营业厅排队等候问题的解决

1 1解决排队等候问题的总原则解决排队等候问题的总原则总量调节的原则总量调节的原则：从减少需求的角度出发，控制一定时间段内营业厅办理业务的顾客数量，需求量降低自然排队问题得到解决；增加服务资源的原则增加服务资源的原则：从增加供给的角度出发，增加一定时间段内营业厅办理业务的服务资源，供应量提高自然排队问题得到解决；提高服务效率的原则提高服务效率的原则：从增加供给的角度出发，提高一定时间段内营业厅办理业务的服务效率，等于增加了服务供应量，排队问题得到解决；提升服务质量的原则提升服务质量的原则：在无法避免排队的情况下，提升服务质量，给客户一个美好的等待经历也是必须的选择；排队适度的原则排队适度的原则：排队不是可有可无，应该控制在一个合理的水平，这个水平应该是客户能够接受、企业比较经济的平衡，根据排队理论研究，在混合排队情况下不超过五人，等候时间不超过10分钟。2 2营业厅排队等候问题控制的九大目标营业厅排队等候问题控制的九大目标1办理业务总人数的控制办理业务总人数的控制9排队等候服务质量的控制排队等候服务质量的控制8空闲台席的控制空闲台席的控制7台席总量的控制台席总量的控制6非业务时间的控制非业务时间的控制5营业厅工作时间的控制营业厅工作时间的控制4客户人均业务数量的控制客户人均业务数量的控制3单位业务办理时长的控制单位业务办理时长的控制2离开营业厅人数的控制离开营业厅人数的控制3 3办理业务总人数控制的关键措施办理业务总人数控制的关键措施减少营销政策的调整频率引导客户使用最简便的办理业务手段增加闲时的主动服务，提前消化需求集中业务的集团办理1减少客户办理业务的需求加强电子渠道的分流作用鼓励和引导客户在闲时来营业厅鼓励和引导客户使用自助终端加强电子渠道宣传，教会用户使用简化操作，图形化界面友好、人性化丰富可在电子渠道办理的业务种类加强电子渠道的安全，让客户放心通过各种方式通知客户忙闲时分布情况闲时办理的优惠政策或小礼品预约办理加强自助终端宣传，教会用户使用自助终端摆放在突出位置自助终端办理业务的奖励营业厅人员现场指导和协助重点4 4办理业务总人数控制的关键措施办理业务总人数控制的关键措施营业厅布局合理，考虑覆盖区客户习惯营销活动同步进行，步调一致采取差别的营销活动分流客户实现对营业厅的统一协调对分流客户的奖励政策或礼品引导客户到其他不繁忙的营业厅充分利用社会渠道的功能1适当增加社会渠道的网点数量增加社会渠道的业务办理种类指导和培训社会渠道的业务能力在忙时协调利用社会渠道的有效资源提醒和主动引导客户分流到社会渠道5 5离开人数控制的关键措施离开人数控制的关键措施2感谢光临，提醒等候客户众多业务办理区与等候区设置发挥引导员的作用音乐、电视屏幕、色调的设计办完业务尽快离开未办业务尽快离开流动咨询员提醒未带齐证件和资料顾客提醒客流量大，换个时间来办理给予业务办理指导，鼓励使用其他渠道疏导、引导到附近的社会渠道发挥引导员的作用方法创新，如短信叫号重点6 6单个业务平均办理时长控制的关键措施单个业务平均办理时长控制的关键措施在兼顾安全的基础上手续要合理、必要梳理业务流程，减少中间环节单据分散填写部分的集中设计电脑软件和硬件的更新业务的预处理简化业务流程和繁杂手续提高营业员业务熟练程度业务有效分类快速办理处理纠缠客户减少压堂现象加强培训，提高业务技能，考核稳定员工队伍，提高平均在职时间对业务量大的营业员奖励，形成激励开展办理业务快速和高质的技术竞赛 及时有效的业务指导梳理业务类型，区分简单和复杂简单业务建立快速通道(绿色通道)复杂业务流程及手续明显处张榜介绍复杂业务安排最优秀的营业员专柜处理动作慢的客户可以由引导员协助处理投诉客户由值班经理到单独办公场所处理减少业务出错，提高业务准确程度3重点7 