医院传统集中采购 项目流程操作手册

1目目 录录1.公开招投标模式公开招投标模式.71.1.概述概述.71.2.业务流程图业务流程图.81.3.流程说明流程说明.101.3.1.准备阶段准备阶段.101.3.1.1.业务蓝图 Blueprint.101.3.1.2.分阶段流程说明 Description.111.3.1.2.1.项目争取.111.3.1.2.2.签订委托代理协议.111.3.1.2.3.采集医疗机构的历史采购数据.121.3.1.2.4.立项.121.3.1.2.5.数据评估.131.3.1.2.6.讨论制定工作方案.131.3.1.2.7.讨论、编写招标文件、评标标准和方法.141.3.1.3.交付物 Delivery（相关文件及表格）.151.3.1.4.人员、设备物品及财务预算.151.3.2.招投标阶段（远程）招投标阶段（远程）.161.3.2.1.业务蓝图 Blueprint.161.3.2.2.分阶段流程说明 Description.161.3.2.2.1.发布招标公告.161.3.2.2.2.发售招标文件.161.3.2.2.3.招标文件澄清咨询.171.3.2.2.4.投标帐号密码发放.171.3.2.2.5.投标准备.171.3.2.2.6.投标企业申报品种、投标报价.171.3.2.2.7.开标准备.181.3.2.2.8.投标截止.181.3.2.3.交付物 Delivery.191.3.3.招投标阶段（磁盘）招投标阶段（磁盘）.201.3.3.1.业务蓝图 Blueprint.201.3.3.2.分阶段流程说明 Description.201.3.3.2.1.发布招标公告.201.3.3.2.2.发售招标文件.201.3.3.2.3.招标文件澄清咨询.211.3.3.2.4.信息查看帐号密码发放.211.3.3.2.5.投标准备.211.3.3.2.6.投标企业申报品种、投标报价.221.3.3.2.7.开标准备.221.3.3.2.8.投标截止.221.3.3.3.交付物 Delivery.231.3.4.开标阶段（远程）开标阶段（远程）.241.3.4.1.业务蓝图 Blueprint.2421.3.4.2.分阶段流程说明 Description.241.3.4.2.1.签到.241.3.4.2.2.确认开标结果.241.3.4.2.3.开标结果公证.241.3.4.2.4.网上直播.241.3.4.2.5.准备开标报告并上交.241.3.4.3.交付物 Delivery.251.3.5.开标阶段（磁盘）开标阶段（磁盘）.261.3.5.1.业务蓝图 Blueprint.261.3.5.2.分阶段流程说明 Description.261.3.5.2.1.签到、接收密封的投标文件.261.3.5.2.2.领导讲话.261.3.5.2.3.开标.261.3.5.2.4.开标结果公证.271.3.5.2.5.网上直播.271.3.5.2.6.准备开标报告并上交.271.3.5.3.交付物 Delivery.271.3.6.评标阶段评标阶段.281.3.6.1.业务蓝图 Blueprint.281.3.6.2.分阶段流程说明 Description.281.3.6.2.1.初审.281.3.6.2.2.审查合格数据分流.291.3.6.2.3.随机抽取评标专家.291.3.6.2.4.客观评价.291.3.6.2.5.竞争充分的品种进行综合评价.291.3.6.2.6.确定中标候选品种.291.3.6.3.交付物 Delivery.291.3.7.定标阶段定标阶段.311.3.7.1.业务蓝图 Blueprint.311.3.7.2.分阶段流程说明 Description.311.3.7.2.1.复审.311.3.7.2.2.评标委员会确认（方式一）.311.3.7.2.3.招标人确认（方式二）.311.3.7.2.4.中标通知书.321.3.7.2.5.上报物价部门核定临时零售价.321.3.7.2.6.上报主管部门评标报告.321.3.7.2.7.签订药品购销合同.321.3.7.2.8.收取招标代理服务费.331.3.7.2.9.公示.331.3.7.3.交付物 Delivery.342.邀请招标模式邀请招标模式.382.1.概述概述.382.2.业务流程图业务流程图.392.3.流程说明流程说明.4032.3.1.准备阶段准备阶段.402.3.1.1.业务蓝图 Blueprint.402.3.1.2.分阶段流程说明 Description.412.3.1.2.1.项目争取.412.3.1.2.2.签订委托代理协议.412.3.1.2.3.采集医疗机构的历史采购数据.422.3.1.2.4.立项.422.3.1.2.5.数据评估.432.3.1.2.6.讨论制定工作方案.432.3.1.2.7.讨论、编写招标文件、评标标准和方法.442.3.1.3.交付物 Delivery.452.3.2.招投标阶段（远程）招投标阶段（远程）.462.3.2.1.业务蓝图 Blueprint.462.3.2.2.分阶段流程说明 Description.462.3.2.2.1.遴选投标人.462.3.2.2.2.发送投标邀请函.472.3.2.2.3.发售招标文件.472.3.2.2.4.招标文件澄清咨询.472.3.2.2.5.投标帐号密码发放.472.3.2.2.6.投标准备.472.3.2.2.7.投标企业申报品种、投标报价.482.3.2.2.8.开标准备.482.3.2.2.9.投标截止.492.3.2.3.交付物 Delivery.492.3.3.投标阶段（磁盘）投标阶段（磁盘）.502.3.3.1.业务蓝图 Blueprint.502.3.3.2.分阶段流程说明 Description.502.3.3.2.1.法人代表授权书接收、信息查看帐号密码发放.502.3.3.2.2.资质文件及补充文件的接收及截止.502.3.3.2.3.投标准备.502.3.3.2.4.投标企业申报品种、投标报价.512.3.3.2.5.开标准备.512.3.3.2.6.投标截止.512.3.3.3.