商务秘书（商务管理）自学考试毕业论文 浅谈秘书与上司的沟通技巧

浅谈秘书与上司的沟通技巧1自自学学考考试试毕毕业业论论文文题目题目 浅谈秘书与上司的沟通技巧浅谈秘书与上司的沟通技巧 姓姓 名名 专专 业业 商务秘书（商务管理）商务秘书（商务管理） 准考证号准考证号 联系电话联系电话 联系地址联系地址 邮政编码邮政编码 浅谈秘书与上司的沟通技巧2论文原创性声明论文原创性声明本人郑重声明：所呈交的毕业论文，是本人在导师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 毕业论文作者签名： 日 期： 2010 年 05 月 15 日 浅谈秘书与上司的沟通技巧3目目 录录摘要摘要.4ABSTRACT.4一、沟通的概述一、沟通的概述.5（一）沟通的定义.5（二）沟通的目标、原则.6（三）沟通的重要性.7二、秘书与上司沟通的要点二、秘书与上司沟通的要点.7（一）秘书工作的上传下达.7（二）秘书对上司工作的辅助性.8（三）秘书与上司沟通的保密性.9三、秘书与上司汇报工作的沟通误区三、秘书与上司汇报工作的沟通误区.10（一）重点不突出.10（二）受上司意向性态度的影响.11（三）计划性、时间性把握不好.12四、秘书与上司的沟通的必备素质四、秘书与上司的沟通的必备素质.13（一）努力提升自身素质和修养.13（二）熟悉相关的业务工作.14五、秘书与上司沟通的技巧与方法五、秘书与上司沟通的技巧与方法.14（一）完整掌握上司的工作要求.14（二）灵活面对不同的上司.15（三）主动且不越权且公司分明.16（四）减少错误的发生.17六、结束语六、结束语.17七、参考文献七、参考文献.18 公私分明？浅谈秘书与上司的沟通技巧4摘摘要要随着我国社会主义现代化建设的发展，作为一名秘书，要想当好上司的助手，就必须掌握与上司沟通的诸多技巧并灵活运用到工作中，这样才能有助于秘书的工作达到事半功倍的效果。对我们来说，秘书与上司的沟通技巧更多的时候能体现一个人的教养和品味。作为一个合格的秘书,不仅要具备丰富的专业知识，而且要有自然的职业微笑、公私分明的处事态度以及积极主动的工作态度，切勿擅权越位，保持一颗平常心尤为重要。沟通在其中起到举足轻重的作用。秘书与上司的沟通技巧归结为：第一，努力提升自身素质和修养。第二，熟悉相关的业务工作。第三，完整掌握上司的工作要求。第四，灵活面对不同的上司。第五，主动而不越权且公私分明。第六，减少错误的发生。本文就秘书如何成为上司的得力助手，浅谈秘书与上司的沟通技巧。关键词：秘书关键词：秘书 上司上司 沟通沟通 技巧技巧AbstractWith the development of Chinas socialist modernization, as a secretary, an assistant to want to be a good boss, you must need to master the many skills and superior communication and flexibility to work, so as to achieve more with less help to the work of the Secretary of effect. For us, the Secretary of the communication protocol with the boss for more time to reflect a persons upbringing and tastes. As a qualified secretary, not only has a wealth of professional knowledge, professional smile and be natural, Gongsifenming the approach and the proactive work attitude, not good at the right