办公室主任特训第04章：办公用品配备与管理标准

第四章办公用品配备与管理标准第一节办公用品的分类与使用一、日常用具1.日常用具的定义日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。2.日常用具的配备及使用要求(1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。(2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。(3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。(4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。(5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。(6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。(7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计算功能、统计计算功能等业务所必需的功能。(8)日常业务中包括通信业务。通信工作使用电话、终端传真机等通信电子设备。使用时通过电话总机、内线、外线双方都可实现转送功能，如按键式电话，即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方。(9)会计和教育培训等需要投影机、电视、VTR等日常用具。为提高信息传达的效率，有时需要给语言配上适当的动态画面、静止画面或插图等图像。开会时则使用语言和投影机进行说明。二、办公设施附件1.办公设施附件的定义办公设施附件指的是为设施配置的物品。设施指办公室、会议室、招待室、图书室、培训室、复印室、电脑房、展示厅等等。办公室内最基本的办公设施附件，有桌椅、文件框等，此外还有信箱、杂志架、布告牌、衣柜、挂外套的衣架等。2.办公设施附件的配备及使用要求(1)办公桌需要每人一台。办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉。结束工作回家时，桌子不要放置任何东西。特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上。会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子。桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行。(2)椅子也有各种各样的。椅子关系到事务工作的坐姿，能左右事务工作者的疲劳程度。可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅。(3)为了提高办公室事务工作的效率，需要放置文件柜。将文件放入做成桌子抽屉的文件柜时，需将文件纵向堆叠、文件的脊部横放。放入拉门式文件柜时，同书架一样，需让文件背部竖放。拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便。抽屉式文件柜保管文件夹比较方便。企业需要置备两种不同方式的文件柜。需要置备个人办公专用和放置企业公用文件夹的文件柜。(4)办公室里应有放置邮件及传阅资料等的信箱。信箱为抽屉式的收放箱。为防止夜间机密泄露，信箱应有暗锁。(5)放置杂志架以供阅览报纸、杂志用。杂志架上通常放置最新一期的杂志及报纸，旧杂志、旧报纸则被放在书架上。(6)办公室所必需的办公设施附件要有供员工保管衣物的衣柜、挂外套的衣架、放伞的伞架、供应茶水或其他饮料的供给热水设备，丢弃垃圾的垃圾箱等。在选择这些用品时，应选择实用的。(7)会议室、培训用的教室、放映幻灯片或投影的工作室需要白板、黑板等会议用的办公设施附件，麦克风及录像机等音像放映设备，听众用桌椅，讲演用的衣架等等。新型会议室、培训用教室等处大多使用白板。听众用桌椅须采用可以使听众在会议或培训期间保持心情舒畅、精神集中的样式。若使用接待室里的柔软的椅子，可能会使其紧张感松弛，坐姿不端正，会造成精神无法集中。(8)复印室需要放置分类整理复印纸的保管箱，将文书用订书机装订并整理的工作台、保管原件及复印件的搁板、复印机的保养工具、药品柜、大垃圾箱等等。这些东西最好是物美价廉的。三、易耗品1.易耗品的定义易耗品指的是会因使用而减少的物品。比如，办公用的铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮等笔记工具；公司信纸、方格纸、活页纸、复印纸、传票、留言条等纸张；笔记本、账簿、软盘等OA易耗品；文件夹及活页封面归档用具等等。2.易耗品管理要求为提高事务工作的效率，并削减事务工作的成本，必须经常保管一定品质、适量的易耗品。其要求及类别如下：(1)预先估计单位时间的事务工作需要花费多少费用，以便准备易耗品时可以设法削减费用。(2)事务工作需要花费的费用有业务员的劳务费、建筑物、办公设施附件及日常用具的使用费，相当于易耗品的消费量的那部分金额等。(3)企业所使用的易耗品中有与文书化相关的东西。例如笔记用具包括铅笔、钢笔、圆珠笔、签字笔、记号笔、黑板用粉笔、白板用水性万能墨水笔以及用于会议用活动挂图的油性万能墨水笔等。还有绘图铅笔、有色铅笔等。(4)文书化用纸采用信纸大小的或画线的A4、B5纸。画图或制作图表时使用印有方格的纸张。会议使用无花纹的模造纸或印有方格的活动挂图。(5)公司内部联络或各种申报需准备格式固定的专用纸张，例如交通费的支付申请书之类。(6)笔记本按不同主题分别制作，因此可以使用不同大小的笔记本，用来记录会议或培训等的内容。(7)企业内简单联络使用留言条。留言条还包括电话留言等专用纸。(8)整理文书或在会议上对议题进行分类时，经常使用的是拍纸。