办公室管理.ppt

2021/6/16 1 完 善 办 公 室 管 理 之 我 见办 公 室 ： 黄 惠 娟 2021/6/16 2 目 录 办 公 室 管 理 的 内 涵 及 重 要 性 一 办 公 室 管 理 的 主 要 内 容 二 办 公 人 员 职 业 素 质 三 办 公 人 员 职 业 能 力 四 课 件 内 容 2021/6/16 3 一 、 办 公 室 管 理 的 内 涵 及 重 要 性1.办 公 室2.办 公 室 含 义3.办 公 室 的 功 能4.办 公 室 管 理 的 重 要性 2021/6/16 4 1.办 公 室 的 由 来v 西 方 古 代 的 办 公 室 通 常 是 宫 殿 或 大 型 庙 宇 中 的 一 部 分 。 通 常 是 一 间 存放 有 大 量 卷 轴 的 房 间 ， 并 有 抄 写 员 在 其 中 进 行 工 作 。 对 一 些 考 古 学 家和 大 众 媒 体 而 言 ， 这 些 房 间 有 时 也 被 称 为 “ 图 书 馆 ” （ Libraries） ，因 为 这 个 场 所 通 常 与 记 载 有 文 学 作 品 的 卷 轴 有 关 。 事 实 上 ， 除 了 诗 歌或 虚 构 的 文 学 作 品 之 外 ， 自 从 各 种 记 录 、 合 约 、 命 令 、 公 告 等 内 容 都被 记 载 于 卷 轴 上 起 ， 这 些 存 放 卷 轴 的 房 间 就 有 了 现 代 “ 办 公 室 ” 的 定义 。 2021/6/16 5 2. 办 公 室 的 含 义 （ 1） 广 义 ： 泛 指 一 切 办 公 场 所 ， 区 别 于 教 室 、 车 间 、 等 。（ 2） 狭 义 ： 指 某 一 类 职 业 人 员 或 某 一 级 职 务 人 员 的 办 公 场所 ， 如 校 长 办 公 室 等 。（ 3） 特 指 ： 党 和 政 府 机 关 、 企 事 业 单 位 内 的 综 合 办 事 机 构， 级 别 高 的 又 称 办 公 厅 。（ 4） 专 指 ： 某 种 专 门 的 独 立 的 工 作 机 构 ， 如 国 务 院 台 湾 事务 办 公 室 。办 公 室 2021/6/16 6 办 公 室 的 一 般 含 义 办 公 室 是 提 供 工 作 办 公 的 场 所 ， 由 办 公 设 备 ， 办公 人 员 及 其 它 辅 助 设 备 组 成 。 （ 此 处 采 纳 广 义 ）办 公 设 备辅 助 设 备 办 公 人 员 2021/6/16 7 3.办 公 室 的 功 能办 公 室 的 功 能参 谋 与 助 手 枢 纽 与心 脏 协 调 与沟 通 形 象 与管 家 2021/6/16 8 4.办 公 室 管 理 办 公 室 管 理 即 依 据 办 公 室 内 在 活 动 机 理 ，利 用 先 进 的 科 学 技 术 ， 综 合 运 用 办 公 室 中 的 人力 资 源 ， 从 而 有 效 地 实 现 组 织 目 标 的 过 程 。 2021/6/16 9 办 公 室 管 理 的 性 质辅 助 性 事 务 性 综 合 性 中 枢 性机 要 性 2021/6/16 10 办 公 室 管 理 的 指 导 思 想v(1) 为 领 导 服 务v(2) 为 相 关 的 各 级 部 门 服 务v(3) 为 同 事 服 务 2021/6/16 11 办 公 室 管 理 四 要 素一 、 是 明 确 的 组 织 目 标二 、 是 服 从 自 己 目 标 的 运 转 方 式三 、 是 管 理 人 员四 、 是 先 进 的 科 技 管 理 手 段四 要 素 2021/6/16 12 办 公 室 管 理 的 六 项 原 则v第 一 ， 准 确 原 则v第 二 ， 迅 速 原 则v第 三 ， 保 密 原 则v第 四 ， 密 切 联 系 群 众 原 则v第 五 ， 一 切 从 实 际 出 发 的 原 则v第 六 ， 协 调 配 合 原 则 2021/6/16 13 5. 办 公 室 管 理 的 重 要 性 办 公 室 作 为 公 司 的 行 政 中 枢 ， 处 在 承 上 启 下 、 联 系 左右 、 协 调 内 外 、 沟 通 各 方 的 核 心 地 位 。 加 强 办 公 室 管 理 ， 是 优 化 办 公 流 程 、 明 晰 办 公 职 责 、提 高 办 公 绩 效 、 增 强 办 公 科 学 化 、 制 度 化 的 有 效 手 段 。