offside, to keep a sense of balance is particularly important. Communication in which play a decisive role.Secretary and the boss comes down to communication skills: First, efforts to improve their own quality and accomplishment. Second, familiar with business content. Third, the complete control supervisor requirements. Fourth, and flexible to face a different boss. Fifth, take the initiative to not overstep their authority and Gongsifenming. Sixth, to reduce error. This article on 浅谈秘书与上司的沟通技巧5how to become boss of the Secretary of right-hand man, secretary and supervisor of the Communication Skills.Key Words: secretary higher-up communicate skill一一、沟沟通通的的概概述述 （一一）沟沟通通的的定定义义我们生活在一个人际关系非常重要的世界里。人与人相处的好坏是决定人生成败的重要因素之一。沟通协调能够带来其它知识所不能带来的绩效，它是成就一个人的顺风船。沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。沟通是信息凭借一定符号载体，在个人或群体间从发送者到接受者进行传递、并获取理解的过程。首先是意义上的传递，如果信息和想法没被传递到，这就意味沟通没发生。其次，沟通还需要被理解，沟通不仅仅是传递，它还需要相互理解。正是在这个意义上德鲁克说：沟通是接收者的行为。人人之间需要相互沟通，目的是取得相互的理解，工作上为了更好的配合，取得更大的经济效益，家庭上更和睦，朋友间更亲密，事情更圆满。有人认为，既然我们每天都在与别人沟通，那么沟通并不是一件难事。是的，我们每天都在进行沟通，但这并不表明我们是一个成功的沟通者，正如我们每天都在工作并不表明我们每天都能获得工作上的成就一样。沟通不是一个纯粹单向的活动。或许你已经告诉对方你所要表达的信息，但这并不意味着对方已经和你沟通了。沟通的目的不是行为本身，而是在于结果。如果预期结果并未发生，接收者并未对你发出的信息做出反馈，那么也就没有达成沟通。浅谈秘书与上司的沟通技巧6 （二二）沟沟通通的的目目标标、原原则则人们在不同的沟通活动中可能具有不同的目标，例如传递、说明、教育、娱乐、解释、劝导、宣传、号召等。根据沟通度和难度的不同，沟通目标可以分为传递、接受和行动。传递是沟通的最初级的目标，也是最容易达到的目标。只要信息的发出者能够使信息到达特定的个人或组织，就可以视为达到了沟通目标，而并不追求信息一定对其他人或组织产生影响。理解是较深层次的沟通目标，他要求信息的受众能够广泛、深入明了信息的性质、含义、用途和影响。要达到使人能够理解的目标，就要求信息发出者在进行信息策划时，必须考虑符合信息受众习惯和能力的信息编码和表达方式。接受的含义是信息受众不仅要能够广泛、深入明了信息的性质、含义、用途和影响，而且要认同，同意信息的内容。接受的核心是态度上的趋同。行动是沟通的最高层次的目标，它要求信息受众不仅能够接收、理解、接受信息的内容，而且会受到该信息影响而采取某种行动。沟通的原则：（1）清晰，清晰是指表达的信息结构完整，顺序清楚；作为一个合格的秘书，在与上司沟通的过程中，必须清晰地表达出意思，这是秘书沟通必备的基本素质。