拍纸可以贴在其他物品上，又很容易撕下来，整理时使用很方便。(9)发送文书可使用公司内部信封和公司外部信封。信封有横写式、竖写式、大小不等，颜色各一。公司外部信封有社交用和贸易用两大类。公司内部应有邮件专用信封。(10)复印纸有A4、B4、B5、信纸大小的以及带有3孔的复印机。(11)文件夹、活页封面、透明文件袋、隔断用纸等是用于保管文书的易耗品。(12)磁盘也可视为易耗品，使用文字处理机或微机制作的文书保存在磁盘上。(13)橡皮、修正液、修正纸带等是用于订正文书的易耗品。修正液用于修改圆珠笔的文字，修正纸带用于擦去用万能墨水笔写在横写式纸上的文字。(14)装订时使用的订书订、鱼尾夹、回形针、糨糊、胶带纸等是用于对文书进行分类的易耗品。页数较少的文书用小号订书钉装订，报告书等数十页的文书用大号订书订，更大的则用鱼尾夹装订。对文书进行隔离时使用回形针。要将文书贴在衬底或其他文书上时使用糨糊或胶带纸。四、办公设备1.打字机打字机是办公室中用得很广泛的一种机器，有许多种式样和型号。从手动的、电动的到电子的，有的带记忆功能，有的可进行文章编辑。打字机的使用能大大提高书写的工作效率。2.传真机传真机是专为和自动文本处理机一起使用而设计的国际电子通讯网络，因而无须把数字信号转换为穿孔带的形式。通常被称作“传真”的传真电报设备，使用电话传输，在若干秒钟之内，将任何形式的印刷、打印或手抄材料、绘图、图表和照片从一个地方传输到另一个地方。它能将文件复制品完全准确地传送到任何距离，既有电话的速度，又具有办公室内复印机的复印功能。传真电报与电传相比，一个突出特点是，输入端的材料无须打印，而且复杂和详尽的定货单可以完全准确地发送出去。3.电传机用电传机电传给用户提供快速的书面通信手段，既有电话的速度，又有书面文字的权威性。配备电传设备的用户收发双方都可以得到一份打印的电文副本。这对很多商业业务是十分理想的。它使外语更加容易地翻译成书面语言。此外，下班后电传机还能接收信息。它能传递电子计算机的数据。如用户电报电传机的操作程序如下：(1)操作人员拨打对方电传号码。(2)对方的应答电码(用一个缩写的名字)必须显示在电传机上以后才采取下一步骤。(3)操作人员打字输入他自己的应答电码。(4)操作人员打出电文或把储存在存储器中的信息发送出去。(5)操作人员重复他的应答号码。(6)对方的应接电码应再次出现在电传机上以证实全部信息已发送完毕。4.复印机用复印机印刷原件副本的最大优点之一，是通过该法能够获得一份在复制过程中不出文字错误的原件副本。该机器是电动的，而且对需要用作复印的原件不需要做什么特殊准备。通常一次复印的份数是无限量的，而且印刷质量也不会逐渐下降，改动或改错工作可以毫无困难地进行。(1)复印的基本方法复印机根据使用的光敏材料不同，用纸不同，显影方式(干法或湿法)不同，分为氧化锌复印机、硒静电复印机以及硫化复印机等。但在设计原理上，几乎都是通过控制电路的继电器、微动开关、光源、马达等部件将充电、曝光、显影、转印、定影一直到复印品的整个过程，有机地组织成为一个自动化过程。由于感光材料不同、组织结构不同、性能不同，构成了各种类型的复印机。但它们复印的操作方法一般都是相同的：原稿的放置利用复印机的顶盖，需复印的原稿一面面向下紧贴在玻璃板上，并根据稿台上的定位标尺，把原稿放在正确的位置上，然后把原稿压板轻轻放下，压在原稿上。将复印纸放入供纸盘。复印纸的规格尺寸根据原稿的尺寸而定，复印纸要成叠放入供纸盘之内，应使复印纸松散，使纸张互相分开。复印纸一定要平整，否则容易出现纸路故障。按开机键，接通整体电源。此时机内定影器开始加热。调节定影温度。当复印纸较厚、室温较低时，可调高定影温度。当复印纸较薄，室温较高时，可调低定影温度。调好复印数。将预印计数旋钮转到所需复印张数的位置上。复印。当复印机预热达到温度后，“待机”指标灯灭，“复印”指示灯亮，此时可按“复印”键，开始复印。调光圈和色粉量。根据第一次复印品的反差和墨色浓淡情况，调节复印机的光缝或光圈大小和色粉置的多少。关机。复印结束后，等最后一张复印品送进接纸盘，按“停机”键。待定影器冷却，即可关掉电源开关。工作过程。复印机的工作过程则可分为充电、曝光、显影、转印、定影、消电和消刷几部分。(2)特殊文件的复印方法增大反差法在文书处理过程中，往往有许多文件已不是原始打印件。这些文件有钢笔、铅笔、圆珠笔的字迹符号。红蓝铅笔和硬质铅笔的字迹较浅，复印后效果较差。复印这类文件可以采用增大复印曝光量的办法来弥补，以增大黑白反差。原稿如已是复制品，也常采用上述办法复印。轻压法当原稿是书本或立体物时，就需用手轻轻按住，使要复印的一页紧贴玻璃板，否则会影响成像的清晰度，使复印品局部影像模糊。用纸衬托法当原稿两面都有字，而且又比较薄时，反面的字就会出现在复印品上，这时可在原稿的背面放一张与原稿字迹颜色相同的纸。如原稿两面都是白底黑字时，通常放上一张中性颜色的纸，原稿两面都是白底蓝字，通常就放一张蓝色的纸。夹纸复印或剪贴复印法。在复印无法拆开的厚本文件或书籍时，往往会有一条很空的黑痕留在复印件上，甚至还可能印上旁边另一行字。这时要在两页间夹一张厚白纸，遮住暂不印的一页及中缝。若仍不能达到要求，也可以采用二次复印，最后剪贴再复印的方法。减少曝光量法在复印彩色图片、照片、选票、会议证以及年代久远的历史档案材料时，字迹或图像与纸张的反差较少，复印后容易发黑，通常可以采用减少曝光量的方法。部分复印法当复印文件原稿超出复印机稿台的范围时，可以将原稿分成若干部分复印，每一部分都多印一些，复印完毕，将重叠部分剪去或遮去，然后粘好。多次循环法为便于处理和保存文件，需将大幅原稿缩印成小幅复印件时，可以采用多次缩印的方法，直到达到要求为止。(3)复印机的保养与维修复印机在使用前，应详细阅读该复印机的说明书，并对该复印机各部件进行认真的检查，搞清楚所使用的复印机的型号、功能，各种按钮和指示灯的作用，纸张纸格等等，并且在操作时，严格按照说明书上的操作程序进行操作。复印机要经常进行维护，以保证复印效果和延长使用寿命。