很 重 要 哦加 油 吧 ！ 2021/6/16 14 6.办 公 室 管 理 的 必 要 性办 公 室 职 能 的 内 在 要 求 实 现 业 务 管 理 和 行 政 管 理 “ 两 翼 齐 飞 ” 的 必 然 要 求提 高 办 公 室 工 作 质 效 的 主 要 途 径 2021/6/16 15 7.全 面 推 进 办 公 室 管 理 科 学 化（ 一 ） 更 新 观 念 ， 提 高 认 识（ 二 ） 明 确 职 责 ， 细 化 流 程（ 三 ） 完 善 制 度 ， 强 化 考 核 2021/6/16 16 8.案 例 分 析案 例 分 析 目 的 ：通 过 具 体 案 例 分 析 ， 明 确 办 公 室 管理 的 重 要 性 。 2021/6/16 17 血 的 教 训“ 4.28” 胶 济 铁 路 特 别 重 大 交 通 事 故2008年 4月 28日 ， 胶 济 铁 路 发 生 一 起 列 车 脱 轨 相 撞的 特 别 重 大 交 通 事 故 ， 造 成 了 72人 死 亡 、 416人 受 伤 、中 断 行 车 21小 时22分 ， 直 接 经 济损 失 4192.5万 元 。 2021/6/16 18 事 故 分 析v事 故 性 质 ： “ 4.28” 胶 济 铁 路 特 别 重 大 交 通 事 故 是 一 起 责 任 事 故 。v原 因 之 一 ： 有 关 文 件 、 调 度 命 令 违 规 发 布 ， 且 错 发 漏 发 ； 机 关 公 文 管 理 混 乱 。 摘 自 “ 4.28” 胶 济 铁 路 特 别 重 大 交 通 事 故 调 查 报告 2021/6/16 19 事 故 分 析 济 南 铁 路 局 关 于 实 行 胶 济 线 施 工 调 整 列 车 运 行 图 的 通 知 （ 154号 文 件 ） 文 件 及 文 件 办 理 程 序 问 题 （ 1） 内 容 违 规 超 出 铁 道 部 有 关 会 议 议 定 范 围 ， 擅 自 将 事 故 路 段 的 施 工 临 时 限 速 改 为 线 路 允 许 速 度 并 予 公 开 。 （ 致 命 错 误 ！ ） （ 2） 会 签 部 门 不 全 未 会 签 济 南 铁 路 局 相 关 部 门 。 （ 失 去 纠 正 错 误 机 会 ！ ） （ 3） 漏 发 抄 送 单 位 未 发 给 与 文 件 执 行 直 接 相 关 的 北 京 铁 路 局 相 关 单 位 ， 致 使 无 法 纳 入 列 车 运 行 监 控 器 。 （ 再 次 失 去 可 能 的 情 况 下 纠 正 错 误 机 会 ！ ） 2021/6/16 20 事 故 分 析v济 南 铁 路 局 关 于 实 行 胶 济 线 施 工 调 整 列 车 运 行 图 的 通 知 （ 154号 文 件 ） 反 映 了 机 关 文 件 管 理 混 乱（ 1） 部 分 管 理 人 员 不 熟 悉 、 不 掌 握 有 关 重 要 规 章 制 度 ， 对 规 章 制 度 理 解 有 偏 差 ； 人员 素 质 不 适 应 岗 位 要 求 。 在 154号 文 件 会 签 、 审 核 中 ， 总 工 室 、 工 务 、 公 文 审 核 等 部门 均 未 发 现 并 纠 正 存 在 的 问 题 。（ 2） 在 154号 文 件 的 发 文 处 理 过 程 中 ， 文 件 草 拟 部 门 审 核 人 擅 自 修 改 已 会 签 的 文 件 、违 规 增 加 内 容 ； 公 文 处 理 部 门 负 责 人 对 审 核 人 员 的 教 育 培 训 不 够 ； 文 件 签 发 走 形 式 ， 签 发 人 把 关 不 严 。 摘 自 “ 4.28” 胶 济 铁 路 特 别 重 大 交 通 事 故 调 查 报 告 2021/6/16 21 二 、 办 公 室 管 理 的 内 容信 息 政 务品 质 制 度M1 M2M4 M3 服 务 2021/6/16 22平 行 信 息平 行 信 息 1. 