（2）简明，是指表达同样多的信息要尽可能占用较少的信息载体容量，这样做既可以降低信息保存、传输和管理的成本，也可以提高信息使用者处理和阅读信息的效率。（3）准确，是衡量信息质量的最重要的指标，也是决定沟通结果的重要指标。不同的信息往往会导致不同的结论和沟通结果。（4）完整，是对信息质量和沟通结果有重要影响的一个因素。秘书向上司汇报工作时，表达意思必须是完整而有效，信息的缺失必将使上司的工作造成困扰。（5）有建设性，实际上是对沟通的目的性的强调。沟通的目的是促进沟通双方的信息传播，因此必须考虑信息接受方的态度和接受程度，力求通过沟通是对方的态度有所改变。浅谈秘书与上司的沟通技巧7（6）礼貌，情绪和感觉是影响人们沟通效果的重要因素。礼貌、得体的语言、姿态和表情能够在沟通中给予对方良好的第一印象甚至可产生移情作用，有利于沟通目标的实现。（三三）沟沟通通的的重重要要性性沟通协调能够带来其他知识所不能带来的绩效，它是成就一个人的顺风船。在工作中良好的沟通协调会提高工作效率，增进人与人之间的情感。做好沟通协调工作很重要，要想做好沟通协调工作,不仅要有良好的方法,而且要学会相应的技巧。作为秘书，要高度重视沟通协调工作，认真研究沟通协调艺术，掌握沟通协调的规律和方法，真正成为上司放心、机关信赖的“协调通” 。如何做好工作中的沟通协调，是一门学问，更是一门艺术。秘书与上司沟通的坚持过程中，经常会出现局部冲突，让沟通双方的心理感受很累。这样的沟通冲突问题，存在于没换位想一下，也就是秘书站在上司的角度考虑问题，在乎上司的处境；一旦上司感觉到你有在想他的难处，那就很容易让感情产生共鸣，于是所有的问题也就都迎刃而解了。作为一名出色的秘书工作者，我们一定要对秘书工作的性质、工作核心，有一个全面而深刻的认识。秘书工作的核心是为上司服务，做好辅助性的工作，当上司的助手。作为一名秘书，要想当好上司的助手，除了需要具备基本的专业知识和技能外，还需要掌握与上司沟通的诸多技巧并灵活运用到工作中，这样才能有助于秘书的工作达到事半功倍的效果。二二、秘秘书书与与上上司司沟沟通通的的要要点点（一一）秘秘书书工工作作的的上上传传下下达达秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，上司和秘书之间往往不能很好地沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间浅谈秘书与上司的沟通技巧8的关系甚至公司的运作。 作为办公室秘书，应该具备较强的分析和归纳能力，能够准确地领会上级的精神和指示，同时也能对下级反映的问如实、准备地上报给上级，这就是有效地沟通。而秘书良好的沟通协调对上司的工作有帮助的,广范围深层次的沟通协调,秘书工作有明显的中介作用和综合性,秘书的职位与工作性质是上司的参谋,因此,沟通工作主要是秘书协助上司做好上传下达的工作。为了做好“上传下达”的工作，应注意以下几个方面。第一，对上级的精神和指示，认真分析领会，贯彻上级领导的思想，准确传达给下级部门，并做好解释和说明工作，使上级领导的指示能够在下级部门顺便贯彻实施。第二，对下级部门反映的问题，进行准确的归纳和总结，分析问题症结所在，将问题的要点、重点准确、简洁地上报上级领导，请领导做出批示或指导第三，为了更好的做好秘书工作，我会在平时注重加强自身学习，提高理论修养，同时向老同志请教，领会工作的技巧和方式，学会更好的分析和总结问题，更好的完成“上传下达”的工作。因此，秘书应该及时进行有效的沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。一个好的秘书，不仅给上司的工作带来轻松，也是公司的形象的重要代表之一。（二二）秘秘书书对对上上司司工工作作的的辅辅助助性性工作的辅助性，是秘书工作的基本属性。秘书只有通过有效的沟通，才能使自己的好建议、正确的一件为上司所接受，并以上司的名义或者组织的名义贯彻执行，从而发挥应有的作用。这种辅助性的表现形式，是由秘书的服务性和从属性决定的。第一，从属性是秘书工作的本质要求。