 进步，MRP-n的局限性也逐步明显。随着企业间的激烈竞争，企业对除生产其他方面加强 管理的要求及更高集成性方面要求愈加强烈，并且随着企业规模的扩大和经济全球化的趋势，集团内部、企业之间的交流也日益密切，MRP-n很明显不能满足这类需求。随着现代管理思想和方法的提出与发展，如 JIT （Just In Time 实时制造） 、 OPT（ Optimized Production Technology 优化生产技术） 、 AMS（Agile Manufacturing System 敏捷制造） 等，MRP-n逐渐融合了这些现代思想来完善和发展自己的理论，20世纪90年代产生了 ERP（Enterprise Resource Planning 企业资源计划） 。 ERP 是建立在信息技术基础上，利用现 代企业的先进管理思想， 全面地集成了企业的各项资源信息， 并为企业提供决策、 计划、控 制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP 系统是一种管理理论和管理思想，而不仅仅是一个信息系统。 它利用企业的所有资源， 包括内部资源与外部市场资源， 为企业 制造产品或提供服务创造最优的解决方案，最终达到企业的经营目标。MRP-n的重心在于生产对生产的控制， “ERP 的主线也是计划， 但 ERP 已将管理的重心经转移到财务上， 在企 业整个经营运作过程中贯穿了财务成本控制的概念 1。”ERP及其相关理论的发展如图1-1所示。图 1-1 ERP 及其相关理论的发展2 ERP 下的会计信息系统2.1 ERP 下的会计信息系统发展回顾会计信息系统的在我国运用是从20世纪 80年代初开始的。 会计软件的开始由企业自制，后来先后有了用友、 金碟等财务软件公司， 财务软件的发展逐渐走向规范与成熟。 财务软件 的发展也随着其它信息技术从 DOS 发展到 Windows 再到现在的多平台， 从单机版到局域网 再发展到现在的电子商务的运用。从 20 世纪 90 年代末， ERP 逐渐在我国热起来，传统的 财务软件的缺陷渐渐显现出来，国内各大财务软件厂商纷纷从单独的财务软件设计转型为 ERP 厂商。前文已述，财务是 ERP 中的重心， ERP 要想整合企业各种资源，财务是衔接企业各个 部门的最佳手段，财务不仅仅是ERP的重心，也是ERP的中心，各种企业的资源如销售、生产、 采购、人力资源、及企业的管理通过财务联系在了一起。 我国会计信息系统的发展如 图 2-1 所示。图 2-1 我国会计信息系统的发展2.2 ERP 下的会计信息系统的结构ERP 中的会计信息系统大致可分为财务会计、管理会计两部分。财务会计进行基本的 会计业务处理，包括应收、应付、固定资产管理、工资管理、成本核算、总账等模块；管理 会计建立在财务会计的基础之上，包括成本管理、预算管理、资金管理等等。在ERP 中，财务会计的功能大都在 ERP 的财务会计模块当中，而管理会计功能则不一定会位于会计模 块当中， ERP 是一个以财务为核心的集成系统，为了实现这个目的，会计信息系统中的许 多功能特别是管理会计的功能都集成到了各个作业模块当中。从计算机的角度看，在 ERP 中，大体可分为数据库层、中间业务逻辑层、客户端表现 层，中间业务逻辑层可分为财务模块与其它业务模块， 业务人员将业务数据从客户端表现层 传送到中间业务逻辑层， 经过其中的业务模块处理， 不需要财务模块处理的， 直接存入数据 库中，需要由财务模块处理的传入财务模块由财务模块处理，最后将数据存入数据库。2.3 ERP下会计信息系统的特点2.3.1 与 ERP 下的其它子系统的完全融合“如果 ERP 的财务会计模块仅仅是一般会计软件功能的延伸和加强，那它不会在最近 的十年时间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革 2。” 跟 ERP 中的所有模块一样， 会计信息系统地完全融入到了 ERP 当中，而不仅仅是其中的会计信息系统子模块。以产品 销售为例，销售产品之后，销售员便会将这件事记录在电脑上，产品销售、库存产品减少、 应收款增加等事件便记录入数据库， 这时当会计部门需要这些数据时便会直接在数据库中读 取，而不是销售人员来会计部门提供。 这是的会计模块也未必就都在会计信息系统子模块当 中，例如盈利分析或许会被放到销售模块当中， 使销售人员能尽快获得销售信息。2.3.2 自动化程度高会计中的许多业务处理都具有固定的格式或者是机械重复地进行， 而这些正是计算机所擅长的。 传统会计信息 系统一般的设计仅仅是模仿手工记账， 虽然是电脑处理， 却并没有给会计人员带来多少自动 化，原始凭证一般为纸制，记账凭证由会计人员录入系统，之后的记账、生成报表才开始体 现了计算机的自动化特点。而 ERP 则不同了，由于它将企业中的各种资源都集成到了 ERP 当中， 原始凭证被相关部门人员录入之后， 会计部门不必再自己生成记账凭证， 计算机会通 过读取数据库自动获取原始凭证相关数据， 生成记账凭证。 企业间的交流可以通过标准的数 据接口传送得到原始凭证，在数据库中记录相应的数据，然后根据这些数据生成各种报表， 支持企业分析决策。 “ 如果信息集成度做得好的话， 企业财务的 70 %以上的凭证是可以自 动生成的 3 ”，自动化程度大大提高。2.3.3 先进思想的充分运用ERP 中吸收了许多当代最为先进的管理思想，并将它们融合在了一起，保持了其先进 性。 ERP 中的会计信息系统同样运用了许多新的思想，许多在传统会计中难以实现的思想 在这里得到了充分的运用。ERP 下的会计系统普遍使用了作业成本法来进行成本核算，提高了成本核算的准确度。