用友ERP操作手册销售部

项目最终用户操作手册用友ERP（统销售部岗位操作手册手册名称：销售部操作手册适用部门：销售部编写人员：版本号1.0编写日期2012年12月1日对 口 支 持业务销售订单业务问题、操作问题发货单业务问题、操作问题销售发票业务问题、操作问题销售出库业务问题、操作问题财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障目录一、部门职责：3二、部门岗位划分：3三、系统业务处理流程： 4四、部门日常业务系统处理： 51、日常业务类型的界定： 52、普通销售业务日常处理： 53、特殊业务：94、帐表查询：135、权限管理146、月末结帐：15新会盈世电脑-15 -咨询实施部、部门职责:销售部门的日常工作在 ERP系统处理中主要工作有：1、开发新的客户，进行客户资料的维护和更改，加强客户资源管理;2、及时录入销售订单，为生产部安排采购和生产做依据；3、根据客户付款情况，录入销售发货单；4、根据客户要求到财务进行开具发票；5、掌握客户欠款情况，催收货款；6、作好各种销售统计，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：销售助理：系统内客户分类、客户档案、销售订单 /销售开票通知单的录入、账表查询销售部经理：对于销售管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。销售业务员：进行订单录入、销售发货单录入、销售退货单录入。三、系统业务处理流程:昔通销售流程图1、销售业务员根据客户具体要求签订销售合同，具体要求参见手工合同审批流程。2、销售助理根据已签定合同（或已中标项目）在销售管理模块中录入销售订单，如果所签的 产品为特制的产品，在目前的销售管理模块存货档案中不存在，需要手工填写项目/存货增加申请单（一式两联，技术部、留底） ，申请增加项目/存货。3、技术部人员根据项目/存货增加申请单增加项目/存货；定义存货的产品结构，增加完毕 通知销售助理。4、销售助理根据审核后的销售合同在销售管理模块中录入销售订单。5、销售订单需要进行打印，经过相关的手工内部审批处理（具体要求见手工合同审批流程），所有手工审批完毕后，由销售经理在销售管理模块中审核销售订单。6、销售业务员根据客户的收款及信用情况，开具发货单，并通知财务开票；7、销售发货单审核自动生成销售出库单，仓库根据客户的提货单， 审核对的的出库确认出库。四、部门日常业务系统处理:1、日常业务类型的界定：普通销售、配套件销售、材料（半成品）让售、直运销售、委托代销业务（以后可能发生）2、普通销售业务日常处理：基础档案填加：客户档案增加原则： 客户分类+三位流水号客户编码：客户编码必须唯一。客户名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改客户：除了客户编码不能修改外，其他信息可根据实际情况作调整。删除客户：已经使用的客户不能删除、但可以通过并户的功能做变相处理。操作路径：【企业门户】一【设置】一【基础档案】一【往来单位】一【客户档案】1、销售订单:销售订货是指由购销双方确认的客户的要货需求的过程，用户根据销售订单组织货源， 并对订单的执行进行管理、控制和追踪。销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据， 它可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。销售订单对应于企业的销售合同中订货明细部分的内容，但不能完全代替销售合同，没有关于合同中付款内容的描述。1 .销售订单可以手工增加，也可以参照销售报价单生成。2 .销售订单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开，已审核未关闭的销售订单可 以变更。3 .已审核未关闭的销售订单可以参照生成销售发货单、销售发票。操作路径：【销售管理】一【业务】【销售订货】【销售订单】打印预览输出 增加复制| 弃审查审 关闭变更小量|苜一上嵬定位用麻帮助退出销售订单打印模版；悄售订单打印牵序号存货编码存货名称现格型号主计量数量报价含税单价无税单饵108040402XH1O6QQXM1D60Q台 OOM即口 QQ.QQCKI刖145.2喇2345合讨1.00001业等类型鲤道!值辛肯售类型普逋储售 订单日期3Q04TL0B 订单号0000000067税率17.0000雪尸商稀昆山市东洲机域厂付款条件 悄售都门市场部 业苏员刘振明备注主机含运费 而种人民币 汇率2帝电人转福生审核A林福生美闭人2、销售发货单：销售发货是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单，将货物发往客户的行为，是销售业务的执行阶段。发货单是销售方作为给客户发货的凭据，是销售发货业务的执行载体。无论工业企业还是商业企业，发货单都是销售管理的核心单据。软件系统提供了两种业务模式，先发货后开票、开票直接发货。先发货后开票模式：1）发货单由销售部门根据销售订单填制或手工输入，客户通过发货单取得货物所有权。发货单审核后，可以生成销售发票、生成销售出库单。2）开票直接发货模式：发货单由销售发票产生，发货单只作浏览，不能进行修改、删 除、弃审等操作，但可以关闭、打开；销售出库单根据自动生成的发货单生成。先发货后开票的模式操作路径：【销售管理】一【业务】【发货】【发货单】打印预览端出 嗜枷复制 打审重审共闭批员|首张上张揖打定位刷需帮助遛出发货单打印模版：俅查单打印椁版业舞类型有通相信 担售类型言通睛售 客户茴就三咀天工机械创;销售部门生产部2005-03-30腹往地址业舞苴孟货单号其00 口箕机，0单号发运方式 发禀号时歆:条件 甜军广陋番 在 币伸入恳币汇率J常倬人活减加WA关闭人1、销售发货单可以手工增加，也可以参照销售订单填制。