对复印机的基本要求如下：复印机在运转过程中，如遇意外情况应立即关掉总开关，使盘机停止工作。复印机在复印五千次以后，应进行一次全面的清洁和维修工作。每天复印工作完成后，要进行清洁工作。a.每天复印完成后，要用干净的布或脱脂棉轻轻擦去稿台玻璃板上的灰尘和指纹。b.玻璃板上的污物可以用脱脂纱布蘸乙醚擦去。c.如果橡皮压板上有污物，可以用脱脂棉蘸清洁剂擦拭干净。注意保养好光敏鼓(板)：a.在装配或卸下光敏鼓(板)时，要求轻拿轻放，否则划伤和纸纹都会反映到复印品上。b.在安装光敏鼓时，要检查鼓和轴是否同心，防止其表面受损。c.擦洗光敏鼓时可用脱脂棉轻轻擦去粉尘，再用脱脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭。d.擦光敏鼓时应朝一个方向，直到棉花上没有黑色为止。要经常清洗复印机，包括复印机的屏蔽壳和电极丝。要定期清除吸尘箱粉管内的粉末和盛粉盒中的墨粉。镜头、反光镜上有灰尘或其他污物，可用气球吹去，若吹不掉，可用镜头纸或用脱脂砂布蘸3:1的酒精乙醚混合液擦拭。应经常检查清洁刮板或清洁毛刷是否老化、变硬，以免损伤光敏鼓。复印机不宜在潮湿、不通风、灰尘大及温度高的环境下工作。用复印机复印时，最好使用标准复印纸，不要随便使用其他纸张，尤其是过薄或过厚的纸张，以免发生卡纸或损坏机器。静电复印机的操作虽简单，但使用维护就相对困难。这要求操作者不仅要懂得静电复印基本原理，而且要注意积累日常工作经验，做好复印机的使用和维护工作。5.电子计算机(1)电脑在工作中的用途汉字的文书处理主要是利用微型计算机(或终端设备)、文字处理机等设备进行公文起草、修改、排版、印刷等。打印输出有：打印机打印输出、激光打印输出、激光照排系统输出等，既快速又方便。计算机信息检索是利用计算机系统有效存储和快速查找的能力发展起来的一种计算机应用技术。这种系统是信息检索使用的硬件资源、系统软件和检索软件的总合。它能存储大量的信息，并对信息条目进行分类、编目或编制索引。它可以根据用户要求从已存储的信息集合中抽取出特定的信息，并且有插入、修改和删除某些信息的能力。计算机信息检索系统可分为：一次性信息检索系统和二次性信息检索系统。电子邮件正在各类办公室逐步得到应用。它是一种用电子技术传送声音、图像、数字、文字或其他混型信息技术，它包括简单的电话机、传真机到复杂的计算机网。发展高密度存储技术也是办公室自动化的重要内容，将各种文件、资料、档案等信息存储在尽可能小的空间内，由计算机进行高速检索。以高密度、大容量磁盘存储器为基础的数据库是计算机信息检索系统应用最广的技术。可用于信息存储的介质磁带、微缩胶卷等。远程通信会议也是办公室自动化常用的技术。位于不同地点的人可以通过长途电话或计算机网举行会议。远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议、记者招待会、远程疾病诊断或会诊、远程教学等。(2)计算机病毒防范目前世界上已知的计算机病毒已达数千种之多，并且还在不断增加。对计算机病毒的侵扰，已经找到了一些防范措施，主要有以下几种：提高警惕。计算机用户应尽量使用原装软件而不用复制软件。不要与别人交换软件，也不要让外人在自己的计算机上用其自带的软盘进行操作。对于配备有计算机系统的机关、企业、事业单位的机房，不能轻易让外人出入，如因维修确需外人进入机房时，事先要采取安全措施，现场必须始终有人陪同。加强法制。对于“埋设”病毒和病毒散布者严加惩处。现在，美国已有48个州通过了禁止故意破坏计算机的法律，这对病毒散布者起到一定震慑和遏制作用。使用“计算机疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些计算机软件控制部位设下保护性程序。当有来源不明的信息企业通过这些部位时，“疫苗”便会出来阻挡，同时发出警告信号，以提醒“计算机用户注意”。清除病毒。计算机一旦受到病毒侵害，可以运用一种特殊的“审查程序”来找出病毒之所在，然后加以消除。最简便的消除方法就是把计算机关掉，以清除所有资料信息，然后再重新建立资料信息库，但要注意，在重新建立资料信息库时一定要使用原厂出品的新软盘，并且在新软盘使用之前要先扫描一遍，看其中是否有来历不明的信号。6.电话机辅助工具(1)交换台交换台用于接收所有来话呼叫并通过内部通信开关和信号将其转送各总经办或其他部门。(2)电话应答机接电话人不在时，可使用电话应答机接电话，即把电话应答机和电话接通，以便能不断回答电话呼叫并提供录音服务。每个打来电话的人都可以听到预先录好的欢迎，把信息录下来的说明。接受到的电话内容可由录音机录下来写在留言纸上，交给有关工作人员看。7.口授录音设备口授录音设备指各种记录讲话的录音机器。它可以记录下任何信息，并且通过回放录音，在打字机上将口授内容复制下来。使用录音机器，可以节省口授人、记录人的时间，而且通过录音打字或记录整理，避免了速记工作，既省事又省力。8.信封启口机信封启口机有两种：一种靠压杆操纵，像一台切纸机似的；另一种是自动启信机用手或电力操纵。自动启信机使用方法是，将信封放入机内，由传送带一一送到切割部位。信封的上沿切掉后，自动退出机器，掉到接收箱内，自动启信机一般适用于数量较多的信件。9.信封封口机信封封口机可湿润信封口上的胶水，封好信封口。信封可自动送入封口机。使用封口机可将大量信件封口，而且封得很牢。10.信件折叠机如有大量信函、发票、声明、价目表等待发邮件需要及时折叠，可使用信件折叠机。信件折叠机通常是自动的，可自动将信件送入，折叠好，并堆放整齐。只需调整标尺上的一个旋钮，就可改变折叠的部位，将信件单折或双折。折好的信件会自动弹出，经一活动的传动系统，按严格的顺序堆积好。该机还可以在需要撕掉一部分的函件上打出一条可撕的孔来。还要用轮式切刀切掉信件的多余部分。11.盖邮资已付印记的自动邮资盖印机如用自动邮资盖印机，就不用再贴邮票，只需在信封上印上已付邮资的戳记即可(用户应向邮局预付部分信用邮资款)。