7营业厅工作时间的控制途径营业厅工作时间的控制途径5延长工作时间调整工作时间工作时间工作时间适应需要适应需要员工场所早开早关晚开晚关中间停休8 8营业厅工作时间控制的关键措施营业厅工作时间控制的关键措施5延长劳动时间调整工作时间延长员工的劳动时间，但不能违反国家法规延长营业厅开放时间，需要合理调配人力一般情况下，需要增加营业员数量在条件允许情况下，调动区域内营业员资源滞留业务处理完毕后才能下班延长劳动时间的补偿VIP室和营业厅时间一致根据所在区域风俗习惯安排确定营业时间考虑主要顾客的生活和办理业务来厅习惯商场内营业厅时间调整随商场营业联动考虑一年中不同季节的客流特点考虑工作日与节假日顾客的作息规律变化考虑不同民族、信仰的情况考虑本地居民、外来人口的情况考虑老人、青年、性别等特征的不同需要重点9 9非业务时间的控制途径非业务时间的控制途径非业务时间指在正常的工作时间范围内，台席营业员未从事正常业务办理工作的时间，主要包括营业员的个人事务处理时间、客户办理业务之间的间隔时间等；这里所说的非业务时间是在营业厅管理制度许可的范围内存在的，不是指违反管理制度的行为(比如脱岗、怠工等)；非业务时间是可控的，是可以通过制度设计与现场的有效管理得到最大限度的压缩的；非业务时间的有效管理也是营业厅本身有能力进行的能够缓解排队等候压力的重要措施。6个人事务处理时间客户办理业务间隔非业务时间非业务时间生活方面接待方面排号机空号柜台距离1010非业务时间控制的关键措施非业务时间控制的关键措施6减少生活细节的时间浪费离开台席有人临时接替不在业务繁忙时离开不在单个业务办理中离开个人生活方面的时间个人接待方面的时间排号机空号的处理柜台距离与布置电话接听简短上级指示精炼来客私访接待不空岗突发事件安排妥当大量连续的空号提前处理机器自动叫号与人工叫号相结合值班经理和引导员的主动干预柜台与等候区不要相距太远保持通路畅通，不摆放障碍物客户来往不交错影响座椅连续不要超过三个重点1111台席总量的控制途径台席总量的控制途径7台席数量台席数量营业面积营业员数量柜台设备数量1212台席总量控制的关键措施台席总量控制的关键措施7营业面积柜台设备数量营业员数量扩大营业厅的空间面积充分利用现有空间，合理布局柜台不一定直线布局，可以考虑星型结构柜台大小合理设置保证设备完好率，及时检修扩充设备数量，保证充足配备移动柜台设备可供临时使用全区域设备的合理调配合理定岗定编，增加营业员数量营业厅人员具有全业务能力区域内营业员的流动交流突发情况下的人员调配1313空闲台席数量的控制途径空闲台席数量的控制途径8台席空闲台席空闲营业员人数不够用设备不能正常使用营业员因事务离开客户人数不太充足客户多用自助设备1414空闲台席数量控制的关键措施空闲台席数量控制的关键措施8设备完好人员充足定期检修各种设备，保证正常使用班前测试，出现问题及时解决班中遇到故障及时迅速处理有备用设备和应急预案设备的有效调配保证与台席数量相配的营业员数量保证与业务办理数量相配的开放台席数量营业员离岗有人替补，不出现暂时空置实行动态排班重点1515排队等候时营业厅服务质量的控制途径排队等候时营业厅服务质量的控制途径9营造营业厅舒适整洁的营业环境设置布局合理设备完善的等候区提供及时热情的人性化客户服务安抚焦虑分散客户等待的注意力一个微笑，一声问候，一杯茶水 1616排队等候时营业厅服务质量控制的关键措施排队等候时营业厅服务质量控制的关键措施9营业厅保持整洁卫生减少噪声，播放悦耳音乐新业务体验设备供用户使用营业环境等候区人性化服务转移注意力缓解焦虑设置合理，位置事宜座椅干净整洁，不破损减少人员走动影响减少无关人员占坐，充分有效利用提供饮水设备，干净、充足提供手机充电、交流电源等便民服务业务的预处理等候时间过长顾客的小礼品提醒需要等待的时间(如排号机提示)定时的安抚、提醒提供可读性强的报刊杂志播放新业务介绍和促销活动通知其他有价值的信息播放重点1717对营业厅排队等候的客户进行关怀对营业厅排队等候的客户进行关怀 赠送超时礼品赠送超时礼品北京移动对于等候时长超过30分钟的客户赠送下图所示的手机链作为礼物，一方面减轻了客户的不满情绪，另一方面通过奥运手机链的赠送也提升了客户的奥运认知，可谓一举两得。