加强二级学院办公室建设的建议

关于加强二级学院办公室建设的建议管理与经济学院 王笃波近年来， 随着高等学校招生规模的不断扩大， 高校逐步降低 管理工作重心，实施学校、学院两级管理。二级学院自主权扩大 后，有效调动了各学院的工作积极性，事业发展加快，但同时学 院对外交流、 内部管理等工作任务也日益繁重。 二级学院办公室 是学院日常工作的办事机构 , 在学院建设和发展中发挥重要作 用，加强二级学院办公室建设具有重要意义。一、目前存在的问题1、工作头绪多，人员配置少 首先，学校（包括各职能部门）各项工作的部署和推进学院 都要积极贯彻落实， 工作头绪多， 可谓上面千根线， 下面一根针。 目前除教学、科研、学生工作有专职人员外，其余工作都和办公 室紧密相关。其次，随着二级管理的逐步推行，学院自身发展及 内部管理工作日益繁重， 办公室在其中承担了多项职责， 发挥重 要作用。学院办公室的工作主要包括综合协调、公文处理、会议 筹备、组织，党政联席会的记录、贯彻执行、落实，印章管理、 人事、财务、资产设备（管理、 维修，会议室等房屋及设施管理） ， 后勤服务（维修、话费缴纳、报纸收发） 、保密、保卫、环境卫 生、摄影摄像、 对外联络、 交流、接待等， 工作非常繁杂、 琐碎， 可谓“麻雀虽小 , 五脏俱全”。然而，目前各二级学院配置专职行政人员数量较少 , 我校各 学院普遍仅有 1 人，担任办公室主任， 并且不少人员自身还承担 有教学、科研任务，工作量大，任务繁重。因工作需要，办公室 人员经常外出办事，导致上班时间锁门，也影响了工作。2、人员业务素质不高，工作不够规范 目前，办公室人员多是从教学或其他岗位上转过来的， 基本 没有经过行政管理工作锻炼， 业务技能等需要自己摸索， 缺乏培 训和经验。 特别是办公室工作头绪繁多， 这么多具体的工作仅有 一个人去完成， 其工作量之大可想而知， 解决的办法就只能是挑 重要的、紧急的做，简单的做、应付的做，疲于事务性工作，工 作标准较低，工作不规范，影响了学院工作的正常开展。因办公 室人员精力有限，很多工作及具体事务都是由领导直接完成。3、功能不完善，作用发挥小 目前，学院办公室的工作基本上是行政秘书的职责， 处理学 院日常的行政事务， 在参谋助手及其他方面的作用发挥不够。 此 外，学院的党政工作紧密相连，党委日常工作、工会、组织、宣 传、精神文明建设等方面，各类考核、检查等需要大量的基础性 工作， 但目前基本上是各学院党委书记或副书记亲自去做， 无人 可用。以往此类工作主要靠临时安排学工队伍人员去完成， 但目 前辅导员也都是超负荷运转，不是长久之计。二、解决思路和建议根据上述情况， 为更好地发挥二级学院办公室的作用， 特提 出以下建议：1、重视二级学院办公室建设1）思想上重视。改变传统观念，办公室工作不仅仅是一个 帮领导办理具体事务的机构， 而是各单位的运转中枢， 在学院建 设和发展中发挥重要作用。2）组织上重视。各级组织要重视办公室队伍建设，关心办 公室人员的成长和困难， 把办公室工作作为年轻干部成长、 锻炼 的一个平台。 对优秀的干部及时提拔到领导岗位或交流到机关部 门工作， 打通目前办公室人员的流动屏障。 建议办公室人员列席 学校和学院有关会议， 了解学校的重大决策和重要精神， 有利于 他们开展工作。3）工作上重视。多压担子，参与学院的重要工作，发挥好 参谋助手作用。 在工作中成长锻炼， 为学院乃至学校的发展发挥 更大的作用。2、加强业务指导、培训和交流1）加强业务指导、培训。建议学校党办、校办牵头加强对 办公室人员的指导、培训和沟通、交流。培训内容可包括公文处 理、印章管理、公务接待、会议筹备、办公自动化等方面，提高 办公室人员整体业务素质。2）加强沟通交流。目前学校各条线上（如教学、科研、学 科、设备、共青团、学生、就业工作等）都有专门人员和沟通联 系机制， 唯独办公室系统没有， 影响了办公室工作的开展和作用 的发挥，应着力加强办公室系统上下左右之间的交流。此外，目 前学校很多具体事务性工作都直接通知院长或书记， 其实很多工 作通过办公室的对接就能够直接安排， 免去了中间的传递、 安排 等，提高工作效率。3、增加人员配备，积极发挥作用1）增加人员配备。牵头万绪的工作必须有人去做，但目前 各学院办公室都仅有 1 人，工作量大且容易导致质量不高。 要想 做好办公室工作， 发挥积极作用， 应按照年轻化、 专业化的要求， 加强办公室人员的配备。 建议增设党委秘书 （或办公室副主任） ， 与现有办公室主任分别侧重党务和行政工作， 两个人可以互相照 应，分工协作， 党委秘书也可承担一些行政工作。 省内河南大学、 河南农业大学、河南工业大学等学校二级学院办公室均有至少 2 名以上工作人员。2）统筹考虑二级学院管理岗位人员配备。目前教学、科研 等岗位均设有专职秘书， 均为按条管理的模式。 可考虑将各办公 室按条管理与按块管理相结合，统一管理，明确各岗位职责，加 强内部人员的互相补充和调节， 提高工作效率， 最大程度地发挥 他们的积极作用。4