档案管理(人力必修)课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,项目二 档案的收集,2,教学目的和要求,1,、了解档案室的收集工作和档案馆收集工作,2,、能够运用具体措施和方法进行档案收集工作,3,、了解文件归档制度，熟悉归档和不归档文件范围,3,第一节 档案收集,第二节 档案室的收集工作,第三节 档案馆的收集工作,4,第一节 档案收集,一、档案资源的流向,文书部门,本机关档案室,归口档案馆,其他,归档,零散文件,5,二、档案的收集,档案收集工作是档案业务工作的,第一个,环节。,按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关,机关档案室,和各级各类,档案馆,。,6,第二节 档案室的收集工作,1,、档案室收集工作的内容,档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。,归档,，就是各单位在工作活动中形成并处理完毕，有保存价值的文件材料，经文书部门或承办部门系统整理立卷后，定期移交给档案室集中保存的过程。（,p21-22,）,7,主要包括：,对本单位需要归档的文件的接收。,（主渠道）,对未及时归档的零散文件的补充收集。,（补充形式）,8,2,、归档制度,（,1,）归档范围（,p22,）,凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的、具有,保存价值,的文件材料均属归档范围。,凡是反映本机关主要工作职能和历史发展面貌的文件材料均有保存价值，应该归档。,9,本机关的文件材料,主要包括本级人代会、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；,本机关召开的工作会议、专业会议材料；,本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印刷稿，重要文件的修改稿；,本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本级机关的批复文件；,本级机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；,10,本机关的文件材料,本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；,本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录象等文件材料；,本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件材料；,本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；,11,本机关的文件材料,本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；,本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；,本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；,本机关与外国签订的条约、协定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声象材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。,12,上级机关的文件材料,上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要材料；,上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务但需贯彻执行的法规性文件；,党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录象等材料；,本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；,上级机关转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）,涉及本单位的表彰、批评及人员奖惩、职务任免等上级来文,13,同级机关和非隶属机关的文件材料,同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件,有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件,同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。,14,下级机关的文件材料,下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件,直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法规性备案文件,15,其他相关文件材料,其他有重要查考利用价值的文件材料，如：,各种普查工作中形成的文件材料；,按有关规定应归档的死亡干部的文件材料,需要执行的法规性文件；,有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件,16,不归档文件范围,本单位主管业务无关的文件；,上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料；,上级单位发来的供工作参考的抄件，上级单位征求意见的未定稿文件；,本单位的重份文件；,无参考利用价值的事务性、临时性文件；,电报草稿、未成文的草稿，一般性的文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（但主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）,17,不归档文件范围,未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；,从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；,无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；,单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。,18,不归档文件范围,无参考目的从各方面收集的文件材料；,参加非主管单位召开的会议的不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；,非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；,下级单位抄送备案的一般性文件材料，以及送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；,越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料。,19,注意：,归档文件的类型要齐全完整：,纸质文件与同版本电子同步归档。,对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。,一个部门的文书档案和科技档案应分别归档。,机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。,有关刊物、简报、图书等一般性参考资料原则上不立卷归档，而应单独保存。,20,注意：,每份文件必须齐全完整,：,即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；,草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。,机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。,21,注意：,有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；,经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档。,22,注意：,归档文件必须系统科学。,系统科学是指反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。,只有这样的归档文件，才是一个系统科学的整体，才能完整反映一个单位的主要职能活动和历史发展真实面貌。,23,下面是新星学院的几份文件，请你鉴别一下哪些需要归档，哪些不需要归档？理由是什么？,1,、广东省教育厅关于贯彻实施,普通高等学校学生管理规定,有关普通本专科学生转学的通知,2,、新星学院院长在全省教学管理经验交流会上的典型发言。,3,、广东省教育厅关于工商管理学院李,X,、黄,XX,等同志的任职通知。,4,、中共广州市委关于广州市荔湾区城市管理所刘,X,、陈,XX,贪污腐化的处理决定。,5,、新星学院,2010-2013,三年发展规划（第二稿）,6,、新星学院关于,XX,系刘,XX,期末考试作弊的通报（初稿）,7,、国家领导人视察新星学院的讲话,8,、广东省教育厅转发卫生部,食品卫生许可证管理办法,的通知,9,、新星学院与鸿飞广告公司关于宣传标语拆迁维修施工合同,10,、新星学院院长在全市书法家协会换届选举上的发言,24,本单位形成的文件，只有少部分不归档。,本单位收到的外来文件，只有少部分归档。,25,本单位收文中，应重点关注：,上级主管部门来文,上级业务指导部门来文,三个特征帮助判断,：,一是针对本机关的来文，即本机关是文件的主送机关；,二是来文内容与本机关业务工作有关。这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件。,三是来文内容与本机关业务工作无关，但本机关需要贯彻执行的。,26,各单位可结合本,单位实际情况，,制定本单位的文,件材料归档与不,归档的范围。,27,（,2,）归档时间,一般在,次年六月份以前（形成的第二年上半年内），也可灵活处理。,各项管理工作中形成的文件材料在第二年上半年内归档。,工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后,3,个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。,外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。,28,会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。,电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。,磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。,下列文件材料应随时归档。,A,、变更、修改、补充的文件材料。,B,、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。,C,、企业产权变动过程中形成的文件材料。,（,3,）归档要求,齐全、完整,系统、条理,排列有序,案卷技术加工符合要求,遵循文件形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管利用。,29,30,3,、归档程序,单位各部门收集、鉴定、整理文件,向档案室移交案卷,档案室对案卷数量的清点、核对,填写移交清单（一式三份）、移交双方签字。,档案室检查案卷质量，不合格的要返工,31,4,、档案室如何做好收集工作,（,1,）坚持实行文书部门或业务部门立卷归档制度。,（,2,）,加强对文书部门立卷归档工作的指导，督促做好文件平时归卷工作，密切与各部门的联系。,（,3,）,加强对零散文件的收集。,（,4,）,平时收集工作要落实到人。,32,（,2,）加强指导，督促、配合各部门做好档案的平时收集工作,改变坐等档案上门、收多收少档案无所谓的态度。,协助和督促有关部门做好文书整理和归档前的准备工作，如文书部门整理归档时的人员分工、如何填写归档文件目录等。,密切与单位内各部门的关系，了解各部门动态和档案情况，争取各方支持。,掌握本单位工作活动规律，抓准时机进行收集，如重大活动档案的实时收集。,33,（,3,）加强对零散文件的收集,收集工作的重点：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。,这类档案不一定是以上级来文为主，一定要注意避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原件。,重要电话、讲话记录的收集,一些高级领导人即席讲话应该记录下来形成文字，并标明作者、时间、地点、办理情况。,注意基层单位的收集工作。,一般收集会议记录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证、单位简史。,34,（,4,）平时收集工作要落实到人,明确具体人员职责：,收发文件、规章制度、计划总结、各类报表由文书人员负责移送；,各类会议文件由办公室（厅）负责移送；,各部门形成的文件由各部门指定人员移送。,35,第三节 档案馆收集工作,国家规定，各机关单位具有长久保存价值的档案必须定期移交给档案馆集中保存。档案馆通过接收、征集等手段，实行对档案的集中统一管理。,36,1,、馆藏档案收集的范围,（,1,）中央档案馆,（,2,）省级档案馆,（,3,）市、县级档案馆,（,4,）各类专门档案馆,对所辖区域内现行机关和撤销机关的具有永久、长期保存价值的档案的接收。,对历史档案的接收和征集工作。,37,2,、对现行机关档案的接收,（,1,）接收期限,省级以上,机关应将本机关永久、