2、销售发货单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。3、已审核未关闭的销售发货单可以参照生成销售发票。与库存管理集成，且选中是否销售生成出库单，则销售发货单审核时生成销售出库单；否则在库存管理根据发货单生成出库单。3、退货单：销售退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合要求而将已购货物退回本企业的业务。退货单是发货单的红字单据，可以处理客户的退货业务。退货单也可以处理换货业务，货物发出后客户要求换货，则用户先按照客户要求退货的货物开退货单，然后再按照客户所换的货物开发货单。红字俯售我票操作路径：【销售管理】一【业务】【发货】【退货单】保存放拜登市tr发货幡行即行帮助退出退货单显示模版：|退货单显示模版业招类型普通销售消苣类型 普通箱售建贷日期颈05-08-05落尸僧府反门大禾机朋有限公司销售部门市均毒业势员摒国财备 注退货单号0000000803订单号OOOQOOK62发运方式宾黠号币种人民币汇率11T.00DD1、2、序号仓库名都货物褊码存货名称规格也考主计量数量报情含税单饰无税单临上1严成总集000101007X&130K工 61301A-1 00000.0000&Q000.000051262 05132严成品庆Q6IXIKICX-IACI-IA台-1 M0QC.Q0DQ3MD.2S64 1必6345合讨-2.0000常ij华八.d*。串横人退货单可手工填制。也可以参照原销售订单、原销售发货单填制。4、销售开票：1）销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程，它是销售收入确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据，是销售业务的重要环 节。2）销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通 发票及其所附清单。3）销售发票复核后通知财务部门的应收款管理核算应收账款，在应收款管理审核 登记应收明细账，制单生成凭证。1 .销售发票一定要参照销售发货单生成；根据委托代销发货单进行委托结算时自动生 成委托代销发票。2 .销售发票可以修改、删除、复核、弃复、作废/弃废等操作。操作路径：【销售管理】一【业务】【发票】【销售专用发票】打预览输出增加修改删除 复制|复核弃复堂串 代型支出现结作废 批量|百张上光 下张末黑批打急耳嘶 帮助 退出销售专用发票打印模版：彳自话音再爱康丽丽销售芟型首通捎告开禀日期200536-旺发索号竺竺二军与MOOOOOO融发货单与客户商称度门E禾机械有限幺司 客户也-止屈禾路11刊号之电话0692-5331日18市抑人民用产.:银行市工行褶衬江逊欧 号到口口口2140522333266 税h35磔47三聆7*1下，彳销但却门前坊部 业 务员林国财付欹条件 蕾主 税率I工.皿0C序号仓库名物存货漏吗存签名称规褶型号主计量批号数量无税单归无税金融1产成晶犀000101007I613DAI6130A台543M1.000051282.051351202.05.2产成晶犀0006001CX-1ACI-1A台1.00002564. 10262564.10345吉卜E.OOOO53S46. 15*单位名称福建三明机床正眼潮司本单位税号 本单位由眼行三明市工行列东M郛单人坐吧 爱普人 银行账号140W日前9050011573、特殊业务:直运销售业务1）直运业务是指产品无需入库即可完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算。2）直运业务包括直运销售业务和直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从 供应商到客户，财务结算通过直运销售发票、直运采购发票解决。直运业务适用于如 大型电器、汽车、设备等产品的销售。【系统选项】1）销售管理的直运业务选项影响采购管理的直运业务。2）设置-销售选项-业务控制-是否有直运销售业务3）设置-销售选项-业务控制-直运销售必有订单4）采购管理设置-采购选项-业务及权限控制-业务选项-直运业务必有订单 显示销售系统相应选项，不可修改。：一告哲理:果照管匠1 .用户录入直运销售订单。录入销售订单时选择业务类型为直运销售。2 .直运采购订单必须参照直运销售订单生成，可以拆单不能拆记录，即每行销售订单 记录只能被采购订单参照一次。3 .直运采购发票参照直运采购订单生成，注意选择业务类型为直运采购4 .直运销售发票参照直运销售订单生成，注意选择业务类型为直运销售J. V ! .a ：ti. J :u归 复#保存放弃查申 报处增行制行|相助退出销品单显示模版：销售才单显亓序号存货编蚂存货名窗规格型号主计量数量报饰含税单价无税单济无;12345含计制单人皿申梭人关闭人【业务规则】1 .直运采购发票和直运销售发票互相参照时:1）不可超量采购、超量销售。2）可以拆单拆记录。2 .直运销售发票不可录入仓库，不可录入受托代销属性的存货、“应税劳务”的存 货。3 .采购未完成的直运销售发票（已采购数量销售数量）；销售未完成的直运采购 发票（已销售数量采购数量）结转下年。4 .未复核、未记账的直运发票结转下年。