ERP 系统很重视计划地制定，在生产过程中进行了严格的计划控制，如主生产计划、 产能计划、物料需求计划等等，因此在 ERP 下很容易进行计划成本法、标准成本法的核算。ERP 下融合了许多先进的管理思想，如适时生产、全面质量管理，这些方法与传统方 法有很大的不同，这些不同促进了新的核算方法的产生。2.3.4 信息提供的灵活多样会计最终的目标是提供信息： 为政府提供税收等信息、 为投资者提供企业发展信息、 为 管理者提供决策相关信息、 为员工提供工资、 福利待遇信息等等， 然而传统会计却只能提供 资产负债表、利润表、现金流量表及其附注，由于精力有限，过程复杂，很难再提供其它信 息，所以形成了这样的局面， 会计人员努力工作， 而管理层在决策时却常需要自己主观臆断， 传统会计不得不成为“外部会计” 、“财务会计” 。在 ERP 中，这种局面得到了明显的改善， 企业决策时，管理人员不必再凭单凭主观臆断，这主要归功于穿透报表，管理层在决策时， 会计人员可以提供穿透报表，得出分析结论。2.4 ERP 下会计信息系统的地位与作用 可以说，会计信息系统在 ERP 中处于核心地位。 ERP 之所以被称之为企业资源计划， 是因为它整合了企业中的各种资源，集成于一个系统当中，因需而用，而要整合这些资源， 最好的方法就是通过财务，不论是采购、生产、销售，还是企业日常工作、员工管理等各类工作，只要发生资金的流动就必然会与 ERP产生联系。有一种观点认为 ERP的核心是MRP , 本文认为不妥。以MRP为核心，或许是因为ERP是从MRP发展过来的。一者 ERP的使用范围已不单单是制造业，也已用在了如医疗、出版、咨询等非制造行业，这些行业无 MRP 可言。再者，通过 MRP 或许可以联系起来生产、采购、销售等相关环节，而别的部门则难 于与之联系，难于组成企业资源。会计信息系统作为会计人员的工具， 企业中的核心系统， 其作用主要就是帮助会计人员 提供各种信息：对外提供报表，对内提供各种决策有用信息。在 ERP 中，财务会计系统业 务处理的最终目标也是提供资产负债表、 利润表、 现金流量表三张报表，提供对外信息，同 时财务会计系统也是管理会计系统的基础， 管理会计系统主要是根据财务系统数据库中的数 据来工作的， 同时辅以其它模块的业务数据。 管理会计系统主要负责参与企业管理、 对内提 供信息。在企业管理方面，例如销售计划的、 生产计划等的制订， 对内提供的信息如销售盈 利分析、成本报表等。会计信息系统在 ERP中的地位如图2-2所示。图 2-2 会计模块在 ERP 系统中的地位2.5 与传统会计信息系统的比较2.5.1 二者立足点不同传统会计信息系统在设计时， 是站在会计的角度， 站在会计部门的角度考虑问题， 而不 能站在企业的角度， 会计软件的设计一般总是不能迈出会计部门的范围， 这样形成的会计信 息系统， 信息流只能在会计部门内部流动， 形成了信息孤岛， 而信息孤岛之间交换数据很难 保证其真实性， 因为信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动， 如需要转换成纸制 凭证，或者存入磁盘来传送。而在ERP中则不存在这一点，如果 ERP实施的好，企业中不应当有信息孤岛， ERP 的设计，是在整个企业甚至是上下游企业组成的供应链的角度设计 的，而不是在会计或生产等某个企业内部部门的角度设计的。在一个部门录入的数据， 其他部门只要有权限，便可以通过数据库获得。2.5.2 自动化的程度不同 传统会计信息系统确实有创新的想法，但就厂商的产品看基本上都是在模仿手工处理，少有创新之处， 立足点不同， 创新也就难了。 有些软件甚至故意迎合会计人员手工处理的习 惯。 ERP 下的处理流程则不同了。传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的，会 计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证，然后才是自动记账、自动生成报表。ERP中会计信息系统的处理流程是从原始凭证开始的， 原始凭证录入数据库之后， 记账凭证的生 成大部分就是自动化的了。2.5.3 对会计理论、方法的运用程度不同传统会计信息系统对会计新理论的接受速度缓慢，接受程度也低，而反观ERP 则不同了，从 MRP 到 ERP 的发展历程， 正是一个融合其它先进思想与理论的过程。 由于传统会计信息系统是一个信息孤岛， 与企业其它部门无法通畅地联系， 虽然理论界有许多优秀的理论 出现，但只在会计部门实施，再好的信息系统也不能很好地运用这些理论与方法。而ERP是一个整合整个企业的集成系统， 为优秀理论的实际应用提供了极好的环境。 作业成本管理、ERP 下的会计系统不再仅仅是一个账务在业务发生后对之进行记录， 很难再发信息孤岛之下使其只能简单的运用财务计划成本法、标准成本法，财务管理等的运用，使 系统，真正对企业管理起到了帮助。2.5.4 事后会计与事前事中事后并重的不同一般而言， 传统会计信息系统仅仅是事后会计， 挥更大的功能。 传统会计信息系统是一个信息孤岛，会计等业务处理层的理论而无法深入运用财务会计之外的其它的分析决策层的理论。而 ERP中， ERP 的一个重要的思想就是先计划后执行，这一思想同样也存在于其会计信息系统当 中，使会计信息系统能够从容地做到事前计划，事中处理，事后分析。3 当前 ERP 中的会计信息系统所存在的问题及分析3.1 财务会计理论对会计信息系统发展的限制计算机、 网络的普及标志着信息时代的来临， 或者可以这么说， 信息时代来临之前的成 熟的技术便是落后的技术， 会计便是如此。 会计的成熟在信息技术普及之前， 所以会计理论 并不能与计算机相适应，限制了会计信息系统的进一步发展。