项目招投标阶段合同管理的几点经验

项目招投标阶段合同管理的几点经验建J筑I工J程科项目招投标阶段合同管理的几点经验章磊(上海现代工程咨询有限公司,上海200000)摘要:工程管理在我国长期处于计划管理状态,近年来随着传统建筑管理体制越来越不适应市场经济的建筑发展道路,渐渐趋于国1-4E.如世行和亚行贷款项目都按照国际惯例进行管理,采用FIDIC合同条件.作为承包商更应该重视招投标阶段的合同管理工作,对合同进行有效的管理保证合同质量.关键词:项目招投标阶段;合同管理;合同风险工程管理在我国长期处于计划管理状态,近年来随着传统建筑管理体制越来越不适应市场经济的建筑发展道路,渐渐趋于国际化,如世行和亚行贷款项目都按照国际惯例进行管理,采用FIDIC合同条件.现代的工程特点是规模大,技术复杂,资金来源渠道多,参与单位多,融资形式和承包模式多样化,管理层次及管理跨度的加大使得合同条件越来越复杂,合同管理在工程项目管理中的地位和作用也越来越大.合同作为双方的最高法律,一经签订双方就均受合同约束,项目实施过程中出现的任何问题将按照合同有关规定进行解决.如何在工程招投标阶段时间比较仓促的情况下,签订一份合同条款比较完备,风险分担相对合理,合同双方责权关系比较平衡的合同文件对于工程项目的顺利实施,项目目标的实现和合同的有效履行提供了有力的保障.因此,作为承包商更应该重视招投标阶段的合同管理工作,对合同进行有效的管理保证合同质量.1承包商在招投标阶段中的合同管理工作承包商在招投标阶段按时间顺序主要工作如图1所示,大体上可以分成三个阶段:图1第一阶段:市场开发阶段通过市场调查收集工程招标信息,在综合分析工程的特点,自己的实力,承包市场的外部环境以及公司的发展战略以后选择自己的投标方向.第二阶段:投标阶段当承包商通过资格预审取得招标文件后进入投标文件的准备阶段,与此同时,合同管理工作也正式启动.此阶段项目团队的组建工作已经完成,项目经理首先要解决的问题之一是合同组织管理模式的设置,常见主要有两种形式:直线式组织结构和矩阵式组织结构,分别如图2和图3所示.每一种组织模式都各有优缺点,选择时还要考虑企业内部和工程项目的实际情况,比如项目的规模和复杂程度等影响因素,选择适宜的组织方式是合同管理工作的顺利开展的基础.根据合同组织管理模式设置的实际情况,项目内部应该建立起有效的沟通渠道,确保合同管理与其它职能部门之间的有效沟通,因为合同管理工作与传统的职能部门的管理工作略有不同,不是仅靠合同部的专家就可以单独完成的,必须要有技术部,成本控制部以及其他的职能部门的密切配合,作为项目经理应该充分认识到为合同管理提供支持并确保他们之间的有效沟通显得尤为重要,以便提高合同管理水平,为合同质量提供保障.台同部经理副经理AII副经理B主A日同管理员索赔管理员分包A口同管理员(1)分包A日同管理员(2)分包合同管理员(n)图2直线式组织结构台同部秘书图3阵式组织结构第三阶段:评标和决标阶段业主通过评审委员会初步评选出最有可能被接受的几家承包商,以个别邀请的方式要求承包商进行澄清和答辩,最终选定中标者.收到中标函后双方还要进行合同签订前的谈判,这也是最为关键的一步,之前所有谈判所取得的成果将形成一套完整的合同文件并最终签署具有法律效力的合同.我们可以看到前期合同管理工作的责任非常重大,主要负责三方面的工作:首先是对招标文件的分析和合同的总体策划;其次是合同的风险分析;最后是合同的谈判工作.目前的工程承包市场是卖方市场,业主掌握主动权,在招投标过程中承包商常常处于十分被动的境地,业主起草的招标文件常会提出十分苛刻的合同条件.所以要签订一个有力的合同是十分困难的,承包商要面临合同文件中的许多显性和隐性风险,这就对合同管理提出了更高的要求,团队成员必须目标明确共同努力完成投标文件和最终合同文件的签订工作.2合同分析合同分析是一项综合性的,复杂的,技术性很强的工作.他要求合同管理者必须熟悉合同相关的法律法规,精通合同条款,对工程环境有全面地了解,又承包合同管理的实际工作经验和经历.