岗位说明书的编写

岗位说明书的编写编制岗位说明书的前提部门职能说明书每个企业在编制各个岗位说明书之前，必须先按照现代企业管理要求，把企业的战略职能具体落实到企业中各部门，系统地界定企业各部门的关键职能，完成企业现有部门的职能定位，明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等，建立起各个部门职能说明书；将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出，建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接，为部门职能的实现提供了可靠的途径，为岗位说明书奠下了基础，同时还将部门主要工作流程的输出成果以部门关键绩效指标（KPI）的方式确定下来，引导部门成员围绕关键绩效指标开展工作，为部门绩效管理建立依据。在这里，笔者不对部门职能说明书的编写进行具体地阐述，只对与本文有关的内容稍做论述。部门是组织职能实现的基本单位，而部门职能是组织设计部门化的结果；部门职能说明书是部门职能管理的有效工具，是组织职能与企业关键业务流程实现的基础。部门职能说明书可以根据企业性质不同而不同，但都必须包涵基本内容：部门使命、部门主要职责、内部架构图、职位设置、职位编制、部门关键业绩指标等等，如表1：表1X X部门职能说明书编号NO：部门名称部门负责人岗位直接领导职位部 门职 位设 置部门职位编制职位名称编制部门使命部门主要职责部门关键流程部门关键业绩指标（KPI） 其中，部门关键业绩指标（KPI）指的是实现企业的战略目标，本部门应承担哪些指标？大致可以分为几类进行阐述：1、财务类指标，如费用预算达成率、销售收入达成率、投资收益率；2、客户类指标，如客户满意度、客户投诉处理解决的满意度、公共关系效果评价、媒体正面爆光次数等；3、流程类指标，如差错率、工作计划达成率、安全性等；4、学习成长类指标，如培训计划达成率、员工建议数量与质量等。如何编写岗位说明书岗位说明书具体内容的编写是牵涉面最广，涉及到所有员工，工作量十分浩大的文件整理汇编工作，大体可分为几个步骤来进行：准备阶段、编写、审核与修订、定稿等。1、准备阶段（1）组建编写小组：负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司（如有外聘）、人力资源部及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体要求： 对企业及本部门的经营管理和业务状况比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底、小组成员一般是各部门的负责人。（2）组建领导小组。负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题，主要由企业资深、高层管理人员组成。2、编写阶段（1）设计框架。由编写小组主要成员共同设计出适合本企业的岗位说明书框架，包括岗位说明书的样式草本及相关内容（如表2），并提交领导小组审定。表2岗位说明书岗位名称所在部门岗位定员数岗位编号部门编号薪酬等级直接上级直接下级岗位图工作综述岗位职责序号工作项目具体职责工作权重%绩效指标12345678工作协作关系内部外部任职资格任职资格项目要求教育程度专业（工种）工作经验知识要求上岗证/资格证对身体健康要求专业技能技能级别需求程度的级别：很强-5，强-4，较强-3，一般-2，无要求-1其他工作环境工作时间特 征使用的主要工具设备述职签字任职人任职人上 级人力资源 部 （2）组织培训。针对岗位说明书的框架，由编写小组的主要成员组织全体员工进行岗位说明书编写技能与技巧的培训。（3）编写。编写小组辅导或者帮助岗位任职人进行岗位说明书的编写，并完成初稿，提交部门负责人进行审核与修订。岗位说明书内容的具体如何编写，一般分为几大部分，下面对其中部分内容作简要说明：基本概况：岗位名称指的是任职岗位的称谓，名称要反映工作岗位的性质、突出岗位的职能，如招聘干事、教育干事等；岗位的编号一般由企业人力资源部统一规定；所在部门指本岗位隶属的部门名称；直接上级指所描述岗位的直接主管岗位的名称，一般一个岗位只有一个直接上级岗位；直接下级指所描述岗位直接领导的下属岗位名称；薪酬等级指根据岗位评价的结果，按照企业的管理制度确认的薪酬级别；岗位图指的是部门内部架构图。