薪资福利管理功能手册

目录- 1 -目目 录录第第 1 1 章章概述概述.- 1 -1.1薪资福利管理简介 .- 1 -1.2系统登录 .- 1 -1.3图标说明 .- 2 -第第 2 2 章章初始设置初始设置.- 4 -2.1会计期设置 .- 4 -2.2工作周设置 .- 5 -2.3初始化完成 .- 6 -第第 3 3 章章基础数据基础数据.- 7 -3.1配款面额设置 .- 7 -3.2信用卡设置 .- 8 -3.3款项权限设置 .- 8 -3.4工资审批人设置 .- 9 -3.5工资款项设置 .- 11 -3.6工资类别设置 .- 12 -3.7工资类别款项设置 .- 13 -3.8银行报盘设置 .- 14 -3.9凭证模板设置 .- 15 -3.10打印格式设置 .- 16 -3.11套打格式设置 .- 18 -第第 4 4 章章工资核算工资核算.- 23 -4.1工资数据调整 .- 23 -4.2工资数据录入 .- 24 -4.2.1一般款项录入.- 24 -4.2.2工资导入和导入。.- 27 -4.2.3专项基础款项录入.- 28 -4.2.4权限款项录入、送审及审核.- 28 -4.2.5统一置数.- 30 -4.2.6集中计算.- 32 -4.3薪资数据送审和审批 .- 33 -薪资福利管理- 2 -4.4银行报盘数据输出 .- 35 -第第 5 5 章章期末处理期末处理.- 37 -5.1月结：会计期末处理 .- 37 -第第 6 6 章章报表查询报表查询.- 38 -6.1工资管理报表 .- 38 -6.1.1工资明细表.- 38 -6.1.2工资汇总表.- 40 -6.1.3员工个人工资明细表.- 41 -6.1.4某工资款项明细表.- 41 -6.1.5分钱结算报表.- 41 -6.1.6工资款项对比分析表.- 43 -6.1.7部门工资分析表.- 43 -第 1 章 概述- 1 -第第 1 1 章章 概述概述1.11.1 薪资福利管理简介薪资福利管理简介薪资福利管理是任何企业的人力资源管理中最基础性的工作。薪资福利管理系统致力于帮助用户建立兼具保健与激励功能的竞争性薪酬体系。包括从职位评价，企业内外薪酬市场调查，以及基于特定开发目的的薪资与福利项目的设置，到薪资结构及薪资制度的选择、企业薪资水平及构成水平分析、人力成本分析、方便灵活的工资计算、统计发放及报表查询等内容。目前，本系统主要实现了薪资制度的设计、薪资计算与发放管理，以及简要的福利项目日常管理、薪资数据的统计汇总管理等。薪资福利管理模块的主要业务流程图如下：图 1.1-1 业务流程图1.21.2 系统登录系统登录在登录 HR 系统以后，双击导航栏“薪资福利管理”下的任一功能节点。系统即直接登录到薪资福利管理模块。如图 1.2-1 所示：薪资福利管理- 2 -图 1.2-1 薪资福利管理主界面显示/隐藏：通过该按钮可改变主界面窗口的大小，即将薪资模块（主界面左侧）的功能菜单进行显示/隐藏操作。快速切换薪资组织：通过该按钮可在不退出系统的情况下，进入“组织选择”窗口进行组织切换操作。1.31.3 图标说明图标说明本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的疑惑，功能手册中都以“注意” 、 “提示” 、 “说明” 、 “疑难解答”的方式着重列出，以免用户理解错误；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。 这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。 这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。第 1 章 概述- 3 - 这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。 这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。薪资福利管理- 4 -第第 2 2 章章 初始初始设置设置系统初始化用于确定企业的薪资福利管理的基本制度，选择设置一些基础参数，某些参数一旦设置，在整个薪资福利模块使用期间是不能进行调整的。因此建议您在进行初始化之前详细了解各参数的管理意义，结合企业的管理需要和未来发展状况进行选择。在系统初始过程中需要完成的主要工作包括：1、薪资制选择：在多组织情况下，选择使用独立薪资制度还是统一薪资制度。2、会计期设置：会计期即工资发放期间，为了与财务系统的集成，这里使用会计期的概念。3、银行设置：主要用于工资银行代发时的相关报盘数据引用。4、币种设置：对于有外籍员工的企业，或外资、合资企业使用本系统时，需要用外币发工资时，需要设置币种。系统允许对不同的员工使用不同的币种发放工资。5、工作周设置：与会计期概念相似，如果您需要按周计薪，可以设置第一个会计期间的工作周个数及顺序。各会计期可以有不同个数的工作周，对于不发薪资的工作周，可以跳过。6、基础参数设置：这里包括许多内容，部分参数一旦设置则不允许修改。7、初始化确认：确定启用会计期，即开始发薪的会计期。一旦确认后，在基础参数中相关设置不允许修改。2.12.1 会计期设置会计期设置由于企业的工资计算周期并不一定按自然月份的起止日期，为了使单据日期能切实体现实际业务的状态，本软件中的会计期定义可以让用户自行定义会计期的,一年最多可定义 14 个会计期，默认为 12 个会计期。会计期设置是在整个系统的基础管理模块中完成的，在薪资福利模块中可以查看设置结果。双击导航栏“基础数据公共数据账套初始设置会计期” ，系统打开“会计期定义”窗口，如图 2.2-1 所示： 第 2 章 系统初始化- 5 -图 2.1-1 会计期设置如上图，可以【按公历】的自然月生成会计期数据，然后手工调整各会计期间的起止日期。