交付物 Delivery.522.3.4.开标阶段（远程）开标阶段（远程）.532.3.4.1.业务蓝图 Blueprint.532.3.4.2.分阶段流程说明 Description.532.3.4.2.1.签到.532.3.4.2.2.远程解密.532.3.4.2.3.确认开标结果.532.3.4.2.4.开标结果公证.532.3.4.2.5.网上直播.532.3.4.2.6.准备开标报告并上交.532.3.4.3.交付物 Delivery.5442.3.5.开标阶段（磁盘）开标阶段（磁盘）.552.3.5.1.业务蓝图 Blueprint.552.3.5.2.分阶段流程说明 Description.552.3.5.2.1.签到、接收密封的投标文件.552.3.5.2.2.领导讲话.552.3.5.2.3.开标.552.3.5.2.4.开标结果公证.552.3.5.2.5.网上直播.562.3.5.2.6.准备开标报告并上交.562.3.5.3.交付物 Delivery.562.3.6.评标阶段评标阶段.572.3.6.1.业务蓝图 Blueprint.572.3.6.2.分阶段流程说明 Description.572.3.6.2.1.初审.572.3.6.2.2.审查合格数据分流.582.3.6.2.3.随机抽取评标专家.582.3.6.2.4.客观评价.582.3.6.2.5.竞争充分的品种进行综合评价.582.3.6.2.6.确定中标候选品种.582.3.6.3.交付物 Delivery.592.3.7.定标阶段定标阶段.602.3.7.1.业务蓝图 Blueprint.602.3.7.2.分阶段流程说明 Description.602.3.7.2.1.复审.602.3.7.2.2.评标委员会确认（方式一）.602.3.7.2.3.招标人确认（方式二）.602.3.7.2.4.中标通知书.612.3.7.2.5.上报物价部门核定临时零售价.612.3.7.2.6.上报主管部门评标报告.612.3.7.2.7.签订药品购销合同.612.3.7.2.8.收取招标代理服务费.622.3.7.2.9.公示.622.3.7.3.交付物 Delivery.633.公开竞价模式公开竞价模式.673.1.概述概述.673.2.业务蓝图业务蓝图.683.3.流程说明流程说明.693.3.1准备阶段准备阶段.693.3.1.1业务蓝图.693.3.1.2分阶段业务说明.693.3.1.2.1签订委托代理协议.693.3.1.2.2讨论制定工作方案.693.3.1.2.3讨论、编写竞价文件、评审标准和方法.703.3.2竞价发起阶段竞价发起阶段.7253.3.2.1业务蓝图.723.3.2.2分阶段业务说明.723.3.2.2.1发布竞价公告.723.3.2.2.2补充资质文件的接收及录入.733.3.3竞价阶段竞价阶段.733.3.3.1业务蓝图.733.3.3.2分阶段业务流程图.733.3.3.2.1网上竞争性报价.733.3.4评审阶段评审阶段.743.3.4.1业务蓝图.743.3.4.2分阶段流程说明 Description.743.3.4.2.1初审.743.3.4.2.2随机抽取评审专家.743.3.4.2.3品牌筛选.753.3.4.2.4价格谈判.753.3.4.2.5评审阶段.753.3.4.2.6确定成交候选品种.753.3.5成交确认阶段成交确认阶段.763.3.5.1业务蓝图.763.3.5.2分阶段流程说明 Description.763.3.5.2.1复审.763.3.5.2.2评审委员会确认（方式一）.763.3.5.2.3采购方确认（方式二）.763.3.5.2.4成交通知书.773.3.5.2.5上报物价部门核定临时零售价.773.3.5.2.6上报主管部门评审报告.773.3.5.2.7签定药品购销合同.773.3.5.2.8收取竞价代理服务费.784.邀请竞价业务流程邀请竞价业务流程.794.1概述概述.794.2业务蓝图业务蓝图.804.3流程说明流程说明.814.3.1准备阶段准备阶段.814.3.1.1业务蓝图.814.3.1.2分阶段业务流程.814.3.1.2.1签订委托代理协议.814.3.1.2.2讨论制定工作方案.814.3.1.2.3讨论、编写竞价文件、评审标准和方法.824.3.1.2.4遴选供应商.834.3.2竞价发起阶段竞价发起阶段.844.3.2.1业务蓝图.844.3.2.2分阶段业务流程.844.3.2.2.1发布竞价邀请函.844.3.2.2.2发售竞价文件.8464.3.2.2.3竞价文件澄清咨询.844.3.3竞价阶段竞价阶段.854.3.3.1业务蓝图.854.3.3.2分阶段业务流程.854.3.3.2.1网上竞争性报价.854.3.4评审阶段评审阶段.864.3.4.1业务蓝图.864.3.4.2分阶段流程说明 Description.864.3.4.2.1初审.864.3.4.2.2随机抽取评审专家.864.3.4.2.3品牌筛选.874.3.4.2.4价格谈判.874.3.4.2.5评审阶段.874.3.4.2.6确定中标候选品种.874.3.5成交确认阶段成交确认阶段.884.3.5.1业务蓝图.884.3.5.2分阶段流程说明 Description.884.3.5.2.1复审.884.3.5.2.2评审委员会确认（方式一）.884.3.5.2.3采购方确认（方式二）.884.3.5.2.4成交通知书.894.3.5.2.5上报物价部门核定临时零售价.894.3.5.2.6上报主管部门评审报告.894.3.5.2.7签定药品购销合同.894.3.5.2.8收取招标代理服务费.9071. 公开招投标模式公开招投标模式1.1. 概述概述就是招标人以招标公告的方式邀请不特定的药品供应商投标的采购方式。主要适用于临床普遍应用、采购批量或金额大、能够形成充分竞争的品种。药品招标代理机构接受招标人委托，组织开展招标工作，发布招标公告、接收资料、进行数据准备、组织专家评审、签订合同、并最终组织将成交品种进行网上订单处理。81.2. 