智元软件公文审批系统用户使用手册

智元软件公文审批系统用户使用手册产品名称：智元软件公文审批系统 当前版本号：V2.0.0.2产品代号：SmartFlow V2.0 （SmartSys Official Document Approve System）桂林智元软件工程有限公司2005年12月第一部分 公文传输1.1 发布文件n 第一步：登陆系统打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入公文审批系统地址，出现如下登陆界面，如下图所示。在页面中输入用户名和密码，点击“进入”按钮，登陆系统。n 第二步：发布文件登陆系统成功以后，点击界面上方菜单栏“后台管理”，进入后台的公文传输，点击左边导航栏的“发布文件”出现如下图界面。选择文件接收单位，填写文件标题、法文字号、类型、简介、添加正文附件等信息，点击界面右上角的“提交”按钮，文件发布完成。1.2 签收文件n 提示助手每次进入系统后，在待办公文界面右下角“提示助手”中，如果有新文件需要办理，“提示助手”会及时弹出提示用户。n 方法一第一步，用户进入系统后，会在待办公文公文传输栏目列出未签收的文件表，在文件列表的最右边栏“签收情况”中有“点击签收”字样显示。第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名和密码对话框，如下图。输入正确的签收人和反馈内容后，点击提交，完成公文的签收，出现如下图示，查看公文；第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。如下图所示：第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到待办公文列表界面，可看到该文件已不在待办公文区中显示，已转为已办公文中，并且签收状态变为“已签收”。n 方法二第一步：用户进入系统后，点击菜单栏的“公文签收”栏目，进入公文签收主界面。第二步：点击未签收文件的标题链接，进入查看未签收文件的信息，如下图所示：第三步，点击右上角的“此文未签收”按钮，弹出输入签收人和反馈信息对话框，输入正确的签收人和反馈内容后，点击“提交”按钮，完成公文的签收。第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到公文签收列表主界面，可看到该文件的签收状态已改为“已签收”。1.3 签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。第一步，在公文签收栏目文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，点击“签收情况”链接，出现文件签收情况报表界面，如下图所示；第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址，反馈内容等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表；1.4 公文类型特别说明：只有超级管理员用户才能管理和维护公文类型。超级管理员用户进入系统后，点击菜单栏的“后台管理”，进入后台公文传输模块。点击左侧导航栏的“公文类型”，进入如下图的界面：n 增加类型第一步，进入公文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：市政府文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。n 修改类型点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除类型类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。第二部分 发文管理2.1 流程说明下图是发文一个非常标准、典型的流程图。本部分的使用说明依照下图流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式，从下图可以明显的标明，整个发文流转过程所要进行的处理有起草、审核/核稿、审批、签发、清稿、办公室处理等，我们把这些事务称为环节；每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色，包括有起草人、办公室、科室/部门、主要领导、分管领导等，可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看，每个角色所对应的环节，就是该角色在发文流程流转中所具的权限和所需要进行的操作。样例流程图说明清楚之后，对该流程在系统中的具体应用进行分步说明。2.2 起草公文第一步：用户进入系统后，然后点击菜单栏中“后台管理”，点击菜单中的“发文管理”链接进入的发文管理主界面，点击左边导航栏的“起草公文”，进入如下界面：第二步：填写发文拟稿纸，填写发文单位、拟稿人、标题、主题词、内容简介、主送单位、抄送单位等；第三步：增加正文，在拟稿纸下方的正文区域，把起草好的正文文件加入到系统中去，点击正文控件第一个按钮，选择保存在本地计算机的正文附件文件，如下图所示：第四步：选择审批流程，在拟稿纸下方的审批过程区域，点击“选择”按钮，选择文件所需的审批流程，如下图所示：第五步：填写完成拟稿纸、加入正文、选择审批流程后，点击拟稿纸表单按钮栏上的“提交”按钮，进入文件审批流程；2.3 审批环节和审批人文件起草完成与用户审批完后，点击“提交”进入，审批环节与审批人选择。n 确认下一审批环节选中下一环节审批名称后，点击“确定”按钮。n 确认下一环节审批人点击“查找”按钮选择环节的审批人；选择审批规则；顺序审批：按照审批人用户先后顺序审批，全部审批人处理完，进入下一环节；并发审批：同时通知所有审批人，有文件审批，不分先后顺序处理，全部审批人批示完成，进入下一环节；选择审批通知提醒方式，提醒下一环节审批人，有新文件需要审批。2.4 公文审批第一步：用户进入系统后，会在“待办公文”模块下的发文管理显示等待审批的文件，并同时有小助手提示有多少份文件等待审批，点击需审批文件的链接，对文件进行审批，如下图所示：第二步：在正文区域中双击打开文件，可对文件进行修改，系统会自动保留文件修改痕迹，如下图所示：第三步：手写批注文件，选中正文文件，点击附件控件中的“”按钮，可对文件进行手写批注。