单击菜单“初始设置系统设置会计期设置” ，系统打开“会计期设置”窗口，在图 2.2-2 中可以查看会计期设置结果。图 2.1-2 会计期查看2.22.2 工作周设置工作周设置发薪方式包含周薪方式时，需要对每个会计期包含的有效工作周范围进行设置。以周薪方式进行发放的员工工资需要进行周末结转。单击菜单“初始设置系统设置工作周期设置” ，系统打开“工作周设置”窗口，在图 2.3-1 中可以查看会计期设置结果。薪资福利管理- 6 -图 2.2-1 工作周设置窗口在设置各会计期工作周范围时，各会计期包含的工作周号必须递增，并且一个会计期至少要包含一个工作周。当一个会计期只有一个工作周时，工作周范围内只需填入该工作周数即可。如“15”表示第 15 周要发薪；当一个会计期包含连续几个工作周时，工作周范围可以写作“17-23”表示17、18、19、20、21、22、23 周要发薪；若某会计期其中几个周不进行发薪，此时需要从工作周范围中剔除，如在 17-23 工作周中 18 和 22 周不发薪，可以直接写作“17，19-21，23” ；系统当前所处会计期以前的工作周范围不允许修改，在当前会计期（工作周）以后各会计期包含的工作周范围还可以再进行修改。2.32.3 初始化完成初始化完成“初始确认”是确认本系统的启用会计期。若用户在“基础参数设置”中设置的发薪方式为周薪时，则还需确认启用会计期的当前启用工作周。图 2.3-1 初始化确认窗口第 3 章 基础数据设置- 7 -第第 3 3 章章 基础数据基础数据工资管理中的基础数据主要包括以下几部分：1、配款面额设置：用于现金发放工资进行分线结算时，计算从银行取款时各种面额的现金的张数。2、信息卡设置：用于设置本单位通过银行报盘代发工资时，使用的各种银行卡。3、员工排序设置：用于设定在不同的数据列表中，员工数据的排序方式。如在工资报表中员工如何进行排序。4、员工项目设置：如果在基础参数中选择了“工资转入凭证按项目摊” ，需要针对员工设置其对应的项目及在各个项目上进行工资数据分摊的百分比。5、银行报盘设置。6、套打格式设置。7、审批设置。3.13.1 配款面额设置配款面额设置系统在提供分钱结算功能时，从出纳发放工资操作便利性考虑，允许预先设置各种人民币面额，然后可由系统根据工资发放金额自动配成各种面额人民币应准备的张数。配款面额设置窗口中提供增加、修改、删除、存入等功能，修改直接在界面上修改，修改后点击保存。图 3.1-1 配款面额设置窗口薪资福利管理- 8 -3.23.2 信用卡设置信用卡设置“信用卡设置”主要设置以下内容：信用卡名称、信用卡账号长度以及设置的信用卡账号长度是否为定长。信用卡名称最多不得超过 30 个字节；信用卡账号长度最多为 30 位；“是否定长”选项用于控制在银行报盘时录入的员工信用卡账号是否必须与此处设置的信用卡账号的长度相一致，选择“是” ，表示必须一致，反之，表示可以不同，但必须不大于此处设置的信用卡账号的长度。如图 3.2-1 所示：图 3.2-1 信息卡设置窗口3.33.3 款项权限设置款项权限设置如果您在基础参数设置中选择了“启用权限款项录入”或“启用权限款项审核” ，则需要设置款项权限。单击菜单“基础数据基础设置款项权限设置” ，系统打开“款项权限列表”窗口，如图 3.4-1 所示：图 3.3-1 款项权限列表窗口在款项权限列表中，可以在各工资类别下定义款项控制权限。选择“工资类别” ，然后单击【增加】按钮，系统打开“款项权限设置”窗口，如图 第 3 章 基础数据设置- 9 -3.4-2 所示。图 3.3-2 款项权限设置窗口完整定义工资款项权限，包括以下几个步骤：【步骤】打开款项权限设置窗口，选择相应的工资类别，然后使用“增加” ，添加一个款项权限。【步骤】录入权限名称及简单描述。【步骤 3】在“款项权限选择”区域中，显示出该工资类别下的工资款项，根据需要设置某个工资款项的修改、查看、及审核权限，如果需要的打勾即可。【步骤】在“权限人员选择”区域中，列出当前可用的操作员，使用“包括禁用人员”项目可以列出己禁用的操作员。在此区域中，选择相关的操作员。【步骤】确认，系统保存各项信息。则即定义好一个款项权限，在此权限中，所选操作员对选择的特定工资款项拥有修改或查看的权限。注意：建立对权限款项录入和权限款项审核分开设置，这样可能更加方便管理。当然，您也可以设置在一起。如果在一个窗口中进行设置，则如果对于某个操作3.43.4 工资审批人设置工资审批人设置如果在基础参数设置中选择了启用薪资数据审批，则需要设置审批人。单击薪资福利模块菜单“基础数据审批设置” ，系统打开“薪资审批流程定薪资福利管理- 10 -义”窗口，如下图所示：图 3.4-1如上图，通过增行添加审批人记录，然后双击“审批人工号”打开审批人选择窗口，选择合适的审批人。设置完成后单击“存入”保存数据。第 4 章 工资体系管理- 11 -工资体系管理用于定义各种工资类别及工资类别下的工资款项个数，在每一种工资类别下，工资款项之间的计算关系。从而构建企业针对不同部门或不同员工类型的工资管理结构。工资体系管理主要包括以下步骤：1、基础参数中设置工资类别设置方式。2、定义统一基础工资款项和计算关系，而后各个工资类别可以引用这些工资款项。如果系统采用的是统一工资类别，则直接使用这些工资款项的计算关系。如果采用的是多个工资类别，则各个工资类别引用工资款项后，需要重新定义计算关系。及工资款项的部分属性，如汇总、结转等。3、定义工资类别。设置该工资类别下，所使用的各工资款项及其计算关系。4、银行报盘格式设置：定义不同银行数据报盘格式。5、工资打印格式设置，定义工资条、工资表打印的文件格式。6、打印格式设置，使用套打工具，定义相关工资报表的打印文件格式。