QP01文件控制程序Word版

深圳市中帝威科技有限公司文件编号： QP-001版 本 号： A0程 序 文 件页 数：1 of 6文件控制程序修 订 记 录日期页次版次修订内容概要2014/03/01 A0首次发行批准审核拟制签名总经理管理者代表文控文员日期推荐精选1.0目的 确保公司每个部门使用文件为最新的有效版本,防止失效或作废文件的非预期使用。2.0范围 凡公司与质量管理体系有关的各类文件的管制均适用于本程序。3.0定义 一级文件：质量手册即指导及纲领性文件,规定组织的结构、资源、质量方针、质量目标、描述质量体系的结构及需要控制的内容。 二级文件：程序文件即计划及管理性文件,支持质量手册,是质量手册的展开,具体规定质量体系所覆盖、控制内容的实现。 三级文件:指导文件（含外部文件）即操作及规范性文件,对某项工作的具体操作（含工作细节和标准工作方法）进行详细叙述的文件,它包括作业指导书、生产规范、管理规范、技术标准、图样等文件。 四级文件：表单格式记录即追溯性文件,通过对质量活动及情况或结果的记录,向客户或第二、三方评审提供组织实质,所规定质量活动及达到要求的证据,并为产品实现追溯提供线索。包括所有的质量记录。 内部文件:公司所有设计图纸、规划或参考外部资料制定发行的文件。外部文件:非公司内部所编制的文件,包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料；国家、国际标准；政府及社会管理机构颁布的法令、法规和规章；行业技术标准；与产品相关的安全规格与标识。4.0 权责4.1 文控负责公司质量体系文件的受控管制。 4.2 各部门负责具体依文控做法实施本部门职能范围内文件的受控管制。4.3 总经理、管理者代表及部门经理（主管）负责有关文件的审批，具体责权见5.1.5章节内容。5.0程序5.1文件的编写与审核5.1.1质量文件的编写顺序 1、目的（WHY） 2、范围（WHAT）3、定义 4、权责（WHO）5、程序（WHERE、WHEN、HOW）6、记录 7、相关文件8、附录推荐精选5.1.2质量体系文件的精神5.1.2.1制度须有涵盖性。5.1.2.2制度合理化、具有说服力。5.1.2.3制度简单化,具有执行力。5.1.2.4文件内容简单扼要,清楚明白。5.1.3质量手册、程序文件编有页码的每一页均须包含下列项目。5.1.3.1文件编号：填写该文件之编号。5.1.3.2版本号：以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、···A5,B0、···B5）5.1.3.3页码5.1.3.3.1页码格式为“页次of总页数”。5.1.3.3.2由文件正文开始页编列,不包括附件。5.1.3.4文件名:即为该文件之名称。5.1.3.5内容:文件的内容层次编号采用阿拉伯数字,每两个层次之间加下脚点。任何层次的编号均齐首式起排,编号与文字之间空一个字的距离。每段文字对准标题起排,回行时与首行对齐。5.1.4文件编写格式：封面、正文及表单格式、字号、字体(具体参见本文)。5.1.5文件的审核、批准权限具体如下：文件层级拟制审核（会签）批准一级文件管理者代表总经理二级文件各部门负责人管理者代表总经理三级文件部门相关人员部门经理/主管管理者代表四级文件（空表格式）部门相关人员部门经理/主管外来文件接收部门经理/主管5.2文件的发放5.2.1质量体系文件编制完经批准后,应送往文控,其副本须加盖红色“受控文件”印章后方可发放给相关部门,正本由文控保存。5.2.2公司质量文件的发放范围由管理者代表确定,其他性质的文件发放范围由各部门经理确定，文控负责依要求制定的受控文件一览表发放,各文件持有者须在文件发放回收登记表上签收. 5.3文件版本5.3.1整份文件改版作业:版本自A版开始编码,修改时则变成B版、C版···以此类推。5.3.2抽换文件改版作业：以版本与版次管制,第一次制定的原案为A0.