接待管理制度

接待管理制度第一章总则第一条为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序，特制定本制度。第二条接待工作的原则是:热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。第三条本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作.第二章 接待原则第四条 遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。1、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐.2、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别,严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。 4、节约原则：内部成本效益核算.招待来宾从简，不铺张浪费,不重复宴请，主方人数不多于宾客人数,坚决杜绝高消费，避免不必要支出； 5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到,并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度； 6、优先原则：重大接待活动优先安排。第三章接待职责第五条、对外接待部门和范围： 1、 公司各部门负责本部门的接待工作，负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务。2、 行政部为公司负责提供接待工作的后勤保障，负责车辆、食、宿、票务、会场、礼物的组织协调。 3、遇到重大接待工作和活动，公司各有关部门要积极主动配合。 4、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作. 第四章类型与标准第六条本办法所指接待对象，按来访事由不同,主要分成以下几种类型：（一)公务来访1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；2、项目合作项目部来公司洽谈工作事宜；3、有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察；（二）参观来访1、各级党政机关领导来公司视察工作；2、各地机关、企事业项目部来公司参观考察;3、客户、合作方参观考察。（三）会议活动来访应邀前来参加公司会议、活动的各位嘉宾、专家、新闻记者等。（四）其他来访客人。第七条按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾.第八条招待原则和标准：（一） 参观接待根据需要安排招待用餐；（二）住宿及标准：客人需安排住宿的，需由公司分管领导同意，来访客人原则安排公司签订协议的酒店的普通标准间；重要来宾住宿,需要接待部门与公司分管领导共同商量后,行政部按需办理。第九条用车标准：（一）一般公务来访，根据情况需安排用车的，由行政部统一调度；（二)列入计划的重要来宾来访用车，公司应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。第十条接待规格：重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或总经理出面接待会晤；其他来宾根据情况由相关人员接待。第五章计划与准备第十一条一般来宾由业务对口部门酌情安排接待。有会议或重要的来宾的，接待部门应指定专人在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表。第十二条公司各部门在接到重要来访预约后，应协助接待部门拟定接待计划.需公司领导出面、协调的重要接待应及时提前告知相关主要领导；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意,安排相关的接待人员和接待工作。第十三条重要来访或会议接待计划应了解（载明）以下内容：（一）接待类别:公务来访、参观、参加会议或其他.（二)来宾基本情况1、来访项目部名称、领导姓名、职务等;2、来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数;3、来访的目的和要求；4、在本地逗留的天数。(三）具体接待安排1、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；2、参观线路或洽谈、举行活动的场所；3、费用预算.第十四条重要接待计划还应考虑以下内容：（一)是否安排车辆接送;(二）是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等；（三）是否制作欢迎牌、指示牌；(四）是否安排礼仪；（五）是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿；（六)是否安排摄影摄像；（七)是否需要准备公司宣传资料；(八）是否宴请,包括宴请时间、地点、参加人员、标准；（九）是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果;（十）是否安排游览、购物、娱乐；(十一）是否需要赠送礼品；（十二）其它需要说明的事项。第十五条对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施,确保环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的文字内容正确，摄像机、照相机电源充足。第十六条对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、娱乐项目；定制的礼品要保证质量。第十七条对大型会议或活动的来访接待,主办部门应事先准备公司简介等相关资料;检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员,准备签到册、名片盒等。第十八条行政部按接待人数调度安排接待所需车辆,并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好;公司车辆应服从行政部的统一调度.第五章行为规范第十九条接待礼仪：（一）仪表：面容清洁，衣着得体;（二）举止：稳重端庄，从容大方；（三)言语：语气温和,礼貌文雅；（四）态度:诚恳热情，不卑不亢。第二十条接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进,先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导,后同事；送客时根据身份确定规格,若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开.第二十一条接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密;接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别,严守公司商业机密；对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。第二十二条接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场,不奢侈浪费.第六章 接待引领第二十三条 政府机关和上级领导来公司进行检查、现场办公、业务对接、技术商务合作洽谈和专题会议，以及其它提前知晓来访的信息的，相关接待人员应提前到门卫处等候接待，以简化接待流程,减少来访人员等候时间。第二十三条 来宾接待区域（一）接待人员应引领来访者进入指定的接待区域-前台大厅、会议室、贵宾室、洽谈室（除有独立办公室的领导可在办公室内接待客户外）.外部人员一律不得进入非接待区(特殊情况需短暂进入非接待区域的，应通知行政部并由接待人员全程陪同）.受访人员（或接待人员)应陪同来访者,严禁任由来访者在公司内随意窜访.在岗人员发现有外部人员出入非接待区域的,应及时礼貌地将其带入指定接待区域；若发现有外部人员在非接待区域内独自随意走动或私自拍照摄像的情况，应及时上前礼貌制止，制止无效的须及时告知行政部处理.公司所有在岗人员对外部人员进出自己所处的非接待区域负有管理的责任和义务,如出现违规情况的将给予相关责任人员50元/次/人的扣款.(4)所有媒体、记者等来访，由董事会秘书办公室负责接待，董事会秘书办公室是公司对外的唯一信息出口,公司其余人员不得未经授权随意接受采访或回答任何与公司有关的问题。(5)参观特定的区域，必须由分管主要领导批准；如参观者临时到来，并由本公司副总以上领导陪同参观的，事前可免办申请。 第六章接待费用与信息反馈第二十三条公司各部门的接待费用在公司业务费中列支，接待费用按业务招待费管理制度相关规定开支,接待人员于完成接待任务后3天内，按财务报销流程报总经理审批。第二十四条如有合影，应事先安排合影图.合影一般主人居正中，按礼宾次序,以主人右手为上，主客双方间隔排列。接待活动相关的照片交存行政部。第二十五条 接待人员同时需要将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门。第二十六条 接待内容如果经董事会秘书办公室确认可以对外发布信息的，由接待部门主管和待接人员及时撰写重要来访信息稿，由行政部校稿,董秘办审稿后发布。第七章附则第二十七条本制度由办公室负责解释和修订。第二十八条本制度自印发之日起施行。