业务流程图业务流程图公开招标招投标阶段准备阶段开标阶段政府机构运营机构卖方机构买方机构否是是协商是专家库招标文件咨询编制开标报告审核并录入编制招标文件招标文件澄清投标培训发布预公告下载招标文件项目争取汇总医疗机构历史采购数据及计划发放密码远程解密开标结果公证编制工作方案签订委托代理协议购买登记编制工作方案申报投标品种及报价发布招标公告报送审批确认开标结果审批签订委托代理协议数据评估立项1远程、磁盘、纸质选其一医疗机构提供历史采购数据及计划发售招标文件录入专家资料308、309号文件是否完备开通地方账号是否修改网上直播开标结果开标报告递交资格材料打印开标结果是否高级会员资格预审是是否合格企业流程结束否投标截止购买招标文件否开标代为签字确认9公开招标-2定标阶段评标阶段政府机构运营机构专家委员会卖方机构买方机构7天内核定零售价（物价）签字确认发布中标通知书1网上交易签订购销合同抽取专家(政府/公证机构)公开竞价签订购销合同数据分流上报评标报告客观评价初审确认复审确认收取服务费定性评价公示中标结果上报物价部门定量评价中标通知书计算分数政府监督101.3.流程说明流程说明1.3.1. 准备阶段准备阶段1.3.1.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint项目争取立项责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物签定委托代理协议讨论、制定工作方案讨论、编写招标文件、评标标准和方法确定药品采购目录、完成招标文件参参考考文文档档采集医疗机构历史采购数据、采购计划1.详细了解竞争对手情况2.加强沟通.了解服务对象及其需求，对政府强调监管，对医院强调不会对其利益产生冲突3.力推新流程、强调订单处理4.若采购量不大且难推2.0，项目必要性有待商榷1.按要求详细填写项目审批表2.数据评估按招标药品范围兼顾评估数量与质量（详见另页）3.中心下发中心数据库、招投标系统操作员/管理员账号数据准备详见其标准与规范（另页）海虹医药商务介绍ppt模板2.0实施建议书及ppt模板项目审批表模板数据评估：（数据评估、审核标准、录入规范）委托代理协议模版医疗机构历史采购数据信息汇总表模板工作方案模板医疗机构历史采购数据信息汇总表模板招标文件模版评标标准和方法模版中心运营部地方运营部地方运营部地方营运部地方信息部中心业务管理部地方运营部地方运营部地方运营部308、309文件实施办法1.委托代理协议书尽量明确各方职责范围，代理权限。（明确是否委托我们签订药品购销合同等）全体招标主体均需签字，注意催收、存档2.下发招标主体历史采购数据汇总表，提前采集大医院的历史采购量、预计采购量并统计（换算为金额）3.提请招标人确定标底（参考价）308、309文件308、309文件实施办法1.注意招标文件的排版、校对2.若使用光盘刻录、则注意检查每张光盘1.贯彻新业务流程、注意保护中介自身，若与模板相异应报中心营运部2.对308、309号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，并报卫生部备案。招标人确定工作方案并签字盖章、存档1.根据工作方案及实施办法制定招标文件。中心提供工作方案招标文件模板，若地方项目与模板相异应报营运中心。2.提请招标人确定招标文件并签字盖章、存档3.对308、309号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，并报卫生部备案。数据评估招标文件111.3.1.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.1.2.1.项目争取项目争取项目意向项目申请表责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物地方运营部1.项目申请表传真给交易中心业务管理部审批地方营运部地方运营部中心运营部配合政府沟通医疗机构沟通竞争代理资格1.收集遴选规则及竞争对手情况，2.演讲者须有针对性的根据服务对象需求及兴趣点准备演示材料并在公司内部进行多次演练3、根据遴选规则准备遴选材料，材料份书应大于评委人数1.了解政府需求及招标概况，如参与招标的医院、药品范围、交易量等海虹演示PPT2.0实施项目建议书1、重点拜访参与中介遴选评价的医疗机构，了解医疗机构的态度，每日进行沟通与反馈项目申请表参参考考文文档档中介遴选演示PPT中介机构遴选投标材料公司宣传资料海虹医药电子商务通讯招标代理机构遴选规则地方运营部中心运营部配合地方运营部中心运营部配合了解竞争对手地方运营部中心运营部配合1、政治、经济背景2、优势与弱势（与海虹相比）3、做过的项目及政府、医院、企业的反馈情况4、与政府、医院、企业的关系（1）首先根据中心下发的有关立项的通知及原则判断该项目是否值得做；项目审批原则：a.能够导入 2.0 流程：建立交易数据中心、进行网上订单处理；b.能够保证盈利的项目及具有战略意义的项目。（2）如果判断应该做，要加强对当地相关政府主管部门和准备参加集中采购的医院的沟通；（3）了解服务对象及其需求，对政府强调监管，对医院强调不会对其利益产生冲突；（4）根据项目需要，中心派人支持；（5）详细了解竞争对手情况；（6）力推新流程、强调订单处理；（7）尽量争取封闭性招标；（8）若采购量不大且难推 2.0，项目必要性有待商榷。1.3.1.2.2.签订委托代理协议签订委托代理协议（1）委托代理书尽量明确各方职责范围，代理权限；（2）明确是否委托我们签订药品购销合同等；（3）所有招标主体均需签字，注意催收、存档；（4）医院是真正的客户，在做好政府工作的同时，也应注意与医疗机构的沟通与交流。对于做不到的服务，不可轻易承诺；12（5）各地如果对系统平台有特殊需求，应提前报送中心营运部。1.3.1.2.3.采集医疗机构的历史采购数据采集医疗机构的历史采购数据（1）下发招标主体历史采购数据汇总表，格式包括通用名、商品名、剂型、规格及包装、生产企业、经销企业、进价、批发价、零售价、计划采购量、历史采购量；（2）提前采集大医院的历史采购量、预计采购量并统计，对项目的数据评估做准备；（3）请招标人确定计划采购量、标底（参考价） 。