上下级机关的秘书工作没有成序列， 也没有常规固定的工作内容，不像别的业务工作部门，工作内容明确， 范围清楚， 可预先做计划、定目标。比如，新闻出版工作，年初可以定计划，定指标，定利润。秘书工作却做不到这些，不能设定自己的工作内容，更不能计划一年发多少个文件，开多少次会议，接待多少批客人，而是按照基本的工作职浅谈秘书与上司的沟通技巧9能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，你就办什么事，不能自己想怎么做就怎么做。秘书工作本级领导机关和单位，是机关单位办公室工作的主要组成部分。秘书工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的秘书工作没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。第二，服务性是秘书工作的基本特征。秘书工作是一种服务工作，为领导服务、为机关服务、为基层服务，是机关单位里以政务服务为主要特点的服务工作。秘书工作绝不是地地道道的被动的服务工作。秘书工作要求秘书人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到，无所不管，“无所不能”。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、平民百姓， 都是服务对象。有人说，秘书工作者，“吃饭在最后，出发走在先，走路走两边”，“没有思想，没有主见，没有星期天”，这些说法只是自嘲而已。服务性决不是没思想、没主见，新时期的秘书工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究、指导工作等职能。秘书工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。秘书的主要工作是为领导的决策提供一个切实实行的平台，其任务是为领导决策提供方便而不是干扰甚至代替领导决策。因此，秘书的工作首先是为领导的决策提供准确、全面、有效的信息，其次要提供可行的预选方案，并将领导的决策最终形成文字，以利施行。 （三三）秘秘书书与与上上司司沟沟通通的的保保密密性性秘书秘书工作的机要性，主要是指秘书工作的保密性。今天人类已进入一个信息化的社会，由于秘书的主要工作就是为上司处理大量的日常性的工作，在有意和无意之中容易知道一些机密的事情，这样，稍有不慎，就有可能泄密。因此，对于工作方面的事情，秘书即使对自己的家人也不要多谈。在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地收集情报。秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，他们浅谈秘书与上司的沟通技巧10往往是一些别有用心的人的重点公关对象。另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足，很容易被一些人利用。所以，秘书一定要有职业的警惕性。秘书工作是一项机要性很强的工作。尤其是商务秘书，处在一个非常敏感的职位和环境中，经常出现在上司或者领导者身边，必然要接触到各种机密，这正好是一个中枢环节，也就决定了秘书工作中的相当一部分：既是上司的辅助者，也是公司决策过程的参与者。无论是企业的内部机构变动酝酿、还是认识奖惩初步方案；无论是公司未来的产品开发计划，还是商业运作设计等等，所有这些，都是决策层掌握的事情，作为一个秘书，就必须守口如瓶。为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息的价值以及与各方面的厉害关系。保密二字，一定要警钟长鸣三三、秘秘书书与与上上司司汇汇报报工工作作的的沟沟通通误误区区案例张斌是某科研机构的工作人员，业务一流，但不拘小节。单位饮业务关系派他去某国进修，提高业务水平。