委托代销业务:1）委托代销业务，指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业的 销售方式，委托代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销 售发票，形成销售收入，商品所有权转移。2）只有库存管理与销售管理集成使用时，才能在库存管理中应用 委托代销业务。委托代销业务只能先发货后开票，不能开票直接发货。3）【系统选项】销售管理设置-销售选项-业务控制-是否有委托代销业务委托代销业务流程委托代销业务流程1 .销售部门制订销售计划，销售人员按照销售计划，签订委托代销合同或协议。2 .销售部门根据委托代销协议填制委托代销发货单并审核。3 .销售部门通知仓库备货，根据生成的销售出库单出库。4 .客户（受托方）对货物进行接收。5 .受托方售出代销商品后，开据售出清单。6 .销售部门根据客户的售出清单开据委托代销结算单。7 .结算单审核后系统自动生成销售发票。8 .销售发票传递到应收款管理，进行收款结算。业凿举型重蛋样第1氏销百类理普通情告发苴日明加05-口日-05客尸局称 发在地址植售部门 业港员备 注操作路径：【销售管理】一【业务】【委托代销】【委托代销发货单】序号存贷名椰佳库名稀现格罂号主沙盘敷用报希含脱单价无税单价12345合计T4k发茴垄导口口000口0001 订卑号发运方式付款备件1 税率市种人民而汇率L际口皿制单人dtm* 亩接.m代收款委托代销的业务流程比较复杂，涉及到的单据有：委托代销订单、委托代销 发货单、结算单等等。下图为这些单据的来龙去脉：1 .委托代销出库单参照委托代销发货单生成。2 .受托方如退货，参照委托代销发货单填制委托代销退货单。3 .可通过委托代销调整单对委托代销货物的结存价税合计进行金额调整。4 .可通过委托代销结算价调整功能，修改委托代销发货单的结算价，并可选择是否生 成委托代销调整单，对结存价税合计进行金额调整。5 .结算时，参照委托代销发货单填制委托代销结算单。6 .委托代销结算单审核时，自动生成销售发票。7 .因委托代销结算有误，可冲销或部分冲销原来结算的业务，填制委托代销结算退回 单，结算退回单审核后生成红字销售发票。4、帐表查询:可以从多角度对整个业务情况，主要报表销售管理系统提供了丰富的报表功能,账表D我的账表p统计表B捎售统计表 a发货统计表 里发货单开票收款勾对表 B精售综合统计表 至发票日报3发票使用明细表B委托代情统计表 国信用余额表明细账B销售收入明细账 至销售成本明细账 发货明细表 B销售明细表 鼠销售明细账B发黄结算勾对表B委托代销明细账D销售分析B销售增长分析 至货物流向分析 B销售结构分析 B销售毛利分析 国市场分析货龄分析图按发票 司接收款【操作流程】1 .进入要查询的账表功能，系统显示账表的过滤窗口；输入查询的过滤条件，包括分 组汇总项、过滤条件、展开条件。参见过滤条件2 .单击R确认1按钮，系统显示满足用户条件的账表。3 .按R格式1按钮，可对报表格式进行设计。4 .按R小计1按钮，可对分组小计项进行小计。5 .按R合计1按钮，可对所有的数据进行合计汇总。6 .所有数据查询完毕，如果想查询其他数据，点击工具栏上的R查询1 ,可重新输入 过滤条件。7 .如果不想查询，可单击工具条上的R关闭1按钮或当前窗口右上角的小叉子，退出 账表查询功能，返回系统主菜单。5、权限管理用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限，参见系统管理帮助。在 销售管理可对当前系统是否进行有关档案的数据权限控制进行设置，包括客户、部门、存货、业务员、操作员。【系统选项】系统管理-权限-权限：进行 功能权限的设置。企业门户-基础信息- 数据权限：进行数据权限、金额权限的设置。数据权限控制设置：设置哪些业务对象需要进行数据权限控制。只有设置的业务对 象才能在【记录权限设置】对应用户、用户组进行授权，才能在库存管理设置 是否检查权限。数据权限设置-记录权限设置：设置用户、用户组对应档案、单据的数据权限，可 设置查询权限、录入权限（包括查询权限）。销售管理设置-选项-业务控制-权限控制：在查询单据时只能查询有查询权限的档案 及其记录；在填制单据时只能参照、录入有录入权限的档案，该录入权限只是查询和填制单 据时的权限，与基础档案的编辑权限不同。【业务规则】单据查询（查询、定位）：功能权限+数据权限，单据上任一数据无权限则整张单 据不能查询。单据编辑（录入、修改）：功能权限+数据权限，只能参照有录入权限的档案。单据编辑（变更）：功能权限+数据权限（不含操作员数据权限），只能参照有录 入权限的档案。单据列表查询：功能权限+数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表 体无权限的存货不显示，有权限的显示。账表查询：功能权限+数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任 一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。6、月末结帐:当月月底结束时，于每月自然月最后一天,销售管理系统的月末结账是将每月的销售单据逐月封存，并将当月的销售库数据记入有关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为 下月单据。【销售管理】一【业务】一【销售月末结账】进行月末结帐：进行月末恢复结帐：当某月结账发生错误时，可以按R取消结账1恢复结账前，正确处理后再结账。不允许 跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。