用友公司总帐初级培训讲座

用友培训部用友培训部 总帐初级培训讲座总帐初级培训讲座 2002/01/20 CTRL+空格键空格键 启动汉字启动汉字 CTRL+SHIFT 汉字间切换汉字间切换 汉字的启动方式：汉字的启动方式： 汉字、字符的录入状态：汉字、字符的录入状态：半角状态半角状态半角状态半角状态123,.全角状态全角状态。，；。，； 在资源管理器创建备份目录在资源管理器创建备份目录:开始-程序-资源管理器 选择 C: OR D: 文件-新建-文件夹 对新建文件夹重命名. 建议:建二个备份目录:总帐备份 报表备份 用友产品结构:采购应付库存存货销售工资应收固定资产成本领导查询UFO报表财务分析审核记帐生成凭证录入单据生成凭证生成凭证生成凭证生成凭证总帐单据传递生成凭证单据传递 用友各模块启用顺序用友各模块启用顺序 采购、销售管理采购、销售管理-库存、存货库存、存货-应收、应收、应付模块应付模块-总帐总帐 注：工资、固定资产可以在总帐前注：工资、固定资产可以在总帐前启用，也可以在总帐之后启用。启用，也可以在总帐之后启用。 用友各模块结帐顺序用友各模块结帐顺序 采购、销售管理采购、销售管理-库存、存货库存、存货-应收、应收、应付模块应付模块-工资、固定资产工资、固定资产-总帐总帐 注：必须严格按照结帐顺序结帐。注：必须严格按照结帐顺序结帐。 启动系统管理启动系统管理 开始-程序-用友财务软件V8.X-系统服务-系统管理 系统管理启动系统管理启动 系统管理的注系统管理的注: 系统系统-注册注册 第一次注册系统管理第一次注册系统管理 以以 ADMIN(系统管理员系统管理员)身份注册身份注册 它的口令为空它的口令为空,既无密码既无密码.ADMIN(系统管理员系统管理员)是一个超级用户是一个超级用户. 第一次注册系统管理第一次注册系统管理 以以 ADMIN(系统管理员系统管理员)身份注册身份注册 例例1：代数分配法：代数分配法 某单位有供水和供电两个辅助部门，供电部门当月供电60度，并耗水10吨，部门总费用为100元；供水部门当月供水50吨，并耗电5度，部门总费用为200元，求出电和水的单位成本。 设每度电的成本为X元，每吨水的成本为Y元，则可列出二元一次方程组：10Y+100 = 60X5X+200 = 50Y从而解出X和Y的值。 建立核算帐套建立核算帐套:分三步分三步 1:增加操作员增加操作员 权限权限-操作员操作员需要注意需要注意:至少增加二个操作员至少增加二个操作员. 只有系统管理员才能设置操作员只有系统管理员才能设置操作员. 操作员的口令必须要记住操作员的口令必须要记住. 第二步第二步:建帐套建帐套 帐套帐套-建立建立 帐套号帐套号: 三位的数字三位的数字 ,001-999之间之间 , 不能重复不能重复,保持唯一保持唯一,一个帐套号代表一个核算帐套一个帐套号代表一个核算帐套. 不能更不能更改改. 帐套路径帐套路径: 保持系统默认保持系统默认,不做更改不做更改. 启用会计月份启用会计月份: 帐套的启用日期帐套的启用日期,必须注意输入必须注意输入正确正确, 启用日期为启用日期为1月份与月份与2-12月份月份,总帐中的些总帐中的些设设 置不同置不同,不能更改不能更改. 会计期间设置会计期间设置: 如果结帐日不在月底如果结帐日不在月底,可以在此可以在此做修改做修改. 单位信息单位信息 企业类型企业类型: :工业、商业工业、商业 不能修改不能修改 工业：不能处理委托代销工业：不能处理委托代销 商业：委托代销、受托代销商业：委托代销、受托代销 行业性质：选择企业所属性质行业性质：选择企业所属性质 不能修改不能修改 帐套主管：从操作员列表中选择本企业的帐套主管：从操作员列表中选择本企业的 会计主管，可以修改。会计主管，可以修改。 按行业性质预制科目：按所选行业性质预按行业性质预制科目：按所选行业性质预制所有的一级科目或部分二级科目。制所有的一级科目或部分二级科目。 在产品分配率选择在产品分配率选择“按原材料占用按原材料占用”分配，分配， 而该产品又分配到了人工、制造等其他费用，而该产品又分配到了人工、制造等其他费用，则这些费用只能由完工产品负担，而完工产则这些费用只能由完工产品负担，而完工产品产量又为零，则会出现上述提示。