注意事项：（1）争取让医院按照我们提供的格式提供数据；（2）主要项：历史采购价、历史采购量、计划采购量。1.3.1.2.4.立项立项项目审批表开通地方运营帐号责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物审批通过开通地方信息帐号开通平台帐号参参考考文文档档发送给当地项目运营负责人地方运营帐号地方信息帐号平台帐号中心业务管理部地方运营部中心业务管理部中心运营部中心信息部中心技术部308、309文件实施办法308、309文件308、309文件实施办法发送给当地项目信息负责人项目审批表根据项目报送基本情况给予人员、费用审批发送给当地项目负责人（1）按要求详细填写项目审批表；（2）交易中心业务管理部进行审批，批准后，则可以开展项目。注意事项：（1）与汇总医疗机构的历史采购数据和数据评估同时操作；（2）争取项目之前或同时上报交易中心业务管理部项目概况；（3）只有批准的项目中心才进行人力物力的支援。131.3.1.2.5.数据评估数据评估责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物参参考考文文档档数据评估发布预公告接收企业递交资格材料审核资格材料合格资料录入及复审地方运营部地方信息部地方行政部地方运营部地方会员部中心会员部地方信息部地方信息部数据评估报告预公告模版见会员章节见信息章节见信息章节1、根据数据评估结果决定是否发布预公告2、在我们网站或相关媒体发布1.全国会员的材料由全国会员部维护2.新增信息由地方维护（1）数据评估按招标药品范围兼顾评估数量与质量（详见另页） ；对交易数据中心进行评估，能否对招标提供完整的数据支持。评估内容、标准：交易数据中心的买方卖方数据量、入网商品数据量是否满足本次招标；企业产品的资质文件是否具备、是否完善；评标时对客观评价的数据准备。（2）发布预公告根据当地交易中心数据准备及评估情况，是否发布预公告。数据完善的地区可以不发布预公告；数据不完善的地区，发布预公告进行数据采集，完善数据信息。（3）接收企业递交的资质材料：参见会员文档第 章节（4）审核资质材料：参见信息文档第 章节（5）信息录入：参见信息文档第 章节1.3.1.2.6.讨论制定工作方案讨论制定工作方案与招标人讨论问题要点：招标组织管理机构及职责；授权招标代理机构的权利范围；采购品种范围，以通用名发布采购目录；是否全部采用网上形式，包括网上采购；发布预公告、招标公告事宜：包括发布预公告、招标公告的方式、时间；医院如何提供历史采购资料和采购计划，并明确采购计划将列入最终的采购合同里；标底的设定方式（历史购入价的加权平均价或上一次项目中标药品中标价） ；确定评标的基本原则和方法；通过招标未成交的品种如何处理，争取通过我们的平台的竞价、询价、浏览方式全部成交；医院确定中标品种的基本方式；14合同签订；企业是否可以使用电子文档。注意事项：（1）贯彻新业务流程、注意保护中介自身，若与模板相异应报中心业务管理部；（2）对 308、309 号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，并报卫生部备案；（3）就物价问题与物价部门提前沟通；（企业是否需提交本省物价备案文件、中标药品临时零售价的核定等）（4）提请招标人确定工作方案并签字盖章、存档。1.3.1.2.7.讨论、编写招标文件、评标标准和方法讨论、编写招标文件、评标标准和方法与招标人讨论内容：与招标人讨论内容：（1）流程的探讨；（2）具体日程安排；（3）评标标准和方法、专家的组成及抽取办法、具体评分细则；（4）专家进行客观分审核时，是抽查还是全部都审核；（5）质量层次分层：专利层次的定义，是否承认外国专利，过专利保护期的如何处理；行政保护的问题；委托加工的如何处理；（6）是否限定重复投标问题（同一产品细化到规格限制投标次数） ；（7）投标人限定及配送问题：如果是外地生产、经营企业进行投标配送，有没有限定；（8）投标开标的方式：远程、磁盘、纸质的方式，采用哪一种；（9）盐根酸根问题、剂型问题、分类评标问题：不同的盐根酸根是否放在一起评标，不同的片剂是否放在一起评标，不同类别的药品是否由不同科室的专家分别进行评标；（10）入围品种个数、评标中标候选品种或评标中标品种个数，竞价成交候选品种或竞价成交品种个数；（11）投标人报价高于标底如何处理，非 GMP 报价高于 GMP 报价等情况的，不得中标；（12）定性选举时票数相等的药品如何处理；（13）招标人确认中标品种的方式及时间：由每个招标人确认，还是授权评标专家进行确认；（14）通过招标未成交的品种如何通过我们的平台的竞价、询价、浏览方式采购，细节问题；（15）采购周期问题、结算问题；（16）公示问题：中标结果、开标结果、定量评价分数、定性评价票数；（17）全部中标成交品种通过网上进行交易的细节问题。注意事项：注意事项：（1）讨论的同时做汇总医院递交的历史采购数据及采购计划；（2）会议记录签字确认、专人记录整理；（3）根据工作方案及实施办法制定招标文件。若与模板相异应报营运中心，除工作方案确定的事宜外还需重点确定：会员是否可使用电子文档、配送方案、投标人资质的具体要求；（4）提请招标人确定招标文件并签字盖章、存档；（5）对 308、309 号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，并报卫生部备案。 确定标底（参考价）确定标底（参考价） 、药品采购目录，完成招标文件编制、药品采购目录，完成招标文件编制（1）确定标底（参考价）a. 根据医院提供的历史采购数据，按照商品名确定标底。如果进行过招标采购的，则按照成交价作为标底（参考价） ；b. 标底（参考价）要由招标人确定，为评标做准备；15c. 标底（参考价）的设定方式：加权平均、平均。（2）确定药品采购目录：按照通用名进行，字段包括通用名、剂型、规格和计划采购数量；（3）招标文件的编制a. 注意招标文件的排版、校对；b. 若使用光盘刻录、则注意检查每张光盘。1.3.1.3.