用友ERP操作手册采购部

用友ERP统采购部岗位操作手册手册名称：采购部操作手册适用部门：采购部编写人员：版本号1.0编写日期2012年12月1日对 口 支 持业务采购订单业务问题、操作问题到货单业务问题、操作问题采购发票业务问题、操作问题采购结算业务问题技术财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障一、部门职责： 3二、部门岗位划分： 3三、系统业务处理流程： 3四、部门日常业务系统处理： 41、日常业务类型的界定： 42、采购业务日常处理： 41）供应商档案维护 42）采购计划生成 43）采购订单下达： 64）采购到货单 85）采购发票： 96）采购入库单： 117）采购结算： 12、部门职责:采购部门的日常工作在 ERP系统处理中主要工作有：1、开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。2、及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排采购和生产做依据。3、根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，并通知质检部门验货。4、收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。5、作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。部门岗位划分:采购计划员：系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定采购部经理：对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。采购业务员：进行订单录入、采购到货单录入、采购发票录入。 仓管人员：采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业务处理三、系统业务处理流程：采购订单 . 到货单米购发票米购入库单采购结算单1、 采购计划员根据生产任务，结合BOM、库存情况，分解生成采购计划；2、 采购部部长对采购计划进行调整审核，安排采购业务员参照采购计划生成采购订单;3、采购业务员根据到货情况，在采购系统中参照采购订单生成到货单4、业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续；5、采购发票到后，采购员在系统中录入采购发票，并通知财务进行采购结算四、部门日常业务系统处理:1、日常业务类型的界定：供应商档案维护、采购计划、采购订单、到货单（退货单）、采购发票（运费发票）、采购入 库单，采购结算、月末结帐2、采购业务日常处理:1）供应商档案维护:原则：供应商分类+四位流水号操作路径：【设置】一【基础档案】一【客商信息】一【供应商档案】单击【增加】或 【修改】可以看如下介面：红色“*”的内容是必输项，如图所示：供应商分类为“ 01”，所以供应编码为“010001 ”, 供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。单击【联系】可维护专属部门与 业务员。2） 采购计划生成:MRP采购计划：根据销售订单或市场预测，通过MRP运算，确定向供应商下达采购订单进行采购的产品及其数量，即MRP运算中 外购+ MRP件”末级物料形成的需求。操作路径：【业务】一【生产管理】一【MRP计划维护】一【MRP采购计戈叮【操作流程】1. 进入MRP采购计划列表界面，显示 MRP采购计划列表。2. 双击选定的MRP采购计划，或按维护，系统弹出过滤条件窗口。3. 录入过滤条件，按过滤，显示符合条件的MRP采购计划。4. MRP采购计划可以修改、配额、审核。5. 已审核的MRP采购计划可以弃审、调整。删除维护定位帮助退出计划序列号计廁周期生成日期审核人审核日期状态1计划周期12033-10-25过期3计划周期12003-10-25过期4计划周期12003-10-25过期5计划周期12033-10-25dima2003-10-25过期62003-11-01未审核在此可以看到采购计划列表：选择最后一条状态为未审核的记录，其余的状态为“过期”的采购计划可直接删除，双击或点击【维护】跳出过滤介面：条件窗口是否已订货:过濾案件件选择过濾取消计划周期匚计划A. 一WA匚计划日朋L魏日期匚厂全追邊蜀JIE卩预览箭出|过程磺定直过澹|审穫|配範弄配|首廉上號下張末匪|華助退岀行导计划周期存货君称:一昼单过椽呈订货呈按rr期计划匚丁货日期i也別货日期11OOD13L30000.003000.Q0152003-10192003-11-032OOD1】L升1SSO.OO1550.00152003-0&-192003-07-04300011L升6105.006105.00152003-10-022fX-10riT40002氯化带IL升3E305Q.OQ153003-06-192WXT-MS0002IL3DOO.OO2000.00152003-10-272003-11-H旺OUD2虫此钠L3000.002000.00152003-10-2S2003-11-1270002氯伽3L升000 002000.00152003-10-292003-11=13e0002IL升SOOO 002000.00ISa3-io-x2005-1J-I1900C2IL弁2000.002000.00152003-11-022003-ll-n10)0003碳嗾氢衲】LSCSI 006050.00152003-06-1911OOD3礒麗氢钠3L升4000.004000. on152003-10-TT2003=11-11120003Affifi的IL升4000 (1000.00152fi03-10-2SSMB-ll-12心0003IL4W0, (BOQQ.OO1?3003-10-2003-11-133 ）采购订单下达：采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、 采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业 采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。