3.53.5 工资款项设置工资款项设置工资款项是工资管理中的最基本的也是最为重要的要素。反映到工资表上，就是工资表中某一个具体的工资项目。在每一个会计期，企业的工资结构都可能会调整，包括工资款项的个数、名称、计算关系等，因此在各个会计期可以以重新设置的工资款项。用户可以对当前会计期的工资款项根据实际情况进行修改，包括款项的【新增】 、 【修改】 、 【删除】 。新增工资款项：在系统设置中，内置了共 100 个工资款项供您使用，新增功能即表示启用某一个内置的工资款项。删除工资款项：在系统中并不会真正删除，只是将该工资款项标识“冻结” ，这样今后还可以再恢复使用，同时该款项下的以往数据也不会丢失。修改工资款项：是对某个己经启用的工资款项的属性进行调整。在不同的会计期间，用经常性地调整这些工资款项。单击菜单“基础数据基础设置工资款项设置” ，系统打开“工资款项定义与设置”窗口，如图 4.1-1 所示：薪资福利管理- 12 -图 3.5-1 工资款项定义与设置窗口3.63.6 工资类别设置工资类别设置若在基础参数设置中选择了采用统一工资类别，则工资款项定义好后不需进行工资类别款项设置。此功能菜单只有当用户在基础参数设置中选择“不同职能机构有不同工资类别”或“不同员工类型有不同工资类型”选项时才有意义。工资类别可以理解为针对某些特定的员工（如某个部门、某种员工类型）所设置的工资结构，包括工资款项和款项间的计算关系。工资类别定义只需要确定“编码、名称、描述”信息即可。如图 4.2-1 所示：图 3.6-1 工资类别设置窗口说明：若在基础参数设置中选择了采用统一工资类别，则工资款项定义好后不需进行工资类别设置。此功能菜单只有当用户在基础参数设置中选择“不同职能机构有不同工资类别”或“不同员工类型有不同工资类型”选项时才有意义。第 4 章 工资体系管理- 13 -3.73.7 工资类别款项设置工资类别款项设置“工资类别款项设置”是设置不同工资类别的组成款项及款项间的计算公式。设置步骤如下：1、单击“基础设置/工资类别款项设置”子菜单，弹出“自定义工资类别对应款项列表”窗口。图 3.7-1 工资类别设置列表2、选择一个工资类别，然后单击窗口工具栏中【设置】按钮，弹出标有当前会计期的“自定义工资类别对应款项设置”窗口，如图 4.3-2 所示：图 3.7-2 工资类别设置窗口在上图中，系统默认显示的是“款项定义”选项卡中的内容，此时该卡片中 、五个按钮呈灰色状态。当用户单击窗口中按钮时，这五个按钮被击活，而“增删”按钮呈灰色。薪资福利管理- 14 -说明：1、设置工资类别对应的工资款项前应首先要在卡片底部的“工资类别”栏内选择工资类别。2、在本系统中，工资款项均在“4.1 工资款项设置”子菜单中定义。3、“款项定义”选项卡中的内容设置完成后，切换到“计算设置”选项卡。系统自动将所有以公式计算的款项显示在该选项卡中。在这里用户可以修改款项计算公式。“修改”按钮用于调整款项的计算优先级； 按钮用于维护工资类型为“计算款项”的工资款项的计算公式，具体设置可参照“4.1.2 设置工资款项计算公式”设置。3.83.8 银行报盘设置银行报盘设置银行报盘设置主要是为了满足银行代发工资业务中银行与企业数据的接口问题；目前主要支持将企业数据根据银行要求转换为 TXT 格式或 DBF 格式。单击菜单“基础数据模板格式设置银行报盘格式设置” ，系统打开“银行报盘格式设置”窗口，然后单击工具栏“增加”按钮，系统打开“代发银行输入格式设置” ，如图 4.5-1 所示：图 3.8-1 银行报盘输出格式设置窗口报盘格式相关信息如下：文件头设置可以支持 HSDW()函数。如输入 HSDW（01）即表示该文件头的名称与 01账套的名称相同。文件体设置第 4 章 工资体系管理- 15 -每条记录可以自由员工信息、会计期信息和工资款项信息、员工自定义信息；各数据项间的间隔符号、数据项不足位的填充形式、各数据项的显示格式和位数、工资款项的个数、数据项的顺序等信息都是可以灵活定义的。为唯一标示和能表征基本意义起见，要求每条记录中的员工编号和银行账号是必须设置的，但员工编号在报盘输出时可以通过“不输出员工号”选项选择不输出；员工信息可包含员工号、员工姓名、银行账号、身份证号、部门、人员性质、性别，需要输出哪些员工信息，用户根据需要定义。工资款项即系统定义的所有有效工资款项，用户都可以选取进行定义；系统可根据默认的实发工资款项设置一个缺省的银行报盘格式。3.93.9 凭证模板设置凭证模板设置本系统的“模版格式设置”是帮助用户事先在“初始与设置”中设置好“凭证模版格式” 、工资“打印格式”和银行代发工资所需的“银行报盘格式”，为日后快速生成凭证、按标准格式打印工资表和提供规范的银行代发工资数据做准备。目前主要支持以模板的形式自动生成凭证、成本要素和分析报表等信息；模板设置采用各类凭证的形式进行，可以自由设定凭证模板；模板自身支持凭证的“借贷平衡”的机制，提供 BAL()函数，系统可以自动根据前面分录自动计算最后一条分录的金额，故 BAL()函数一般只用于模板设置的最后一行。系统也建议在最后一行使用 BAL()以减少和节省计算过程。模板主要支持从工资数据和辅助核算项目中取数，目前主要支持工资数据的取数；分录设置中包含的要素主要有：摘要、科目、借贷方向、部门、个人、对应取数公式等几个部分。分录号:凭证分录号；科目名称:凭证分录的科目；币种:凭证分录的币种；借贷方向:凭证分录的借贷方向；摘要:凭证分录的摘要；公式:凭证分录金额的取数公式。