3.1.1 对于传统会计报告的影响 提供会计报告是会计核算信息化的基本目标。 与传统手工会计信息系统相比， 网络环境 下将会更好地实现会计的目标。主要表现在：首先，互联网是电子联机实时报告成为可能， 这不仅加快了会计信息传输的速度，也改变了会计信息的阅读方式。其次，在网络环境下， 会计信息系统将采集到的数据和加工生成的会计信息存储在系统数据库中， 既可以按约定的 格式和内容提供会计信息， 也可以由用户根据自己的信息要求， 在数据库的基础上加工生成 个性化的会计信息。 再次， 会计信息的交流在提供者和使用者之间实现了双向互动， 且不再 受到时间、 地点和空间的限制。 此外，联机实时的报告输出方式， 还在增加会计信息量的同 时降低了会计信息提供的成本。 ERP 环境下，会计报告能得到更好的表达，但是在现有的 会 计制度下，却没有给这种表达提供太多的机会。3.1.2 对于会计分期假设的影响在会计信息系统中， 从会计数据向会计信息的加工、 转换需要较长的时间， 加之受到信 息技术的限制， 所以传统会计便有了会计分期的假设。 会计分期假设是指为了定期总结企业 组织的经营状况， 人为地将企业组织的持续经营过程划分为等距的、 首尾相接的期间， 并将 其作为编制财务会计报告的时间范围。 在信息化社会， 就主观而言， 会计信息的使用者需要 在任何时间、任何地点都能方便快捷地获取会计信息，以支持经营决策；就客观而言， 基于 现代信息技术的电子商务， 可是一笔交易在瞬间完成， 并将已发生交易或事项实时地反映在 财务会计报告上， 信息使用者可以从网上随时获取最新的财务报告， 而不必等到某个会计期 间的结束， 从而极大地提高了会计信息的实时性。 这时， 会计分期假设的要求这于计算机实 时性的特点便产生了冲突。3.1.3 对货币计量假设的影响 货币计量假设是指会计核算以货币作为计量单位， 这一假设的内涵主要包括： 货币计量、 币钟唯一、 币值稳定。货币作为会计信息的统一计量单位，在不同的企业组织、不同的行业 之间实现了财务状况和经营成果的反映和比较。 在信息化社会， 会计信息使用者需要诸如创 新能力、客户满意度、市场占有率等表现企业组织竞争力方面的非货币信息。由此可见，会 计核算的信息化，对传统货币计量会计假设造成了冲击。在会计信息系统中受理论限制较大的是财务会计， 虽然管理会计比较灵活， 不仅可以从 财务模块取数， 而且可以从其他业务模块取数， 但财务会计数据是管理会计工作的基础， 所 以财务会计不能很好地适应计算机环境也间接地影响了管理会计的应用。3.2 政策法规存在的问题 我国财政部发布的关于会计软件的规范性文件主要有 关于会计核算软件管理的几项规定（1989年）、会计电算化管理办法 （1994 年）、会计电算化工作规范 （1996 年）等， 这些法规对于促进我国会计电算化工作的发展起到了很好的促进作用， 但是由于信息技术发 展速度快，原有法规有很多规定都已无法规范目前的会计信息系统，从而阻碍了会计管理、 审计工作的开展，也制约了我国会计软件的发展。3.2.1 相关文件规定存在重复、矛盾之处 如会计档案管理办法规定： “采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印 出的纸质会计档案。 具备采用磁带、 磁盘、 光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的， 由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 ”而这一规定与会计电 算化工作规范第三章“应征得同级财政部门的同意”的规定相矛盾。3.2.2 有些规定不利于软件设计 如会计核算软件基本功能规范 第十七条规定 “应当提供对已经输入但未登记账凭证 的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。 ”十八条规定“发现已经输入并 审核通过或者登账的记账凭证有错误的， 可以采用红字凭证冲消法或补充凭证法进行更正” 。 由于目前几乎所有的财务软件都分别设有审核、 记账两个功能， 究竟是审核后还是记账后就 必须使用留有痕迹的修改方法，文件规定含混。3.2.3 有些会计软件功能应当限制 有些功能对用户使用可能带来一些方便， 在软件设计中已普遍采用， 但这些功能确实存在重大数据安全、真实、 可靠的隐患，对这些功能现有法规缺乏相应的规范。默认这些功能 影响了法令、 法规的严肃性， 不利于会计执法工作。 例如目前几乎所有的会计软件都提供了 “反记账”和“反结账”的功能，而这些完全违背了会计核算软件基本功能规范相关规 定。再如批量审核功能， 这种做法表面上看严格执行了审核后才能登记机内账簿的规定， 但 实际上由于凭证打印进行审核时，这些凭证处于未审核状态，可以由输入人员任意修改。3.2.4 有些规定已不适应时代的发展 如会计核算软件基本功能规范与 会计基础工作规范都规定记账凭证必须连续编号，而网络环境下个工作站要执行连续编号只能是谁先存盘谁先编号， 这样做打乱了原有工 作站同类凭证的编号顺序，不利于相关信息的查询和输出。在 ERP 下，由于记账凭证可以 根据原始凭证自动生成， 这样的记账凭证是否还需要审核， 甚至是否还需要生成类似手工会 计处理那样的记账凭证，然后再提供相关账簿纪录，有待讨论。3.3 实施中存在的问题ERP 的实施是所有企业的难点，许多企业的 ERP 实施都是以失败而告终的。会计模块 是 ERP 的核心，通常也是 ERP 实施中第一个实施的模块，会计模块涉及到企业的大量核心 数据，是 ERP 实施的重点、难点，许多 ERP 实施的失败便是从会计模块开始的。