品产量又为零，则会出现上述提示。 解决方法：变更分配率。解决方法：变更分配率。 如果在计算过程中提示如果在计算过程中提示“某材料有领用却没有耗用，成本计算无法进行”，则出现此提示的，则出现此提示的原因为：原因为： 共用材料分配率选择共用材料分配率选择“按材料定额按材料定额”分分配，某共用材料有领用出库数量，但在配，某共用材料有领用出库数量，但在“定定额管理额管理”中任何产品都没有制定消耗该材料中任何产品都没有制定消耗该材料的定额数量，所以在分配该共用材料时无法的定额数量，所以在分配该共用材料时无法分配，则会出现上述提示。分配，则会出现上述提示。解决方法：变更分配率或录入该材料定额数解决方法：变更分配率或录入该材料定额数据。据。 分类编码方案分类编码方案 会计科目会计科目 部门部门 结算方式结算方式 会计科目编码会计科目编码 3 2 2 2 2 23 2 2 2 2 2例：例： 102 102 银行存款银行存款 10201 10201 中行人民币中行人民币 1020101 1020101 尖山分理处尖山分理处 10202 10202 美元户美元户 1020201 1020201 樱花银行樱花银行分类编码方案分类编码方案 会计科目会计科目 部门部门 结算方式结算方式 会计科目编码会计科目编码 4 2 2 2 2 24 2 2 2 2 2例：例： 1002 1002 银行存款银行存款 100201 100201 中行人民币中行人民币 10020101 10020101 尖山分理处尖山分理处 100202 100202 美元户美元户 10020201 10020201 樱花银行樱花银行首位编码为首位编码为4 4的企业类型必须是外商的企业类型必须是外商投资企业和股份制企业投资企业和股份制企业。第三步：授权第三步：授权 权限权限-权限权限两种计算路线两种计算路线 电脑显示器芯片组CPU主板主机元件半成品库半成品库工序间耗用出入库领用先选帐套号先选帐套号 财务主管不需授权，自动拥有对该帐套的财务主管不需授权，自动拥有对该帐套的全部权利。全部权利。除财务主管外的操作员。需要逐一授除财务主管外的操作员。需要逐一授权，仅对本单位操作员授权。权，仅对本单位操作员授权。 选中操作员，点增加 选中左边的大类：总帐选择右边的明细权限：双击授权栏，变蓝色，即选中 选中左边的大类：总帐选择右边的明细权限：双击授权栏，变蓝色，即选中 选中左边的大类：总帐 双击授权栏，即将总帐下的所有权限全部授给该操作员 建立帐套分三步：建立帐套分三步： 增加操作员增加操作员 权限权限-操作员操作员 建帐套建帐套 帐套帐套-建立建立 赋权赋权 权限权限-权限权限 帐套的修改：帐套的修改： 以财务主管的身份注册以财务主管的身份注册 系统系统-注册注册 选择对应的帐套号选择对应的帐套号 修改帐套修改帐套 帐套帐套-修改修改 修改帐套要修改的内容主要是编码方案、修改帐套要修改的内容主要是编码方案、有无外币核算、客户、供应商的分类。有无外币核算、客户、供应商的分类。 总帐的启动总帐的启动 开始-程序-用友软件V8.X-财务系统-总帐 总帐的注册总帐的注册 总帐的注册总帐的注册-选择用户名选择用户名 第一次进入总帐出现建帐向导第一次进入总帐出现建帐向导 系统初始化系统初始化-会计科目会计科目 会计科目首位编码：会计科目首位编码： 资产类科目：1负债类科目：2权益类科目：3成本类科目：4损益类科目：5会计科目：点击增加，增加科目会计科目：点击增加，增加科目 现金科目：日记帐 银行存款：日记帐、银行帐录入科目时注意：科目的余额性质。如：资产类科目：累积折旧-余额为贷会计科目的一些要求：会计科目的一些要求： 科目编码必须要唯一，必须符合编码原则。一个科目只能核算一种外币。下级科目的科目类型、性质与其上级科目保持一致。科目一经使用，即已录入余额或填制凭证，只允许做科目的升级处理，不能增加下级科目，只能增加同级科目 。会计科目会计科目 的成批复制：的成批复制： 编辑编辑-成批复制成批复制 适用： 某一级科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，可以使用成批复制。