工作综述：即设置该岗位的最重要的原因，指对本岗位职能进行综合、概括性的描述，一般用一句话，采用“三段论”的方式来描述，即“依据/按照，做（行动），达成结果”。岗位工作描述：岗位工作描述包括工作项目、工作描述、绩效标准3部分。其中工作项目包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责；关键业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的具体业务模块的工作职责，岗位基础工作指各部门为完善本岗位的职能建设所承担的共性工作；一般情况下管理岗位才有必要描述基础工作。工作描述指对工作项目的具体内容进行描述，一般也采用“三段论”的格式。工作权重指本项工作的工作量占本岗位工作总量的比例，一般情况下可以用时间比例来代替，所有工作的总权重为100%。绩效标准指衡量本项工作完成情况的指标及标准，主要从时间、数量、质量和成本等方面来设置。工作协作关系：工作协作关系包括对内和对外两部分。对内主要指与直接上级或平级部门/岗位之间协作关系，一般填写最常联系的3-5个部门或岗位；对外协作关系主要从上级单位、政府有关部门，客户及中介组织等方面来描述。任职资格：任职资格的内容包括学历要求、专业职称、工作经验、职业资格证、专业知识、专业技能、专业工种及岗位对英语和计算机方面的要求。基本资格指要完成本岗位工作职能任职者必须具备的资格，本栏必须全部填写。岗位技能主要从招聘的角度出发，根据岗位工作的需要，并从工作性质和工作内容来判断其需求程度的级别。其他部分：包含工作环境和工作时间。工作环境指本岗位工作面临的实际工作环境，如岗位是否面临噪音、粉尘、有毒气体、高温等因素会带来生命安全、职业病等危害的威胁；工作时间主要是指本岗位工作时间的规律性；使用的主要工具设备指完成岗位职责所需要使用的工具或设备。3、审核与修订部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核，及时提出审核中发现的问题；编写小组提供岗位说明书的审核技术和办法，负责审核的过程辅导，解决项目小组审核中遇到的技术问题,并负责收集审核意见，并修订。4、定稿编写小组将已初步修订的岗位说明书提交企业领导小组。领导小组对所有的岗位说明书进行综合性全面审核，提出审核意见，并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨，最终确定修订的办法，经编写小组再修订后，岗位说明书定稿。岗位说明书定稿后，通过一定的程序进行下发执行。岗位说明书的定期审查和保管岗位说明书并不是一成不变的，它应该隔一段时间进行一次修订，在应用中动态地改进岗位说明书的内容，而且这种修订是应该和企业的人力资源规划结合在一起。这就是通常所说的规范化管理的系统性。1、常规性调整岗位说明书一般实行会审制度，由企业人力资源部每年或定期组织对岗位说明书进行分级审核，收集审核意见，综合分析后，酌情调整。2、应根据企业发展战略的调整而调整在企业发展战略调整之后，可能会引起组织结构的调整和变化，那么这时组织结构就变了，职能变了，当然岗位也变了，会出现一些新的岗位，或者有一些老岗位消失，或者有些岗位的内容职责、工作负荷也会有所变化，应重新修订岗位说明书。这项工作由人力资源部主持，和相关的部门来研究决定，研究以后要进行总的调整。3、岗位说明书作为界定部门或岗位职责的重要静态资料，应妥善保管岗位说明书一式三份，任职人保管一份，用于对照工作完成情况；直接上级保管一份，用于检查、督导员工的工作；人力资源部存档一份，用于了解和跟踪各部门对员工的绩效评价等工作是否公平、公正和合理。岗位说明书作为企业文件，当任职人辞职、辞退、调出、离任时不得将其带走，应移交给上级主管或继任岗位人员。总之，岗位说明书的编写工作应该首先得到管理高层的认可，取得高层对岗位职责“变革”的理解和支持，并且在员工的积极参与和配合下，逐步分层实施。根据企业发展战略调整组织结构，再根据组织结构来确定部门职责，岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现即“人人有事做，事事有人做”。根据任务量和工作的要求，将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。