在这里， 本文就 ERP 中会计模块的实施常见的问题进行分析。3.3.1 对 ERP 软件认识的误区许多人误以为ERP软件的安装是很简单的， 把ERP的安装与家用级别的软件安装视作 同一难度，而事实上 ERP 的复杂程度并不是简单的“双击” 、“下一步”就可以了事的，普 通软件的安装仅仅是一台机器的事，而事实上 ERP 是一个十分复杂的系统， ERP 的安装不 仅仅仅是信息部门的事， ERP 涉及到了整个企业的资源，当涉及到生产部门时需要生产部 门的人配合， 涉及到财务部门时需要财务部门的人员配合， 要想真正做到整合企业资源， 需 要做大量的安装之外的工作。管理曾人员往往将 ERP 项目当作普通项目来管理，重视程度不够。仅仅信息部门的技 术人员实施不了 ERP 系统的， ERP 系统是一个集成系统，整合了企业当中的各种资源，所 以 ERP 的实施需要各企业各个部门的配合、协调与帮助， ERP 的实施是整个企业的事情。再者许多事情如 BPR、员工培训等都涉及到部门内部利益，并不是普通项目实施人员管得 了的，需要高级管理人员在当中进行协调。 ERP 的实施一般应该有最高领导直接参与，这 样才能协调各个部门，把握全局。ERP 的实施需要改变原有的利益结构，所以会计人员对 ERP 的实施会抱有抵触心理， 不愿积极参与。 再是许多会计人员观念不改， 恋旧， 或者认为这次实施与以往一样只是个账 务系统，或者因新系统刚实施，不完善，便认为新系统不可靠，不放弃手工方式。然而 ERP 特别是会计模块的实施，会计人员将是主力之一，企业的会计部门往往是企业的信息中心， 记录着企业的各类业务数据。 ERP 实施的一个重要环节就是将企业原来的数据录入数据库 作为初始数据， 会计人员不仅需要配合完成财务部门的实施， 也需要配合完成其他业务部门 业务的实施。还有 BPR、 ERP 的安装、也都需要会计人员的积极配合。积极配合，有助于 系统实施的成功， 不积极参与， 那或许这个系统也将与以往一样仅仅是个账务系统。3.3.2 ERP 软件的选型问题由于 ERP 比较庞大、设计复杂，如果采用自制的方法，企业一般无力进行开发，即使 可以开发成功，也需要相当长的时间，无法配合企业管理的需要，所以大多数企业在实施ERP时都选择了通用商品化 ERP软件。对于ERP软件的选型，ERP厂商与企业是信息不对 称的。虽然企业在实施前要对 ERP 软件进行考察，参照相关软件、相关企业以及询问相关 咨询公司，并且 ERP厂商需要对自己的软件进行现场演示，但ERP是一个相当庞大的软件系统，对于企业来讲，就是一个黑盒子，通过演示、咨询、相关比较未必能充分了解该软件 是否适合本企业。 并且对于通用商品化软件， 为尽量保持其通用性， 厂商设计开发式使尽量 采用通用的业务处理模式，对于本企业的特点不可能完全适应获知需要二次开发。ERP 选型失误，先天不足，以后的实施很难不出问题。3.3.3 新旧系统切换问题ERP 中会计模块的实施一个重要的工作是原有数据向新系统的转移，由于ERP 的集成性，新系统与旧系统有许多不同之处，例如原始数据的收集方式、 凭证的处理方式等等， 由于新管理思想的引入， 业务工作比以前更加规范了， 核算方式也有 了新的变化。 然而，与新系统相比， 旧系统相对而言不如新系统规范及原始数据的收集方式、 处理方式的不同， 所以新旧系统切换特别是数据初始化的工作很容易出现问题，许多新系统需要的初始化数据在旧系统中并没有涉及， 或者有， 但并不符合新系统的要求， 有许多数据 在 ERP 下整个系统中是统一编号的，但由于原系统可能多系统并存，相同的实物在不同的 系统有不同的标识。新旧系统切换中的这些问题直接影响了ERP 系统的成功实施。4 对于目前 ERP 下会计信息系统存在问题的解决建议4.1 对于会计理论的限制，引入事项法要想让会计理论与信息时代相适应， 最彻底的方法当然是彻底改革会计理论， 使之适应 信息时代， 但这在现实中是明显不行的， 这是一个漫长的过程， 这中间应当有一个过渡的过 程。在尽量不抵触现行会计制度的前提下对现有会计处理方式进行改进。1969 年，索特在Accounting Review上发表了 “ An Events Approach to Basic Accounting Theory ”提出了事项法(Events Approach )的概念。事项法认为财务会计的主要任务是向 信息使用者报告企业具体经济事项， 让信息使用者选择于自己有用的信息， 而无需编制会计 报表。 与传统会计相比， 事项法注重的是数据，即经济事项的各个属性，而传统会计各项业 务的最终目标是生成会计报表； 传统会计一切以货币计量， 事项法下同一经济事项可以有多 个计量属性，以适应不同信息需求者的要求。事项法的特点：全息数据。 传统会计所记录的信息都是企业业务数据中经过提取的部分，仅仅包含了财务信息，去掉了其他部分，信息的确认和计量都以货币来表示。事项法的信息记录不然，事项法下记录的数据都是最原始的， 确认计量手段多样化。 当信息需求者需要信息时， 根据需 求者的分析模型将原始数据转换成所需要的形式。这样， 报表便可以因需而生， 需要什么报表时可以通过模型将数据库中的数据转换成需要的形式。 从这个角度说， 传统会计的处理方 式便可以看成是一种分析模型，用以将原始数据转换成三张报表。整体设计。 事项法的立足点是整个企业。 要记录全息数据， 必须从整个企业的角度记录， 而不能仅仅从财务部门的角度记录。实时处理。 事项法下平时的工作仅仅是记录事件， 将其录入数据库中， 当需要报表时在 数据库中读取原始数据，通过模型将其转变成所需报表的形式。事件驱动系统的结构如图4-1 所示。