交付物交付物 Delivery（相关文件及表格）（相关文件及表格）文档编号撰写审核接收文档名称海虹医药电子商务介绍 PPT 模板2.0 实施建议书模板委托代理协议模板医疗机构历史采购数据信息汇总表模板项目审批表模板工作方案模板招标文件模板评标标准和方法模板项目申请表中介遴选演示 PPT中介遴选投标材料数据评估报告预公告模板会员标准接收资质标准接收记录表格审核流程及标准资格审核表信息录入规范信息录入问题记录表信息复核问题记录表1.3.1.4.人员、设备物品及财务预算人员、设备物品及财务预算根据项目要求及特点，对人员、设备物品、财务支出进行合理化预算。（1）人员根据项目需要及前期所需准备工作，安排其相应人员到位。商务部：商务洽谈及政府沟通；信息部：前期数据准备（采购目录汇总统计、历史采购量统计等） ；项目人员：业务管理于计划、项目沟通。（2）设备物品根据项目规模、特点及人员组成，合理安排相关设备的调拨。 （电脑设备、办公设备、生活用品等） 。（3）财务根据项目规模、特点及人员组成，合理计划各项财务支出并与财务部门对项目支出进行合理预算。161.3.2. 招投标阶段（远程）招投标阶段（远程）1.3.2.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint发布招标公告发售招标文件责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物1.作好招标文件发售记录地方行政部地方财务部地方营运部招标文件澄清、咨询招标公告模板参参考考文文档档招标文件发售登记表1.招标人若要修改招标文件，需在投标截止日前15日2.招标文件澄清、咨询需由专人负责3.对澄清问题在网上公布澄清问题纪录表招标公告暂行管理办法308、309文件招投标法药品管理法招标文件招标管理组织文件地方行政部地方营运部1.将刊登招标公告的刊物存档且赠送政府若干份2.总网站、分网站皆发布3、招标管理组织及卫生主管部门签字中心技术部地方技术部投标准备投标企业申报品种、投标报价(远程）地方技术部地方营运部开标准备地方技术部1.远程网上投标报价形式2.电话通知3.报价监控4.电话及现场咨询服务(专人)1.提前一周将工作安排下发2.分工明确，责任到人3.预演1.专家名单录入2.报价培训（远程）3.模拟测试投标培训工作安排（远程）电子标书制作指南（远程）投标截止1.作好投标数据备份2.电话咨询服务投标帐号密码发放1、投标帐号密码供投标人查看自已的信息及远程投标报价2、会员企业直接发放密码，非会员企业须审核被授权人身份开标工作安排(远程)新闻稿（远程）、领导讲话稿(远程)开标议程（远程）监督/公证词(远程）开标通知事宜（远程）地方营运部1.3.2.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.2.2.1.发布招标公告发布招标公告（1）联系媒体：根据国家计委发布的招标公告发布暂行办法精神，发布招标公告。招标公告在总部或由招标方规定的媒体进行发布；（2）同时在海虹的各网页上发布招标公告；（3）及时通知各地的会员企业招标公告的情况；（4）招标公告模板：参见文件范本 ，公告内容需招标方签字盖章；（5）做好招标公告后的电话咨询及记录。1.3.2.2.2.发售招标文件发售招标文件（1）尽可能广泛的通知可能来投标的企业购买招标文件。对本地医药企业、与招标人有业务关系的医药企业、大型企业、有影响力的企业重点通知，邀请其购买招标文件参与招标。17（2）招标文件发放方式：招标文件及资格证明文件粘贴册事先刻录光盘编号发售。全国高级会员企业可提供招标文件的免费赠送及网上下载。（3）对每套招标文件编号，收取招标文件工本费，详细登记购买者的基本情况（标书编号、企业名称、地址、联系人、办公电话、移动电话、传真等） ，通知购买者拟投标须注意的事项。1.3.2.2.3.招标文件澄清咨询招标文件澄清咨询对投标截止 15 日以前收到的任何对招标文件进行澄清的要求将予以答复；以书面形式或用传真（包括电报、电子邮件）通知招标代理机构的，该澄清或者修改的内容答复全部以书面形式进行，作为招标文件的组成部分。投标人可登陆各交易中心 http:/“采购服务”菜单栏下的“项目答疑” ，进行咨询提问，投标人电话咨询的问题，记录后也要公布到这里。政策及商务问题由营运部员工负责解答，招标目录及数据相关问题由信息部员工解答，不能解答的问题做好记录并留下对方联系方式以方便回复。澄清问题应记录详细，回答问题时热情、耐心。注意事项：澄清咨询要由专人负责，且所有的有必要让所有投标人知道的澄清咨询内容要挂在网上制定的地方。1.3.2.2.4.投标帐号密码发放投标帐号密码发放在系统内生产潜在投标人账号密码，如果潜在投标人是会员企业，则直接将密码发送到企业邮箱里；如果潜在投标人是非会员企业，将密码打印并密封，封面写明投标人序号，发放前需要审核被授权人身份，核对被授权代表与其身份证复印件是否相符。1.3.2.2.5.投标准备投标准备此阶段主要工作有三项：评标专家名单录入，对投标人进行投标报价培训，以及远程（或磁盘）投标报价的模拟测试。、专家名单录入：信息负责：将参与评标专家名单录入系统，也可提前或推后进行此次工作，只要于评标前将其录入系统即可。、投标报价培训：责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物模拟测试技术部员工参参考考文文档档培训技术部员工培训前准备工作1、做好投标报价培训的工作分配，责任到人2、通知企业培训时携带委托公证/监督人员确认开标结果的授权书；密封的投标函、生产企业对经营企业授权书3、搭建培训平台，撰写电子标书制作指南投标培训工作安排（远程）电子标书制作指南（远程）运营部负责人及员工技术部负责人及员工1、测试时间控制在培训之后，投标报价开始之前2、测试系统申报品种及报价等各项功能是否正常.具体工作见投标培训工作安排 ；1.3.2.2.6.投标企业申报品种、投标报价投标企业申报品种、投标报价责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物参参考考文文档档投标人申报品种、投标报价1、投标人选择品种、填写投标价格、优惠比率，可在截止前任意修改2、技术负责网上报价监控投标人点击投标报价开始技术部员工18投标企业：从入网商品表中直接选择投标品种。