指指 定会计科目：编辑定会计科目：编辑-指定科目指定科目 指定出纳专管的会计科目：现金、银行存款作用：指定科目后，才能执行出纳签字。 才能查看现金日记帐、银行存款日记帐 使用支票登记簿的条件之一。设置外币会计科目：设置外币会计科目： 前提：建帐时选定外币核算。 外币汇率已经设置完毕。 设置外币会计科目：设置外币会计科目： 外币汇率已经设置完毕。 设置外币会计科目：设置外币会计科目： 帐页格式:外币金额式 核算币种:所选币种 设置外币会计科目：设置外币会计科目： 帐页格式:外币金额式 核算币种:所选币种 设置数量核算会计科目：设置数量核算会计科目： 帐页格式:数量金额式 数量核算:核算单位 设置数量核算会计科目：设置数量核算会计科目： 帐页格式:数量金额式 数量核算:核算单位 建帐向导的补充设置：建帐向导的补充设置： 设置设置-选项选项-凭证页凭证页 支票控制-支票登记簿使用条件建帐向导的补充设置：建帐向导的补充设置： 设置设置-选项选项-凭证页凭证页 支票控制-支票登记簿使用条件有应收应付模块与无应收应付模块区别：有应收应付模块与无应收应付模块区别： 会计科目的设置：无应收应付模块 1114 应收帐款 1114 应收帐款111401 A客户 111401 人民币应收帐款111402 B客户 11140101 A客户111403 C客户 111402 外币应收帐款 11140201 ABC公司不可以使用客户往来、供应商往来辅助核算有应收应付模块与无应收应付模块区别：有应收应付模块与无应收应付模块区别： 会计科目的设置：有应收应付模块1114 应收帐款 客户往来 1114 应收帐款 111401 人民币应收帐款 客户往来111402 美元应收帐款 客户往来111403 日元应收帐款 客户往来有应收应付模块：在总帐核算与应收应付有应收应付模块：在总帐核算与应收应付核算的区别：核算的区别： 1：受控科目的显示上：总帐核算： 不显示受控科目应收应付核算： 显示受控科目有应收应付模块：在总帐核算与应收应付有应收应付模块：在总帐核算与应收应付核算的区别：核算的区别： 2：余额录入：总帐核算： 直接录入借、贷方发生额，双 击期初余额栏，录入明细。 应收应付核算： 直接录入借、贷方发生额及余 额，明细在应收应付模块中录入。有应收应付模块：在总帐核算与应收应付有应收应付模块：在总帐核算与应收应付核算的区别：核算的区别： 3：日常业务：总帐核算： 直接填制凭证，直接修改、删除。核销采用余额核销法。 应收应付核算： 录入单据，生成凭证，传递至总帐，凭证的删除、修改必须在应收、应付模块中进行，核销采用余额核销法、单据核销法、产品核销法。有应收应付模块：在总帐核算与应收应付有应收应付模块：在总帐核算与应收应付核算的区别：核算的区别： 4：查帐：总帐核算： 在辅助帐簿下查帐。 应收应付核算： 在统计分析中查帐，查帐较细， 可以联查单据。有应收应付模块：在总帐核算与应收应付有应收应付模块：在总帐核算与应收应付核算的区别：核算的区别： 5：结帐：总帐核算： 总帐直接结帐。 应收应付核算： 应收应付应在总帐之前结帐，如果应收应付没有结帐，总帐无法结帐。 辅助核算：辅助核算： 部门核算：主要适用于费用核算。个人核算：对企业内部的往来进行核算。客户核算：对企业外部的往来(卖)核算。供应商核算；对企业外部的往来(买)核算。个人核算、客户核算、供应商核算不能同时使用。一个科目可以带二个辅助核算。 结算方式：企业常用的收付款结算方式。结算方式：企业常用的收付款结算方式。 如：支票、电汇、商业汇票等支票(现金、转帐支票）要选择票据管理标志。编码提示：* * 1 2 余额录入余额录入:初试化的最后一步初试化的最后一步. 一月份建帐： 只有期初余额栏录入。2-12月份建帐：需要录入四栏。只录后三项，系统自动反算年初余额。 余额录入余额录入: 1：先录本币，再录外币。2：非末级科目不用录入余额，录入下级科目后，自动计算得出。3：出现红字余额用负号录入。4：方向按钮调整余额方向。5：修改时直接进行修改，单击“刷新”。6：凭证记帐后，期初余额不能修改。 余额录入余额录入: 7：蓝色表示有辅助核算，直接录入累计借、贷方发生额。双击期初余额栏录入明细。 