图 4-1 事项驱动系统的结构REA 模型是设计基于事项法的会计信息系统的一种设计模型，该模型将企业中应当记入数据库的数据分成资源（Resource）、事件（Even ts）、相关人员（Age nt）三类，故而称为REA 模型。在设计会计信息系统时， REA 模型并非立足于会计部门，而是整个企业。在资 源、事件、人员三者中，核心是事件，系统的设计围绕着事件而展开。事件指企业中各种各 样的业务活动； 资源是指企业当中能带来经济价值的各种东西； 相关人员即参与到事件当中 的人。以销售为例，在销售的过程中，接受定单、商品出库、装运商品、收款等属于事件， 在发货事件中的相关人员是销售员、 客户，相关的资源为现金、库存产品。 事项法本是不统 驭传统会计的一种方法， 然而由于传统会计也可以看成事项法下的一个视图， 可用事项法来 进行传统会计信息系统的设计。在事项法下， 平时记录的是各个业务部门的原始数据， 会计信息是在需要时根据预先设 好的模型动态生成的。 原始数据的计量手段不仅仅是货币计量， 这样在一定程度上弥补了传 统会计单一货币计量的不足； 会计报告在事项法下实时动态生成的这样就提高了会计的实时 性；各种报告仅仅是预先设计的模型下的视图， 所以，事项法下可以产生各种所需要的报表， 而不仅仅限于传统会计上的三张报表。由此可见，事项法有许多与 ERP 相似之处，将两者结合将不是一件难事，并且可以很 大的改善传统会计理论在计算机处理方面的不足。4.2 对于修改相关法规、制度的建议4.2.1 彻底修改会计电算化管理办法 现行的会计电算化管理办法应彻底修订。修订内容包括以下内容：对计算机替代手工记账， 在现行的有关规定中各省市的规定不完全一致， 这给县属企业 分布在不同省份但使用统一软件的企业集团带来麻烦。 考虑到这类企业集团会越来越多的情 况，管理办法应对替代手工机长的管理办法和相关手续作统一规定。管理办法应对企业使用计算机系统处理企业会计核算业务应建立的管理制度及其制定 原则作出规定。4.2.2 尽快制定计算机会计核算基础工作规范由于手工会计工作的处理方法与计算机会计核算业务的处理方法存在较大的差异，因此有必要分别制定规范手工会计核算业务和规范计算机核算业务的基本功能规范。目前执行的会计基础工作规范 作为对手工会计核算业务的规范， 另行制定 计算机会计核算基础工 作规范用来规范计算机会计核算业务。规范的制定应充分考虑 ERP 等集成系统的特点及企业实际工作的需要。应对企业管理 信息系统的会计核算部分具有的功能制定原则性的规定： 如软件数据处理的正确性、 输出的 会计资料应满足的条件、 系统应具有的内部控制要求以及为审计需要应具备的要求。该规范在对各种企业管理信息系统会计模块基本功能、 工作规范作的同时， 应重点规定 应达到的目的， 对具体的实现方法应具有一定的灵活性， 使规范普遍使用， 并保持规范的稳 定性。并且， 计算机会计核算基础工作规范中应对会计核算部分不允许具有的非法功能 作出明确规定。4.3 ERP 下会计信息系统实施的建议ERP 的实施是一个很大的工作，涉及到实施组织的建立规划、实施计划的安排、员工 培训、资金的合理运用等等，本文仅就与会计模块的实施关系密切的部分提出自己的建议， 分实施前、实施中、实施后来谈。4.3.1 实施前的建议ERP 系统选型：会计系统的选型一是应当注意是否与本企业的会计处理方式、处理特 点相适应， 特别是在实施国外的软件产品时， 更应当注意是否与本国的会计制度相适应。 而 是应当注意软件是否与本企业的业务处理方式相适应，例如 ERP 软件中的成本核算、存货 管理方式是否与本企业相适应。BPR :即业务流程重组，改造企业现在的管理方式、业务流程以适应未来的ERP系统。企业原先不论一直是手工环境还是已经实现了计算机管理，应该说企业的业务流程与ERP下的都有一些不同。在实施 ERP 之前就应当尽量改进现有的业务流程与管理方式使之尽量 能与 ERP 下的相适应。对于会计部门来说， ERP 下有许多会计的功能被挪到了其他部门， 不再由会计人员处理， 例如许多业绩分析、 成本管理的功能被放到了业务处理模块； 有一些 以前十分重要的工作 ERP 之后不再重要了，例如记账；有许多功能又被增加进来，例如许 多管理会计的内容及财务管理等以前较少涉及的工作重要了起来。要适应这种变化在实施 ERP 的时候再处理是来不及的，需要在实施前就准备好。员工培训:应当让员工对 ERP 软件的原理、将要实施系统的使用、未来员工的职责、 角色的变化有充分的了解与准备。4.3.2 实施中的建议新旧系统的切换: 企业中到部分的数据都在会计部门记录， 所以会计人员在系统切换中 担当了重要角色。 ERP 中会计信息系统实施的重点是由原来的系统切换到 ERP 系统，亦即 系统初始化的工作。 初始化， 意味着在企业中每一个实物将有一个并且只有一个标识，例如原材料甲在生产部门 ID 是 002，那在会计部门也应是 002。并且数据必须正确的结转到新 系统中，如果原先的数据就是错误 的， ERP 软件做得再好，相关处理结果也是错的。所以应当对数据初始化的工作给予相当 的重视。要想做好数据初始化，必须先搞好 BPR。 BPR 不仅仅是部门的重组、优化流程以 适应 ERP 的实施，也应当在 BPR 的过程中逐步使部门之间的数据处理走向规范统一，以适 应 ERP 中的资源调配。例如 BPR 过程中统一企业实物的标识、杜绝会计业务的不规范处理 等。4.3.3 实施后的建议新系统直接运行还是新旧并行:新旧系统并行是目前企业常用的做法， 这样可以测试新系统的可靠性， 由于新系统模块之间是连贯衔接的， 不同于以往部门分散， 对新系统适应要 有一段时间， 新旧并行比较稳妥， 然而新旧系统并行未必就是一个很好的方法。 