参见采购订货通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。采财订货业务凉建III猥购紬I质检部 N 仓库I 供应商II1. 根据采购管理的请购单、生产管理的MRP采购计划填制，也可以在采购管理直接录入采购订单，在此特别要求采购订单必须参照采购计划生成。过涛集件 高级蚕件选择一2. 采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。3. 企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。4. 货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。5. 经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。6. 对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开后，仍 可使用。7. 通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。8. 可以查询临期或逾期的采购订单。具体操作介面：单击增加,右键拷贝采购计划，录入条件后，单击过滤西过滤条件窗口录入供货单位及其他项冃，保存、审核、已审核的单据可以变更。1过勰iriniHiriniriniBirmiriwir取消选择对应记录，单击确定返回到采购订单介面。全选 全消 确定过德审isa帮助退出严录員彎导 选择I单据躲号|再赏诉码|有贯名称型号蛛格T计划数蛍1003IHl胡SUK-J000,00LOOOijaoi活性廣牙OKGs, ooo. oaD. 0010001Q005IL気500,000. oo110015OKG5 DKG12, 500.0012500.00o.ao0. QOloaoi10001主计重单密,9360009. 3600D035. LOOOOO币种计划劃赏日期2003-11-202003-11-202003-11-202003H11-202003-11-191003面甜toolooos2001loo化学靈樹tabs曰睛血KG35500.000. QOL00015OKGOOOu Ofl0.00LOQO L002L0Q2LZ500.00o. aoLI 0012DML2, 500.00d. ao2OKG3, 750r 000. 00LOOOL100K乌 sao.oa山aologoi.B36OD0 丄 aOODQ 35, LOOODO.1I70DD2003-11-192003-11-69,5S5OD0L 170000币币币2003-11-1920D3-11-19200S-11-192003-11-119打師預览 辎出 増抑 修改 删除奔車 董申 关闭赍更1宦竝*首张 上张刷采 购订单打印複版:阪 采驹讦单打印彳耶|录人序-r业箸类型昔通呆隣订里日期2003- 0-30订里編号00000035fe采购类型原胡料采宓IS货单位南京制药部门内贸一科业芻扇石静曲率17 00付款条f牛币种人民币汇率1存货骗码存货名稱规格型号主计量数量頁币含税单兹原帀单价原币金额4100041L升5500.0017.550015.000082500. 0020002氯代钠1L升3050.0014.M0012. 000036600. 0030003碳霰氢钠1L升6050.0011.700010.000060500. 00400CM1L升6050.0017.550015.000090750. 0050002氮化钠1L升2000.0014. 040012. 000024000. 00葩94650.00624250. 001_J制单人血0审核人变更人 其闭人4）采购到货单采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填 写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收 货的依据。【菜单路径】：业务到货到货单业蓉类型普通采购单据吕 Q0Q0Q0QCI42供应商認门日期 2Q03T1-30 运訪式业实员+采购类型原村料采购税率】丁加外币宅稱人民币各崔録存放弃1増行行1F帮助退出采购到货单昱示根版：|8018采购到赏单显示模”厂卩序号存贲编玛存賞名称规格型号主计量数量原币单价原币金额ji21 BISBIB h B -Iu*U .LBUUKMUI供应崗 存货3&拷贝采购到货里 拷贝采购订单5合计书1单人 单击【增加】在表体位置，点击右键 【拷贝采购订单】订单骗号订卑日期供应晉绸胆存资绸码存货代码存贷名孩班号规格是舌质检保质期订赏致蚩己對费牝番ptceddOOJ2003-10-C003丸三制药000PPT1L600.00480.00000DOO1920D3-1Q-CWfl南h歳fib3001TCJW60S7Z05DO.00山0D0000001920 Q 10(006南京弗冏8004KTK0.2*1097205 DO. 0010 0D6南京制商0004GLC甘蹄1L6,601000.00000 DOO 3620D3-10-Z006南京制药0002LHN氢化抽1L 050.DOCL 0D0000003520010-20D6南京弗画0003TSQN破酸瓦钠116,050,000.