进修回国后去领导处汇报工作，因领导正处理其他事务，请他去稍等片刻。张斌做了片刻，觉得无聊，于是就大大咧咧地翻阅起了办公室的报纸杂志。上司处理事情完毕，见他背心短裤妥协，不由眉头一皱，但很快恢复正常了，与他交谈起来。至此之后，单位有很多就修学习的机会，但上司没有再批准张斌去了。从这则案例我们可以看出，作为秘书，在与上司汇报工作的过程中，经常会陷入误区，从而导致与上司的沟通不能有效进行，进而影响上司对自己的印象。因此，秘书必须掌握与上司汇报工作的沟通误区，从而与上司进行有效成功的沟通。（一一）重重点点不不突突出出秘书经常需要向领导汇报工作，不做准备的请示汇报，是对上司有失尊重浅谈秘书与上司的沟通技巧11的行为，这样既浪费了上司的时间，对于提高办事效率是不利的。因此，在实际的办公室事务中，秘书向上司汇报工作之前，都要做好充分的准备，无论是事先约定的还是临时安排的，在见上司之前，都要想好汇报的措辞及要点，做到有备而来。如果要汇报的内容较多，可以事先拟好汇报提纲，选好事例。秘书实际与向上司汇报工作中，重点不突出，表现为以下几点：一是“散” 。即汇报的主题不突出，事无巨细，面面俱到。既没有汇报主线，也没有汇报层次，而是记“流水账” ，把自己掌握的情况与简单地罗列、堆砌起来，一股脑儿地叙述事物经过，或者为了照顾各方面关系，把每个单位都表扬一下，使人感到啰啰嗦嗦，不得要领，不知所云。使得领导无法清晰的了解汇报人所阐述内容主题。 二是“偏” 。汇报人对应该讲什么，不应该讲什么，讲的是否符合主题心中无数。过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容。对领导分析不够，不能投其所好；对情况掌握不全，只能挂一漏万，因此，在汇报中泛泛而谈，蜻蜓点水，不能将自己的特色工作讲清楚，不能把领导的注意力吸引住，汇报质量与效果不高。 三是“乱” 。想到哪里就讲到哪里，往往这个问题没讲完，又讲到那个问题上，甚至滔滔不绝地讲了半天，自己也说不清楚讲了些什么。 四是“空” 。不是紧紧把握住本单位或本人工作的特点汇报，而是大话、套话、官话、空话连篇。汇报中仅仅提出了问题，但是没有能够向接受汇报者提供问题的解决方案或者建议性解决方案，使得我们的汇报“仅仅提出了问题，而没有解决问题” ，讲得最多的一句是：“领导，您说咋办，咱就咋办。 ”只给领导出题目，不给领导出点子。考考领导水平有多高。 五是“浅” 。对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼，就事论事，没有能够结合政策挖掘事件形成的原因、事件即将产生后果，事件表象背后的实质，没有足够的数据与案例作为支撑，使得工作汇报的内容成为空中楼阁，缺乏说服力。浅谈秘书与上司的沟通技巧12（二二）受受上上司司意意向向性性态态度度的的影影响响秘书向上司汇报工作最重要的是提出解决问题的方案而不是简单地提出问题。要记住，汇报问题的实质是求得上司对你的方案的批准，而不是问你的上司如何解决这个问题，否则事事上司拿主意，要下属还有什么意义呢。我们去找上司汇报工作时要准备多套方案，并将它的利弊了然于胸，必要时向领导阐述明白，并提出自己的主张，然后争取领导批准你的主张，这才达到汇报工作的最佳效果。秘书向上司汇报工作的过程中，必然会遇到上司情绪不好的情况。出现这种情况下，我们也要做好自己的本职工作，认真谨慎地向上司汇报工作，而不应该因为害怕上司，而不敢来汇报工作。一般来说，任何一个上司比较看重两样东西：一是他的上司是否信任他；二是他的下属是否尊重他。作为上司来说，判断其下属是否尊重他的一个很重要的因素，就是下属是否经常向他请示汇报工作。心胸宽广的上司对于下属懒于或因忽视而很少向其汇报工作也许不太计较，会好心的认为也许是工作太忙，没有时间汇报，也许是本身就是他们职责内的事，没必要汇报，或者是我这段时间心情不好，表现在言谈举止上，他们怕来汇报，等等。但对于心胸狭窄的上司来说，他就会做出各种猜测，会认为他的下属不尊重他。