办公室主任特训第16章：秘书人员的配备

第十六章秘书人员的配备和使用标准第一节秘书人员的配备为了切实依循秘书工作的客观规律做好秘书工作，除了要继续研究行政管理体制，秘书机构设置、内外环境因素、秘书人员的素质培养、技能提高等方面的问题外，对秘书人员的配备问题进行一些具体而深入的探讨，是非常必要的，也是极其有益的。根据秘书工作的历史经验，特别是秘书工作发展提出的更高要求，在配备秘书人员中，应当坚持下述原则：一、适应性原则所谓适应性原则，就是根据领导的个性特点，工作习惯来配备秘书。历史和现实都表明，领导因经历、学识、素养、气质的不同，其个性和工作习惯也会有所不同。这就要求，在为领导选配秘书时，必须充分注意到这一点。如果不加考虑地、随便地给领导配上一个不“适应”其个性特点和工作习惯的秘书，就会程度不同地影响领导工作的开展和领导能力的发挥。相对地，也会因此隐没秘书的个性特点。这样，对领导和秘书双方都不利。那么，具体如何根据“适应性”的原则来选配领导的秘书呢？这里，需要把握好两点：1.要了解领导的个性特点看其性格是耿直的，豪爽的，还是沉稳的、持重的。2.要了解领导处理问题的习惯有些领导处理问题以“单刀直入”见长，遇事当机立断；而有些领导处事则不紧不慢，凡事从长计议，三思而行；还有些领导处理问题擅长随时制宜，相机行事。对于这些各具特点的领导作风及工作习惯，秘书机构须了如指掌，以便在为领导选配秘书时做到因人制宜，配置得当。二、职能性原则所谓职能性原则，就是按照领导的管理职能要求配备秘书。在一个单位和地区，由于领导分工的不同，其管理职能也不一样。这就是说为领导配备秘书不能套用一个模式。按领导管理职能配备秘书可试用以下几种方法：1.专业对应法采用这一方法的要求，是根据领导的管理职能及专业分工情况来选配能适应那些特定条件的秘书。比如，处在行政管理岗位上的领导应具有行政管理专业知识及其技能的秘书；处在经济管理岗位上的领导则应配备具有经济管理专业知识及其专门技能的秘书；而主管科技工作的领导即应配备知晓科技专业知识并能熟练地办理科技事务的秘书等等。这样配备，既有利于领导获得直接的“外脑”效应，也有利于有关秘书履行其专业辅助职能。2.层级选配法在领导层中，不仅有管理职能、专业分工的区分，而且有管理权限的区分，这是层级选配法的客观依据。对于处在正职位置上、级别相对高出一格的领导，应考虑选配专业职务、工作经历稍高一点的秘书；对于处在副职位置上、级别相对低一格的领导，可考虑选配专业职务、工作资历稍低一点的秘书。这样选配秘书，一方面是顾及到领导工作的客观需要，另一方面是要切实解决因人施才的问题。另外，在秘书人员的配置上，秘书部门的层次越高，分工越细，人员编制也相对较多，内部分设负责不同业务的处(科)。层次低一些的秘书部门，内部不设处(科)，只有人员的分工或工作的侧重。层次越高的秘书部门，专业人才越多，不仅要有在行政工作、政治工作、后勤工作组织协调方面具有一定经验的人员，还要有不少能掌握一定现代化技术和业务技能的人才。在工作的侧重点上，层次较高的秘书部门重点是搞好综合协调和对有关工作的指导；层次较低的秘书部门则侧重搞好日常性的实际工作。这些客观情况，也是有关领导和秘书部门在采用层次选配法配置秘书人员时应当考虑的问题。总之，配备秘书人员的职能性原则和方法如果把握得好，将有助于解决各取所需，人尽其才的问题。 三、类型性原则所谓类型性原则，就是根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照类型来配备秘书。关于这个问题。