信 息 管 理 ：上 行 信 息 上 行 信 息 下 行 信 息办 公 室下 行 信 息 2021/6/16 23 信 息 管 理 2021/6/16 24 信 息 管 理 2021/6/16 25 信 息 管 理 2021/6/16 26 信 息 管 理 2021/6/16 27 信 息 管 理 信 息 的 来 源 文 件 堆 里 挖 信 息 ； 翻 阅 材 料 筛 信 息 ； 讲 话 稿 中 捡 信 息 ； 领 导 口 中 理 信 息 ； 联 系 上 下 摸 信 息 ； 会 议 之 中 捕 信 息 ； 参 与 活 动 追 信 息 ； 重 大 事 件 抢 信 息 ； 深 入 基 层 拾 信 息 ； 关 注 新 闻 抓 信 息 ； 跟 踪 问 效 知 信 息 ； 情 况 反 馈 传 信 息 ； 利 用 网 络 选 信 息 ； 与 外 联 系 通 信 息 。 2021/6/16 28 信 息 管 理 信 息 的 报 送 一 是 紧 紧 围 绕 工 作 中 心 二 是 全 力 提 高 信 息 报 送 意 识 三 是 注 重 沟 通 联 系 四 是 加 强 信 息 指 导 2021/6/16 29 2. 政 务 管 理 ：办 事 会 办 事 办 好 事办 文 会 办 文 办 好 文办 会 会 办 会 办 好 会办好文办好会办好事 2021/6/16 30 办 好 文 文 书 管 理 （ 一 ） 文 件 管 理 制 度（ 二 ） 文 书 管 理 制 度（ 三 ） 档 案 管 理 制 度 2021/6/16 31 办 好 文 文 书 书 写 一 、 文 章 标 题 要 简 要 二 、 文 章 内 容 要 详 实 三 、 文 章 标 点 要 准 确 四 、 文 章 字 体 要 选 好 2021/6/16 32 v 会 议 规 范 管 理 (组 织 会 议 的 一 般 流 程 ） 会 议 报 批 、 会 议 内 容 、 参 加 人 员 、 会 议 议 程 、 会 议 文 件 、 会 议 记 录 、 会 议 纪 要 、 会 议 服 务办 好 会 2021/6/16 33 办 好 事 日 常 事 务 管 理（ 一 ） 接 待 管 理（ 二 ） 报 刊 收 发 整 理 （ 门 卫 ）（ 三 ） 后 勤 管 理 （ 食 堂 、 车 辆 、 环 境 卫 生 ）（ 四 ） 办 公 用 品 管 理 制 度（ 五 ） 文 化 宣 传 管 理 （ 公 司 宣 传 栏 ）（ 六 ） 其 他 事 务 2021/6/16 34 接 待 管 理 位 次 的 秘 密领 导 开 车 接 领导 ， 副 驾 为 上座 ， 叫 平 起 平坐 。 司 机 身 后 为 上座 ， 政 客 喜 欢座 。 公 务 接 待 副 驾之 后 为 上 座 方 向 盘 在 右 ，后 排 左 座 为 上座 。带 着 太 太 （ 先生 ） 接 领 导 ，后 座 为 上 座 。（ 一 ）轿 车 位 次 2021/6/16 35 接 待 管 理 位 次 的 秘 密1.面 门为 上 3.前 排为 上 4.以 右为 上5.以 远 为 上2.居 中为 上（ 二 ） 会 议 位 次 2021/6/16 36 接 待 管 理 位 次 的 秘 密（ 三 ） 行 进 中 的 位 次 ： 走 动 中 ， 内 侧 高 于 外 侧 ， 中 央 高 于 两 侧 ， 前 方 高 于 后 方 。（ 四 ） 会 客 时 的 位 次 ： 谈 正 事 面 对 面 就 坐 （ 面 门 为 上 ， 背 门 为 下 ） 。 非 正 式 并 排 就 坐 。（ 五 ） 谈 判 时 的 位 次 ： 客 方 面 对 门 ， 主 人 背 对 门 ； 居 中 是 主 谈 ， 右 侧 是 二 把 手 ， 左 侧 是 三 把 手 。 2021/6/16 37 接 待 管 理 位 次 的 秘 密（ 六 ） 签 定 仪 式 的 位 次 ： 双 方 主 签 面 门 坐 ， 客 居 右 来 主 居 左 ， 其 他 分 别 站 两 边 。（ 七 ） 宴 会 的 位 次 多 桌 ： 中 央 高 于 外 侧 右 侧 高 于 左 侧 内 侧 高 于 外 侧 同 桌 ： 面 对 房 门 是 主 位 主 宾 一 般 坐 右 手 高 低 远 近 依 次 坐 2021/6/16 38 举 轻 若 重建章立制 举 重 若 轻 3.建 章 立 制 “ 立 规 矩 ”1. 制 度 有 和 无 不 一 样2. 制 度 应 具 体 可 操 作3. 制 度 需 要 不 断 完 善4. 制 度 的 关 键 在 执 行 2021/6/16 39 公 司 形 象 的 表 现 公 司 作 风 的 反 映 公 司 效 率 的 体 现 4. 