因此，作为一个合格的秘书，要学会勤于向上司汇报工作，尤其是：完成工作时，立即向上司汇报；工作进行到一定程度，必向上司汇报；预料工作会拖延时，要及时向上司汇报。只有这样，才能最大程度地得到上司的信任与倚重，从而打开事业之门。（三三）计计划划性性、时时间间性性把把握握不不好好向上司汇报工作情况，是下属的一项重要工作内容。在汇报工作时，若想与领导有良好的沟通，并让领导认同你的工作想法，就必须以严肃而正确的态度对待汇报工作，讲究汇报工作时的礼仪。遵守时间是汇报工作最基本的礼仪。下级向上级汇报工作，务必准时按约浅谈秘书与上司的沟通技巧13定的时间到达。过早或过晚的到达都是不礼貌的行为。如果过早到达，会让领导因准备不充分而显得难堪；超过约定时间到达，则又会因让领导等候过久而失礼。因此，就算万一因为有事而不能及时赴约，也要尽可能有礼貌地及早告知领导，并以适当方式表示歉意。到领导的办公室去汇报工作，还要讲究敲门的礼仪，不能急于破门而入，而应该先轻轻地敲门，等听到招呼后再进去。即使在夏天，办公室的门是敞开着的，也不要贸然闯入，而应以适当方式让领导知道有人来了。汇报期间，应该注意自己的仪态、姿态，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有礼。做任何事情都要有一个时间掌控的概念。尤其是汇报工作，不宜时间太长。因为领导大都工作很忙，时间有限。所以汇报的时间要尽可能的简短，最好限定在半小时内。这样就可以多一些时间和领导沟通，领导也可以有时间提问。而且领导还会认为你是一个很懂礼貌的人。四四、秘秘书书与与上上司司的的沟沟通通的的必必备备素素质质秘书作为上司的助手，一切的工作都必须和上司相关，怎样和上司沟通协调是秘书工作的重中之重。作为秘书,不能一味从教科书上学习墨守成规的“秘笈” ，而应努力提高自身的素质和修养，提升自己的应变能力，要学会从上司的言行中了解上司的性格，选用不同的沟通技巧，协调好各项工作。（一一）努努力力提提升升自自身身素素质质和和修修养养孙子谋攻：“百战百胜，非善之善者也” ，与上司的交流就如同行军打仗，也如同棋局博弈。我们不但要了解对手，还要了解自己。许多的秘书工作者失败的最终原因就是不了解自己。尽管秘书人员级别不同，行业各异， “闻道有先后，术业有专攻” ，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识。浅谈秘书与上司的沟通技巧14秘书提升自身素质和修养，必须具备以下几方面的条件：第一，在公务方面，要以高度的责任心去对待领导交给的任务，并保证这些任务有效完成。在工作上应该具有主动精神，热情、认真地完成各项事务。此外，要学习积累组织工作经验，丰富自己的业务经验，提高业务水平。第二，在个人素质方面，应该要做药服饰整洁，穿着适宜，既不要过分修饰，也不要不修边幅。要培养严谨的作风，切记松松垮垮。同时要注意灵活多变，处变不惊，善于应对，善于解决。第三，要努力做到办事迅速，准确无误，应以认真细致、严谨周密、一丝不苟的精神，去完成领导交予的各项事宜。从客观说来，提升自身的素质和修养应该向着“改言、改性、改心，受教、受苦、受气，思考、思想、思虑、敢说、敢做、敢当”的方向前进。一个秘书，日常工作中与上司的沟通是最直接而且也是最重要的。秘书人员有良好的修养和素质，在上司下达工作任务时，及时发现问题和所存在的不足，向上司婉转地表达看法，或者对于上司的工作任务总是理解透彻，不需要上司重复强调，这样的沟通是深得上司赞许的。（二二）熟熟悉悉相相关关的的业业务务工工作作秘书人员需要熟悉相关的业务工作，时刻做好准备。秘书人员需要清楚自己每天的工作，对工作有一个合理的安排。在每天的例会前要准备好上司需要的资料，使上司可以顺利地开展工作。只有做好充分的准备，熟悉会前该准备的资料和会议流程，秘书才能与上司达到有效的沟通。例如公司准备要开年会，上司要活动的方案，如果秘书人员已经对相关的会议工作和流程了如指掌，搜集了其他公司成功的办会方案，在这关键时刻就可以提出相关建议作为参考，为上司解决眼前的问题，自然可以达到与上司的有效沟通。