试算试算:余额录入完之后，必须要进行期初对余额录入完之后，必须要进行期初对帐，及试算平衡。帐，及试算平衡。 1：期初余额试算不平，不能记帐，但是可以填制凭证。2：已记过帐，不能再录入、修改期初余额。 包括：制单、审核、记账 日常业务日常业务制单：1、填制凭证，选择凭证类别，制单日期，录入摘要(不能为空)，录入科目(必须是未级科目)。带有辅助核算的科目增加辅助信息。将光标放在带辅助核算的分录上，鼠标下移至辅助栏，出现笔头状时双击进入可录入或修改。凭证一旦保存，类别和编号不能修改。删除凭证未记账、未审核时，先在制单/作废，再在制单/整理凭证。是否整理断号？（y/n)。作废的凭证不能修改不能审核。审核凭证注意：制单人与审核人不能是同一人。必须有审核权限的操作员才能进行凭证审核工作。系统提供：成批审核与成批取消审核功能。记账注意：1、第一次记账时，期初余额试算不平不能记账。2、上月未记账时，本月不能记账。3、凭证未审核或有错时不能记账。作废凭证不需审核，可直接记账。取消记账1、期未下，对账下同时按下Ctrl 和 H两个键，激活“恢复记账前状态”，关闭对账。2、凭证下，恢复记账前状态，最近一次时月初记账时已结账数据不能取消记账。期未处理包括：对账和结账1、对账 期未下对账，月未结账前一定要进行对账工作 。2、结账 期未下结账，向导式结账操作。3、取消结账，期未下 结账，同时按Ctrl+Shift+F6三个键， 输入主管口令。4、结账前要做好备份工作 。什么情况下不能结账？1、本月凭证是否都记账，如有未记账凭证，不能结账。2、上月未结账，本月不能结账。3、对账不平时，本月不能结几账4、本月其他系统未结账时，总账系统不能结账。5、必须是有结账权限的操作员来进行操作。 Ufo表是一个电子表格软件，类似EXECL表，与帐务系统同时使用，可以作为通用的财经报表系统使用，适用于各个行业。是一个三维的立体表。功能： 文件管理功能 格式管理功能 数据处理功能 图形功能 打印功能 二次开发功能 概念：格式状态和数据状态，UFO报表的二种状态。格式状态：设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元等。报表的单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下录入。在格式状态下所做的操作对所有的表页都有效，在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。只能看到报表的格式，报表的数据全部都被隐藏了，并且不能得到。 概念：格式状态和数据状态，UFO报表的二种状态。数据状态：管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、关键字的录入、审核、舍位平衡、做图形、汇总等，在数据状态下不能从根本上修改报表的格式。在数据状态下看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。在数据状态下所做的操作只对本表页有效。 概念：格式状态和数据状态，UFO报表的二种状态。二种状态间的切换：左下角的数据/格式按钮。 概念：单元：单元是组成报表的最小的单位。单元由所在行、列表示。行号用数字：1-9999表示列号用字母：A-IU来表示单元的完整表示：（表名、表页号、列、行） 概念：单元的三种类型：数值单元：是报表的数据，在数据状态下录入，录入的内容必须是数字（可以参与计算），建立一个新UFO表时，所有的单元默认是数值单元。 概念：单元的三种类型：字符单元：是报表的数据，在数据状态下录入，录入的内容必须是汉字、字母、数字（不可以参与计算）、以及键盘上能够敲入的一联串字符。一个单元最多可以输入63个字符或31个汉字，字符单元的内容可以由公式生成。 概念：单元的三种类型：表样单元：是报表的格式，在格式状态下录入，是定义一个没有数据的空表所需的所有的文字、符号、或数字。一旦单元被定义为表样，输入的内容对所有的表页都有效。录入的内容必须是汉字、字母、数字（不可以参与计算）、以及键盘上能够敲入的一联串字符。在数据状态下只能显示而无法修改。 