品 质 管 理 2021/6/16 40 办 公 室 管 理 工 作 的 特 点 和 优 势 ：v 工 作 的 接 触 面 广 、 层 次 高 ;v 各 方 面 信 息 集 中 、 数 量 大 ；v 碰 到 的 热 点 、 难 点 问 题 多 ；v 得 到 的 锻 炼 、 培 养 机 会 多 。 2021/6/16 41 办 公 室 管 理 工 作 的 要 求有 位 有 为 ， 有 为 有 位 。不 缺 位 、 不 错 位 、 不 越 位 。在 日 常 的 办 文 、 办 会 和 办 事 中 ， 要 努 力 探索 和 把 握 办 公 室 工 作 的 规 律 ， 通 过 工 作 方 式 的创 新 ， 在 做 好 日 常 性 工 作 的 同 时 ， 从 琐 碎 的 事务 性 工 作 中 解 脱 出 来 ， 给 领 导 当 “ 高 参 ” 。 2021/6/16 42 办 公 室 管 理 工 作 的 要 求培 养 一 支 学 习 型 的 团 队 。 在 工 作 中 要 勤于 思 考 ， 在 忙 碌 之 余 要 善 于 总 结 。培 养 一 支 作 风 过 硬 的 团 队 。 要 有 高 度 的责 任 感 和 使 命 感 ， 树 立 快 、 准 、 严 、 细 、 实的 工 作 作 风 。 2021/6/16 43 办 公 室 管 理 工 作 的 要 求综 合 协 调行 政 枢 纽参 谋 助 手 （ 急 领 导 所 急 ， 想 领 导 所 想 ； “ 高 参 ” 和 “ 勤 务 兵 ” ）窗 口 服 务 2021/6/16 44 办 公 室 管 理 工 作 应 处 理 的 关 系v1、 管 理 与 服 务 的 关 系v2、 主 动 与 被 动 的 关 系v3、 重 点 与 一 般 的 关 系v4、 超 前 与 滞 后 的 关 系 2021/6/16 45法 律法 规 政 策理 论 业 务知 识 语 言文 字综 合 素 质 组 织协 调 办 公 人 员 的 职 业 素 质 2021/6/16 46 三 、 5S管 理 具 体 含 义 及 要 求 2021/6/16 47 2021/6/16 48 2021/6/16 49 2021/6/16 50 2021/6/16 51 2021/6/16 52 2021/6/16 53 2021/6/16 54 2021/6/16 55 2021/6/16 56 2021/6/16 57 2021/6/16 58 2021/6/16 59 2021/6/16 60 2021/6/16 61 2021/6/16 62 2021/6/16 63 2021/6/16 64 2021/6/16 65 2021/6/16 66 2021/6/16 67 2021/6/16 68 2021/6/16 69 2021/6/16 70 2021/6/16 71 2021/6/16 72 2021/6/16 73 2021/6/16 74 2021/6/16 75 2021/6/16 76 2021/6/16 77 2021/6/16 78 2021/6/16 79 2021/6/16 80 2021/6/16 81 2021/6/16 82 2021/6/16 83 2021/6/16 84 三 、 办 公 人 员 的 职 业 素 质v办 公 人 员 素 质 的 重 要 性 : 办 公 室 工 作 人 员 能 力 的 强 弱 ， 不 仅 直 接 关 系 到 办公 室 的 服 务 质 量 ， 而 且 关 系 到 整 个 部 门 作 用 的 发 挥。 因 此 ， 办 公 室 工 作 人 员 要 注 重 完 善 自 身 素 质 ， 加强 理 论 修 养 ， 提 高 自 身 能 力 。 2021/6/16 85 培 养 队 伍 提 高 素 质v 良 好 的 品 格v 忠 于 职 守v 公 道 正 派 v 严 守 机 密v 讲 求 效 率 v 恪 守 信 用v 善 于 合 作 v 文 明 礼 貌 职 业 道 德 职 业 意 识 学 习 积 累 分 析 升 华v 幕 后 意 识v 保 密 意 识v 时 间 意 识 v 合 作 意 识 v 信 息 意 识 v 多 能 意 识 2021/6/16 86 提 升 办 公 人 员 素 质 的 途 径强 化 责 任 意 识强 化 效 率 意 识强 化 奉 献 意 识强 化 服 务 意 识 2021/6/16 87 若 有 不 当 之 处 ， 请 指 正 ， 谢 谢 ！