如下图所示：第四步：填写审批意见，切换到“审批意见”也签中，选择意见类型“签发意见”、“会签意见”、“领导意见”、“其他意见”，在意见栏中，填写意见内容，也可以选择“手写批注”按钮，手写批示意见，同时审批意见也可以从常用审批语表中选择。第五步：填写完成意见以后，点击按钮栏中的“提交”按钮，把文件呈送给下一审批人审批。2.5 文书处理文件审批完成以后，返回给办公室文书对文件进行编号、清稿、套印、盖章、下发。文书在整个文件审批过程中起到关键作用。下图为文书处理文件界面：第一步：发文编号，点击按钮栏上的“发文编号”按钮，选择文件对应的发文字，系统会自动编号，填写到发文稿纸上的发文编号域中。第二步：清稿，点击按钮栏上的“清稿”按钮，系统会自动完成清稿，清除修改痕迹，生成修改后的文件。第三步：套印，点击按钮栏上的“套印”按钮，选择文件对应的红头模板，系统会自动生成正是的文件，如下图所示：2.6 公文下发第一步：正式发文，点击按钮栏上的“正式发文”按钮，选择文件下发范围，如下图所示：选中接收用户和单位以后，点击“确定”按钮，发文完成。2.7 签收情况第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“发文管理”栏目，选择左边导航栏的“签收情况”，进入签收情况主界面。第二步：点击文件列表中“签收情况”链接，如下图所示：第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址，反馈内容等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表；2.8 公文归档第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“发文管理”栏目，选择左边导航栏的“正式发文”，进入正式发文列表主界面，如下图：第二步：在文件列表左侧第一列勾选要归档的文件，点击界面下方的“归档”按钮，即完成文件的归档，文件会自动转入公文库中。第三部分 收文管理3.1 流程说明收文样例流程图u 收文流程图说明上图是单位收文一个非常标准、典型的流程图。本文档的操作说明案例依照图1流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式，从图1可以明显的标明，整个收文流转过程所要进行处理包括登记、拟办、批示、办理、传阅，我们把这些处理称为环节；每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色，包括有办公室、科室/部门、主要领导、分管领导等，可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看，每个角色所对应的环节，就是该角色在收文流程流转中所具的权限和所需要进行的处理。样例流程图说明清楚之后，对该流程在系统中的具体应用进行分布说明。3.2 公文登记第一步：用户进入系统后，然后点击菜单栏中“后台管理”，点击菜单中的“收文管理”链接进入的收文管理主界面，点击左边导航栏的“来文登记”，进入如下界面：第二步：填写收文登记的内容，包括收文主题、收文来源、收文分类、收文编号(系统根据分类自动生成)、缓急程度、密级性、来文单位、原文号；第三步：创建文件阅办单，点击按钮栏上的“创建阅办单”，进入阅办单主界面，如下图：第三步：增加正文，在拟稿纸下方的正文区域，把起草好的正文文件加入到系统中去，点击正文控件第一个按钮，选择保存在本地计算机的正文附件文件，如下图所示：第四步：选择审批流程，在拟稿纸下方的审批过程区域，点击“选择”按钮，选择文件所需的审批流程，如下图所示：第五步：加入正文、选择审批流程后，点击阅办单按钮栏上的“提交”按钮，进入文件阅批流程；3.3 传阅办理第一步：用户进入系统后，会在“待办公文”模块下的收文管理显示等待阅批的文件，并同时有小助手提示有多少份文件等待阅批，点击需阅批文件的链接，对文件进行阅批，如下图所示：第二步：在正文区域中双击打开文件，可对查看和打印文件。第三步：填写审批意见，切换到“审批意见”也签中，选择意见类型“拟办意见”、“主要领导批示”、“分管领导意见”、“办理结果”，在意见栏中，填写意见内容，也可以选择“手写批注”按钮，手写批示意见，同时审批意见也可以从常用审批语表中选择，如下图所示：第四步：填写完成意见以后，点击按钮栏中的“提交”按钮，把文件呈送给下一阅批人审批。3.4 公文归档第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“收文管理”栏目，选择左边导航栏的“办理完成”，进入办理完成列表主界面，如下图：第二步：在文件列表左侧第一列勾选要归档的文件，点击界面下方的“归档”按钮，即完成文件的归档，文件会自动转入公文库中。第四部分 公 文 库4.1 文件柜目特别说明：只有超级管理员和公文库文书用户才能设置文件柜目。第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“公文库”栏目，选择左边导航栏的“文件柜目”，进入文件柜目主界面，如下图所示：n 增加文件柜目第一步，进入文件柜目主界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增文件柜目界面。第二步：在“新文件柜目”中输入序号、名称，如：2006年文件。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存文件柜目信息。n 修改文件柜目点击文件柜目列表中任意行，即进入文件柜目修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除文件柜目文件柜目列表行中第一列勾选要删除的文件柜目，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。4.2 公文类型特别说明：只有超级管理员用户和公文库文书才能管理和维护公文类型。第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“公文库”栏目，选择左边导航栏的“公文类型”，进入公文类型主界面，如下图所示：n 增加类型第一步，进入公文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，对应文件柜等信息。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。