自动邮资盖印机可用于任何邮件，包括国内平信、明信片、挂号信、包装以及发往国外的信。这种盖印机的操作方法如下：将转轮或旋钮调到所需邮资数字上，当邮件经过盖印机时，标明发信时间、邮局和邮资的图章就会印在邮件上。12.订书机订书机是用来订文件的小机器。电动订书机速度快一些，因为文件一放入，钉子就会自动订好。长柄订书机，长约一英尺，用来订杂志、手册等折叠式文件的中间部分。使用订书机应选用性能好的，这样能使工作顺利不费劲。实验证明，用大头针或曲别针装订文件需7秒钟，而用订书机只需3秒钟。第二节办公用品的采购管理一、采购前的准备办公用品通过购入置办。购置办公用品时必须首先决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。1.掌握办公用品的有关知识。2.充分理解各个部门对办公用品的要求。3.办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购部全体共同使用的物件作为主要目标和中心。4.特定部门用于特殊目的的办公用品，则在需要时向特定部门询问所必需的重要物件。二、购入办公用品的要求1.办公用品负责人根据办公用品知识决定购入的办公用品(1)对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格。(2)然后选择最适合企业的物件。(3)办公用品负责人需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。(4)需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等。(5)一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用。2.办公用品负责人提出购买要求，由购货负责人订货(1)购货负责人就购货处价格及交货期进行协商。(2)购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。(3)同一物品存在多处购货处时，大多由购货部门决定购货处。(4)办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期。(5)若购入数量过多，作为存货积压的东西会增多，从而导致资金无法被有效地运用。(6)购入数量过少会造成库存中断，使业务停止。(7)决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。(8)易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货将尽前购入并到货。(9)存货没有的日期只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出。(10)要向订货处提出待物品快要用完时马上交货的要求。(11)订货是可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。第三节办公用品的发放使用与分配管理一、办公用品的发放对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到。对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。二、办公用品的使用办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。1.经济化原则经济化原则，要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值，如果不等值，消耗量大于价值量，则造成办公用品和经费的浪费，违反了节约的原则。2.制度化原则制度化原则，是指要从本企业的实际情况出发，公开制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，绝对遵守，形成稳定的制度。属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量的发放，各使用人自行领用并实施登记。属于工作人员非惯例使用的物品，应填报领物单或借用单，由主管人员审核批准，交保管人发放。领物单表格中应包括物品名称，请发数量、实发数量、用途、批准者、审核者和领物者等项目。保管人发放时，应备簿登记，每月统计一次，送主管人员查阅，使其了解企业办公用品消耗情况，改进工作。3.有效化原则有效化原则，是指行政工作中直接消耗的办公用品，虽然不能任意浪费，也不应一概简缩，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大作用。企业所需的办公用品种类繁多，用量较大，对其进行管理是一项较为复杂的工作，要注意协调采购、保管和使用的关系，采购要保证及时供应，又不能积压浪费。因此，购置前要了解办公用品的使用情况，同时检查库存，找出各种物料的最佳库存量。使用时，要对库存情况、行政经费实力以及市场供应心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象。所以，采购部门、保管部门要紧密联系，互通信息，共同做好办公用品的管理工作。4.标准化原则标准化原则，是指为了把有效原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点、建筑等相适应。三、办公用品的分配1.分配的责任人办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库配用给各部门。2.分配的方法与要求(1)配用的办公用品被放在各部门的办公用品保管柜。(2)各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求，从办公用品保管库中支给办公用品。