秘书在办公室日常的业务工作是协助上司处理日常事务，完成上司交派的任务；做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；策划组织公司各种活动，负责网站管理和维护，做好公司的宣传工作；负责公司办公用品的领用和分发工作；做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；协助领导做好公司各部门之间的协调工作。在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。负责公司年、晚会的筹备等工作。浅谈秘书与上司的沟通技巧15五五、秘秘书书与与上上司司沟沟通通的的技技巧巧与与方方法法（一一）完完整整掌掌握握上上司司的的工工作作要要求求上司喜欢“响应式”的聆听，当上司交代你办事情，或建议你在工作上做某些改进时，一定要让上司知道，你确实听明白他的话了。比如说，上司讲话的时候，一旦说到了重点，往往都会稍作停顿，这个时候秘书就应该醒目，明确地知道领导的意图是看对方有没有在听，这时秘书就要认真记下上司刚才说的那句话。又如，当上司讲话的时候，秘书人员尽量不要插话。不打断别人讲话是一种基本的礼貌，如果秘书实在有话要说，就请耐心等到上司把话说完，然后看准时机发话。此外，听上司说话的时候要看着他们的眼睛，这样是对对方的一种尊敬，同时让上司清楚你一直在全神贯注的倾听，还有要不时地做好记录。最后，请尽量保持微笑。笑容可以缓和紧张得气氛，但不能过火。在听的过程中摸清发言者的大意，从他人言语中明白一个人内心的意图，才能运用合适的办法应对不同的人、不同的事。认真倾听上司的发言，能够让秘书清楚知道上司的意图，理解上司的做法，这样在上传下达的时候就不会传达错误的信息，就能协调好各项工作。秘书人员直接服务于上司，因此，相对于一般人而言，秘书人员要更加懂得倾听上司的话语，这样才能完整掌握上司的工作要求，以更好地完成工作任务。（二二）灵灵活活面面对对不不同同的的上上司司在与上司沟通时，秘书要学会灵活变通，与上司之间建立信任，对不同风格的上司和不同性格的上司应注意采取不同的沟通方法。秘书工作的一个特性是灵活，我们不能把工作公式化，面对不同的上司，要采取不同的沟通协调方式，切实地做到“八面玲珑” ，否则我们的工作将会事倍功半。例如，对豪爽型的上司，一般说来豪爽型的上司喜欢有才能的人。因此，在这种上司的手下工作，秘书要善于表现自己的才能，运用自己的才能，多向上司提出建议，要显得成熟稳重一些，与这样的上司沟通要像钟摆一样，控制浅谈秘书与上司的沟通技巧16在一定的幅度内来回摆动，恰当的时候加一点力，这样才会使钟表无限地走下去，才会达到沟通的目的。又如，对犹豫型的上司，其最显著的特点就是：对下属提出的建议、计划、方案等，往往都是含糊其词，没有一个明确的态度，显得犹豫不决，很多时候都是不置可否，使得工作难以进行。遇到这种情况很多下属都会感到非常着急，可是又束手无策，不知如何应付。与这样的上司沟通要学会分析：他或是天性如此，或者有过一朝被蛇咬的经验，使得他不敢轻易下结论；再不然，就有可能是资金或其它的什么条件因素制约了他的思维。面对这样的上司，秘书的处理方法是，要事先了解好各种情况，站在上司的立场上，及时给予合理的建议。面不同类型的上司，沟通方法也会有着明显的区别，作为文秘人员，我们要视自己的情况灵活运用自己的知识，做好上司的参谋。（三三）主主动动且且不不越越权权且且公公司司分分明明秘书工作已经成为一种广泛的社会职业，秘书人员队伍迅速壮大，秘书的服务范围不断扩大，服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下，一些秘书人员参与意识增强。主动服务的积极性日益高涨，如果秘书工作者个人位置摆放不当，不能很好地把握自己的角色特点，很容易导致擅权越位的现象发生。 有些秘书在工作上遇到问题的时候，由于上司和我是“好朋友”，往往会在各方面维护他的权威，而忽视上司观点的正确性和可行性，一味地盲从，以为上司是我的好友自己就四平八稳，上司说啥就是啥，叫怎么着就怎么着，好坏没有自己的原则。