通过并行来 测试新系统，对于 ERP 这样规模的软件，代价无疑是昂贵的，同样性质的业务要重复输入 无数遍， 最后查出的差异往往是输入上的错误； 系统并行的工作量无疑是巨大的， 再加上人 们天生对新事物的抵制心理， 对于新系统的实施很不利； 对于新旧两套有不同流程、 不同理 念的系统， 并行的对账难度也是很大的如果是以旧系统为准， 那让新系统去迁就旧系统本身 就不大对。很难说哪种方法更好，应当依实际而定。结论ERP是现在最为流行业管理系统，也体现了现在最先进的管理思想，ERP系统在我国的实施也已经过了炒作、恶性竞争的阶段，各个厂家都成熟了许多。作为ERP中的核心环节对于它进行单独的研究是有其必要性的。本文对ERP中的会计信息系统进行了分析，总结了其特点、作用，设计方式，并且通 过与传统的会计信息系统的比较，分析了ERP中的会计信息系统的优点。虽然相较于传统会计系统，ERP下的会计信息系统有了较大的发展，但不可否认其从会计理论、相关政策 法规到实际企业的具体实施都存在许多问题。对于会计理论对会计信息系统的限制，本文建议会计系统的设计中引入事项法，这样可以提高会计系统的实时性，使会计系统提供更对个性化的信息、也使会计系统更加灵活。 对于相关政策法规存在的问题，本文建议彻底修改会计电算化管理办法，制定计算机会计核算基础工作规范，使其能够适应当代信息化的要求。对于系统实施，文中分析了ERP实施过程中管理人员、 会计人员对ERP软件、对ERP的实施认识上的误区， 以及ERP中会 计信息系统选型、新旧系统的切换方面应注意的一些要点。由于ERP仍属于比较新的理论思想， 其中不成熟的地方可以理解。 应当肯定，随着ERP 在企业中应用的不断普及，ERP软件厂商的成熟与信息技术发展，这些问题一定会得到解决，ERP将是未来企业信息化的必由之路。ERP的主要功能模块简介以往我们总是以某个产品为背景来介绍ERP系统，但是由于各个厂家产品的风格与侧重点不尽相同，因而其ERP产品的模块结构也相差较大。对于初次了解ERP的读者来说，有时 可能会觉得弄不清到底哪个才是真正的ERP系统。所以，在这里，我们想撇开实际的产品，从企业的角度来简单描述一下ERP系统的功能结构，即ERP能够为企业做什么。它的模块功能到底包含哪些内容，这才是我们叙述的重点。ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是将企业的三大流：物流，资金 流，信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块以不同于以往的MRP或MRPII的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其它类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入 ERP系统进行资源计划和管理。这里我们将仍然以典型的生产企业为例子 来介绍ERP的功能模块。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体， 它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的 ERP厂商将人力资源管理纳入了 ERP系统的一个重要组成部分，对这一功能，我们也会进行一下简要的介绍。财务管理模块企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP整个方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的财务模块与一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其它模块有相应的接口，能够相互集成，比如：它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工操作。一般的 ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。帶一、会计核算会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。 它由总账、应收账、应付帐、现金、固定资产、多币制等部分构成。1. 总帐模块：它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收帐、应付帐、固定资产核算、现 金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。2. 应收帐模块：是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它包括发票管理、客户管理、付款管理、帐龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将 各项事件自动生成记账凭证，导入总账。3. 应付帐模块：会计里的应付帐是企业应付购货款等帐，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、帐龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的 手工操作。4. 现金管理模块：它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。 在ERP中提供了票据维护、 票据打印、 付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收帐、应付帐、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。