具体来说就是：重点要配备好智囊型秘书；一般要配备好综合型秘书；适当配备好专才型秘书。1.重点配备好智囊型秘书要善于根据领导工作的性质及其特殊需要，专门为主要担负决策职责和研究性任务的领导选配好参谋和助手。2.一般配备好综合型秘书在为所有领导配备秘书时，都要确保所配秘书具有素质上、专业技能上的综合性。3.适当配备好专才型秘书要能根据秘书工作中的某些专业性很强的岗位选配好具有专门技能的秘书。这样，既有利于提高专门工作的效率，也有利于提高秘书工作的攻关能力。第二节秘书人员的使用秘书工作是秘书如何为领导服务与领导如何使用秘书这两个方面的对立统一。这里，专门讲一下领导如何正确使用秘书的问题。考察领导使用秘书的正反经验，领导正确使用秘书，领导者必须具备“三个素养”，掌握“三个原则。”一、三个素养1.科学素养即善于运用马克思主义的基本原理对各项工作进行全面有效的战略思考，思维品格优秀，思想方法正确，洞察力强，知识面广。2.作风素养即能为人师表，胸怀宽广，礼贤下士，谦逊严谨，勤勉踏实，敢于承担责任，能以高尚的品德和情操赢得下属的信赖。3.性格素养即具有一定的“帅”才或“将”才气质，开朗、乐观、爽快、幽默、坚定、沉着，善于审时度势，敢于拍板决断，勇于开拓创新。二、三个原则1.尊重的原则领导与秘书是上下级关系，实质是平等的同事关系。领导对待秘书人员要尊重。尊重不仅是口头上的，而应该体现在行为上。(1)不要干预秘书部门的工作。属于秘书部门职能权限范围之内的事，不能随便干预和插手，更不能不顾秘书部门的意愿直接处理应属于秘书部门职权范围内的工作。否则就会伤害秘书的自尊心，久而久之，会使秘书产生逆反心理，使上下级的人际关系和工作受到影响。(2)对秘书请示汇报工作，要耐心，不要草率、武断，不要不加思量地回答下级提出的问题；不要摆官架子，充当“家长”或“审判官”的角色；更不要不顾实际瞎指挥，不珍惜秘书的劳动，要明白确切地传达组织的决议，对秘书的请示要有明朗的态度，不要使秘书不知所措，无所适从。(3)要虚心听取秘书的意见和建议，不要武断“打官腔”，就是秘书有过错，也要以理服人，切不可以权压人。2.信任的原则领导对秘书要充分地信任。信任可以产生无穷的动力。(1)要做到“用人不疑，疑人不用”。如果用而不信，就会使秘书事事掣肘，势必压抑秘书的积极性、主动性和创造性，使他们的聪明才智无法发挥出来。如果疑而用之(指任用不宜承担秘书工作的人员或不宜做某项工作的秘书)，则不仅会降低领导的威信，而且会给事业带来损失。(2)要做到适当地放权，为秘书创造良好的内部条件和外部环境，使秘书有用武之地，不要画框框、定调调，总是唯我独尊，非我不可。3.激励的原则领导要用秘书，首先就要理解秘书。人是有思维、有感情、有欲望的。领导者要视下属为既有物质欲望等生活需求的“经济人”，又有心理尊重和成就欲望等精神需求的“社会人”；既要了解下属的需求，关心下属的疾苦，又要创造发展下属个性的条件，让下属独立地有创造性地开展工作。只有这样，下属才会把自己的命运与组织系统的目标紧紧地连接在一起，从而自觉地努力工作。运用好激励的原则，通过科学的方法激发人的内在潜力，充分调动人的积极性和创造性，是领导者必须潜心研究和实践的课题。既要使秘书亲身体验到实现自我需求的满足，又要激发其主人翁精神，使其意识到自己所做的工作是整个组织系统为了完成目标不可缺少的一个组成部分，是自己应尽的职责和义务。同时还要把思想教育与物质激励结合起来，既要关心秘书的思想动态，做好思想政治工作；又要关心秘书的切身利益，坚持按劳分配，做到奖罚分明，通过适当的精神和物质的“刺激量”来激励先进，鞭策后进。