系统除 BAL()外，还特别提供 VIF()函数进行系统数据的获取；VIF()包含的 6 个参数依次为：核算类别：现主要包括工资款项、所得税、负债、公积金、经费等，薪资福利管理- 16 -暂不包括计时、计件类别；核算项目：主要针对核算类别下的各工资款项的选项；核算子项：即核算项目下的各个子项目，如核算项目为系统工资类别时，核算子项即包含属于系统工资类别的各个工资款项，如“应发工资”款项等；部门：即部门范围，系统支持上级部门的选择，这样系统将自动累加其包含的所有子部门的项目金额；也可以不指定部门，不指定表示符合其它条件的所有部门都可以参与计算；员工类型：即员工类型范围；系统也可以不指定，不指定表示符合其它条件的所有员工类型都参与计算；员工：既可以直接指定只针对某一个员工进行计算，而不仅仅细到某部门某员工类型这一层次；也可以不指定，不指定表示符合其它条件的所有员工都参与计算；除公式表达式外，分录的其他部分也可以进行定义核算范围，如周期范围，月薪周薪的确定；如是否直接指定唯一的部门、员工类型和单一员工。系统还支持分录的自动拆分功能，现主要包括拆分到部门、拆分到员工和不拆分三种情况。这是一个相对于常规定义的巨大改进；用户指定根据部门或个人拆分时，系统可以自动计算各部分的项目金额并自动拆成多笔分录，自动填写其部门（个人）等凭证要素；从而大大简化了用户的定义负担，部门和员工更新时不需要更改模板设置，系统依然可以正确的进行拆分取数。在期末处理或在日常，用户都可以生成凭证模板，系统可以自动生成转账凭证，也可以生成类凭证报表由用户决定是否生成凭证。 注意：1、已在 intfi 总账模块中成功设置了科目信息。2、VIF()函数中的核算类别、核算项目和核算子项参数不可缺省；部门、员工类型和员工参数可缺省。3、VIF()表达式支持嵌套，用于工资款项计算公式函数也都全面支持如round，seg，if.case，int，ceiling 等，所有公式可以是任意复杂的表达式，如需要统计两个部门的员工应发工资，可以写作：Round(VIF(工资款项 ， 全部工资类别 ， 应发工资 ， 部门一 ， “， ”)，2)+ Round(VIF(工资款项 ， 全部工资类别 ， 应发工资 ， 部门二 ， “， ”)，2)。第 4 章 工资体系管理- 17 -3.103.10打印格式设置打印格式设置工资的打印比较灵活，可以用于打印系统中几乎所有工资报表，而不仅仅是标准工资明细表。工资的打印主要包括工资表和工资条两种形式；其打印的内容完全自定义，可以自行选择需要打印的工资款项；其数据的选择、显示格式、显示顺序、字体宽度等都完全可以自定义；可以根据工资类别进行自动筛选排列也可以由用户自己调整，支持选择和直接拖拉。工资打印时，还需要进行打印格式和打印环境的设置；表头表尾可任意指定打印内容，系统可以自动保留上次打印环境的选择；工资打印支持自动分页和自动分行，系统根据页面自动进行数据调整和显示，并全面支持打印预览，支持分职能机构打印，可以选择打印任意一页也可以自动打印；（对于页面的尺寸对应提供了调整机制） 。相关条目说明如下：图 3.10-1 打印格式设置窗口代码：打印格式的代码。名称：打印格式的名称。用途：提供 2 种选择方案（工资表用和工资条用），决定当前打印格式是用于工资表，还是用于工资条。对应工资类别：当改变此处的内容时，将弹出相应工资类别所对应的工资款项，供用户选择。表尾文字：需要在表尾打印的文字（用于工资表）。统一更改列宽：统一更改各工资款项的宽度。工资款项选择：对需要进行打印的各工资款项进行选择。员工档案信息选择：对需要进行打印的各档案信息进行选择，目前支持：性别、职位、工作岗位、技术职称、技术级别、学历、领导职务、行政薪资福利管理- 18 -级别、进单位时间、参加工作时间、证件号、长城卡（其他卡号）等信息的打印。考勤款项选择：对需要的打印的考勤款项进行选择。支持 20 个自定义的考勤款项的打印。另外，“显示格式”和“自定义名称”中各内容的修改，可以直接反映到“模拟显示”中。用户可以通过修改“显示格式”和“自定义名称”中的各内容，及用鼠标拖拉“模拟显示”中的各数据列（主要是工资款项等），来调整打印格式。操作技巧提示：在模拟显示窗口中，单击各个款项的数字，系统会弹出一个打印小数位数的设置窗口，用户可以在此设置每个款项要打印的小数位数。注意：1、自定义内容打印顺序：基本信息（员工号等） + 员工档案信息 + 考勤款项 + 工资款项，当然也可以不选择员工档案信息、考勤款项两项内容，直接打印基本信息 + 考勤款项；2、新增或复制格式时要求先存入工资款项格式，再修改其它属性。3.113.11套打格式设置套打格式设置系统支持以下几种报表使用自定义套打格式：个人所得税报告表、个人工资明细表、工资明细表、工资明细表（含公积金和经费） 。单击菜单薪资福利窗口落单“基础数据模板格式设置套打格式设置” ， 如下图所示：第 4 章 工资体系管理- 19 -图 3.11-1 打印格式设置窗口选择某一报表，单击窗口“设计”按钮，打开设置窗品，如下图所示：图 3.11-2如上图：对某一工资表，可以设置多个打印格式，使用新增功能添加新的格式，只需要录入名称及备注即可。使用“格式选择”功能可以选择某一格式进行编辑。主要功能介绍：1、 “新增” ， “格式选择”用于添加新的打印格式，如下图所示：薪资福利管理- 20 -图 3.11-32、 “主表列选择”选择报表的表头信息。如下图所示：图 3.11-43、 “明细表选择”选择报表的表体信息。图 3.11-54、文字编辑按钮，包括字体、字号、加粗、加下画线、文字居中等。5、添加文本框、添加线、添加方框、删除某一对象，如文本、线条等。整体移动、打印预览设置。整体移动窗口如下图所示：第 4 章 工资体系管理- 21 -图 3.11-6打印预览设置，如下图所示：图 3.11-7在打印格式中，可以调整页面的窗口高度，上下左右边距、及每页打印笔数。如果需要打印个人工资单，则每页只需要打印一笔即可。可以设置合计信息，包括：标签文字，合计栏显示位置、小写合计前缀。