技术负责：在投标报价截止前对仍未进行完报价的投标企业进行电话通知，尽量确保每一个投标人均能按时完成网上投标报价工作。通知时应注意询问方式，不要给投标人造成我方工作人员可以看见其投标报价的误会。1.3.2.2.7.开标准备开标准备责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物参参考考文文档档开标准备工作落实开标准备工作安排与下发运营部负责人全体会场布置开标预演运营部负责人运营部负责人1、提前一将工作安排下发2、分工明确，责任到人提前两天对工作安排逐项落实1、提前一天根据工作分配对开标流程进行预演2、对意外情况（解密失败等）统一处理办法开标工作安排(远程)新闻稿、领导讲话稿(远程)开标议程（远程）监督/公证词(远程）开标通知事宜（远程）网上远程开标时，投标企业可在任意能够联入 Internet 的地方进行远程解密，不需至开标现场，但应在参加投标培训时递交对公证人员（或监督人员）的授权书，委托其进行信息确认的签字与盖章事宜。相关政府及医疗机构代表可选择是否至开标现场讲话。开标会场可选在公司，具体工作安排见开标工作安排（远程） （3.4 交付物 号文档） ；1.3.2.2.8.投标截止投标截止责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物参参考考文文档档投标数据备份点击投标报价截止技术部员工电话咨询技术部员工对于截止后仍未申报完品种的企业咨询电话需耐心解释技术部员工191.3.2.3.交付物交付物 Delivery文档编号撰写审核接收文档名称地方营运项目经理招标方招标公告模板地方营运项目经理售文件人招标文件发售流程地方营运项目经理售文件人招标文件发售登记表地方营运项目经理答疑人澄清咨询注意事项地方营运项目经理答疑人投标人问题汇总表澄清答复记录表标书管理员信息部经理标书管理员资质文件接收管理表营运部经理营运部经理相关员工投标培训工作安排（远程）技术部经理营运部经理技术部员工电子标书制作指南（远程）营运部经理地方公司负责人相关员工开标工作安排（远程）营运部经理地方公司负责人新闻记者新闻稿（远程）营运部经理地方公司负责人与会领导领导讲话稿（远程）营运部经理地方公司负责人相关领导开标议程（远程）营运部经理地方公司负责人监督/公证人员监督/公证词（远程）营运部经理营运部经理投标人开标通知事宜（远程）201.3.3. 招投标阶段（磁盘）招投标阶段（磁盘）1.3.3.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint发布招标公告发售招标文件责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物1.作好招标文件发售记录地方行政部地方财务部地方营运部招标文件澄清、咨询招标公告模板参参考考文文档档招标文件发售登记表1.招标人若要修改招标文件，需在投标截止日前15日2.招标文件澄清、咨询需由专人负责3.对澄清问题在网上公布澄清问题纪录表招标公告暂行管理办法308、309文件招投标法药品管理法招标文件招标管理组织文件地方行政部地方营运部1.将刊登招标公告的刊物存档且赠送政府若干份2.总网站、分网站皆发布3、招标管理组织及卫生主管部门签字中心技术部地方技术部投标准备投标企业申报品种、投标报价(磁盘）地方技术部地方营运部开标准备地方技术部1.磁盘投标报价形式2.电话通知3.电话及现场咨询服务(专人)1.提前一周将工作安排下发2.分工明确，责任到人3.预演1.专家名单录入2.报价培训（磁盘）3.模拟测试投标培训工作安排（磁盘）电子标书制作指南（磁盘）投标截止与开标可以同一时间投标帐号密码发放1、投标帐号密码供投标人查看自已的信息及远程投标报价2、会员企业直接发放密码，非会员企业须审核被授权人身份开标工作安排(磁盘)新闻稿(磁盘)、领导讲话稿(磁盘)开标议程(磁盘)监督/公证词(磁盘)开标通知事宜(磁盘)地方营运部1.3.3.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.3.2.1.发布招标公告发布招标公告（1）联系媒体：根据国家计委发布的招标公告发布暂行办法精神，发布招标公告。招标公告在总部或由招标方规定的媒体进行发布；（2）同时在海虹的各网页上发布招标公告；（3）及时通知各地的会员企业招标公告的情况；（4）招标公告模板：参见文件范本 ，公告内容需招标方签字盖章；（5）做好招标公告后的电话咨询及记录。1.3.3.2.2.发售招标文件发售招标文件（1）尽可能广泛的通知可能来投标的企业购买招标文件。对本地医药企业、与招标人有业务关系的医药企业、大型企业、有影响力的企业重点通知，邀请其购买招标文件参与招标。21（2）招标文件发放方式：招标文件及资格证明文件粘贴册事先刻录光盘编号发售。全国高级会员企业可提供招标文件的免费赠送及网上下载。（3）对每套招标文件编号，收取招标文件工本费，详细登记购买者的基本情况（标书编号、企业名称、地址、联系人、办公电话、移动电话、传真等） ，通知购买者拟投标须注意的事项。1.3.3.2.3.招标文件澄清咨询招标文件澄清咨询对投标截止 15 日以前收到的任何对招标文件进行澄清的要求将予以答复；以书面形式或用传真（包括电报、电子邮件）通知招标代理机构的，该澄清或者修改的内容答复全部以书面形式进行，作为招标文件的组成部分。投标人可登陆各交易中心 http:/“采购服务”菜单栏下的“项目答疑” ，进行咨询提问，投标人电话咨询的问题，记录后也要公布到这里。政策及商务问题由营运部员工负责解答，招标目录及数据相关问题由信息部员工解答，不能解答的问题做好记录并留下对方联系方式以方便回复。澄清问题应记录详细，回答问题时热情、耐心。注意事项：澄清咨询要由专人负责，且所有的有必要让所有投标人知道的澄清咨询内容要挂在网上制定的地方。1.3.3.2.4.