(3)物品为廉价的易耗品且大量使用时，负责人可根据所需从保管柜中任意采取。比如，复印纸等就放在复印室的搁板上，负责人可随意使用。(4)磁盘等昂贵的东西则由部门办公用品负责人放入带锁文件柜等保管箱进行保管，按工作要求配用。(5)物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，同时与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减的目的。(6)办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。为避免办公用品的总体费用超过预算，办公用品需要按计划进行消费。即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公用品。(7)部门办公用品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公用品。(8)对办公用品进行整理、整顿后加以保管并实行管理，以便随时迅速提供，办公用品的保管箱为文件柜及带抽屉的收放箱等。(9)大规模办公用品保管在带锁的专用保管库。保管库可对办公用品进行整顿后加以保管。(10)一般办公用品负责人可以自由分配廉价且大量的易耗品。回形针、橡皮及铅笔之类无需记录。(11)部门办公用品负责人需要定期整理散乱的物品，按规定的形式摆放整齐并且调查这些办公用品的余额。(12)存货即将不足时，需向企业总体的办公用品负责人申请配用办公用品。(13)部门办公用品负责人，任务在于整顿办公用品并及时要求分配办公用品。(14)昂贵办公用品的配用基本上按计划进行。例如：对磁盘等使用业务范围及使用量作出计划并按计划配用。由何人因何工作配用给何人等要记在台账上。为不致丢失配用的办公用品，可将其保管于带锁的保管场所。(15)归属于总务部门等处的办公用品负责人按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配用办公用品。办公用品负责人从购货处购入办公用品。然后，负责人配用给部门办公用品负责人。办公用品负责人进行收授。第四节办公用品保管与维护管理一、办公用品保管与维护的目的办公用品的保管与维护，主要指办公用品的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘点、交换和养护等，目的是保持办公用品的效能。二、办公用品保管要求1.保管(1)办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。(2)保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。(3)要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理、整顿以使其得到有效利用，以及进行修理以使其经常处于使用状态等。(4)在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期(季度或半年)清理库存，做到账物相符。(5)保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。(6)对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。2.提高办公用品的利用率提高办公用品的利用率是办公用品负责人的责任。办公用品的利用率，是指办公用品的利用量与可能利用的存货量之比。提高办公用品的利用率可使企业用少量资金进行经营活动的设想成为可能：(1)为提高企业总体办公用品的利用率，办公用品负责人需要准备利用率高的物资，减少利用率低的办公用品。(2)为提高办公用品的利用率就必须防止办公用品的丢失破损，除企业的使用目的以外不作他用。(3)必须确认办公用品没有丢失和破损。三、保管与维护的具体工作1.盘点为确认其使用符合企业的目的，可以对办公用品进行盘点：(1)盘点是调查易耗办公用品的存货量。(2)可在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查。(3)在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值。与过去的存货实际业绩比较，若数值过小，则需要调查大量分配的原因所在。(4)若办公用品是由办公用品负责人进行配用的，则将存货量与账簿上的存货量作比较。(5)办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。(6)办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需要调查办公用品所在和破坏状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。(7)为方便盘点，必须在各办公用品上贴上管理序号。2.整理为了有效灵活利用办公用品就需要对办公用品进行整理：(1)部门办公用品负责人必须使办公用品处于随时可供使用的状态。(2)将使用与不使用的办公用品分开，并将不使用的办公用品可向上返还到特定场所。(3)将物品放到该放的地方，并且摆放时要注意今后便于拿取。(4)办公用品的维护管理需要确立及早发现故障、进行修理的体制：要从使用者手中确实收取办公用品的使用报告，时常把握有关办公用品的信息。要制定一定的修理制度，以便发现故障时按故障程度及时与有关人员联系。当工作人员开始使用办公用品后，若初次发现办公用品有故障，要与办公用品负责人联系。由办公用品负责人决定对工作影响最小的对策：a.可使用代替品。b.或由办公用品负责人修理。c.或由生产厂家的修理负责人修理。d.或交由修理业者修理。e.或者废弃。对于可能给工业造成重大影响的，需要定期进行检查和保养以免发生故障。若有必要可事先准备代替品。