曲000000352003-100D南京椚0004GLC甘诺障1L6p050.00ia-：DOB南京制葯0002LHNIL為 ODO.oao. on0000003520010OOS南京制话0003TSQNIL4aOOO. 000,000300C0352003-10-j0(06南京击痢C035KSC推生弗CIL2, 500.00H 00000000352003-10-200$南討硏10011K7活性炭50KG晁 ODD.00山QU：000000362003-10-；006南京希猶1002JF50KC12,600.000,00000000352QD3-100D5南京盅1003TF面粉5 DKG15, 5 DO. oaCL 0D00010003&200102ooe南京詩疫0005TSSC堆生耒CIL2,500.000,000000003620DS-10-；0D6南京药1001an活性炭60KG6,000.00i0. 00QCiaDODlB2003-105Q昭南京吿IS1002JF翊5 DKG是12, 5 D0P 00cl aJ000000362003-10-： 006南京制药1003刊粉60KG12, 6 01： r 000,00过滤出已审核的采购订单，已执行完毕的采购订单不会再出现，选择对的记录, 生成采购到货单，返回。打印蹄辎岀1増讯條改删除报检1|走应苜张上玉|刷新帮助退岀采购到货单打印複版：8D17采购到货单打卬帜版录入鳩3厂W)业务类型普運采购单据导 0000000042日期 2003-11-30第迪牺原朝枫呆啊税率1T.O0供应商江口制药运辅方式外币答称人民币兀聿1部门材料采购二郃备在零照计划主成序号存货若称规格型号主计量專rfi含脱单节原币单价原帀金颔1100250KG公斤8750. 001 50001.2B2111217 952100150KG公斤1500. 007 90006.T52110128 21345gi+1CK0. C0216 16生成的到货单，可修改，保存，退出。打印给质检部门5) 采购发票：系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记采购发票是供应商开出的销售货物的凭证, 应付账款。企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理， 待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统， 以便实时统计在途货物。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。采购发票按发票类型分为：*增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。 普通发票：普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他 收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0,可修改。运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的。运费发票的默认税率为7,可修改。【菜单路径】采购管理-业务-发票-采购发票1. 采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采 购发票也可以拷贝其他采购发票填制。必有订单时，采购发票（专用、普通）不可 手工新增，只能参照生成。2. 采购发票可以修改、删除。3. 采购发票可以现付、弃付。4. 采购发票与采购入库单可以进行采购结算。5. 采购发票可以在应付款管理进行审核，同时回填采购发票的审核人。打印汗览 幡出 増加 储改 删除观付弃付|是位.首张上张刷新帮助週出采购普適发票打印複版:匝 勰晋通发票打1|录入顺序业务类型普通瑶购塩票类型音通扳票按要吕10297335开睾日期如05如北供货单位三明市漓跻汽呢物资：代垫单位三明市鸿蹄汽B己物孚采购类型寺星采购税率0 0000部门名稱生产部业勞员王迪湘外币名称人民币兀军1握菓日期005-0&-30忖款寮件备洼存货編码存货名稀规格型号主计量原币单柳原币金额煩币10315097疇油谑芯2 000016 000032 00_|20315098抓油芯平1-QQ0D3Q. 0D0030.0030315098机油聘屆平1-000030.000030.0045合计4.000022.00结亘日期如05-听26制单李洪英 审核李洪異【业务流程】1. 填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。2. 财务部门通过应付款管理对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票 审核人。3. 采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。4. 由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库 单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，则 您可通过取消结算，修改发票即可。5. 通过统计账表查询各采购发票的有关信息。6）采购入库单:采购入库单是根据采购到货的实收数量填制的单据。；库存管理启用后，必须在库存管理录入入库单据，在采购管理可查询入库单据，可根据入库单生成发票。