图：北京移动为排队等候客户准备的福娃手机链图：北京移动在排号纸上显示的等候超时有礼品赠送1818对营业厅排队等候的客户进行关怀对营业厅排队等候的客户进行关怀进行有奖问答进行有奖问答在营业厅客流量较大时，为客户发放有奖答题的小问题，将当期最重点宣传的信息印制在上面，在客户回答完毕来到前台办理业务时为客户发放奖品。一方面，有效的宣传了移动公司的相关信息，另外一方面，让客户在等候的时间有事可做。图：有奖知识问答问卷1919在客流量特别大时采用预受理机制（在客流量特别大时采用预受理机制（1/41/4）在营业厅客流量特别大时，可以安排流动咨询员进行客户业务预办理，如果有切实的需要，可以建立信息化系统，使用掌上电脑来处理。(建议可以在大客户室试用)具体的业务流程如下：注：对查询不符合预受理条件的客户，引导至自助服务系统或通过注：对查询不符合预受理条件的客户，引导至自助服务系统或通过BOSSBOSS系统进行业务受理。系统进行业务受理。客户客户身份识别身份识别引导办理引导办理预登记预登记业务识别业务识别自助服务自助服务柜台办理柜台办理客户验证客户验证客户签字确认客户签字确认后台批量处理后台批量处理2020在客流量特别大时采用预受理机制在客流量特别大时采用预受理机制 （2/42/4）现场预受理业务流程）现场预受理业务流程现场咨询员通过预登记系统判断是否符合预受理范围现场咨询员通过预登记系统判断是否符合预受理范围 引导客户填写免填单及业务密码的核实引导客户填写免填单及业务密码的核实客户进一步核实业务受理内容并签名确认客户进一步核实业务受理内容并签名确认 通过预登记系统完成业务受理预登记通过预登记系统完成业务受理预登记 2121在客流量特别大时采用预受理机制在客流量特别大时采用预受理机制 （3/43/4）业务预处理卡）业务预处理卡一方面可缓解客户在等候区的焦虑心理，另一方面方便客户进行业务办理，能有效提高办事效率。同时，背面的电子渠道办理推荐能够有效的分流一部分客户。预处理卡的正面预处理卡的背面：电子渠道办理的推荐2222在客流量特别大时采用预受理机制在客流量特别大时采用预受理机制 （4/44/4）后台批量处理流程）后台批量处理流程后台批量处理后台批量处理统计预受理的号码明细清单，统计预受理的号码明细清单，批量导入批量导入BOSSBOSS系统系统每日预登记成功的业务受理单与指定台席进行交接，双方核对预受理成每日预登记成功的业务受理单与指定台席进行交接，双方核对预受理成功的业务受理单份数无误后，双方签字确认功的业务受理单份数无误后，双方签字确认 指定受理员通过指定受理员通过“批量受理批量受理”模块完成业务受理，同时按模块完成业务受理，同时按规定完成日报表的统计工作规定完成日报表的统计工作 2323对咨询多的营销案问题，制作宣传单页或海报，减少对咨询多的营销案问题，制作宣传单页或海报，减少营业员的咨询量营业员的咨询量，加快业务办理的速度，加快业务办理的速度 业务咨询员平时应及时将客户咨询的问题进行汇总整理，对于集中询问的问题应统一回答口径，制作专门的宣传单页和海报，在营业厅内显著位置进行宣传和向客户及时发放此类宣传资料，提高营业厅的业务办理效率。