通常主要从以下几个方面对合同进行分析:2.1合法性分析合同必须在合同依据的法律基础的范围内签订和实施,否则会导致合同全部或部分无效,从而给合同当事人带来不必要的损失,这是最基本也是最重要的工作.合同合法性分析主要有以下三个方面:2.1.1发包人的资格审查:确定其具有相应的民事权利能力和民事行为能力.2.1.2工程项目合法性审查:确定其具有招标投标,签订和实施合同的一切条件,如相关的批准文件和许可证以及符合法定的招投标程序等.2.1.3合同内容合法性审查:确定合同条款和所指的行为是否符合法律规定,如劳动保护,环境保护,外汇额度条款等规定.对于不同国家,不同项目合同合法性分析的具体内容可能有所不同,这需要很专业的合同专家进行审查,有时还会聘请律师来完成.2.2合同的完备性分析由于建设工程的分项工程多,涉及面广,不确定因素多从而会给合同的履行带来很大风险,所以合同的完备性分析显得尤为重要.首先是对合同文件的完备性分析,如工程技术,环境,水文地质等文件是否齐全.其次是审查合同条款是否齐全,这是完备性审查的重点.如果采用合同示范文本,比如FIDIC合同条件一般问题不大;如果未采用合同示范文本,但存在该类合同示范文本,审查时可以示范文本为样板将条款一一对照,寻找合同漏洞.2_3合同双方权益和责任分析合同应公平合理地分配双方的权利和责任,使之达到总体平衡.2.3.1如果合同规定业主有某项权利,则要分析该项权利的行使对承包商的影响;该项权力是否需要制约,业主有无滥用这个权力的可能.2.3.2如果合同规定承包商有一项责任,则一261科建筑1工1程应分析,完成这项合同责任有什么前提条件.如果这些前提条件应由业主提供或完成,则应作为业主的一项责任在合同中作明确的规定进行反制约.2.3-3承包商和业主的权益和责任应尽可能具体,详细,并注意其范围的限定.作为承包商应特别注意合同中对自己的权益的保护条款.2.4合同条款之间的联系分析由于合同条款所定义的合同事件和合同问题具有一定的逻辑关系,如实施顺序,技术上的相互依赖,权益和责任的平衡和制约等关系,使得合同条款之间有一定的内在联系,共同构成一个有机的整体.在第五版FIDIC合同条件红皮书中,有很多涉及到承包商索赔的条款(比如8.9条款)中明确规定承包商有权按照第2O.1款【承包商的索赔】向业主索赔相应的工期和费用.当然从广义上讲合同分析还将包括工作范围,进度计划,工程质量,工程款以及支付问题的内容,这些工作一般由相应的专业技术人员来完成,所以有效进行合同管理工作还需要其他专业的密切支持和配合.可以说整个合同分析过程是一个PDCA循和不可控制风险.可控制风险主要包括完工风险,技术风险,设备与原材料采购风险等;不可控制风险主要包括政治风险,金融风险,不可抗力风险等.虽然大部分国家已广泛采用FIDIC合同条件,新版红皮书对于双方的风险分担已经趋于合理,但对于不同的项目专用条款上往往有很大变动,只有在投标阶段对各方面风险作出系统全面的识别和分析,才能有的放矢,制定管理和控制风险的合理方法和途径,设计出最佳的风险分担方案.不论何种风险最终的风险分担还要体现到合同中,而各类风险的识别和分析并非合同专家可以独立完成,比如技术风险,金融风险等,所以还需要多方的有效协作,为合同管理工作提供各个专业方面的技术支持,采用系统的识别和分析手段,这样才能对合同风险进行有效地分析和管理.图5所表示的是系统的风险识别操作流程.环,首先是从上面谈到的几个方面进行计划,然后再进行系统地分析和实施,之后要对发现的问题进行解决并对分析结果进行控制,最后还要不断完善合同文件,这是一个持续改进的过程,而循环本身随着分析工作的开展边界范围也在不断扩大内容不断充实和完善,如果以横坐标表示时间,纵坐标表示分析的效果或质量,可以用图4来表示这个过程.图4合同分析持续改进过程3合同风险识别风险管理是一个系统工程,它涉及工程管理的各个方面,包括风险的识别,评价,控制和管理,其目的在于通过对项目环境不确定性的研究与控制,达到降低损失控制成本的目的.国际学术界最近调查结果表明:目前常用的风险分析技术主要有调查打分法(76%),蒙特卡洛莫尼(72%),PERT(64%)和敏感性分析(60%),而且主要应用于项目决策和投标报价阶段.