有时面对一些矛盾、难题，基于这种特殊关系而想得太多，退避三舍，这就是典型的公私不分。而有些秘书却恰恰相反，会基于这样好友关系而自恃高明，对上司的工作思路不研究，不落实，甚至另搞一套，阳奉阴违。同时，也因为这种关系 “主动”打小报告搬弄是非，影响团队协作，或者自以为是提出自己的一些观点凌驾领导意图之上等。这就是典型的因为公私不分而导致的主动过头和越权的行为。概而言之，秘书越权现象的发生主要有以下几方面的原因：一是对自己的职责认识不清。不明确自己的工作权责，不能正确处理权利与义务、领导与服务的关系；二是自身的位置摆放不当。不自觉地把自己摆上领导者的位置，不按工作程序办事，自以为是，擅权擅断；三是功利思想严重。急功近利，忘乎浅谈秘书与上司的沟通技巧17所以，公私不分，千方百计树立自己的威信，显示自己的水平，谋求不正当的政绩；四是组织纪律观念淡薄。以“二把手”的身份自居，玩权、弄权、揽权，妄自尊大，主观随意，超越领导授权；五是工作方法不当。与领导联系不够密切，请示报告制度坚持不够，不明确或不能透彻理解领导意图，过分强调参与，忘记自己的职责等等。这都是我们在工作共应该避免的行为。没有任何上司会喜欢和那些自以为是、公私不分的下属沟通，作为上司的秘书，要主动做好沟通工作，注意公私分明，避免越权。这里面需要我们把握好一个度，而这个度往往是因人而异，就工作的具体性质而不同，这需要我们在生活和工作中慢慢体会。（四四）减减少少错错误误的的发发生生作为秘书，一定要精益求精，不断进取，事无大小都要小心谨慎，提高自己的“抗错”能力，在工作中减少错误的发生，把错误率降到最低。在真的犯错了的时候，不应怨天尤人，要善于自我反省，冷静、客观地从自身寻找原因和教训，及时总结经验，不要再犯第二次同样的错误。只有这样，才能让上司相信你，才能更好地与其进行有效的沟通。日常的与上司沟通协调中我们肯定会出现错误，我们要想加强自己的沟通协调能力，就必须学会总结，学会在事后反思，将事情重新整理，以后出现这种情况我们就可以改进。只有不断积累经验，我们才能避免错误的再次发生。上司也喜欢与高效率的秘书沟通。六六、结结束束语语上司与秘书的沟通十分重要。有道是：秘书是上司的影子。秘书跟上司朝夕相处，形影不离，上司的思维、情绪常融于秘书的笔端，而秘书的进谏、直言又对上司的决策起着积极的作用。沟通能力是秘书的基本技能之一，提升沟通艺术，对维护和谐的人际关系，提高工作效率都非常重要。对于秘书来说，没有不能交流沟通的上司，只有不正确的交流沟通方式。浅谈秘书与上司的沟通技巧18作为一个秘书，在工作中无论你想法再大、点子再怎么好，如果无法成功与上司沟通，一切都是枉然。秘书想要与上司进行有效的沟通，最重要的是要学会与上司沟通的技巧。秘书是上司通往各部门的桥梁，她需要把上司的指令和意见传达给各部门。从事秘书工作的人有了与上司沟通的意识，就会建立并保持与上司的有效沟通关系。能够与上司进行有效的沟通，秘书与上司的主辅配合就能达到默契的程度，就能发挥出上司与秘书之间的主辅配合的整体作用。所以，作为一名秘书，协助上司做好工作，就必须懂得与上司进行有效地沟通，掌握好与上司沟通的技巧，从而成为上司的得力助手。七七、参参考考文文献献1 宋莉萍，礼仪与沟通教程，上海财经大学出版社，2006 年版2周敏，现代公务礼仪，浙江大学出版色，2007 年版3陈子典、叶春生，现代秘书指南，广州文化出版社，1988 年版4（英）罗伯逊（Robertson,S.I），问题解决心理学，中国轻工业出版社，2004 年版5樊丽丽，文员从业规范，中国经济出版社，2004 年版6刘胜，职业秘书办公室事务管理技巧，广州出版社，2004 年版7张国强、杨德良，贺亮明，现代实用礼仪，中南大学出版社，2005年版8廖金泽，秘书标准，深圳海天出版社，2004 年版浅谈秘书与上司的沟通技巧199周思敏，你的礼仪价值百万，中国纺织出版社，2009 年版10柯克，读懂你自己，中国档案出版社，2002 年版