科技档案管理办法

科技档案管理办法一总则1. 为确保科技档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷符合科技档案管理的要求，特制定本制度。2. 科技档案资料是指公司范围内进行科研，设计现场施工，经营管理活动中形成的具有保存价值并按一定程序归档的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片影片、录像带、录音带、磁盘、幻灯片等各种载体的科技文件材料。3. 本办法涵盖建设工程项目从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体材料的档案管理。4. 依据中华人民共和国档案法和档案管理制度的规定，各单位应把科技档案工作纳入施工管理、技术管理、企业经营的程序和议事日程，列入有关部门和人员的职责范围及个人的经济责任制。各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。二.科技档案管理1.档案资料管理1）科技档案资料工作是公司科研与工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。办公室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2）工程建设中，各种技术资料交由办公室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。3）设备到货后，由工程部汇同有关部门开箱验收后，设备资料统交办公室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各工程总体验收由工程部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由工程部对竣工资料签收合格后支付。4）购置技术资料、图书、标准由办公室统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2归档文件的质量规定1）凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2）施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3）施工措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。4）主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。5）书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。三. 文件收发及管理为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1工程文件接收1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由办公室统一接收；上级主管机关所发的文件也由办公室统一接收。2）工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交办公室。3）设备文件，工程部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由办公室统一归口发放给有关单位。4）工程部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。2工程文件资料发放1）分发外单位和部门的工程文件资料由办公室统一办理。2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知办公室；办公室按指定名单发放工程文件资料。四.工程项目归档资料（包括但不限于下列资料）1.项目招投标资料：1）招标文件（邀标文件、补遗书、答疑书、确认书、承诺函、工程施工蓝图）2）投标书3）开标记录（包含投标限价、投标单位名称及投标价、评标办法、中标单位、中标单位中标原因分析等）4）中标书或中标公告以上由收档保管人直接负责整理2.项目前期合同洽谈：合同：业主、（甲方）的施工合同、乙方劳务合同或乙方承包合同、房屋、设备等租赁合同、材料购销合同、运输合同等（由收档保管人直接负责整理）3.项目过程管理资料：1）开工申请报告：通常应包括有施工组织设计（方案）报审表（施工方案）、工程材料/构配件/设备报审表（含材料检验报告、送货清单）、人员报验申请表2）工序质量报验资料、工程联系单、变更签证（如：设计变更、工艺变更、工程量变更、价格变更等）、工程量签证单、现场签证单（如人工、材料、机械台班、计日工及其他现场临时签证）3）安全应急预案、三级安全教育及培训、安全交底（对本公司员工及乙方）、安全通知、安全检查及安全整改、劳动防护用品检查表、安全日志4）现场的各种技术方案、施工技术（工艺）交底、施工日志5）文明施工、环境保护技术文件6）完工验收会议纪要(意见)、交工报告或竣工报告、项目结算报告或结算书等7）工程相关图纸资料、工程竣工图8）施工现场录像、施工图片（含施工前勘测、施工进行中、施工竣工后的带明确注明的录像和图片）4.内部管理资料1）计划（资金费用计划表、物资计划表、成本目标计划）2）项目部组织机构与人员职责分工、项目部管理制度3）气温、气象记录、考勤记录、会议纪要4）设备自检验收单、仪器自检验收单、设备使用保养维修表5）费用月报表（资金）、物资月报表、报废单6）工程预算书、工程决算编制书、工程结算单、审计报告（由收档保管人直接负责整理）7）分包方（劳务队）业绩评审记录备注：未注明谁负责整理处由项目部负责整理归档交于公司收档保管人五.档案、资料保管与借阅制度参照档案管理制度的规定执行