其他说明参见本手册“5.1.2 所得税报表自定义打印”设置薪资福利管理- 22 -第 5 章 辅助管理- 23 -薪资福利管理- 24 -第第 4 4 章章 工资核算工资核算4.14.1 工资数据调整工资数据调整“工资数据调整”功能将工资数据窗口分为“己发薪员工” “未发薪员工”“全部显示”三类分别处理。并将员工数据分为“全部、正式任职员工、兼职代理员工、离职员工、本会计期后入职员工” 。同时，在数据窗口增加显示信息，包括：有负债记录、交公积金、有计件工资、有计时工资、纳税编号、所得税政策。图 4.1-1 工资数据调整窗口如上图：一般情况下，通过员工档案的相关处理，系统会自动生成员工的工资数据记录，不需要单独处理，但存在几种例外情况，需要通过工资数据调功能删除或添加员工工资记录。1、由于系统的工资周期与当前日期所在会计期不同，需要处理工资会计期后入职员工的工资数据。 2、由于员工离职和工资期末结转的时间交错造成的数据遗漏或数据冗余。如某离职员工需要在下会计期仍需发放工资，或者将不需要发放工资的离职员工数据也结转到下一会计期，此时，需要手工处理。 3、特殊情况，外单位人员在本单位兼职或临时代理某职位工作，需要发放工资的。可以通过手工处理生成工资记录。己发薪员工己发薪员工：是指在工资模块中，己有工资记录的员工，在本期可以录入工资数据，发放工资的人员。对这些数据可以执行冻结或删除数据的操作。第 6 章 工资核算与发放- 25 -未发薪员工未发薪员工：是指在员工档案中己有记录，但在工资模块中没有工资记录的人员。此时的离职人员数据仅包括本会计期和上会计期离职的人员，在此以各会计期离职的人员不在列表中出现。以减少列表中数据冗余。对这些数据可以执行生成工资数据的操作。如果需要生成工资记录的员工尚未维护其档案中的薪资信息，则可以直接双击打开该员工的工资信息维护页面。对于未发薪员工，保存为生“己发薪”员工时，如果没有在档案中维护过薪资信息，系统会有错误提示。此时，您可以通过双击打开该员工记录。直接维护其工资信息。4.24.2 工资数据录入工资数据录入4.2.14.2.1 一般款项录入一般款项录入对一般工资款项，您可以使用两种方式录入每一员工的工资数据。直接录入，以列表的方式录入员工的工资数据，列表的横坐标上是各工资款项，纵坐标上是员工；逐页录入，是每个员工单独一页，翻页录入员工的工资数据。两种方式都分别可按职能机构录入和按员工类型录入，如果选择“不同的职能机构可以有不同的工资类型” ，就应该选用按职能机构录入；如果选择“不同的员工类型可以有不同的工资类别” ，就应该选用按员工类型录入。注意：如果对某些操作员进行了工资款项权限控制，则就不能同时分配工资款项的录入权限。 （工资直接录入按职能机构、工资逐页录入按职能机构、工资直接录入按员工类型、工资逐页录入按员工类型） 。直接录入直接录入直接录入以“按职能机构直接录入”为例：单击“工资处理工资直接录入按职能机构录入”子菜单，进入“条件设置窗口”，如图 6.2-1 所示：薪资福利管理- 26 -图 4.2-1 条件设置窗口在“条件设置”窗口中系统提供工资类别、发薪方式和发薪币种 3 个下拉选项，可通过下拉式菜单选择录入（当发薪币种为单一币种时，币种下拉选项不可用）。职能机构选择窗口和工资款项选择窗口中的职能机构和款项系统默认为全选，用户可通过“职能机构全选”、“工资款项全选”选项控制是否全选。如果只需要选择其中的一部分，在全选的情况下，请用鼠标单击不需要的职能机构、工资款项记录；在什么也未选择的情况下，请用鼠标单击需要的职能机构、工资款项记录。条件设置完成后单击窗口中的“确认”按钮，系统列出符合设置条件的当前会计期的“工资录入”窗口。图 4.2-2 工资录入窗口在工资直接录入窗口中用户只需在每条记录中依次录入员工的工资款项金额，但需了解：工资款项的金额，其中黑色表示为通过公式计算的款项，不能直接录入。考勤、计件、计时工资款项在“核算项目处理”菜单中进行核算；级别工资、职位工资也无需用户手工录入，系统将根据员工所对应的级别、职位（在员工档案中进行维护）将相对应的工资金额填入到相应的工资款项中；厂龄工资、工龄工资无需用户手工录入，系统将根据员工的厂龄、工龄（在员工档案中进行维护）将相对应的工资金额填入到相应的工资款项中；其余的如公积金、负债、经费与工资的对应需在工资款项中设置相应的第 6 章 工资核算与发放- 27 -工资款项，单独在辅助管理中处理。计算：工资录入后单击该按钮，系统将自动按照款项计算公式计算出各款项的金额数。如果用户此时不计算，也可通过控制条件窗口中的“存盘时不计算”选项在存盘时进行计算，还可通过“工资处理集中计算”功能进行集中计算。定位：单击该按钮后在弹出的对话框内录入员工号或姓名经确认后即可将光标移至该员工工资记录行内。传输：用于导入或导出员工工资数据。此传输功能主要针对这样的用户：工资数据由下级职能机构或组织自己做，但是由上级职能机构或总公司统一发放工资。通过此功能下级职能机构或组织只要将数据导出，上级职能机构或总公司导入就可以了，这样可避免上下级职能机构或组织都要做一遍工资数据，大大简化了工作量。但是，这里对导入的工资数据的检验是不严格的，导入时一定要注意对应关系，包括职能机构要对应，员工排列顺序要对应，款项顺序要对应。传输：单击该按钮，系统重新弹出条件设置窗口，用户可以设置其他条件录入员工工资；若单击“排序”按钮可以重新排列员工工资记录行在工资列表中的位置；单击“存入”按钮可以保存当前录入的工资数据。工资逐页录入工资逐页录入“工资逐页录入”同“工资直接录入”一样要先设置条件然后进行工资数据的录入操作。不同的是逐页录入是每个员工单独一页，录完一页翻到下一页接着录下一个员工的工资。逐页录入的“工资录入”窗口如图 6.2-3 所示：图 4.2-3 工资录入（逐页录入）工资款项录入处理原则同上。逐页工资录入窗口中的工资数据保存后将以列表的形式显示的工资列表窗口（与直接录入窗口相一致）中。