信息查看帐号密码发放信息查看帐号密码发放在系统内生产潜在投标人账号密码，如果潜在投标人是会员企业，则直接将密码发送到企业邮箱里；如果潜在投标人是非会员企业，将密码打印并密封，封面写明投标人序号，发放前需要审核被授权人身份，核对被授权代表与其身份证复印件是否相符。1.3.3.2.5.投标准备投标准备此阶段主要工作有三项：评标专家名单录入，磁盘投标报价的模拟测试，以及对投标人进行投标报价培训。、专家名单录入：信息负责：将参与评标专家名单录入系统，也可提前或推后进行此次工作，只要于评标前将其录入系统即可。22、投标报价培训：责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物培训技术部员工报价磁盘发放参参考考文文档档培训前准备工作1、做好投标报价培训的工作分配，责任到人2、提前准备空白报价软盘，并标注序号3、通知未递交法人代表授权书的企业培训时携带授权书运营部员工投标培训工作安排（磁盘）电子标书制作指南（磁盘）运营部负责人及员工锁定除报价外的所有表格模拟测试1、测试时报价磁盘导出数据的格式为EXCEL表，将除报价外的表格全部锁定，报价后看价格数据是否能正常导入测试系统2、测试时间控制作投标报价培训之前技术部员工具体工作见投标培训工作安排（磁盘） ；1.3.3.2.6.投标企业申报品种、投标报价投标企业申报品种、投标报价投标企业：投标人从自行进行报价，报价可以在磁盘递交前做任何修改，不予以申报的品种投标人只需不填报价即可。报价磁盘在开标（即投标截止时间）前 30 分钟递交至开标大会现场指定接收处（详见3.2.6 开标准备）1.3.3.2.7.开标准备开标准备责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物参参考考文文档档开标准备工作落实开标准备工作安排与下发运营部负责人全体会场布置开标预演运营部负责人运营部负责人1、提前一周将工作安排下发2、分工明确，责任到人3、通知企业开标时携带密封的报价磁盘、投标函、生产企业对经营企业的授权书(报价磁盘单独密封)提前两天对工作安排逐项落实1、提前一天根据工作分配对开标流程进行预演2、对意外情况（非授权代表进行开标、报价导入失败、投标人质疑报价信息等）统一处理办法开标工作安排(磁盘)新闻稿(磁盘)、领导讲话稿(磁盘)开标议程(磁盘)、开标顺序主持稿(磁盘)监督/公证词(磁盘)监督/公证人员须知(磁盘)开标通知事宜(磁盘)磁盘开标时，投标企业需至开标现场进行相关事宜，具体工作安排见交付物开标工作安排（磁盘） ；1.3.3.2.8.投标截止投标截止点击投标报价截止键，投标即截止，其时间可与开标在同一时间段。231.3.3.3.交付物交付物 Delivery文档编号撰写审核接收文档名称地方营运项目经理招标方招标公告模板地方营运项目经理售文件人招标文件发售流程地方营运项目经理售文件人招标文件发售登记表地方营运项目经理答疑人澄清咨询注意事项地方营运项目经理答疑人投标人问题汇总表澄清答复记录表营运部经理营运部经理相关员工投标培训工作安排（磁盘）技术部经理营运部经理技术部员工电子标书制作指南（磁盘）营运部经理地方公司负责人相关员工开标工作安排（磁盘）营运部经理地方公司负责人新闻记者新闻稿（磁盘）营运部经理地方公司负责人与会领导领导讲话稿（磁盘）营运部经理地方公司负责人相关领导开标议程（磁盘）简略营运部经理地方公司负责人相关领导开标议程（磁盘）具体营运部经理营运部经理开标顺序主持人开标顺序主持稿（磁盘）营运部经理地方公司负责人监督/公证人员监督/公证词（磁盘）营运部经理地方公司负责人监督/公证人员监督/公证人员须知（磁盘）241.3.4. 开标阶段（远程）开标阶段（远程）1.3.4.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint签到责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物若无相应代表到场则不需此项工作地方信息部地方技术部远程解密确认开标结果开标结果公证监督/公证人员1.公证人员据投标企业委托其确认的授权书确认开标结果，并签字盖章2.开标结果确认单一式两份，我方留存一份参参考考文文档档监督/公证词模板（远程）网上直播开标结果挂网监督/公证人员准备开标报告并上交地方运营部开标报告模板（远程）地方技术部1、解密监控2、处理技术问题3、作好开标数据备份 1.3.4.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.4.2.1.签到签到 前台负责：分为政府领导、医疗机构代表、监督/公证人员的签到，若无相应代表到场则不需此工作。4.2.2 远程解密点击解密开始责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物技术部员工技术部负责人网上远程解密点击解密结束打印解秘密结果技术部员工1、开标数据备份2、对于截止时间后仍未解密成功企业的咨询电话应耐心解释参参考考文文档档技术部员工1、解密监控2、处理投标企业解密中所遇技术问题一式两份，交监督/公证人员确认，我方留存一份1.3.4.2.2.确认开标结果确认开标结果监督/公证人员：据投标企业出具的委托确认授权书，对开标解密结果进行签字确认并盖章。1.3.4.2.3.开标结果公证开标结果公证监督/公证人员：对开标过程及结果进行监督/公证，宣读监督/公证词。公证词可由我方准备，也可由监督/公证人员自行准备。见监督/公证词模板（远程） （4.4 交付物 号文档） 。1.3.4.2.4.网上直播网上直播将开标结果挂网进行公示。1.3.4.2.5.准备开标报告并上交准备开标报告并上交见开标报告模板（远程） 。251.3.4.3.交付物交付物 Delivery文档编号撰写审核接收文档名称营运部经理地方公司负责人监督/公证人员监督/公证词模板（远程）营运部经理地方公司负责人招办及相关政府领导开标报告模板（远程）261.3.5. 开标阶段（磁盘）开标阶段（磁盘）1.3.5.