会计电算化管理规定

Q/CT湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-JY-031-2014会计电算化管理规定2014-03-20发布 2014-04-01实施湖北东神楚天化工有限公司 发布会计电算化管理规定1 范围本规定适用于本公司财务，可参照执行2 术语和定义会计电算化是以计算机技术代替人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的过程。为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，要制定上级守则与操作规程等具体办法，详细规定计算机业务处理过程中的具体操作步骤和要求。3 职责根据会计电算化工作的特点，企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。4 管理内容4.1 会计电算化岗位责任制根据中华人民共和国会计法和会计电算化管理办法的有关规定，按照采用的会计电算化软件的要求，结合会计人员在会计电算化系统中担任的岗位性质，收授操作权限、明确其职责范围：4.1.1 审核制单人员：由持有会计从业资格证和持有初级会计电算化合格证以上的水平人员担任，负责对原始凭证(单据)的审核，通过会计电算化软件填制记账凭证。其操作权限包括：制作凭证，凭证查询、修改，综合查询、打印。4.1.2 复核人员：由持有会计从业资格证和持有初级会计电算化合格证以上的水平人员担任，主要负责对审核制单人员制作的记账凭证进行复核（审核） 4.1.3 系统管理人员（会计主管）由持有助理会计师资格证和持有初级会计电算化合格证以上水平的人员担任。其操作权限包括：操作员及其权限设置、参数设置、建立新年度账、年末转账、数据备份、数据恢复等。系统管理员负责整个会计电算化系统的管理，监督会计电算化系统的运行，核查会计数据的正确性、完整性，对计算机系统安全、可靠地运行负责。4.1.4 计算机管理人员：由持有助理会计师资格证、具备计算机维护能力和会计电算化基本知识的人员担任，其职责主要负责计算机系统的运行维护，包括：硬件系统的维护、保养、设备的更换、计算机信息安全管理；负责会计电算化软件系统的修改、版本升级，并保证会计数据的安全性、连续性。 4.1.5 档案管理员，负责系统数据、文档、证、账、表等书面的会计档案和磁性介质上的会计档案保管工作，报表等会计档案的分发报送工作以及会计档案的调阅工作。 4.2 会计电算化操作管理制度4.2.1 操作人员必须持证上岗，并具有系统管理人员分配的操作权限。 4.2.2 每个操作人员只能在其拥有的权限范围内的操作软件，并且必须严格按操作权限操作不得越权或擅自上机操作。 4.2.3 在会计系统运行过程中，操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。4.2.4 操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露密码应不定期变更，进入新的会计年度或更换会计主管时，全部操作人员的密码必须更换。4.2.5 每次上机工作完毕后必须作好数据备份，以防发生意外导致数据丢失。4.3 会计电算化软硬件管理制度4.3.1 为保证设备安全和计算机系统正常运行应配备必要的电源保障设备，以防止突然断电导致数据丢失，对机器设备定期维护保养，防止意外事故发生，确保软、硬件系统良好运行。4.3.2 操作人员要按规范要求操作计算机和会计电算化软件。任何人员不得随意改变系统工作环境。操作权限的调整，一级会计科目的调整，必须报请会计主管的批准。4.3.3 实行规范化管理程序，坚持对系统数据定期备份的制度，严禁非法修改和删除。对磁性介质存放的数据实行双备份，定期检查存储情况。4.3.4 计算机硬件和软件出现故障时的临时处理措施，应保证会计数据的安全、完整。4.3.5 禁止将会计电算化专用设备挪作他用或处理其它无关事项。 4.3.6 做好计算机信息安全工作会计电算化计算机必须安装防病毒软件。使用外来存储介质时应先杀毒，严禁将带病毒软盘、光盘、电子盘直接上机操作，未经管理人员允许外来磁盘不能放入电算化计算机上读取(存贮)资料。财务数据属保密数据、严禁电算化的数据在互联网中共享，严禁在电算化计算机上玩游戏。如安装电算化软件的计算机确需上网的，应安装硬件或软件防火墙及杀毒软件，并确保是最新版本，以防泄密。4.4 会计电算化数据管理 4.4.1 当计算机硬件和软件出然故障时，应确保会计数据安全完整。 4.4.2 在实施系统维护时，不得修改数据库结构，其他人员不得操作数据库；对已结账的记账凭证只能用冲销法或补充登记法进行错账更正，不得通过修改数据库记录对机内账簿进行无痕迹修改。 4.4.3每日计算机系统自动备份数据，应对备份的数据进行检查，是否备份成功。每月记账凭证录入完毕，经审核后应进行数据备份，年终结账后应进行数据备份，重大会计信息的调整、软件版本的升级前后应进行数据备份，恢复数据前应进行数据备份（以防恢复错误）。备份件应标注：备份日期、内容、备注等信息。以确保会计数据的安全、完整。4.4.4 系统管理员应根据电脑容量的大小，定期维护电脑、清理硬盘，删除硬盘上不必要的数据，没有进行安全备份的会计数据不得删除。 4.5 会计电算化档案管理制度会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他存储介质的会计数据和计算机打印出来的书面文本等形式的会计数据。4.5.1 会计电算化档案管理是会计电算化管理工作的一项重要内容，档案管理员要严格按照有关规定和办法负责对会计档案进行管理。4.5.2 采用计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和方法管理；磁盘形式的会计档案包括总账、明细账、会计报表等必须永久保存；记账凭证及其他数据资料存毁时间按有关规定执行。4.5.3 计算机管理员应定期对硬盘上的会计数据建立备份件，对磁性介质保存的会计档案应存放在安全、清洁、防潮、防热、防磁的场所，要定期核查，防止因磁性介质损坏，致使会计档案资料丢失。4.5.4 使用的会计软件程序及全套资料，视同会计档案保管，存放时间截止至该软件停止使用为止。5 考核内容及细则5.1 各操作人员必须严格按照标准执行，未做到者，处罚10-20元。6 附则6.1 本规定由计财部制订，最终解释权归计财部。6.2 本规定自发布日起执行。