薪资福利管理- 28 -4.2.24.2.2 工资导入和导入。工资导入和导入。在工资直接录入列表中，可以从外部文件中直接导入数据。或者将工资数据导入到外部文件。目前主要支持从 TXT 文件和 EXCEL 文件中导入数据。在工资直接录入列表中，使用“传输”功能，打开工资数据导入或导入窗口。如下图所示：传输设置包括以下几部分：1、 传输方向选择，即导入还是导出。2、 开始行。3、 文件类型选择、制表符选择（可以自定义制表符） 。4、 文件位置选择。5、 导入标准，按员工编号、还是按员工姓名区分唯一性。6、 未导入列是否清空处理。7、 传输工资款项处理。包括所选字段，以列顺序选择等。图 4.2-4对导入操作，设置完成之后，在导入时，系统会打开待导入数据查看窗口。在确认数据无误后，再执行最终的导入操作。如下图：第 6 章 工资核算与发放- 29 -图 4.2-5如上图，蓝色字段表示导入后数据、黑色为现有数据，即导入前的数据。4.2.34.2.3 专项基础款项录入专项基础款项录入若在系统中设置了款项类型为“基础款项”计算口径为“专项管理”的工资款项，该款项金额在此录入。专项管理的基础款项，可以理解成为直接录入的基础款项，但必须由不同的人操作，在录入时属于分权限操作。例如佣金的基础款项，若为人事部统一录入，则无须设为专项的基础款项，若为销售内勤录入，则须提供专项录入的菜单进行权限控制，不能对其它的工资功能进行查询或操作。当然，人事部可以对录入的佣金进行查询操作，并在工资详细表中有所反映。点击“专项基础款项录入”子菜单时，弹出条件窗口，窗口中有工资类别选项、发薪方式选项、币种选项、职能机构选择及专项基础款项的选择，点击“确认”按钮后，可进入专项基础款项录入窗口，操作非常简单，从略。4.2.44.2.4 权限款项录入、送审及审核权限款项录入、送审及审核如果在系统参数的设置启用了“款项数据权限控制” ，并恰当为操作员定义的款项录入和查看权限，则该操作员工可以使用“款项权限录入按职能机构”和“款项权限录入按员工类型”两个功能，录入和查看其有权限的工资款项。薪资福利管理- 30 -在权限款项录入窗口，可以同时采用列表录入和逐页录入两种方式，能够方便地进行切换。录入过程与一般款项录入的直接在列表中录入的方式相同，详细操作见：“6.2.1 一般款项录入” 。在此窗口，如果系统启用了“权限款项审核” ，则可以对于录入的工资款项数据执行“送审” 。在此窗口，对于工资款项数据的不同状态，使用不同的颜色表示，如下图：图 4.2-6 权限工资款项录入如上图，在启用权限款项审核以后，该录入窗口中，对于相关数据，使用“待录入”和“全部”两个标签将员工数据分开进行显示。同时，对于不同状态的工资款项数据，也使用不同的颜色表示。1、 “黑色”表示非录入款项，只能查看。2、 “蓝色”表示需录入的款项。3、 “绿色”表示己提交审核的款项，不能再修改。4、 “红色”表示审核未通过，驳回的数据，可以进行修改。5、 “橙色”表示被驳回数据，修改后再次提交的数据。注意：此时不要将其他工资款项录入权限分配给该操作员。工资款项审核人员，使用“权限款项审核”菜单，可以打开工资数据审核窗口。在窗口中，所有数据也分为全部和待审核两类。同时，不同状态的工资数据也使用不同的颜色进行标识。在此窗口，仅有“审核”与“驳回”的数据处理功能。如下图：第 6 章 工资核算与发放- 31 -图 4.2-7 权限款项审核4.2.54.2.5 统一置数统一置数“统一置数”在成批调整工资款项值时是非常有用的，可对符合当前筛选条件的所有员工的工资款项进行统一置数。统一置数的前期操作核心为公式定义及公式因子的选择，另外还需选择进行工资款项统一置数的员工类型，部门（也可具体至某一个员工）和针对的工资款项（一次只能对一项工资款项进行） 。如图 6.2-8 所示：图 4.2-8 统一置数条件设置窗口下面以举例的方式介绍统一置数条件的设置方法：要求所有员工的基本工资上调 50 元，那用户可以如此处理：1、选中所有的职能机构、员工类型，可通过选中“职能机构全选” 、 “类薪资福利管理- 32 -型全选”选项实现，此时满足“所有员工”这个条件；2、在“工资款项选择”框中选中“基本工资”款项，满足对“基本工资”进行调节的条件。3、定义公式。选择工资款项列表中的基础工资，定义公式“基本工资基本工资50” （必须保证是英文状态下） 。4、按下“确认”按钮，系统便会按所设的条件进行操作。以上介绍的是员工筛选条件较为简单的情况，如果筛选条件中涉及技术职称、工作岗位、款项金额范围等更为具体的条件时，可通过设置“组合条件”实现。组合条件设置窗口(见下图)中，组合条件包括两方面的条件，一方面为员工属性，另一方面为款项金额范围。其中员工属性中包括：1、技术职称。2、是否外方人员。3、行政级别。4、技术级别。5、专项级别。6、工作岗位。其中每一项中只能选择一项，若未填，表示所有的技术职称，外方、中方人员，所有行政级别， “清空”按钮可将所选条件快速清除。款项金额范围表达式一次最多可组合四个条件，每个条件间用逻辑关系符 or 或者 and 连接，各条件的运算符包括=、 6 种。图 4.2-9 组合条件设置窗口:要求对满足工作岗位为采购员，基本工资小于 1000 元并且车贴小于 50 元条件的员工的基本工资在原有基础上增加 250 元。在以上条件中，组合条件中应该设置的条件为：录入工作岗位为采购员，款项金额范围中录入基本工资小于 1000，and 伙食补贴小于 50 元。统一置数条件选择以后，系统会首先弹出置数结果窗口，便于检查确认。