为了工作人员有效利用办公用品，特殊的用品必要时可由办公用品负责人指导其办公用品的使用方法。管理工具 1公司事务用品管理规定第一章购买第一条主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。第二条订购数量根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。第三条采购方法如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，在这种情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买，或者订购的方式。第四条订购单各部门申请的事务用品中，如果包含着需要订购的事务用品的话，申请部门还必须另填一份订购单，经事务用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量、单价，以及向何商店订购等等。第五条追踪按订购单以及订购进度控制卡，检查所订购事务用品在预定日期送到与否，实施追踪。第六条接货所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题，就在送货单上加盖印章，表示收到。进而，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。第七条支付收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作好登记，转交出纳科负责支付或结算。第八条分发事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第二章申请与分发领用第九条申请手续各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。第十条分发手续(1)接到各分事业单位的申请书（两份）之后，进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。(2)发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分事业单位。(3)用品寄出后作好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位。第十一条报废处理对决定报废的事务用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理有关事项。第三章保管第十二条填写台账所有入库事务用品，都必须一一填写台账（卡片）。第十三条保管必须清楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫；必要时要实行防虫等保全措施。第十四条盘存事务用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随时记账，进行加减，计算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。第十六条持有量调查必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，作出调查。调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量（未用量），作出统计，向上报告。事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。第四章监督与调查第十七条调查科职责(1)对总公司各科室进行调查。核对用品领用传票与用品台账。核对用品申请书与实际使用情况。核对用品领用台账与实际用品台账。(2)对分事业单位调查（同前）。第十八条部长职责(1)核对收支传票与用品实物台账。(2)核对支付传票与送货单据。第十九条科长职责(1)核对各类科目收支台账。(2)检查各类科目实物台账。管理工具 2公司事务消耗品管理规定第一条事务消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。由于这些物品多用于企业事务运营，所以称作事务消耗品，另外，这些物品经常使用并消费掉，价值较低，属于低值易耗品。第二条事务消耗品在任何情况下只能粗略管理，只能在总体上大致规定一年万元总额；各部门及有关人员必须自律，避免浪费。为此，制定本规定，对事务消耗品进行管理。第三条事务消耗品的购买与管理，由工程科负责，下设保管员处理领用事务；各主管领导严格把关。第四条工程科必须把握事务消耗品在正常情况下，每月平均消耗量，以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营在消耗品上的基本需求。第五条对于特殊场合所用的特殊事务用品，使用部门必须先提出书面申请，工程科据此进行必要的调查后准予采购。如果一次采购价格总额超过万元，必须经主管领导同意，有时必须请示总裁。第六条在订制各种账票时，如果需要改动原格式，或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，送交工程科，并附上委托订制或订购申请单。在这种情况下，工程科必须在其责权范围内进行审核，包括审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门进行进一步协商。如果总额超过百元，或者事关重要或重大，有必要请示部门经理、乃至总裁作出抉择。第七条向事务科领取事务消耗品时，必须填写“申请书”，写明申请年月日，使用场所（部科名称）以及物品名称与数量。同时申请者以及主管必须加盖印章或签字。即便是一支铅笔也必须填写“申请书”，否则不予领用。另外，特殊事务消耗品的申请，必须填写用途。