【菜单路径】采购管理一业务入库采购入库单序降序入挥单号001530（世 库五蛊库0000000166序号规格型号计暈单垃计划存w1D211O1O34压力弹番QB1-11.2*10*90条0.5000230. ODOOo.oodoD.ao2345合计0.5000Z30. ODOOD.004供货单位IS建）却捲苜限鲁司业蓉员王迪湘业务类型晋通采购采购类型目屈件采购到货日期S0W1E现存呈45. QQOO审磁潘嫌如畠 建需惮人潘娇如部门生产部在此不可以增加新的采购入库单，但可以查询仓库的入库情况，点击【生成】，是指根据采购入库单生成发票:过滤条件窗口过滤条件3西laa日期：供应商编码: 存货編码: 入库单号：输入过滤条件，单击【过滤】选择对应的记录，录入发票类型，税率后点【生单】 便可生成发票，采购发票介面可以查询到刚生成的发票。7）采购结算：采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成 本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系 的结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发 票可以单独进行费用折扣结算。菜单路径：采购管理一业务一采购结算一手工结算 /自动结算入库单与发票结算蓝字入库单与红字入库单结算蓝字发票与红字发票结算运费发票与入库单结算，也可直接与存货结算 参照入库单生成发票时可以进行结算【业务规则】入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。采购结算后，入库单上 的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的 相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算 单。取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。以下情况不能取消结算：*已结算的采购入库单已被存货核算记账。*先暂估再结算的入库单，已在存货核算作暂估处理。如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不 要求一致，可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项 目为空，发票项目非空，则继承发票项目。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。 可以跨月结算，不限制业务发生的日期。这里着重讲解手工结算的全过程:1. 【菜单路径】采购管理一业务-采购结算-手工结算在手工结算界面按选单按钮，进入结算选单界面。存甘簟号再卷若称aE-ij會理曲韭名断性Jd池算爱用仲方式?毎全康 r扳敷呈F旳許直代里单仪片i日胡-1 HfrE三即机帀丽虫遇E0321林员业务日则2HK5TT 15 ua【用畫歎権】2. 在结算选单界面，按过滤按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤、高级过滤 条件。3. 按确定返回结算选单界面。4. 按刷票则将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入发票列表（屏幕上方）； 按刷入则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下 方）。5. 选择要结算的入库单：点击选择栏，显示Y则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。6. 选择要结算的发票：点击选择栏，显示Y则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。7. 选择了入库单记录，可点击按入（按入库单匹配发票）、系统自动寻找所选入 库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的发票共有X条”，并将匹配的记录打勾， 未匹配的记录取消选择。8. 选择了发票记录，可点击按票（按发票匹配入库单），操作同上。9. 按存储，可以保存用户修改的列宽设置，下次进入结算选单界面时显示上次的 列宽设置。10. 结算选单完毕，系统在列表尾部显示选择的记录数，按确定返回手工结算界面,当前选择的结果带入到手工结算界面。【操作流程】1. 选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费 用折扣存货发票记录、运费发票记录。2. 入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。3. 费用分摊：用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本， 按选单时手工选择费用折扣存货的发票记录，或按选单时选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。4. 选择分摊方式：按金额、按数量，然后按分摊则将费用折扣分摊到入库单记录。5. 进行结算：入库单、发票选择完毕后，按结算按钮，系统自动将本次选择的数 据进行结算。6. 结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续2 - 7步骤进行其它采购结算。7. 按关闭按钮，退出手工结算界面。8. 结算的结果可以在【结算单列表】功能中查看，可以删除采购结算单。