如下图所示：第 6 章 工资核算与发放- 33 -图 4.2-10 统一置数结果检查窗口4.2.64.2.6 集中计算集中计算在工资录入时，若公司员工数量较多，录入一个，计算一次，这样非常浪费时间，所以用户最好应在录入员工工资款项数据的过程中不要进行计算，而是待所有员工的工资款项数据都录入完毕后，通过此处的集中计算的功能进行数据的统一计算，以节约时间。集中计算可按工资类别、发薪币种、职能机构、员工类型和工资款项 5个条件组合后对某一部分的员工工资进行集中计算，如图 6.2-11 所示：图 4.2-11 工资集中计算条件设置窗口该窗口中的“职能机构全选” 、 “人员类别全选” 、 “款项全选”选项可帮助用户快速选中或不选中列示的所有部门、人员类型和工资款项记录。计算条件录入完毕后点击窗口中的“确认”按钮后系统便进入计算状态，当设置薪资福利管理- 34 -的条件导致没有可供计算的员工存在时，系统将计算失败；反之，系统会弹出“集中计算完成！”对话框，点击对话框中的“确认”按钮即完成了一次集中计算。4.34.3 薪资数据送审和审批薪资数据送审和审批如果在基础参数中启用薪资数据审批功能，在工资数据录入完毕，计算结束以后，可以执行薪资数据审批。单击菜单“工资核算审批处理薪资数据送审” ，选择需要送审的数据（周薪或月薪） ，然后系统会打开送审数据窗口，确定后单击“送审”按钮执行即送审。分别如下图所示：图 4.3-1图 4.3-2 薪资数据送审窗口薪资数据送审以后，相关审批人可以执行数据审批。薪资审批人登录系统打开薪资模块以后，单击“报表查询薪资报表薪资数据审批” ，系统打开“薪资审批”窗口，如下图所示：第 6 章 工资核算与发放- 35 -图 4.3-3 薪资数据审批如上图，可以在录入审批意见后，执行审批通过或审批驳回。其他操作包括：1、显示或隐藏审批信息。使用“显示”和“隐藏”按钮，可以对审批信息进行控制。2、薪资数据对比分析单击窗口“对比”按钮，系统打开本周期数据和上周期数据的对比分析表。如下图所示：图 4.3-4 薪资数据对比分析表如上图，分析表以员工为单位，显示每一变动款项的前值和后值，以及差值，并显示每个员工的变动小计。使用窗口“过滤”功能，可以重新选择分析条件，如下图所示：薪资福利管理- 36 -图 4.3-5 薪资数据对比分析表条件过滤窗口如上图，可以选择对比分析的周期， （会计期或周） ，需要分析的工资款项、员工范围等。4.44.4 银行报盘数据输出银行报盘数据输出在银行报盘数据输出前，系统还提供一系列选项供用户设置输出的员工范围、输出的文件格式选择、数据排列方式等等，这些操作在银行报盘数据输出窗口(见图 6.6-1)完成。图 4.4-1 银行报盘数据输出窗口员工的选择：此操作可以通过选择“职能机构”，“员工类型”、“发薪方式”（月薪、周薪）、发薪时间段（会计期、周）、发薪币种等条件来过滤员工。第 6 章 工资核算与发放- 37 -数据输出文件：银行报盘数据的输出格式可以以 txt 文件格式，也可以是 dbf 文件格式，当选择前者时，还可以控制在输出时是否加前导指标符（table）；当选择后者时，还可以控制是否输出文件头。“不输出员工号”选项用于控制是否要输出员工号，因为员工号对于银行来说可能无实际用途。输出的数据还可按多种方式进行降序排列或升序排列，用户可根据实际需要在“数据排序方式”下拉框中选择。前提条件：在进行“银行报盘数据输出”操作前首先要在“4.5 银行报盘设置”中设置好银行报盘格式。薪资福利管理- 38 -第第 5 5 章章 期末处理期末处理5.15.1 月结：会计期末处理月结：会计期末处理在属于本会计期内的所有工作周数据全部结转后（当前工作周已经为属于下个会计期的第一个工作周），方可进行本会计期的期末处理；主要包括对以月薪形式发放的员工的工资数据进行结转；在有和财务系统总账集成的情况下，自动生成系统需要的凭证；工资款项结构和工资类型接转到下个会计期；并且兼顾员工辅助管理中的数据档案的维护，包括个人所得税、公积金、负债、经费计提等；由于个人所得税的计提只能按月进行计提，因此按周进行发放的员工，只在当前会计期的最后一周根据其当前会计期所得总收入，才计提个人所得税，若当前会计期非最后一周，其个人所得税在集中计算时仍为零。在发薪方式没有月薪的情况下，依然需要会计期末结转。图 5.1-1 会计期末处理注意：在本系统中，一旦月结处理则不允许对当前会计期进行工资数据的增删改操作，因此敬请慎重。第 9 章 福利管理- 39 -第第 6 6 章章 报表查询报表查询6.16.1 工资管理报表工资管理报表6.1.16.1.1 工资明细表工资明细表工资明细表提供查询或打印已全部计算完毕且准确的工资明细表。单击“工资明细表”子菜单，系统首先弹出查询条件设置窗口(见图 8.1-1)，查询条件中列表条件为：工资类别、发薪方式、币种、年度、会计期和周的选择、职能机构选择、员工类型选择、工资款项选择、员工选择，及一组选项，前面三个选项可帮助用户快速选中或反选中职能机构、类型和款项记录；“职能机构以小计列示”选项，该选项用于控制同一职能机构中的所有员工的各工资款项是否有小计列示。 图 6.1-1 工资明细条件窗口如上图：可以将所选查询条件保存为查询方案，可以设置为默认值。同时，可以选择其他己保存查询方案快速选择查询条件。条件选择好后，单击“确认”按钮，系统将列示出符合条件的数据，如图 8.1-2 所示。系统提供“选项，定位，排序，导入数据，打印”等功能按钮，以实现相应操作。薪资福利管理- 40 -图 6.1-2 某会计期工资列表导入数据：可以引入其它账套的工资明细数据，引入条件（其它账套的工资明细数据要满足的条件）为：1、满足工资明细条件窗口中选择的条件；2、员工号与当前账套的当前工资明细表中的员工号一致。单击导入数据按钮，弹出账套选择窗口，选中相应的账套后，即可把其它账套的数据引过来。打印：对当前工资明细表进行打印。排序：对当前工资明细表进行排序。在此重点介绍一下打印的功能。