修订时,经过修订页之版次递增为A1；当同版本文件进行修改次数已达所设定之修订次数（含首次发行及新的版次共4次,即升版至A5）时,应予以整份文件换版本号,重新发行B0版文件。5.4文件的修改5.4.1文件的修改一般由原拟制部门执行，如仅仅是页面改动，只需更改页面版次，故同版本各页可不同版次。文件修改时，需在其首页反映当次修订日期、页次、版次、及修订内容，文件修订后须重新审批。推荐精选5.4.2 文件附录可单独修改、单独审批，其发放、作废处理同文件正文，文件附录以审批日期为最新有效的版本。5.4.3 修改、审批后的文件控制依5.2发放。5.5文件的作废与回收5.5.1文件修改/换版或文件破损而不能使用时,受控旧文件应予以作废处理。5.5.2作废文件副本由文控负责收回并在文件发放回收登记表回收状态栏记录后销毁,作废文件正本由文控员保存一年后销毁,文件废止时,原始文件编号须予以保留,不得继续沿用。5.5.3部门和个人都不得保留已失效或过时之文件。5.6表单的控制5.6.1表单的编制由各部门依实际需求而编制,部门经理(主管)负责审核，质量管理者代表批准。表单正本由文控保存,当表单格式有所差异时,以文控存档资料为准，表单受控管理详见记录控制程序。5.7文件的借阅 凡质量体系文件正本资料均不外借,仅供查阅,查阅者不得在文件上做任何标识,更不得涂改和损坏。5.8文件申请5.8.1本公司可申请补发文件的情况有:5.8.1.1因作业需要增发相关文件。5.8.1.2对于所应保存的文件遗失或破损而不能使用。5.8.1.3按要求送与供应商、客户或认证公司。5.8.2需申请补发文件的部门应填写文件补发申请表向文控提出申请,并注明申请理由,文件补发申请表须经部门经理(主管)以上批准后,文控方可按5.2发放文件.5.8.3破损文件的回收按5.5.2执行。5.8.4文件持有者不得私自拷贝文件,在本公司内凡有“受控文件”印记但非红色“受控文件”印章的质量文件均为无效文件，送予供应商的文件应同时发出文件受附票，经对方签收后由文控存档。5.9文件编号格式5.9.1质量手册编号原则QM -ðð 顺 序 号 码(从01开始编码) 质量手册代码推荐精选5.9.2程序文件编号原则QP-ððð 顺 序 号 码(从01开始编码) 程序文件代码5.9.3 三级文件编号原则WI-XX-ððð 顺 序 号 码(从001开始编码) 部门代码 作业指导代码5.9.4表单文件编号原则表单的编号为QR-ððððð-顺 序 号 码 _ 部门代码(同5.9.3) 表格代码5.9.4外来文件编号:沿用外来文件原有编号.5.10外来文件的控制5.10.1本公司外来文件分受控文件和非受控文件,外来文件中凡与公司质量体系有关的文件均为受控文件。5.10.2外来文件经相关部门接收后,统一交文控处,文控编制外来文件一览表, 由相关部门经理（主管）或管理者代表审核其适用性,确定是否受控,可直接采用的文件盖外来文件管制章,不可直接采用文件盖“参考文件”章,并进行处理、分发、存档，或依据其编制本公司新文件。 5.10.3外来受管制文件的作废与回收依本公司内部受控文件执行。5.11文件的保存及归档方式5.11.1文件的保存方式5.11.1.1文件持有人须妥善保管文件,确保文件的有效使用性和安全性。5.11.1.2用电脑保存的文件应进行磁盘拷贝,拷贝磁盘应加以标识并保存。5.11.2文件的归档方式5.11.2.1文件最好放在各档案夹/文件夹内,并以有色纸当隔页作区别或以标签注明;亦可单独摆放在档案袋内,且以标签注明文件名称以便识别。5.11.2.2文件夹第一页应建立文件目录表,标明所保存文件的名称及其顺序。5.12 文件控制流程（详见下页）文件拟订/接收N会签/审批推荐精选Y发放使用文件不适用文件修订N会签/审批Y新版发放旧版回收作废6.0相关记录受控文件一览表 文控日常维护更新文件发放回收登记表 文控保存三年文件补发申请表 文控保存三年外来文件一览表 文控日常维护更新7.0相关文件记录控制程序 （注：可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!） 推荐精选