n 修改类型点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除类型类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。4.3 等待入库由公文传输、发文管理、收文管理等模块归档过来的文件，都在等待入库列表中列出。打开等待入库列表中的文件，设置文件柜目、文件类型、公文查阅权限等，其他信息可根据需要调整。设置完成后，点击按钮栏中的“提交”按钮，公文正式进入公文库。4.3 公文入库特别说明：只有超级管理员用户和公文库文书才能入库公文。第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“公文库”栏目，选择左边导航栏的“公文入库”，进入公文入库主界面，如下图所示：第二步：填写公文入库单信息，查阅权限、标题、文件字号、发文单为、类型、关键字等信息，然后把公文正文加入到公文附件控件中。查阅权限：如果选择所有用户表示该文件可供所有人查询，如果指定部分用户，该文件只有这部分用户才能查阅和检索。4.4 查阅公文第一步：用户登陆系统后，点击“公文库”栏目，进入公文入库主界面，如下图所示：第二步：用户可以选择左边的导航栏分类查看公文库中的文件，例如：2006年文件市委文件。第三步：用户可以选择按钮栏中的“搜索”按钮，进入公文库文件模糊查询界面，可以根据公文标题、关键字、发文单位、日期、类型等字段任意组合查询条件，检索相应的文件。如下图所示：第五部分 流程定制5.1 流程图5.2 流程定义5.3 属性解释第六部分 系统管理5.1 用户管理超级管理员用户进入系统后，然后点击菜单栏中“后台管理”，点击菜单中的“用户管理”链接进入如下图的用户管理界面：5.1.1 部门管理在用户管理主界面中，点击左边导航栏的“部门管理”进入如下图部门管理主界面，在此界面中，用户可以看到部门信息列表。n 增加部门进入部门管理的界后，点击界面按钮栏的“新建”按钮，进入增加部门界面，如下图：在表格中输入相关部门信息后点击“提交”按钮即可保存信息，系统会自动返回部门信息列表界面，用户可看到增加的部门信息出现在列表中。n 修改部门点击部门列表中任意部门，即进入部门修改界面，修改相关部门信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除部门部门列表行中第一列勾选要删除的部门，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.1.2 群组管理由管理员根据不同用户的身份定义群组，便于用户在发布文件，可以直接选择群组名称，就可以发布给群组中的所有用户，不需一个一个用户去选择，比如：定义群组“领导班子”，把所有领导班子用户都加入到群组中。在用户发布文件时，直接选择“领导班子”群组，就能把文件发布给“领导班子”群组中的所有用户。在用户管理主界面中，点击界面左侧的“群组管理”进入如下图的界面：n 增加群组进入群组管理的界后，点击界面按钮栏的“新建”按钮，进入增加群组界面，如下图：在表格中输入相关群组信息后点击“提交”按钮即可保存信息，系统会自动返回群组信息列表界面，用户可看到增加的群组信息出现在列表中。n 修改群组点击群组列表中任意群组，即进入群组修改界面，修改相关群组信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除群组在群组列表行中第一列勾选要删除的群组，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.1.3 用户权限NO.用户权限权限说明1阅读者无后台管理，只能签收文件2普通用户 具有公文签收、公文发布操作权限3高级用户具有公文签收，公文传输、公文审批、发文管理、收文管理操作权限4文书用户对公文传输、公文审批、发文管理、收文管理、公文库模块具有操作与管理权限5.1.4 维护用户n 增加用户第一步：在用户管理主界面中，点击界面左侧导航栏的“添加用户”，进入如下图的界面。第二步：在表格中输入相关信息，其中用户名是指用户用于登陆系统的名称，建议以英文做作为登陆的名称，以便以后方便输入；在所属部门中选择用户所在的部门；在权限级别中选择用户权限级别，如果用户不清楚每个权限级别所拥有的权限，可直接单击界面左侧 的“权限管理”进行查看。 第三步：用户信息输入完成后，点击“提交”按钮即可完成添加用户，该用户成为系统注册用户，可以正常登陆使用系统。n 修改用户第一步：在用户列表界面中，点击需要修改的用户，进入如下图的界面。第二步：管理根据实际情况对用户信息进行修改后，点击界面按钮栏的“提交”按钮即可。如果不想修改信息或者不想保存修改后的信息，直接点击“返回”按钮即可。n 删除用户 第一步：在信息列表左侧第一列勾选要删除的用户，如下图所示：第二步：然后点击页面下方的“直接删除”按钮即可。5.2 公文文书设置5.2.1 文书权限说明n 公文传输文书可以查看公文传输模块中的所有文件信息、包括签收情况、发布单位、标题等，并能对所有文件修改、删除操作；文书维护公文传输中公文类型；n 发文管理文书可以查看发文管理模块中的所有文件信息、包括签收情况、拟稿人、标题等，并能对所有文件修改、删除操作；公文流转过程中，文书可以查看所有审批文件的流转状态；文书负责公文套印、盖章、发文、归档等操作；n 收文管理文书可以查看收文管理模块中的所有文件信息、包括阅批情况、流转过程、文件标题等，并能对所有文件修改、删除操作；文件阅批流转过程中，文书可以查看所有审批文件的流转状态、办理人、办理情况等；收文秘书负责来文的整理、编号、填写文件阅办单和收文登记单、归档等操作；n 公文库文书负责公文的入库、分配查阅权限、设置公文柜目、文件类型等；文书可以查看公文库中的所有文件，可以修改、删除文件；5.2.2 文书设置步骤特别说明：只有超级管理员用户才能设置各模块的文书。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“公文文书设置”，进入公文文书设置主界面，如下图所示：第二步：设置各模块的文书，点击“查找”按钮，打开用户选择对话框，选择相应的文书用户，各模块的文书设置完成后，点击按钮栏的“提交”按钮，保存设置；（提示：administrator超级管理员用户做为默认的各模块文书，设置时候注意不要删除administrator用户的权限）5.3 发文维护5.3.1 发文类型特别说明：只有超级管理员用户才能设置发文类型。