5.固定资产核算模块：即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工 作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付帐、成本、总账模块 集成。6.多币制模块：这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能以各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易管理。多币制和应收帐、应付帐、总帐、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。7工资核算模块：自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的 计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用， 自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总帐，成本模块集成的。誕8.成本模块：它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。二、财务管理财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测， 管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测：财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，帐户分析等。财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投 放及资金管理。生产控制管理模块这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机的结合在一起， 使得企 业能够有效的降低库存， 提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接， 也使得生产 流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等等。1. 主生产计划它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量， 它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。 是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。2. 物料需求计划 在主生产计划决定生产多少最终产品后， 再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这才是整个部门真正依照的计划。3. 能力需求计划 它是在得出初步的物料需求计划之后， 将所有工作中心的总工作负 荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划， 用以确定生成的物料需求计划是否是 企业生产能力上可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。4. 车间控制这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。5. 制造标准在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。a零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代码识别。b物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。c工序，描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序。它包含加工工序顺序，指明各道 工序的加工设备及所需要的额定工时和工资等级等。d工作中心，使用相同或相似工序的设备和劳动力组成的，从事生产进度安排、核算能 力、计算成本的基本单位。ERP系统的主要功能模块简介对于ERP原理的初步了解是我们认识 ERP的基础，接下来，为了使大家对 ERP产品有一个感性的认识， 我们就要从它的功能上再给予进一步的介绍。以往我们总是以某个产品为背景来介绍ERP系统，但是由于各个厂家产品的风格与侧重点不尽相同，因而其ERP产品的模块结构也相差较大。对于初次了解ERP的读者来说，有时可能会觉得弄不清到底哪个才是真正的ERP系统。所以，在这里，我们想撇开实际的产品，从企业的角度来简单描述一下ERP系统的功能结构，即ERP能够为企业做什么。它的模块功能到底包含哪些内容，这才是我们叙述的重点。ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是将企业的三大流：物流，资金流，信息流进行 全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块以不同于以往的MRP或MRPII的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其它类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入ERP系统进行资源计划和管理。