概念：组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO在处理报表时将其视为一个单元。组合单元的表示：可以是组成组合单元中的任何一个单元。在UFO 报表中采用：（起点单元：终点单元） 概念：组合单元的设定：1：选定欲组合的单元。2：格式-组合单元3：选择整体组合或按列组合、按行组合等 概念：组合单元的取消：1：选定欲组合的单元。2：格式-组合单元3：选择取消组合。一旦设定组合单元不允许在插如行或列。 概念：表页：一个相同的格式可以产生不同的表页。一张报表最多可以容纳99999张表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。一旦设定组合单元不允许在插如行或列。 概念：表页：一个相同的格式可以产生不同的表页。一张报表最多可以容纳99999张表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。一旦设定组合单元不允许在插如行或列。 概念：关键字：在结构相同的报表中准确的确定一张报表，对其进行定位，需要为每张报表设立一个定位标志，这个定位标志称为关键字。作用：1：唯一标识一个表页。 2：是报表计算的依据。 3：用于在大量的报表中选择表页。 概念：关键字的种类：一共有六种： 单位名称 最大30个字符 单位编号 最大10个字符 年 月 日 报表的制作：1：套用模板：UFO提供了11种报表格式和17个行业的标准财务报表模板。1：新建一个报表 文件-新建 2：套用模板 格式-报表模板3：选择所在行业、报表4：进行修改5：保存 保存在UFO目录下 画表流程：1：在格式状态下新建一个报表 文件-新建 打开一个空白的报表2：设计报表的表尺寸 格式-表尺寸 编辑-插入、追加、交换、删除 格式-行高、列宽 画表流程：3：设计标题：（1）选中第一行的所有单元格（2）格式-组合单元 选择整体组合（3）录入标题（4）设置单元风格 格式-单元风格 调整字体、字型、字号、对齐方式、垂直水平方、前景色、背景色 画表流程：4：设置关键字：关键字的设置在格式状态下定义，在数据状态下录入。（1）选中欲设置关键字单元格（2）数据-关键字-设置 选择关键字，关键字一次只能设置一个，一种关键字在一个报表中只能在一个地方使用 画表流程：（3）取消关键字 数据-关键字-取消（4）关键字的偏移 数据-关键字-偏移偏移时：向左移录入负数 向右移录入正数偏移单位按毫米设置。 画表流程：5：区域划线 （1）选中划线区域 格式-区域划线 一般选择网线（细实线） （2）擦线 格式-区域划线 样式 为空 画表流程：6：调整标题结构7：录入标题内容及进行调整 格式-单元属性8：公式9；保存 文件-保存 保存在UFO目录下，文件类型为*.REP文件。10：关闭文件 文件-关闭 设置报表文件口令：1：报表建完之后2：文件-文件口令限制报表访问权限口令设置完之后，必须要保存报表。设置报表格式加锁：1：报表建完之后2：格式-保护-格式加锁口令设置完之后，必须要记住。设置报表计算公式：一：帐务函数基本格式：函数名（科目编码，会计期间，方向，帐套号，会计年度，编码1，编码2设置报表计算公式：主要的帐务取数函数：期初额函数： QC （ ）期末额函数： QM （ ）发生额函数： FS （ ）累计发生额函数: LFS ( )对方科目发生额函数: DFS ( )净额函数: JE ( ) 每月出表流程1:打开报表 文件-打开 (数据状态) 2：追加或插入表页3：点击新的页面号4：录入关键字 数据/关键字/录入5：计算 数据/表页重算6：设为表页不计算状态 7：保存报表8：打印报表报表备份报表备份1、在资源管理器中建立一个目录2、查找到你的报表后进行复制3、选中新建目录后进行粘贴报表只读如何处理报表只读如何处理?1、以只读方式打开，选择文件/另存为一个新文件。2、再打开新另存为的文件。3、将原文件删除。备份账套和年度账的操作1、以Admin身份注册系统服务下的系统管理,进入账套下的输出备份的是从建账年度开始至今所有年度的账套数据。2、以账套主管身份注册系统服务下的系统管理,进入年度账下的输出备份的是当前年度的账套数据。3、第一年建账时两者的备份内容一致。谢谢大家！谢谢大家！