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“发文维护”，进入发文维护主界面，然后选择“发文类型”页签，如下图所示：n 增加类型第一步，进入公文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：市政府文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。n 修改类型点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除类型类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.3.2 公文模板公文模块用于设置各红头文件的样式，便于在发文时直接套印相应的红头模板。特别说明：只有超级管理员用户才能设置公文模板。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“发文维护”，进入发文维护主界面，然后选择“公文模板”页签，如下图所示：n 增加模板第一步，进入公文模板界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增模板界面。第二步：在新“公文模板”中输入模板名称，选择模板所对应的文件类型，在“简要说明”中输入介绍信息，把制作好的模板WORD文件加入到附件控件中。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存模板信息。n 修改模板点击模板列表中任意点击模板行，即进入模板修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除类型模板列表行中第一列勾选要删除的模板，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.3.3 发文字号发文字号设置发文字号的格式，系统可以根据发文字、年度、流水号自动编号，发文时由文书选择发文字号。特别说明：只有超级管理员用户才能设置发文字号。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“发文维护”，进入发文维护主界面，然后选择“发文字号”页签，如下图所示：n 增加发文字号第一步，进入发文字号维护界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增发文字号界面。第二步：在新“编号维护”中输入发文字，选择发文字所对应的文件类型，年度系统自动生成、年度流水号根据实际情况设置，默认为0。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存模板信息。n 修改发文字号点击发文字号列表中任意点击发文字号行，即进入发文字号修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除发文字号发文字号列表行中第一列勾选要删除的模板，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.4 收文维护5.4.1 收文类型特别说明：只有超级管理员用户才能设置收文类型。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“收文维护”，进入收文维护主界面，然后选择“收文类型”页签，如下图所示：n 增加类型第一步，进入收文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：省政府文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。n 修改类型点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除类型类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.4.2 收文字号收文字号设置收文字号的格式，系统可以根据收文字、年度、流水号自动编号，收文登记时由文书选择相应的收文字号。特别说明：只有超级管理员用户才能设置收文字号。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“收文维护”，进入收文维护主界面，然后选择“收文字号”页签，如下图所示：n 增加收文字号第一步，进入收文字号维护界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增收文字号界面。第二步：在新“编号维护”中输入收文字，选择收文字所对应的文件类型，年度系统自动生成、年度流水号根据实际情况设置，默认为0。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存模板信息。n 修改收文字号点击收文字号列表中任意点击收文字号行，即进入收文字号修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除发文字号收文字号列表行中第一列勾选要删除的模板，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。5.5 审批常用语特别说明：只有超级管理员用户才能设置审批常用语。第一步：超级管理员登陆系统后，进入后台管理，点击“系统管理”栏目，选择左边导航栏的“审批常用语”，进入审批常用语主界面，如下图所示：n 增加常用语第一步，进入审批常用语界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增审批常用语界面。第二步：在“审批常用语”中输入常用语，如：已阅、同意发文等。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存信息。n 修改常用语点击常用语列表中任意常用语，即进入常用语修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。n 删除常用语常用语列表行中第一列勾选要删除的常用语，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。