在薪资福利管理中打印为较为重要的功能之一，系统提供了工资表及工资条打印格式的设定，在初始与设置中的模板设置中的打印格式设置。其中格式设置包括两类用途，一为工资表用，二为工资条用。在工资明细表中，系统提供按工资明细打印工资表及工资条的功能。当然，格式是以已设定好的格式工资条或工资表进行打印。1、单击“打印”按钮，系统将弹出“打印格式选择窗口”：其中在选项中包括，打印格式的选择，以及杂项的设置，剔除工资款项为零的人员，分职能机构连续打印，姓名栏打印可选内容，附页显示等。其中分职能机构连续打印为各职能机构单独列表打印，分别有各自的打印表头。其中工资的打印格式是按设置进行打印，故工资列表中的工资款项若用户在打印格式设置为不打印的话，此处不会打印出来。但在工资表中设定的姓名栏打印内容可选择。在打印工资表时，无须知道具体姓名的工资，可以只列示员工号，职能机构即可。若用户只想打印员工号和职能机构，3、4 两项可选为职能机构，系统在已选择职能机构的情况下，3、4 再选择职能机构，系统只会显示职能机构的选项。“附页显示”用于控制工资款项一页未打完，再打另一页的内容时姓名栏内容是否显示。保存参数的按钮：表示为将选项内容保存，下次打印时按此内容参数进行打印。2、单击“打印格式选择窗口”的“确认”按钮后进入“打印页面设置”第 9 章 福利管理- 41 -窗口，包括页面设置，纸张，标题，单击打印预览，可预览；或单击转换输出可转成其它格式文件，决定打印单击“确认”即可。6.1.26.1.2 工资汇总表工资汇总表工资汇总表提供按职级机构汇总的工资款项明细表和按员工类型汇总的工资款项明细表。以下着重介绍按职级机构汇总的工资汇总表。单击“工资汇总表”菜单后，系统首先弹出条件设置窗口。图 6.1-3如上图：可以将所选查询条件保存为查询方案，可以设置为默认值。同时，可以选择其他己保存查询方案快速选择查询条件。条件窗口范围栏内有“工资类别” 、 “发薪方式”和“币种”3 个选项，可通过下拉菜单选择录入；“会计期和周选择”栏内需录入会计期范围，若发薪方式为“周薪” ，则还需录入周范围；“职级机构选择”和“工资款项选择”栏中的选择项系统默认为全选，具体选择几项用户可根据实际需要来决定，其中“职能机构选项” 、 “款项全选”选项可帮助用户快速选中或不选中部门和工资款项记录；选中“职能机构分级汇总”选项，可按职能机构的不同级次分别进行统计。条件录入完毕后，单击条件窗口中的“确认”按钮，便可进入“工资汇总”窗口。按员工类型汇总的操作与按部门汇总相同，只是汇总的归集不同而已。薪资福利管理- 42 -6.1.36.1.3 员工个人工资明细表员工个人工资明细表系统提供按员工个人查询的工资明细表，可连续几个会计期进行比较查询，员工个人工资明细表的“条件窗口”如下图 8.1-4 所示：图 6.1-4 条件窗口录入员工号时系统提供员工号的帮助。点击“确认”按钮后，便可进入某员工的工资款项明细报表中，报表以列表的方式反映，横坐标反映工资款项，纵坐标反映会计期，报表中所反映的工资款项（列）的数目和会计期（行）的数目分别由用户在条件窗口设置的条件所决定，可见报表所需反映的内容完全可由用户自己自由定义。6.1.46.1.4 某工资款项明细表某工资款项明细表“某工资款项明细”提供用户可对工资构成中较高项目或异常款项进行追踪及管理，对用人成本中构成较高或较低项目进行月与月的比较分析，进行重点掌控。6.1.56.1.5 分钱结算报表分钱结算报表分钱结算一般提供给不是银行代发工资的企业或某些不需要银行代发的工资款项，可在初始设置中设置分钱的基数，系统将根据分钱的基数及配款面额的设置，自动从最大配款面额进行分钱，在最大配款面额取到最大的情第 9 章 福利管理- 43 -况下，在进行下一个配款面额的分配，依次类推。例如，180 元，系统将分成 1 个 100，1 个 50，1 个 20，1 个 10，不会拆成 3 个 50，3 个 10 元。根据以上分配原则，在月末工资集中计算完毕后，将提供分钱结算的报表。单击“分钱结算报表”子菜单，先弹出“分钱结算”选项窗口(见图 8.1-5)。图 6.1-5 分钱结算选项窗口在此窗口中， “发薪币种”的下拉菜单变灰，这是因为本账套中选用的发薪币种只有一种，无需选择，若有多种，下拉菜单呈激活状态；分钱结算的工资款项在“工资款项定义与设置”窗口中设置，此处仅用于显示；分钱结算采用的面额用户可自由选择，如果当前存在的面额还不能满足用户分钱的需要，可至初始与设置子模块的“配款面额设置”菜单中重新定义。单击窗口中“确认”按钮，屏幕上弹出“某会计期分钱结算”窗口，如图 8.1-6 所示：图 6.1-6 某会计期分钱结算窗口该窗口中有“职能机构”和“员工”2 个选项卡。 “职能机构”选项卡提供每个职能机构的某一指定款项的分钱报表；“员工”选项卡提供每个员工某一指定款项的分钱报表。在分钱报表中系统将根据分钱基数进行计算配款额的张数，表示百元的几张，五十元的几张等。薪资福利管理- 44 -6.1.66.1.6 工资款项对比分析表工资款项对比分析表本报表用于帮助管理人员快速查看任意两个工资期间员工工资数据的对比变化情况。在此报表的查询条件中，可以选择以下不同的对比内容：需要对比的员工范围；需要对比的工资款项（及相应的工资类别选择） ；需要对比的工资期间（任意两个不同的工作周，或任意两个不同的会计期） 。图 6.1-76.1.76.1.7 部门工资分析表部门工资分析表本报表用于帮助管理人员对各部门的工资数据在工资总额中的比例关系。如图 8.1-8，可以分析公司所有部门中，各部门的工资比例关系。也可以分析任意两个或三个部门之间，各部门工资的比例关系。如果您选择了多个工资款项，同此处显示的工资款项汇总数据为各款项数据之和的对比。因此，在实际操作中，应当注意各工资款项之间的计算关系。第 9 章 福利管理- 45 -图 6.1-8