这里我们将仍然以典型的生产企业为例子来介绍ERP的功能模块。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的 ERP厂商将人力资源管理纳入了 ERP系统的一个重要组成部分，对这一功能，我们也 会进行一下简要的介绍。财务管理模块企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP整个方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的财务模块与一般的财务软件不同，作为 ERP 系统中的一部分，它和系统的其它模块有相应的接口，能 够相互集成，比如：它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取 消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工操作。一般的 ERP 软件的财务部分分为会计核算 与财务管理两大块。一、会计核算会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应 收账、应付帐、现金、固定资产、多币制等部分构成。1 总帐模块 它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。它 是整个会计核算的核心，应收帐、应付帐、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其 为中心来互相信息传递。2 应收帐模块 是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它包括发票管理、客户管理、付款管理、帐 龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。3 应付帐模块 会计里的应付帐是企业应付购货款等帐，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、帐龄分析等。 它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。4 现金管理模块 它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇 票和银行存款的管理。在 ERP 中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行 查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收帐、应付帐、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。5 固定资产核算模块 即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固 定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。 它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总 账。它和应付帐、成本、总账模块集成。6 多币制模块 这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务 系统的各项功能以各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易 管理。多币制和应收帐、应付帐、总帐、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。7 工资核算模块 自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总帐，成 本模块集成的。8 成本模块 它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和 规划。还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。二、财务管理财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。 它侧重于财务计划、控制、分析和预测：财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。 财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，帐户分析等。 财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。生产控制管理模块这一部分是 ERP 系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机的结合在一起，使得企业能够有效的 降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行， 而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定它的一个总生产计划， 再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等等。1 主生产计划 它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产 计划转为产品计划，在平衡了物