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint签到、接收密封的投标文件责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物1.招、投标人、新闻媒体签到2.接收密封的报价软盘、投标函及生产企业对经营企业授权书3.VIP（政府）由专人接待4.资料发放5.注意现场引领、疏散地方信息部中心技术部地方技术部领导讲话开标开标结果公证地方运营部参参考考文文档档监督/公证词模板（磁盘）投标企业签到单（磁盘）投标文件接收登记单（磁盘）网上直播准备开标报告并上交1.领导退席观看开标时注意入座引领2.领导落座时间内迅速做好开标解密准备（架幕布、投影等）1.核对授权代表身份2.报价软盘导入顺序按品种数由少到多3.开标结果一式两份，授权代表签字、盖章，我方留存一份4.导入未成功者，均集中至最后统一交招办处理5.开标数据备份开标结果挂网与会领导监督/公证人员地方技术部开标报告模板（磁盘） 1.3.5.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.5.2.1.签到、接收密封的投标文件签到、接收密封的投标文件 除签到外，兼收投标人密封的报价软盘、投标函及生产企业对经营企业授权书。其中报价软盘需于开标解密前整理好交与报价软盘启封处，具体细节详见开标工作安排（磁盘） （3.4 交付物 号文档）1.3.5.2.2.领导讲话领导讲话营运负责：与会领导发言后注意引领其入座，此期间各岗位员工迅速到位进行开标准备，避免冷场。1.3.5.2.3.开标开标身份确认责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物行政部员工技术部负责人磁盘报价导入信息打印信息确认技术部员工一式两份参参考考文文档档信息部员工1、处理投标企业解密中所遇技术问题2、若导入不成功，集中至最后统一解决3、开标数据备份1、投标人签字盖章，我方留存一份2、若投标人对信息质疑，集中至最后统一解决根据法人代表授权书、身份证核定授权代表身份1.3.5.2.4.开标结果公证开标结果公证27监督/公证人员：对开标过程及结果进行监督/公证，确认开标结果，宣读监督/公证词。公证词可由我方准备，也可由监督/公证人员自行准备。见监督/公证词模板（磁盘） （4.4 交付物 号文档） 。1.3.5.2.5.网上直播网上直播技术负责：将开标结果挂网进行公示。1.3.5.2.6.准备开标报告并上交准备开标报告并上交营运负责：见开标报告模板（磁盘） 。1.3.5.3.交付物交付物 Delivery文档编号撰写审核接收文档名称营运部员工营运部经理签到处工作人员投标企业签到单（磁盘）营运部员工营运部经理签到处工作人员投标文件接收登记单（磁盘）营运部经理地方公司负责人监督/公证人员监督/公证词模板（磁盘）营运部经理地方公司负责人招办及相关政府领导开标报告模板（磁盘）281.3.6. 评标阶段评标阶段1.3.6.1.业务蓝图业务蓝图 Blueprint初审责责任任人人流流 程程备备注注说说明明交交付付物物1.录入参考价2.关键问题及时上报招标管理委员会3.废标记录由相关主管部门签字地方运营部地方技术部监督委员会地方技术部招标委员会抽取评标专家客观评价地方运营部地方技术部评标专家地方运营部地方技术部评标专家定量评价定性评价1.从抽取专家到开始评标或评审不能超过24小时。2、监督委员现场监督3、保密4、评标测试专家抽取办法1.采取抽查或全部审查方式2.做好参考认证数据准备工作3.客观评价结果专家签字投标品种汇总表初审审核记录表废标记录表参参考考文文档档确定中标候选品种数据分流竞价程序评标纪律客观分汇总表评标操作手册入围品种汇总表中标候选品种汇总表投票结果汇总表1.做好现场服务2.技术保障系统稳定3、数据备份1.做好现场服务2.技术保障系统稳定3.数据备份1.中标候选结果专家签字2.数据备份1、数据备份地方运营部地方技术部地方运营部地方技术部评标专家1.3.6.2.分阶段流程说明分阶段流程说明 Description1.3.6.2.1.初审初审（1）审核及信息录入：审核重复投标、质量层次、附加字段、企业反映的问题，同时需录入参考价（历史平均购入价或上年中标价；公布的最高零售价） 。同时接收投标人递交的样品。除非招标人坚持，否则我们对投标人重复投标不作限定。重复投标：在招标文件中对同一产品（限制到规格）投标次数进行限定的情况下审查该内容。 处理办法：全部废标或在限定时间内重新提交生产企业对经营企业的授权书1）全部废标：优势是操作简单、时间短，需要 1 天既可。不良影响是项目废标率较高，影响招标结果，企业之间互相告发不易处理，且有时会因为同一产品假授权书而影响拥有真授权书的企业的投标资格2）重新提交：优势是不至于影响招标结果，不良影响是操作繁琐，所需时间长至少 3 天。 注意事项：避免发生重复授权现象，可在招标文件中生产企业出具给经营企业的授权委托书上明确写明，该生产企业的产品（限制到规格）只能授权几家经营企业且只能授权几次的情况。b. 质量层次：按照招标文件、评标细则的要求划分质量层次录入到系统中。c. 附加字段：录入我们入网商品中不存在但项目要求有的附加字段，如产品质量可靠性等等。 审查根据：中心数据库；国家相关文件，如经营劣药记录等；当地政府、招标人的规定，如产品质量可靠性等、企业递交的材料d. 企业反映的问题：重大问题报请招标办批示（2）审核的时间：开标后评标前。（3）政府的认同：重要问题需请示政府，得到政府的书面批示。291.3.6.2.2.审查合格数据分流审查合格数据分流开标后数据经过初审，去除不合格数据，留下的合格数据进行分流，分出评标品种（同一质量层次同一药品的投标品种数大于等于 3 个） 、竞价品种（同一质量层次同一药品的投标品种数小于 3 个） ，竞价品种挂在海虹医药网上，及时通知投标人。注意事项：1、修改质量层次后，需重新进行分流，评审阶段该操作不可逆。 2、竞价品种挂网同时，即可邀请新的供应商进入竞价程序。1.3.6.2.3.随机抽取评标专家随机抽取评标专家（1）专家抽取办法要在评标细则中规定好（2）专家库的名单提前录入到系统中（3）抽取专家的时间，评标前 24 小时内（由招标委员会或监督人员抽取）（