第八条局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由工程科调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。第九条工程科必须在填写事务消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向部门经理作出报告。管理工具 3公司文具用品管理办法第一条为使办公文具用品管理合理化，满足工作需求又节省费用，特制定本办法。第二条本办法将办公文具分为消耗品、管制消耗品及管制品三类，分列如下：消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、口取纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等。管制消耗品：签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、横格纸等。管制品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、米尺、印泥、印台等。第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”是应由个人使用保管的用品，如铅笔、胶水、橡皮、米尺。“部门领用”是本单位共同使用的用品，如打孔机、大型钉书机、打码机。第四条消耗品可依据年领用量，经验估算等设定领用限制基数，并可随部门或人员工作性质的改变适时调整。第五条管制消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧换新，但纯消耗品（如横格纸）不在此列。第六条管制品应由各使用单位造册登记，建立保管人和移交手续，如有损坏，可以旧品换新品，如遗失应由责任人或部门自购赔偿。第七条每月25日由各部门提出“文具用品请领单”交管理部统一采购，次月1日发放。但请领管制性文具不以上述时间为限。第八条由管理部为每单位设立“文具用品领用记录卡”统一装订成册，于领用文具时分别登记，以控制文具消耗。第九条文具是为公务活动提供，严禁取回家私用。第十条文具由管理部向文具批发商采购。有采购不易或耗用量大者，可酌予库存。特殊文具经管理部同意，可由使用单位自行采购。第十一条新进人员到职时由各单位向管理部提出“文具申请单”领文具，并列入领用卡。人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交管理部。第十二条印刷品（如信纸、信封、表格）除特殊用项者外，其印刷、保管均由管理部承担。管理工具 4公司办公用品发放制度第一条公司各处、室应本着节约的原则领取、使用办公用品。第二条各处、室指定专人管理办公用品。第三条各处、室于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各处、室所需办公用品。第四条采购人员根据计划需要采购、进货、保证供应。第五条办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。第六条任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。第七条加强管理和消防工作，防止失盗、失火。管理工具 5申购办公设备工作规范一、办公设备日常管理的要点1.根据部门现有人员数量、业务量及性质、现有同类资产数量及使用情况，判断所提出申购请求是否合理，并为主管审批提供参考意见。2.跟踪采购过程，保证采购的正确性和到货的及时性。3.所有领用的物品(包括申购和调拨物品)，都应及时录入“办公设备管理”数据库，对于固定资产类还应妥善保存“固定资产卡片”底联。4.要对办公设备的存放地点及存放方式进行不定期的检查，避免出现火灾、盗窃等事故。5.对于贵重资产的转移行为需判断是否必要、合理，并将实物与原始记录相核对，保证其配置完整、状态良好。6.检查“资产转移表”填写是否完整、是否经过相关领导的签字确认。妥善保存纸面的转移表，并在“办公设备管理”数据库中进行相应地更改。7.对于闲置资产，应主动退库，以便调拨使用，提高资产利用率。8.办理资产清退手续之前，应首先核对原始记录，找齐所有配件。对于丢失、损坏的现象，应及时报相关部门处理。退库后，妥善保存原始凭证，并在数据库中做相应地修改。二、根据需求，申购办公设备1.公司现有的申购种类一般(非生产物料)申购、框架采购、自行采购、应急库存申购。2.“编码查询”数据库的操作(略)3.填写非生产物料申购电子流时应注意的事项(1)如果申购物品有项目编码，不要改变各栏目内的原值。(2)若无项目编码，直接填写项目描述，保持该项目编码为“无”。(3)如果要求交货地点不是申购人办公地点，请务必在备注栏注明交货地点。(4)办公设备非生产申购的主要流程(申购人)填单(部门计划员)汇总(部门主管)审核(计划处)计划审核(采购部)分单(采购员)认证(申购人/计划员)确认(计划员)生产PR(采购员)生产PO(库房)到货三、跟踪申购请求的执行情况1.办公设备申购的监控点填写单据、申购汇总、认证跟踪、到货查询。2.申购问题反馈/投诉方法行政采购中心特成立了“投诉受理中心”，并设立了“投诉热线”和“投诉电子邮箱”。受理中心受理人：(ID：)；投诉热线：888；投诉电子邮箱：行政采购中心、采购文件投入处，E-mail：.。管理工具 6领用办公设备工作规范一、及时查询到货信息到货查询一般可查询“收货管理系统”电子流，其中的“到货公告内容”内可查询到近期到货公告、领货信息以及应急物品库存信息。二、领取及发放办公设备1.领货主要流程(秘书)查询到货(秘书)填写相关单据(秘书)签字确认(申购人)凭单领货。2.领货操作的主要监控点(1)定期查看到货信息。(2)正确填写相关单据。(3)相关人员签字确认。(4)亲自领取，委托代领。(5)领用核对，问题反馈。(6)及时录入资产台账。3.