其他技术如CIM,模糊数学,多目标决策树模型以及效用理论等,尽管也有应用但并不广泛,其主要原因是承包商在绝大多数情况下根本没有时间去做这样复杂的分析.根据风险的可控性可以分为可控制风险工具和技术L文档回顾2.信息收集技术3.风险清单分析4.假设分析5.风险图表技术要,谅解备忘录等,按照规定的优先顺序组成套周全,严密的完整合同文件.下面仅就第五版FIDIC合同条件红皮书中对于合同文件组成和优先顺序作以说明:合同协议书;中标函;投标函;合同条件;规范;图纸;明细表;合同协议书中或中标函中列出的那些文件.在当前工程承包市场竞争十分激烈的形势下,谈判已成为竞争的重要辅助手段.成功的谈判可以为承包商在合同中争取到更多的有利条件,为项目带来可观的经济效益.谈判必须要做好充分的准备工作,首先是选择优秀的谈判成员组成谈判小组;要对自身和谈判对手进行分析,做到知己知彼;之后要确定谈判方案,包括谈判程序,谈判范围,过程中的协调和控制,谈判思维的准备以及谈判策略和技巧的运用等多方面的准备.谈判时要记住这样一个事实:人们总是比较珍惜难于得到的东西.所以任何问题都不要让步太快,对方等得越久就会越会珍输出风险记录1.已确定的风险列表2.拟采取措旌列表3.;l起风险的原因4.风险分类的数据更新图5风险识别操作流程工程承包本身就是一个高风险的行业,风险存在是必然的.但风险和收益并存,有风险并非坏事,关键问题是承包商如何有效的管理风险和利用风险.4合同谈判谈判自始至终贯穿于项目的全过程,不同阶段的谈判工作绝不是一个个互不联系的独立过程,而足相互依赖承前肩后的过程,之前每一步的谈判都为下一步创造有利的条件.由于谈判时间有时会持续很长时间,谈判需要的专业性和技巧性都很强,尤其是一些关键的项目,除了要有既熟悉合同,又具有合同管理和谈判方面知识,能力和经验的人作为主谈判者进行合同谈判,有时还会聘请法律顾问.此阶段承包商已经应该认识到谈判局面已有所改变.已由原来的被动转变成与业主同桌商谈的项目合作伙伴的角色.承包商可以充分利用这一有利地位,对合同文件中的关键性条款展开进一步有理,有节的谈判,如开工日期,预付款支付,外汇比例调整等问题,尤其是对一些合同中风险分担不合理的条款进行进一步的谈判,说服业主做出让步力争合同条款公平合理,必要时还需要加入个别的保护承包商自身合法权益的条款.业主有可能在本阶段会提出一些额外要求,比如增加工程,改变设计和技术规范等问题,作为授标的附带条件,对于此类情况承包商要提高警惕,慎重对待,不要为急于签订合同而轻率表态.需要补充说明的是承包商还要在签订合同前最后确认一下合同文件的组成和优先顺序,尤其是要注意有必要列入合同文件的前期谈判过程中所达成的一致意见,如补遗,会议纪惜它.总之,谈判双方都是项目未来预期的合作者,进行友好合作取得项目的成功应该是双方的共同愿望和共同利益,所以,在谈判中仍然以采用建设性谈判为主,积极创造合作,互信的谈判氛围.5结论我们已经看到工程管理国际化是一个大趋势,做好前期的合同管理工作对于项目的顺利实施是有力保障.主要是在招投标阶段按时间顺序对合同管理应该主要做好以下几个方面的1=作:5.1项目经理应该高度重视合同管理工作,根据企业和项目的实际情况设置合适的合同管理部组织结构,并与其它职能部门建立有效的沟通渠道,为合同管理提供必要的技术支持和保障;5.2对招标文件和合同文本进行系统地分析,确保合同的合法性,完备性和责权公平;53对于合同中的风险分析要由多方面专业的协作配合,采用系统的方法和技术对风险进行识别,并制定可行有效的风险分担方案;5.4对合同文件中的风险分担和关键性条款,尤其是一些不合理的条款展开进一步有理,有节的谈判,为承包商争取有利条件.另外,技术保障及外部情况的分析也非常重要,合同构架在某种程度上会严重影响合同执行的难度,技术问题决定合同效益也应是投标时重点分析的因素,投标及合同技术条款的审查可以杜绝很多执行风险以上几点建议主要是从承包商角度对国际工程项目招投标阶段的合同管理工作进行初步的分析和探讨,希望对前期的合同管理工作有一定的借鉴意义.责任编辑:程鹏一262