非生产申购电子流申购的办公用计算机提货注意事项通过非生产申购电子流申购的办公用计算机、便携机、工作站、服务器、软件等物品，在收货过程中由行政部核对物品包装标识和送货单的一致性，没有经过开箱通电验收，因此请提货人在提货时须注意以下事项：(1)到库房提货时提货人必须在现场确认物品数量及附属物品的正确性，因提货人未开箱清点导致少货时，责任由提货人自负。特殊情况如属批量性申购，原包装物品可不进行开箱验收，提货后再组织使用人开箱验收，并将验收异常反馈行政部发货人员。(2)如行政部组织供应商或自己送货到申购部门时，收货部门资产管理员须在收货后3个工作日内组织使用人按照提货单的配置进行配置和性能验收，并将验收异常邮件反馈行政部发货人员。 4.公司行政用电脑验收标准及注意事项(1)包装箱外观检查：外包装箱无严重破损；上下封口没有被开启过的迹象。(2)封箱胶带检查：封箱胶带无破损或被撕开痕迹。(3)主机箱的检查：主机后的激光防伪标签无破损或被撕开痕迹，螺钉齐全。如用户在领用电脑时，发现包装箱封箱胶带有破损或被开启过痕迹，请不要自行打开包装，而应通知相关人员，待工作人员前来判断。三、建立资产台账，及时更新数据固定资产卡片回收应注意：1.资产使用部门领用资产后，必须于5个工作日内将固定资产卡片填写完整投递给资产核算处。2.如果领用部门未能在5个工作日内填写好固定资产卡片，则资产核算处以邮件形式通知提货人和资产管理员后暂以资产管理员为资产使用人做账务处理，待收到固定资产卡片或资产转移表后再办理资产转移。3.各部门的资产管理员需及时了解资产的使用状况，填写固定资产卡片，确保资产及时入账。管理工具 7办公设备日常管理工作规范一、常用办公设备的日常使用1.打印机的使用(1)打印机常见故障处理方法卡纸卡纸打印机经常见出现的问题就是卡纸，出现卡纸后不妨按下面两种方法检查打印机：在正常使用的情况下，使用合格的纸张，激光打印机是不容易卡纸的。但是，公司提倡重复用纸，往往要求打印纸正反两面都要使用，这样就很容易造成卡纸，而且公司的打印机打印负荷都较重，如果长时间使用，而不清洁打印机，这样，打印机内积累的碳粉越来越多，不光是容易造成卡纸，而且还易损坏打印机。当发生卡纸时，可先取出硒鼓，观察纸卡在什么地方，然后尝试着将其取出，卡纸大部分发生在激光打印机加热组件部分(即出纸的地方)，可以用手将打印机后部的绿色的扳挚向上按，然后慢慢取出卡纸，千万不可用蛮力去撕，这样很容易损坏定影膜，而且留在打印机里的纸更不易取出。另一种情况是纸张总是停在固定的位置，故障现象和卡纸一样，但纸张并未被卡住，可轻易取出，这可能是纸张传感器故障造成的，需维修相应的传感器。打印机与电脑不能连接可能是打印电缆没有正确的连接，检查打印电缆连接是否牢固；也可能是带电插拔烧坏了激光打印机的电路板或者是计算机的并口，千万不可带电插拔打印机电缆，这样很容易烧坏激光打印机的电路板，这种情况通常称为人为损坏，需由个人承担维修费用。硒鼓的使用问题打印的字迹很淡，一般是打印机硒鼓已快用完，该换鼓了。所有的纸张均在相隔78厘米左右出现相同的黑点或黑线，硒鼓表面被损坏或介质疲劳达到使用寿命，必须更换硒鼓。(2)小锦囊节省碳粉的方法在打印机的属性中选择：有些打印机硬件配置中有一页打多页的功能，在属性中可以选择。另外，打印Freelance文档时，采用“黑白调色板”比“彩色调色板”(位置在页面下方的工具栏内，点中“黑白调色板”即可)的打印速度会快很多，也较节省碳粉。2.传真机的使用(1)公司主要应用的型号Canon、Panasonic等。(2)使用方法首先将传真件内容面面向传真机摆放入传真机送纸口，然后拿起听筒，像拨电话般拨出传真号码：先听到如同电话的等待音，接着当有规则的“杂音”传出后，即可按“发送”按钮发送；对方有人接听，请告之需发送传真请对方给信号，当有规则的“杂音”传出后即可按“发送”按钮，传真完毕传真机会提示“transmiting ok”。其他操作详见操作指导书。(3)一般故障卡纸的处理按传真机机面两旁的按钮，打开传真机机盖，取出卡纸，不能排除的故障请打电话维修。(4)使用注意事项及时放纸及更换硒鼓，定期清洁维护。(5)锦囊传真机也可以用来复印(但要控制数量，一般不超过三张)，只要连续按两下“发送”键就可以。3.复印机的使用(1)公司主要应用的型号Cannon NP3050、Cannon NP6241/4050等(只有清楚机型，才可以正确申购相应的碳粉)。(2)操作注意事项复印机必须预热58分钟，才可以使用。打开复印机盖门、关回时力气不要过大。复印时，如原稿上的涂改液未干，或有胶水，须干了后再复印。给纸盒加纸时，先把纸打散，避免出现卡纸及带白纸的现象。不要使用受潮的纸张复印，避免造成复印不清晰。除正式合同及特殊说明外，请尽量双面复印。用完之后要复位，并按暂停健以节省能源。(3)常见故障卡纸的处理卡纸后，查看复印机提示的卡纸部位，首先打开机箱正面箱盖，扳下左右两个螺杆臂，看底部是否存有卡纸，然后打开左右两箱门，检查入/出纸口部位是否存有卡纸(有时卡纸还可能堵在存纸盘处，需仔细检查)，将卡纸拿出，然后依次将两螺杆复位，先闭合左右两箱门，再闭合正面箱盖，复印机恢复正常工作。(4)小锦囊双面复印的设置(头对头，尾对尾)。4.投影仪的使用(1)公司目前主要类型EPSON EMP系列、LPF4200、LPF4300。(2)数投的使用具体请参见各类型号数投的说明书。特别说明的是：与台式电脑主机相联，显示器不工作，图像直接投影出来；与便携电脑相联，便携机显示屏及投影图像可同时显示。(3)常见问题一切连接好后没有图像出现的处理(以LPF-4200为例)检查信号线是否连接好。选择“input selector button”按键使信号线的连接与按键选择一致。如果是便携电脑，可选择“Fn+F4”切换图象(但不同的便携其图像切换的按键不同，比如还有可能是Fn+F5、Fn+F2等，可随意试一下)。(4)使用中注意事项关闭数投时应先关闭控制面板上的电源开关，再关闭背板上的电源开关。对于EPSON-EMP500系列的数投，只有控制面